Norme relative ai dati inviati per email
Quando invii contenuti di Looker tramite email, puoi specificare se i contenuti vengono allegati all'email o incorporati nel corpo dell'email oppure puoi fornire un link ai contenuti in Looker o entrambe le opzioni.
La pagina Email programmate, accessibile dal riquadro Amministrazione in Avvisi e pianificazioni, consente agli amministratori di Looker di impostare un criterio di condivisione dei dati che si applica a tutti gli invii di email una tantum e programmati nuovi ed esistenti che utilizzano la destinazione email nativa di Looker. Questo criterio non si applica alle email inviate utilizzando una delle altre destinazioni native o dei servizi integrati di Looker tramite l'hub azioni di Looker o un hub azioni personalizzato.
Il criterio relativo ai dati inviati per email selezionato è un'impostazione che si applica a tutti gli invii di email una tantum o pianificati nuovi ed esistenti. L'impostazione non può essere gestita a livello di modello o per invii di email una tantum o email programmate specifici.
Il criterio relativo ai dati inviati per email include una delle tre opzioni per gli invii di email:
- Invia solo link: le email includeranno solo un link e sarà necessario eseguire l'accesso a Looker per visualizzare il Look o la dashboard pianificati. Looker consiglia questa opzione per l'invio di dati sensibili.
- Invia solo i dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email.
- Invia link e dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email. Gli utenti possono scegliere di includere i link a Looker per ogni invio.
Opzioni predefinite per il criterio relativo ai dati inviati per email
Dopo l'aggiornamento a Looker 7.8+ da Looker 7.6 o da una versione precedente di Looker, le istanze avranno l'opzione Invia link e dati selezionata per impostazione predefinita.
Invia solo link
Se selezioni l'opzione Invia solo link, quando configuri gli invii di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome all'invio, elencare i destinatari delle email, definire il trigger o la frequenza dell'invio e specificare opzioni di pianificazione avanzate aggiuntive.
Puoi controllare il riepilogo nella parte inferiore dello scheduler per verificare le impostazioni di invio.
L'invio di email conterrà le seguenti informazioni:
- Il nome dell'invio nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione che viene inviata. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di alcun contenuto di Looker.
- Un link a Visualizza dashboard completa (per gli invii di dashboard) o Visualizza report completo (per gli invii di Look o esplorazioni).
- Un messaggio che indica che l'amministratore di Looker richiede di accedere a Looker per visualizzare i contenuti pianificati.
- L'utente che ha inviato o pianificato i contenuti.
Per visualizzare i contenuti, gli utenti che fanno clic sul link inviato via email devono accedere a Looker e disporre delle autorizzazioni per accedere al modello su cui si basano i contenuti. Gli invii via email dalle pianificazioni create su contenuti incorporati non includeranno link a Looker .
Invia solo i dati
Se selezioni l'opzione Invia solo i dati, quando configuri gli invii di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome all'invio, elencare i destinatari delle email, scegliere un formato per i dati, definire il trigger o la frequenza dell'invio e specificare opzioni di pianificazione avanzate aggiuntive.
Puoi controllare il riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di invio.
L'invio di email conterrà:
- Il nome dell'invio nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione che viene inviata. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di alcun contenuto di Looker.
- Un allegato di file contenente i contenuti di Looker o i dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato di dati selezionato.
- L'utente che ha inviato o pianificato i contenuti.
Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati.
Invia link e dati
Se selezioni l'opzione Invia link e dati, quando configuri gli invii di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome all'invio, elencare i destinatari delle email, scegliere un formato per i dati, definire il trigger o la frequenza dell'invio e specificare opzioni di pianificazione avanzate aggiuntive, inclusa la possibilità di selezionare se includere i link ai contenuti di Looker nel corpo dell'email.
Puoi controllare il riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di invio.
L'invio di email conterrà:
- Il nome dell'invio nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione che viene inviata. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di alcun contenuto di Looker.
- Un allegato di file contenente i contenuti di Looker o i dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato di dati selezionato.
- Un link a Visualizza dashboard completa (per gli invii di dashboard) o Visualizza report completo (per gli invii di Look o esplorazioni).
- L'utente che ha inviato o pianificato i contenuti.
Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati, ma il destinatario deve accedere a Looker per visualizzare i contenuti di Looker collegati dall'email. Gli invii via email dalle pianificazioni create su contenuti incorporati non includeranno link a Looker .
Modificare l'opzione del criterio relativo ai dati inviati per email
Sebbene l'istanza di Looker abbia un'opzione predefinita per il criterio relativo ai dati inviati per email selezionata in base alle impostazioni dell'istanza prima di un aggiornamento a Looker 7.8, gli amministratori di Looker possono modificare questa impostazione predefinita in qualsiasi momento accedendo alla pagina Email pianificate nel riquadro Amministrazione in Avvisi e pianificazioni.
La modifica del criterio relativo ai dati inviati per email potrebbe interrompere i workflow automatizzati esistenti configurati per l'utilizzo dell'email. Gli amministratori devono verificare con i propri utenti se sono stati configurati e decidere come gestire le modifiche al criterio relativo ai dati inviati per email.
Potrebbero esserci ulteriori considerazioni e compromessi quando decidi se cambiare le opzioni del criterio relativo ai dati inviati per email. La tabella seguente mostra a livello generale cosa succede a un invio pianificato quando gli amministratori cambiano le opzioni del criterio relativo ai dati inviati per email dell'istanza.
| Vecchio criterio relativo ai dati inviati per email | Cosa viene inviato | Nuovo criterio relativo ai dati inviati per email | Cosa viene inviato |
|---|---|---|---|
| Invia solo link | Link ai contenuti di Looker | Invia solo i dati | Pianificazioni esistenti: una visualizzazione di dati incorporata o un allegato di file sostituisce il link Nuovi invii: dati incorporati o un allegato di file |
| Invia solo link | Link ai contenuti di Looker | Invia link e dati | Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere i link selezionata automaticamente Nuovi invii: dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere i link selezionata automaticamente |
| Invia solo i dati | Dati incorporati o un allegato di file | Invia solo link | Pianificazioni esistenti: il link ai contenuti di Looker sostituisce i contenuti incorporati; non viene allegato alcun file Nuovi invii: link ai contenuti di Looker |
| Invia solo i dati | Dati incorporati o un allegato di file | Invia link e dati | Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere i link selezionata automaticamente Nuovi invii: dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere i link selezionata automaticamente |
| Invia link e dati | Dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere i link ai contenuti di Looker | Invia solo link | Pianificazioni esistenti: link ai contenuti di Looker Nuovi invii: link ai contenuti di Looker |
| Invia link e dati | Dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere i link ai contenuti di Looker | Invia solo i dati | Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato di file Nuovi invii: dati incorporati o un allegato di file |
Passare all'opzione Invia solo link per gli invii
Se passi all'opzione Invia solo link, tutti i nuovi invii di email una tantum e pianificati verranno inviati contenenti solo i link a Looker e il titolo dei contenuti di Looker, anziché i contenuti di Looker incorporati o allegati.
Anche le pianificazioni esistenti invieranno solo i link a Looker , anche se in precedenza la pianificazione era stata configurata per inviare dati e visualizzazioni.
Le pianificazioni esistenti da un'istanza di Looker in cui era stata attivata l'opzione del criterio relativo ai dati inviati per email Invia link e dati , ma non era stata selezionata la casella Includi link nella pianificazione, non verranno inviate. Queste pianificazioni vengono visualizzate nella pagina Cronologia dello scheduler nel riquadro Amministrazione con un errore che indica che l'opzione per includere i link nelle email pianificate deve essere attivata quando è attivato un criterio Invia solo link. Per risolvere l'errore, è necessario ricreare la pianificazione; la duplicazione della pianificazione non valida non risolverà l'errore.
Destinatari esterni
Puoi utilizzare la pagina Email pianificate nella sezione Avvisi e pianificazioni del menu Amministrazione per monitorare i dati inviati da Looker a utenti non registrati. La pagina Email pianificate elenca tutti gli indirizzi email pianificati per ricevere Look o dashboard, ma che non sono associati a uno degli account utente dell'istanza di Looker.
La tabella degli indirizzi email esterni visualizzata nella pagina mostra le seguenti informazioni:
| Colonna | Definizione |
|---|---|
| L'indirizzo email esterno. | |
| Pianificato per | Il Look o la dashboard pianificati per essere inviati all'indirizzo email esterno. Ogni voce in questa colonna è un link al Look o alla dashboard. |
| Pianificato da | Il nome dell'utente di Looker che ha creato la pianificazione. |