Política de dados enviados por e-mail
Ao entregar conteúdo do Looker por e-mail, você pode especificar se o conteúdo será anexado ou incorporado ao corpo do e-mail ou se você vai fornecer um link para o conteúdo no Looker ou ambos.
A página E-mails programados, acessível no painel Admin em Alertas e programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados pessoais que se aplica a todas as entregas de e-mail únicas e programadas novas e atuais que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Essa política não se aplica a e-mails entregues usando qualquer um dos outros destinos nativos ou serviços integrados do Looker pela central de ações do Looker ou uma central de ações personalizada.
A política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas de e-mail únicas ou programadas novas e atuais. A configuração não pode ser gerenciada no nível do modelo ou para entregas de e-mail únicas ou programadas específicas.
A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções de entrega de e-mail:
- Enviar apenas o link: os e-mails vão incluir somente um link e exigem login do Looker para acessar o Look ou o dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para entregar dados sensíveis.
- Enviar apenas dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
- Enviar links e dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails. Os usuários podem incluir links para o Looker em cada entrega.
Opções padrão de política de dados enviados por e-mail
Ao atualizar para o Looker 7.8 ou versões mais recentes do Looker 7.6 ou de uma versão anterior, as instâncias terão a opção Enviar links e dados selecionada por padrão.
Enviar apenas o link
Com a opção Enviar apenas o link selecionada, ao configurar entregas de Looks e dashboards por e-mail, o programador vai conter campos para nomear a entrega, listar os destinatários de e-mail, definir o acionador ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.
Você pode conferir o resumo na parte de baixo do programador para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mail vai conter as seguintes informações:
- O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do dashboard, do Look ou da Análise que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo do Looker.
- Um link para Acessar o dashboard completo (para entregas de dashboard) ou Acessar o relatório completo (para entregas de Look ou Análise).
- Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para acessar o conteúdo programado.
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Para acessar o conteúdo, os usuários que clicam no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo em que o conteúdo se baseia. As entregas por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links para o Looker .
Enviar apenas dados
Com a opção Enviar apenas dados selecionada, ao configurar entregas de Looks e dashboards por e-mail, o programador vai conter campos para nomear a entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.
Você pode conferir o resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mail vai conter:
- O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do dashboard, do Look ou da Análise que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo do Looker.
- Um anexo de arquivo contendo o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Qualquer pessoa que receber o e-mail poderá acessar o conteúdo incorporado ou anexado.
Enviar links e dados
Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar entregas de Looks e dashboards por e-mail, o programador vai conter campos para nomear a entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação, incluindo a seleção de incluir links para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.
Você pode conferir o resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mail vai conter:
- O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do dashboard, do Look ou da Análise que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo do Looker.
- Um anexo de arquivo contendo o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
- Um link para Acessar o dashboard completo (para entregas de dashboard) ou Acessar o relatório completo (para entregas de Look ou Análise).
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Qualquer pessoa que receber o e-mail poderá acessar o conteúdo incorporado ou anexado, mas o destinatário precisará fazer login no Looker para acessar o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. As entregas por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links para o Looker .
Como mudar a opção de política de dados enviados por e-mail
Embora a instância do Looker tenha uma opção de política de dados enviados por e-mail padrão selecionada com base nas configurações da instância antes de uma atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem mudar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Admin em Alertas e programações.
A mudança da política de dados enviados por e-mail pode interromper fluxos de trabalho automatizados configurados para usar e-mail. Os administradores precisam verificar com os usuários se eles foram configurados e decidir como gerenciar as mudanças na política de dados enviados por e-mail.
Pode haver outras considerações e compensações ao decidir se você quer mudar as opções de política de dados enviados por e-mail. A tabela a seguir mostra, em um nível alto, o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados enviados por e-mail da instância.
| Política de dados enviados por e-mail antiga | O que é entregue | Nova política de dados enviados por e-mail | O que é entregue |
|---|---|---|---|
| Enviar apenas o link | Link para o conteúdo do Looker | Enviar apenas dados | Programações atuais: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo |
| Enviar apenas o link | Link para o conteúdo do Looker | Enviar links e dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente |
| Enviar apenas dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo | Enviar apenas o link | Programações atuais: o link para o conteúdo do Looker substitui o conteúdo incorporado; nenhum arquivo é anexado Novas entregas: link para o conteúdo do Looker |
| Enviar apenas dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo | Enviar links e dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente |
| Enviar links e dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links para o conteúdo do Looker | Enviar apenas o link | Programações atuais: link para o conteúdo do Looker Novas entregas: link para o conteúdo do Looker |
| Enviar links e dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links para o conteúdo do Looker | Enviar apenas dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo |
Como mudar as entregas para Enviar apenas o link
Se você estiver mudando para a opção Enviar apenas o link, todas as novas entregas de e-mail únicas e e-mails programados serão enviadas contendo apenas links para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado do Looker.
As programações atuais também vão enviar apenas links para o Looker , mesmo que a programação tenha sido configurada anteriormente para enviar dados e visualizações.
As programações atuais de uma instância do Looker que ativou a opção de política de dados enviados por e-mail Enviar links e dados , mas não ativou a caixa Incluir links na programação, não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do programador no painel Admin com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa ser ativada quando uma política "Enviar apenas o link" está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. A duplicação da programação inválida não resolve o erro.
Destinatários externos
Você pode usar a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Admin para monitorar os dados enviados do Looker para usuários que não são usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail programados para receber Looks ou dashboards, mas que não estão associados a uma das contas de usuário da instância do Looker.
A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:
| Coluna | Definição |
|---|---|
| O endereço de e-mail externo. | |
| Programado para | O Look ou o dashboard programado para ser enviado ao endereço de e-mail externo. Cada entrada nessa coluna é um link para o Look ou o dashboard. |
| Programado por | O nome do usuário do Looker que criou a programação. |