INFORME ACCESS

Un informe Access no es ms que una tabla

o consulta mostrada en una forma "elegante
y dinmica", los informes son uno de los
mdulos de Access mas importantes, ya que
permiten automatizar en gran medida el
desarrollo de documentos a partir de bases
de datos. Gracias a las herramientas
de agrupacin y ordenacin de datos, y
combinado con el cdigo que podemos
asociar al informe. Elementos de un
informe.
1.-Secciones principales Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
Pie del informe: Se refiere a la primera pgina del informe, es decir, la portada del
informe Encabezado de pgina: Datos que van a aparecer en todas las pginas del
informe, concretamente en la parte superior Detalle: en esta seccin se incluyen los
distintos registros correspondientes al encabezado de la pgina, que pueden ser ms de
uno, sera como un subformulario dentro de cada pgina del informe. Pie de Pgina:
Tiene la misma funcin que el encabezado de pgina, pero los datos aparecen en la parte
inferior.
2.- Funciones de un informe Agrupar: Una de las opciones de un informe de Access ms
importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios
subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe.
Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda Espaa,
y queremos que los agrupe segn la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda
del formulario en vista diseo y con el botn derecho le damos a la opcin Ordenar y
Agrupar:
Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos
que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecern las opciones, de las
que debemos activar "encabezado de pgina". En este momento en el informe se crea un
nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el
encabezado de nuestro informe. En la seccin de detalle aparecern los registros
relacionados con los datos principales del encabezado: Otras opcin interesante y muy
til es forzar el salto de pgina cuando aparece un nuevo registro que no cabe en la
primera pgina, para evitar este corte que tan mal queda, simplemente iremos a la
opcin mantener Juntos del men ordenar y agrupar y pondremos el valor a s.
[Link]
parmetros
en
la
seccin
de
detalle
Si queremos modificar un atributo de los controles de la seccin de detalle nos vamos a

encontrar con algunos problemas: por ejemplo, tenemos una serie de registros con un
valor numrico y otro textual, y queremos que el texto sea de color rojo cuando el valor
numrico pasa de 50. Uno tiene valor 25 y otro 75. Por lo tanto debera aparecer uno de
color rojo y otro de color por defecto. El cdigo para que esto ocurra lo debemos incluir
en
la
seccion
de
datalle:
IF ([Link] > 50) [Link]("valorTextual").forecolor = 255end if |
pero si hacemos esto aparecern todos en rojo, porque? pues porque se queda con el
ultimo valor siempre, por tanto deberamos poner:IF ([Link] > 50)
[Link]("valorTextual").forecolor
=
[Link]("valorTextual").forecolor = 0end if De esta forma se comprueba
uno por uno todos los valores y asigna siempre el color a la etiqueta correspondiente
3.-Modificar parmetros en la seccin pie de pgina en funcin de parmetros de la
seccin detalle. Si queremos aadir datos a modo de resumen en la seccin de pie de
pgina debemos de tener cuidado, por ejemplo, queremos que en la seccin de detalle
nos saque una alerta cuando un valor de la seccin de detalle sobrepase cierto lmite. el
cdigo
a
incluiren
la
seccin
de
pie
de
pgina
seria
| if ([Link] > 50) [Link] = "alerta, uno de los valores sobrepasa
limite"end if Esto puede resultar correcto, pero no lo es, ya que coger el valor del
ultimo valor numrico de la seccin de detalle. Para que funcione correctamente
deberamos
aadir
un
booleano
en
la
seccin
de
detalle:
| incluir en la seccion pie de [Link] = "alerta, uno de los
valores........"end if Con este cdigo, una vez que encuentre en valor que supera el limite
se activara el booleano y ya no se desactivara, y aparecer el mensaje de error.
4.-Modificar parmetros en funcin de la pgina del informe en la que nos encontramos
Es posible modificar un parmetro del informe dependiendo en que pagina del mismo
nos encontramos. Si por ejemplo queremos poner un pie de pagina con la pagina actual
crearamos
una
Etiqueta,
y
en
la
opcin
caption
pondramos
[Link] : [Link] En cambio si queremos que en la primera pagina no
aparezca el numero de la pagina, ya que es la portada, pondramos el siguiente cdigo
en
la
seccin
de
pie
de
pagina:
| if ([Link] = 1) [Link] = [Link] = trueend if .

LOS TIPOS DE INFORMES QUE PUEDES HACER EN ACCESS

Microsoft Access es un programa de base de datos que
est
diseado para ser personalizable por cualquier persona
con
conocimientos bsicos de informtica. La herramienta
de diseo
de arrastrar y soltar en Access permite al
usuario colocar botones, campos de entrada y casillas de
verificacin en cualquier lugar que le gustara en la
pantalla de entrada y luego asignar valores a estos
campos. Con la herramienta de informe de Access,
entonces el usuario puede crear informes que permitan
que los datos que sean observados en un formato fcil de
leer. Una vez que comiences a crear informes en
Access, vers lo til que el software puede ser.
LISTA DE CLIENTES
Uno de los informes que puedes generar con Access es una lista de toda tu base de
clientes. Usando los calificadores que has creado, como direccin o nmero de
empleados, puedes organizar tus datos en cualquier forma que quieras. Puedes separar
tus clientes por regin geogrfica, disponerlos sobre la base de cdigo telefnico de rea
o cdigo postal ZIP o ponerlos en orden de cuando se introdujeron en la base de datos.
Puedes mostrar la informacin que hayas recopilado acerca de tus clientes en tu informe
de lista de clientes, el cual puede ayudarte a analizar mejor tu negocio.

VOLUMEN DE VENTAS
Como un programa de base de datos, Access es capaz de recoger todos los datos que
introduces en l y en cualquier formato que necesites. Puedes crear ya sea un campo de
entrada de la caja donde ingresas las ventas en la base de datos, o puedes crear casillas
de verificacin con rangos de ventas anuales. Access puede entonces generar un informe
para ti en base a las ventas de los clientes y disponerlo de cualquier manera que quieras.

REPRESENTANTES DE VENTAS
Access puede ser usado para generar informes sobre los progresos realizados por los
representantes de ventas con todos tus clientes. Puedes organizar la informacin por
parte de un representante de ventas, por volumen con nombres de los representantes de
ventas, o por regin. Puedes generar informes que te ayudarn a ver con qu frecuencia
estn siendo contactados clientes y qu notas estn siendo realizadas por el personal de
ventas.

PRODUCTOS

Access tambin puede ayudarte a mantener un registro de tu inventario y ventas de

productos. Puedes crear perfiles de todas las compras de material y entonces generar
informes que pueden mostrar qu vendedores son usados para comprar qu productos.
Tambin puedes crear perfiles de productos y seguimientos de ventas. Cualquier
informacin desde el volumen de ventas hasta el precio de compra del proveedor puede
ser analizado.

EMPLEADOS
Tu base de datos de empleados puede ser mantenido en Access, y desde all puedes
generar informes de recursos humanos. Puedes ver la cantidad de empleados que tienes
y separar informes por divisin o permanencia en la empresa. Puedes analizar los
salarios, y puedes ver las cifras de productividad con informes de Access.

QU ES UNA MACRO?
Una macro es una herramienta que permite automatizar
tareas y mejorar la funcionalidad de formularios,
informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botn
de comando a un formulario, asocia el
evento AlHacerClickdel botn a una macro y esta
macro contiene los comandos que desea que se ejecuten
cada vez que se haga clic en el botn.
En Access, resulta til considerar las macros como un
lenguaje de programacin simplificado que se escribe
generando una lista de accin a realizar. Para generar una macro, seleccionar cada
accin en una lista desplegable y luego completar la informacin necesaria para cada
accin. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y
controles sin escribir cdigo en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para
la mayora de los usuarios, es ms fcil generar una macro que escribir cdigo de VBA.
Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de
entrada de datos. Puede agregar un botn al formulario y, a continuacin, crear una
macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto
independiente en la base de datos), que luego se asocie al evento AlHacerClickdel
botn, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio
evento AlHacerClick del botn (una caracterstica nueva en Office Access 2007). De
cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botn, la macro se ejecutar e
iniciar el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente
ilustracin.

Para mostrar el Generador de macros

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de
clase y, a continuacin, haga clic en Macro.

CREAR UNA MACRO EN ACCESS

En Office Access 2007, una macro o un grupo
de macros puede estar contenida en un objeto
macro (a veces denominado "macro
independiente"), o una macro puede estar
incrustada en cualquier propiedad de evento de
un formulario, un informe o un control. Las
macros incrustadas pasan a formar parte del
objeto o el control en el que estn incrustadas.
Las macros independientes estn visibles en el
panel de exploracin, en Macros; las macros
incrustadas no.
Caractersticas del Generador de macros
El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de
macros:
En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y,
a continuacin, haga clic en [Link] del botn
Access presenta el Generador de macros.
Utilice el Generador de macros para crear la lista de acciones que desea que se lleven a
cabo cuando se ejecute la macro. La primera vez que abra el Generador de macros,
aparecern las columnas Accin, Argumentos y Comentario.
En Argumentos de accin, es donde se especifican y editan los argumentos para cada
accin de macro, cuando son necesarios. Aparece un cuadro que ofrece una breve
descripcin de cada accin o argumento. Haga clic en una accin o en un argumento de
accin para leer su descripcin en el cuadro.
En la tabla siguiente, se muestran los comandos que estn disponibles en la ficha Diseo
del Generador de macros.
Grupo

Comando
Descripcin
Herramientas
Ejecutar
Realiza las acciones enumeradas en la macro.
Paso a paso

Habilita el modo paso a paso. Cuando se ejecuta la macro en este modo, las acciones se
realizan de una en una. Despus de completar cada accin, se muestra el cuadro de
dilogo Macro paso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de dilogo para
avanzar a la siguiente accin. Haga clic en Detener todas las macros para detener la
macro en curso y cualquiera otra que se est ejecutando. Haga clic en Continuar para
salir del modo paso a paso y llevar a cabo las acciones restantes sin pararse.
Generador
Si se especifica un argumento de accin que puede contener una expresin, este botn
se habilita. Haga clic en Generador para abrir el cuadro de dilogo Generador de
expresiones, que puede usar para crear la expresin.

Filas
Insertar filas
Inserta una o varias filas de accin en blanco delante de las filas seleccionadas.
Eliminar filas
Elimina las filas de accin seleccionadas.
Mostrar u ocultar
Mostrar todas las acciones

Muestra ms o menos acciones de macro en la lista desplegable Accin.

Para mostrar una lista ms larga de acciones de macro, haga clic en Mostrar todas las
acciones. Cuando haya una lista ms larga disponible, el botn Mostrar todas las
acciones aparecer seleccionado. Si selecciona una accin de macro de esta lista ms
larga de acciones de macro, es posible que tenga que conceder a la base de datos un
estado de confianza explcita para poder ejecutar la accin.
Para cambiar de una lista larga de acciones de macro a una lista corta que contenga
nicamente las acciones de macro que puede utilizar en una base de datos sin el estado
de confianza asignado, asegrese de que el botn Mostrar todas las acciones no est
seleccionado.
SUGERENCIA Si el botn Mostrar todas las acciones est seleccionado, haga clic en
el botn Mostrar todas las acciones para cancelar la seleccin.
Si el botn Mostrar todas las acciones no est seleccionado, la lista ms corta de
acciones de macro de confianza est disponible.
Nombres de macro

Muestra u oculta la columna Nombres de macro. Los nombres de macro son necesarios
en los grupos de macros para distinguir unas macros de otras; en los dems casos, los
nombres son opcionales. Para obtener ms informacin, vea la seccin Crear un grupo
de macros, ms adelante en este artculo.
Condiciones
Muestra u oculta la columna Condicin. Esta columna se utiliza para escribir
expresiones que controlen cundo se realizar una accin.
Argumentos
Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columna muestra los argumentos para
cada accin de macro y permite una lectura ms cmoda de la macro. Si no se muestra
la columna Argumentos, tendr que hacer clic en cada accin y leer los argumentos en
Argumentos de accin. No se pueden insertar argumentos en la columna Argumentos.

Los Mdulos
Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad
de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones
de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede
ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y
normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que se
adjuntan. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn
asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el
panel de exploracin, pero los mdulos de clase no.

E grafa
[Link]

INTRODUCCION
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete de
programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila
informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos
de clientes o el mantenimiento de una coleccin de [Link]. Esta pensado en
recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc) para manejarlos por medios
de las consultas e informes.

CONCLUSIN 1
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn
instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin
procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

CONCLUSIN 2
Una base de datos es como un almacn en el que se guarda y organiza diferente tipo de
informacin, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder,
registrar y analizar datos de una manera rpida y sencilla. Son tan tiles que es muy
probable que te hayas topado con ellas a diario.

CONCLUSIN 3
Microsoft careca de una solucin propia de base de datos relacional, y hasta entonces
se limitaba a distribuir un producto de terceros llamado R:BASE, una aplicacin para
MS-DOS. En 1988 se empez a desarrollar un producto SQL (de nombre clave Omega)
para Windows y OS/2, junto con el que se escribi un lenguaje de macros llamado EB
"Embedded Basic" que se utilizara en la mayora de software Microsoft hasta la llegada
de VBA. Tambin se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft
SQL Server.

RECOMENDACIONES 1
Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en Internet
Explorer haciendo clic en el botn de ayuda situado en la barra de herramientas de
exploracin de registros. El archivo de ayuda que se muestra se incluye
automticamente con cualquier pgina de acceso a datos publicada con una barra de
herramientas de exploracin de registros. Si elimina la barra de herramientas de
exploracin de registros o si deshabilita el botn de ayuda incluido en la misma, debe
proporcionar instrucciones para los usuarios que vayan a utilizar la pgina.

RECOMENDACIONES 2
En lugar de tener que actualizar por separado la propiedad ConnectionString de cada
pgina en la base de datos, puede crear un archivo de conexin. Un archivo de conexin
almacena la informacin de conexin de una pgina de acceso a datos y se puede
compartir entre varias pginas de este tipo. Cuando se abre una pgina de acceso a datos
que utiliza un archivo de conexin, la pgina lee este archivo y conecta con la base de
datos adecuada. Despus de crear el archivo de conexin, si mueve o copia la base de
datos, todo lo que tendr que hacer ser modificar la informacin de conexin en dicho
archivo.

RECOMENDACIONES 3
En general, que sean partcipes del cambio que este nuevo paradigma puede suponer
para el avance cientfico universal, como lo han demostrado proyectos como el
GenBank o el Protein Data Bank, que recopilan secuencias de DNA y herramientas para
el estudio de biomacromolculas, [Link] bibliotecas y los profesionales de
la documentacin son parte importante en este proceso de cambio, ya que son
mediadores en los medios de recuperacin de la informacin y acceso a las fuentes
primarias de los resultados cientficos, crear un ambiente en favor del open access