1.
Segmentación de Datos
Segmentación de Datos son herramientas de punto y clicks para refinar
los datos incluidos en la Tabla Dinámica de Excel. Inserta una
segmentación y puedes cambiar fácilmente los datos que están incluidos
en tu Tabla Dinámica.
En este ejemplo, he insertado una segmentación para el tipo de Item. Luego de dar click
en Backpack (Mochila), la Tabla Dinámica muestra solo ese elemento en la tabla.
Muchas veces, estoy desarrollando reportes de Tablas Dinámicas que
serán usados por otros. Añadiendo segmentación puede ayudar mi
usuario final personalizar el reporte a su gusto.
Para añadir una segmentación, da click dentro de tu Tabla Dinámica y
encuentra la pestaña Analizar en la cinta de Excel.
Marca las casillas multiples para incluir una selección de columnas, cada una con su propia
segmentación.
Mantén presionado Control en tu teclado para seleccionar items
multiples dentro de la segmentación, lo que incluirá selecciones multiples
de una columna como parte de tus datos de Tabla Dinámica.
2. Escala de Tiempo
Las Escalas de Tiempo con un tipo especial de segmentación, usadas
para retocar los datos incluidos como parte de tus datos de Tabla
Dinámica. Si tus datos incluyen fechas, necesitas probar Escalas de
Tiempo como una manera de seleccionar datos de un período de tiempo.
Busca Analizar > Insertar Escala de Tiempo para añadir una escala de tiempo, un tipo de
especial de segmentación que controla los datos incluidos en tu Tabla Dinámica de Excel
basado en las fechas.
Consejo: Si esta característica to funciona para ti, asegúrate de que tus
datos originales tengan las fechas con formato de fecha en la hoja de
cálculo.
Para añadir una escala de tiempo, asegúrate de que has seleccionado
una Tabla Dinámica (dando click dentro de ella) y luego da click en la
opción Insertar > Escala de Tiempo en la cinta de Excel. En la ventana
emergente, marca las casillas de las columnas de fecha (o multiples
columnas) y presiona OK para crear una escala de tiempo.
Da click y arrastra dentro de la ventana de escala de tiempo para seleccionar un rango
específico de tiempo para incluir dentro de tu Tabla Dinámica.
Una vez que la escala de tiempo ha sido insertada, puedes dar click y
arrastrar los selectores en la escala de tiempo para cambiar lo que es
incluido como una parte de la Tabla Dinámica.
Puedes cambiar la manera de que tu escala de tiempo funciona dando
click en el recuadro en la esquina inferior derecha. En vez de que la
escala muestre fechas específicas, puedes cambiar la escala para
mostrar fechas basados en el trimestre del año, por ejemplo.
3. Formato Tabular
La vista por defeco de la Tabla Dinámica de Excel parece una clase de
cascada; a medida que arrastras más niveles de campos en las filas,
Excel crea más "capas" en los datos.
El problema es que las Tablas Dinámicas en vista estándar son difíciles
para escribir formulas. Si tienes tus datos en una Tabla Dinámica, pero
quieres verla más como una hoja de cálculo tradicional, debes usar un
formato tabular para tu Tabla Dinámica.
Escoge Diseño > Diseño de Informe > Mostrar en Formato Tabular para trabajar con tu
Tabla Dinámica en un estilo de hoja de cálculo estándar.
¿Porqué debes usar Formato Tabular? Poniendo tu Tabla Dinámica en
un estilo clásico te permitirá escribir formulas en los datos más fácilmente
o pegarlos en un reporte separado.
Usa el Formato Tabular como una manera de hacer que tu Tabla Dinámica se vea más
como una vista más estándar de filas y columnas.
Para mi, es más fácil de usar un formato tabular en Excel la mayoría de
tiempo. Se mira más como una vista de hoja de cálculo estándar y se
siente más fácil escribir formulas y trabajar con los datos dentro de la
misma. Podría tomar esta vista y pegarla en una nueva pestaña más
fácilmente.
4. Campo Calculado
El Campo Calculado es una manera de añadir una columna a tu Tabla
Dinámica que no está en tus datos originales. Puedes usar un operación
matemática estándar para crear un campo enteramente nuevo con el
cual trabajar. Toma dos columnas existentes y usa matemática para
crear nuevas.
Digamos que tenemos datos de venta en una hoja de cálculo. Tenemos
el número de items vendidos, y el precio de venta para cada item. Este
es el momento perfecto par usar un campo calculado para calcular el
total de la orden.
Para comenzar, da click dentro de una Tabla Dinámica y da click
en Analizar en la cinta. Da click en el menú de Campos, Elementos y
Conjuntos, y luego escoge Campo Calculado.
Usa Analizar > Campos, Elementos y Conjuntos > Campo Calculado para insertar un
campo calculado en tu Tabla Dinámica.
En la nueva ventana, comienza dando a tu campo calculado un nombre.
En mi caso, la nombraré Total Order (Orden Total). Un precio total de
orden es la cantidad por el precio de cada unidad. Luego, doy doble click
en el primer campo (cantidad) en la lista de campos en esta ventana.
Para calcular
el costo del orden total, he multiplicado mi campo de Unidad de Precio por el Campo de
Cantidad.
Luego de haber añadido el nombre del campo, añadiré la señal de
multiplicación, *, y luego doy doble click en la cantidad total. Luego
presionemos OK.
Ahora, Excel ha actualizado mi Tabla Dinámica con el nuevo campo
calculado. Verás también la lista de Tablas Dinámicas en la lista de
campos para que puedas arrastrar y soltarlas donde sea en el reporte,
como lo necesites.
Si no quieres usar matemática en dos columnas, puedes también digitar
tus propios valores aritméticos en el campo calculado. Por ejemplo, si
quiero simplemente añadir 5% de impuesto de venta para cada orden,
podría escribir el siguiente campo calculado:
He
multiplicado el orden total de costos por 1.05 para calcular un costo incluyendo el impuesto
de venta; puedes usar valores numéricos al lado de campos existentes.
Básicamente, los campos calculados pueden contener cualquiera de los
operadores matemáticos estándar , como adición, sustracción,
multiplicación y división. Usa estos campos calculados cuando no quieras
actualizar el dato original.
5. Tablas Dinámicas Recomendadas
La característica de Tablas Dinámicas Recomendadas es tan buena que
se siente como hacer trampa. En vez de gastar tiempo arrastrando y
soltando tus campo, me encuentro a mi mismo comenzando con una de
las configuraciones Recomendadas.
Ve a Insertar > Tabla
Dinámica Recomendada para probar esta característica.
Esta característica es tan fácil de usar que no hay mucho que decir.
Puedes usarla para hacer Tablas Dinámicas avanzadas en Excel
rápidamente. Simplemente resalta tus datos, busca la
pestaña Insertar en la cinta de Excel, y escoge Tablas Dinámicas
Recomendadas.
La ventana emergente incluye una variedad de opciones para crear una
Tabla Dinámica en tus datos originales. Da click a través de los
miniaturas en el lado izquierdo de la ventana para ver las opciones de
Tabla Dinámica Recomendada que Excel generó.
La Tabla Dinámica Recomendada ofrece una variedad de opciones de un click para analizar
tus datos.
Aunque esta es una característica avanzada en la que no muchos
usuarios piensan, es también una herramienta genial para comenzar a
usar Tablas Dinámicas. No hay nada que te detenga de modificar una
Tabla Dinámica cambiando los campos por tu propia cuenta, pero esto es
cuestión de ahorrar tiempo.
También me gusta esta característica como una manera de explorar
datos. Si no se lo que estoy buscando para cuando estoy comenzando a
explorar datos, las Tablas Dinámicas Recomendadas de Excel son a
veces más perspicaces de lo que soy yo.
Recapitulación y Seguir Aprendiendo
(Con Más Tutoriales de Excel)
Este tutorial avanzado de Excel te ayudó a profundizar más en las Tablas
Dinámicas, una de mis características favorita para analizar y revisar un
hoja de cálculo de Excel. Uso las Tablas Dinámicas para encontrar
significado en set grandes de datos, con las cuales puedo tomar buenas
decisiones.
Estos tutoriales te ayudarán a avanzar más en tus habilidades de Tablas
Dinámicas al siguiente nivel. Míralas:
ExcelZoo tiene una gran número de técnicas de Tabla Dinámica en
su artículo, 10 Tutoriales para Dominar Tablas Dinámicas.
Nosotros en Envato Tuts+ hemos cubierto Tablas Dinámicas con
un tutorial para principiantes, ¿Cómo Crear tu Primera Tabla
Dinámica en Microsoft Excel?
Para una traducción básica a Microsoft Excel, mira esta serie de
aprendizaje ¿Cómo Hacer y Usar Formulas en Excel (La Guía del
Principiante)?
¿Qué quieres seguir aprendiendo acerca de Tablas Dinámicas? Hazme
saber de tus ideas o preguntas en la sección de comentarios abajo.
