GUÍA 1.5
ORIENTACIONES PARA LA SENSIBILIZACIÓN Y ALISTAMIENTO
ESTRATEGIA DE
COMUNICACIONES

La presente herramienta fue desarrollada a partir de un documento de trabajo elaborado

en 2012 por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) titulado Guías
de Trabajo para Orientar la Asesoría a las Entidades que centra su contenido en brindar
orientaciones para el proceso de información y comunicación en la rendición de cuentas a
la ciudadanía por parte de las entidades de la rama ejecutiva.

Resalta este documento que la gestión institucional no sólo debe ser visible a la
ciudadanía de forma permanente, sino que también, la información sobre la gestión debe
ser de fácil comprensión para los y las ciudadanas, de calidad y difundida a través
diversos medios que permitan el fácil acceso por parte de la población a los informes de
rendición de cuentas1.

Para ello, es necesario establecer e implementar una estrategia de comunicación que

contemple el uso de variados medios y mecanismos que faciliten el acceso de los
diversos grupos poblacionales a la información y a los escenarios de diálogo, es decir,
contemplar una estrategia que abarque todas las fases del proceso de RPC. Lo anterior
implica el uso simultáneamente de medios presénciales, escritos, y auditivos con los
virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.

Para hacer visible la información pública la entidad debe:

a. Identificar claramente los públicos o actores a quienes va dirigida la información:

Públicos o actores para la rendición de cuentas SI NO

Organizaciones sociales r r
Grupos étnicos (Pueblos indígenas o afrodescendientes, Raizales y r r
los Rom o Gitanos)
Niños, niñas, adolescentes y jóvenes r r
Organizaciones de personas en situación de discapacidad r r
Adultos mayores r r
Mujeres u hombres r r
Ciudadanía en general r r
Medios de comunicación r r
Corporaciones públicas de elección popular r r
Otros niveles de gobierno: nacional, departamental, organismos de r r
control

                                                                                                                         
1
 Principios sobre el Derecho de Acceso a la Información del Comité Jurídico Interamericano, principio No. 2 de los 7 de
agosto de 2008 CJI/RES.147 (LXXIII-O-08).      
  
 
b. Establecer los fines para construir un plan de comunicación

Se debe establecer qué se pretende con la estrategia de comunicación. Es claro que uno
de los objetivos de ésta es visibilizar los avances y resultados de la gestión institucional
con el fin de mantener informados a los ciudadanos y facilitar canales para la interlocución
entre la entidad y la ciudadanía en general, y las organizaciones sociales o los grupos de
interés.

En este orden de ideas, es importante saber que la información y la comunicación son

procesos complementarios:

• La información debe ofrecerse a toda la población en general.

• La comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios de servicios
y grupos poblacionales y de interés con quienes interesa motivar la interlocución2

Lo anterior, implica que el lenguaje como medio para brindar y construir la información, y
medio para la comunicación, requiere ser utilizado de manera adecuada con la población.
Así pues, a continuación se exponen algunas orientaciones para que se dé un uso
adecuado del mismo con la ciudadanía basado en el documento Guía de Lenguaje
Ciudadano para la Administración Pública Colombiana publicado en la página web:
http://goo.gl/fvoECf

2.2.2 La Aplicación del Lenguaje Ciudadano en los medios informativos y de

comunicación

A continuación se presentan dos casos de aplicación de las orientaciones formuladas

para convertir el lenguaje técnico en Lenguaje Ciudadano:

Caso No. 1. La Secretaria de Salud debe presentar un informe sobre:

• Salud Pública
• Aseguramiento y
• Prestación de Servicios

Estos tres conceptos no le dicen mucho a una población, si titulamos, o generamos

convocatorias a reuniones colocando de encabezado estas palabras, la mayoría de la
población no entenderá o no se motivará hacia lo que se espera comunicar.

Por eso la sugerencia es que tanto en el proceso de convocatoria, como en la

interlocución directa se parta de hacer mención a la sigla SISBEN, porque la relación que
establece la comunidad entre SISBEN y SALUD se da de una manera directa.

Así este aprendizaje sea errado (SISBEN es una encuesta no un seguro) es lo que la
gente entiende hasta hoy, por ello SISBEN es la palabra que los conecta, que los
convoca. Es en el ejercicio de interlocución de Rendición Pública de Cuentas que se
deberá entender la diferencia y ajustar lo que se está entendiendo, así como oír
conceptos nuevos, tales como: Aseguramiento, Régimen Subsidiado en Salud, POS,
Derecho a la Salud y otros.

                                                                                                                         
2
Propuesta Lenguaje Ciudadano del Instituto Caro y Cuervo para el Departamento Administrativo de la Función Pública.
2010-2011
  
 
La entidad deberá incluir en los diferentes medios, esta sigla. Tales como afiches de
convocatoria, mensajes radiales, televisivos, perifoneo. Ver a continuación los ejemplos:

Se incluye el concepto SISBEN, pero de una vez se relaciona con otros esenciales para la
comprensión de la gestión en salud, se podría definir así:

Afiche:
AUDIENCIA PARA LA RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS
SISBEN 1 y 2
LA RESPUESTA EN SALUD EN EL MUNICIPIO
¿CUMPLIMOS?
Se invita a toda la comunidad del barrio_____ de la comuna ______a la asamblea
para ____que se realizará el próximo

Esta sigla significa Sistema de Identificación de Beneficiarios, y es una herramienta de

focalización de programas sociales. Sin embargo la asociación generada en la población
con este concepto es: “si tengo SISBEN me atienden” y me atienden gratis.

Nota: Es importante incluir imágenes que llamen la atención y refuercen lo que dice la
invitación escrita consignada en este medio.

La cantidad de afiches se puede calcular de acuerdo con todos los espacios en donde
puede hacerse visible para el transeúnte, espacios de reunión comunitaria, tiendas,
parques, entre otros. Esto para garantizar que la información es asequible, usar lenguaje
braille para incluir a personas con limitación visual en la convocatoria.

Se recomienda hacer un reconocimiento del terreno y elaborar una lista de paredes y

otros espacios donde se puede colocar.

Perifoneo: contar con un pregrabado que dé a conocer los datos citados antes de
manera general. En este medio es posible extenderse en comentarios y llamados más
directos a la población local, es importante acompañarlo de música propia de la región,
para llamar la atención.

Este medio permite a su vez ser reiterativos en el mensaje. Por eso se sugiere extender la
información en aspectos como los siguientes:

ATENCIÓN VECINOS Y AMIGOS DEL BARRIO _______ESTAMOS INVITANDO A

TODA
LA OCMUNIDAD DEL BARRIO ________DE LA COMUNA_______ A LA ASAMBLEA
DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS SOBRE CÓMO VIENE CUMPLIENDO EL
ALCALDE CON LAS NECESIDADES DE NUESTRA POBLACIÓN MÁS NECESITADA
(SISBEN 1 Y 2).
LA AUDIENCIA SE REALIZARÁ EL PRÓXIMO _______DE ____a.m. _____p.m. (tres
horas aproximadamente)

No se quede por fuera de esta oportunidad de conocer de primera mano…

INVITAN: Comité de……. Con el respaldo de….
Asista necesitamos su opinión y su conocimiento para entre todos revisar
si……
Se explicarán en detalle cada uno de los esfuerzos adelantados….
  
 
NOTA: El lenguaje debe ajustarse a las formas de expresión propias de la localidad, es
recomendable usar el humor, ser jocoso y modular las posibilidades invitando a personas
de la comunidad que sobresalen por ser comunicadores innatos con capacidad para
traducir fácilmente este tipo de lenguajes.

Volantes: Por su tamaño (carta, media carta o ¼) y su distribución masiva debe ser muy
concreto en su contenido, incluir información muy precisa. Este medio puede apoyar el
perifoneo, al repartirlo de forma simultánea con el vehículo que recorre las calles. Resulta
útil para pegarlo en el interior de tiendas, y otros sitios de circulación de personas tales
como: buses, parques, entre otras.

Emisoras locales y de la ciudad: Con base en el contenido esencial emitido en los otros
medios citados, el reto es abrir canales de comunicación directa con la gente, bien porque
visiten la emisora o puedan llamar o interrogar o comentar cosas específicas sobre las
convocatorias que circulan a nivel local por el perifoneo y los impresos.

Se puede definir el uso de un espacio de magazín que permite profundizar a través de la

confrontación, o noticias en horas de mayor audiencia. El reto está en volverlos aliados de
32 los objetivos de comunicación que se han definido para llegar al público que se ha
identificado.

Es importante preparare muy bien para estos espacios, con los técnicos profesionales así
como la población más representativos para plantear la interlocución en la profundidad y
detalle requerido” (DAFP – ESAP, 2011, pp. 29 – 32)3

c. Examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de difusión

RECURSO PARA SI NO ÁREA RESPONSABLE

DIFUSIÓN
Páginas Web r r
institucionales
Periódicos Institucionales r r
Carteleras r r
Circulares o cartas r r
abiertas al público.
Afiches r r
Volantes r r
Boletines r r
Comunicados de Prensa r r
La ventanilla de Atención r r
al usuario

                                                                                                                         
3
recuperado de la página web: http://goo.gl/fvoECf
  
 

d. Definir los medios para visibilizar la información ante la ciudadanía, las

herramientas y mecanismos para facilitar el acceso a la información:

La entidad debe incluir en su plan de comunicaciones, acciones para implementar las

herramientas de acceso a la información, según su disponibilidad de recursos y
cooperación lograda con medios de comunicación o entidades nacionales o
departamentales.

Algunas herramientas para visibilizar los informes de rendición de cuentas que puede
disponer son:

• Centros de documentación y archivos institucionales.

• Murales o carteleras didácticas.
• Cartillas didácticas impresas o virtuales.
• Historietas.
• Fotografías, video, audios o diapositivas.
• Boletines virtuales o publicados.
• Afiches, volantes y/o plegables.
• Periódicos con noticias en la prensa local, departamental o nacional.
• Perifoneo, llamadas telefónicas a líderes.
• Emisoras locales y comunitarias.
• Televisión local, departamental o nacional.
• Interacción en línea a través de la web: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre
otros.

Estrategias para visibilizar la información de rendición de cuentas

• Crear una red de contactos en los medios de información para divulgar información
estratégica
• Realizar Ruedas de prensa
• Difundir por radio y televisión entrevistas a representantes de la entidad con informes
específicos.
  
 

Modelo de Plan de Comunicaciones

NUEVAS
PRODUCTOS ACTIVIDADES RESPONSABLES CRONOGRAMA
ACTIVIDADES
Ene Feb … Nov Dic
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Definición de la
Estrategia y
herramientas a
implementar en los
medios de
Comunicación.
(actores, medios,
piezas
comunicativas,
presupuestos y
cronogramas)
Plan de Presentación de la
Comunicaciones estrategia al jefe
del organismo

Implementación de
la estrategia

Seguimiento a la
estrategia de
comunicaciones,
evaluación y
lecciones
aprendidas
  
 

e. Orientaciones para la elaboración de la estrategia de comunicaciones con niños,

niñas y adolescentes

En la presente sección, se exponen una serie de recomendaciones en el marco de la

estrategia de comunicaciones para la promoción de la participación de la ciudadanía.
Así pues, es importante resaltar como se mencionó en el lineamiento que la participación
de la ciudadanía, y en especial de niños, niñas y adolescentes, no debe ser simbólica,
decorativa o manipulada. Lo anterior, implica entonces que para lograr esto, se cumplan
con las cuatros dimensiones de la participación propuestas por Instituto Interamericano
del Niño, Niña y Adolescentes (IIN): ser informado, emitir opinión, se escuchados e incidir
en las decisiones, y así, promover una participación autentica de la ciudadanía en este
proceso.

En este orden de ideas, a continuación se plantean algunos elementos fundamentales

para el desarrollo de la fase de sensibilización y alistamiento, incluidos específicamente
como parte de una estrategia de comunicación que facilitará el logro de una participación
autentica de niños, niñas y adolescentes:
Por ejemplo, con el fin de generar una información de fácil comprensión sobre el proceso
para la ciudadanía, y en particular con niños, niñas y adolescentes, la Gobernación de
Cundinamarca ha desarrollado una serie de instrumentos pedagógicos que son
ilustrativos sobre la importancia, en esta fase, de promover una compresión sobre el
proceso de rendición pública de cuentas. En el enlace web compartido a continuación se
encontrará no sólo la planeación que ha hecho este departamento para su proceso de
rendición de cuentas sino igualmente las cartillas e instrumentos desarrollados para la
difusión y sensibilización sobre el mismo con diferentes grupos poblacionales:
http://goo.gl/jccDiz

En la página web de este Gobernación referenciada en el párrafo anterior podrá encontrar

propuestas gráfica para exponer a niños, niñas y adolescentes y a la ciudadanía en
general las fases del proceso. Esta es una que el equipo de gobierno de este
departamento desarrolló en un momento anterior:
  
 

Igualmente encontrará entre los materiales de trabajo, una cartilla que condensa qué es el
proceso de rendición pública de cuentas y los objetivos del plan de desarrollo territorial de
la Gobernación de Cundinamarca. Estos materiales presentan gráficos que facilitan la
comprensión. Por ejemplo la cartilla Niños, niñas y adolescentes participan en la
Rendición de Cuentas. Gobernación de Cundinamarca incluye en su contenido páginas
como estas:
  
 

Puede consultar la cartilla completa en la página web: http://goo.gl/kZJp7t

Cabe anotar que las referencias hechas de estos materiales son con el fin de extender y
compartir los desarrollos hechos por este departamento con la claridad que la
construcción y diseño de estos contenidos es producto exclusivamente de la Gobernación
de Cundinamarca.

Adicional a estos modelos prácticos para la comunicación con la población, como

instrumentos para el alistamiento de una estrategia de comunicación con niños, niñas y
adolescentes y la planeación, construcción y desarrollo de diálogos con ellos y ellas, se
sugiere consultar y tener como referente los siguientes documentos:
• Título: Seis Claves, Serie Participación de Niños, Niñas, Adolescentes y
Jóvenes.
Año: 2008.
Autor: Mesa Nacional de Participación de Niños, Niñas Adolescentes y
Jóvenes
Página web: http://www.unicef.org.co/Gobernadores/pdf/Seis_Claves.pdf
  
 

Este primer documento argumenta por qué aspectos como: A cualquier edad; en
condiciones de equidad, en múltiples escenarios, niveles y formas; en un ambiente
favorable; de modo autónomo, integral y continuo; y con impacto real, son claves para la
participación de niños, niñas y adolescentes.
• Título: ¿Así que quiere consultar con los niños y las niñas?
Año: 2003.
Autor: Save the Children
Página web: http://bit.ly/1MuMaLk

En particular, este documento sitúa los aspectos fundamentales para realizar un diálogo
con niños, niñas y adolescentes. Entre estos, aborda el rol de los adultos en la creación
de un ambiente propicio, e indica cómo asegurar que los niños y las niñas estén seguros y
protegidos en escenarios de diálogo, es decir, identifica los aspectos mínimos a prever
para: convocar, contar con el consentimiento de los padres y los niños y niñas, transportar
a los niños, niñas y adolescentes invitados, reunirlos, dialogar con ellos, entre otros.

Otra alternativa en el marco de la Fase de Sensibilización y Alistamiento para informar y

convocar a niños, niñas y adolescentes del territorio, se sugiere convocar un grupo inicial
que denominamos “promotor”.
Para identificar los niños, niñas y adolescentes y jóvenes, y lograr la conformación de este
“grupo promotor”, se sugiere realizar contacto con la Mesa de Infancia, Adolescencia y
Familia u otras instancias de participación que tengan contacto con grupos y
organizaciones infantiles y juveniles (consejos municipales de juventud, redes infantiles y
juveniles de proyectos de intervención comunitaria, etc.). Igualmente, si se cuenta en el
municipio o departamento con Mesa de participación de niños, niñas y adolescentes,
pueden ser ellos convocados como el grupo promotor (ver instancias del Sistema
Nacional de Bienestar Familiar en el Decreto 936 de 2013).
La invitación a través de estas instancias, requerirá adelantar un momento de
sensibilización con los adultos que lideran o apoyan estos escenarios ya que ellos y ellas
serán aliados estratégicos en el desarrollo del proceso; así mismo, serán personas de
apoyo para la convocatoria y acompañamiento de los niños, niñas y adolescentes
invitados a los encuentros estratégicos de diálogos.

Principalmente se sugiere que se convoque niños, niñas y adolescentes pertenecientes a

diversas iniciativas o colectivos: educativos (personeros-as), culturales, comunitarios,
deportivos, etc., para desarrollar con ellos y ellas un primer diálogo en el cual se difunda
qué es el proceso de RPC e invitarlos a que identifiquen e inviten amigos o amigas de sus
grupos de referencia para participar de los encuentros estratégicos de diálogo.
  
 

Por ejemplo, se pueden convocar niños, niñas y adolescentes de la siguiente manera:

1. Infancia grupo 1: Cuatro personas entre 6 y 9 años. Se sugiere que sean dos niñas
y dos niños y que al menos uno de los invitados(as) sea:
• Niño o niña en medida de protección
• Niña o niño con discapacidad
• Niño o niña afro o indígena víctimas o desplazados, rurales, urbanos.

2. Infancia grupo 2: Cuatro personas entre 10 y 12 años. Se sugiere que sean dos
niñas y dos niños y que al menos uno de los invitados(as) sea:
• Niño o niña en medida de protección
• Niña o niño con discapacidad
• Niño o niña afro o indígena víctimas o desplazados, rurales, urbanos.

3. Adolescencia: Ocho personas entre 13 y 18 años. Se sugiere que sean cuatro

adolescentes mujeres y cuatro adolescentes hombres.
Para promover una mirada desde el enfoque diferencial se sugiere que al menos
participen:
• Una adolescente mujer o un adolescente hombre de protección, del SRPA
o del programa generaciones con Bienestar
• Una adolescente mujer o un adolescente hombre con discapacidad
• Una adolescente mujer o un adolescente hombre afro o indígena víctimas o
desplazados, rurales, urbanos.
Focalizados y convocados los participantes de los grupos promotores, las actividades
iniciales implican principalmente un ejercicio de motivación en el cual se convoque a una
reunión en la que se exponga brevemente y a modo de introducción qué es una Rendición
Pública de Cuentas. Se sugiere que este encuentro inicial se divida en dos partes. En la
primera parte el objetivo es que se promueva la presentación entre los invitados y el
conocimiento entre ellos y ellas para facilitar la comunicación, este momento es de vital
importancia para el desarrollo posterior del proceso ya que se requiere generar una
cohesión de grupo que facilite la difusión de un mensaje unificado; la segunda parte, se
centra en la presentación del contenido del proceso, para tal fin, se sugiere abordar de la
siguiente manera los temas:
• Qué es la rendición pública de cuentas
• Cómo se desarrollará este proceso
• Por qué es fundamental la participación de ellos, ellas y sus amigos y amigas, en
los diferentes momentos del proceso.
Es importante desarrollar este encuentro con los niños y niñas en momentos diferentes
que adolescentes.
  
 

Como cierre de este primer encuentro con cada grupo, se le invita a cada uno de los y las
participantes a que difundan el qué, cómo y porqué del proceso de la rendición publica de
cuentas entre sus pares y que motiven la participación de amigos o amigas, como se
mencionó previamente.
Teniendo en cuenta la invitación previa para la conformación del grupo promotor,
contaremos a partir de este momento con 8 niños y niñas o adolescentes de diversos
grupos identificados. El objetivo es que posteriormente, se convoquen adicionalmente a
estos invitados iniciales y a 22 participantes más con el fin de conformar un grupo de 32
personas por cada momento del ciclo vital (infancia y adolescencia) para el desarrollo de
este diálogo en el proceso de la rendición pública de cuentas.
Las metodologías propuestas en la sección de herramientas para los diálogos
ciudadanos, están diseñadas en su contenido para ser trabajada tanto con niños y niñas
como con adolescentes. Sin embargo, dadas las diferencias entre estos dos momentos
del ciclo vital, se requiere que en el trabajo con niños y niñas, se cuente con dos
facilitadores adicionales para el registro de la información que ellos y ellas dialoguen y
que entre cada momento de trabajo se desarrollen actividades de movimiento y
concentración, por ejemplo: juegos de seguir instrucciones, juegos de conocimientos, etc.