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Puro Color

Fase II

Aprendices

Camilo Buitrago

Yeferson López

Sureidy Areiza

Instructores

Ana cristina Sucerquia

Olga Lucia Gallego

Héctor Iván Duque

Centro de Servicios y Gestión Empresarial

Sena

Medellín

2020
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Tabla de Contenido

1. Introducción por fase

2. Objetivo de la fase

3. justificación

4. Diseño y Elaboración de un Manual del Sistema Integrado de Gestión

4.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

4.1.1. Alcance del sistema de gestión integral

4.1.2. Planeación estratégica integral

4.1.2.2. Misión

4.1.2.3. Visión

4.1.2.4. Política Integral

4.1.2.5. Objetivos Integrales de Gestión.

4.1.2.6. Organigrama

4.1.2.7. Roles, responsabilidades y autoridades en el sistema de gestión integral…

5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

5.1. Mapa de proceso…………………………………………………………………

5.2. Fichas de procesos y flujograma………………………………………………

5.3. Procedimientos del SGI………………………………………………………….

5.3.1 Procedimientos Calidad………………………………………………………….

5.3.2 Procedimientos SST………………………………………………………………

5.3.3 Procedimientos Ambiental……………………………………………………….

5.3.4 Procedimientos integrados (documentos y registros, requisitos legales) ……

6. Conclusiones…………………………………………………………………………….
 3

7. Bibliografía…………………………………………………………………………………

8. Anexos y evidencias………………………………………………………………………

1. Introducción

Puro color, es una empresa de productos que le facilitan a los clientes la compra,

tales como: impresión digital, diseños gráficos, realización de tarjetas personalizadas,

libros, plegables, cartillas, entre otros productos.

Para empezar este trabajo se realizó con la intención de profundizar o adquirir mas

conocimientos sobre los sistemas integrados de gestión de las empresas con énfasis en

los tres ítems: calidad, seguridad y salud, medio ambiente.

En primer lugar este trabajo presentara el alcance que quiere lograr la empresa, la

planeación estratégica integral la cual es la que define y establece los objetivos que la

empresa quiere alcanzar, contamos también con una visión y misión las cuales son muy

importantes dados que estas son el eje fundamental para el crecimiento y el desarrollo

futuro, igualmente veremos la política integral, el organigrama y los roles,

responsabilidades y autoridades en el sistema de gestión integral esta última es

importante en una empresa puesto que así los empleados sabrán que papel juega en la

compañía y cuál es la autoridad.

En segundo lugar, este trabajo se ejecutó la prevención de riesgos con el fin de

evitar y reducir los peligros prevenientes del trabajo dado que es muy necesario llevar a

cabo medidas preventivas para evitar posibles daños derivados de un accidente laboral,

es decir, patologías o lesiones ocasionadas por el trabajo.

También se desarrolló una evaluación y un plan de mejora esto con el propósito de

lograr identificar y eliminar riesgos presentes en el ambiente de trabajo.

En ultimo lugar tendremos el aspecto e impactos ambientales estos con la

finalidad de saber cuáles son los elementos que benefician o perjudican el medio

ambiente.
 4

2. Objetivo de la fase

Planear estrategias para una mejora en la empresa sobre los factores de calidad,

seguridad y salud, ambiente.

3. Justificación

El presente trabajo se hace para exponer la planeación a cuál es la elaboración de

una estructura, esta para que permita planificar y obtener resultados con el fin de analizar

todos o factores y alcanzar los objetivos propuestos desde el inicio.

Queriendo el mejoramiento continuo en la empresa Puro Color, se han propuesto

una serie de medida protocolarias con la finalidad de lograr un mejor control y así también

mitigar los impactos ambientales.

4. Diseño y Elaboración de un Manual del Sistema Integrado de Gestión

4.1 GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

Puro Color
NIT: 901185692-9
Dirección: CRA- 54 #5332
Ciudad: Medellín
Teléfonos: 5119840
Actividad económica: Artes Graficas

4.1.1. Alcance del sistema de gestión integral

 5

El Manual del SIG ha sido desarrollado con fundamento en el modelo de

planeación

Empresarial orientado a resultados, formalizando el compromiso de la entidad en

la búsqueda permanente de la satisfacción de sus partes interesadas, planeando y

Elaborando productos de calidad, bajo un enfoque por procesos y el uso eficiente de

Recursos ambientales, conforme a lo establecido en las normas legales aplicables que

los regulan. En ejecución de políticas, normas, planes, programas en materia de

conocimiento de riesgos, reducción de riesgos e incidentes laborales

4.1.2. Planeación estratégica integral

Es la colaboración humana y de trabajo en conjunto que se lleva a cabo gracias la

participación, todos los individuos involucrados en una organización o sector

4.1.2.2. Misión

Somos una empresa especializada en la producción de artes gráficas para las diferentes
organizaciones; estamos comprometidos con nuestros clientes, la calidad del producto, la
preservación del medio ambiente, la seguridad y salud de todo nuestro equipo de trabajo
y partes interesadas.
4.1.2.3. Visión

Planeamos desarrollar productos dirigidos a nuestros consumidores aumentando la

satisfacción de la calidad con la implementación de lápices y cuadernos ecológicos para
el año 2025 para así conservar y ayudar en el impacto al medio ambiente garantizando
puestos de trabajos seguros que ayude en la salud y seguridad de nuestros
colaboradores

4.1.2.4. Política Integral

En la litografía puro color estamos comprometidos con la calidad de nuestros productos,

la protección del medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo de nuestros
empleados a través del cumplimiento legal, identificando peligros, aspectos ambientales,
valorando riesgos e impactos, generando un lugar confiable y disponible; mejorando
continuamente la efectividad de nuestros procesos, para la satisfacción de las partes
 6

interesadas, apoyado por un equipo de trabajo competente, responsable y en continuo

crecimiento”.
Nos comprometemos bajo los siguientes principios fundamentales:
*Garantizar que el producto suministrado cumpla con los requisitos exigidos
*Cumplir con el tiempo de entrega pactado con el cliente
*La prevención y el cuidado del medio ambiente
*Ambientes de trabajos sanos y seguros con el personal capacitado y motivado
*La prevención y gestión de los riegos laborales a todo nivel
*El cumplimiento de los requisitos legales aplicables
El buen manejo de los residuos químicos

4.1.2.5. Objetivos Integrales de Gestión.

-Identificar, evaluar y controlar los factores de riesgo a los cuales se encuentran

expuestos los colaboradores, con el fin de minimizar los incidentes, accidentes y
enfermedades laborales para garantizar un entorno sano y seguro
-Mitigar y/o compensar los aspectos e impactos ambientales significativos, mediante el
uso eficiente y sostenible de los recursos naturales, para prevenir la contaminación.
-Optimizar la oportunidad, efectividad y accesibilidad, en la prestación de los productos a
cargo de la litografía puro color que respondan a las necesidades y expectativas de las
partes interesadas, en un ambiente de mejora continua

4.1.2.6. Organigrama
 7

Gerente general

Gerencia de producción

Departamento de Departamento de Departamento Departamento

diseño Pre prensa impresión de facturación
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4.1.2.7. Roles, responsabilidades y autoridades en el sistema de gestión

integral

Rol Cargo Responsabilidades Rendición de cuentas

 Suministrar los recursos  Rinde cuentas
necesarios para el ante autoridades
desarrollo de las actividades administrativas
en la empresa. (ministerios,
 Generar y revisar EPS, ARL), en
periódicamente la política, cuanto al
-Gerente
Gerencia administrativo los objetivos y las metas cumplimiento de
-Director  Evaluar el desempeño del la normatividad
personal asignado a su área legal vigente.
 Promover el cumplimiento  Rinde cuentas a
de las normas los colaboradores
 Crear y fomentar una en general, en
actitud positiva de los cuanto al
trabajadores, dando cumplimiento de
ejemplo al cumplir con sus
todas las normas responsabilidade
establecidas en el sistema s
de gestión
 Garantizar que los
contratistas que realicen
trabajos en su área cumplan
con las normas legales
vigentes y además de las
normas internas de la
organización

Jefe de  Emitir reporte de  Certificar el

Facturación -Supervisor de facturación, reporte de cumplimiento de
control de comparativo de los pagos
facturación y facturaciones de meses  Acuerdos de
cobranzas anteriores como de pago
Presupuestado.
 Recibir y revisar las órdenes
de facturación, asociadas a
contratos,  de las diferentes
áreas y verifica la
información soporte.
 Coordinar y controlar el
cumplimiento de las
políticas del área
 Supervisar y controlar el
seguimiento del
 9

Presupuesto de Cobros
Trabajadores -Diseñar, crear e  Conocer y tener clara las  Rinde cuentas a los
ilustrar políticas de la empresa jefes inmediatos y
 Cumplir con las normas responsable del
dadas desempeño anual,
 Conocer su puesto y en cuanto al
tareas asignadas cumplimiento de
 Los empleados deben tener sus
sentido de responsabilidad responsabilidades y
hacia los recursos de la normas
Organización
 La escucha activa y la
participación permite a los
empleados trabajar en
equipo
 La principal responsabilidad
de todo empleado es la
puntualidad y asistencia
Diseñador grafico Diseñar  Estudio de los informes de  Edición
diseño y determinación de
los requisitos
 Programación de los
proyectos y definición de las
limitaciones presupuestarias
 Preparación de borradores
y presentación de ideas
 Modificar los diseños
después de recibir
opiniones
 Desarrollo de ilustraciones,
logotipos y otros diseños
realizados con software o a
mano
Operarios Pre prensa  Manejar y velar la adecuada  Producción y
utilización de la maquinaria cortar
a su cargo.
 Colaborar con las
actividades que realiza la
institución.
 Velar por el mantenimiento
y cuidado de los equipos y
herramientas colocadas a
su disposición para el eficaz
desempeño de su función
 10

Mapa de procesos CÓDIGO MP

Versión -01
Litografía puro color
Numero 1 de 2
de paginas
Fecha: Mayo 13
de 2020

Fecha: Mayo 13 de 2020

Satisfccion de los clientes

Necesidades de los clientes

Procesos
Procesos Estratégicos
Estratégicos

Gerencia general Gestión financiera

SIC

Procesos misionales
Procesos misionales

Diseño grafico Operación Servicio al cliente

Procesos de apoyo

Mantenimiento Gestión tecnológica Recursos humanos

Compras Mercadeo

Mejora continua
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5.2. Fichas de procesos y flujo grama

Puro color

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE
MANTENIMIENTO
Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020
OBJETIVO DEL Mantener las maquinas, equipos e infraestructura de la empresa en condiciones para lograr
PROCESO. la conformidad para lograr cumplir con los requerimientos de los productos

Involucra todas las actividades de reparación y mantenimiento de cada maquinaria,

ALCANCE.
equipo, o herramienta

LIDER DEL
Encargado de Mantenimiento
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

 Reparación,
limpieza,
Herramientas de Áreas de la lubricación y/o
P Diagnostico de sustitución de  Producción
trabajo organización
maquinarias, equipos piezas de
maquinas y
equipos.

Planificación y ejecución
 Proveedores de de mantenimientos  Informe de
 Necesidades de partes para H preventivo. Infraestructura
estados de
mantenimiento reparación y
maquinas.
mantenimiento.

 Proveedor
Ejecución de
 Direcciones de externo de  Informe de
H mantenimientos  Área
mantenimiento en mantenimiento mantenimientos
correctivos administrativa
los manuales de maquinarias realizados.
y equipos
 12

Realizar Seguimiento al
Proceso y Definir e
Implementar Acciones  Programación de
Correctivas y Preventivas. soporte y
 Requerimiento de  Todos los V/A  Todos los
mantenimiento
mantenimiento. procesos procesos
•Mantenimiento
Establecer acciones de de equipo
mejora para el buen
funcionamiento de la
plataforma tecnológica

REQUISITOS POR CUMPLIR

FORMULARIOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS DE ISO 9001:2015

ASOCIADOS

 FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO DE 7.1.3 Recursos Registros de calibración

MAQUINAS MANTENIMIENTO de equipos. Registros de actualización
 FORMULARIO REPORTE DE PREVENTIVO
TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO
 LISTADO DE MAQUINAS Y
EQUIPOS
 MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS - BASE DE DATOS.

RECURSOS  índice de mantenimiento preventivo

REQUERIDOS  Mantenimiento preventivo
PARA EL  TÉCNICOS, INDICADORES
programado vs Mantenimiento
PROCESO TECNOLÓGICOS, DEL PROCESO preventivo realizado
INFRAESTRUCTURA
 90% Mensual / Anua

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CARACTERIZACIÓN DE Recursos humanos

Código: CP-07 Versión: 2 Fecha: Marzo 28 de 2020

.OBJETIVO DEL Proveer y mantener el talento humano competente requerido en cada uno
PROCESO. de las áreas para lograr el cumplimiento de metas y objetivos.
Inicia desde la selección para la vinculación de personal, identificación de
las necesidades de los funcionarios y colaboradores en temas de talento
humano, liquidación de nómina, trámite de incapacidades, licencias de
ALCANCE. maternidad, permisos, licencias no remuneradas, vacaciones y finaliza con
la desvinculación del personal
.
LIDER DEL
Director de Gestión Humana
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Identificar las Manual de

. Directrices Todos los P Funciones y Personal de
necesidades de
estratégicas. procesos Perfiles de la empresa..
cargos y sus Cargo.
competencias..

Realizar Inducción y
Re inducción al Personal con Entidades
Requerimiento H personal.
EPS. inducción y re Promotoras
s de personal.
inducción en Salud.
 14

Realizar la evaluación
Personal
de competencias y Capacitado y Sistema de
Hojas de vida y Fondo de H desarrollo de personal con Seguridad
soportes. Pensiones y analizar la entrenamiento Social
información resultante .
Entes de
Información
Condiciones Control.
general y
Entes de H adecuadas de Gubernament
particular de la Ejecutar actividades
Control. Bienestar al y demás
organización y de Bienestar social social partes
los cargos.
interesada

Procedimientos
Identificar las
Necesidades La caja de situaciones Actos
de capacitación compensación H Procesos de
administrativas del administrativo
y Gestión.
familiar. talento humano. s
entrenamiento

Actualizar el plan de
Departamento
Competencias Administrativo Austeridad en el Nivel de Procesos de
H
del personal. de la Función Gasto y Gestión satisfacción. Gestión.
Pública. ambiental.

Entradas Proveedor Actividad Salida Cliente

Actualizar el Plan Plan

Desempeño Todos los V/A Estratégico de Estratégico Personal de
del personal. procesos. Gestión Humano del Talento la empresa..
Humano.

REQUISITOS POR CUMPLIR

LEGALES Y/O DE ISO

REGLAMENTARIOS
EXTERNOS Y LEGALES

Talento Humano.2. 4,1, 4.2, 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6, 7.2,

Integridad.3. Gestión del
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NORMOGRAMA conocimiento y la 7.3, 7.4, 7.5.3, 7.5.3.

innovación.4. Control
Interno

GH-Pc028 Procedimiento Liquidación de Nómina y otras Situaciones

Administrativas
GH-Pc030 Selección y Vinculación de Personal
DOCUMENTOS
GH-Pc070 Capacitaciones
DE CONTROL
Y/O GH-Pc071 Ausencias y Permisos
RELACIONADOS
GH-Pg005 Programa de Inducción y Re inducción
GH-Pl009 Plan institucional de capacitaciones
GH-Pl014 Plan estratégico de Gestión Humana
Matriz de Riesgos Seguimiento al cumplimiento
Institucionales de suscripción y evaluación
Plan de Mejoramiento A través de la radicación de
por procesos las incapacidades que
Recobro a las EPS de las presentan los funcionario
RIESGOS DEL incapacidades.
PROCESO
Idoneidad de los PUNTOS DE
documentos aportados en CONTROL
las hojas de vida
 16

Condiciones favorables
y/o adecuadas en
cuanto a temperatura,
ambiente, ruido,
iluminación, ventilación,
ergonomía, relaciones
interpersonales y trabajo
RECURSOS en equipo
REQUERIDOS Puestos de trabajo,
equipos de cómputo e INDICADORE
PARA EL S DEL - Ficha Técnica Indicadores de
impresión, servicios de
PROCESO PROCESO Gestión
apoyo
Gerente General,
Subgerentes y
Directores de Área
Profesionales y
Contratistas de apoyo a
la gestión de la
Dirección de Gestión
Humana y
Administrativa.
 17

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Gestión tecnológica

Código: CP-07 Versión: 2 Fecha: Mayo 31 de 2007

Mantener y gestionar la plataforma tecnológica existente, implementar
OBJETIVO DEL
nuevas soluciones tecnológicas que provean en forma oportuna, eficiente y
PROCESO.
transparente
la identificación de necesidades, la administración de la plataforma
tecnológica, la formulación e implementación de los proyectos, la evaluación
ALCANCE.
y seguimiento de los mismos y la definición de controles que faciliten la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información..
LIDER DEL
Profesional de Gestión del área de Tecnología.
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Normatividad
aplicable. Organismos P Política de
Definir política de Director General.
facultados. gobierno digita.
gobierno digital.

Realizar
diagnóstico de las
necesidades
relacionadas con Área de
las tecnologías de Tecnologías de
Normatividad Normatividad H Planes de
la información la Información y
aplicable aplicable. acción.
Identificar las
problemáticas y Comunicaciones.
oportunidades de
mejora
 18

Ejecutar y
controlar los
Área de
procesos Tecnologías de
Bienes y H relacionados con .
Contratación la Información y
Servicios. tecnología de la las
información y las Comunicaciones
comunicaciones.

Administrar la
tecnológica sobre Área de
Proveedores Tecnologías de
Servicios H la cual se soportan Todos los
de servicios la Información y
tecnológicos. los sistemas de procesos.
tecnológicos las
información del Comunicaciones.
Servidores, Redes
y Bases de Datos)
Prestar soporte
técnico Atender
Requerimiento los requerimientos Área de
s de soporte en de soporte técnico Requerimiento Tecnologías de
Todos los H
plataforma de en materia la Información y
Procesos s atendidos.
Mesa de tecnológica a los las
Ayuda. usuarios de la Comunicaciones.
entidad.
Entradas Proveedor Actividad Salida Cliente
 19

Evaluación del
proceso :Evaluar
resultados del
proceso Realizar
seguimiento a
planes de acción y
demás
herramientas de
seguimiento y
Herramientas control
de control y
Evaluación y Generar mejoras Desempeño Evaluación y
seguimiento V/
Control. al proceso del proceso Control
Evaluación y A
Evaluación y  Plan de Direccionamiento
Control Generar mejoras a mejoramiento
Control Estratégico
Informes de
partir del análisis
auditoría
de los resultados
arrojados por la
verificación de
cumplimiento de
lineamientos para
el control de la
información y del
ejercicio auditor,
entre otros

REQUISITOS POR CUMPLIR

LEGALES Y/O DE ISO 9001:2015

REGLAMENTARIOS
Política de gestión y desempeño 7.1.3 Infraestructura
Gobierno digital
9.1.3 Análisis y evaluación9.3.2
Seguridad digital Entradas de la revisión por la
Seguimiento y evaluación del dirección
desempeño institucional
10. Mejora

DOCUMENTOS DE
CONTROL Y/O DE ISO 9001:2015
RELACIONADOS
 20

CARACTERIZACIÓN DE Operación

Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

Transformar la materia prima o sea el papel, utilizando todos los recursos e
OBJETIVO DEL
insumos necesarios para diseñar y elaborar el producto para cumplir con
PROCESO.
la producción planeada supliendo así  las expectativas de los clientes.
El proceso tiene inicio en el instante en que ingresan las materias primas a
la maquinaria y es transformada por el personal de la empresa y tiene fin
ALCANCE.
cuando el producto está listo terminado, empacado y posteriormente
recogido por el cliente.
LIDER DEL
Jefe de Producción
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Requisitos
Todos los P Elaborar los Plan de Todos los
legales
procesos. programas de control Atención. Procesos.
aplicables.
del proceso

Gestión de
manuales, Solicitar materias
planeación y H Producto Cliente
políticas y primas e insumos
desarrollo terminado externo
directrices
organizacional

Gestión de Gestión de
Comunicacione planeación y Recibir y almacenar planeación y
H materias primas e Información a
s internas y desarrollo desarrollo
insumo. comunicar.
externas organizacional organizacion
. al

Documentación Reporte del

Mejoramiento H Mejoramiento
Sistema Integral Producir impresiones producto no
continúo. continuo
de Gestión y diseños conforme
 21

Gestión
Solicitudes de
comercial y de
Inspeccionar y Disponibilidad
mercadeo
Orden de H controlar la es y Gestión
Prestación de
servicio producción. Compromisos financiera
servicios de
Solicitudes de
eventos y
traslados
logística

Equipos e
Gestión de Evaluar desempeño
infraestructura H Consultas Gestión
mantenimient del proceso
disponibles para jurídicas. jurídica.
o
operación.

Entradas Proveedor Actividad Salida Cliente

Gestión de
Solicitud de
Insumos y gestión de las
V/A Mejorar el proceso servicio para
materia prima bienes y tecnologías
equipos y
para ensamble servicios de la
redes
información

REQUISITOS POR CUMPLIR

De la organización LEGALES Y/O MECI 1000

REGLAMENTARIOS
Manuales, políticas y Numeral 7.5 Producción y Control de gestión / Actividades de
planes de la organización prestación del servicio control de evaluación /
Autoevaluación

- Manuales de trabajo
DOCUMENTOS - Manual de la calidad
- Formatos de revisión
DE CONTROL
En los requisitos de la organización, se incluyeron "Manuales, políticas y
Y/O
planes de la organización" y "Cronograma financiero". Se incluyeron los
RELACIONADOS requisitos del Sistema Integral de Gestión
 22

Puro color

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

SERVICIO AL CLIENTE
Código: CP-07 Versión: 2 Fecha: Marzo 28 de 2020
OBJETIVO DEL Promocionar los servicios de la empresa y brindar a los clientes atención oportuna y
PROCESO. pertinente a sus necesidades.

Aplica para todos los procesos desde la recepción de la solicitud formulada por el cliente
ALCANCE.
hasta el seguimiento a la satisfacción con la atención brindada.

LIDER DEL
Gerente, jefe división administrativa
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Proveedor cliente  Todos los  Todos los

P Definir Estrategias de  Plan de Atención.
externo procesos. Procesos.
Atención.

 Cliente
 Información Elaborar y Actualizar el empresas,
Servicios  Todos los H portafolio de productos en la  Portafolio Usuarios,
 Información de Procesos. organización Vigente. Todos los
Terceros. Procesos.

 Plan de Atención. Orientar e Informar a los  Clientes

 Servicio al H
Usuarios.  Usuario Atendido. Empresas,
Cliente.
Usuarios, otros

 Registro de Q.R.
y S.  Clientes
 Clientes.
 Quejas, Reclamos H  Reporte Mensual (Aspirantes,
 Todos los Gestionar Quejas,
y Sugerencias. de Seguimiento. Empresas,
Procesos. Reclamos y sugerencias.  Respuesta al Usuarios,).
Cliente.

 Registro de
empresas
Usuarias.
 Solicitud de Gestionar y Administrar .
 Gestión y
Empresas. Alistamiento. H informacion suministrada en
 Base de Datos de el proceso.  Informes de  Identificación de
 Empresas. Gestión. Necesidades.
empresas del
Sector.

Entradas Proveedor Actividad Salida Cliente

 23

 Resultado de las  Planeación.

 Informes de
Auditorías Realizar Seguimiento al  Medición
 Servicio al Seguimiento
Internas. Proceso y Definir e Análisis y
Cliente. V/A  Plan de
 Información y Implementar Acciones Mejora.
 Medición Análisis Mejoramiento
Datos sobre el Correctivas y Preventivas.  Direc. General.
y Mejora.  Mapa de Riesgos
Desempeño del
Actualizado
Proceso.

REQUISITOS POR CUMPLIR

DEL CLIENTE LEGALES Y/O DE ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004
REGLAMENTARIOS

 Atención oportuna y amable. Decreto 249 de 2004 (Contrato de 4.1 Requisitos Generales.
 Información pertinente. Estatuto Anticorrupción Ley 190
de 1995. 5.2 Enfoque al Cliente.

Código Contencioso Activo. 7.2 Procesos Relacionados con el cliente.

8.2.1 Satisfacción del Cliente.

Resolución 00002512 de enero
de 2007.

Internos: SU-P01 Procedimiento para la expedición de certificados de antecedentes

disciplinarios, SU-P02 Procedimiento para la atención de derechos de peticiónSU-
DOCUMENTOS DE
P03 Procedimiento para la medición de la satisfacción del cliente,SU-P04
CONTROL Y/O
RELACIONADOS Procedimiento para la atención de usuarios internos y externos, SU-P05
Procedimiento para remisión por competencia., SU-P06 Procedimiento para la
atención de sugerencias e inquietudes
 Falta de oportunidad en la  Monitoreo permanente a solicitudes,
respuesta a clientes y quejas, reclamos o sugerencias de los
usuarios. clientes.
 Suministro de información  Actualización periódica de los servicios,
errada y/o desactualizada. incluyendo los responsables de cada
proceso.
RIESGOS DEL
 Promoción de Especialidades del
PROCESO centro hacia las empresas.
PUNTOS DE
Asignación oportuna y suficiente de
CONTROL
recursos.
 24

 Talento Humano Competente.

RECURSOS -Índice de Satisfacción del cliente (%).
REQUERIDOS  Infraestructura: oficina,
PARA EL INDICADORES  Atención de Q. R. Y S (%) : (No de Q.
señalización, buzones, R. y S. Atendidas / No de Q. R. y S.
PROCESO Información Publicitaria de DEL PROCESO
Recibidas ).
Soporte.  Efectividad en la Contratación de
personal altamente capacitados
 Equipos: computador teléfono

Puro color

PROCESO GESITÓN DE CALIDAD

CARACTERIZACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FGC-15F Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

OBJETIVO DEL Establecer, documentar y mantener la adecuación e integridad del Sistema de

PROCESO. Gestión de la Calidad de la organización.
Inicia Planificación del Sistema Integrado de Gestión
ALCANCE.
Termina Evaluación, Análisis y Mejora

LIDER DEL
Coordinador de calidad
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Información sobre Identificar los procesos

actividades de la  Todos los P  Mapa de  Todos los
dentro de la organización,
organización procesos. Proceso. Procesos.
elaborando el Mapa de
Procesos

Coordinar la realización de
 Requisitos, del
cliente y de la  Todos los la caracterización de los  Caracterizaciones Todos los
p
organización Procesos. procesos identificados de Procesos procesos.
 Mapa de Procesos dentro de la organización
 25

Documentar las actividades

planificadas y definidas, en  Manual de
el Manual de Calidad, en los Calidad,
Caracterizaciones  Todos los Procedimientos,  Todos los
p procedimientos e
de procesos Procesos. Instructivos, procesos
instructivos del Sistema de
Gestión de la Calidad y en Planes de
los Planes de Calidad Calidad

 Requisitos de la
norma NTC-ISO  Programa Anual
p  Todos los
9001:2015  Todos los procesos Planificar la realización de de Auditorías
procesos
 Información de las Auditorías Internas. Internas
procesos
Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Controlar los
 Documentos de P documentos del Sistema  Listado Maestro de  Gestión de
 Clientes
Origen externo de Gestión de la Documentos Calidad
Calidad. Procedimiento
Control de Documentos

Elaborar y controlar los

 Necesidad de Registro  Responsables de H registros necesarios  Listado Maestro de  Gestión de
proceso para el SGC Registro Calidad
Procedimiento Control
de Registros

Evaluar el entendimiento
 Política y objetivos de de la política y objetivos  Evaluación de Política  Gestión de
Gerencia v
la calidad de la de la calidad de la y Objetivos de
general. Calidad
organización organización Calidad

 Cuadro de
 Acciones Realizar seguimiento a Seguimiento a
Correctivas/Preventiv
 Todos los v la implementación de Acciones  Gestión de
proceso Calidad
as Acciones Correctivas y Correctivas/Preventiv
Preventivas as

Realizar seguimiento a
 Todos los v la implementación y  Informe de Auditoría  Gestión de
 Documentos del SGC
procesos mantenimiento del SGC Interna Calidad
Procedimiento Auditorías
Internas

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

 26

Implementar las Cuadro de Gestión de

Desempeño del Acciones Correctivas, Seguimiento a Calidad
Gestión de Calidad
proceso A
Preventivas o de Acciones
Mejora detectadas en Correctivas/Preventiv
el Proceso según a
procedimientos
Acciones Correctivas
y Acciones
Preventivas

REQUISITOS POR CUMPLIR CLIENTE FINAL RECURSOS

NORMA

NTC-ISO 9001:2015

N/A Humano: Coordinador de Calidad.

Representante de la Gerencia.
4.1 Requisitos generales
Físicos: Oficina de trabajo.
8.2.2 Auditoría interna
Computador con office y acceso a
4.2.1 Generalidades Internet. Teléfono para la
comunicación. Material necesario
8.2.3 Seguimiento y medición para una oficina.
de los procesos
Ambiente de trabajo: Excelentes
4.2.2 Manual de calidad condiciones de iluminación.
Ergonomía
8.3 Control de producto no
conforme

4.2.3 Control de los

documentos

8.4 Análisis de datos

4.2.4 Control de los registros

8.5.1 Mejora Continua

7.6 Control de los

dispositivos de seguimiento y
de medición

8.5.2 Acción Correctiva

8.1 Generalidades

8.5.3 Acción

Preventiva
 27

Puro color
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE Compras

Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

Adquirir productos para la organización cumpliendo con las especificaciones requeridas en el

OBJETIVO DEL
momento oportuno, en las cantidades requeridas, en el lugar indicado y con precios
PROCESO.
favorables.

Inicia con la recepción de las necesidades hasta la adquisición y entrega de bienes y la

ALCANCE.
contratación de servicio

LIDER DEL
Encargado de COMPRAS
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Estudio de
Todos los Elaboración del plan de  Productos  Todos los
conveniencia y P
procesos compras de conformidad contratados procesos
oportunidad
con el presupuesto

 Certificado de
disponibilidad Elaboración del plan de  Cuenta de
 Gestión Gestión
presupuestal p compras de conformidad cobro con los
Financiera. Financiera
Registro con el presupuesto soportes
presupuestal

Evaluación de  información
desempeño del sobre
 Resolución de proveedor o contratista. necesidades
 Gestión jurídica apertura de la H para el  proveedores
contratación Realización de compras cumplimiento
de menor cuantidad de sus
actividades
 28

Indicadores de gestión
del proceso de compras
y suministros.
 Gestión de
 Seguimiento y
Recursos  Informe sobre el
 Atención a Control
Físicos El cumplimiento del plan cumplimiento
solicitud de V/A  Gestión de
 Manual de de Acción. de metas
productos. Recursos
archivo y Contratos
 Control Interno Físicos
correspondenci El cumplimiento del plan  Información  Control Interno
a de compras

Acciones correctivas,
preventivas, planes de
mejoramiento.

REQUISITOS POR CUMPLIR

FORMULARIOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS DE ley

ASOCIADOS

 Comité de evaluación de Compras, financiero ,gerencia DECRETO 1510 DE 2013

ofertas.Auditorías
Por el cual se reglamenta el sistema de
internas.Ejecución de
evaluación de desempeño del compras y contratación pública.
contratista.
 CONTROLES EXTERNOS.
 Informes a Cámara de
Comercio.

RECURSOS
REQUERIDOS
PARA EL  TÉCNICOS, INDICADORES  EFICACIA Gestión proveedores
PROCESO TECNOLÓGICOS, DEL PROCESO EFICIENCIA Optimización de pedidos
INFRAESTRUCTURA de compras y suministros

Puro color
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE Mercadeo
 29

Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

Aportar valor e innovación a todos los productos del negocio, satisfaciendo la

OBJETIVO DEL
necesidades de nuestros socios, generando un mayor cubrimiento a nivel de
PROCESO.
comunicación, atención al cliente y beneficios a los socio
ALCANCE. Contempla la adquisición, activación, retención y reactivación de clientes y socios.

LIDER DEL
Coordinador grupo de gestión de mercadeo
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Proceso de
Políticas de la  Plan de
 Todos los
direccionamiento P procesos
Dirección estratégico Elaborar plan de mercadeo mercadeo
misionales

Definir la metodología e  Manual de Todos los

 Proceso de
 Políticas de la p medición la procesos
Direccionamiento instrumentos de
dirección satisfacción al Misionales
estratégico medición de la cliente
satisfacción del cliente

Elaboración de los portafolios

 Proceso de de servicios y material físico  Todos los
 Políticas de la H  Portafolio de
Direccionamiento de apoyo a la venta y procesos
dirección servicios físico Misionales
estratégico promoción.

 Hoja de vida de Auto evaluar la gestión  Direccionamiento

indicadores de  Direccionamiento del proceso mercadeo  Medición de estratégico
gestión estratégico V/A indicadores productos
 Proceso de  Informe de  Planes de  Gestión de
gestión gestión mejoramiento evaluación y
Implementar acciones
mercadeo control
correctivas, preventivas y
de mejora del proceso

FORMULARIOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS Ley

ASOCIADOS

 Autoevaluación Actividades del PROCEDIMIENTO SERVICIO L LEY 964 DE 2005

control CLIENTE, PROECESO
 Planes de mejoramiento
 30

. ESTRATEGICO , MERCADEO
Objetivos de la intervención:

1. Proteger los derechos de los

inversionistas.

2. Promover el desarrollo y la
eficiencia del mercado de
valores.

3. Prevenir y manejar el riesgo

sistémico del mercado de
valores

REQUISITOS POR CUMPLIR

RECURSOS  Personal competente de

REQUERIDOS acuerdo con manual de
PARA EL funciones y competencias INDICADORES  Indicadores DE VENTAS Y
PROCESO laborales. DEL PROCESO COMPRAS DE PRODUCTOS
 Ambiente de trabajo ANUAL
 Herramientas para la ejecución
del trabajo.
 31

Puro color
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Diseño
GRAFICO

Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

OBJETIVO DEL Diseñar contenidos y objetos de artes graficas, que sean dinámicos y didácticos, cumpliendo con
PROCESO. las necesidades y requisitos del cliente.

ALCANCE. Inicia con el requerimiento del cliente y finaliza con la entrega del producto final

LIDER DEL
Diseñador grafico
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

Descripción del Validar informacion  Entrega de

producto Cliente P  Cliente
según los especificaciones y
deseado producción
requerimientos de procesos a seguir.
nuestros clientes

 Validación de
Seguimiento de  Planeación de los
procesos procesos productivos Producción,
procedimientos Y
técnicos  y H en operación almacenamiento
 GERENCIAL. PROCESOS/coordinaci
productivos / ón aéreas y control de clientes
administración procesos
de los recursos

 Entrega de
Entrega de producción
formatos
diligenciados para el desarrollo del
 Cliente externo H  Área de imprenta  Cliente externo
para el producto por parte de
desarrollo del compras
objeto virtual

Definición de acciones
para eliminar no
conformidades  Plan de mejoramiento
 Instrumentos de
 Administración detectadas elaborado  Direccionamiento
seguimiento y
del SIG V/A  Resultado de la Estratégico
medición del
 Direccionamiento evaluación de la  Direccionamiento
proceso.
Estratégico eficacia del plan de Estratégico
 Control Interno Toma de acciones mejora
preventivas referente a
los productos brindados
al cliente
 32

REQUISITOS POR CUMPLIR

FORMULARIOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS DE ISO 9001:2015

ASOCIADOS

 Cumplimiento con el producto en PROCEDIMIENTO DE diseño, NTC ISO 9001:2005 Sistema de Gestión de
la entrega a tiempo con el producción , operación la Calidad Términos y Definiciones
cliente .
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA

CRITERIOS AMBIENTALESPARA
TINTAS PARAIMPRESIÓN

RECURSOS  Ilustrador  índice de mantenimiento preventivo

REQUERIDOS  Diseñador  Mantenimiento preventivo
PARA EL INDICADORES
 Operario programado vs Mantenimiento
PROCESO  computadores –impresoras, DEL PROCESO preventivo realizado
conexiones eléctricas de  90% Mensual / Anua
comunicación 

Puro color
 33

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE
GERENCIA GENERAL

Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

A través de una metodología basada en el liderazgo, definir la política y directrices que

OBJETIVO DEL soporten la gestión y asignación de recursos para el logro de la misión y objetivos
PROCESO. estratégicos de la organización. Realizar seguimiento y evaluación del desempeño de los
resultados de los procesos para la adecuada toma de decisiones

Aplica para el seguimiento y direccionamiento de todos los niveles de la organización

ALCANCE.
puro color
LIDER DEL
Gerente general
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

 Direccionamiento
estratégico
Requisitos del basado en la
Cliente externo P Determinar los requisitos  Cliente externo
cliente matriz de
del cliente
requisitos del
cliente

Desarrollar, implementar y
evaluar los requisitos
 Entidades
 Requisitos H legales aplicables a la  Matriz de Gobierno
gubernamentale
legales organización con ayuda requisitos legales
s.
de la gerencia

Aprobación y asignación
 Presupuesto  Clientes
 Presupuesto  Coordinar de H de presupuestos con el revisado y internos
anual gestión financiera gestor financiero aprobado proveedores
 34

Medir la eficacia del

proceso

 identificar las no
 Informe de  Líderes de Definir y ejecutar acciones conformidades
indicadores procesos correctivas preventivas o de del proceso
 Informe de  Coordinador de V/A mejoramiento según  Planes de mejora
 Gerente general
auditoría calidad continua
 Hallazgos de resultados de seguimiento  Acciones
auditorias correctivas y
preventivas
Definir y ejecutar acción
correctivas preventivas o de
mejoramiento según
resultados de seguimiento

REQUISITOS POR CUMPLIR

FORMULARIOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS DE ISO 9001:2015

ASOCIADOS
 REQUISITOS DEL CLIENTE: Este proceso interactúa con REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Manual
Servicio oportuno y amable, todos los procesos del SGC de Calidad, Manual de Crédito, Manual de
Asesoría Confiabilidad, Información Administración de Riesgo, Procedimientos,
oportuna y veraz, Rendimiento de Estatutos
capital,

RECURSOS
REQUERIDOS PARÁMETROS Auditorías Internas, Revisión por la
PARA EL  Oficina, computador,
software, personal, DE CONTROL Y dirección, Indicadores de gestión de los
PROCESO MEDICIÓN: diferentes procesos, Comités
instalaciones, presupuesto
 35

Puro color
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE
GESTION FINANCIERA

Código: CP-07 Versión: 1 Fecha: Marzo 28 de 2020

Garantizar la adecuada gestión de los recursos financieros que se manejan

OBJETIVO DEL
PROCESO.
en la litografía puro color respondiendo a los requerimientos internos y
externos dentro del marco legal vigente, bajo los lineamientos de calidad
Comprende el recaudo, administración y control de los recursos financieros
ALCANCE. destinados al sector de las artes graficas de acuerdo con el ciclo financiero
establecido en la normatividad vigente
LIDER DEL
Director financiero
PROCESO.

Entradas Proveedor Actividades Salidas Cliente

laborar conjuntamente
Documentos con la Dirección de  Ejecuciónde
Oficinas, ingresos de  Oficinas,
de registro P gerencia general el
Direcciones, Fondo Direcciones
financiero anteproyecto de
Financiero
ingresos del Fondo
Financiero
Registrar el plan de
cuentas del
presupuesto aprobado
de acuerdo con el  Ejecución de
 Documentos Oficinas,
 Extractos H decreto de liquidación ingresos de
de registro Direcciones
bancarios, de empleados Fondo
financiero
Financiero

Cotejar los registros y  Ejecuciónde

 Copiade su consolidación en el
 Entidades v ingresos de  Gerencia
consignacione sistema integrado de general
Financieras Fondo
s Reporte información financiera Financiero
 36

Ajustar estado de
 Solicitudes
o  Organismos cuenta si es necesario.  Estados de
requerimiento de Inspección A Cuenta del  Gerencia
de estados de Vigilancia y Fondo general
cuenta. control Financiero
Imprimir el estado de
cuentas

REQUISITOS POR CUMPLIR

FORMULARIOS ASOCIADOS PROCEDIMIENTOS DE ley

ASOCIADOS

 Informacion de cuentas Gerencia general, gestión LEY 45 de 1990 en materia de

 Estados financieros financiera de recursos
intermediación financiera
 Registros de finanzas

RECURSOS
REQUERIDOS  TÉCNICOS,
PARA EL TECNOLÓGICOS,
PROCESO INFRAESTRUCTURA
 Financieros
 Humanos

Inicio Identifica necesidad Realiza captación

de personal del personal
 37

Realización de
Elaboración de un
entrevistas
plan estratégico

Revisión y
¿Candidato seleccionado?
aprobación del plan NO
estratégico

Planeación,
organización, dirección SI
y control de las
actividades

Recibe
documentos para
Recibe pedido del el ingreso
cliente

Verifica
disponibilidad del
producto

Recibir solicitud de
Presentar propuesta de
diseño
diseño de acuerdo con
la solicitud

Revisión de las
finanzas
 38

Analizar y verificar
disponibilidad del
presupuesto

Recibo de materia
prima

Planificación de
diseños o bocetos

Revisión de los
equipos

Mantenimiento de
las máquinas para la
elaboración de
diseños

Fin.
5.3. Procedimientos del SGI
 39

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13
GESTIÓN de 2020

Objetivo del proceso: Establecer el diseño para la implementación y mantenimiento del

Sistema Integrado de Gestión, con el fin de asegurar su eficiencia, eficacia y efectividad
en la aplicación

Alcance: Inicia con la Identificación de los requisitos de norma legales de cada uno de
los sistemas y finaliza con el registro y reporte mensual de los avances de implementación
del Sistema Integrado de Gestión

Definiciones

Sistema de gestión: Herramienta donde se registra el plan de implementación del SIG y

se hace seguimiento al mismo.

Sistema Integrado de Gestión :Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas

que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear
conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad,
Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo,
Gestión Documental y Gestión del Conocimiento
 40

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13
GESTIÓN de 2020

Sistema Gestión de la Calidad (SGC) : Un sistema de gestión de la calidad es la manera

en que una organización dirige y controla aquellas actividades empresariales que están
asociadas con la calidad. En líneas generales, consta de la estructura organizacional, a la
que se añaden la planificación, los procesos, los recursos y la documentación que se
utiliza para alcanzar los objetivos de la calidad, para mejorar los productos y servicios y
para satisfacer las necesidades de los clientes.

Sistema de Gestión Ambiental(SGA): Es una herramienta que permite a la

organización controlar sistemáticamente el desempeño ambiental en procesos que
incluye la estructura organizacional, planificación de las actividades, responsabilidades,
prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, llevar a
efecto, revisar y mantener la política ambiental

Sistema de gestión Seguridad y Salud en el Trabajo (SSST): Parte del sistema

integrado de gestión, que facilita la administración de los riesgos de seguridad y salud en
el trabajo asociados con el desarrollo de los procesos de la organización. Incluye la
estructura organizacional, actividades de  planificación, responsabilidades, prácticas,
procedimientos, programas y recursos para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y
mantener la política y objetivos de seguridad y salud en el trabajo

Sistema de Gestión Documental (SGD): es un conjunto de estándares y procesos

mínimos tendientes administrar, controlar y monitorear la gestión documental de una
organización para garantizar su óptimo funcionamiento y mejora continua

Planificación de la Calidad: Parte de la Gestión de la calidad enfocada al

establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la
calidad. Este concepto recoge lo que se conoce como Planificación estratégica,
planificación Operativa y planificación del SGC. El resultado de la Planificación de la
Calidad son salidas que dan respuesta al qué, quién, cómo, cuándo, cuanto, con qué y
donde; esas salidas son llamadas disposiciones establecidas y suelen encontrarse en los
documentos (Lineamientos, resoluciones, procedimientos...)

Política del Sistema Integrado de Gestión: intención global y orientación de la

organización expresada formalmente por la alta dirección, relativa a la gestión de los
sistemas que componen el sistema integrado de gestión.
 41

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13
GESTIÓN de 2020

Plan de Implementación del Sistema Integrado de Gestión: es el instrumento gerencial

en donde se programan las actividades y tiempos de ejecución requeridos para
implementar, de acuerdo con los requisitos legales y de norma técnica, cada uno de los
subsistemas que componen el sistema integrado de gestión.

Manual de Sistema Integrado de Gestión: Documento donde se establece el

alcance, la justificación de las exclusiones, procedimientos documentados o
referencias a los mismos y la descripción de la interacción entre los procesos del
Sistema Integrado de Gestión de la organización

Objetivos del Sistema Integrado de Gestión: algo ambicioso o pretendido, relacionado

con el cumplimiento de la política del sistema integrado de gestión

Sistema de gestión Seguridad y Salud en el Trabajo (SSST): Parte del sistema

integrado de gestión, que facilita la administración de los riesgos de seguridad y salud en
el trabajo asociados con el desarrollo de los procesos de la organización. Incluye la
estructura organizacional, actividades de  planificación, responsabilidades, prácticas,
procedimientos, programas y recursos para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y
mantener la política y objetivos de seguridad y salud en el trabajo

Sistema de Gestión Documental (SGD): es un conjunto de estándares y procesos

mínimos tendientes administrar, controlar y monitorear la gestión documental de una
organización para garantizar su óptimo funcionamiento y mejora continua

Planificación de la Calidad: Parte de la Gestión de la calidad enfocada al

establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la
calidad. Este concepto recoge lo que se conoce como Planificación estratégica,
planificación Operativa y planificación del SGC. El resultado de la Planificación de la
Calidad son salidas que dan respuesta al qué, quién, cómo, cuándo, cuanto, con qué y
donde; esas salidas son llamadas disposiciones establecidas y suelen encontrarse en los
documentos (Lineamientos, resoluciones, procedimientos...)
 42

Política del Sistema Integrado de Gestión: intención global y orientación de la

organización expresada formalmente por la alta dirección, relativa a la gestión de los
sistemas que componen el sistema integrado de gestión.

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13
GESTIÓN de 2020

Documentos del Sistema Integrado de Gestión: es la documentación requerida por la

organización para dar cumplir con sus funciones, compuesta por Políticas y Objetivos,
manual del SIG, manuales de procesos y procedimientos lineamientos, resoluciones,
hojas de vida de indicadores, , Mapas de Riesgo, guía de Administración del riesgo y
demás incluidos en el Manual del Sistema Integrado de Gestión”

Eficacia: extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles
 43

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13
GESTIÓN de 2020

N° Actividades Descripción Responsable Registro

(Diagrama de Flujo)

INICIO identificar los requisitos de

1 Profesionales Matriz de
norma o legales requeridos Oficina Asesora diagnóstico del
para la implementación de
cada uno de los sistemas de Planeación SIG
que componen el Sistema Profesional
Integrado de Gestión líder de cada
identificar sistema
requisitos?

Evaluar el avance del Plan Acta de reunión

Evaluar
de implementación del año
avance año Profesionales
anterior y establecer las
anterior? Oficina Asesora de
2 actividades que quedaron
Planeación
pendientes de ejecución
 44

Actividades ¿Quedaron Profesionales Oficina

pendientes año
Acta de reunión
actividades Asesora de Planeación
anterior? pendientes del año
pasado?Si:
Si priorizarlas para
incluirlas en el plan
de
implementaciónNo:
NO
Continuar en las
actividad Nº3

Coordinar
Incluir Profesionales
actividades
reunión con la Acta de reunión
dependencia Oficina Asesora de
pendientes
líder de cada Planeación
sistema y definir Profesional líder de
Coordinar reunión las actividades cada subsistema
Subsistemas que se deben
incluir en el Plan
de
Implementación
del SIG
3
Presentar a la
alta dirección Profesionales Acta de Reunión
Presentar y
definir
propuestas de Oficina Asesora de Presentaciones por
actividades del Planeación sistema
actividades
Plan de Profesional líder de
Implementación y cada sistema
definir las
actividades que
deben quedar
incluidas

Analizar Recibir y analizar Profesionales Acta de

observaciones
las Oficina Asesora de reunión/Correo
observaciones o Planeación electrónico
4 recomendaciones
del Plan de
Implementación
realizadas

¿Las
Observaciones observaciones
pertinentes? Acta de
realizadas son Profesionales
pertinentes? Si: Oficina Asesora de reunión/Correo

Realizar
ajustes
 45

Realizar los Planeación electrónico

ajustes al plan y
5 realizar la
socialización del
mismo y pasar a
la actividad 2.No:
Continuar con la
actividad 6

si

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI -01

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión 1 de 7
PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero
IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
Mayo 13 de
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: 2020
GESTIÓN
 46

Descripción Responsable Registro

Registrar el Profesionales Plan de

Plan de Oficina Asesora de Implementación
Registrar plan
6 Implementación Planeación
del SIG en
SISGESTION y
Aprobar plan
comunicarlo a
7 todos los
procesos
Plan de
Aprobar el Plan de Implementación
Implementación en Profesionales
SISGESTION Oficina Asesora de
Planeación
8 Brindar asesoría a
los procesos Brindar asesoría y
acompañamiento a Profesionales Correo Electrónico
los procesos para Oficina Asesora de Actas de Reunión
la implementación Planeación
de las actividades Profesional líder de
del Plan de cada sistema
Implementación

Desarrollar
actividades
Desarrollar las Procesos que
Profesionales de soporten el
actividades los Procesos de la
definidas en el desarrollo de las
organización actividades del
Plan de Plan de
Implementación Implementación
del Sistema
Integrado de
Gestión
 47

Actividades ¿Quedaron Profesionales Oficina

pendientes año
Acta de reunión
actividades Asesora de Planeación
anterior? pendientes del año
pasado?Si:
Si priorizarlas para
incluirlas en el plan
de
implementaciónNo:
NO
Continuar en las
actividad Nº3

Coordinar
Incluir Profesionales
actividades
reunión con la Acta de reunión
dependencia Oficina Asesora de
pendientes
líder de cada Planeación
sistema y definir Profesional líder de
Coordinar reunión las actividades cada subsistema
Subsistemas que se deben
incluir en el Plan
de
Implementación
del SIG
3
Presentar a la
alta dirección Profesionales Acta de Reunión
Presentar y
definir
propuestas de Oficina Asesora de Presentaciones por
actividades del Planeación sistema
actividades
Plan de Profesional líder de
Implementación y cada sistema
definir las
actividades que
deben quedar
incluidas

Analizar Recibir y analizar Profesionales Acta de

observaciones
las Oficina Asesora de reunión/Correo
observaciones o Planeación electrónico
4 recomendaciones
del Plan de
Implementación
realizadas

¿Las
Observaciones observaciones
pertinentes? Acta de
realizadas son Profesionales
pertinentes? Si: Oficina Asesora de reunión/Correo

Realizar
ajustes
 48

Realizar los Planeación electrónico

ajustes al plan y
5 realizar la
socialización del
mismo y pasar a
la actividad 2.No:
Continuar con la
actividad 6

si

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SIG

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13
GESTIÓN de 2020
 49

Establecer el
nivel de
10 Establecer nivel de entendimiento de Profesionales de Formato de
las los Procesos de
entendimiento
la Entidad
nivel de
socializaciones y entendimiento
capacitación de las
programadas en capacitaciones
el plan de y/o
Se logró implementación socializaciones
entendimiento? del SIG. ¿Se
logró el
entendimiento de
las
socializaciones y
capacitaciones Formato de
realizadas? Si: Profesionales de
los Procesos de nivel de
Continuar con la la Entidad entendimiento
Implementar No actividad 11No: de las
acciones Definir e capacitaciones
implementar y/o
acciones para socializaciones
garantizar el
entendimiento y
volver a
establecer el nivel
Si de entendimiento
Profesionales
11 Plan de
Registrar Realizar el Oficina
Implementación
avance registro mensual Asesora de
del SIG
de los avances Planeación
de
implementación
12 del Sistema
Integrado de
Fin
Gestión y
reportarlo a la
Oficina Asesora
de Planeación
durante los 5
primeros días del
mes

Proceso SISTEMA CÓDIGO PR- SGI

INTEGRADO DE GESTIÓN Versión -01

PROCEDIMIENTO DISEÑO E Numero 1 de 7

IMPLEMENTACIÓN DEL de paginas
 50

SISTEMA INTEGRADO DE Fecha: Mayo 13

GESTIÓN de 2020

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normas Técnicas de cada sistema

Formato de Plan de Implementación del SIG

SISGESTION

Formato Nivel de Entendimiento Capacitación o Socialización

ANEXO 1: control de cambios

Ítem Nombre del ítem Descripción del Cambio

1 Descripción de actividades
implementación creación y diseño
del sistema de gestión integrado

Proceso sistema integrado gestión CÓDIGO PR-SiC.

de la calidad Versión -01
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Numero 1 de 6
DOCUMENTOS. Y REGISTROS de
paginas
Mayo 13
Fecha: de 2020
 51

Objetivo del proceso: Establecer los rasgos para el control la identificación, revisión,
aprobación, divulgación, actualización, de cambios, para emplear en los puntos de uso y
retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema de Gestión de calidad

Alcance: Aplicar este procedimiento a todos los documentos generados internamente o

de fuentes externas tales como políticas, reglamentos, normas, otros documentos
normativos, libros, esquemas (planos o dibujos) software, especificaciones, instrucciones
y manuales que son parte del Sistema de Calidad.
Definiciones
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas, puede ser en medio físico o magnético.
Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Instructivo: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta
informática, su desarrollo dependerá de la complejidad de los mismos, el tipo de toma de
decisiones o incidencia en la operación de la Entidad. Es preciso aclarar que no todos los
formatos o herramientas informáticas requieren instructivo.
Manual de Calidad: (MC) Documento que específica el Sistema de Gestión de la Calidad
de una organización. 
Manual de Procedimientos: (MPR) Documento que contiene información válida y
clasificada sobre la estructura específica como se deben llevar a cabo las actividades
propias de cada procedimiento. 
  
Manual de Procesos: (MP) Documento que ofrece una descripción actualizada, concisa y
clara de las actividades contenidas en cada proceso y sus procedimientos asociados. Por
ello, un manual no se considera como concluido y completo, ya que debe evolucionar con
la organización. 
 
 Plan: Documento que especifica los objetivos, metas, actividades, mediciones y recursos
asociados que deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato. 

  
 52

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-Sig.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020

Políticas: Conjunto de estrategias, normas y parámetros que sirven de guías para

orientar la acción; criterios o lineamientos generales que orientan la actuación de los
servidores públicos para alcanzar los objetivos y metas de la organización. Es un marco
general de actuación. 
  
Procedimiento: Se define como la manera especificada de llevar a cabo una actividad o
proceso. Usualmente se emplean procedimientos escritos o en medios magnéticos;
aunque también se pueden utilizar medios audiovisuales. 
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados, para el logro de un objetivo propuesto. 
Registros: Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas. 
  
Sistema de Gestión de la Calidad: El sistema de gestión de la calidad es la parte del
sistema de gestión de una organización que sobre la base de objetivos de la calidad, se
concentra en el logro de resultados con el fin de satisfacer las necesidades, las
expectativas y los requisitos de las partes interesadas

Estructura de los documentos: Es la guía para la presentación de un documento,

describe los contenidos mínimos que debe incluir. 

Generación de documentos: Consiste en la acción de elaborar, revisar y aprobar un

documento necesario para el desarrollo de actividades o procesos en puro color
Documento: Información y su medio de soporte. El medio soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotográfico o combinación de estos. 
  
Documento obsoleto: Documento que ha perdido vigencia por una nueva actualización o
versión. 
Política de Calidad: Intención y Orientación de una entidad relativa como se expresa
formalmente por la alta dirección de la entidad
Objetivo de Calidad: Algo ambicionado o pretendido relativo a la calidad.
Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada
proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y
las actividades de acuerdo con el ciclo P.H.V.A.
 53

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-Sig.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020

Generalidades
Los documentos en medio físicos se firman en el campo “Elaboró”, “Revisó” y “Aprobó”,
en la página número
Las tablas y gráficos se realizan de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Los
documentos se revisan periódicamente durante su implementación por parte de los
usuarios del mismo; en caso que un documento no haya sufrido modificaciones durante
su uso, este es revisado mínimo cada dos años para ratificarlo, modificarlo o eliminarlo
.Las enmiendas de forma manual a los procedimientos del SG pueden ser detectadas por
los responsables de su aplicación y comunicadas para su identificación, firma y fecha por
el responsable del control de los documentos; esta condición sólo aplica para cambios de
forma (errores de ortografía, puntuación, márgenes y redacción).Cuando el responsable
de la aplicación del documento detecte la necesidad de modificar ,o encuentre errores de
fondo dentro del mismo, debe comunicar de inmediato al responsable del control para
realizar la enmendadura, informar a los demás funcionarios que apliquen dicho
documento, y solicitar formalmente el cambio de versión. Toda la documentación del SG
debe ser identificada, legible y conservada en forma ordenada para que pueda ser
accesible y analizada por las partes interesadas

REFERENCIAS
Norma Internacional ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad -Requisitos
Planificación del diseño y desarrollo
Documentación externa: -Normativas aplicables. -Manuales Técnicos. -Otra
documentación externa: catálogos proveedores, certificados
Documentación interna: -Manual de Gestión de la Calidad. -Manual de Procedimientos.
Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras
disposiciones
 54

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-Sig.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020

FORMATO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ELABORACION DE DOCUMENTOS

La confección de todos los procedimientos, los instructivos de trabajo se realiza de
acuerdo a lo especificado en los procedimientos emanados de la Dirección y
corresponden a los siguientes documentos:
A-procedimientos para la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo, PR

1. Instructivo para numerar los procedimientos, instructivos de trabajo y registro

2. Instructivo sobre generalidades en la elaboración de procedimientos e instructivos de
trabajo
3. Instructivo para la elaboración de procedimientos I
4. Los documentos confeccionados tienen en el encabezado una identificación única
donde se especifica el código, número, Nº de revisión, numeración de páginas y el total de

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-Sig.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020
 55

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-Sig.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020

Ellas y en el pie de página, los cargos que elaboran, revisan y aprueban el documento.
Además se registra la ruta de acceso y nombre del archivo.
5. La Identificación de cada documento es única y se realiza de la siguiente forma según
corresponda a:
6. Procedimientos se identifican como PR XXX Instructivos de trabajo se identifican como
IT
7. La persona que elabora un documento debe solicitar al Encargado de Calidad la
numeración correspondiente ya que es él quien administra la totalidad de documentos del
Sistema de Calidad

Procedimiento para el Control de registros.

5.1.8.1. Identificación de los registros.
La identificación de los registros se realiza de acuerdo con las indicaciones de la Tabla
1. No obstante, se pueden identificar o definir otros registros externos. El control de los
registros se realiza mediante el Listado de Documentos. Allí se especifica:
a. Nombre del formato para el registro.
b. Código del formato si es de origen interno
 56

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-SiC.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020

c. Tiempo de retención.
d. Disposición Final.5.1.8.2. Diligenciamiento, archivo y legibilidad. Para asegurar la
legibilidad de los registros, se debe:
-Diligenciar de manera clara, con el fin de que sean entendidos fácilmente
-Evitar tachones, enmendaduras y cualquier acción que pueda alterar la legibilidad del
mismo o su validez

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Identificarla necesidad de elabora un nuevo documento y/o realizar

modificaciones en uno ya existente ó eliminar un documento para el Sistema
Integrado de Gestión
Responsable/área o grupo de trabajo: Todos las áreas y grupos de trabajo
Elaborar y/o actualizar el documento teniendo en cuenta la estructura
documental definida en los anexos del presente procedimiento
Instructivo para elaboración y codificación de registros y documentos del SIG
Responsable Encargado SIG y grupos de trabajo de todas las áreas
Actualizar listado maestro de documentos y listado maestro de formatos,
publicarlos en la página web e intranet
Documento del SIG Listado maestro de documentos Listado maestro de
formatos
 57

Profesional Grupo de Gestión Administrativa

Archivar documentos de acuerdo con lo establecido en Tablas de Retención
Documental y archivar medios magnéticos para el control de los mismos

Proceso sistema integrado CÓDIGO PR-Si.

gestión de la calidad Versión -01

Numero 1 de 6
PROCEDIMIENTO CONTROL de paginas
DE DOCUMENTOS. Y Fecha: Mayo 13
REGISTROS de 2020

Documento del SIG

Profesional Grupo de Gestión Administrativa y Documental

CONTROL DE CAMBIOS
Ítem Nombre del ítem Descripción del Cambio

1 Instructivo para la
codificación de
documentos del SIG

2 Anexo 4. Instructivo para la

codificación de
documentos del SIG para
manuales, guías,
 58

instructivos, metodologías,
protocolos.

3 Descripción de actividades

5.3.2 Procedimientos SST.

5.3.3 Procedimientos Ambiental.

Proceso sistema de gestión CÓDIGO PR-GC.

ambiental Versión -01

Numero 1 de 3
PROCEDIMIENTO de paginas
Para la identificación de Fecha: Mayo 13
aspectos valoración de de 2020
impactos ambientales

Objetivo: Identificar los diferentes aspectos e impactos ambientales que se generan a

través de las diferentes actividades o productos en la entidad para realizar controles y
medidas necesarias para minimizar las afectaciones que se dan al medio ambiente.
Alcance: Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades en la entidad
primero se inicia con la identificación de aspectos e impactos ambientales y luego con los
controles requeridos y responsables para aquellos impactos ambientales.
Definiciones:
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente
Impacto Ambiental: Es el efecto adverso causado por el desarrollo industrial, o proyectos
de infraestructura o por la liberación de sustancias en el ambiente
 59

Control Operacional: Está formado por la documentación generada para identificar y

controlar aquellas operaciones y actividades relacionadas con los aspectos
medioambientales
Medio Ambiente: Es un conjunto equilibrado de elementos que engloba la naturaleza, la
vida, los elementos artificiales, la sociedad y la cultura que existen en un espacio y tiempo
determinado
Evaluación del Impacto Ambiental: Procedimiento técnico-administrativo que sirve para
identificar, evaluar y describir los impactos ambientales que producirá un proyecto en su
entorno en caso de ser ejecutado

Proceso sistema de gestión CÓDIGO PR-GC.

ambiental Versión -01

Numero 1 de 3
PROCEDIMIENTO de paginas
Para la identificación de Fecha: Mayo 13
aspectos valoración de de 2020
impactos ambientales

Recursos Naturales: Hacen referencia a bienes que son de origen natural, que no se

encuentran alterados por la actividad humana, de los cuales las sociedades se valen
mediante su explotación para lograr su bienestar y desarrollo
Política Ambiental: Los objetivos generales y principios de acción de EPHP con respecto
al medio ambiente, incluido el cumplimiento de todos los requisitos normativos
correspondientes al medio ambiente.
Referencia: MGA. Manual de Gestión Ambiental SGA. - Norma UNE-EN ISO 14001:2004
- Requisito 4.3.3. Objetivo, metas y programas.
Responsables
El Comité de Gestión Ambiental tiene las siguientes responsabilidades:
- Debatir el borrador del Programa de Gestión Ambiental elaborado por el RGA.
- Proponer los objetivos, metas y Programa de Gestión Ambiental a la Dirección para su
aprobación.

Descripción del Procedimiento

Una vez al año, comunicarle al personal que elaboren propuestas de objetivos y metas
ambientales. Con el fin de desarrollarlos, a su vez con acciones o controles asociadas a
cada una de los ámbitos en que se desarrollan en la entidad como las actividades,
procesos, instalaciones, etc. Incluidas en el Sistema de Gestión Ambiental.
 60

Descripción de las actividades:

1-Analizar y revisar las evaluaciones de aspectos e impactos ambientales
Entradas de insumo: normatividad aplicable
Responsables: profesional ambiental
2-Estabvlecer las condiciones de operación en las que se está realizando el análisis
Entradas de insumo: instructivo para la identificación y evaluación de aspectos e
impactos ambientales

Proceso sistema de gestión CÓDIGO PR-GC.

ambiental Versión -01

Numero 1 de 3
PROCEDIMIENTO de paginas
Para la identificación de Fecha: Mayo 13
aspectos valoración de de 2020
impactos ambientales

Responsables: profesional ambiental

3-Identificar los requisitos legales y verificar el grado de cumplimiento y asignar la
calificación correspondiente
Entradas de insumo: nomograma de la entidad
Responsable: profesional ambiental
4-Asignar controles y responsables para los impactos ambientales significativos
Entradas de insumo: Matriz de identificación y evaluación
Responsables: profesional ambiental
5-Verificar si los documentos si cumplen
Entradas de insumo: correo electrónico
Responsables: profesional ambiental
 61

Anexo
Control de Cambios

Fecha Versión Descripción del cambio

realizado
2020/07/07 001 Se actualiza el
procedimiento con el fin de
incluir todas las
actividades
2020/07/07 002 Se realizan ajustes y
aclaraciones en las
actividades del
procedimiento
2020/07/07 003 Se realizan ajustes y
aclaraciones de acuerdo a
cambios ocurridos en el
desarrollo del
procedimiento.

5.3.4 Procedimientos integrados (documentos y registros, requisitos

 62

Proceso GESTIÓN Documental CÓDIGO PR-GCM-01

Procedimientos integrados Versión 01
(documentos y registros, requisitos Numero de 1 de 4
legales) paginas

Fecha Mayo 13 de
2020

Objetivo del proceso: Asegurar que se identifiquen, califiquen, y verifiquen los

documentos registros y requisitos legales requeridos para la planificación y operación
del sistema de gestión de calidad ,ambiental, de seguridad y salud ocupacional
igualmente otros requisitos que sean aplicables a las actividades, productos, servicios,
aspectos ambientales, riesgos y peligros, garantizando su actualización y
cumplimiento

Alcance: Inicia con la revisión periódica de las fuentes de consulta de legislación

requeridos para la planificación y operación del Sistema de Gestión de Calidad,
Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional y termina con la realización de
seguimiento a las actividades definidas en los planes que den cumplimiento de los
requisitos legales

Definiciones

Registro: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia

de actividades realizadas. Pueden ser formatos diligenciados, actas, contratos, lista de
chequeos diligenciados y otros. Como proporcionan evidencia no pueden ser modificados.

Documento. Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,

disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos. Los documentos pueden ser (procedimientos, instructivos, formatos, planes,
programas, matrices, documentos de origen externo
 63

Proceso GESTIÓN Documental CÓDIGO PR-GCM-01

Procedimientos integrados Versión 01
(documentos y registros, requisitos Numero de 1 de 4
legales) paginas

Fecha Mayo 13 de
2020

Requisitos legales: Documento que orienta el diligenciamiento de un formato o

herramienta informática, su desarrollo dependerá de la complejidad de los mismos, el tipo
de toma de decisiones o incidencia en la operación de la Entidad. Es preciso aclarar que
no todos los formatos o herramientas informáticas requieren instructivo.

Calificación del Cumplimiento Legal: acción de emitir concepto acerca del

cumplimiento o no de los requisitos legales que le son aplicables a la
organización.  Identificación de Requisitos Legales: identificar y tener acceso a los
entes emisores de normatividad (Congreso de la República, Ministerios,
Corporaciones Autónomas Regionales, entre otras entidades que legislen requisitos
de clientes, partes interesadas y los propios de la Entidad) y a los requisitos legales
Ambientales y de Seguridad y Salud Ocupacional aplicables a la Entidad y otros que
ésta suscriba, para incluirse en las respectivas matrices de chequeo, para su
respectiva actualización y evaluación de cumplimiento

Requisitos Especiales: Hace referencia a todos aquellos requisitos que, para su

verificación de cumplimiento, se requiere de un conocimiento técnico especifico

Verificación: confirmación mediante aporte de evidencia objetiva, de que se han

cumplido los requisitos especificados

REFERENCIAS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 64

Decreto 1072 de 2015

Decreto 1443 de 2015

Proceso GESTIÓN Documental CÓDIGO PR-GCM-01

Procedimientos integrados Versión 01
(documentos y registros, requisitos Numero de 1 de 4
legales) paginas

Fecha Mayo 13 de
2020

NTC ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión

Ambiental
. Requisitos
NTC OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional
NTC
ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Identificar Los requisitos legales y Otros aplicables

Descripción
*Identificar, consultar, y analizar mensualmente, la aplicabilidad de los requisitos legales
requeridos para la planificación y operación del sistema de gestión de calidad, ambiental,
de seguridad y salud ocupacional
*Responsable Profesional enlace del SIG de cada proceso

*Registro Normas identificadas

*DILIGENCIAR NORMOGRAMA Y ENVIAR A LA OAP

*Registrar las normas identificadas en el Normograma y enviarlas a la Oficina Asesora

de Planeación (Profesional enlace del SIG de cada proceso)

*ANALIZAR, PLANIFICAR Y GESTIONAR CAMBIOS

 65

* Analizar, planificar y gestionar los cambios y actividades necesarias para el cumplimiento de los
requisitos legales.

Profesional enlace del SIG de cada proceso

Análisis Requerido para el cumplimiento de la legislación

 EVALUAR CUMPLIMIENTO REQUISITOS LEGALES

 Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros Ambientales, de Seguridad y Salud

Ocupacional en las diferentes ares de la organización , siempre que se desarrolle una auditoría
interna o una visita de asesoría

 Profesional enlace del SIG de cada proceso

 informe de Auditoría y/o de comisiones

 Socializar los requisitos legales
 Divulgar y socializar el procedimiento y sus herramientas al igual que los requisitos
legales aplicables a través de videoconferencias, charlas, publicaciones entre
otros

 Profesional enlace del SIG de cada proceso

 Listas de asistencia

Proceso GESTIÓN Documental CÓDIGO PR-GCM-01

Procedimientos integrados Versión 01
(documentos y registros, requisitos Numero de 1 de 4
legales) paginas

Fecha Mayo 13 de
2020

Ítem Nombre del ítem Descripción del Cambio

1 Creación DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
 66

ANEXOS

VERSIÓN 02

FORMATO DE CONTROL DE CÓDIGO:

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS PME-F03

Fecha
13/12/2020
REALIZADA
FECHA EQUIPO CÓDIGO MP MC FIRMA
POR
 67

MP: Mantenimiento preventivo MC: Mantenimiento correctivo

FORMATO Página 67 de 107

VERSIÓN 01

COMPRA DE ELEMENTOS TECNOLOGICOS

CÓDIGO GT-FT01
Fecha:
Fecha
28/05/2020

1. Fecha de entrega o devolución:

2. Tipo de novedad: (Marcar con una X según el tipo de novedad por el que se realizará la entrega)

Entrega Devolución Traslado

3. Datos de los responsables de la entrega y recepción:

DATOS DE QUIEN REALIZA LA DATOS DE QUIEN RECIBE EL/ LOS
ENTREGA BIENES
Nombre: Nombre:
Correo Correo
electrónico electrónico
: :
Área: Área:
Cargo: Cargo:

4. Bienes por entregar

Por medio de la presente se hace entrega de los siguientes elementos tecnológicos ( se debe
diligenciar una fila por cada bien que vaya a ser entregado, adicione los que considere necesarios ):

ELEMENTO O SERIALES ESTAD ACCESORIOS

MODELO O
 68

Para entrega de equipos de internet móvil, favor diligenciar la siguiente información:

Marcar con una X los accesorios que hacen parte de la entrega o devolución

Batería Cable USB Conector de corriente

MIFI SIM CARD

MODEL SERIA IMEI SERIAL SIM NÚMERO SIM
O L

5. Licenciamiento específico
Por favor diligencie la información de instalación de antivirus McAfee:

PRODUCTO VERSIÓN OBSERVACIONES

6. Observaciones adicionales (Diligencie si considera que debe complementar la información)

Si le fueron entregados bienes para la ejecución de actividades en el cumplimiento de sus

funciones, los mismos están bajo su responsabilidad y de presentarse un cambio de contratación o
desvinculación de la Unidad, deberá devolverlos y notificar a su supervisor o jefe inmediato y a la
Oficina de Tecnologías de la Información a través de este formato.
Los siguientes son los deberes a su cargo frente a los bienes relacionados:

HARDWARE
a. Cuando requiera la asignación, traslado o devolución de un equipo de cómputo o bien
tecnológico a su cargo, se solicitará a la Oficina de Tecnologías de la Información y al
área de inventarios la asignación, autorización o retiro correspondiente.
 69

b. En caso de requerir el cambio de un equipo de cómputo o una parte, solicitaré a la Mesa

de Servicios tecnológicos (#5) - Oficina de Tecnologías de la Información el cambio
respectivo.
c. Informaré oportunamente a la Oficina de Tecnologías de la Información a través de la
Mesa de Servicios tecnológicos (#5), cualquier falla o novedad en los equipos de
tecnológicos o bien tecnológico que me fueron asignados.
d. Los equipos de cómputo y/o elementos tecnológicos que me fueron asignados, los
destinaré exclusivamente para el cumplimiento de las funciones/actividades de la
UNIDAD.
e. Responderé por el inventario de hardware y software asignado.
f. No trasladaré del sitio de entrega e instalación ningún pc, impresora, escáner o equipo
tecnológico, ya que esto ocasiona la perdida de las garantías existentes.
g. Si requiero mover pcs, impresoras o escáner luego de configurados, debo informar a la
Mesa de Servicios (#5) - oficina de tecnologías de la información, ya que se debe
reconfigurar y esta labor tiene costos adicionales. Así como la posible pérdida de las
garantías.
h. Seré responsable de los elementos entregados y me comprometo a cuidarlos y hacer
buen uso de los mismos.
i. En caso de presentarse hurto o pérdida de algún equipo se deberá instaurar la denuncia ante
la policía nacional y relatar los hechos e informar por correo electrónico a
[email protected] de la oficina de tecnología de la información,
adjuntando el denuncio.

Todos los equipos, periféricos y cables están asegurados por el proveedor, sin embargo, de no
realizarse el reporte de hurto o perdida antes de los 20 días, el usuario encargado debe responder
por el equipo ya que el seguro no lo cubre pasado este tiempo.

SOFTWARE
j. NO borraré, deshabilitaré o sobrescribiré el software instalado en el equipo de cómputo
asignado, esto incluye: office, sistema operativo, antivirus, cortafuegos o servicios de
actualización automática.
k. NO descargaré de internet, ni instalaré ningún software que no se encuentre
debidamente autorizado para su uso en el equipo de cómputo asignado. De requerir
software se solicitará a la oficina de tecnologías de la información para su autorización
e instalación.
 70

RESPALDO Y CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

l. Reconozco que existen espacios de almacenamiento en One Drive de Office 365 y en el
servidor de archivos de la UNIDAD donde puedo guardar información importante y
necesaria para la organización.
m. Reconozco que soy responsable del buen uso de la información almacenada en mi
estación de trabajo, evitando así la fuga o divulgación no autorizada de la misma.

Entrega: Recibe:

Firma Firma
Nombre Nombre

Versión Fecha del cambio Descripción de la modificación

1 28/11/2018 Creación del formato
 71

FORMATO Página 71 de 107

VERSIÓN 01

CÓDIGO FT-GIC-01
Producto y/o Servicio No conforme
Fecha:
Fecha
20/03/2020

Descripción y tratamiento del Producto y/o Servicio No conforme

Producto y/o Servicio No conforme detectado por: Nombre del funcionario que lo detecta

Descripción del Producto y/o Servicio No conforme:

 72

Tratamiento del Producto y/o Servicio No conforme

Corrección Concesión

Descripción del tratamiento:

Fecha del tratamiento: Responsable:

Seguimiento al Tratamiento del Producto/Servicio No Conforme

Resultad
Fecha de verificación Responsable Observaciones
o

Requiere tomar una acción: Correctiva Preventiva Mejora

Firma: _____________________

Líder del proceso o responsable

 73

FORMATO Página 73 de 107

VERSIÓN 01

GF-FT-
CÓDIGO
CUENTA DE COBRO PARA 01
PROVEEDORES Fecha:
Fecha 20/03/20
20

Nombre completo O

No Contrato y Vigencia

Dependencia / Total de pagos  

  Pago Actual No:   Pago Final
Grupo: Avance ________
_________
INFORMACIÓN BÁSICA DEL CONTRATISTA / EJECUTOR
 74

OBJETO DEL CONTRATO:

INFORMACIÓN FINANCIERA DEL CONTRATO O CONVENIO

Valor Valor Val
Fuente No. De
Inicial de los or
de registro
Registro Pagos a Valor(es) pagado(s):
Financia Presupu
Presupu Efectu pag
ción estal
estal ados ar
Valor Total $
         
Contrato: -
Pagos $
         
Efectuados -
$
          Valor a pagar -
$
          Saldo -
Porcentaje de
         
Ejecución #¡DIV/0!

ANEXOS

RUT (Para primer

Parafiscales     Entrada Almacén  
pago)

Factura (Régimen Común)   Otro    

Observaciones del Supervisor:

 75

En calidad de supervisor del contrato, manifiesto que el contratista cumplió a satisfacción y dentro
de los términos contractuales con las obligaciones establecidas en el contrato.

Igualmente certifico que el Contratista dio cumplimiento a lo establecido en las disposiciones

legales vigentes sobre el régimen de seguridad social (conforme a lo señalado en el artículo 50 de
la Ley 789 de 2002, la Ley 1562 de 2012, decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la
materia), como también cumplió con los aportes al sistema de seguridad social

Por lo anterior, autorizo el pago por valor de (valor en letras) ($XXXXXX)

   
       

FIRMA DEL SUPERVISOR    

NOMBRE SUPERVISOR:        

CARGO:          

C.C.:                  
 76

           

Fecha: 22/04/2020
 
Versión: 1
  SOLICITUD DE CERTIFICADO DE
PAGOS Y SALDOS Código: GF-F-23
 
Página: 1 de 1
 

 
 
COMPROMISOS
 
  ADQUIRIDOS POR

Documento Soporte
   

 
Nombre Completo del
  Contratista  

Seleccione el Tipo de
No.  
Identificación
 
 77

 
Número y fecha de
suscripción del acto
   

 
Indique Número de
 
Registros
Presupuestales y año
  de expedición

  NOVEDADES PRESUPUESTALES

 
  Contrato Inicial   Valor Inicial  

Modificaciones Valor
     
Contractuales Adiciones

Cantidad de
    Valor Total $ -
Modificaciones
 
 

  Nombre del Solicitante  

 
Nota: Después de diligenciado el
  Formato, se puede guardar en
PDF y remitir de manera digital.
           
 78

FORMATO Página 78 de 107

VERSIÓN 01

REQUERIMIENTO DE PERSONAL CÓDIGO RH-FT-01

Fecha 12/02/2020

FECHA SOLICITUD: CANTIDAD DE PERSONAS: LUGAR DE TRABAJO:

   
 

VINCULACIÓN CON CARGO A:

Diseñador grafico   Contrato:  

Nombre del contrato:  
Convenio
Puro color    
: Nombre del convenio:  

CARGO O ESPECIFICACIÓN DEL SERVICIO:

 79

TIPO DE CONTRATACIÓN: MOTIVO DEL REQUERIMIENTO:

Contrato a Término Fijo   Fecha de inicio:   Nuevo Proyecto    

Contrato a Término
  Fecha Final:   Cargo Nuevo    
indefinido
Cargo Existente
Contrato por Obra o Labor                      
(Reemplazo) :
Nombre de la persona quien
                 
Contrato por Prestación de Reemplaza:
Servicios
     
VALOR MENSUAL DEL
  Forma de Pago
CONTRATO/ SALARIO:
VALOR AUXILIO DE
   
RODAMIENTO:
 

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN:  

FORMACIÓN:                                          
 80

EXPERIENCIA:
                                         

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS O FUNCIONES:                                

 

SOLICITADO POR : APROBADO:

 81

FIRMA:   FIRMA:  

NOMBRE
NOMBRE:    
:
CARGO   CARGO  

FORMATO Página 81 de 107

VERSIÓN 01

CÓDIGO RH-FT-01
INFORME DE ENTREVISTA
VIGENTE
13/12/2020
DESDE

 
Fecha
Nombre del Candidato:    
Entrevista:
                                                                     
Proces
Cargo al que se Presenta:    
o:
                                                                     
FUENTE DE RECLUTAMIENTO (¿quién lo                
referenció?)

Descripción familiar (Familia y hogar, ocupación de la familia, nivel educativo de la familia, valores familiares,
procedencia, vecindario, ingresos económicos del hogar)
 82

Educación y formación (Estudios secundarios y superiores realizados, cursos, actualizaciones, programas de

sistemas que maneja - nivel de dominio, idiomas - nivel de dominio escrito, hablado y escucha, conocimientos específicos,
herramientas o maquinaria que maneja, etc.)
 

Experiencia laboral (Últimos 3 empleos: empresa, cargo, responsabilidades, funciones, logros obtenidos, motivo de
retiro, nivel de subordinación o manejo de personal, conocimientos específicos o técnicos aprendidos. )
 

Concepto general del candidato (Fortalezas y debilidades, comentarios generales, ¿Qué aspectos del candidato
considera que pueden ayudar o perjudicar en el desempeño exitoso del cargo?, recomendaciones
 
 83

 
Nombre de quien realiza el informe

Cargo  

NOMBRE: ______________________________________________________

CARGO: _______________________________________________________

 Formato Evaluación y Selección Proveedores de Servicios Personales, Técnicos o

Profesionales o Formato Informe de Entrevista
 Formato Plan de Inducción
 Formato de Evaluación de Inducción
 Hoja de Vida
 Copia de documento de identidad
 Certificados académicos(si aplica)
 Certificados Laborales(si aplica)
 84

 Certificado de Afiliación a ARL

 Certificado de Afiliación a EPS
 Certificado de Fondo de Pensiones
 Referencias Personales y/o Familiares
 Copia RUT(únicamente prestación de servicios)
 Póliza de Garantía (únicamente prestación de servicios)
 Contrato

FORMATO Página 84 de 107

VERSIÓN 02

CÓDIGO RH-FT-01
LISTADO DE DOCUMENTOS DE INGRESO
VIGENTE
13/12/2020
DESDE

Otros documentos ___________________________________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Observaciones y Sugerencias: __________________________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

FORMATO Página 84 de 107

VERSIÓN 01

LISTA DE ASISTENCIA CÓDIGO RH-FT-01

Fecha 06-09-2020

FECHA: LUGAR:
NOMBRE DEL EVENTO:
FACILITADOR: HORARIO:
 85

No Nombre Cargo Firma

1

10

11

12

13

14

NOMBRE: _________________________________________ Vo.Bo.:

CARGO:__________________________________________
 86

FORMATO Página 86 de 107

VERSIÓN 01

CONTROL DE ENTREGAS DE PRODUCTOS CÓDIGO OP-FT-01

Fecha 22/03/2020

FECHA
DE TERCER VALO No TIP
EMPRESA MOTIVO CONCEPTO FOLIOS FIRMA
ENTREG O R COMPROBANTE O
A
 87

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

FORMATO Página 87 de 107

VERSIÓN 01

ENCUESTA DE SATISFACCION CÓDIGO AT-FT-01

Fecha 22/03/2020
 88

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 89

             
             

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Fecha  

FORMATO Página 89 de 107

VERSIÓN 01

RECIBO DE PAGO CÓDIGO DG-FT-01

Fecha 22/03/2020

Recibo de pago
[Coloca aquí el nombre de tu negocio]
[Incluye datos de tu negocio: dirección, teléfono y correo electrónico y RFC, por ejemplo]
 90

Fecha:
Folio:
Recibí de: [Ingresa el nombre de la persona que hace el pago]
La cantidad de: [Coloca la cantidad con número y letra]
Por concepto de: [Señala brevemente cuál es el motivo del pago]

[Coloca el nombre de la persona que recibe el pago ]

Recibí de conformidad

Recibo de pago
[Coloca aquí el nombre de tu negocio]
[Incluye datos de tu negocio: dirección, teléfono y correo electrónico y RFC, por ejemplo]

Fecha:
Folio:
Recibí de: [Ingresa el nombre de la persona que hace el pago]
La cantidad de: [Coloca la cantidad con número y letra]
Por concepto de: [Señala brevemente cuál es el motivo del pago]

[Coloca el nombre de la persona que recibe el pago ]

Recibí de conformidad

Recibo de pago
[Coloca aquí el nombre de tu negocio]
[Incluye datos de tu negocio: dirección, teléfono y correo electrónico y RFC, por ejemplo]

Fecha:

Folio:
Recibí de: [Ingresa el nombre de la persona que hace el pago]
La cantidad de: [Coloca la cantidad con número y letra]
Por concepto de: [Señala brevemente cuál es el motivo del pago]
 91

[Coloca el nombre de la persona que recibe el pago ]

Recibí de conformidad
 92

FORMATO Página 92 de 107

VERSIÓN 01

RECIBO DE NOMINA CÓDIGO GF-FT-01

Fecha 27/04/2020

Fecha de Expedición:
Tipo de Comprobante: Moneda:
Lugar de Expedición: Lugar de Expedición:
RFC Receptor: Régimen Fiscal:
Nombre Receptor:

Recibo de Nómina:

Unidad Unidad de Descripción Valor Unitario

Medida

Información de complemento de nómina

Tipo de nómina: Fecha inicial Total percepciones

Fecha de pago: Fecha final Total deducciones

Días pagados Total otros pagos

Información del emisor

Registro Patronal
Información del emisor
Curp: Tipo Jornada: Periodicidad Pago
Número de Seguridad Social: Tipo Régimen: Salario Base Cot Apor:
Fecha Inicio Relación Laboral: Número Empleado: Salario Diario Integrado:
Antigüedad: Departamento: Clave Entidad Federativa:
Tipo Contrato: Puesto:
Sindicalizado: Riesgo Puesto:

Información de percepciones
Total de sueldos: 7 Total de gravado: Total de exento
Percepciones
Tipo de Clave Concepto Importe Gravado Importe Exento
Percepción

Deducciones
Tipo de deducción Clave Concepto Importe
 93

[Datos de la empresa]

Total con letra: Subtotal

Forma Descuentos

de Pago:
Método de Pago: Total
 94

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VERSIÓN 01

CÓDIGO GR-FT-01
DESCRIPCION DEL
PUESTO
Fecha 27/04/2020

Título o Nombre del Puesto

Conexión con otros Cargos

Indicar número y descripción del puesto de las personas que se supervisan

Personal a Cargo

Indicar número y descripción del puesto de las personas a las que se reporta

Supervisión del cargo

Indique con qué estamentos de la organización se relaciona para que las funciones de este cargo sean
exitosas, detallando el nivel de dependencia y relación).
Relación con otras
áreas
Responsabilidades del cargo

% Tiempo Laboral que

Tareas principales ocupan
 95

% Tiempo Laboral que

Tarea Secundaria ocupan

Requisitos
Nivel Educativo:

Título profesional:

Cursos de perfeccionamiento y conocimientos adicionales

Título de post- grado:

Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere; si fuese necesaria, especificar de qué tipo)

Aptitudes requeridas
No necesaria Deseable Requerida
Agudeza visual
 96

Agudeza auditiva
Rapidez de decisión
Habilidad expresiva
Coordinación tacto visual
Coordinación general
Iniciativa
Creatividad
Aptitud investigativa
Capacidad de juicio
Atención
Comprensión de lectura
Cálculo
Redacción
Trabajo de equipo
Liderazgo
Toma de decisión
Sociabilidad
Comunicación interpersonal
Orden y organización
Minuciosidad
Dominio de tecnologías especializadas.
 97

  Código:

Versión: 1
Página: 2
LISTA MAESTRA Fecha de aprobación:
05/07/2020

Nº:
LISTA MAESTRA
FECHA:
FECHA DE
FECHA DE
CÓD EDICI TIPO DE
TÍTULO RESPONSABLE
IGO ÓN ELABORA ARCHIVO
REVISIÓN
CIÓN
MANUAL
SGI- Manual Sistema Integrado de Marzo 28  02/07/202  Profesional del
1 Digital
M001 Gestión de 2020 0  sistema integrado
DOCUMENTOS
PR- Mayo 13  02/07/202
mapa de procesos 1 Digital Gerente  
GCM de 2020 0 
SGI- Mayo 13  02/07/202 Profesional del
política integrada 1 Digital
M001 de 2020 0  sistema integrado 
SGI- Alcance del sistema de Mayo 13  02/07/202 Profesional del
1 Digital
M001 gestión integral de 2020 0  sistema integrado 
   
PC- Matriz de roles y Mayo 16 02/07/202
1  Digital   Gerente 
M- 01 responsabilidades de 2020  0 
PC- Matriz de aspectos e Mayo 16 02/07/202 Profesional del
1 Digital
M- 01 impactos de 2020 0 sistema ambiental
PC- Matriz de identificación de Mayo 16 02/07/202 Profesional del
1 Digital
M- 01 riesgos de 2020 0 sistema sst
PC- Mayo 16 02/07/202
Organigrama 1 Digital Gerente
M- 01 de 2020 0
Procedimiento diseño e
PR- Marzo 28 02/07/202  Profesional del
implementación del sistema  1 Digital 
SGI 01 de 2020  0  sistema integrado
integrado de gestión
PR-Sig. Procedimiento control de Marzo 28  02/07/202 Profesional del
 1 Digital 
01 documentos y registros de 2020   0  sistema calidad 
PR- Procedimiento
GC. Para la identificación de Marzo 28 02/07/202 Profesional del
1  Digital  
-01 aspectos valoración de de 2020    0   sistema sst 
impactos ambientales

PR- Procedimientos integrados

(documentos y registros,  Marzo 28  02/07/202 Profesional del
GCM-  1 Digital  
requisitos legales) de 2020   0  sistema calidad 
01

PR- Procedimiento para la 1  Marzo 28 02/07/202 Digital   Profesional del

SG- realización de inspecciones de 2020  0  sistema sst 
 98

SST
PR- Marzo 28  02/07/202 Profesional del
Procedimiento de calidad 1  Digital  
SIC de 2020  0 sistema calidad 
Caracterización de proceso  Abril 2 de 03/06/202 Operario de
CP-07 1  Digital  
de mantenimiento 2020 0  mantenimiento 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202
CP-07 1  Digital   Profesional RH 
de recursos humanos 2020  0 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202
CP-07 1  Digital   Diseñador grafico 
de gestión tecnológica 2020  0 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202 Operario de
CP-07 1  Digital  
de operación 2020  0  producción 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202
CP-07  1 Digital   Diseñador grafico 
de servicio al cliente 2020  0 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202 administrador
CP-07 1 Digital
de compras 2020 0 financiero 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202 administrador
CP-07 1 Digital
de mercadeo 2020 0 financiero 
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202
CP-07 1 Digital Diseñador grafico
de diseño grafico 2020 0
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202
CP-07 1 Digital Gerente
de gerencia general 2020 0
Caracterización de proceso Abril 2 de 03/06/202 administrador
CP-07 1 Digital
de gestión financiera 2020 0 financiero 
 PME- Formato de control de Junio 19 23/06/202 Operario de
 1  Digital
F01 mantenimiento de equipos de 2020  0 mantenimiento  
 PGT Formato acta de entrega de  Junio 19 23/06/202 administrador
 1  Digital
- F01 elementos tecnológicos de 2020 0 financiero 
 FA10  Junio 19 23/06/202 administrador
Factura  1  Digital
216 de 2020 0 financiero 
 GF-  Junio 19 23/06/202 administrador
Recibo de nomina  1  Digital
FT-01 de 2020  0 financiero 
 GC-   Junio 19 23/06/202 administrador
Presupuesto de compras  1  Digital
ft-01 de 2020 0 financiero 
 DG-   Junio 19 23/06/202 administrador
Recibos de pago  1  Digital
FT-01 de 2020 0 financiero 
 RH-   Junio 19 23/06/202 Profesional de
Solicitud de empleo  1  Digital
FT-01 de 2020 0 recursos humanos   
AT-FT-   Junio 19 23/06/202
01 
Encuestas  1  Digital diseñador 
de 2020 0
 OP-   Junio 19 23/06/202 Profesional sistema
Control producto o servicio  1  Digital
FT-01 de 2020 0 gestión calidad 
 RH-   Junio 19 23/06/202 Profesional de
 LISTA DE ASISTENCIA  1 Digital 
FT-01 de 2020  0  recursos humanos   
 LISTADO DE
 RH- Junio 19 23/06/202 Profesional de
FT-01
DOCUMENTOS DE  1
de 2020   0  
Digital  
recursos humanos  
INGRESO
 99

ANÁLISIS DE RIESGO POR OFICIO Nombre del Oficio: Maquinaria

Departamento: Sección: Mantenimiento Responsables del ARO:

Mantenimiento Sureidy Areiza- Camilo
Buitrago-Yeferson López
Fecha de Ejecución: Equipo de trabajo para el ARO:

Tipos de accidentes especiales: Elementos de protección personal

Afecciones respiratorias, Irritaciones requeridos de dotación: Implementar
Quemaduras, Perdida de la audición respiratorios con filtros de gases, lavado de
manos, guantes, gafas, arnés o cinturón de
seguridad, casco de seguridad y audífonos o
tapones sólidos
Pasos Básicos del Acciones Tipo de Riesgo Medidas Correctivas
Oficio Recomendadas

1- Reparación y  Revisión de 1.1 Químico por  Realizar

Adecuación de equipos de exposición a mantenimiento
los equipos trabajo gases, al equipo
 Limpieza de vapores eléctrico
las 1.2 Condición de  Verificar que las
maquinas seguridad herramientas
 Mitigar las exposición a de trabajo este
consecuenci fuentes en bien estado
as de los eléctricas  Examinar las
fallos del 1.3 Físico por maquinas si
equipo exposición a están aptas
ruido por para el
equipos y funcionamiento
herramientas  Implementar y
ruidosos. verificar
sistemas de
ventilación
adecuado
 100

ANÁLISIS DE RIESGO POR OFICIO Nombre del Oficio: Almacenamiento

Departamento: Compras Sección: Producción Responsables del ARO:

Sureidy Areiza- Camilo
Buitrago-Yeferson López
Fecha de Ejecución: Equipo de trabajo para el ARO:

Tipos de accidentes especiales: Lesiones Elementos de protección personal

Osteomusculares requeridos de dotación: Botas de seguridad
dieléctricas, guantes, gafas de seguridad y
casco de seguridad

Pasos Básicos del Acciones Tipo de Riesgo Medidas

Oficio Correctivas
Recomendadas

1- Organización de  Revisión de 1.1 Biomecánicos  Realizar

la materia prima entrada y por estiramiento 
salida de la sobreesfuerzo de antes de
materia s físicos por el empezar la
prima transporte de labor, para
 Organizar los productos evitar dolore
adecuadame 1.2 Mecánicos s o desgarre
nte la por algún en los
materia golpe músculos
prima ocasionado  Realizar
por algún exámenes
producto médicos
ocupacional
es de
ingreso y
periódicos
con el fin de
controlar los
efectos
posibles en
la salud.
 101

ANÁLISIS DE RIESGO POR OFICIO Nombre del Oficio: Planificación del

desarrollo tecnológico

Departamento: Gestión Sección: tecnologías Responsables del ARO:

Tecnológica Sureidy Areiza- Camilo
Buitrago-Yeferson López
Fecha de Ejecución: Equipo de trabajo para el ARO:

Tipos de accidentes especiales: Elementos de protección personal

Irritaciones, trastornos en la zona lumbar de requeridos de dotación: Gafas, audífonos o
la espalda y alteraciones del sistema tapones sólidos.
circulatorio y nervioso que afectan,
principalmente, a las piernas, perdida de la
audición, lumbalgias.
Pasos Básicos del Acciones Tipo de Riesgo Medidas
Oficio Correctivas
Recomendadas

1. Uso de  Revisión de los  Biomecánico  Implemen

computadoras equipos de por posturas tar
, impresoras y trabajo prolongadas puestos
planchas para  Utilización de  Radiaciones no de
el corte de planchas para ionizantes por trabajos
papel el corte de uso de adecuado
papel computadoras s
 Realización de  Físico por  Utilización
diseños exposición a de gafas
vibraciones y  Utilización
ruido de tapa
oídos
sólidos o
audífonos
 Implemen
tar
pausas
activas
 102

ANÁLISIS DE RIESGO POR OFICIO Nombre del Oficio: Gestión Financiera

Departamento: Finanzas Sección: Oficina Responsables del ARO:

Sureidy Areiza- Camilo
Buitrago-Yeferson López
Fecha de Ejecución: Equipo de trabajo para el ARO:

Tipos de accidentes especiales: Elementos de protección personal

1. Estrés laboral requeridos de dotación: Almohadillas,
2. Caídas, Golpes, Fracturas Alfombra de mouse, Sillas Ergonómicas
Pasos Básicos Acciones Tipo de Riesgo Medidas
del Oficio Correctivas
Recomendadas
1. Llevar
registro 1. Gestionar 1. Estrés laboral por 1. Pausas
de los ingresos y sobrecarga de activas.
ingresos salidas de la trabajo.
y salidas empresa 1.1
monetari Señalizaciones en
as 1.1 Resbalamientos, área de trabajo
Golpes, contusiones
 103

ANÁLISIS DE RIESGO POR OFICIO Nombre del Oficio: Gerencia

Departamento: Gerencia Sección: Oficina Responsables del ARO:

General Sureidy Areiza- Camilo
Buitrago-Yeferson López
Fecha de Ejecución: Equipo de trabajo para el ARO:

Tipos de accidentes especiales: Elementos de protección personal

1. Dolores musculares. requeridos de dotación: Almohadillas,
2. Dolor de cabeza Alfombra de mouse, Sillas Ergonómicas
3. Problemas de articulación

Pasos Básicos del Acciones Tipo de Riesgo Medidas

Oficio Correctivas
Recomendadas

2. Documentar, 2. Gestionar 2. Estrés laboral por 2. Pausas

revisar, registrar pedidos, sobrecarga de activas.
todo tipo de ordenes trabajo. 2.1 Estado
archivo mental
2.1 Hipertensión estable.
2.2 Resbalamientos, 2.2 Utilizar
Golpes, contusiones los
element
os de
protecci
ón
personal
.
 104

Análisis de riesgo por oficio Nombre del oficio: recursos humanos

Departamento: recursos Selección: personal para las Responsable: profesional

humanos. diferentes áreas de la del área de RH
empresa.
Fecha de Equipo de trabajo para el ARO: personal de salud
ejecución:10/07/2019 ocupacional

Tipo de accidentes especiales: riesgo Elementos de protección personal

público requerido: sistema de seguridad avanzado

Pasos básicos del Acciones Factores de riesgos Medidas

oficio: potenciales recomendadas:

Solicitud de personal. Acciones preventiva Robos y atracos. Instalaciones de cámaras

para el todo los
colaboradores

Formatos de solicitud. Cuidado con Pérdidas económicas. Alarmas de monitores para

diferentes sistemas a toda la organización
las instalaciones

Planeación de Capacitaciones de Extorción a la Capacitación con la policía

entrevistas, y seguridad organización
capacitación
 105

Proceso sistema de gestión CÓDIGO PR- SGSST –

seguridad y salud en el trabajo Versión 01
PROCEDIMIENTOPARA LA Numero de 01
REALIZACIÓN DE INSPECCIONES paginas
1 de 3
PLANEADAS
Fecha
Mayo 13 de
2020
1. OBJETIVO

Definir y establecer un procedimiento para la realización de inspecciones planeadas de seguridad

en las áreas de trabajo, con el objetivo de identificar peligros que puedan afectar la salud de los
operadores, contratistas y colaboradores.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la definición de las sedes y oficinas a inspeccionar y finaliza con el
seguimiento a las acciones de mejora y recomendaciones realizadas.

3. DEFINICIONES

Áreas y partes críticas: áreas de la empresa y componentes de las máquinas, equipos, materiales,
o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en
forma inadecuada.

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Condiciones sub estándar: toda circunstancia física que presente una desviación de lo estándar o
establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente.

Historial de pérdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas por accidentes
que hayan ocurrido anteriormente.

Inspecciones planeadas informales: inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemática.

En ellas se incluyen los reportes de condiciones sub estándar, emitidos por los trabajadores hacia
sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario.

Inspección planeada: recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad,
instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se
pretende identificar condiciones sub estándar.
 106

Proceso sistema de gestión CÓDIGO PR- SGSST –

seguridad y salud en el trabajo Versión 01
PROCEDIMIENTOPARA LA Numero de 01
REALIZACIÓN DE INSPECCIONES paginas
1 de 3
PLANEADAS
Fecha
Mayo 13 de
2020

Peligro: fuente o situación potencial de daño en términos de lesiones o efectos negativos para la
salud de las personas, daños a la propiedad, daños al entorno del lugar de trabajo o una
combinación de éstos

Pérdidas: toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso.

Potencial de pérdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un
accidente.

Riesgo: combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) que se derivan de la materialización

de un suceso peligroso especificado

Descripción de las actividades

1. Definir las oficinas a inspeccionar.

2. Diseñar formato de inspecciones planeadas de seguridad.
3. Informar al COPASST sobre la visita a realizar.
4. Dirigirse a la sede u oficina con el fin de realizar la inspección planeada
5. Realizar la inspección de seguridad, aplicando el formato de inspecciones planeadas.
6. Elaborar informe de inspección donde se evidencien los hallazgos y las recomendaciones
7. Realizar seguimiento a las acciones de mejora y recomendaciones realizadas para cerrar
los hallazgos encontrados en las inspecciones de seguridad realizadas.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Nomograma
2. Cronograma de inspecciones del año vigente
 107

3. Formato de inspecciones planeadas

4. Informe de inspecciones

Proceso sistema de gestión CÓDIGO PR- SGSST –

seguridad y salud en el trabajo Versión 01
PROCEDIMIENTOPARA LA Numero de 01
REALIZACIÓN DE INSPECCIONES paginas
1 de 3
PLANEADAS
Fecha
Mayo 13 de
2020

ANEXO 1: control de cambios

Ítem Nombre del ítem Descripción del Cambio

1 Definiciones y Actividades