UNIDAD Nº 3 - FORMATOS
MANIPULACIÓN DE DATOS
Para agregar datos en las celdas de Excel se digita ya sea numérico o textual y
se pulsa la tecla ENTER. Si el dato es una cantidad se recomienda escribirlo en
forma directa, ejemplo 2560000, y luego aplicar el formato deseado.
Para eliminar información se aplican los siguientes pasos:
- Ubicar el cursor sobre la celda o seleccione el rango deseado.
- Presionar la tecla Delete.
Tipos de Datos
Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos:
- Textos
- Números
- Formulas
- Funciones
- Condiciones Lógicas
Texto
Puede ingresar la combinación de letras y números como texto. El texto es
alineado automáticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa solo números y
la celda tiene de mantendrá su valor.
Número
Puede ingresar caracteres especiales como +, - , $, /, los cuales serán alineados
a de la derecha de la celda, es posible que incluya comas decimales, puntos,
signos de colones y paréntesis entre otros,
Fórmulas y Funciones
Nos permiten llevar a cabo cálculos matemáticos de forma eficaz en una forma
automatizada.
Condiciones Lógicas
Nos permiten llevar a cabo razonamientos para la solución de determinados
casos que dependan de varios criterios lógicos.
Creación de Tabla de datos
Una tabla de datos es el conjunto de celdas que contienen campos y registros.
Los campos son categorías y registros corresponden a los de los campos de
acuerdo a su relación.
Ejemplos de campos: Nombre, Apellidos, Teléfono, Provincia.
Ejemplos de registros: Manuel, Brenes, 2573-8056, Cartago
A los campos y a los registros se le puede aplicar formatos de celda usando la
cinta de inicio. El primer paso es seleccionar la celda desea y luego clic a
cualquiera de los siguientes botones:
- Sirven para cambiar el tipo y tamaño de letra.
- Sirven para cambiarle a negrita, cursiva y subrayado.
Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o
número.
- Sirven para aumentar o disminuir el tamaño de una letra.
- Además existe la posibilidad de usar el botón Fuente para aplicar
formatos a celdas estando en un solo lugar.
- A los campos y registros se les puede aplicar los siguientes tipos de
alineaciones:
- Sirve para cambiar la orientación de textos o números en una
celda.
- Sirven para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola
celda.
- Además se pueden centrar títulos principales a lo ancho de la tabla
aplicando el botón:
Trabajando con Rangos
Un rango es la selección de varias celdas.
Seleccionar Rangos continuos:
- Ubíquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se
desplace hasta la celda final que necesita marcar.
- Suelte el mouse.
Seleccionar rangos discontinuos:
- Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior.
- Presione la tecla CTRL y manténgala presionada.
- Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango.
- Suelte el mouse y la tecla CTRL.
MANIPULACIÓN DE INFORMACIÓN
Excel permite manipular la información utilizando las herramientas copiar,
pegar y cortar entre las diferentes hojas de cálculo.
Copiar y pegar una tabla a otra hoja de cálculo
- Seleccionar una tabla (campos y registros).
- Pulsar las teclas CTRL+C.
- Clic a una hoja de cálculo vacía.
- Pulsar las teclas CTRL+V.
Mover una tabla a una hoja de cálculo
- Seleccionar la tabla
- Pulsar las teclas CTRL+X.
- Clic a una hoja de cálculo vacía.
- Pulsar ENTER.
Borrar una tabla
- Seleccionar una tabla (campos y registros)
- Pulsar SUPR
Deshacer herramienta aplicada
- Pulsar las teclas CTRL+Z.
Apariencia de Celdas y Tablas
De acuerdo a las siguientes herramientas se pueden las
celdas con mejor calidad de presentación a la hoja de
imprimir un trabajo en una impresora a color.
- Aplicación de bordes: se puede aplicar un borde a
las diferentes celdas.
- Estilos de celda: se usan para darles un estilo
interesante a las celdas.
La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rápida y de
la siguiente manera:
- Clic en botón de Insertar.
- Clic en el botón Tabla.
- Arrastrar el rango deseado.
- Clic en ENTER.
- Puede cambiar la apariencia en la opción Estilos de Tabla.
Formato Condicional
Es aquel que permite agregar un formato especial a una o varias celdas de
acuerdo a un criterio.
Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional:
- Seleccione un rango de celdas
- Clic a la cinta Inicio.
- Clic al botón Formato Condicional.
Veamos el siguiente ejemplo:
En tabla existe nombres femeninos y masculinos, los nombres femeninos
tendrán formato condicional en rojo y los nombres masculinos tendrán formato
condicional en amarillo.
Para borrar los formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los
siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas
- Clic a la cinta Inicio.
- Clic al botón Formato Condicional.
- Clic a borrar reglas.
Listas Personalizadas
Se usan generalmente para agilizar la inserción de datos en las celdas.
Veamos los siguientes ejemplos:
- Copiar información
Si quiere copiar el contenido de una celda posiciono el curso en la esquina
inferior derecha de la celda y cuando aparezca cursor de cruz negra lo arrastro
hacia abajo, haciendo una copia de la información.
Ejemplo:
- Aumentar cantidades (Auto relleno)
Si quiero aumentar una cantidad se debe digitar 2 números con el margen para
aumentar. Para ello debe seleccionar las celdas y luego posicionar el cursor en
la esquina inferior derecha.
Ejemplo:
- Generar series de datos ( listas de días y meses)
Para aplicar una lista automática se digita el mes o el día, luego se ubica el
cursos en la esquina inferior derecha para encontrar el cursor de la cruz negra
y arrastrar hasta localizar la información requerida.
Ejemplo en días Ejemplo en meses
Comentarios
Sirven para hacer aclaraciones en las celdas de una hoja de cálculo.
Existen dos tipos de comentarios:
- Los comentarios visibles: son aquellos que se miran en la hoja de cálculo.
Ejemplo
-
-
-
-
- Los comentarios invisibles: son aquellos que no se miran en la hoja de
cálculo, pero se ubica en la parte superior derecha con una marca roja.
Ejemplo:
Pasos para realizar un comentario:
Nota: otra manera de agregar comentarios es usar el clic derecho del
mouse sobre una celda y manipular las diversas funciones sobre
comentarios: insertar, modificar, eliminar, ocultar y mostrar el comentario.
