UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE
MORELOS
ESCUELA DE ESTUDIOS SUPERIORES DE JOJUTLA
2do SEMESTRE “U” DE LA CARRERA DE CONTADUR PÚBLICO
ORGANIGRAMAS: NORMAS
GENERALES PARA SU PREPARACIÓN
CONCEPTO
Un organigrama es la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas o unidades administrativas, en la que se muestran
las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen.
OBJETO
Son el instrumento idóneo para
plasmar y transmitir en forma
gráfica y objetiva la composición de
una organización.
UTILIDAD
Proporcionan una imagen formal de la
organización.
Constituyen una fuente de consulta oficial.
Facilitan el conocimiento de una organización,
así como de sus relaciones de jerarquía.
Representan un elemento técnico valioso para el
análisis organizacional.
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CRITERIOS FUNDAMENTALES
PARA SU PREPARACIÓN
PRESICIÓN SENCILLEZ UNIFORMIDAD PRESENTACIÓN VIGENCIA
En su diseño es Su acceso Para conservar
En los Deben ser lo conveniente depende en gran su validez
organigramas, más simple homogeneizar el medida de su técnica, deben
las unidades posible, para empleo de formato y mantenerse
administrativas representar nomenclatura, estructura, por lo actualizados. Es
y sus la(s) estructura líneas, figuras y que deben recomendable
interrelaciones (s) en forma composición para prepararse que en el
deben definirse clara y facilitar su complementando margen inferior
con exactitud. comprensible. interpretación. tanto criterios derecho se
técnicos como de anote el
servicio, en nombre de la
función de su unidad
objetivo. responsable de
su preparación,
así como la
fecha de
autorización
CLASIFICACIÓN
MICROADMINISTRADORES
Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella
en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
POR SU MACROADMINISTRADORES
NATURALEZA Involucran a más de una organización.
MESOADMINISTRADORES
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GENERALES
Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características
POR SU ÁMBITO
ESPECÍFICOS
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa
o área de la organización
INTEGRALES
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una
organización, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
FUNCIONALES
POR SU
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones,
CONTENIDO las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.
DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así
como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los
nombres de las personas que ocupan las plazas.
VERTICALES
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la
parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se
recomienda su uso en los manuales de organización.
HORIZONTALES
POR SU Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
PRESENTACIÓN izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas,
mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen
horizontalmente.
MIXTOS
La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el
objeto de ampliar las posibilidades de graficación.
DE BLOQUE
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios
más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas
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FORMA
DISEÑO
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para
simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en
función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos
FIGURAS aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para
representar las unidades.
Las figuras se utilizan para representar en el
gráfico de la organización las unidades que la DIMENSIONES
conforman. Estas pueden ser de nivel directivo,
medio o supervisor, operativo (sustantivos o Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de
adjetivos), de asesoría y desconcentrados. dimensiones semejantes
COLOCACIÓN DE FIGURAS
La ubicación de las figuras en el gráfico debe apegarse a las siguientes consideraciones:
En diferente nivel jerárquico: La disposición de las unidades en el organigrama debe
ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la
organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito,
contenido y presentación.
En el mismo nivel jerárquico: Numeración empleada en la estructura orgánica. Se
deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuación las
adjetivas o de apoyo.
RELACIÓN LINEAL
Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas
a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las
diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización .
Relación de autoridad funcional
Representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. La
LÍNEAS DE CONEXIÓN autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de línea, o entre un
órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea.
Para mostrar los diferentes tipos de relaciones que se
presentan en una estructura de organización se
emplean líneas. Relación de asesoría
Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o
conocimientos especializados a unidades de línea. Normalmente, las unidades
asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada de su preparación
y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de línea las medidas o
criterios para resolver un asunto, pero no para transmitírselas como órdenes.
Relación de asesoría interna Relación de asesoría externa
Es la que proporcionan las unidades asesoras, que Es la que suministran unidades asesoras a
forman parte de la estructura organizacional, a los los órganos de línea, que, aunque forman
órganos de línea. Estas unidades asesoras están
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Relación de coordinación
Es aquella que tiene por objeto relacionar a diferentes
unidades de la organización, destacándose la interacción que
debe existir en función del desarrollo de las funciones que
tienen encomendadas.
Relación con órganos desconcentrados
LÍNEAS DE CONEXIÓN Los órganos desconcentrados se colocan en el último nivel
del organigrama. Entre éstos y el resto de la organización
Para mostrar los diferentes tipos de debe trazarse una línea de eje para establecer su
relaciones que se presentan en una distinción. Para ampliar el contenido de los órganos
estructura de organización se emplean desconcentrados y sus relaciones con el resto de la
líneas. organización se puede incluir el tipo de organización de los
órganos desconcentrados, no sólo indicar su existencia.
Relación con comisiones
Intersecretariales: Este tipo de mecanismo se integra con
representantes de diferentes instituciones oficiales.
Cuando forman parte del gráfico de la organización.
AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO Comisiones internas: Estas comisiones se incluyen en el
organigrama, en dependencia jerárquica directa del
El responsable o la unidad encargada de elaborar órgano rector de sus actividades.
los organigramas puede hacerlo por propia
iniciativa, a petición de parte o por órdenes
superiores. Esta autorización debe emanar de los
niveles de decisión, toda vez que se traducirá en
el apoyo con que debe contar quien realice el INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO
acopio de la información para el diseño de
organigramas. La tarea de hacer organigramas requiere de personal
compenetrado con la materia, por lo que es procedente
efectuar una selección del equipo que se asignará para
este efecto. Asimismo, se puede capacitar a personal de
apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca
complejidad, basta con designar un responsable para
PROCEDIMIENTOS PARA LA
llevarlo a cabo.
ELABORACION Y/O ACTUALIZACION DE
ORGANIZACIÓN
Los pasos básicos para la realización de
organigramas son:
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DETERMINACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO
CAPACITACION DE INFORMACION
Es necesario que la planeación de actividades para la
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los
composición de organigramas se plasme en un documento
encargados de las funciones que se estudian, con los líderes
rector que sirva como marco de actuación, para lo cual
técnicos de las áreas, con el personal operativo, así como con los
puede emplearse una gráfica de Gantt y/o una red,
usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de
independientemente de que se complemente con una
cambio. También se puede acudir a los archivos y centros de
exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones,
documentación, en donde, a través de la investigación
etcétera) en forma adicional.
documental se puede recopilar información normativa y
administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles,
relaciones y funciones de la organización.
LA INFORMACION QUE DEBE REUNIRSE CON ESTE
PROPOSITO DEBE REFERIRSE A:
PROCEDIMIENTOS PARA LA Los órganos que integran dichas
ELABORACION Y/O ACTUALIZACION DE áreas.
ORGANIZACIÓN El nivel jerárquico que ocupan en la
estructura orgánica.
Los pasos básicos para la realización de
organigramas son: Las relaciones que guardan entre
ellos. - La naturaleza de estas
relaciones.
Las funciones que realizan y, en su
caso
Los puestos y el número de plazas
que los integran.
ANALISIS DE
CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACION
INFORMACION DISEÑO DEL
ORGANIGRAMA El trabajo de clasificación y registro debe concentrarse
Es necesario realizar
en formatos que permitan su manejo ágil y claro, los
un examen crítico de Integración del documento cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad
los datos obtenidos con la(s) alternativa(s) de de documentos fuente. El procesamiento de los mismos
con el fin de detectar estructura(s) específica(s). puede contemplar la utilización de equipos de cómputo,
posibles
específicamente paquetería desarrollada para diseño
