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Módulo Manual de Usuario FI-GL

MANUAL DE USUARIO
FI-GL

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INDICE

INTRODUCCION GENERAL ...................................................................................................................................... 3

Objetivo general ......................................................................................................................................................... 3
Conceptos Generales .................................................................................................................................................. 3
 Estructura organizativa ...................................................................................................................................... 4
Sociedad ..................................................................................................................................................................... 4
Mandante .................................................................................................................................................................... 4
 Datos maestros .................................................................................................................................................. 4
Plan de cuentas ........................................................................................................................................................... 4
 Ejercicio ............................................................................................................................................................ 5
 Monedas ............................................................................................................................................................ 5
 Contabilizaciones .............................................................................................................................................. 5
 Operaciones de cierre ........................................................................................................................................ 6
 Valoraciones en moneda extranjera................................................................................................................... 6
1.- Datos Maestros ...................................................................................................................................................... 7
1.1. Alta de cuenta de Mayor - Actualización central .......................................................................................... 7
2.- Procesos y Operaciones ....................................................................................................................................... 13
2.1. Cargar Asiento – Registrar Documento de Cuenta de Mayor ..................................................................... 13
2.2. Cargar Asiento – Contabilización general .................................................................................................. 16
2.3. Cargar Asiento – Contabilización general con modelo ............................................................................... 20
2.4. Modificación y Visualización de documentos ............................................................................................ 24
2.5. Anulación de Asiento contable ................................................................................................................... 32
2.6. Asientos Periódicos ..................................................................................................................................... 34
3.- Cierre de Periodos Contables ............................................................................................................................... 48
3.1. Abrir y cerras periodos contables ................................................................................................................ 48
3.2. Arrastre de Saldos: Libro Mayor................................................................................................................. 50
4.- Reportes ............................................................................................................................................................... 54
4.1. Visualización de Saldos de Cuentas de Mayor ........................................................................................... 54
4.2. Lista de Partidas Individuales ..................................................................................................................... 56
4.3. Impresión de Balance .................................................................................................................................. 59
4.4. Impresión de Balance de Sumas y Saldos ................................................................................................... 62
4.5. Impresión de Libro Diario........................................................................................................................... 64

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INTRODUCCION GENERAL

Objetivo general

En el presente documento se explicarán las funcionalidades estándar del módulo de

Cuentas de Mayor, dentro de la Gestión Financiera del sistema SAP S/4 (FI) con el fin de
obtener un manual de instrucción de Usuario Clave.
El módulo de GL administra la totalidad de las registraciones contables de la sociedad FI.
A través del mismo, puede obtenerse información cierta y oportuna de los movimientos
que afectan a la sociedad, reportes e información de tipo legal para presentación ante
entes u organismos públicos.
La tarea central de la contabilidad principal consiste en proporcionar un cuadro general
de la contabilidad y las cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables
en un sistema de software completamente integrado con todas las otras áreas
operacionales de una empresa garantiza que los datos de contabilidad siempre estén
completos y sean exactos

Conceptos Generales

A continuación, se detallan algunos conceptos que son importantes para comprender el

sentido de los distintos documentos de FI y otros módulos.

SAP FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP. Está diseñado para
atender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro de este
módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma decisiones
y la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra y se habla con otros
módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción),
SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos)
CO (Gestión de Costos).

Pasaremos a dar un pequeño detalle de los conceptos generales sobre este módulo con
el fin de que esta guía le pueda servir de base para su mayor entendimiento

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 Estructura organizativa

Sociedad

Son unidades contables, representan una entidad financiera jurídica independiente. Los
balances y las cuentas de explotación exigidos por la ley se pueden crear en el nivel de
sociedad. La sociedad es la estructura mínima necesaria en el módulo FI del Sistema S/4
HANA

Los componentes de una sociedad son:

 Clave de sociedad (4 Caracteres alfanuméricos)
 Nombre de la empresa
 Población
 País
 Moneda
 Idioma
 Dirección

Mandante

El Mandante es el nivel más alto dentro de una estructura organizativa en SAP. Cada
sociedad, organización de ventas y demás unidades organizativas pertenecen a un
mandante. Tablas y datos maestros también pueden estar asignados a un mandante. De
esta manera, cada especificación que se realice a este nivel va a ser compartidas por
todas las unidades organizativas que de él depende, logrando así una reutilización de
datos e integridad de los mismos.

Por ejemplo, muchos de los datos de un cliente (Maestro de Clientes) como Razón Social
o Dirección, se especifican a nivel Mandante, de esta manera pueden utilizarse cuando
se está creando un Pedido de Ventas dentro de ese mismo Mandante. De esta manera
solo se necesitan introducir los datos una vez y permite que sean coherentes en todo el
sistema.

 Datos maestros

Plan de cuentas

El plan de cuentas, es una variante que contiene la estructura y la información de las

cuentas de mayor. Se define en base a una clave de 4 caracteres alfanuméricos. Cada
cuenta de mayor tiene una longitud máxima de 10 caracteres.
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Cada sociedad financiera deberá estar vinculada unívocamente a un plan de cuentas, en

el cual se imputarán las contabilizaciones. La sociedad puede vincularse a un plan
contable del país para soportar temas legales, y son para fines de presentación de
balance.

 Ejercicio

Para que las operaciones se puedan asignar a distintos períodos, debe definirse un
ejercicio con períodos contables. El ejercicio se define como una variante que se asigna
a la sociedad.

La variante de ejercicio comprende la definición de períodos contables y períodos

especiales. Los períodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan
a períodos determinados sino al proceso empresarial de cierre del ejercicio. En total, se
pueden utilizar hasta 16 períodos.

 Monedas

Dentro de SAP se manejan de manera estándar, las diferentes monedas de cada país.
Los tipos de cambio se pueden registrar diario, mensual, anual o por un rango de fechas
definido. Se pueden crear monedas índices, para otros fines como la unidad de fomento
(UF) en chile, etc.

Las contabilizaciones en moneda extranjera se almacenan en dicha moneda y en la

moneda local según el tipo de cambio de la fecha, de esta manera se registra las
diferencias de tipo de cambio automáticamente.

 Contabilizaciones

Dentro de cada contabilización, se registran datos de cabecera y datos de posición, los

datos de cabecera, informan datos generales del asiento contable como: Fecha de
documento, fecha de contabilización, periodo contable y ejercicio.

La sociedad financiera, moneda de la transacción y la clase de documento forman parte

básica para las contabilizaciones.

Dentro de los datos de posición por lo menos deben haber 2 registros: Uno del debe y
otro del haber. Algunos datos son: Indicador: Debe / Haber, Cuenta contable, Deudor,

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Acreedor o Activo Fijo, Importe en moneda de la transacción, Glosas y objetos de coste

(Centro de coste, Centro de beneficio, orden, etc.)
Dentro de las contabilizaciones se pueden registrar automáticamente, variaciones de tipo
de cambio, diferencias de redondeos, saldos, y descuentos de pronto pago.

 Operaciones de cierre

 Las operaciones de cierre se realizan al finalizar cada periodo o en algunos

casos al finalizar el ejercicio.
 Dentro de las operaciones de cierre tenemos:
o Abrir y cerrar periodos contables
o Valorización de moneda extranjera
o Emisión de reportes legales
o Arrastre de saldos (Solo al finalizar el ejercicio)

 Valoraciones en moneda extranjera

 Las valorizaciones en moneda extranjera, permiten reflejar las fluctuaciones de

tipos de cambios en las posiciones pendientes por regularizar o saldos en cuentas
de mayor.
 Al fin de mes se realizan los ajustes reversándolos al primer día del mes siguiente,
con excepción de fin del ejercicio que se dejan las diferencias para registrarse en
la utilidad o pérdida del ejercicio.

A parte de los reportes legales, podemos contar con los siguientes reportes de manera
estándar.

 Balance General
 Comparación de balances por periodos de tiempo
 Lista de saldos de cuenta de mayor
 Lista de partidas abiertas
 Información de datos maestros (Plan de cuentas)
 Informes de asientos contables

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1.- Datos Maestros

Los registros maestros de la Cuenta de Mayor modificarán los datos que siempre
necesitan el libro mayor para determinar la función de la cuenta. Los registros maestros
de cuenta de Mayor controlan la contabilización de las operaciones contables en cuentas
de mayor y el procesamiento de los datos contables.
Se trata de una lista de todas las Cuentas de Mayor utilizadas por una o varias
sociedades. Para cada cuenta de mayor, el plan de cuentas contiene el número de
cuenta, el nombre de la cuenta y la información que controla cómo funciona una cuenta

1.1. Alta de cuenta de Mayor - Actualización central

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU SAP Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor/

FS00
Datos Maestros /Tratamiento Individual / Central

Solapa Tipo / Denominación

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El significado de los campos, de la solapa Tipo / Denominación, es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Cuentas de Mayor El número de cuenta de mayor identifica unívocamente la N/A
cuenta de mayor en un plan de cuentas
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Para Empresa. 3000
Grupos de cuentas Con el grupo de cuentas se determinan los campos para las
pantallas de entrada cuando se crea o modifica una sociedad
FI. Adicionalmente el grupo controla el rango de números en Gruspos de
el cual ha de estar el número de cuenta [Link]
Tipo de Cuentas Seleccionar la que corresponda. Cuenta de balance son todas X Cuenta de Balance.
las cuentas patrimoniales, las cuentas de beneficio son todas N Gastos e Ingresos
las cuentas de ganancias y pérdidas, Cuentas de costos no Empresariales.
Secundarios, Cuentas de costos Primarios o Ingresos, Cuentas P Costos Primarios o
de gastos o ingresos empresariales Ingresos.
S Costos Secundarios.
Texto Breve Denominación breve de la Cuenta de Mayor N/A
Texto explicativo Denominación extensa de la Cuenta de Mayor N/A
Barra de herramientas
Visualizar

Modificar

Crear Cuentas
Crear Cuneta con Modelo

Bloquear Cuenta

Eliminar Cuenta

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Solapa Datos de control

El significado de los campos, de la solapa Datos de control, es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Moneda de la Cuenta La moneda de la cuenta describe la moneda en la que se CLP
gestiona la cuenta.
Saldo solo moneda Local Este indicador señala que en las contabilizaciones de la cuenta, X
los datos sólo se actualizan en la moneda local. Fije este
indicador en las cuentas para las que no desea una
actualización separada por monedas de cifras de negocios
Categoría Fiscal Decida si desea utilizar la cuenta para contabilizaciones N/A
relevantes para impuestos. Si no es así, deje el campo vacío.
Decida si desea utilizar la cuenta exclusivamente para la
contabilización de impuestos:
> I.V.A. Repercutido
< I.V.A. Soportado
Decida si desea utilizar la cuenta como cuenta de mayor en la
que se pueden efectuar contabilizaciones relevantes para
impuestos.* Se permiten todas las clases de impuestos
Permitida cont. Sin IVA Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener N/A
que introducir un indicador de impuestos. Si al contabilizar
esta cuenta se introduce un indicador de impuestos se verifica
dicha entrada con la categoría fiscal. En la cuenta se deben
registrar simultáneamente las contabilizaciones a declarar y a
no declarar.
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Cta. Asociada p/clase cta. Caracteriza la cuenta de mayor como cuenta asociada. La Acreedores
cuenta asociada asegura la integración de una cuenta de la Deudores
contabilidad auxiliar en el libro mayor Activos Fijos
Gestión partidas abiertas Especifica que se gestionen las partidas abiertas para la cuenta.
Para las cuentas con gestión de partidas abiertas, las partidas
correspondientes se identifican como abiertas o compensadas.
El saldo de una cuenta con gestión de PAs se deriva siempre
del saldo de las partidas abiertas. Se gestionan cuentas con
congestión de PAs cuando una contabilización en esa cuenta
tiene asignada la correspondiente contrapartida. Las
contabilizaciones en esta cuenta representan operaciones no
finalizadas. Para las cuentas que son asociadas (campo
Cuentas asociada), no se gestionarán partidas abiertas, ya que
las mismas se gestionan a través de la contabilidad auxiliar.
Clave de Clasificación Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo
Asignación en la posición del documento.
Visualizar partidas Permite visualizar partidas individuales de la cuenta. Para ello
individuales se almacena, para cada posición de documento, una entrada en
una tabla de índices, que establece la conexión entre la
posiciónde documento y la cuenta. Este indicador
generalmente se activa para todas las cuentas, con el fin de
llevar un mejor control

Solapa Entrada/Banco/ Inter.

El significado de los campos, de la solapa Entrada/Banco/ Inter, es el siguiente:

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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Grupo status campo Determina el formato de imagen en la entrada de documentos. N/A
Se introduce el grupo de status de campo en el registro maestro
de una cuenta de mayor. Al entrar un documento, entrarán en
vigor las definiciones establecidas para el grupo en cuestión
Sólo Contabilización. Indicador que determina que esta cuenta sólo deberá admitir N/A
Automáticamente contabilizaciones automáticas; es decir, las realizadas por el
sistema. Sin intervención de usuario
Nivel de tesorería El nivel de tesorería se emplea para el control en la gestión de F0 Cuenta principal
caja B1 Entradas o abonos
B2 Salidas o cargos
Relevante para movim. Este indicador señala que en la cuenta de mayor en cuestión se X
Caja contabilizan movimientos de caja, todas las cuentas de Banco
debe terne este indicador.
Banco propio Con la clave se determinan todos los datos bancarios N/A
ID de cuenta En combinación con la clave del banco propio, esta clave N/A
identifica unívocamente una cuenta bancaria

Para Grabar presiono el icono de Contabilización.

Si utilizo se nos desplegará un menú como el siguiente:

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Dado que se copió como modelo a una cuenta preexistente, todos los campos necesarios
fueron automáticamente llenados. Se debe verificar campos de descripción y cuenta de
grupo y calve de agrupación cuando se creación con modelo.

Por último se graba y muestra al pie de la pantalla la leyenda de (Grabación Efectuada)

Si queremos bloquear una cuenta contable, con el icono nos arrojará la siguiente
pantalla

Esta opción se utilizará para bloquear alguna cuenta que se dejaría de utilizar, en ese
momento se marcará el flag Bloqueada p. contabil. Dentro de Bloqueo en Sociedad.

Si posteriormente se requiere esta cuenta para contabilizar algún asiento, la imposibilidad

la indicará con la leyenda al pie de pantalla: La cuenta XXXXXXX se encuentra bloqueada
para contabilizaciones.

Si queremos borrar una cuenta contable, con el icono nos arrojará la siguiente
pantalla.

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En esta pantalla se deben marcar los dos flag de Marcar para borrado (en sociedad y en
plan de cuentas), luego con un Enter se muestra en la pantalla la siguiente leyenda de
“modificación ejecutada”

Si en el futuro se quiere contabilizar utilizando esta cuenta, el impedimento estará

indicado por la leyenda: “La cuenta de mayor XXXXXXX 3000 ha sido marcada para el
borrado”

2.- Procesos y Operaciones

2.1. Cargar Asiento – Registrar Documento de Cuenta de Mayor

Se puede utilizar esta función para introducir contabilizaciones en cuentas de mayor. Esta
transacción es utilizada por los usuarios para realizar entradas rápidas y no muy
complejas.

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU SAP Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /

FB50
Contabilización /Registrar documentos de cuenta de mayor

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Fecha documento La fecha de documento es la fecha de creación del documento N/A
original
Fecha contabilización Fecha con la que un documento entra en la contabilidad N/A
financiera o en la contabilidad de costes
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los documentos AC
contables. De ella se deja constancia en la cabecera del
documento, la clase AC es opcional de acuerdo al proceso se
puede modificar
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Para la 3000
Empresa IPS.
Moneda Moneda de la contabilización CLP
Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas N/A
D/H Seleccionar DEBE o HABER. Esto determina el signo del N/A
importe ingresado (los importes siempre se ingresan en sus
valores absolutos).
Importe Importe de la posición de documento en la moneda del N/A
documento.
Indicador Impuesto El indicador de impuestos representa una categoría impositiva N/A
que debe tenerse en cuenta
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca. N/A
Ingresar solo en los casos correspondientes.

Oprimiendo MÁS  Simular se obtiene un resumen del documento.

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Para Grabar presionar el icono de Contabilizar .

Al grabar SAP nos informara que los datos fueron salvados correctamente con el
mensaje:

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2.2. Cargar Asiento – Contabilización general

Se puede utilizar esta función para introducir contabilizaciones en cuentas de mayor. Esta
transacción es utilizada por los usuarios expertos para ingresar transacciones complejas

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU SAP Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /

F-02
Contabilización / General

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Fecha documento Fecha en que se emite el documento N/A
Fecha contabilización Fecha en que se registra la contabilización del pago N/A
Clase doc. Clase de documento con que se genera el documento, la clase AC
AC es opcional de acuerdo al proceso se puede modificar
Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento. 3000
Moneda Moneda en la que se registra el documento CLP
Tipo de Cambio Moneda en la que se registra el documento N/A
Fecha de Conversión Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en N/A
la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema
buscará el tipo de cambio válido a esa fecha
Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el N/A
documento

Para cargar la primera posición del documento se deberá cargar lo siguiente:

El significado de los campos es el siguiente:

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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Clave de Contabilización Clave con la que se contabiliza la posición en el documento, 40 –Cuenta de mayor
con esta transacción Podemos usar todas las claves de al debe
contabilización según el proceso a realizar. 50- cuenta de mayor al
haber
Cuenta Cuenta contable N/A

Para poder completar los datos correspondiente a dicha posición, se deberá pasar con
Enter.

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Importe Importe N/A
Centro de coste Imputación a la contabilidad de costo N/A
Asignacion Este campo es de libre utilización, no obstante, por medio de N/A
la Clave de Clasificación que se ingrese en los datos maestros,
el campo Asignación se podría completar de manera
automática con algún valor definido en la clave de
clasificación.
Por ejemplo, si una cuenta de mayor tiene en el campo Clave
de clasificación el valor 055 -Ejercicio Fiscal / Periodo, el
campo asignación se completará de manera automática en cada
contabilización, con la concatenación de estos dos campos.
Texto Opcional. Campo libre, adicional el campo Texto se puede N/A
almacenar

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Luego pasamos a la siguiente posición para equilibrar el asiento para ello primero se
ingresa la clave de contabilización y la cuenta contable.

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Clave de Clave con la que se contabiliza la posición en el 40 –Cuenta de
Contabilización documento mayor al debe
50- cuenta de mayor
al haber
Cuenta Cuenta contable N/A

Para poder completar los datos correspondiente a dicha posición, se deberá pasar con
Enter.

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Importe Importe N/A
Segmento Segmento IPS
Centro de Beneficio Imputación a la contabilidad de centro de Beneficios 3000

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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Texto Opcional. Campo libre. N/A

Con el icono de MAS -- > Simular Libro Mayor se podrá visualizar al resumen de
documento para ver cómo queda el asiento

Si el asiento es correcto, y no se deben realizar modificaciones, presionando el icono de

Contabilizar. Quedará registrado el documento en la contabilidad.
Al Contabilizar en SAP nos informara que los datos fueron salvados correctamente con
el mensaje:

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2.3. Cargar Asiento – Contabilización general con modelo

Se puede utilizar esta función para introducir contabilizaciones de manera más ágil. Se
deberá tener previamente un asiento similar al que se desea contabilizar

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU SAP Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /

F-02
Contabilización / General

Debo completar los datos de cabecera al igual que en el punto 2.2, pero luego debo
oprimir el botón de “Contabilizar con modelo”

Utilizaremos el documento generado en el punto 2.1, para copiar, pero no copiaremos los
importes.

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Número de Datos del documento que nos sirve para copiar N/A
doc/Soc/Ejercicio
Crear asiento inverso Esta opción sirve para crear el asiento contrario al que IPS
seleccionamos
No proponer importes Si tildo sólo esta opción hace el mismo asiento pero me deja 3000
elegir los importes de las posiciones

Para poder completar los datos correspondientes las posiciones, se deberá pasar con
Enter. Como en el caso siguiente sólo tilde que copie el asiento pero que no me proponga
importes, todo vendrá completo de la misma manera pero el campo importe estará vacío.

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No propuso el importe, por lo tanto lo debo ingresar

Con Enter se continúa a la siguiente posición

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Si el asiento es correcto, y no se deben realizar modificaciones, presionando el icono de

Contabilización. Quedará registrado el documento en la contabilidad. Al grabar SAP nos
informara que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:

2.4. Modificación y Visualización de documentos

Las siguientes transacciones se utilizan para modificar o bien visualizar documentos.

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU SAP Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor

FB02 /FB03
/Documento / Modificar o Visualizar

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Con Enter se pasa a ver/modificar el documento

Por defecto en la pantalla inicial, siempre viene propuesto el último número de documento
grabado. Si no se desea este documento, se coloca otro junto con la sociedad y el
ejercicio económico. En caso de querer buscar documentos, porque no conozco el
número debo ingresar al botón de “listar documentos”

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Aparecerá la siguiente pantalla con más opciones de filtros para poder buscar los
documentos que necesito chequear. Se pueden utilizar todos los parámetros para agilizar
las búsqueda, una vez seleccionados, con ejecutar se accederá a los documentos que
cumplan con las condiciones solicitadas en la pantalla anterior.

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Se pueden utilizar todos los parámetros para agilizar las búsqueda, una vez
seleccionados, con ejecutar se accederá a los documentos que cumplan con las
condiciones solicitadas en la pantalla anterior.

Haciendo doble clic sobre cualquier documento podremos verlo

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Si quiero ingresar a modificar un campo de la cabecera ingreso en el siguiente icono

veo los campos no marcados en gris, que son los únicos habilitados para
la modificación.

En este caso sólo son modificables los campos de “[Link]” (texto libre de cabecera
de doc) y “referencia”

Con los iconos cancelo y vuelvo a la pantalla anterior o bien acepto el cambio y vuelvo a
la pantalla anterior:

El procedimiento es igual si quiero modificar una de las posiciones, debo hacer doble clic
sobre la que quiero modificar y una vez en ella sólo podré modificar los campos no
marcados en gris.

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En este caso los campos posibles de modificación son “Asignación” y “texto” si por
ejemplo decido cargar algo en el campo texto y luego oprimo quedarán registrados
los cambios y el sistema arrojará el siguiente mensaje.

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Si se desea visualizar los cambios que se realizaron en detalle deberá ingresar en la

opción MAS  Entorno  Modificaciones de Documentos y mostrara la siguiente
pantalla

Para visualizar los cambios realizados deberá ingresar en cada opción y darle doble clic
en la que desea, ésta mostrará la siguiente imagen:

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Esto es visualizado por cada posición de del documento.

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2.5. Anulación de Asiento contable

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU SAP Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /

FB08
Documento / Anular /Anulación individua

El significado de los campos es el siguiente

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Número de documento Número de doc. SAP que deseo anular N/A
Sociedad Clave inequívoca que representa la sociedad legal 3000
ejercicio Año legal en que se realizó el asiento a anula N/A
Motivo de anulación La razón de la contabilización inversa se refleja en el 01 Anulación en
documento anulado. De esta forma el campo proporciona período actual
información sobre por qué ha sido necesaria la anulación. 02 Anulación en
período cerrado
03 [Link]
en período actual
04 [Link]
en período cerrado
05Asiento por ajuste
de periodificación
06 [Link]
período actual FIN700
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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

07 [Link]
período dif.FIN700
08 Anul. cheques
negativo período
actual
09 Anul, cheques
reversa período actual

Es conveniente visualizar el documento a anular, con la ruta

Luego se retrocede a la pantalla anterior (con back - -) y se presiona el icono

, grabándose la anulación (100000301)

Una vez realizado la anulación del documento podremos visualizar que tanto el
documento que se anuló como el número de documento que se generó al momento de
realizar la anulación, quedan referenciado como se visualiza en la siguiente imagen:

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La información se podrá visualizar seleccionando la cabecera del documento.

2.6. Asientos Periódicos

Los asientos periódicos se utilizan para registrar operaciones que se repiten con
regularidad, tales como alquileres o seguros. Los siguientes datos no cambiarán nunca
en contabilizaciones periódicas:

 Claves de contabilización
 Cuenta

Se deben introducir estos datos periódicos en un documento de contabilización periódica.

Este es un documento que no actualiza las cifras de movimiento. El programa de
contabilización periódica utiliza este documento como base para crear documentos
contables.
Si desea utilizar esta técnica, en primer lugar se debe crear un documento periódico a
utilizar como referencia por el sistema. Un documento periódico no es un documento
contable y no afecta el saldo de cuenta.

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En el documento periódico, se define cuándo se deberá crear una contabilización con

este documento. Existen dos posibilidades de programación de fechas. Las
contabilizaciones pueden efectuarse periódicamente en una fecha determinada:
Para contabilizaciones periódicas, especifique el primer y último día de ejecución así
como el intervalo en meses.
Si desea especificar fechas concretas, especifique un plan de ejecución en el documento
periódico

Pasos para la generación:

Creación de un Documento Periódico.

Ruta de Acceso Código de Transacción

Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /
MENU SAP Contabilización / Documentos de ref. /Documento FBD1
periódico

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad 3000
1°ejecución Fecha inicial de la contabilización periódica, es decir, fecha N/A
a partir de la cual han de ejecutarse las contabilizaciones
periódicas.
Ultima ejecución el Fecha final de la contabilización periódica, es decir, fecha N/A
hasta la cual se han de ejecutar las contabilizaciones
periódicas.
Intervalo en meses Ritmo de ejecución (contabilización periódica), es decir, N/A
intervalo temporal entre dos ejecuciones de la
contabilización periódica.
La entrada del intervalo deberá efectuarse en meses
Día de ejecución Fecha natural en la que ha de ejecutarse la contabilización N/A
periódica. Si indica un día se utilizará la fecha natural que
ha indicado en el campo "Primera ejecución él”. Si se
utiliza Día de ejecución no se debe llenar el campo Plan de
Ejecución y a la inversa
Plan de ejecución Este plan contiene las fechas de ejecución deseadas para los N/A
documentos periódicos originales. Con ayuda del plan de
ejecución, es posible generar documentos contables a partir
de documentos periódicos originales a intervalos libremente
definibles. Esta es la parte que se define en la
Parametrización y que se debe consultar con un consultor.
Como ejemplo: si un asiento se desea contabilizar el 7/8,
1/9 y el 31/12, se debe crear un plan de ejecución.
Copiar textos Al marcar este parámetro los textos largos del documento N/A
periódico se copian en los documentos reales
Tomar Importes en Cuando se crean documentos contables a partir de N/A
Moneda Local documentos tipo de contabilización periódica, sólo suelen
transferirse los campos de moneda; la moneda se determina
nuevamente según el tipo de cambio vigente. Pero en caso
de que desee crear los documentos contables con el 'tipo de
cambio histórico’, fije este indicador. El indicador
determina que los importes en moneda local se transfieran
también a los nuevos documentos contables.
Clase de Documentos Clase de documento es modificable

La segunda parte de la pantalla en el recuadro rojo requiere los campos comunes a

cualquier documento contable y que se utilizarán directamente en el registro del mismo.
Con Enter se pasara de pantalla
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Luego se presiona el icono , grabándose el documento periódico. (Recordar

que el mismo no realiza modificaciones a nivel contabilidad) Sin embargo arrojará un
mensaje como el siguiente

Contabilizaciones de los documentos periódicos creados

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Operaciones
SAP F.14
periódicas/ Contabilizaciones periódicas /Ejecutar

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Para crear documentos contables a partir de documentos periódicos fuente, se debe

ejecutar el programa de contabilización periódica o planificarlo para que se efectúe su
ejecución.

Las fechas de ejecución introducidas en los documentos periódicos no son suficientes

por sí mismas para crear documentos contables. Se debe ejecutar el programa de
contabilización periódica en los intervalos apropiados y especificar, mediante la
introducción de un período de liquidación, los documentos periódicos que deben incluirse
en la ejecución.

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad, para la que 3000
desea registrar los doc. Periódicos.
Número de doc. Número de doc. periódico que se desea contabilizar N/A
Ejercicio Ejercicio del doc. periódico cargado previamente N/A
Clase de doc. Clase de doc. que identificará los doc. periódicos N/A
Intervalo de liquidación Se contabilizará aquellos documentos periódicos que esté N/A
entre su fecha de primera ejecución y la de última ejecución
el período seleccionado
Nombre de Usuario Siempre por defecto viene el usuario que está realizando la N/A
operación, el mismo es necesario para generar un juego de
datos
Nombre para juego de Nombre con lo que se armará el archivo a ejecutarse con el EJEMPLO:
datos asiento periódico Febrero 2020
Flag juego de datos Luego del procesamiento correcto del batch no se borra N/A
ejecutado automáticamente sino que queda disponible

Se deberá ejecutar el programa con el siguiente icono

Y el sistema deberá arrojar el siguiente mensaje

Si la fecha de la siguiente ejecución guardada en el documento periódico está dentro del

intervalo de fechas fijadas para la siguiente fecha de liquidación o coincide con la misma,
el sistema introduce los datos necesarios para las contabilizaciones dentro del juego de
datos batch input especificado.

En cada ejecución del programa sólo se crea un documento contable por documento
periódico. Por consiguiente, aunque se especifique un período de liquidación muy
extenso, no se creará más de un documento contable

Ejecución del batch input.

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU
MAS/ Sistema / Servicios / Batch Input /Carpetas SM35
SAP

El programa de contabilización periódica genera un juego de datos batch input. Éste

contiene los documentos contables que se van a crear. Después de ejecutar el programa

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de contabilización periódica, procese el juego de datos batch input para que el sistema
efectúe las contabilizaciones.

Cuando se procesa un juego de datos batch input, se actualiza el documento periódico.

En el documento periódico original se introducirá, entre otras cosas, la fecha de la

próxima ejecución, actualizada por el programa de contabilización periódica.

También se actualizará el número total de ejecuciones del programa. Si se desea, se

pueden visualizar estos datos en el documento periódico (véanse las secciones sobre
cómo modificar y visualizar documentos periódicos).

Si se selecciona el juego de Batch Input a correr y luego se presiona el botón

aparecerá la siguiente pantalla.

Y se deberá seleccionar Visual. Sólo errores (se confía en el contenido de la información,

y el tamaño de los archivos es relativamente chico).

Si el batch Input no contiene errores, se mostrará instantáneamente la siguiente pantalla

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Si presionamos “Finalizar batch input salimos de la transacción”

Si voy a FB03 para visualizar documentos veré que efectivamente el mismo ingresó a la
contabilidad.

Modificación/ Visualización de Documento Periódico

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Finanzas /Gestión Financiera / Libro Mayor /

SAP Documento/Documentos de ref./Documento periódico/ FBD2 /FBD3
Modificar//Visualizar

Modificar un documento periódico es como modificar cualquier otro documento, excepto

por el hecho de que también se pueden modificar los importes de partidas individuales y

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los datos de contabilización periódica. Para modificar un documento periódico, proceda

del siguiente modo: Introduzca el número de un documento periódico y seleccione INTRO

Si desconoce el número del documento periódico, puede buscarlo seleccionando

Documento /Lista, en la barra de menú

Trate una o más partidas individuales marcando la partida individual y modificando los
datos contenidos en ella.

Para tratar la cabecera del documento, seleccione Mas-- > Pasar a / Cabecera del
documento. Entonces podrá añadir o modificar el número de referencia y los campos de
texto en la cabecera del documento.

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Para tratar los datos de contabilizaciones periódicas, seleccione Mas  Pasar a / Datos
periódicos. Se pueden modificar los campos Fecha próxima ejecución, Fecha última
ejecución, Intervalo en meses, Fecha de ejecución, Plan de ejecución, Número de
ejecuciones y Código de borrado.

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Para grabar sus modificaciones, seleccione Grabar

Borrado de Documento Periódico

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Documento /
SAP F.56
Documentos de ref. /Documentos periódicos / Borrar

Sólo se pueden borrar los documentos periódicos marcados para borrado. Los programas
de contabilización periódica marcan automáticamente los documentos periódicos para
borrado, si la siguiente fecha de ejecución determinada por el programa es posterior a la
última fecha de ejecución.

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De este modo, el sistema indica que el documento periódico no debe ser utilizado
nuevamente. El usuario también puede fijar la petición de borrado.
Cuando se utiliza un plan de ejecución, el programa marca un documento periódico para
borrado si en el plan no hay fecha de ejecución posterior a la actual fecha de ejecución.
En este caso, el programa le indica el documento periódico marcado para borrado. Puede
desactivar este indicador si, por ejemplo, todavía no se han introducido todas las fechas
de ejecución.

Asegúrese entonces de completar el plan de ejecuciones. El programa de contabilización

periódica no vuelve a utilizar los documentos periódicos marcados para borrado.

Para llevar a cabo un test de ejecución y generar una lista de los documentos que han
sido marcados para borrado, seleccione el campo Ejecución test. También se puede
imprimir la lista obtenida. Cuando esté seguro de que desea borrar los documentos
originales seleccionados, desmarque el campo Ejecución test.

Seleccione Ejecutar.

Evaluación de los Documentos Periódicos

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Finanzas / Gestión Financiera / Libro mayor / Operaciones

SAP periódicas / Contabilizaciones periódicas / F.15
Listas.

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Se pueden evaluar los documentos periódicos con el fin de averiguar cuáles de ellos:

 Contienen información para contabilizaciones que se deberían efectuar dentro de un

período de tiempo determinado. Para ello, introduzca una fecha inicial y/o final. Estas
fechas se refieren a especificaciones establecidas en lo que respecta a la primera y
última fecha de ejecución guardada en el documento periódico.
 Contienen información para contabilizaciones no efectuadas.
 Contienen información para contabilizaciones a efectuar en la próxima ejecución del
programa de contabilización periódica. Para conseguir esta información, especifique
el período apropiado de liquidación. Si lo desea podrá restringir esta evaluación a
determinadas cuentas. Para llevar a cabo esta evaluación, seleccione: En la pantalla
que se visualiza a continuación, introduzca los criterios de selección apropiados y
seleccione Ejecutar

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3.- Cierre de Periodos Contables

3.1. Abrir y cerras periodos contables

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor/ S_ALR_87003642/
SAP Entono / Opciones Actuales /Abrir y cerrar periodos OB52

Normalmente, sólo se abre el período contable actual para la contabilización. El resto se

cierra. Al final de este período contable, se cierra el periodo y se abre el período contable
siguiente:

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Variante 3000
Clase de Cuenta Este campo nos muestra la clase de cuenta que se está N/A
abriendo o cerrando en el periodo es decir que:
+: Significa que el periodo tiene validez para todas las clases
de cuentas.
A: Cuentas de Activo fijo.
D: Cuentas de Deudores.
K: Cuentas de Acreedores.
M: Cuentas de Materiales.
S: Cuentas de Mayor.

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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Esta clasificación que se describe es para facilitar el cierre
mensual y anual si no todas las áreas tienen el mismo
calendario de cierre.
De Periodo 1 Junto con la indicación del año, determina el inicio del N/A
intervalo de contabilización permitido para periodos
especiales
Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
inicio del intervalo de contabilización permitido para
periodos especiales.
A Periodo 1 Junto con la indicación del año, determina el final del N/A
intervalo de contabilización permitido para periodos
especiales.
Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
final del intervalo de contabilización permitido
De Periodo 2 Junto con la indicación del año, determina el inicio del N/A
intervalo de contabilización permitido para períodos
normales
Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
inicio del intervalo de contabilización para períodos
normales
A Periodo 2 Junto con la indicación del año, determina el final del N/A
intervalo de contabilización permitido para períodos
normales
Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
final del intervalo de contabilización permitido para períodos
normales
A Periodo 3 Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
inicio del intervalo de contabilización permitido para
contabilizaciones de CO
Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
inicio del intervalo de contabilización para contabilizaciones
de CO
A Periodo 3 Junto con la indicación del año, determina el final del N/A
intervalo de contabilización permitido para contabilizaciones
de CO
Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el N/A
final del intervalo de contabilización permitido para
contabilizaciones de CO

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3.2. Arrastre de Saldos: Libro Mayor

Cierre Mensual:

El sistema en forma automática, mensualmente va traspasando los saldos,

independientemente de la apertura o cierre de los períodos, por lo tanto no es necesario
correr un proceso en especial.

Cierre Anual:
Para éste proceso si es necesario correr el proceso de arrastre de saldos empleando la
ruta:

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Finanzas /Gestión Financiera /Libro Mayor /Operaciones
SAP FAGLGVTR
Periódicas/ Cierres /Arrastrar / Arrastre de saldos (nuevo)

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Ledger Libro de contabilización (no se aplica para este proyecto) 0L
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad 3000
Arrastre al Ejercicio Tipeé el año del nuevo ejercicio económico N/A
Ejecución de Test Es para controlar que va a realizar el sistema. Es X
recomendable tildarlo tantas veces hasta que se esté seguro
de que los datos salen correctamente

Se presiona la tecla F8 o el icono Ejecutar y se obtendrá un log con los posibles errores
de ejecución o la confirmación de que se puede ejecutar en forma real

Presionando en los iconos lista de resultado desde la transacción se puede visualizar en

detalle las cuentas cuyos saldos ya fueron arrastrados.

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Ejecute Back para correr el proceso nuevamente pero ahora en modo real desactivando
“el Flag (tilde) de Test”, y nuevamente ejecute.

Una vez que corra dicho proceso si llegará a ingresar ajustes en el ejercicio anterior ya
no será necesario ejecutar nuevamente el proceso, el sistema en forma automática
traspasará los saldos.

Cabe señalar que las cuentas de balance traspasan los saldos en forma automática, y en
cuanto a las cuentas de resultados el sistema determina un Resultado del ejercicio mismo
que lo manda a la cuenta “Resultado del ejercicio” cancelando ingresos contra gastos.

Para poder bajarlo a Excel, en cualquier pantalla indicar Exportar  Fichero Local:

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Aparecerá un cuadro donde se le indica que tipo de archivo queremos generar:

Luego de elegido el tipo de archivo a generar, se selecciona dónde se desea guardar y

con qué nombre:

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Presionar el icono de Crear.

A continuación se debe ubicar por Explorador de Windows (o por Excel) el archivo
generado a fin de abrirlo y trabajarlo.

4.- Reportes

4.1. Visualización de Saldos de Cuentas de Mayor

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / FS10N / FAGLB03
SAP Cuenta / Visualizar Saldos

El saldo de una cuenta de mayor es la suma de los saldos Haber y Debe de la cuenta.
Hay dos clases de saldos:
 Saldos Haber
 Saldos Debe
Estructura
En el saldo de cuenta se visualiza lo siguiente:
 El saldo inicial (el arrastre de saldos del ejercicio anterior)
 El total de todos los movimientos de cada período de contabilización,
desglosado en contabilizaciones en el Debe y en el Haber (cifras de
movimientos)
A partir de estas cifras, el sistema también calcula lo siguiente para la visualización del
saldo de cuenta:
 El saldo por período contable
 El saldo de cuenta acumulado

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Ingreso la Cuenta de Mayor, la sociedad, el ejercicio. Presiono el icono Ejecutar, o F8.

Haciendo doble clic sobre cualquier campo de la grilla, se podrá visualizar el informe de
partidas individuales y muestra el detalle por cada celda.

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4.2. Lista de Partidas Individuales

Puede visualizar las partidas individuales para una o varias cuentas. Las partidas
individuales son las posiciones de documento que se contabilizaron en una cuenta
específica. En contraste con una posición de documento, una partida individual contiene
únicamente la información del documento que es relevante desde el punto de vista de la
cuenta. Se pueden visualizar las siguientes partidas individuales:

 Partidas abiertas
 Partidas compensadas
 Apuntes estadísticos
 Partidas preliminares
Dependiendo de los permisos otorgados desde esta transacción se puede también
modificar partidas.

Si quisiésemos acceder directamente al análisis de partidas en vez de ingresar por la

pantalla de saldo, debemos seguir el camino

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / FAGLL03
SAP Cuenta /Visualizar/ Modificar partidas

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Cuenta de mayor Cuenta de Mayor del Plan de Cuentas N/A
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad 3000
Partidas abiertas Se visualizan partidas que están abiertas o han sido abiertas N/A
para la fecha clave indicada.
Partidas compensadas Se visualizan partidas que se han compensado para la fecha N/A
de compensación y que han sido abiertas para la fecha clave.
En caso de que no se haga ninguna indicación para la fecha
de compensación y para la fecha clave, se visualizan las
partidas compensadas
Todas las partidas Abiertas y Compensadas. N/A

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Presiono el icono de Ejecutar, o bien (F8).

Aquí en el ejemplo, se realizó una consulta de todas las partidas. Por lo tanto se verán
en verde las compensadas y si tuviese partidas abiertas se visualizarían en rojo.

Haciendo doble clic sobre la línea del Documento, puede visualizar la posición contable
de ese Documento:

 Posando el puntero del Mouse sobre un documento, con estas opciones se

puede visualizar, modificar o modificar en masa varios documentos
respectivamente las opciones se puede visualizar en la barra de herramienta
de la transacción.
 Posando el puntero del ratón sobre una columna o dato, se puede filtrar,
ordenar en forma ascendente o descendente por cualquier columna las
opciones se podrán ubicar en la opción Más.
 Posando el puntero del Mouse sobre una columna o dato, se puede crear un
total o subtotal las opciones se podrán ubicar en la opción Más.
 Posando el puntero del Mouse sobre un total o subtotal, se puede visualizar en
detalle o solo subtotales de la cuenta.
 Seleccionando las siguientes opciones se podrá agregar, sacar, reordenar
columnas. Luego se puede elegir una variante ya creada y si no se puede
grabar una variante con nuestras preferencias de visualización las opciones la
podrá visualizar en Mas , Modificar Layout / Grabar Layout / Seleccionar Layout

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4.3. Impresión de Balance

Ruta de Acceso Código de Transacción

Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor
MENU Sistema de Información/ Informe de libro Mayor
SAP S_ALR_87012284 /F.01
/Balance/PyG/Flujo de caja /General/ Comparaciones real/real
/ Balance/PyG

El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Plan de cuentas Plan de Cuentas de la empresa PC03
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad 3000
Cuentas de Mayor Si se desea listar solo algunas cuentas contables o por rangos N/A

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Estructura Balance PyG Indica la clave que identifica unívocamente la versión de IPS
balance o de cuenta de pérdidas y ganancias
Año del informe Año del ejercicio económico que se desea listar N/A
Períodos del informe Meses calendarios que se desean listar N/A
Año de comparación Año del ejercicio económico con el cual se desea comparar N/A
el elegido en el punto anterior
Períodos de comparación Meses calendarios que se desean listar para comparar con los N/A
anteriores elegidos
Lista clásica Variante de visualización más común de SAP, no tiene las N/A
funcionalidades de ordenar, filtrar, totalizar, etc.
Control grid LVA Variante de visualización más parecida al Excel, permite N/A
ordenar, filtrar, reordenar, totalizar, etc.

Luego de seleccionar todos los datos, se presiona el icono Ejecutar

Visualización "Lista clásica".

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Visualización “Control Grid LVA”

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4.4. Impresión de Balance de Sumas y Saldos

Ruta de Acceso Código de Transacción

Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Sistemas de
MENU Información / Informes de Libro Mayor / Listas de saldos / S_ALR_87012277
SAP General / Saldos de cuentas de mayor / Saldos de cuentas de
mayor

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Plan de cuentas Plan de Cuentas de la empresa PC03
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad 3000
Cuentas de Mayor Si se desea listar solo algunas cuentas contables o por rangos N/A
Ejercicio Ejercicio económico que se desea listar N/A
Tipo de moneda Siempre será la moneda de la sociedad (CLP) N/A
Períodos del Informe Meses del ejercicio económico que se desea listar N/A

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Presionar el icono Ejecutar y se Verá el Listado:

4.5. Impresión de Libro Diario

Ruta de Acceso Código de Transacción

MENU Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Sistemas de

S_ALR_87012287
SAP Información / Informes de Libro Mayor / Documento / General
/ Diario de doc.

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El significado de los campos es el siguiente:

Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad 3000
N ° de documento Si se desea ver algunos documentos, se completa este campo, N/A
si se deja vacío se visualizan todos los documentos
Ejercicio Ejercicio económico que se desea listar N/A
Fecha de contabilización Se coloca el rango que se quiere listar para imprimir el libro N/A
diario
Cuentas de Mayor Si se desea listar solo algunas cuentas contables o por rangos N/A

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