TECNOLOGÍA APLICADA A LA CONTABILIDAD

Y FINANZAS

Semana 5
Operaciones Contables en FI I
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Operaciones Contables en FI I

APRENDIZAJE ESPERADO

APRENDIZAJE ESPERADO

El estudiante será capaz de:

• Utilizar las aplicaciones de SAP para registrar operaciones contables a partir de los hechos
económicos de una organización.

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ÍNDICE

ÍNDICE ................................................................................................................................................................................. 3
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................... 4
RESUMEN ............................................................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................................................. 5
PREGUNTAS GATILLANTES ................................................................................................................................................... 5
1. OPERACIONES EN FI .................................................................................................................................................................. 6
1.1 DOCUMENTOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES CONTABLES CUENTAS ASOCIADAS A FI-CO............................................ 6
1.2 CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES CONTABLES SIMPLES EN LA GESTIÓN FINANCIERA. ................................................ 7
1.2.1 COMPRAS ................................................................................................................................................................. 8
1.2.2 VENTAS ..................................................................................................................................................................... 9
1.2.3 DEPÓSITOS BANCARIOS ........................................................................................................................................... 9
1.2.4 PAGOS ...................................................................................................................................................................... 9
1.3 CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES CONTABLES ESPECIALES EN LA GESTIÓN FINANCIERA .......................................... 10
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................................................... 13
REFERENCIAS ..................................................................................................................................................................... 14

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INTRODUCCIÓN
En el presente contenido se explican cómo utilizar las aplicaciones de SAP, para registrar operaciones contables a
partir de los hechos económicos de una organización. Revisaremos documentos relativos a los procesos
empresariales, contabilizaciones simples en FI (finanzas SAP) de compra y ventas, movimientos de pagos de
acreedores y algunas contabilizaciones especiales, como anulaciones de documentos.
Las actividades y recursos elaborados al largo de la asignatura son extraídas del convenio de SAP University Alliances
que es un programa global que posibilita a más de 3.500 instituciones educativas de más de 113 países que
incorporan las últimas tecnologías de SAP a la enseñanza. (SAP University Alliances, 2021).
El programa SAP University Alliances presenta a los estudiantes las últimas tecnologías de negocio de SAP y les da
una mano para ingresar a la fuerza laboral del siglo XXI. (SAP University Alliances, 2021).

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RESUMEN
El módulo de finanzas SAP permite trabajar en las operaciones contables y financieras de las empresas, asociando
los distintos tipos de documentos de respaldo para su posterior registro, empleando distintas funcionalidades del
ERP según se produzcan los hechos económicos en una organización.

PALABRAS CLAVE
• Documentos
• Operaciones
• Compras
• Ventas
• Anulaciones

PREGUNTAS GATILLANTES
• ¿Cuántos documentos puede generar una operación contable?
• ¿Para qué sirven las contabilizaciones especiales?
• ¿Qué es la anulación de un documento en FI?

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1. OPERACIONES EN FI
El sistema SAP funciona sobre la base del principio de documentos: para cada contabilización se graba un
documento. El documento permanece como unidad completa en el sistema hasta que es almacenado.

1.1 DOCUMENTOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES CONTABLES CUENTAS

ASOCIADAS A FI-CO
Los documentos relativos a las operaciones contables tienen las siguientes características:
- Cada documento se identifica de forma única a través de los siguientes campos:
• Número de documento.
• Sociedad.
• Ejercicio.
- Los documentos FI contienen lo siguiente:
• Una cabecera de documento (Información relativa a todo el documento).
• Entre 2 y 999 partidas individuales (Información específica de partida individual).

- Puede visualizar los datos detallados para la cabecera del documento y las partidas individuales.
- Dos claves de control importantes:
• Clase de documento para la cabecera de documento.
• Clave de contabilización para las partidas individuales.

- El sistema SAP genera como mínimo un documento por cada operación comercial.
- Cada documento recibe un número de documento unívoco.
- El número de documento lo puede asignar:
• El sistema (asignación interna).
• El usuario (asignación externa).

Una operación contable puede crear uno o más documentos. Por ejemplo, cuando la mercancía llega de un acreedor,
se crea un documento de material para registrar los datos importantes para la gestión de stock. Un documento
contable se crea para registrar la información financiera, como cuentas de mayor e importes.
Los documentos relacionados están enlazados en el sistema para que el usuario tenga un resumen de todas las
operaciones contables del sistema. (SAP SE, 2017).

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1.2 CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES CONTABLES SIMPLES EN LA GESTIÓN

FINANCIERA.
La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables
que se contabilizarán, por ejemplo, las facturas de acreedores, los pagos de deudores, entre otros. Se definen a nivel
del mandante y, por lo tanto, son válidas para todas las sociedades.
Las clases de documentos suministrados mediante el sistema estándar se pueden modificar o copiar.
Clases de documentos estándar importantes

Figura 1. Clase de documentos del software SAP

Fuente: (SAP SE, 2017).

La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de cuenta.

En todas las demás clases de documento solo se pueden realizar contabilizaciones en determinadas clases de cuenta.
Por ejemplo, la clase de documento DG, solo permite contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).
Para transferir documentos de liquidación desde el sistema de liquidación SAP ERP, se necesita una de las siguientes
clases de documento:

• RV, la clase de documento por defecto para documentos de facturación de gestión de pedidos de cliente
(facturas de deudor).
• RE, la clase de documento por defecto para documentos de facturación de la gestión de materiales (facturas
de acreedor).

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En la asignación de números interna, el sistema asigna a cada documento del módulo de gestión financiera un nuevo
número. En la asignación de números externa, el sistema transfiere el número del documento de facturación al
documento contable siempre y cuando este número todavía no se haya utilizado.
La mayoría de las veces, el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para las contabilizaciones
automáticas. (SAP SE, 2017).

1.2.1 COMPRAS
El ciclo de compras en SAP consiste en una serie de procesos que satisfacen una necesidad de compra de material o
de servicios de la compañía y que involucra una secuencia de actividades que empiezan por la solicitud de compras,
un proceso de licitación para elegir al proveedor más ventajoso, el pedido de compras confirma al proveedor elegido
para la compra de los materiales y las condiciones de compra y entrega, la recepción de mercancías, que documenta
cuándo recibimos los materiales, hasta la verificación de facturas del proveedor.
El último paso del ciclo de compras se trata de la verificación de factura de proveedor. Para ello se registra la factura
en el sistema. El sistema mismo se encargará de comprobar que lo que se ha facturado coincida con los precios,
determinados en el pedido de compras y con las cantidades físicamente determinadas en la recepción de mercancías.
Con la verificación de la factura de proveedor se finaliza el ciclo de compras, que continuará en el módulo FI con la
generación de un documento contable de obligación de pago al proveedor. El pago a través de SAP FI se realizará en
base al documento generado en el módulo gestión de materiales. (SAP SE, 2019).

Figura 2. Captura de pantalla software SAP S/4HANA. Creación de facturas de proveedor

Fuente: software SAP S/4HANA interfaz Fiori.

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1.2.2 VENTAS
Un ciclo de ventas está compuesto de varias etapas, entre ellas consulta, oferta, pedidos, solicitud hasta llegar al
documento de facturación. (SAP SE, 2017).
Proceso de ventas y la integración de los distintos módulos del software ERP

Figura 3. Imagen que ilustra la integración de un proceso de ventas con distintos módulos del software ERP
Fuente: SAP SE (2019).

1.2.3 DEPÓSITOS BANCARIOS

La emisión de movimientos contables de cuentas por cobrar para los deudores será originada en el módulo de Ventas
y distribución, el cual administrará los temas logísticos de los productos y servicios. Una vez que el módulo de venta
emita la facturación mediante la aplicación de facturación electrónica, el sistema SAP, conectará a su vez con el
Servicio de Impuestos Internos (SII). Se contabilizará la factura y se integrará automáticamente con el módulo de
Cuentas por Cobrar (FI-AR). Las cuentas por cobrar serán tratadas como cuentas de mayor en la gestión de depósitos
bancarios. (SAP SE, 2017).

1.2.4 PAGOS
Este proceso tiene la finalidad de generar pagos de facturas de acreedores con cuentas de banco y también con
transferencia manual, es decir aquellos pagos individuales que no pasan por Nómina Masiva de pagos. El documento
contabiliza la cuenta bancaria y la cuenta de acreedor. El sistema compensa los abonos y las facturas pendientes.

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Mediante esta funcionalidad se efectúa el registro contable del pago, compensando la partida abierta pagada y
anotando la correspondiente salida de dinero del banco y la generación del correspondiente medio de pago, cheques
manuales, vale vista o cargos bancarios en cartola. (SAP SE, 2017).

1.3 CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES CONTABLES ESPECIALES EN LA

GESTIÓN FINANCIERA
Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin embargo, según distintas reglas, solo
se pueden modificar campos determinados. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o ser específicas
de usuario.
Es posible modificar determinados campos en la cabecera del documento y en las partidas individuales.
• En la cabecera del documento: solo se pueden modificar el número de referencia y el texto de cabecera del
documento.
• Partidas individuales: el sistema no permite ninguna modificación del importe, la clave de contabilización, la
cuenta o de cualquier otro campo que afecte a la reconciliación de una contabilización.
Cuando se realiza una modificación a un documento, se graba en el log la siguiente información:
• El campo que se ha modificado.
• Los valores nuevos y antiguos.
• El usuario que ha realizado la modificación.
• El momento y la fecha de la modificación.

Anular documentos

Figura 4. Imagen que ilustra la integración de un proceso de anulación de documentos

Fuente: SAP SE (2019)

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Los usuarios pueden cometer errores cuando registran documentos. Por consiguiente, el documento creado incluirá
información incorrecta. Para grabar en log los ajustes, primero de debe anular el documento. Después se puede
volver a registrar correctamente.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de mayor, de acreedores y de
deudores de manera individual o conjunta.
Un documento se puede anular mediante:
• Contabilización de anulación normal.
• Contabilización negativa.

Al anular un documento, debe introducir un motivo que explique la anulación. El motivo de anulación también
controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original.
Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe reiniciarse el documento.

Contabilización de anulación normal, contabilización negativa

Figura 5. Imagen que ilustra el efecto de la contabilización negativa

Fuente: SAP SE (2019).

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La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono
incorrecto como un cargo. De este modo la contabilización de anulaciones normal provoca de este modo un aumento
adicional de las cifras de movimientos.
La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un
cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se añaden a las cifras de movimientos, sino que se deducen de
las cifras de movimientos de la otra columna de la cuenta. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos
anteriores a la contabilización incorrecta. (SAP SE, 2017).

Cuentas de mayor especial

Las cuentas de mayores especiales (CME) son cuentas asociadas alternativas. Las operaciones en cuenta de mayores
especiales son aquellas operaciones efectuadas en la contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por
separado en el libro mayor y en los libros auxiliares. Puede que esto sea necesario por razones de orden interno, o
bien para determinados informes. Por ejemplo, puede que los anticipos no figuren en el balance junto con deudores
y acreedores por suministros y servicios.
Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada definida en el
registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro auxiliar se efectúan mediante un indicador CME, las
contabilizaciones se realizarán en cuentas asociadas alternativas (cuentas de mayores especiales) para que estas
operaciones puedan visualizarse por separado. (SAP SE, 2017).

Figura 6. Imagen que ilustra cuentas de mayor especial

Fuente: SAP SE (2019).

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COMENTARIO FINAL
Las funciones de finanzas y control de SAP ayudan a la gestión de la compañía, permiten ofrecer la situación actual
en el ámbito financiero y aprueban planificar y tomar mejores decisiones.
El módulo SAP FI permite gestionar el área financiera y contable de una empresa. Brinda información sobre cuál es
la situación financiera de la empresa en tiempo real. Estos datos facilitan la planificación y toma de decisiones en los
procesos de negocio.
El módulo de SAP CO (SAP Controlling) proporciona información de apoyo a la Gerencia con el propósito de planificar,
informar y monitorizar de las operaciones de negocio.

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REFERENCIAS
SAP SE. (2017). SAP UCC. Magdeburg.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2022). Operaciones Contables en FI I. Tecnología aplicada a la contabilidad y finanzas. Semana 5.

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