Caso práctico 2 – Gestión de interesados
Fernando Esteban Gutiérrez Guzmán
Lucas Adolfo Giraldo
Gestión de Proyectos PMI II
2024
Solución al caso práctico
En este espacio debe ubicar la solución al caso práctico, empleando los conceptos de la unidad y
realizando consultas adicionales en la biblioteca virtual institucional, citando y referenciando los
autores utilizados. (Acceso: https://campusvirtual.iep.edu.es/recursos/recursos_premium/biblioteca-
virtual/cua-biblioteca-virtual.html)
1.
Los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo en un proyecto de desarrollo de
software incluyen:
- Identificación de las partes interesadas: Es crucial identificar todas las partes interesadas
relevantes para el proyecto, desde los miembros del equipo de desarrollo hasta los usuarios
finales del software.
- Definición de objetivos de comunicación: Se deben establecer objetivos claros para la
comunicación, como mantener a todas las partes informadas sobre el progreso del proyecto,
asegurar la comprensión de los requisitos del cliente y facilitar la resolución de problemas y
la toma de decisiones.
- Selección de canales de comunicación: Se deben determinar los canales de comunicación
más adecuados para cada tipo de mensaje y audiencia, como reuniones regulares, correos
electrónicos, mensajes en línea, herramientas de gestión de proyectos, etc.
- Frecuencia y formato de las comunicaciones: Se debe establecer la frecuencia y el formato
de las comunicaciones, asegurando que la información se entregue de manera oportuna y
sea fácilmente comprensible para los destinatarios.
- Roles y responsabilidades: Es importante definir claramente los roles y responsabilidades
de cada miembro del equipo en relación con la comunicación, incluyendo quién es
responsable de la entrega de información, quien la recibe y quién la revisa.
- Protocolos de manejo de problemas y cambios: Deben establecerse protocolos claros para
manejar problemas, cambios en los requisitos del cliente u otros eventos que puedan afectar
el curso del proyecto.
- Evaluación y retroalimentación: Se deben implementar mecanismos para evaluar la
efectividad de la comunicación y recopilar retroalimentación de los stakeholders para
realizar ajustes según sea necesario.
Un ejemplo de un plan de comunicación para un proyecto de desarrollo de software podría ser
el siguiente:
Elemento de comunicación Método de comunicación Audiencia Frecuencia Responsable
Líder del
Reuniones de seguimiento Videoconferencias Equipo de desarrollo Semanalmente proyecto
Actualizaciones de Equipo de desarrollo, Gerente de
progreso Correos electrónicos Cliente Quincenalmente proyecto
Reuniones de revisión de Equipo de desarrollo, Líder del
requisitos Reuniones presenciales Cliente Mensualmente proyecto
Reportes de calidad Documentación en línea Equipo de desarrollo Trimestralmente Equipo de calidad
Elemento de comunicación Método de comunicación Audiencia Frecuencia Responsable
Actualizaciones del Correos electrónicos, Equipo de
producto boletines Usuarios finales Trimestralmente desarrollo
Plataforma de gestión de Según sea Líder del
Resolución de problemas problemas Equipo de desarrollo necesario proyecto
Esta matriz proporciona una descripción clara de los elementos de comunicación, los
métodos de comunicación utilizados, la audiencia objetivo, la frecuencia de las comunicaciones y
quién es responsable de cada tarea. Esto ayuda a mantener una comunicación efectiva y
transparente a lo largo del proyecto de desarrollo de software.
2.
La gestión proactiva de riesgos es fundamental para fortalecer la capacidad del equipo para
enfrentar desafíos inesperados durante el desarrollo del software. Al identificar, evaluar y planificar
respuestas a los riesgos potenciales, el equipo puede estar mejor preparado para manejar situaciones
imprevistas y minimizar su impacto en el proyecto. Ejemplo:
- Riesgo hipotético: Cambios en los requisitos del cliente durante la etapa de desarrollo.
- Posible causa: Los clientes pueden cambiar de opinión o identificar nuevos requisitos a
medida que el software se está desarrollando, lo que puede llevar a retrasos, aumento de
costos y desviaciones en el alcance del proyecto.
- Consecuencias potenciales: Los cambios en los requisitos del cliente podrían resultar en la
necesidad de rehacer trabajo ya completado, conflictos en el equipo y una disminución de la
satisfacción del cliente si no se abordan de manera adecuada y oportuna.
Gestión de riesgos:
- Identificación del riesgo: El equipo identifica el riesgo de cambios en los requisitos del
cliente como una posible amenaza para el proyecto durante la fase de planificación.
- Análisis del riesgo: Se evalúa la probabilidad de que ocurran cambios en los requisitos del
cliente y el impacto potencial en el cronograma, el presupuesto y la calidad del software.
- Plan de respuesta al riesgo: El equipo desarrolla un plan de acción para mitigar el impacto
de los cambios en los requisitos del cliente. Esto podría incluir establecer procedimientos
claros para la gestión de cambios, realizar reuniones regulares de revisión de requisitos con
el cliente, y mantener una comunicación abierta y fluida para anticipar y abordar cambios
potenciales de manera proactiva.
- Monitoreo y control: El equipo monitorea de cerca los requisitos del cliente y cualquier
señal de cambio potencial. Se actualiza continuamente el plan de respuesta al riesgo según
sea necesario para garantizar que el equipo esté preparado para abordar cualquier cambio en
los requisitos de manera efectiva y oportuna.
Gestionando este riesgo, el equipo está mejor preparado para enfrentar desafíos inesperados
relacionados con cambios en los requisitos del cliente, lo que ayuda a mantener el proyecto en curso
y a garantizar la entrega exitosa del software dentro del alcance, el tiempo y el presupuesto
establecidos.
3.
Al negociar contratos con proveedores para la adquisición de herramientas y tecnologías
necesarias en un proyecto de desarrollo de software, se deben tener en cuenta varias
consideraciones importantes para garantizar que las necesidades del proyecto se satisfagan de
manera efectiva y que se establezcan relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los
proveedores. Algunas de estas consideraciones incluyen:
- Claridad en los requisitos y especificaciones: Es fundamental que los requisitos y
especificaciones de las herramientas y tecnologías necesarias estén claramente definidos y
documentados antes de iniciar las negociaciones con los proveedores. Esto ayudará a
garantizar que ambas partes tengan una comprensión clara de lo que se espera y se requiere.
- Competencia y reputación del proveedor: Es importante evaluar la competencia y la
reputación del proveedor en el mercado. Se deben considerar factores como la calidad de
los productos o servicios ofrecidos, la experiencia del proveedor en el sector, las referencias
de clientes anteriores y la estabilidad financiera de la empresa.
- Costo y presupuesto: El costo de adquisición de las herramientas y tecnologías es un factor
crítico a considerar en las negociaciones contractuales. Se deben analizar los costos
iniciales, así como los costos continuos de mantenimiento, soporte y actualización. Es
importante asegurarse de que el costo total se ajuste al presupuesto del proyecto.
- Términos y condiciones del contrato: Se deben establecer claramente los términos y
condiciones del contrato, incluyendo la duración del contrato, los compromisos de entrega,
los plazos de pago, las garantías, las cláusulas de rescisión y cualquier otro aspecto
relevante. Es fundamental que todas las partes estén de acuerdo y comprendan los términos
del contrato.
- Soporte y mantenimiento: Se deben negociar términos claros en cuanto al soporte técnico,
el mantenimiento y las actualizaciones de las herramientas y tecnologías adquiridas. Es
importante asegurarse de que el proveedor esté dispuesto y sea capaz de brindar el nivel de
soporte necesario para garantizar el funcionamiento continuo y eficiente de las herramientas
y tecnologías utilizadas en el proyecto.
- Propiedad intelectual y derechos de licencia: Se deben abordar cuestiones relacionadas con
la propiedad intelectual y los derechos de licencia de las herramientas y tecnologías
adquiridas. Es importante asegurarse de que se establezcan claramente los derechos de
propiedad y el uso de los productos o servicios adquiridos, así como cualquier restricción o
limitación en su uso.
- Al considerar estos aspectos durante las negociaciones contractuales con los proveedores,
se puede ayudar a garantizar que la adquisición de herramientas y tecnologías necesarias
para el proyecto de desarrollo de software sea exitosa y que se establezcan relaciones
sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores.
Aplicación práctica del conocimiento
En este espacio indique a partir de la solución generada y con sus propias palabras, cómo podría
aplicar la situación planteada del caso práctico en su contexto profesional de acuerdo conocimientos
adquiridos a lo largo de la asignatura.
La dirección de proyectos es una disciplina integral que requiere una atención meticulosa a
cada detalle, desde la planificación inicial hasta la ejecución y entrega final del proyecto. La
importancia de considerar aspectos como la negociación de contratos con proveedores, la claridad
en los requisitos, la competencia y reputación del proveedor, los costos y presupuestos, los términos
y condiciones del contrato, el soporte y mantenimiento, y la propiedad intelectual radica en su
impacto directo en el éxito y la efectividad de la gestión del proyecto. Estos elementos no solo
influyen en la calidad y la ejecución eficiente del proyecto, sino que también tienen un impacto
significativo en el alcance, el tiempo, los costos y la satisfacción del cliente. Una dirección de
proyectos efectiva implica la capacidad de gestionar estos aspectos de manera proactiva y
estratégica para mitigar riesgos, garantizar la viabilidad financiera, mantener la integridad del
proyecto y cumplir con los objetivos establecidos. En última instancia, la atención a estos detalles
contribuye a la consecución exitosa de los resultados deseados y a la creación de valor tanto para la
organización como para las partes interesadas involucradas en el proyecto.
Referencias
Teniendo en cuenta las citas empleadas en la solución del caso práctico, referencie según normas
APA. (Manual disponible en http://uniasturias.edu.co/SUMMA/pdf/norma_apa_7_edicion.pdf)
Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017, Página 203. chrome-
extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.pmi.org/-/media/pmi/
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sc_lang_temp=es-ES
ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®. (14 de febrero de 2024). Gestión de recursos.
Madrid España. Red SUMMA Recuperado de clase2_pdf1.pdf (centro-virtual.com)
ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®. (14 de febrero de 2024). Gestión de las
comunicaciones. Madrid España. Red SUMMA Recuperado de clase1_pdf1.pdf (centro-
virtual.com)
