UTILIZAR GOOGLE DRIVE
Google Drive es una herramienta de almacenamiento en la nube desarrollada por
Google que ofrece una serie de aplicaciones de productividad, como editor de
texto, hoja de cálculo, presentación y calendario.
Quien trabaja con la producción de contenido necesita herramientas que ayuden
no solo en la creación, sino también en el almacenamiento y acceso a los
archivos.
¿Con qué frecuencia perdemos todo el trabajo por falta de atención o funciones
inteligentes que permiten guardar y hacer copias de seguridad automáticamente?
Hay docenas de herramientas en el mercado que ayudan a crear y administrar
contenido. Entre ellos, Google Drive se destaca por ofrecer varias funciones en un
mismo paquete. Y todo gratis.
Además de permitir la producción y almacenamiento de contenido, Google Drive
también tiene la función de sincronización entre dispositivos. Así, es posible crear
un archivo en una computadora y continuar editando en un smartphone o Tablet
(que lo retomaremos en la siguiente clase)
¿Qué es Google Drive?
Google Drive es un conjunto de herramientas puestas a disposición por Google
para facilitar la vida diaria de quienes necesitan producir, almacenar y acceder
contenido en Internet.
Permite compartir archivos con otros usuarios, con colaboración en tiempo real,
así como el intercambio de mensajes y comentarios de forma sencilla e intuitiva
entre los colaboradores.
Otro punto fuerte de Google Drive es la sincronización.
Cuando trabajamos en un software offline, como Microsoft Word, estamos
obligados a guardar el material cada vez que utilizamos una nueva máquina. Para
dar continuidad en el mismo archivo, es necesario que se haga su transferencia
entre los ordenadores.
Con la sincronización de Google Drive, todo el contenido se almacena y se guarda
en los servidores de Google automáticamente. Esto significa que es posible
continuar un trabajo en máquinas o incluso redes de Internet distintas, sin temor
de perder el contenido. O incluso abrirlos en tu dispositivo móvil (si has
descargado la aplicación Google Drive).
Y no estamos hablando de la sincronización solo de los archivos de texto. Las
imágenes, vídeos y fotos se pueden sincronizar de forma automática también.
Todo el material se guarda en la nube, con seguridad, y puede ser accedido por el
usuario cuando desee y desde donde desee.
¿Qué incluye Google Drive?
Lo más interesante de Google Drive no es el servicio de almacenamiento de
archivos en sí, sino todo el conjunto de aplicaciones que ofrece de forma gratuita a
personas físicas o a bajo precio para empresas.
En el mismo lugar, puedes acceder a las siguientes herramientas:
Gmail: uno de los clientes de email más populares en Internet;
Drive: almacenamiento y sincronización de archivos en la nube;
Documentos: editor de texto, similar a Microsoft Word;
Hojas de Cálculo: editor de hojas de cálculo, como Microsoft Excel;
Presentaciones: editor de presentaciones de diapositivas, como
Microsoft PowerPoint;
Hangouts: servicio de chat, con soporte para audio, video y
compartir pantalla;
Agenda: organizador de compromisos y tareas personales;
Contactos: organizador de contactos y correos electrónicos.
Sin embargo, haremos enfoque en las herramientas de productividad:
documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
¿Cómo utilizar Google Drive?
Una de las grandes ventajas de Google Drive es su facilidad de uso.
Hay planes pagados, que son más completos, pero es posible explorar
innumerables recursos de forma totalmente gratuita. Incluso los planes pagados
tienen precios asequibles, sobre todo si piensas en los beneficios que ofrecen.
Para acceder al paquete de recursos de Google Drive, basta con que el usuario
tenga una cuenta de correo electrónico de Gmail. Este es, en realidad, el único
requisito para que cualquier persona sea capaz de empezar a disfrutar de las
ventajas ofrecidas por Drive.
El acceso se puede realizar tanto a través del ordenador como a través de
dispositivos móviles, siempre y cuando tengan la aplicación de la unidad
descargada en estos dispositivos.
Esto significa que no es necesario utilizar siempre la misma máquina para
continuar un trabajo, ya que la sincronización de esta herramienta permite que
todo el material se almacene en un mismo lugar, independientemente de dónde se
produzca.
A la hora de acceder a los archivos, basta con iniciar sesión con el correo
electrónico y la contraseña de Gmail y listo, todo estará disponible para el usuario.
Documentos de Google
Google Docs es un editor de textos que funciona de forma similar a Microsoft
Word, permitiéndole a los usuarios escribir textos y realizar trabajos de los más
diversos. Sea para un proyecto de la universidad, un contrato o la redacción de un
artículo publicitario, Google Docs es ideal para todos los usos.
Al igual que Word, funciona de forma intuitiva. Pero existen ventajas
proporcionadas por Docs que ningún otro editor puede presentar, como el
almacenamiento en la nube y la sincronización automática, que, como viste, son
las principales características de Google Drive.
Descubre ahora el paso a paso para crear documentos en Google Docs:
1. Inicia sesión con tu cuenta de Google (Gmail) en Google Drive:
2. En la página inicial de recursos de Google Drive, haz clic
en Nuevo y, a continuación, en Documentos de Google:
3. ¡Listo! Notarás que automáticamente se abrirá un nuevo documento
para empezar a editar:
https://www.youtube.com/watch?v=frY2opjJHUk
Te darás cuenta que es posible compartir este documento con otras personas.
Para ello, simplemente haz clic en Compartir, en la esquina izquierda de la
pantalla, y añadir el correo electrónico de las personas con las que deseas
compartir tus documentos.
https://www.youtube.com/watch?v=BNfhiPy_Y6s
Hoja de cálculo de Google
Se trata de una potente aplicación de hojas de cálculo, inventada para competir de
frente con Excel, de Microsoft.
Las plantillas son óptimas para la gestión de datos de los más diversos.
Al igual que ocurre en el programa de Microsoft Excel, puede aplicar fórmulas para
simplificar el relleno de las hojas de cálculo.
La gran diferencia es que puede ser accedido directamente desde el navegador,
sin la necesidad de instalar programas en el ordenador.
Además, cuenta con todas las demás funciones inherentes a Google Drive, como
compartir contenido, colaboración en tiempo real y sincronización automática.
De la misma manera que has abierto un documento para crear un nuevo texto,
para hacer una hoja de cálculo, simplemente vas a Nuevo> Hoja de cálculo de
Google.
https://www.youtube.com/watch?v=ekKD92PMQ1I
Presentación de Google
Es una poderosa herramienta para la creación de presentaciones.
Entre las principales características de esta herramienta, podemos listar:
Interacción online con el público: es posible transmitir la presentación de
diapositivas en tiempo real con el público, pasando las diapositivas y haciendo la
presentación. Al mismo tiempo, los espectadores pueden enviar preguntas a quien
está haciendo la transmisión en vivo.
Búsqueda integrada a Google: todo el contenido que se utiliza en la confección
de la presentación se puede buscar directamente en Google. Este recurso es
importante, pues permite chequear fuentes y consultar las informaciones utilizadas
en el material.
Colaboración online: es posible contar con el soporte de otras personas durante
la realización del trabajo. La herramienta de compartir y colaboración estimula el
trabajo en equipo.
Modo sin conexión: permite editar y cambiar el contenido incluso cuando el
equipo no tiene acceso a Internet. Puede ser útil para momentos de inestabilidad
en la conexión, por ejemplo.
A la presentación de Google también accede en Nuevo> Presentaciones de
Google.
https://www.youtube.com/watch?v=jPEKcvWtqbQ
Además de estos recursos, hay otros que también pueden ser explorados, como
los Formularios Google.
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y
opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos
conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase,
tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para
apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para
labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y
elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si
trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Cómo usar Google Drive en tu dispositivo Android y iOS.
Con Drive para Android, puedes escanear todos tus documentos en papel.
Simplemente toma una foto de los documentos, como recibos, cartas y estados de
cuenta, y Drive los almacenará instantáneamente como archivos PDF. Es un
método fácil para controlar las diferentes versiones de un archivo.
La pantalla principal de Google Drive provee algunas opciones para navegar tus
archivos. Tienes acceso rápido a tus archivos en Drive, a cualquier documento
que se ha compartido contigo, a cualquier archivo o carpeta que hayas destacado,
a los documentos recientemente abiertos o editados además de cualquier archivo
que hayas descargado para acceder sin conexión (offline).
Cuando abres el app, encontrarás una lista con tus carpetas y los archivos
guardados en Google Drive. La vista estándar de las miniaturas (demostrada
arriba a la izquierda) se puede cambiar a una vista de lista (mirar imagen del
medio) con sólo tocar el icono de lista en la barra de menú superior.
Naturalmente tocar un objeto en la lista la abre. Sin embargo, tocando el circulito
con la "i" abre una pantalla con detalles (demostrado a la derecha) sobre el
respectivo archivo o la carpeta. En esta pantalla puedes ver quién tiene acceso;
cuándo se hicieron los cambios; quién los hizo y otros detalles importantes.
Asimismo, encontrarás opciones para compartir, mover, eliminar, renombrar,
etiquetar con estrella para destacar (para más rápido acceso) y la opción para
descargar archivos que quieres usar offline.
Crear y editar
Las opciones para crear un documento nuevo incluyen subir un archivo de tu
dispositivo, escanear un documento, crear una carpeta nueva y crear
Documentos, Páginas y Presentaciones. Es muy probable que el app iOS reciba el
mismo tratamiento en su diseño, pero mientras tanto puedes tocar el símbolo "+"
en la esquina derecha superior para crear un nuevo documento.
Ver los documentos sin tener los apps instalados es aún posible, pero tus
opciones para editar serán limitadas.
