SAP

Módulo FI
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INICIATIVA Y COORDINACIÓN
DEUSTO FORMACIÓN

COLABORADORES
Realización:
ISCA Training & Consulting S.L.

Elaboración de contenidos:
Pedro Jiménez Castela
Consultor y Analista IT, especializado en SAP MM, SD, PP, FI, ABAP.

Supervisión técnica y pedagógica:

Departamento de Enseñanza de Deusto Formación

Coordinación editorial:
Departamento de Producto de Deusto Formación

© Planeta DeAgostini Formación, S.L.U.

Barcelona (España), 2021

Primera edición: enero de 2021

ISBN: 978-84-1300-536-2 (Obra completa)

ISBN: 978-84-1300-541-6 (Módulo FI)

Depósito Legal: B 19900-2020

Impreso por:
SERVINFORM
Avenida de los Premios Nobel, 37
Polígono Casablanca
28850 Torrejón de Ardoz (Madrid)

Printed in Spain
Impreso en España
Esquema de contenido

1. Introducción al módulo FI

1.1. Definición del módulo FI

1.2. Integración con otros módulos de SAP

2. Estructuras organizativas en SAP FI

2.1. Sociedades
2.2. Sociedades G/L
2.3. Divisiones
2.4. Planes de cuentas

3. Datos maestros en SAP FI

3.1. Acreedores
3.2. Deudores
3.3. Cuentas de mayor

4. Cuentas a pagar SAP FI-AP

4.1. Contabilización de facturas

4.2. Documento contable y lista de partidas abiertas
4.3. Contabilización de pagos

5. Cuentas a cobrar SAP FI-AR

5.1. Contabilización de facturas

5.2. Documentos contables y lista de partidas abiertas
5.3. Contabilización de cobros

6. Contabilidad general SAP FI-GL

6.1. Contabilizaciones en general

6.2. Visualización de saldos de cuentas de mayor

7. Parametrizaciones del módulo SAP FI

7.1. Estructuras organizativas

7.2. Parámetros de sociedad
7.3. Condiciones de pago
7.4. Indicadores de IVA
Introducción

Las grandes compañías en las que se implementa SAP tienen comple-

jas estructuras societarias y actividad financiera y contable en diferentes
países, por lo que dentro de la aplicación de finanzas de SAP, el módulo
FI es el más importante de cara al cumplimiento de las obligaciones
contables.

El módulo FI incluye todas las funcionalidades para la gestión de las

sociedades de una compañía desde el punto de vista de la contabilidad
general, con un esquema habitual en los módulos de SAP, datos maes-
tros, documentos e informes de análisis, cuya información se categoriza
con las estructuras organizativas.

En este módulo, vamos a aprender las funcionalidades relacionadas con

las operaciones contables más importantes que se pueden realizar en
SAP FI, así como la integración de este módulo con otros, que canalizan
su información relevante para contabilidad a este módulo.

Para ello, comenzaremos detallando las estructuras organizativas de SAP

FI, que como en otros módulos, permiten representar en SAP el organi-
grama y departamentos relacionados con los procesos contables de la
compañía, especialmente las sociedades.

También aprenderemos cómo se segmentan y registran los datos maes-

tros de clientes o deudores, con la integración de SD y MM, así como los
datos maestros de cuentas de mayor.

Continuaremos con los procesos contables relacionados con los provee-

dores o acreedores, submódulo FI-AP, los relacionados con deudores o
clientes, submódulo FI-AR, y los procesos u operaciones contables en
general, recogidos en el submódulo FI-GL.

Para concluir, detallaremos las parametrizaciones más importantes que

pueden llevar a cabo los consultores en este módulo FI, de cara a adap-
tarlo a las necesidades de cada compañía.

Introducción 5
1. Introducción al módulo FI

El módulo FI, núcleo de la aplicación de finanzas, es uno de los más im-

portantes en una implementación de SAP en una gran compañía.

En este módulo se registran las operaciones contables diarias de las em-

presas, que cobra una especial importancia en los entornos de SAP, ya
que se suele tratar de estructuras societarias complejas en varios países.

En esta unidad nos iniciamos en las funcionalidades de SAP FI para co-

nocer sus principales características, los objetos que intervienen y su
integración con otros módulos.

1.1. Definición del módulo FI

Aunque en la documentación oficial de SAP, al módulo FI se le denomina

contabilidad financiera, en los entornos de consultoría SAP se prefiere
simplemente FI, como la aplicación principal a la que pertenece.

De forma general, el módulo FI está orientado a registrar la contabili-

dad de un grupo de empresas tanto desde el punto de vista legal de
cumplimiento de los planes generales contables de cada país como los
requerimientos propios contables de cada compañía.

Además de este propósito general, las principales funcionalidades de

SAP FI se pueden categorizar en la siguiente tabla (Figura 1.1), que coin-
cide con una denominación de submódulos a veces empleada en la
documentación.

Submódulo o
Descripción
funcionalidad

Comprende las funciones generales de

Libro mayor (FI-GL) planes de cuentas y sus correspondientes
cuentas del libro mayor.

Incluye la gestión de datos maestros

de acreedores desde el punto de
Acreedores (FI-AP) Figura 1.1
vista de finanzas en plena integración
Submódulos
con el área de compras.
o funcionalidades de SAP FI.

Introducción al módulo FI 7
 Submódulo o
Descripción
funcionalidad
Al igual que acreedores, se gestionan los
Deudores (FI-AR) datos de deudores en este caso con plena
integración con el área de ventas.
Contabilidad bancaria Como su nombre indica, gestiona las
(FI-BL) cuentas bancarias de cada sociedad.
Gestionan los procesos contables
Contabilidad de activos
y financieros de los activos de la
fijos (FI-AA)
compañía.
Incluye objetos de gestión de control
Control presupuestario
presupuestario de las operaciones de la
(FI-FM)
compañía.
Figura 1.1 (cont.)
De menor importancia, incluye la gestión y
Submódulos
Gestión de viajes (FI-TV) documentación de los costes de viajes de los
o funcionalidades de SAP FI.
cuadros de la compañía.

Como cualquier otro módulo de SAP, FI se sustenta en un conjunto de

estructuras organizativas que representarán en SAP los organigramas
de las compañías (datos maestros) como conjuntos ordenados de al-
macenamiento (documentos), en los que se registra cada actividad fi-
nanciera e informes y en los que podemos analizar los datos de todo
el sistema.

De manera general, en SAP FI, las estructuras organizativas más impor-

tantes son las sociedades, que coinciden con la personalidad jurídica de
cada empresa; las sociedades G/L, agrupación de sociedades; y los pla-
nes de cuentas, representación en SAP de los planes generales contables
de cada sociedad.

Como datos maestros, lógicamente se incluyen los de acreedores y deudo-

res porque fundamentalmente son los que generan el grueso de asientos
contables de una sociedad mediante las operaciones de compras y ventas.

Otro de los datos maestros empleados en SAP FI son las cuentas de ma-
yor, integradas como es lógico en cada plan de cuentas.

En cuanto a los documentos que genera SAP FI, fundamentalmente se

trata de los documentos contables, que reflejan cada conjunto de asien-
tos realizados en las cuentas de mayor y los datos generales, como fe-
chas y estructuras organizativas donde se han realizado.

8 Módulo FI
Por último, existen cientos de informes para el análisis de toda esta in-
formación financiera, destacando los que emiten los formatos legales
contables, como los balances, estados financieros, etc., que exigen las
autoridades de cada país con un determinado formato.

1.2. Integración con otros módulos de SAP

El módulo de finanzas es imprescindible en una implementación de SAP,

ya que recibe, a través de los documentos contables, el flujo de informa-
ción financiera del resto de módulos del sistema.

De esta manera, los usuarios de otros módulos no se tienen que preo- +

cupar de enviar la información a sus compañeros de finanzas ni contras-
tarla posteriormente, evitando así todo tipo de errores de transcripción. Para saber más
Salvo implementaciones
Cada operación con relevancia económica en un módulo de SAP que- muy específicas, el módulo
da totalmente integrada. Así, por ejemplo, cuando se confecciona una FI debe ser implementado,
nómina de empleado en SAP HR, se generan de manera automática los ya que, en caso contrario,
asientos en las cuentas de mayor afectadas, y de este modo estos asien- sería muy difícil el correcto
tos quedan registrados en un documento contable. funcionamiento del resto
de módulos.
Igualmente, en compras, la verificación de la factura crea una obligación
de pago a un proveedor, o una contabilización de diferencias de inven-
tario, que lleva a cabo los asientos que legalmente determine el plan
general de cuentas de cada país.

Hay que tener en cuenta que en ventas, cuando se realiza una factura de
cliente, además de su generación física para enviar al cliente, se realizan
los asientos contables que posteriormente serán compensados cuando
se realice el cobro (Figura 1.2).

Cliente
Módulo SD
Factura

€
VF01 Contabilización
Cobro

Módulo FI
Figura 1.2
Documento F-31
Contable Esquema de integración SD
y FI con facturas de cliente.

Introducción al módulo FI 9
 En general, el flujo de integración se produce entre los diferentes módu-
los de SAP y FI, pero también se transfieren datos en el sentido contrario.

Por ejemplo, en el caso de la valoración de stock, FI realiza el cálculo del

valor de cada material según el método especificado, estándar o varia-
ble, cada vez que se realiza un asiento relacionado con este, y vuelca la
información en los datos maestros de materiales, o en algunos docu-
mentos de compras y ventas.

10 Módulo FI
Resumen

• El módulo FI, o contabilidad financiera, es el encargado en SAP de ges-

tionar todas las operaciones contables que se realizan en la estructura
societaria de una compañía, y es uno de los componentes imprescin-
dibles de cualquier implementación de SAP.

• Para llevar a cabo la gestión y documentación financiera, SAP incorpo-

ra una serie de estructuras organizativas, datos maestros, documentos
e informes en los que se incluyen todas las funciones para el cumpli-
miento de las obligaciones legales de cada sociedad en su país de
domiciliación.

• El módulo FI tiene una integración completa y absoluta con el resto

de módulos de SAP, por lo que cada operación en otro módulo que
provoque un cambio en los estados contables automáticamente regis-
trará en FI un documento contable con los asientos realizados en cada
cuenta de mayor.

• La integración se produce fundamentalmente entre la aplicación HR y

los módulos MM, PP y SD, existiendo un flujo continuo de generación
de documentos en FI sin que los usuarios de estos módulos se tengan
que preocupar de la información contable asociada a sus operaciones.

Introducción al módulo FI 11
 2. Estructuras organizativas en SAP FI

Otros módulos de SAP emplean las estructuras organizativas para agru-

par su operativa y representar el organigrama o conjunto de departa-
mentos de la empresa en la que se implementa este software.

El caso del módulo FI no es diferente, pero además de agrupar las es-

tructuras de FI incorpora dos entidades legales de las empresas: sus so-
ciedades y su plan de cuentas de mayor de obligado cumplimiento.

En esta unidad detallamos las principales estructuras organizativas de

SAP FI que posteriormente se emplearán en los procesos de contabili-
dad y finanzas de este software.

2.1. Sociedades

Todas las compañías e incluso administraciones públicas tienen socieda-

des como forma jurídica de existencia, sometidas a una serie de obliga-
ciones desde el punto de vista mercantil, legal y contable.

Cada una de esas entidades tiene su representación en SAP en la estruc-

tura organizativa del mismo nombre, las sociedades. Por tanto, después
de la estructura organizativa mandante, que engloba a toda la compañía
o grupo de empresas, la siguiente estructura en importancia en SAP son
las sociedades.

Las sociedades se implementan en SAP mediante un objeto con una de-

nominación, similar a la legal, y un código de cuatro caracteres alfanu-

+ méricos, y a este objeto se le añaden una serie de parámetros propios

generales como su domicilio social, datos de contacto, etc., y otros pro-
pios de SAP, como el plan de cuentas o el calendario laboral, entre otras
Para saber más opciones.
En la versión de
demostración de SAP, SAP La importancia de esta estructura es vital en SAP FI, ya que la sociedad es
IDES, existen sociedades la responsable de emitir y recibir facturas, realizar las declaraciones de
de muestra para cada país, impuestos y llevar a cabo la contabilidad y presentación de resultados
pero solo disponen del en su país.
plan de cuentas asociado
alemán, estadounidense e Una de las ventajas del sistema SAP es que las sociedades permiten te-
internacional. ner un plan de cuentas de su país, con el que cumplir las obligaciones

12 Módulo FI
de aquel, y un plan de cuentas para consolidar la información contable
multinacional, lo que permite un control financiero total para las com-
pañías globales con múltiples sociedades en diferentes países. +
Una de las integraciones del módulo FI con el módulo CO, controlling, Para saber más
módulo dedicado a la contabilidad analítica, es la relación entre las so- En la documentación oficial
ciedades y las sociedades CO. de SAP, la sociedad se
denomina como estructura
Las sociedades CO son la estructura organizativa más importante de CO obligatoria, concepto que
y recogen la información de las sociedades del módulo FI para analizarla corresponde con la realidad,
y distribuirla en objetos de análisis de coste. ya que una empresa no
puede operar si no es
Una sociedad CO recibe o agrupa la información de varias sociedades, constituida como sociedad.
por ejemplo, para una determinada zona geográfica (Figura 2.1).

Opción A

Sociedad CO Sociedad
CO01 S001

Opción B
Sociedad
S002
Sociedad CO
CO02 Figura 2.1
Sociedad Integración de sociedades
S003 del módulo FI a sociedad CO
del módulo CO.

2.2. Sociedades G/L

+
La sociedad G/L es otra de las estructuras organizativas de FI y, más allá
de la definición que de ella tiene SAP en su documentación oficial, se Para saber más
trata de una estructura agrupadora de varias sociedades para realizar la Además de la sociedad
consolidación contable de todas ellas. y sociedad G/L, existe
una tercera estructura
La sociedad G/L se representa en SAP con una denominación y un códi- organizativa contable
go de cuatro caracteres. llamada sociedad CP,
de menor importancia,
La condición para que varias sociedades puedan pertenecer a una socie- para poder organizar
dad G/L es que todas ellas tengan el mismo plan de cuentas, por lo que las sociedades de cara
generalmente las sociedades G/L suelen recoger todas las de un país a procesos de control
(Figura 2.2). presupuestaria.

Estructuras organizativas en SAP FI 13

 Grupo de Mandante
Empresas 800

Sociedad A
Lisboa Sociedad B Sociedad C
1000 Valencia Madrid
2000
Figura 2.2 Sociedad G/L 3000
España
Esquema de sociedades G/L G001

y sociedades.

La estructura organizativa sociedad G/L es opcional y no es necesaria

implementarla para el correcto funcionamiento del módulo FI.

2.3. Divisiones

Las divisiones permiten, de manera opcional en SAP, segregar la infor-

mación contable de las sociedades mediante un criterio de la actividad a
la que se dedican. Este mismo concepto de división puede ser asignado
a un conjunto de sociedades, es decir, a una sociedad G/L.

Con las divisiones se establece la jerarquía total de la estructura socie-

taria de una compañía en SAP FI, que podría responder, por tanto, al
siguiente esquema (Figura 2.3):

Grupo de Mandante
Empresas 800

Sociedad G/L
Sociedad A España
Lisboa Sociedad B Sociedad C
Valencia Madrid
G001
1000
2000 3000
Figura 2.3 División Automoción Portugal 1000
División Automoción España 3000
Esquema de estructuras División Aeronáutico Portugal 2000
División Aeronáutica España 4000
organizativas de una
compañía en SAP FI.

Como ocurre con las sociedades G/L, las divisiones son opcionales y se
representan por un código de cuatro dígitos y una denominación.

14 Módulo FI
2.4. Planes de cuentas

Los planes de cuentas son el conjunto de cuentas de mayor empleadas

por una o varias sociedades para realizar los asientos contables a diario.
De entrada, estos planes de cuentas parten de un modelo o plantilla que
incluye los planes generales contables de cada país y que posteriormen-
te se actualiza para cada sociedad o grupo de sociedades.

Los planes de cuentas se determinan con un código de cuatro caracte-

res, que en el caso de los modelos comienza por CA seguido del código
ISO del país, por ejemplo, CAES, en el caso del plan de cuentas español,
o CAUS, en el plan de cuentas estadounidense.

Estos planes de cuentas, creados como todas las estructuras organizati-

vas en el customizing de SAP, además incorporan una serie de paráme-
tros adicionales relacionados.

Por su forma de implementación, los planes de cuentas pueden ser de

tres tipos:

• Plan de cuentas operativo. Este es el caso más empleado por el cual

el plan de cuentas operativo contiene las cuentas de mayor utilizadas
para contabilizar en la sociedad durante las actividades diarias. Por
este motivo, toda sociedad debe tener asignado un plan de cuentas
operativo.

• Plan de cuentas de grupo. Este plan comprende las cuentas de mayor

que utiliza el grupo de empresas completo. Su empleo se lleva a cabo
cuando existe una sociedad GL que podrá consolidar la contabilidad
de todas las sociedades que la componen.

• Plan de cuentas específico por país. Se asigna a una sociedad de mane-

ra adicional a su plan de cuentas operativo, cuando este no pertenece
a su país de domicilio fiscal, para poder cumplir de forma paralela los
requerimientos contables legales del país.

Como se detalló anteriormente, cada plan de cuentas está compuesto

de las cuentas de mayor, objeto que en SAP tiene, como veremos, un
tratamiento de dato maestro.

Estructuras organizativas en SAP FI 15

 Resumen

• Las estructuras organizativas en SAP FI implementan la estructura so-

cietaria de una compañía que tenga diferentes sociedades en distintos
países con diferentes criterios y obligaciones legales.

• En cuanto a la estructura societaria, SAP FI tiene dos estructuras prin-

cipales: las sociedades, representación de la personalidad jurídica del
mismo nombre; y las sociedades G/L, que agrupan a las anteriores
cuando tienen el mismo plan contable, para consolidarlas.

• Otra de las estructuras organizativas de SAP FI son las divisiones, que

permiten discriminar la información contable por criterios de activi-
dad de cada sociedad o sociedad G/L de cara a un análisis posterior.

• Respecto a los objetos puramente contables, el plan de cuentas es la

estructura organizativa que reúne todas las cuentas de mayor a partir
de un modelo de plan general contable para cada sociedad.

16 Módulo FI
3. Datos maestros en SAP FI

Cualquier compañía o grupo de empresas realiza operaciones con acree-

dores o deudores, por lo que evidentemente estos datos son tratados
como maestros en SAP de cara a su tratamiento global e incorporación
a los procesos contables.

La diferencia de SAP con otro tipo de soluciones informáticas es que el

tratamiento de acreedores y deudores se realiza de forma integrada con
los módulos logísticos en los que estos también participan, es decir, con
compras en MM y ventas en SD.

En esta unidad abordamos tanto estos datos maestros como los de

cuentas de mayor, unidad imprescindible para poder realizar asientos
contables en cualquier software.

3.1. Acreedores

Tanto los acreedores como los proveedores son tratados por igual en
SAP, se almacenan con un código unívoco en SAP como datos maestros y !
este código y, por tanto, este almacenamiento, es el mismo tanto para el
módulo FI como para el módulo MM, por lo que se puede acceder desde Recuerda
las mismas transacciones. A los proveedores se puede
acceder desde el módulo
En el caso del módulo FI, un proveedor o acreedor puede ser modificado MM con las transacciones
con la transacción FK02 de la siguiente ruta: MK01, MK02 y MK03
para crearlos, modificarlos
Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Datos maestros/Modificar. o visualizarlos.

Figura 3.1
Pantalla de acceso
de proveedor o acreedor
en la transacción FK02.

Datos maestros en SAP FI 17

 Cuando iniciamos la transacción, como ocurre en MM, SAP nos solicita
(Figura 3.1) en el acceso el código del proveedor o acreedor, por ejem-
plo, completamos el 1006, pero en este caso también nos solicita la so-
ciedad, es decir, nuestra sociedad del grupo de empresas.

Si nos fijamos en los indicadores, SAP nos muestra la posibilidad de ele-

gir las pestañas de datos generales del proveedor, pero además, y como
consecuencia de haber accedido por el módulo FI, tenemos acceso a
los datos específicos de contabilidad del proveedor si marcamos esos
indicadores.

En el ejemplo, completamos sociedad 1000, marcamos todos los indica-

dores y pulsamos Aceptar.

Por tanto, hay que destacar que los proveedores tendrán el mismo có-
digo y datos desde MM y desde FI, pero en el caso de MM accedemos
a los datos generales y de compras y desde FI accedemos a los datos
generales y de contabilidad.

¿Cómo se implementa entonces el flujo de mantenimiento de estos datos?

Pues en general, lo que se suele hacer es que los empleados de compras
crean desde MM los proveedores e introducen sus datos generales
y de compras. Una vez creados, avisan a sus compañeros de finanzas
trasladándoles los códigos de los nuevos proveedores para que estos,
desde esta transacción de finanzas FK02, completen los datos contables.
Campus online
Accede al Campus online Hay que tener en cuenta que desde finanzas se pueden acceder a varias
para ver el videotutorial pestañas con campos relacionados con la contabilidad. Por ejemplo, en
Dar de alta un proveedor en la vista Gestión de cuenta Contabilidad (Figura 3.2) se incluye quizás el
SAP a través de finanzas. campo más relevante: Cuenta asociada.

Figura 3.2
Datos de contabilidad
en el maestro de acreedores en
la transacción FK02.

18 Módulo FI
En el campo Cuenta asociada se incluirá la cuenta de mayor en la que
realizaremos asientos cuando este proveedor intervenga en una opera-
ción. Por ejemplo, en el caso de España, se incluiría en este campo de
manera general la cuenta 400 Proveedores (Euros).

De esta manera, en SAP no se asigna un número de cuenta de mayor a

cada proveedor o acreedor como en otros programas contables, sino +
que cada proveedor tiene su código, el que introducimos al inicio de la
transacción, y se le asocia una cuenta de mayor mediante este campo. Para saber más
En la demo de SAP, SAP
Existen más campos relevantes para contabilidad, por ejemplo, en la IDES, las sociedades
vista Pagos Contabilidad (Figura 3.3), el campo Condiciones de pago es- emplean el plan de
tablece el vencimiento que tendremos con nuestro proveedor una vez cuentas internacional,
recibida su factura, por ejemplo 90 días, y el campo Vías de pago, en el que por ejemplo para los
que se indica cómo se realizará el pago, por ejemplo, transferencia o proveedores emplea la
emisión de efectos. cuenta de mayor 160000.

Figura 3.3
Datos de pago en el maestro
de acreedores en la
transacción FK02.

Existen varias decenas más de campos relacionados con finanzas de

nuestro proveedor o acreedor y, además, SAP aporta la funcionalidad
de poder tener diferentes datos según la sociedad de nuestro grupo a
la que suministre.

Por este motivo, al iniciar la transacción, SAP nos solicita para qué so-
ciedad vamos a actualizar los datos. Esta función es muy útil cuando te-
nemos un mismo proveedor que, por ejemplo, suministre materiales en
dos países y nos facture a una sociedad en cada país. El proveedor será
el mismo en SAP, pero para la sociedad de un país tendrá la cuenta de

Datos maestros en SAP FI 19

 mayor asociada de aquel y, para la otra sociedad, una cuenta de mayor
distinta.

En la misma ruta detallada para modificar proveedores desde finanzas,

tendremos también la transacción FK01 para crearlos y FK03 para visua-
lizarlos.

3.2. Deudores

El tratamiento de la información de datos maestros de deudores es muy

parecido al de acreedores.

La transacción para visualizar los clientes es la FD03, en la siguiente ruta

del menú SAP:

Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Datos maestros/Visualizar.

Al inicializar la transacción, podemos seleccionar nuestro cliente 1300,

la sociedad 1000 y pulsar en Continuar.

Así, accedemos a una primera vista de datos generales de nuestro clien-

te, pudiendo acceder a los datos contables, pulsando en el botón Datos
de sociedad, de la barra de herramientas de la aplicación.

En esta nueva pantalla (Figura 3.4), tenemos las pestañas o vistas corres-
pondientes a la contabilidad de nuestro cliente para nuestra sociedad 1000.

Figura 3.4
Datos de sociedad de cliente
en el maestro de deudores.

20 Módulo FI
Como ocurría en proveedores, los clientes también tienen su cuenta
de mayor asociada que, si fuera una sociedad española, emplearía, de
manera genérica, la cuenta de mayor 4300 Clientes (euros) o también,
por ejemplo, la 4301. Clientes (moneda extranjera) para clientes inter-
nacionales.

En la misma ruta, los clientes o deudores pueden ser creados o modifi-

cados con las transacciones FD01 y FD02 respectivamente.

3.3. Cuentas de mayor

Las cuentas de mayor de cada plan de cuentas son consideradas datos

maestros, de tal manera que su actualización se realice de manera cen-
tralizada para todas las sociedades que utilicen ese plan de cuentas.

El acceso a las cuentas de mayor de manera general se realiza mediante

la transacción FS00, que se encuentra en la ruta:

Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Cuentas de mayor/Tratamien-

to individual/Central.

Al iniciar la transacción, accedemos a una pantalla (Figura 3.5) en la

que se pueden crear, modificar y visualizar los datos de una cuenta de
mayor.

Figura 3.5
Transacción FS00 para
actualización de datos
de cuentas de mayor.

Datos maestros en SAP FI 21

 Si, por ejemplo, completamos la cuenta 7100 para la sociedad 1000 y
pulsamos en Continuar, accedemos a sus datos en modo visualización,
repartidos en varias vistas. En la pestaña Datos de control (Figura 3.6)
aparece, entre otros campos, la moneda de la cuenta.

Figura 3.6
Datos maestros de cuenta de
mayor en la transacción FS00.

Para modificar cualquiera de los datos, simplemente se pulsa en el icono

del lápiz o modificar, y, en caso de querer crear una cuenta, se emplea el
icono de hoja o crear.

En general, la mayoría de las cuentas se importan directamente de los

planes de cuenta modelo que incluye SAP, que están creados en relación
con los planes generales contables de cada país.

Una particularidad de las cuentas de mayor en SAP es que es posible

segmentarlas o asignarla a un plan de cuentas y a una sociedad. Esto
permite que los planes de cuentas para varias sociedades tengan las
mismas cuentas de mayor, a partir de las del plan contable, y además se
incorporen para cada sociedad específica algunas cuentas propias, por
ejemplo, las bancarias.

Por este motivo, para la actualización de las cuentas de mayor en un

plan de cuentas concreto se encuentra la transacción FSP0 en la ruta:

Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Cuentas de mayor/Tratamien-

to individual/En el plan de cuentas.

22 Módulo FI
Y para las cuentas específicas de cada sociedad del grupo de empresas,
la transacción FSS0, en la ruta:
+
Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Cuentas de mayor/Tratamien-
to individual/En la sociedad. Para saber más
El acceso a las cuentas
En ambas transacciones el método de navegación y pestañas es similar de mayor se restringe a
a la FS00 general. los usuarios en general,
pues su parametrización
se realiza también desde
estas transacciones. Como
máximo, se crean objetos
de autorización que solo
permiten a los usuarios
acceder a estas en modo
visualización.

Datos maestros en SAP FI 23

 Resumen

• Los datos maestros en el módulo FI más importantes son acreedores

o proveedores, deudores o clientes y cuentas de mayor, cuyos datos e
información se gestionará de manera centralizada.

• Los acreedores y proveedores se gestionan desde FI con las transaccio-

nes FK01, FK02 y FK03 respectivamente para crear, modificar y visuali-
zar sus datos maestros, permitiendo una segmentación de los mismos
para cada sociedad del grupo de empresas.

• Los deudores y clientes se gestionan desde FI de una manera similar

a los proveedores con las transacciones FD01, FD02 y FD03. Su código
es único para todo el sistema y llevan asociado una cuenta de mayor,
como también ocurre con los proveedores o acreedores.

• Las cuentas de mayor son actualizadas mediante las transacciones

FS00, de manera general, FSP0, para un plan de cuentas concreto y
FSS0 para una sociedad específica.

24 Módulo FI
4. Cuentas a pagar SAP FI-AP

Mientras que en otros módulos de SAP no se emplea tanto la denomina-

ción de submódulos, en FI se utiliza habitualmente esta denominación
y, por ello, esta unidad está dedicada al submódulo FI-AP.

FI-AP incluye los procesos de contabilidad de las cuentas a pagar, de ahí

sus siglas en inglés, y, por tanto, en las operaciones en las que intervie-
nen los proveedores o acreedores.
Campus online
En esta unidad detallaremos los procesos de contabilización tanto de Accede al Campus online
facturas como del pago de estas a los proveedores o acreedores de nues- para ver el videotutorial
tra compañía y la documentación que generan estas contabilizaciones. Contabilización de factura.

4.1. Contabilización de facturas

La mayoría de las facturas de una compañía procedentes de proveedo- +

res o acreedores se contabilizan de manera automática con la transac-
ción de verificación de facturas, MIGO, del módulo MM. Para saber más
Ejemplos sencillos de
Sin embargo, para contabilizar de manera manual una factura o bien contabilizar facturas
porque el proceso sea de poca importancia y no merece la pena realizar de proveedor por FI
un flujo de trabajo en compras, disponemos de la transacción FB60 en son los suministros de
la siguiente ruta: energía, facturas de agua,
electricidad o gas, los cuales
Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/Factura. se conocen a posteriori, son
variables y no es necesario
crear un complejo proceso
en MM para su control.

Figura 4.1
Pantalla de contabilización
de facturas de acreedor en la
transacción FB00.

Cuentas a pagar SAP FI-AP 25

 Al iniciar la transacción, SAP nos muestra una pantalla (Figura 4.1) con

+ dos partes: la superior o datos de cabecera; y la inferior, con una tabla

para incluir asientos que compensen los datos de cabecera.

Para saber más Si comenzamos por la pestaña de Datos básicos, la forma de completar
Los indicadores de esta transacción es la siguiente: incluimos el acreedor, por ejemplo, el
impuestos aparecen 1005; fecha de factura, la actual; referencia, que es el número de la fac-
de manera automática con tura física, por ejemplo 10/2017; un importe de 1.160 euros, marcamos
la sociedad para la que el indicador de cálculo de impuestos, seleccionamos el indicador de im-
se está contabilizando la puestos VN; un texto, por ejemplo “Suministro de material de oficina” y
factura, que aparece por pulsamos Continuar.
defecto en la transacción
y se puede cambiar con Al pulsar Continuar, el campo Saldo arroja el importe total introducido
el icono sociedad de la factura, en este caso 1.160 euros, impuestos incluidos, cuyo im-
de la barra de herramientas porte de impuestos será calculado automáticamente al seleccionar el
de aplicación. indicador de impuestos.

A continuación, para compensar el importe total en la tabla inferior (Fi-

gura 4.2), incluimos la cuenta 476900, que refleja el importe total, de
nuevo 1.160, el centro de coste 1000 y pulsamos Continuar.

Figura 4.2
Posición de compensación en
la transacción FB60.

De esta manera, el campo Saldo se queda a cero, compensado, y, para

comprobar los asientos contables, pulsamos en el icono Simular que
presenta los asientos contables en un listado (Figura 4.3).

26 Módulo FI
 Figura 4.3
Detalle de asientos contables
en la transacción FB60.

En este detalle se observan tres anotaciones: dos al debe, a la cuenta

de gasto 476900 por el importe de la base imponible y a la cuenta
154000, el importe del IVA; y la tercera anotación, en el haber del pro-
veedor 1005, que tendrá su cuenta asociada, el importe total con signo
contrario.

Si se hubiera realizado con una sociedad española, las cuentas po-

drían haber sido la 602 de compras, la 472 de IVA y la 400 asociada al
proveedor.

Como las anotaciones están compensadas, el proceso finaliza pulsando

en Grabar y de esta manera SAP crea un nuevo documento contable con
la información de esta contabilización.

4.2. Documento contable y lista de partidas abiertas

!
Cada operación contable que se realiza en SAP genera un documento
contable con un número identificativo, que contiene la información re- Recuerda
gistrada. Para acceder a estos documentos, disponemos de la transac- Las operaciones de
ción FB03 en la siguiente ruta del menú SAP: verificación de factura
de proveedor en MM
Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Documento/Visualizar. y de creación de factura
de cliente en SD
Una vez iniciada la transacción, SAP nos solicita el número de documen- generan de manera
to contable, el cual puede ser localizarlo también con el matchcode del automática un documento
campo. Mantenemos el que propone SAP, el último que hayamos gene- contable asociado al
rado, la sociedad y el ejercicio fiscal y pulsamos en Continuar. documento de material.

Cuentas a pagar SAP FI-AP 27

 Al pasar a la siguiente pantalla (Figura 4.4), accedemos a una serie de
datos de cabecera comunes, como fecha, sociedad, etc., y una tabla con
los asientos realizados, similar a la presentada en la transacción FB60
antes de grabar.

Figura 4.4
Detalle de asientos
contables en la visualización
de documento contable.

Cada posición contiene un campo CT, clave de contabilización, que aso-

cia cada asiento debe o haber con la operación de la que procede. Por
ejemplo, la clave 31, corresponde a una contabilización en el haber de
factura de acreedor.

Dentro de estas claves, la 40 y 50 son genéricas al debe y haber respec-

tivamente.

Para el control de las facturas pendientes de pagar tanto las contabili-

zadas por la transacción FB60 como las que provienen de MM, dispone-
mos de un informe denominado lista de partidas abiertas, que se lanza
mediante la transacción FBL1N, en la ruta:

Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Cuenta/Visualizar/Modificar
partidas.

Al iniciar la transacción, accedemos a una pantalla (Figura 4.5) con filtros

para el listado, en el cual completamos, por ejemplo, 1006 en la Cuenta
de acreedor, 1000 en Sociedad, marcamos el indicador Partidas abiertas
con la fecha actual y pulsamos en el icono de reloj para ejecutar:

28 Módulo FI
 Figura 4.5
Pantalla de acceso a la lista
de partidas abiertas en la
transacción FBL1N.

Al ejecutar, la siguiente pantalla (Figura 4.6) nos muestra la lista de par-

tidas abiertas donde aparecerán los documentos contables pendientes
de pagar y su fecha de vencimiento.

Figura 4.6
Lista de partidas abiertas
de proveedores con detalle de
cada documento contable.

Con esta transacción se puede controlar, gracias a los múltiples campos

de la pantalla de acceso, todos los vencimientos pendientes de pago a
proveedores de las diferentes sociedades de la compañía.

4.3. Contabilización de pagos

Para llevar a cabo la contabilización del pago de una factura a un provee-

dor o acreedor, disponemos de la transacción F-53, en la siguiente ruta
del menú SAP:

Cuentas a pagar SAP FI-AP 29

 Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/Salida de pa-
gos/Contabilizar.

Al acceder a la transacción, en la primera pantalla (Figura 4.7) hay que

completar los datos relacionados con la factura a pagar. Por ejemplo, Fe-
cha de documento: la actual; Sociedad: 1000; Cuenta en Datos bancarios:
la 113100, que sería la cuenta de mayor del banco; Importe: el total de
la factura, 1.160 y Cuenta: 1005, la del proveedor.

Figura 4.7
Datos de cabecera
para contabilización
de pago de factura.

Al pulsar Continuar, accedemos a la siguiente pantalla, en la que se indi-

can las partidas abiertas o pendientes de pagar. En este caso solamente
una, la correspondiente a la factura contabilizada anteriormente.

Campus online Como el importe introducido en la primera pantalla coincide con la par-
Accede al Campus online tida abierta, SAP muestra un resumen (Figura 4.8) en el que aparece el
para ver el videotutorial campo Sin asignar con el saldo a cero, lo cual quiere decir que se puede
Contabilización de pago. realizar la contabilización de esta compensación.

Figura 4.8
Detalle de compensación de
partidas en la transacción F-53.

30 Módulo FI
Para comprobar los asientos que se realizarán pulsamos en la ruta de
la barra de menús Documento/Simular y accedemos (Figura 4.9) a una
pantalla con el detalle de los asientos en cada cuenta de mayor.

Figura 4.9
Contabilizaciones de pago de
factura en la transacción F-53.

En este caso, se contabilizan 1.160 euros en el debe de la cuenta del

proveedor y 1.160 euros en el haber de la cuenta bancaria.
+
Como siempre en SAP, se finaliza pulsando en Grabar y, como en todas
las operaciones contables, se genera un documento contable con la in- Para saber más
formación registrada. Para no tener que realizar la
transacción F-53 proveedor
El sistema se puede parametrizar para emitir o recibir ficheros bancarios por proveedor cuando se
para conciliar de manera automática los pagos a proveedores, así como realicen pagos, SAP dispone
programas auxiliares para, por ejemplo, confeccionar efectos bancarios de otra transacción,
de estos pagos. la F110, para contabilizar
pagos de forma masiva,
llamado programa
de pagos automáticos.

Cuentas a pagar SAP FI-AP 31

 Resumen

• El submódulo FI-AP, cuentas a pagar, dispone de todas las transaccio-

nes para llevar a cabo la contabilización de todas las operaciones de la
compañía con los proveedores o acreedores.

• Mediante la transacción FB60 se pueden contabilizar facturas inde-

pendientes desde el módulo FI que, sumadas a las que provienen del
módulo MM, constituyen el conjunto de partidas que quedarán pen-
dientes de pagar a nuestros proveedores.

• Para comprobar las contabilizaciones de facturas de proveedores, SAP

dispone de la transacción FB03 para visualizar cada documento conta-
ble generado. De la misma forma, el informe de la transacción FBL1N,
lista de partidas abiertas, muestra un listado detallado de las obliga-
ciones con cada proveedor.

• Para contabilizar el pago de facturas de manera individual, SAP dispo-

ne de la transacción F-53, que en el caso de contabilizaciones masivas
se puede sustituir por el llamado programa de pagos automáticos. En
todos los casos, tras contabilizar los pagos, se genera siempre un do-
cumento contable en el que queda registrada toda la información.

32 Módulo FI
5. Cuentas a cobrar SAP FI-AR

El submódulo FI-AR comprende los procesos contables relacionados con

los clientes o deudores de una manera prácticamente simétrica al sub-
módulo FI-AP para proveedores o acreedores.

La importancia de este submódulo de finanzas es capital, porque el ade-

cuado control de los cobros de facturas de los clientes de una compañía
es vital para el correcto funcionamiento financiero de la misma.

En esta unidad detallamos los procesos de contabilización de facturas

de clientes y los correspondientes cobros, así como la documentación
generada y los informes de consulta

5.1. Contabilización de facturas

Como ocurre con las compras, la mayoría del flujo de facturas de clien-
tes vendrá creado, y por tanto contabilizado, de manera automática des-
de el módulo SD.

No obstante, y por el motivo que fuera, si por ejemplo no está imple-

mentado el módulo SD, existe una transacción en SAP, con código FB70,
para contabilizar facturas de clientes, que se encuentra en la ruta del
menú SAP:

Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/Factura

Figura 5.1
Datos de cabecera
de factura de cliente
en la transacción FB70.

Cuentas a cobrar SAP FI-AR 33

 Al iniciar la transacción accedemos a una pantalla (Figura 5.1) similar

+ a la empleada en la contabilización de facturas de proveedor. En ella

podemos completar los siguientes datos: nuestro Deudor, 1300; la Fecha
de factura: la actual; Importe: 2.320; marcamos el indicador Cálculo de
Para saber más impuesto, seleccionamos el indicador IVA AN, un Texto de referencia, por
Un ejemplo de ejemplo, “Factura servicios mensuales” y pulsamos Continuar.
contabilización clásico de
facturas de clientes desde Para compensar el saldo, en la tabla inferior de la pantalla (Figura 5.2)
FI son pequeños servicios completamos la posición con la cuenta de ingresos 143000, el mismo
de los cuales no merece la importe total de la factura, 2.320 y pulsamos en Continuar.
pena crear un flujo
de control en el ciclo de
ventas en SD.

Figura 5.2
Posiciones de asientos
contables en la
transacción FB70.

Si nos fijamos en estas posiciones, por defecto SAP nos marca el indica-
dor Haber a diferencia de las facturas de proveedor en las que marcaba
Debe; este indicador se podrá modificar para las anotaciones de facturas
de abono.

Al pulsar en Continuar el saldo pasa a ser cero y para comprobar los asien-
tos pulsamos en el icono Simular de la barra de herramientas de la apli-
cación, y accedemos de esta manera (Figura 5.3) al listado de asientos.

Figura 5.3
Resumen de asientos contables
en la transacción FB70.

34 Módulo FI
Se puede comprobar cómo se cargarán en el debe del cliente 2.320 eu-
ros y en el haber, en la cuenta de ingresos 143000 (en España sería la
430), la base imponible de la factura y en la cuenta de IVA repercutido +
175000 (en España la 477), el importe del impuesto.
Para saber más
El proceso finaliza una vez más grabando, y SAP genera automáticamen- Una vez introducido el
te un documento contable con la información registrada. cliente en la transacción
FB70, podemos acceder
de manera rápida a la
5.2. Documentos contables y lista de partidas abiertas lista de partidas abiertas,
pulsando en el icono lateral
Como cualquier otro proceso contable, los documentos contables gene- del mismo nombre, para
rados por la contabilización de facturas mediante la transacción FB70 o comprobar el crédito o
que provengan del módulo SD pueden ser visualizados con la transac- cantidad pendiente de
ción FB03, en este submódulo localizada en la siguiente ruta: cobro que tenemos con él.

Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Documento/Visualizar.

Aunque la ruta sea diferente, la transacción es exactamente igual a la

empleada en las facturas de compras. Otra de las opciones que tenemos
respecto a los documentos contables es su anulación.

Si una factura, ya sea de proveedor o de cliente, se ha contabilizado

erróneamente, la forma de deshacer el proceso es anulando el docu- +
mento contable con la transacción FB08 en la ruta:
Para saber más
Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Documentos/Anular/Anulación De forma estándar, las
individual. cuentas de mayor en SAP
tienen 6 caracteres, por
Al iniciar la transacción, tenemos una única pantalla (Figura 5.4) en la que ello en el caso de España
especificar el número de documento contable, la sociedad, el ejercicio, un la cuenta 430 será la
motivo de anulación y, simplemente, al pulsar en Grabar el proceso finaliza. 430000 y la 477 la 477000.

Figura 5.4
Pantalla para anular
documentos contables
de la transacción FB08.

Cuentas a cobrar SAP FI-AR 35

 Como los asientos contables no se pueden borrar, esta transacción ge-
nera un documento contable con los nuevos asientos contables de signo
contrario a los erróneos que se anulan.

También para el control del vencimiento de los cobros de nuestros clien-

tes, disponemos de una lista de partidas abiertas, en este caso en la
transacción FBL5N, en la ruta del menú SAP:

Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Cuenta/Visualizar modificar par-

tidas.

Al iniciar la transacción, como ocurre con la FBL1N, disponemos de una

pantalla (Figura 5.5) con una serie de filtros para seleccionar la informa-
ción del listado. Podemos añadir nuestro cliente 1300 al campo Cuenta
de deudor, Sociedad: 1000, marcar el indicador Todas las partidas, y pul-
sar en el icono del reloj para ejecutar.

Figura 5.5
Acceso a la transacción FBL5N
de partidas de clientes.

Como en este caso hemos seleccionado Todas las partidas, el sistema

muestra un informe (Figura 5.6) con todas las partidas distinguiendo las
que están cobradas, compensadas en la terminología contable de SAP,
mediante un icono verde de las que están pendientes de cobro, con un
icono rojo, de las cuales realiza también un sumatorio parcial que será
el crédito actual con ese cliente.

36 Módulo FI
 Figura 5.6
Listado completo de partidas
de cliente en la transacción.

Los múltiples controles de la barra de herramientas de aplicación permi-

tirán al usuario adaptar este informe a sus necesidades.

5.3. Contabilización de cobros

Para concluir y perfeccionar el ciclo contable de cuentas a recibir, es nece-

sario contabilizar el cobro de una factura de cliente cuando se produzca.
Para llevarlo a cabo de manera individual, disponemos de una transac-
ción, con código F-28, que se encuentra en la siguiente ruta del menú SAP:

Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Contabilización/Entrada de pagos.

Al iniciar la transacción, accedemos a una pantalla (Figura 5.7) en la que

podemos incluir los siguientes datos: Fecha de documento, la actual; So-
ciedad, 1000; Cuenta en Datos bancarios, la 111000; Importe, 2.320; un
Texto, por ejemplo “Cobro factura” y en la Cuenta de cliente, el 1300, para
finalmente pulsar Continuar.

Figura 5.7
Contabilización de cobro
de factura de cliente en la
transacción F-28.

Cuentas a cobrar SAP FI-AR 37

 En la siguiente pantalla se mostrarán la partida a compensar, cuyo im-
porte coincide con el de la factura pendiente de cobro. Como ocurría en
pagos, podemos ver los asientos que se van a realizar pulsando en la
ruta de la barra de menús Documento/Simular.

Accedemos así a una pantalla (Figura 5.8) con los asientos que se van a
realizar al debe de la cuenta bancaria y al haber de la cuenta del cliente.

Figura 5.8
Detalle de asientos contables
en la transacción F-28.

El proceso finaliza al pulsar Grabar y, como es habitual, se genera el

correspondiente documento contable. Si ahora repitiéramos la transac-
ción FBL5N de lista de partidas abiertas, esta factura aparecerá como

+ compensada.

Para saber más

Si necesitamos contabilizar
cientos de cobros de
facturas, también
disponemos en FI-AR del
programa automático, en
este caso de cobros, en la
transacción F110.

38 Módulo FI
Resumen

• El submódulo FI-AR, cuentas a recibir, se encarga de la gestión finan-

ciera de todas las contabilizaciones consecuencia de operaciones con
nuestros clientes o deudores, de una manera similar o simétrica a las
cuentas a pagar con proveedores o acreedores.

• Mediante la transacción FB70, se puede realizar la contabilización de

facturas de cliente que no tengan una gestión en el módulo SD y, al
igual que aquellas, generarán un documento contable con el corres-
pondiente crédito pendiente con nuestro cliente.

• Cada documento contable puede ser visualizado en SAP con la tran-

sacción FB03; pero, además, si necesitamos anular un documento por
error, disponemos de la transacción FB08, que realiza las anotaciones
contables con signo inverso a las erróneas y, por tanto, anula
contablemente el error.

• A través de la lista de partidas abiertas de clientes, transacción FBL5N,

podemos comprobar el estado de cada factura respecto a su cobro.
Cuando este se produzca, lo podemos contabilizar de manera indivi-
dual con la transacción F-28 o de manera masiva con la F110 y de esta
forma se contabiliza el cobro en el banco y cada factura cambia su
estatus a compensada.

Cuentas a cobrar SAP FI-AR 39

 6. Contabilidad general SAP FI-GL

El submódulo FI-GL, contabilidad general, como su nombre indica, inclu-

ye cualquier proceso contable y, por este motivo, las herramientas para
comprobar los saldos de cualquier cuenta de mayor.

Con las particularidades de SAP FI, este submódulo es el que más se

asemeja a las soluciones informáticas habituales para contabilidad, en
las que se realizan asientos al debe y al haber para cumplir el principio
contable de doble partida o doble anotación.

Esta unidad comprende los procesos de contabilización de asientos en

general en las cuentas de mayor, la documentación generada y los infor-
mes contables de consulta.

6.1. Contabilizaciones en general

Las contabilizaciones en general en las cuentas de mayor de nuestra

sociedad se pueden llevar a cabo en SAP mediante anotaciones simples
al debe y al haber como en cualquier software contable.

Para ello, disponemos de una transacción de este submódulo SAP FI-GL,

con código FB50, que se encuentra en la ruta del menú SAP:

Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Registra doc. cuenta de mayor.

Figura 6.1
Contabilización en general en
la transacción FB50.

40 Módulo FI
Al iniciar la transacción, accedemos a una pantalla (Figura 6.1), en cuya
parte superior o de cabecera incluimos los siguientes datos: Fecha de
documento: la fecha actual; en Referencia, un código, por ejemplo OP23; !
en Texto de cabecera de documento descriptivo, por ejemplo, “Salida de
banco a caja” y pulsamos Continuar. Recuerda
En las transacciones del
A continuación, en la tabla de la parte superior de la pantalla podemos módulo FI siempre hay que
introducir cada una de las anotaciones contables al debe y al haber. comprobar en qué sociedad
de nuestro grupo estamos
Por ejemplo, en el caso de un traspaso de 1.000 euros de una cuenta anotando las operaciones.
bancaria a la cuenta de caja, podemos completar una primera posición
con la cuenta de mayor 100000, Caja gastos del plan de cuentas interna-
cional empleado en la demo de SAP, seleccionamos en la columna D/H
el indicador Debe, introducimos el importe moneda 1.000, y un Texto de
posición descriptivo, por ejemplo “Entrada desde Banco”.

En la siguiente posición, anotamos la salida del banco marcando la

cuenta bancaria del mismo plan de cuentas 111000, seleccionamos el
indicador Haber, el mismo importe 1000, y otro Texto, por ejemplo “Sa-
lida para caja”.

Pulsamos en Continuar y comprobaremos como en la parte superior de-

recha de la pantalla el Total Debe es igual al Total Haber y el indicador
está en verde, con lo cual ya podríamos grabar.

Si antes de grabar, queremos comprobar los asientos pulsamos en el

icono Simular de la barra de herramientas de la aplicación y accedemos
al detalle (Figura 6.2) de los asientos que se van a generar.

Figura 6.2
Detalle de contabilizaciones
en la transacción FB50.

Contabilidad general SAP FI-GL 41

 Para finalizar, simplemente grabamos y se genera como es preceptivo
el correspondiente documento contable con la información registrada.

6.2. Visualización de saldos de cuentas de mayor

Cada una de las cuentas de mayor del plan de cuentas de cada socie-
dad tendrá movimientos de manera constante mediante los asientos de
diario. Para, en cualquier momento, visualizar estos movimientos y el
correspondiente saldo, disponemos de la transacción FAGLB03, en la si-
guiente ruta del menú SAP:

Finanzas/Gestión financiera/Libro mayor/Cuenta/Visualizar saldos (nuevo).

Al iniciar la transacción, SAP nos muestra una pantalla de acceso (Figu-

ra 6.3) en la que introducir el número, o números, de cuenta de mayor,
por ejemplo, completamos la 100000, la sociedad, 1000, y el ejercicio, el
año en curso.

Figura 6.3
Acceso de la transacción
FAGLB03 para visualizar saldos.

Al pulsar en el icono del reloj o ejecutar, SAP nos muestra un resumen

mensual (Figura 6.4) de los saldos de la cuenta seleccionada.

El listado incluye una primera columna con los denominados Período,

que se corresponde con los doce meses naturales más cuatro períodos
especiales de ajustes y cada período detalla la suma de anotaciones en
el debe, la suma de anotaciones en el haber, el saldo parcial del mes y
el saldo acumulado.

42 Módulo FI
 Figura 6.4
Detalle de saldos de cuenta
de mayor por período.

En la última línea del informe, se totaliza cada columna y en el saldo acu-

mulado se puede comprobar el saldo actual de la cuenta seleccionada.

Haciendo doble clic sobre cualquiera de los períodos, se accede a una

pantalla (Figura 6.5) con el detalle de cada anotación contable en la
cuenta en el mes seleccionado, que incluye, además de los importes y
su clave de contabilización, el número de documento contable donde se
guarda todo el detalle de la operación.

Figura 6.5
Detalle mensual
de movimientos en la
transacción FAGLB03.

Con este informe y el acceso a cada documento contable, disponemos

de un control absoluto de los saldos y el origen de estos para todas las
cuentas de mayor de una sociedad de nuestro grupo de empresas.

Contabilidad general SAP FI-GL 43

 Resumen

• El submódulo de SAP FI-GL, contabilizaciones en general, permite

crear contabilizaciones de cualquier tipo de operación, con una senci-
lla transacción, la FB50, en la que se determinan las cuentas de mayor,
sus importes y las anotaciones al debe o al haber correspondiente.

• En este sentido, este submódulo es el que más se asemeja a los siste-

mas informáticos contables tradicionales, pero está plenamente inte-
grado en la lógica de todo el módulo FI.

• Tanto para estas operaciones como para otras, el saldo de cualquier

cuenta de mayor de una sociedad puede ser visualizado en cualquier
momento gracias a la transacción FAGLB03, que organiza cada anota-
ción por períodos, y, dentro de cada período, detalla la mismas con
una referencia al documento contable de la operación que la generó.

44 Módulo FI
7. P
 arametrizaciones del módulo
SAP FI

Las parametrizaciones del módulo FI de SAP cobran gran importancia, ya

que es en estas donde se determina la estructura societaria de la compa-
ñía que implementa SAP.

Como en otros módulos, las parametrizaciones de FI se llevan a cabo

fundamentalmente en el menú customizing por los equipos de consulto-
ría, que trasladan la organización y procesos financieros de las empresas
al software de SAP.

Esta unidad comprende la parametrización de estructuras organizativas,

sociedades en particular, condiciones de pago e IVA.

7.1. Estructuras organizativas

Anteriormente se detallaron las estructuras organizativas de SAP en el

módulo FI, que son fundamentalmente las sociedades, sociedades G/L,
divisiones y planes de cuentas. Para su actualización, empleamos el
menú customizing, que recordamos, se inicia mediante la transacción
SPRO en la ruta del menú SAP:

Menú SAP/Herramientas/Customizing/IMG/Tratamiento de proyecto.

Figura 7.1
Pantalla resumen de
sociedades en el customizing.

Parametrizaciones del módulo SAP FI 45

 La primera estructura y quizá la más importante es la sociedad, la cual se
puede crear o modificar en la siguiente actividad del menú customizing:

IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión financiera/Tratar, co-

piar, borrar, verificar sociedad/Tratar datos de sociedad.

Al acceder a esta actividad (Figura 7.1), SAP nos muestra un listado de to-
das las sociedades del grupo de empresas, caracterizadas por su código
de cuatro caracteres y la denominación.

Para crear una nueva sociedad, hay que pulsar en el botón Entradas nue-
vas, y accedemos a una pantalla (Figura 7.2) en la que completamos
el código de la nueva sociedad, su nombre legal, la población, código
de país, su moneda e idioma. Se puede ampliar la información de su
dirección pulsando en el icono del sobre, o con el atajo de teclado Ma-
yúsculas + F5.

Figura 7.2
Pantalla de creación de nuevas
sociedades en el customizing.

Una vez grabada, la sociedad como tal está disponible, pero es necesario
añadir una serie de parámetros como veremos posteriormente.

La siguiente de las estructuras organizativas de SAP FI es el agrupador

sociedad G/L, que se puede gestionar en la actividad de la siguiente ruta
del menú customizing:

IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión financiera/Definir

Sociedad GL.

Al iniciar la actividad o transacción, se muestra, como es habitual en

el customizing, un listado con todas las sociedades G/L del grupo de
empresas. Para crear una nueva, simplemente hay que pulsar en el
botón Entradas nuevas, y accedemos a una pantalla (Figura 7.3) en la

46 Módulo FI
que completamos el código de la nueva sociedad G/L, un nombre y una
descripción, y opcionalmente, unos datos de dirección.

Figura 7.3
Pantalla para crear una nueva
sociedad G/L en el customizing.

El proceso finalizaría al grabar. La sociedad G/L como tal es un objeto sin

entidad, con lo cual necesita que le asignemos las sociedades que la van
a componer. Para ello, disponemos de la actividad correspondiente en la
siguiente ruta del customizing:

IMG/Estructura de la empresa/Asignación/Gestión financiera/Asignar

sociedad a sociedad GL.

Al iniciar la transacción o actividad, accedemos a una pantalla (Figu-

ra 7.4) con una sencilla tabla en la que cada sociedad puede ser asigna-
da a una sociedad G/L y, si no se quisiera asignar a ninguna, se deja el
campo vacío, ya que no es una dependencia obligatoria.

Figura 7.4
Asignación de sociedades a
sociedades G/L
en el customizing.

Parametrizaciones del módulo SAP FI 47

 La siguiente estructura organizativa de SAP FI es la división. Recordemos

! que es empleada para agrupar la información contable por tipos de acti-

vidad de la compañía y no es obligatoria su implementación.

Recuerda Para su creación, disponemos de la siguiente actividad en la ruta del

Para que varias sociedades menú customizing:
puedan ser asignadas a la
misma sociedad G/L, todas IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión financiera/Definir di-
deben tener el mismo plan visión.
de cuentas.
Al iniciar la transacción, accedemos a una tabla (Figura 7.5) en la que
se detalla cada división por su código de cuatro caracteres y un nombre
descriptivo.

Figura 7.5
Gestión de divisiones
en el customizing.

Como la división es también un simple agrupador de documentos conta-

bles, no es necesario ninguna tarea más de parametrización salvo crear-
las y establecer el flujo de trabajo en las transacciones de finanzas para
que los usuarios las utilicen.

Para concluir las principales estructuras organizativas de SAP, dispone-

mos de una actividad en el customizing para gestionar los planes de
cuentas. Se encuentra en la ruta:

48 Módulo FI
IMG/Gestión financiera/Contabilidad principal/Cuentas de mayor/Datos
maestros/Tratamiento inicial/Tratar índice planes de cuentas.

Al acceder a la transacción, disponemos de un listado con todos los pla-

nes de cuentas disponibles para la compañía. Para crear un nuevo plan,
simplemente pulsamos en Entradas nuevas y en la pantalla (Figura 7.6),
como se trata de un agrupador de cuentas de mayor, simplemente se
completa su código de 3 o 4 caracteres, denominación, idioma y algún
otro parámetro técnico.

Figura 7.6
Creación de planes de cuentas
en el customizing.

7.2. Parámetros de sociedad

Como se detalló anteriormente, cada sociedad debe ser completada con

una serie de parámetros en SAP para que pueda ser operativa. !
Estos parámetros, se completan con la actividad del customizing en la Recuerda
siguiente ruta: Normalmente los planes de
cuenta se crean como copia
IMG/Gestión financiera/Parametrizaciones básicas de gestión financie- de modelos introducidos
ra/Sociedad/Verificar y completar parámetros globales. en las sociedades modelo
de SAP en cada país,
Al iniciar la transacción, accedemos a un listado con todas las socieda- que se encuentran en el
des del grupo. En el caso de la demo SAP IDES, podemos, por ejemplo, mandante técnico 001. De
marcar la sociedad 1000 y pulsar en el icono de lupa de la barra de he- esta manera, los planes de
rramientas de aplicación. cuenta tendrán incluidas
las cuentas de mayor del
En esta nueva pantalla (Figura 7.7), SAP nos muestra varias decenas de plan general contable
campos con parámetros para la configuración de esta sociedad. correspondiente.

Parametrizaciones del módulo SAP FI 49

 Figura 7.7
Parámetros globales de una
sociedad en el customizing.

Entre ellos, cabe destacar el plan de cuentas que utilizará la sociedad, el

plan de cuentas de país, opcional en el caso de que la sociedad tenga un
plan de cuentas diferente al del país en el que tiene su domicilio social,
la variante de ejercicio, para determinar en qué mes comienza su ejerci-
cio fiscal, y datos propios como su NIF.

El resto de los datos o parámetros están relacionados con el compor-

tamiento de las transacciones del módulo FI, cuando intervenga esta
sociedad en concreto.

7.3. Condiciones de pago

Las condiciones de pago es una de las parametrizaciones más impor-

tantes en FI conjuntamente con los datos maestros de proveedores y
clientes, que ya fueron detallados en MM y SD.

Las condiciones de pago nos permiten establecer los vencimientos de

las obligaciones de pago o cobro con nuestros proveedores y clientes
para que de esta forma SAP los calcule automáticamente para cada do-
cumento.

Disponemos de una actividad en la siguiente ruta del customizing para

la parametrización de este objeto:

IMG/Gestión financiera/Contabilidad de deudores y acreedores/Opera-

ciones contables/Salida de facturas-Salida de abonos/Actualizar condi-
ciones de pago.

50 Módulo FI
Al acceder a la transacción (Figura 7.8), SAP nos muestra un listado con
todas las condiciones de pago, tanto de pago a proveedores como de
cobro de clientes, que se identifican por su código de cuatro caracteres. !
Recuerda
Las condiciones de pago
son asignadas a cada
cliente o proveedor
en sus datos maestros.

Figura 7.8
Listado de condiciones de pago
en el customizing.

Si pulsamos en Entradas nuevas, accedemos a una pantalla (Figura 7.9)

en la que determinar cómo se calculará el vencimiento con esa forma
de pago.

Para ello podemos completar un código, por ejemplo el CP01, un Texto

comercial “Pago a 90 días fecha factura” un texto en Aclaración propia
“Pago a 90 días f.f”, marcamos el indicador Acreedor, para que solo sirva
para estos, establecemos la fecha de vencimiento en Día fijo como los 25
de cada mes, y un aplazamiento en Meses adicionales de 3, y marcamos
el indicador Fecha de contabilización.

Figura 7.9
Detalle de creación
de condición de pago
en el customizing.

Parametrizaciones del módulo SAP FI 51

 Al grabar tendremos una nueva condición de pago, CP01, que podrá ser
asignada a los proveedores deseados, para que cuando contabilicemos
su factura, SAP calcule un vencimiento a 90 días desde esa fecha, lleván-
dolo al 25 de ese mes, forma habitual de pago en España.

7.4. Indicadores de IVA

Otro de los objetos de parametrización fundamentales en SAP FI son los

indicadores de IVA, mediante los cuales se indica el porcentaje de este
impuesto para cada país.

Para llevar a cabo esta parametrización, disponemos de una actividad en

la siguiente ruta del menú customizing:

IMG/Gestión financiera/Parametrizaciones básicas de gestión financiera/

Impuesto sobre el volumen de negocios/Cálculo/Definir indicador de IVA.

+ Al iniciar la transacción y al ser el IVA un impuesto determinado por el

país, SAP nos solicita el código de este, por ejemplo, ES, en el caso de
Para saber más España y pulsamos en Continuar.
Cuando un país cambia
de tipos de porcentaje En la siguiente pantalla, y para crear un nuevo indicador, pulsamos en
de IVA, se crean nuevos el botón Copiar y en el cuadro de diálogo seleccionamos de R3 a R6,
indicadores, pues los pulsando de nuevo en Continuar.
antiguos indicadores no
deben ser modificados, ya De esta forma, accedemos a una pantalla (Figura 7.10), en la que esta-
que tienen asociadas las mos creando un nuevo indicador de IVA, el R6, a partir del indicador R3
operaciones hasta existente y en este nuevo indicador completamos el nuevo porcentaje
ese momento. del 21 por ciento, en la línea de IVA repercutido.

Figura 7.10
Actualización de indicador de
impuestos en el customizing.

52 Módulo FI
Para cambiar el texto que aparecerá en las transacciones pulsamos en el
botón Características y, en el cuadro de diálogo (Figura 7.11), indicamos
el texto IVA repercutido 21 %.

Figura 7.11
Detalle de texto de indicador
de impuesto en el customizing.

Al grabar el indicador estará disponible para las contabilizaciones de

facturas de clientes, ya que se trata de IVA repercutido.

Parametrizaciones del módulo SAP FI 53

 Resumen

• Las parametrizaciones del módulo FI tienen una gran trascendencia en

todas las aplicaciones SAP, ya que en ellas se configuran las estructuras
societarias de cada grupo de empresas y las sociedades participan en
el resto de módulos del sistema.

• En el menú customizing se pueden crear, modificar y asignar las estruc-

turas organizativas de FI, entre otras, las más importantes: sociedades,
sociedades G/L, divisiones y planes de cuentas. Las sociedades, ade-
más, necesitan una serie de parámetros adicionales.

• Uno de los objetos más empleados en SAP FI es las condiciones de

pago, en las que a través del customizing se parametrizan los diferentes
vencimientos de las facturas tanto de proveedores como de clientes.

• El otro objeto fundamental para la operativa contable de las socieda-

des es el indicador de IVA. SAP permite, mediante este objeto, parame-
trizar todos los tipos impositivos de cada país tanto de IVA soportado
como de IVA repercutido.

54 Módulo FI
Ejercicios de autocomprobación

Actividad práctica

Nuestro grupo de empresas dispone de tres sociedades en España y aca-

ba de abrir una sociedad en Francia y otra en Italia. Las actividades prin-
cipales son la distribución de productos frescos e imperecederos.

¿Cómo organizarías en SAP esta estructura societaria para poder obtener

cuentas consolidadas en el plan español para todas las sociedades
incluidas las extranjeras y también para obtener información contable
segregada por actividad?

Rodea con un círculo la alternativa que consideres correcta

de las tres que presentamos:

1. Nos consultan en qué módulos de SAP se generan los documentos

contables. ¿Cuál sería la respuesta correcta?
a) En todos los módulos.
b) Solo en el módulo FI.
c) Solo en el módulo FI y CO.

2. Si necesitamos que una sociedad tenga un plan de cuentas diferen-

te al de su país, ¿qué plan de cuentas emplearemos para que pueda
cumplir sus obligaciones contables de ese país?
a) Una sociedad G/L.
b) El plan de cuentas de país.
c) Una división para ese país.

3. Si creamos un acreedor desde el módulo MM, ¿cómo le añadimos la

información contable?
a) Modificándolo desde FI con la transacción FK02.
b) Creándolo desde FI con la transacción FK01.
c) Modificándolo desde FI con la transacción FD02.

4. ¿Cómo determinamos la cuenta de mayor un cliente en SAP?

a) Mediante su número de asignación correlativo.
b) Mediante una cuenta de mayor asociada.
c) Manualmente en cada transacción de facturas de clientes.

Ejercicios de autocomprobación 55
 Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

5. En la contabilidad de facturas de acreedor no es necesario indicar

el IVA.
(V) (F)

6. Las contabilizaciones de pago necesitan siempre una cuenta banca-

ria o de caja.
(V) (F)

7. En la lista de partidas abiertas no tenemos acceso al documento

contable, solo las fechas de vencimiento.
(V) (F)

8. En la transacción FB50, se puede realizar cualquier asiento contable

seleccionando la cuenta de mayor y el indicador debe o haber.
(V) (F)

Contesta brevemente a las cuestiones siguientes y razona tu

respuesta:

9. Si nos hemos equivocado al contabilizar una factura de proveedor,

¿cómo podemos solucionarlo?

10. Tenemos un nuevo cliente que nos va a emitir para el cobro de

nuestras ventas un efecto bancario a 180 días desde la fecha de
nuestra factura. ¿Cómo lo registramos en SAP?

56 Módulo FI
Solución a los ejercicios
de autocomprobación

Actividad práctica

Tendríamos que crear cinco sociedades: tres españolas, una francesa

y otra italiana, por ejemplo, con códigos E001, E002, E003, F001 e
I001.

Todas las sociedades tendrán como plan de cuentas un plan basado en

el plan general contable español, por ejemplo, con el código ESPC y,
en el caso de la sociedad F001, un plan de cuentas de país basado en
el francés, por ejemplo FRPC, y en la sociedad I001, un plan de cuentas
de país basado en el italiano, por ejemplo, ITPC.

Todas las sociedades que tienen el mismo plan de cuentas ESPC estarán
incluidas en la sociedad G/L con código, por ejemplo, GLES.

Por último, se crean dos divisiones: una con código D1PF, para produc-
tos frescos y otra con código D2PP, para productos perecederos.

1. a) En todos los módulos.

2. c) Una división para ese país.

3. a) Modificándolo desde FI con la transacción FK02.

4. b) Mediante una cuenta de mayor asociada.

5. F
 also. Es necesario seleccionar el indicador de IVA para que SAP calcu-
le el correspondiente porcentaje.

6. Verdadero.

7. F
 also. No, se describe el número de documento contable de cada par-
tida.

8. Verdadero.

Solución a los ejercicios de autocomprobación 57

 9. A
 nulando el documento contable que se generó con la transacción
FB08, que creará los asientos contables con signo contrario a los
erróneos.

10. C
 on la actividad del customizing para crear condiciones de pago,
con una nueva condición en la que marcamos la Fecha de docu-
mento como fecha base y completamos 6 meses en el campo Meses
adicionales.

58 Módulo FI
Índice

Esquema de contenido 3

Introducción 5

1. Introducción al módulo FI 7
1.1. Definición del módulo FI 7
1.2. Integración con otros módulos de SAP 9

Resumen 11

2. Estructuras organizativas en SAP FI 12

2.1. Sociedades 12
2.2. Sociedades G/L 13
2.3. Divisiones 14
2.4. Planes de cuentas 15

Resumen 16

3. Datos maestros en SAP FI 17

3.1. Acreedores 17
3.2. Deudores 20
3.3. Cuentas de mayor 21

Resumen 24

4. Cuentas a pagar SAP FI-AP 25

4.1. Contabilización de facturas 25
4.2. Documento contable y lista de partidas abiertas 27
4.3. Contabilización de pagos 29

Resumen 32

5. Cuentas a cobrar SAP FI-AR 33

5.1. Contabilización de facturas 33
5.2. Documentos contables y lista de partidas abiertas 35
5.3. Contabilización de cobros 37

Índice 59
 Resumen 39

6. Contabilidad general SAP FI-GL 40

6.1. Contabilizaciones en general 40
6.2. Visualización de saldos de cuentas de mayor 42

Resumen 44

7. Parametrizaciones del módulo SAP FI 45

7.1. Estructuras organizativas 45
7.2. Parámetros de sociedad 49
7.3. Condiciones de pago 50
7.4. Indicadores de IVA 52

Resumen 54

Ejercicios de autocomprobación 55

Solución a los ejercicios de autocomprobación 57

60 Módulo FI