Access 2016

Microsoft Access 2016 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office 2016, dirigida a usuarios
domésticos y pequeñas empresas.
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que cualquier usuario (sin
ser experto informático)
Qué desea hacer?
Esta es la novedad más interesante ya que permite buscar comandos de forma muy efectiva, basta
empezar a escribir el nombre del comando en la caja de búsqueda para que aparezcan los comandos
relacionados. Hasta ahora, cuando buscábamos en la ayuda nos remitía a una página donde se explicaba
el tema en cuestión, la novedad es que ahora podemos hacer clic y ejecutar el comando directamente.
Por ejemplo, si no nos acordamos donde está el
comando Reemplazar, empezamos a escribir "reemplazar" en la
caja de búsqueda de ¿Qué desea hacer? y al escribir las primeras
letras veremos como aparece el comando Reemplazar, tal y como
muestra la siguiente imagen.

Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el cuadro de diálogo
correspondiente.
También disponemos de la opción clásica de buscar ayuda sobre un tema en las páginas de Ayuda de
Access, para ello tenemos la última opción, en este caso Obtenga ayuda sobre "reemp". Si queremos
buscar ayuda en Internet disponemos de la segunda opción, Buscar.
Nuevos temas de Office
Estéticamente lo único que ha cambiado en el nuevo Access 2016 es el color rojo pálido de la zona
superior y algunos otros detalles incluidos en el tema Multicolor, como puedes ver en esta imagen.

Si te gusta más el tema anterior de aspecto blanco que ves en la siguiente imagen,

puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de Office elegir Blanco,
como puedes ver en la siguiente imagen.
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece
una pantalla inicial como
esta, vamos a ver sus
componentes
fundamentales. Así
conoceremos los nombres
de los diferentes
elementos y será más fácil
entender el resto del curso.
La pantalla que se muestra
a continuación (y en general
todas las de este curso)
puede no coincidir
exactamente con la que ves
en tu ordenador, ya que
cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o crear una
nueva base de datos en blanco seleccionando el icono que ves remarcado en la imagen (Base de datos
en blanco).
A la izquierda aparecen listadas las últimas bases de datos abiertas (Recientes). Haciendo clic sobre una
de ellas se abrirán directamente.
O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrirán la siguiente ventana sobre la que volveremos en
el siguiente tema:
El entorno de trabajo
Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de trabajo:
Veamos sus componentes principales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será
más fácil seguir el resto del curso. La pantalla que se muestra (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué
elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual y
en su extremo derecho están los botones para acceder a la ayuda , minimizar
, maximizar/restaurar / y cerrar .
La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar
, Deshacer o Rehacer .
La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías
o grupos.
En la imagen anterior se ve la pestaña INICIO.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón
necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma
que INICIO > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al
grupo Portapapeles de la pestaña INICIO. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso,
aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si en un momento dado necesitas disponer de más espacio de trabajo, puedes contraer la cinta de
opciones haciendo clic sobre el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones
volverán a mostrarse en el momento en que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña, pero no se
fijaron, para volver fijarlas tendrás que pulsar el botón situado en la parte derecha de la cinta.
Crear una base de datos
De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la rellenaremos. Para crear una nueva
base de datos debemos:
Hacer clic sobre la pestaña Archivo y luego elegir la opción Nuevo de la vista Backstage.
Se mostrarán en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas bases de datos. La primera
opción permite Personalizar una aplicación web, la segunda crear una Base de datos del escritorio en
blanco las demás son plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco.
Elijas la opción que elijas, se abrirá un cuadro de diálogo para que puedas completar la operación con
los datos que Access que pida. En nuestro caso aparecerá esta pantalla.

En este caso sólo nos pide el nombre que queremos dar a la base de datos. Debajo aparece el nombre y
ruta de la carpeta donde se creará la base de datos, si queremos cambiar esa ubicación, solo tenemos
que hacer clic sobre la carpeta que aparece a la derecha del nombre.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo
para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de
archivo podrás escribir el nombre que quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se
cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Solo faltará pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, 2010 y 2013, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad excepto algunas características avanzadas que comentaremos
más adelante.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1, posiblemente aparecerá un mensaje como
este:

Nos advierte que, por defecto, están deshabilitadas las Macros de VBA, que en ocasiones pueden
contener virus, puesto que el archivo es nuevo y lo estamos crando nosotros podemos pulsar
en Habilitar contenido. También podemos cerrar la advetencia si no vamos a utilizar Macros VBA,
pero nos volverá a aparecer la próxima vez que abramos la base de datos. Este mismo aviso también lo
puedes encontar en la pantalla del Backstage:

Una vez eliminada esta advertencia veremos la Tabla1 y podremos empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a
partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada, sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Crear tablas de datos (I)
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los
temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2016.

Si quieres ver cómo funciona el Panel de navegación te recomendamos que visites este avanzado
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos
seleccionar estas opciones:
 El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla
y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear
una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en
definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras
consideraciones.
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior.
También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la
pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla,
Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación, tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza
una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna
de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer, por ejemplo, en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos
determina la clase de valores que admitirá el campo.
Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo
avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos
añade un campo de tipo auto numeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no
obligatorio.
Cerrar una tabla
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú
emergente.

Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el
nombre de la tabla. En algunos ratones el botón central es la
propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia
abajo.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en

la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.
Propiedades de los campos
Introducción
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo
seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características
generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para
el campo. Esta última ya ha sido explicada en el tema avanzado "Asistente para búsquedas" de la
unidad 3, de forma que en esta unidad profundizaremos en la pestaña General.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las
propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido
datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
A continuación, explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos.
5.2. Tamaño del campo
Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -[Link] y [Link].
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para
valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
Id. de réplicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de
datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumeración son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de
dato Número, Autonumeración o Moneda.
Máscara de entrada
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número
de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad,
y al cual accederemos desde la pestaña General, al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha
de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona para los tipos de
datos Texto o Fecha.

Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Las Relaciones
En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir
entre dos tablas de una base de datos.

Crear la primera relación

Para crear relaciones en Access 2016 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla
remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
Hacer clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar
relaciones.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla
principal (en nuestro caso código paciente de
la tabla Pacientes).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
campo código paciente de la tabla secundaria
(Ingresos).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar la relación siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y
debajo de éstos el nombre de los campos de relación (código paciente y código paciente). Ojo! La
información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto, han de ser del mismo tipo de datos.
No puedes relacionar, por ejemplo, una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio, no es
necesario que el nombre del campo sea el mismo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de
los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la
clínica más de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en
cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la
ventana Relaciones.

Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente
para editar los registros de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su
diseño.
Crear formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de
la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya
que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y
después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
 Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse
en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas,
como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde
el Panel de Navegación.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación del formulario.
Navegación te permite crear un formulario dedicado a la
navegación, que simula la estructura típica de menús de una
página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

Más formularios despliega un menú con otros tipos de

formularios disponibles, como Varios elementos, Hoja de
datos, Formulario dividido y Cuadro de diálogo modal.

El asistente para formularios

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de
formularios.
El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios >
botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:

En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos incluir en
él.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar
datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego
crear el formulario sobre ella.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y
pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos
los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opción
de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.
A continuación, pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuación...
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre
asignado al formulario.
En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía incorporar cierto estilo
utilizando las distintas opciones de diseño disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto
estético en la propia creación del formulario. Será más adelante cuando lo manipularemos para
incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.
Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo: