Documentación necesaria
para realizar la actividad E16
E25
INFORMES ACCESS
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los
informes proporcionan una forma de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea
mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros
formatos de archivo.
Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios
registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para
correo u otros fines.
Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este
artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una
tabla o consulta.
ELEMENTOS DE UN INFORME
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se
puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las
secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la
lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe
comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un
control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se
muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
• Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El
encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en
una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un
control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el
resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime
antes del encabezado de página.
• Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo,
para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.
• Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de
registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un
informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre
del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma
en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias
secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de
agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o
pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
• Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se
colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
• Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo
se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones
de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
• Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan
para imprimir números de página o información sobre cada página.
• Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se
utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el
informe.
CREAR UN NUEVO INFORME
PASO 1: ELEGIR UN ORIGEN DE REGISTROS
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una
consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos
que se vayan a mostrar en el informe.
• Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o
consulta en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de
informe.
• Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
• Continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la herramienta Informe en
blanco, o bien
• Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar, selecciónelas en el panel
de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe.
PASO 2: ELEGIR UNA HERRAMIENTA DE INFORME
Las herramientas de informes se encuentran en la ficha Crear de la cinta opciones, en el
grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la función de cada una de estas
herramientas:
Informes compatibles con web
Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la característica
Publicar en Servicios de Access y se representarán en un explorador. Tenga en cuenta que los
objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto.
BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en
Informe
el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel
Informe en de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de origen de
blanco registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al
informe.
Informes de cliente
Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la
característica Publicar en Servicios de Access. La adición de informes de cliente a una base de
datos web no impedirá que se publique la base de datos, pero los informes de cliente no
estarán disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un informe de cliente cuando
se abre la base de datos en Access.
BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en
Informe
el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Diseño de Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden
informe agregar sólo los campos y controles deseados.
Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el
Informe en panel de tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista de
blanco campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la
almacena en la propiedad Origen de registros del informe.
Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar
Asistente para campos, niveles de ordenación y agrupación, así como opciones de
informes diseño. El asistente crea un informe en función de las selecciones
realizadas.
Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiquetas
personalizadas o estándar, así como los campos que se van a
Etiquetas
mostrar y la forma en que se van a almacenar. El asistente crea una
etiqueta en función de las selecciones realizadas.
