MICROSOFT EXCEL

Organizar datos numéricos, operarlos y representarlos gráficamente también son tarea

que deberá realizar habitualmente en su entorno laboral. Esta unidad le permitirá
familiarizarse con estas tareas y optimizar su realización.

5.1.- ¿QUÉ ES Y PARA QUÉ ME SIRVE MICROSOFT EXCEL?

Excel 2010 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que
si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.

Microsoft Excel es una planilla de cálculo, de gran capacidad y facilidad de uso. Las
planillas de cálculo son un tipo de herramienta, orientado a manejar información
numérica preferentemente, permitiendo realizar sobre ella cálculos y gráficos de diversa
complejidad.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma
sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle
a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante
cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.

5.2.- INICIAR EXCEL

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que
hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el
nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí
te explicamos cómo compaginar dos sesiones .

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de

teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

5.3.- ENTORNO DE EXCEL

Libro de trabajo: se denomina así a cada archivo donde se trabajan y almacenan los
datos. Cada libro de trabajo contiene hojas y es posible tener distintos tipos de hojas
en un libro.
Por ejemplo, se podría tener una hoja de cálculo con los datos de ventas de un
semestre y una hoja de grafico que represente dichos datos en el mismo libro. Cada
vez que se abre, cierra o graba un archivo en Excel se está abriendo, cerrando o
guardando un libro de trabajo.

5.4.- PANTALLA INICIAL

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.
 A. Barra de Título: Muestra el nombre del programa con que está
trabajando (Microsoft Excel) y el nombre del libro de trabajo actual, en este caso
libro1.
B. Barra de Menú: Muestra el nombre de los menús desplegables que
pueden visualizarse en pantalla.
C. Barra de Herramientas: presenta una serie de botones, cada uno de los
cuales representa una tarea distinta dentro del programa. En la barra se incluyen
botones para las operaciones que se realizan con mayor frecuencia.
Inicialmente Excel solo visualiza dos de varias barras de herramientas que
tiene: Estándar y Formato.
D. Barra de Fórmula: muestra la celda activa (celda en que se encuentra el
cursor) y los datos que se han ingresado en la misma. Cuando se está
ingresando un dato el mismo se muestra en la Barra de Fórmulas donde
aparecen, además, dos botones: X Botón Cancelar 9 Botón Introducir dato.
E. Columnas: Las columnas se identifican con letras o combinaciones de
letras del abecedario, hay un total de 256 columnas: A, B, C,..., Z, AA, AB, etc.
F. Filas: Las filas se identifican con números: desde 1 hasta 16484 o 65536
(según la versión de Excel).
G. Celdas: La intersección de filas y columnas generan casillas llamadas
celdas. Las celdas se identifican por la columna y fila en que se encuentran,
por ejemplo: B10 (primero el nombre de la columna y luego el número de fila).
Se denomina celda activa a la celda donde está el cursor, la celda que aparece
resaltada con bordes más oscuros. En cada celda se pueden ingresar distintos
tipos de datos: números, texto, fechas, etc.
H. Etiquetas de Hojas: Cada libro de trabajo se abre con cierta cantidad de
hojas de cálculo (de 3 a 16 según la versión de Excel con la que trabaje)
tituladas: Hoja1 hasta Hoja n. Los nombres de las hojas aparecen en las
etiquetas situadas en la parte inferior de cada hoja.

5.5.- TIPO DE DATOS

En cada celda de una hoja de cálculo se puede ingresar alguno de los siguientes tipos
de datos: Número, Fecha y Hora, Texto, Fórmula.

- Número: Los números son la materia prima de la hoja de trabajo. Con

frecuencia se denominan valores constantes o valores. Para ingresar números
se pueden usar cualquiera de los siguientes caracteres: dígitos del 0 al 9 y + -
(), . $ Cuando se ingresa un número demasiado grande para ser desplegado en
la celda, se muestra en la misma una serie de signos numerales (#######) que
indicarán que el dato no cabe en la celda. Para visualizar el dato deberá
modificar el ancho de la columna.
- Fecha y hora: Para ingresar una fecha o una hora se debe usar alguno
de los siguientes formatos: 4/3/98 o 4-3-98 o 3/98 o 3-98; [Link] o 18:30.
- Texto: Un texto puede estar compuesto por cualquier grupo de tecla
punto y coma caracteres: letras, dígitos y símbolos. Cuando se introduce texto,
los caracteres son alineados a la izquierda de celda. Se pueden ingresar hasta
255 caracteres por celda.
- Fórmulas: son operaciones entre datos. Una fórmula puede contener: tecla
CTRL y la tecla valores, referencias a celdas, operadores (aritméticos, de comparación,
Mayúscula y la tecla etc.), funciones. Por ejemplo: =A4+15 dos puntos Las fórmulas
deben comenzar siempre, con un signo igual (=). Cuando se ingresa una fórmula en la
celda aparece el resultado de la misma y no la fórmula.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por
ejemplo:

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza

una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

5.6.- FÓRMULA

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o
será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

Para ingresar una fórmula, escríbala y presione la tecla Enter, en la celda vera el
resultado de la fórmula que escribió. Si ubica el cursor en dicha celda notara que la
formula se puede observar en la barra de fórmulas.

Veamos algunos ejemplos de fórmulas:

Operadores

Los operadores son símbolos que indican la operación, que es lo que se quiere hacer
con el o los datos.

Los operadores pueden clasificarse en tres categorías:

a. Operadores Aritméticos: realizan operaciones matemáticas básicas;

combinan valores numéricos y producen resultados numéricos. Por ejemplo:
=20*5 esta fórmula multiplica 20 por 5.

b. Operadores de texto: une dos o más valores de texto, y produce como

resultado dato tipo texto. Por ejemplo: ="auto"&"móvil" esta fórmula da como
resultado el texto "automóvil".

c. Operadores de comparación: comparan dos valores y producen un

valor lógico Verdadero o Falso. Por ejemplo: =3>5 daría como resultado el
valor Falso.

Copiar Fórmula

1. Coloque el cursor en la celda que contiene la fórmula.

2. Ubique el mouse en el botón de autollenado (pequeño cuadrado que
aparece en la esquina inferior derecha de la celda).
3. Cuando el puntero del mouse adopte la forma de una cruz negra
presione el mouse y arrastre (manteniendo la presión) en la dirección deseada.
 5.7.- REFERENCIA
Una referencia es hacer alusión (mencionar, nombrar) a una celda dentro de una
fórmula.

Referencia a otra Hoja

Excel le permite escribir una fórmula en una hoja con de utilice un dato de otra hoja.
Para usar este dato debe hacer referencia al mismo de la siguiente forma:

5.8.- FUNCIONES

Una función es una fórmula que ya está escrita y realiza una operación específica,
puede necesitar uno o más valores y devuelve otro valor. Por ejemplo la función SUMA,
sirve para sumar un conjunto de celdas, necesita que se indique cuáles son esas celdas
y devuelve como resultado la suma de los valores contenidos en las mismas.

Los valores que necesitan las funciones para realizar su tarea se denominan
argumentos. Las funciones pueden utilizarse solas (como una fórmula, en tal caso
deben ir precedidas de un signo igual) o como parte de una fórmula más extensa. El
uso de funciones simplifica o acorta las fórmulas.

Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula: =A1+A2+A3+A4+A5 Podría usar la función

suma de la siguiente forma: =SUMA(A1:A5

Usando como ejemplo la siguiente planilla en la Hoja1 de un libro detallaremos a

continuación algunas funciones de Excel.

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel 2010 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos
introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

Funciones Matemáticas

- ENTERO (dato) Qué hace: Redondea el número que se coloque como

dato al entero inferior más próximo Ejemplo: =ENTERO(D2) Resultado: 1250
- POTENCIA (número; potencia) Qué hace: Devuelve el resultado de
elevar el número a la potencia especificada. Ejemplo: =POTENCIA(2; 3) Eleva
2 al cubo. Resultado: 8
- RAÍZ (número) Qué hace: Calcula la raíz cuadrada del número
especificado Ejemplo: =RAÍZ (16) Resultado: 4
- REDONDEAR (dato; decimales) Qué hace: Redondea el dato según el
número de decimales especificados Ejemplo: =REDONDEAR(D2;0) Resultado:
1250
- REDONDEAR. MAS (dato; decimales) Qué hace: Redondea el dato
hacia arriba Ejemplo: =REDONDEAR(D2;0) Resultado: 1251
- REDONDEAR. MENOS (dato ; decimales) Qué hace: Redondea el dato
hacia abajo Ejemplo: =REDONDEAR(D5;0) Resultado: 1490
 - SUMA (rango1 ; rango2 ; ...) Qué hace: Suma el rango de datos que se
especifica Ejemplo: =SUMA(D2:D6) Resultado: 8338,15 Ejemplo:
=SUMA(D2:D6;E2:E6) Resultado: 17243,65
- [Link] (rango; "criterio"; rangosuma) Qué hace: Suma de un rango
las celdas que cumplen con el criterio especificado Ejemplo:
=[Link](D2:D6;">1500";D2:D6) Resultado: 5597
- TRUNCAR(dato) Qué hace: Trunca el dato, es decir lo convierte en un
entero eliminando sus decimales Ejemplo: =TRUNCAR(D2) Resultado: 1250

Funciones Estadísticas

- CONTAR(rango) Qué hace: Cuentas la cantidad de celdas que contienen

números dentro del rango Ejemplo: =CONTAR(A2:A6) Resultado: 0
- [Link](rango) Qué hace: Cuentas la cantidad de celdas que
están vacías dentro del rango Ejemplo: =[Link](A2:A6) Resultado:
0
- [Link](rango ; "criterio") Qué hace: Cuentas la cantidad de celdas
del rango que cumplen con el criterio especificado Ejemplo:
=[Link](B2:B6;"Pérez") Resultado: 2 Cuenta cuantos Pérez aparecen
desde B2 hasta B6
- CONTARA(rango) Qué hace: Cuentas la cantidad de celdas no vacías
dentro del rango Ejemplo:=CONTAR(A2:A6) Resultado: 5
- MAX(rango) Qué hace: Devuelve el máximo valor del rango Ejemplo:
=MAX(D2:D6) Resultado: 1987,00
- MIN(rango) Qué hace: Devuelve el mínimo valor del rango Ejemplo:
=MIN(D2:D6) Resultado: 1250,30
- PROMEDIO(rango) Qué hace: Devuelve el promedio de los valores del
rango Ejemplo: =PROMEDIO(D2:D6) Resultado: 1667,63

Funciones Lógicas

- Y (condición1 ; condición2 ; ...) Devuelve Verdadero si todas las

condiciones se cumplen o son verdaderas, devuelve Falso si alguna de las
condiciones no se cumple. Ejemplo: =Y(D2>1000;E2>1000) Resultado:
Verdadero.
- (rango) Qué hace: Devuelve Verdadero si alguna de todas las
condiciones se cumplen o son verdaderas, devuelve Falso si todas las
condiciones no se cumplen. Ejemplo: =O(D6>2000;E6>2000) Resultado:
Verdadero.
- SI (condición; operación1; operación2) Qué hace: Esta operación evalúa
la condición que se especifica y realiza la operación1 si la condición se cumple
(es verdadera) o realiza la operación2 si la condición es falsa. Las operaciones
pueden ser un cálculo, otra función, un valor numérico, una fecha o un “mensaje”
(valor tipo texto). Ejemplo: =SI(D2>1500;”buena”; “regular”) Resultado: regular
Si la venta de Enero de Pérez es superior a 1500 entonces muestra el mensaje
buena caso contrario muestra el mensaje regular.

Funciones de Fecha y Hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

- AHORA() Qué hace: Devuelve la fecha y hora actual Ejemplo: =AHORA()

- AÑO(fecha) Qué hace: Devuelve el año de la fecha especificada Ejemplo:
=AÑO(C2) Resultado: 1997
- DIA(fecha) Qué hace: Devuelve el día de la fecha especificada Ejemplo:
=DIA(C2) Resultado: 10
- HOY( ) Qué hace: Devuelve la fecha actual Ejemplo: =HOY( )
- MES(fecha) Qué hace: Devuelve el mes de la fecha especificada
Ejemplo: =MES(C2) Resultado: 01
- Minuto (núm_de_serie): Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

5.9.- GRÁFICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.

Tipos de Gráficos

- Un gráfico tipo Columna, Barra, Cónico, Cilíndrico y Piramidales:

permite comparar datos. Puede seleccionar varias columnas o filas de datos
numéricos, por ejemplo, podría graficar los vendedores (sus apellidos) y sus
ventas de Enero y Febrero.
- Un gráfico tipo Línea o Área: se utiliza para mostrar tendencia, para
visualizar cómo evoluciona “algo” a lo largo de un período de tiempo. Para
elaborar este gráfico puede seleccionar más de una columna o fila de datos
numéricos.
- Un gráfico tipo Circular: se utiliza para poner en evidencia
porcentuales. Para realizar este tipo de gráfico se puede seleccionar una sola
fila o columna de datos numéricos.
- Un gráfico tipo Anillo: al igual que el gráfico Circular se utiliza para
mostrar porcentajes con la diferencia que se puede seleccionar y mostrar más
de un grupo de datos numéricos.

Crear un Gráfico

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que
participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso
contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en
los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar

gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar
para empezar a crearlo.
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos
que aparezcan en el gráfico.

Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas
para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente
cuadro de diálogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Así tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la
imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de

texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje
horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los
gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con
uno solo.
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del gráfico.

Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto en
las series como en las categorías.

Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las
series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el
que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
(pestaña Diseño).

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo
desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén
ocultas.

Para terminar de configurar el gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde

encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para
enriquecer la visualización de los objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus
componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste
a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del
gráfico.

5.10.- PREPARAR UN LIBRO DE IMPRESIÓN

Antes de imprimir un trabajo puede definir algunos parámetros: impresora a usar,

tamaño de la hoja en que va a imprimir, márgenes que desea dejar, encabezados y pie
de página, etc.
Determinar qué se va a imprimir

Excel le permite imprimir sólo una parte o sector de una hoja de cálculo.

Ocultar filas o columnas que no desee imprimir

Seleccione las filas o columnas que quiere ocultar. No olvide que para seleccionar debe
hacer clic en el título de la fila o columna (es decir, en el número de la fila o la letra que
identifica a la columna).

En el menú Formato seleccione el comando Columna o Fila y luego Ocultar.

Mostrar filas o columnas ocultas

Para hacer nuevamente visible filas o columnas que fueron ocultadas:

- Seleccione las filas o columnas “vecinas”, es decir las columnas o filas

entre las cuales se encuentra oculta alguna. Por ejemplo, si está oculta la
columna B, se debe seleccionar las columnas A y C.
- En el menú Formato seleccione el comando Columna o Fila y luego
Mostrar.

Configuración de página para impresión

Use el comando Configurar página del menú Archivo.

- En el cuadro de diálogo que se visualiza puede seleccionar las distintas fichas y

realizar las siguientes modificaciones:
Realizar una vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.

Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseño de página para poder ver los saltos
de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseño de página, seguir los siguientes pasos: Selecciona la
pestaña Vista.

Elige la opción Vista de Diseño de página.

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa
como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página
1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora,
la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al imprimirla.

Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página utiliza la opción
Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la
derecha de Imprimir.

La página se mostrará de este modo:

Configuración de página para impresión

- Use el comando Configurar página del menú Archivo.

- En el cuadro de diálogo que se visualiza puede seleccionar las distintas
fichas y realizar las siguientes modificaciones:

- Modificar la orientación de la página: active la casilla horizontal o

vertical.
- Ajuste de escala: Amplía o reduce la hoja de cálculo o la selección solo
al momento de imprimir, de forma que se ajuste al número de páginas
especificado. Active la casilla de verificación Ajustar a, escriba un número en el
cuadro páginas de ancho por y, a continuación, escriba un número en el cuadro
de alto. Para rellenar el ancho de papel y utilizar las páginas que sean
necesarias, escriba 1 en el cuadro páginas de ancho por y deje el cuadro de
alto en blanco.
 - Tamaño de papel: seleccione la opción de tamaño de papel con que
desea imprimir la hoja de cálculo.
- Calidad de impresión: seleccione la resolución que desea especificar
como calidad de impresión para la hoja de cálculo activa. La resolución es el
número de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la página impresa.
Una resolución superior producirá copias impresas de mejor calidad.


 Asigne el tamaño a los márgenes: superior, inferior, izquierdo, derecho de
encabezado y de pié de página.
 Puede centrar el trabajo en la hoja vertical y/o horizontalmente.

Ficha de encabezado y pie de página

 .

Ficha de Hoja
Haga clic en el cuadro Área de impresión para seleccionar el rango de la hoja de
cálculo que desea imprimir. Seleccione la opción Imprimir títulos para imprimir las
mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa.
Marque las casillas si es que desea imprimir: la cuadrícula, los títulos de filas y
columnas, etc. Seleccione el orden en que desea imprimir las páginas.

5.11.- IMPRIMIR LIBRO

Haga clic en el botón Imprimir (de la barra estándar) si desea
imprimir una copia de la hoja actual.

Use el comando Archivo-Imprimir si quiere especificar qué paginas imprimir,

seleccionar la impresora y/o indicar la cantidad de copias que desea.