Introducción a la Empresa
Reinier Muebles es un negocio de
Electrodomésticos con una impecable
reputación de ser uno de los mejores de la zona
de la Carretera Mella. El negocio lleva tres años
en funcionamiento y van para sus expectativas
‘’cómodos’’, cierto que les falta un sistema más
adecuado de acuerdo que actualmente trabajan
con Word y sin una Base de Datos en donde
puedan almacenar cierta información requerida
de manera que sus actividades en el negocio
sean más rápidas y eficaces.
Aclaración de la solicitud
La empresa específicamente solicitó al grupo de
desarrolladores técnicos, analistas de sistemas
y programadores de nuestra institución para
que podamos identificar los requerimientos de
los procesos de su empresa y mejorar la misma
en base a la automatización de procesos que
aún no han identificado, ya que necesitan un
sistema web, así como otros atributos de su
sistema que se podrían mejorar. Añadieron que
tienen un presupuesto de RD$ 100,000 para
realizar el trabajo y sin límite de tiempo.
1.Implementación y creación de una página
web funcional.
2.El sistema debe tener una vista de panel de
administrador, donde puede ver información
sobre Correlación (gráfico de pérdidas y
ganancias, obra antigua).
3.El sistema debe tener una vista en la que
pueda utilizar filtros para buscar clientes.
Registro y su información.
4.El sistema tendrá un calendario para ver la
fecha en la que se presta el servicio.
5.El sistema tendrá una vista para validar el
inventario.
Descripción del negocio
Este se negocio se basa en la venta y transporte
de electrodomésticos importados desde varios
puntos del país, les ha ido de acorde a sus
expectativas, pero quieren dar un salto a los
sitios web con la finalidad de poder atraer
diferentes tipos de público de Santo Domingo y
de esa forma poder hasta establecer más
sucursales en el país.
Estructura del negocio
El negocio cuenta con un personal corto desde
el punto de vista normal, pero en sí el
establecimiento es pequeño que quiere decir
que con el corto personal en sí se puede se
pueden llevar a cabo las actividades en la
empresa. Cuenta
Encargado
Cajera/Secretaria
Chofer
Porcentaje de personas que
utilizan el servicio
Aproximadamente semanal van 53 clientes por
lo que en promedio serían unas 7,8 o 9 personas
que hacen una consulta cada día algunas por el
cliente yendo la sucursal o por medio de la
plataforma de WhatsApp, Sin embargo, no
cuentan con el contenido neto que se puede
recibir a través de la plataforma del sitio web, lo
que sin duda traerá clientes a toda la provincia.
Gráfica del tipo de cliente
Clientes que hacen la solicitud de un producto pero no terminan comprando nada
Clientes que solicitan un producto comprándolo inmediatamente
27%
26.5%
Investigación Preliminar
Aquí se nos arrojó la información necesaria
antes de empezar el proceso de la creación e
implementación del sistema.
Estudio de factibilidad
Factibilidad Técnica
Con el equipo técnico que actualmente maneja
la empresa, la aplicación del nuevo sistema y
todos los nuevos requisitos establecidos para el
mismo, hardware, software y personal no será
un problema y los requisitos se podrán cumplir
satisfactoriamente. Es necesario resolver la
parte técnica del nuevo sistema, porque todo lo
anterior está en consonancia con las
características necesarias para realizar el
trabajo, desde personal altamente calificado y
preparado hasta los modernos equipos que
utiliza la empresa.
El equipo técnico que actualmente colabora con
la empresa está formado por las siguientes
herramientas:
Hardware
Computadora hp
Mouse Kensington
Verifone
Software
WhatsApp
Factibilidad Operacional
El sistema en desarrollo facilitará enormemente
el trabajo de todos los empleados de la
empresa, lo que será muy beneficioso porque
facilitará la comunicación entre los usuarios y
sus clientes, lo que a su vez hará más atractivo
el nuevo sistema. Los empleados de la empresa,
dado que el nuevo sistema permitirá una mejor
gestión de la información de los clientes y
facilitará su toma de decisiones, podemos inferir
que pocas personas se oponen al cambio
porque nos conviene a todos.
Factibilidad Económica
La viabilidad económica es absoluta. Dado que
el costo de desarrollo del nuevo sistema es casi
nulo en comparación con los beneficios de la
empresa, el nuevo sistema acelerará
enormemente el proceso de comunicación entre
usuarios y clientes y hará que el trabajo sea
más cómodo. A su vez, aumentará
considerablemente la empresa. Con el paso del
tiempo se incrementará la utilidad y
reconocimiento del negocio, lo que duplicará la
utilidad de la empresa. Por lo tanto, si
comparamos los gastos con las ganancias
futuras, este nuevo sistema es absolutamente
factible en un entorno económico. Según este
tipo de pensamiento y análisis que he hecho,
entiendo que el precio del procesamiento del
equipo es asequible. (Cabe destacar que el
precio de la computadora se debe a que es una
computadora de gama media, en caso de que
falle la computadora de edición, se puede
utilizar como dispositivo temporal).
Este servicio se basa en los siguientes
elementos que deben abonarse junto con sus
especificaciones:
Facturación:
Computadora Aplicada: RD$ 13,500
Alojamiento del sitio web mensual (primer
mes): RD$ 405
Dominio del sitio web: RD$ 676
Salario de los programadores: Ruth Mariel
RD$ 5,000
Salario de los programadores: Lourdes María
RD$ 5,000
Salario de los programadores: Yeimy De Los
Santos RD$ 5,000
Salario de los analistas: Lissete Casilla RD$
6,500
Salario de los analistas: Víctor Candelario
RD$ 6,500
-
Total: RD$ 42,584
Determinación de los
requerimientos
Para la obtención de la información se utilizan
técnicas de recogida de datos son entrevistas y
varios cuestionarios para completar la
información necesaria para el sistema.
Con base en esta información, determinamos
los requisitos del sistema y su viabilidad.
También visualizamos el área de trabajo de la
empresa, lo que nos ayudó a entender a los
empleados y el entorno en el que trabajan.
Anticipación de los requerimientos
Sobre la base de consultas con profesionales en
el campo que han utilizado sistemas similares
para empresas de la misma naturaleza, se ha
identificado el siguiente conjunto de requisitos
básicos:
Ticket de compra (código de facturación)
RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
Investigación de los
requerimientos
Procesador de pedidos:
El procesador de pedido es lo que genera el
método de pago para la página.
Creación de tickets personalizados para
aclarar dudas:
Si un cliente hace algún tipo de queja, puede ir
a la página y abrir un ticket de soporte.
La base de datos obtiene información de
los clientes en forma de usuarios,
mensajes y pagos, y la base de datos actúa
como una agenda: Base de datos, hay
usuarios, esta base de datos contendrá: nombre
de usuario, el método de pago utilizado por el
cliente, cuantas veces ha realizado entradas,
cuantos pedidos ha realizado. Excepto que hay
una sección donde los usuarios del sistema y de
la base de datos pueden verificar que ya tienen
fechas para las citas, por lo que todo quedará
programado. Todo el contenido incluido en el
sitio para que pueda funcionar correctamente.
Un panel para
administradores/propietarios de la página,
donde pueden ver los mensajes que se le
envían a través de la página: Este tablero es
donde el administrador/vendedor propietario de
la página podrá ver todo lo que se administró
anteriormente, esta página es la página de
administración, es donde se administra todo el
contenido de la página, el vendedor/propietario
podrá ver todo incluido las solicitudes de
agenda requerida.
El host y el dominio de la página:
Una página web necesita un host, que es donde
el servidor se ejecuta y viaja por Internet, una
página web necesita un host y está configurada
correctamente, y un nombre de dominio es un
nombre que se establece en una IP numérica
para traducir a un nombre de dominio. Esto es
principalmente para darle más identidad a la
página para que Google pueda recomendarla
más fácilmente.
Códigos de descuento: Si el
propietario/administrador quiere ofrecer un
código de descuento para una promoción o
quiere dar algo a las personas más activas,
necesita un sistema para reclamarlos.
Especificación de los
requerimientos
Análisis de datos basados en hechos
reales:
Todos los requerimientos investigados y
especificados anteriormente están dentro del
presupuesto y necesidades de la empresa.
Identificación de los requerimientos
esenciales:
o Procesador de pedidos.
o Creación de tickets personalizados para
aclarar dudas.
o Un panel para el administrador/propietario
de la página.
o Host y dominio para la página.
Estos requisitos son más específicos cuando se
habla del sistema, ya que abarcan desde el
funcionamiento básico del sistema hasta las
pequeñas características que ayudan a los
vendedores a obtener el mejor rendimiento.
Debe tenerse en cuenta que cada uno de estos
requisitos debe ser una característica separada
y otro requisito puede depender de él y, por lo
tanto, implementarse en el proyecto.
Requerimientos básicos
¿Cuál es el proceso básico de la empresa?
Desde que entra el cliente entra se le atiende
preguntándole si tiene un producto busca, (ya
que hay clientes que entran solo a ver opciones,
precio y más sin terminar comprando nada). Si
eligió el producto se le explica si tiene garantía,
cuanto tiempo tiene de garantía, luego cuadran
los pagos vs el inicial, formalizan el contrato con
su referencia y balance, todo esto por medio de
Word. Luego de que el contrato este formalizado
se la de 24 a 48 para entregar la mercancía al
cliente.
¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
Utiliza una cantidad mínima de datos y los
infrautiliza, ya que utiliza poco o ningún
contacto con los clientes y las fechas de las
citas de servicio, así como las especificaciones y
opciones de los clientes en el proceso.
¿Cuáles son los límites impuestos por el
tiempo y la carga de trabajo?
Bueno, según la cantidad de trabajo y el tiempo
disponible, no hay problema, porque la empresa
y el equipo de desarrollo (nosotros) acordamos
que no se necesitaba un tiempo específico
porque solo querían el trabajo bien hecho, sin
embargo, tenemos planes para realizarlo en un
plazo de tres cuatro, lo que nos permitirá
trabajar de forma cómoda y no poner
restricciones a la forma de trabajar, la fecha que
el cliente acuerde.
Aprobación de la solicitud
(conclusión)
Respaldamos la solicitud hecha por la empresa
Reinier Muebles sobre los requisitos de
automatización y procesos para mejorar sus
operaciones comerciales. Solo necesitamos un
presupuesto inicial de RD$50,000 para el
proyecto que requiere RD$42,584; Para la caja
chica, si queda un saldo y no se requiere pago,
se realizará un reembolso el día hábil más
cercano al final del período de cuatro meses.
En resumen, se espera que una vez
implementado el sistema, mejore con el tiempo
y rapidez en el trabajo general como también
agilidad en el trabajo de oficina con el objetivo
común de incrementar productividad en la
empresa.
En este trabajo se encontró no solo que el
sistema era factible para la empresa, sino
también pudimos absorber nuevos
conocimientos y experiencias para trabajos
futuros.
Utilizamos principalmente entrevistas
abiertas para mantener la espontaneidad y
esto, incluso cuando esto fue confirmado
por encuestas, algunos empleados se
quejaron de problemas con el software de
reclutamiento. Trabajo y no tenían una
computadora dedicada. Entonces. Sin
embargo, también usamos la observación
para asegurarnos de que el proceso
funcionaba como se describe y eso es lo
que realmente hizo.
