QAC-NO-005 C Emission C AVRIL 2010

L'OREAL
DIRECTION GENERALE des OPERATIONS
QUALITE CHARTE QUALITE
Articles de Conditionnement
GESTION QUALITE ET METHODES
Emetteur : Gestion Qualité & Méthodes

Diffusion : Information Technique Annule et remplace :

QAC-NO-005 B d’octobre 2007
CONTENU DES MODIFICATIONS :

Révision générale du document : voir liste des modifications en page 2.

Nota : les modifications sont repérées par un trait vertical dans la marge

Version française : p 2 à 26

QAC-NO-005 C Issue C APRIL 2010

L'OREAL
DIRECTION GENERALE des OPERATIONS
QUALITE QUALITY CHARTER
Packaging Components
GESTION QUALITE ET METHODES
Issued by : Gestion Qualité & Méthodes

Distribution : Information Technique Cancels and supersedes :

QAC-NO-005 B of October 2007
CONTENTS OF MODIFICATIONS :

General revision of the document : see modifications list in page 2.

Nota : modifications are shown by a line in the margin

English version : p 27 to 50

QAC-NO-005C April 2010

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 Charte Qualité
QAC-NO-005 C Articles de Conditionnement
Objet de la nouvelle émission :
- Modification du plan de la Charte Qualité,
- Intégration des documents Normes d’Organisation : QAC-NO-000 « Cahier des Charges et Spécifications »,
QAC-NO-001 « Propreté des Articles de Conditionnement », QAC-NO-002 « Contrôle des Articles de
Conditionnement » et QAC-NO-003 « Classification des défauts d’aspect » dans la Charte Qualité,
- Mise à jour du nom du département DGO Qualité et de la description du Département Packaging de la
DGO,
- Ajout des références à divers documents émis par le Département Packaging (RPP009, RPP011, RPP015,
RPP016 et RPP900),
- Formalisation des règles de fonctionnement entre L’Oréal et les Fournisseurs de Rang 1 et Rang 2,
- Précisions sur :
o les règles d’échantillonnage pour homologation (RPP015),
o le plan et les cotes fonctionnelles,
o les délais de validation des BAT, fourchette de teinte et panoplie de défauts,
o les réglementations en vigueur et directives L’Oréal relatives aux matières sensibles (RPP900 -
Reach),
o les destinataires des audits des fournisseurs entrants,
o les règles de saisie des lots de contrôle à réception en usine cliente,
o l’évaluation de la performance des fournisseurs dans le cadre d’un développement par le
Packaging (RPP016),
- Introduction d’une alternative au contrôle statistique selon la norme ISO2859,
- Notion de PDS (Pre-Delivery sample),
- Paragraphe « Maîtrise du changement » complété,
- Paragraphe audit complété (audits matériaux, …),
- Nouvelles pratiques pour accéder aux documents DGO dans LOREQUAL,
- Modifications dans le glossaire.

Quality Charter
QAC-NO-005 C Packaging Components
Purpose of the new issue :
- Modification of the Quality Charter plan
- Integration of the Organizational norm documents: QAC-NO-000 “Cahier des Charges and Specifications”,
QAC-NO-001 “Cleanliness of Packaging Components”, QAC-NO-002 “Packaging Component control tests”
and QAC-NO-003 “Classification of appearance defects” in the Quality Charter,
- Updating of the name of the DGO Qualité department and of the description of the DGO Packaging
department,
- Addition of references to various documents issued by the Packaging department (RPP009, RPP011,
RPP015, RPP016 and RPP900),
- Formalization of the rules of operation between L’Oréal and Level 1 and Level 2 Suppliers,
- Clarifications on:
o the sampling rules for approval (RPP015),
o the plan and the functional values,
o the BAT validation deadlines, shade range and panoply of defects,
o the current regulations and L’Oréal directives relating to sensitive substances (RPP900 - Reach),
o the recipients of incoming supplier audits,
o the data entry rules for control testing lots on receipt in client plants,
o the evaluation of the suppliers’ performance within the framework of development by
Packaging (RPP016),
- Introduction of an alternative to statistical inspection in accordance with the ISO2859 standard,
- Concept of PDS (Pre-Delivery Sample),
- Completed “Change control” section,
- Completed audit section (audits of materials, etc.),
- New practices for accessing DGO documents in LOREQUAL,
- Modifications to the glossary.

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 SOMMAIRE

INTRODUCTION -------------------------------------------------------------------------------- 4

L’ORGANISATION QUALITE DE L’OREAL --------------------------------------------------- 5

LANCEMENT DU PROJET A LA LIVRAISON ------------------------------------------------- 7

1. DEROULEMENT GENERAL -----------------------------------------------------------------------------------------7
2. CAS PARTICULIER DES ARTICLES STANDARDS ----------------------------------------------------------------9
SPECIFICATIONS ET DOCUMENTS ASSOCIES, CAHIERS DES CHARGES -------------- 10
1. SPECIFICATIONS--------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
2. PLAN ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
3. CLASSIFICATION DES DEFAUTS D’ASPECT ------------------------------------------------------------------- 11
4. PANOPLIE DE DEFAUTS ET FOURCHETTE DE TEINTE ----------------------------------------------------- 11
5. NIVEAU DE PROPRETE ------------------------------------------------------------------------------------------- 12
6. DEFINITION DU ZERO DEFAUT -------------------------------------------------------------------------------- 13
7. ENGAGEMENTS FOURNISSEUR CONCERNANT LE CAHIER DES CHARGES ET LES DOCUMENTS
ASSOCIES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

LES CONTROLES QUALITE------------------------------------------------------------------ 14

1. CONTROLE DES « ZERO DEFAUT » ------------------------------------------------------------------------- 14
2. LE CONTROLE STATISTIQUE ------------------------------------------------------------------------------------ 15
a- Notion de lot de contrôle --------------------------------------------------------------- 15
b- L’échantillonnage statistique ---------------------------------------------------------- 15
c- Principes du contrôle statistique ------------------------------------------------------ 15
d- Alternative au contrôle statistique -------------------------------------------------- 16

RESULTATS ----------------------------------------------------------------------------------- 17
1. RESULTATS DE CONTROLE FOURNISSEUR ET BULLETIN DE CONTROLE ------------------------------ 17
2. RESULTATS DE CONTROLE USINE CLIENTE ----------------------------------------------------------------- 18
a- Lots de contrôle non conformes ------------------------------------------------------- 18
b- Certificats de conformité --------------------------------------------------------------- 19

MAITRISE DU CHANGEMENT--------------------------------------------------------------- 20

ACCES AUX DOCUMENTS DGO ------------------------------------------------------------- 20

AUDITS ---------------------------------------------------------------------------------------- 21

TABLEAU DE BORD QUALITE--------------------------------------------------------------- 22

OBLIGATIONS CONTRACTUELLES --------------------------------------------------------- 23

GLOSSAIRE ------------------------------------------------------------------------------------ 24

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INTRODUCTION

Le Groupe L’Oréal attache une grande importance à la qualité de ses produits et

par conséquent à la qualité de leurs composants.

Les usines L’Oréal contrôlent la qualité de ces composants de manière identique

dans le monde, suivant des méthodes et une organisation respectant le Système
Qualité établi par la Direction Générale des Opérations du Groupe, et respectant la
norme ISO 2859.

La norme ISO 2859 définit des règles d’échantillonnage et d’acceptation en

contrôle statistique par attribut. La conformité à cette norme est donc demandée
par L’Oréal à ses fournisseurs.

Les règles d’évaluation par les usines L’Oréal de la performance qualité des
fournisseurs sont également harmonisées permettant ainsi la consolidation des
données par la Direction Générale des Opérations.

Le Groupe L’Oréal tient compte de cette performance pour l’attribution de ses

marchés.

La présente Charte Qualité a pour objectif de décrire :

• l’organisation qualité de L’Oréal,
• les fonctionnements qualité mis en place avec chaque fournisseur d’articles
de conditionnement (ci-après désignés par les lettres "AC"),
• les principaux engagements qualité du fournisseur vis à vis de L’Oréal.

Nota : Les mots en italique gras sont définis au chapitre « glossaire ».

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L’ORGANISATION QUALITE DE L’OREAL

Au sein de la Direction Générale des Opérations de L’Oréal (DGO) :

le département Qualité définit la politique qualité du Groupe et

veille à sa bonne application au sein des centres de conception
packaging et des sites industriels du groupe. Dans ce département,
le service Gestion Qualité et Méthodes est en charge :
• de l’analyse des performances qualité,
• de l’identification des axes d’amélioration,
• de l’assistance, de l’expertise et de l’animation des cahiers des
charges et des méthodes de contrôle.
le service Assurance Qualité est en charge :
• de la définition des systèmes (qualité industrielle et qualité de
conception),
• de la supervision et de la coordination des audits qualité.

Le département Packaging définit la politique packaging du Groupe

et alimente en innovations et expertises techniques les centres de
conception packaging.
Dans ce département, le Centre d’Expertise Packaging est notamment
en charge :
• de l’évaluation et de l’agrément technique de certaines solutions
standard fournisseurs (articles de conditionnement, système de
distribution, matériaux, additifs…). Les règles dans lesquelles
s’inscrivent les relations d’agrément sont décrites dans le
document RPP009 « Déontologie d’agrément technique –
utilisation des listes ».
• des audits et des projets d’analyse de la valeur sur les process de
fabrication des fournisseurs.
• dans le cadre des incidents qualité, d’apporter un appui aux
services opérationnels dans l’expertise et l’analyse des articles de
conditionnement et matériaux.

Au sein des Directions des Opérations des Divisions opérationnelles:

Les services Packaging opérationnels conçoivent des articles de

conditionnement et émettent des spécifications, tout en respectant
les règles émises par les deux entités fonctionnelles de la DGO
décrites précédemment.

Les services Développement sont en charge de la coordination des

lancements ainsi que de la spécification des éléments non techniques
(décor).

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Les usines l’Oréal sont en charge de la vérification de la qualité de
conformité à la spécification dans le respect des règles et méthodes
émises par le département Qualité.

Le schéma ci dessous donne une vision synthétique des documents émis par les
différents acteurs cités précédemment.

Documents Documents
- Cahier des charges - Spécifications
(QAC-CC-yy) - Audit matériaux
- Méthodes Documents Documents
(QAC-MC-zz) Procédures générales Emetteur
- Audit fournisseur entrant ( RPP-xxx) Packaging - Tableaux de Bord
- Audit Qualité
Documents Emetteur - Avis de non conformité
- Audit d’agréments
DGO Packaging
Documents
- Bon à Graver Emetteur
- Bon à Tirer Usines
Emetteurs - Fourchette de teintes
- Panoplie de défauts
Gestion Qualité et Méthodes
Assurance Qualité Emetteur
Développement

DGO DGO Direction des Opérations

Qualité Packaging Division opérationnelle

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LANCEMENT DU PROJET A LA LIVRAISON

1. DEROULEMENT GENERAL

QUI ? ACTIVITE ET ELEMENTS SORTANTS

OUVERTURE DU PROJET

1 CONCEPTION DE L’ARTICLE DE CONDITIONNEMENT

- Pré spécification AC
Packaging
- Plan projet + Cahier des Charges + Méthodes
de contrôle + Données Logistiques

2 CONSULTATION FOURNISSEUR
Achat - Faisabilité technique (qualité - délai) & propositions
- Remise offre de prix

3 REALISATION DES OUTILLAGES

Fournisseur - Contrôle des AC
- Pièces pour homologation

4 HOMOLOGATION DE L’AC
- Décor
Développement
- Faisabilité Industrielle
Packaging
- Respect du Cahier des Charges / Pré spécification
- Compatibilité avec les AC primaires
−

5 SPECIFICATION
- Fiche de spécification
Packaging - Eléments associés : Plan, Bon à tirer, Bon à
Développement
Graver + panoplie de défauts et fourchette de
teintes initiales

Fournisseur 6 PRODUCTION, CONTROLE & LIVRAISON

- Bulletin de contrôle

Usine cliente
7 RECEPTION & CONTROLE

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Commentaires étape 1 :
La pré-spécification d’un Article de Conditionnement représente l’objectif
Qualité à atteindre. La pré-spécification ne permet pas de produire.

Commentaires étape 2 :
D’un point de vue qualité, le fournisseur est consulté sur la base de la pré-
spécification, du Cahier des Charges L’Oréal et des méthodes de contrôle
spécifiées.
Le fournisseur doit clairement se positionner sur cet objectif qualité et
communiquer les éventuelles problématiques diagnostiquées.

Commentaires étape 3 :
Le fournisseur doit tester ses AC et fournir ses résultats de contrôle lors de
la soumission des pièces pour homologation.
Les échantillons proposés pour l’homologation de l’article doivent être
représentatifs du process fournisseur.
L’Oréal a établi des règles définissant les bonnes pratiques
d’échantillonnage pour homologation, règles auxquelles doivent se
conformer les fournisseurs d’articles de conditionnement pour tout
échantillonnage adressé aux services packaging L’Oréal et ayant pour but
une homologation selon le Cahier des Charges.
(document de référence : RPP 015 « Règles d’échantillonnage pour homologation selon Cahier des
Charges »)

Cas particulier des Articles de Conditionnement montés (ACm) :

Lorsque L’Oréal spécifie un ensemble monté ACm, le fournisseur peut être
amené à travailler avec un fournisseur de Rang 2 pour réaliser cet
ensemble monté (ACm = AC1 + AC2).
Le fournisseur de Rang 1 est responsable de :
- la production et de la logistique de l’ensemble monté ACm,
- la validation des premières pièces selon ses propres méthodes dans
l’objectif de s’assurer que la qualité des composants du fournisseur
de Rang 2 permette de garantir la qualité de l’ensemble monté ACm
et intègre ses contraintes industrielles.
Dans le cas de figure de création de moule chez le fournisseur Rang 2, des
revues de projet L’Oréal/Fournisseur Rang 1/Fournisseur Rang 2 aux
étapes clés du lancement (lancement outillage, homologation,
spécification) sont fortement recommandées.

Commentaires étape 4 :
Le process et les matériaux utilisés lors de l’homologation de l’AC
ne doivent plus changer.

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Commentaires étape 5 :
La spécification d'un Article de Conditionnement est l'ensemble des
éléments qui définissent sa qualité. Elle doit être acceptée conjointement
par L’Oréal et le fournisseur, et est indispensable pour produire. La mise en
production d’un article implique un accord tacite du fournisseur sur le
contenu de la spécification correspondante.

Commentaires étape 6 :
Le fournisseur doit s’assurer que les conditions de transport permettront
d’assurer la qualité spécifiée jusqu’à réception des articles par l’usine
L’Oréal.

2. CAS PARTICULIER DES ARTICLES STANDARDS

Par définition, si L’Oréal achète le standard d’un fournisseur, cela implique

l’acceptation pour L’Oréal de la spécification établie par le fournisseur.

Néanmoins, ces articles standards seront décrits par une fiche de

spécification au format L’Oréal.

Cela signifie donc :

- que le fournisseur respecte le Cahier des Charges de la famille technique
en question, et notamment les plans d’échantillonnage associés aux méthodes
spécifiées.
- que le contenu de la fiche de spécification aura été défini par le
fournisseur : les valeurs limites d’acceptation (normes) doivent être le reflet de ce
qu’il est capable de produire ; le contenu du plan doit être celui du fournisseur.
En ce qui concerne le contrôle dimensionnel du standard, c’est la spécification
qui indiquera les cotes fonctionnelles à contrôler, en utilisant les caractéristiques
listées dans les Cahiers des Charges.

Si le fournisseur possède une méthode alternative à celle du Cahier des

Charges, il doit alors la proposer à la DGO Qualité, service Gestion Qualité et
Méthodes. Après évaluation, celle-ci pourra intégrer le Cahier des Charges et
alors être spécifiée. Tout litige sur les méthodes de contrôle entre le fournisseur
et L’Oréal interdira l’utilisation du standard.

Les règles d’usage et responsabilités dans le cadre d’utilisation par L’Oréal

d’un article standard sont décrites dans le document RPP 011 « Bonnes pratiques
Packaging vis-à-vis des standards fournisseurs ».

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SPECIFICATIONS ET DOCUMENTS ASSOCIES, CAHIERS DES CHARGES

1. SPECIFICATIONS

La spécification d’un AC se compose de la fiche de spécification et des

éléments associés.

La Fiche de Spécification, établie par les services Packaging L’Oréal,

s'applique à une référence d'AC et précise notamment :
- les références commerciales des matériaux utilisables,
- le descriptif du type de décors et ses références,
- les références aux éléments associés :
o le plan,
o le bon à tirer (BAT),
o l’échantillon représentatif,
o la panoplie de défauts,
o la fourchette de teinte,
o et dans certains cas, le bon à graver (BAG). Si le BAG n’est pas
référencé dans la spécification, il est parfaitement identifié par
le code de l’article.
- les caractéristiques et méthodes de contrôle à appliquer, parmi celles du
Cahier des Charges de l’Article de Conditionnement ou éventuellement des
méthodes de contrôle d’autres Cahiers des Charges,
- la nature des caractéristiques (qualitatives ou quantitatives),
- les valeurs et les tolérances à respecter en cohérence avec le niveau qualité
minimal exigé (seuils d’acceptation) défini dans les cahiers des charges ou les
méthodes de contrôle ; les valeurs de la fiche de spécification peuvent être
plus sévères que les seuils d’acceptation mais en aucun cas moins sévères,
- la référence du document L’Oréal relatif aux substances sensibles en vigueur,
- les données relatives aux conditions de palettisation et de transport…

Cas particulier des Articles de Conditionnement montés (ACm)

Le fournisseur de Rang 1 est responsable de la transmission de la spécification de
l’AC2 au fournisseur de Rang 2, complétée de ses propres contraintes. La
spécification AC2, associée à celle de l’ACm, doit être validée par le Packaging
L’Oréal à sa création et lors de toute modification.
Nota : ces dispositions s’appliquent essentiellement dans le cas d’un AC2 issu d’un
moule et non aux composants simples tels que les joints, miroir, lests,… dont les
caractéristiques peuvent être intégrées directement et de façon exhaustive dans la
spécification de l’AC1.

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 2. PLAN

Le plan est référencé dans la spécification avec les cotes encadrées qui sont à
contrôler et qui correspondent à des cotes fonctionnelles non couvertes par un test
fonctionnel. Pour l’ensemble des autres cotes fonctionnelles, même si le contrôle
de conformité n’est pas exigé, le fournisseur doit en garantir le respect.

Cas particulier des Articles de Conditionnement montés (ACm)

Lorsque L'Oréal spécifie un ensemble monté ACm, la spécification contient
plusieurs plans :
- les plans des éléments qui constituent l’ensemble monté. Le fournisseur est
responsable de la conformité dimensionnelle de ces éléments.
- le plan de l’ensemble monté. Sur ce plan, les cotes fonctionnelles sont encadrées
et seront à contrôler en contrôle de conformité.

3. CLASSIFICATION DES DEFAUTS D’ASPECT

Il existe trois classes de défauts d’aspect : critique, majeur et mineur.

Les défauts critiques sont des défauts qui :

 Entraînent la mise hors d’usage de l’article ou du produit conditionné,
 Perturbent gravement le bon fonctionnement des lignes de
conditionnement,
 Rendent l’aspect de l’article non commercialisable,
 Entraînent une non-conformité par rapport aux législations.

Les défauts majeurs sont des défauts qui :

 Diminuent de façon importante la valeur commerciale de l’article ou
du produit conditionné,
 Risquent de réduire la possibilité d’utilisation de l’article.

Et les défauts mineurs sont des défauts qui diminuent légèrement la valeur
commerciale de l’article ou du produit conditionné : ce sont des défauts peu
perceptibles par les clients.

4. PANOPLIE DE DEFAUTS ET FOURCHETTE DE TEINTE

Les échantillons représentatifs des écarts de fabrication du fournisseur

constituent la panoplie de défauts et la fourchette de teintes et sont classés, en
accord entre L’Oréal et le fournisseur, en défauts critiques, majeurs ou mineurs,
en tenant compte des définitions et des exemples de classifications de défauts
donnés dans la méthode de contrôle d’aspect.

QAC-NO-005C April 2010

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 La panoplie de défauts et la fourchette de teintes doivent être :
- réalisées en trois exemplaires minimum (fournisseur, service Qualité de l’usine
L’Oréal, service Packaging)
- signées par le Marketing L’Oréal (ou par défaut, le développement, avec
l’accord du Marketing) et le fournisseur
- identifiées clairement (dates, références, …) et les identifications doivent être
reportées dans la fiche de spécification de l’article.

Délai de mise à disposition :

Tous les éléments associés à la fiche de spécification doivent être validés par
L’Oréal et le fournisseur, l’objectif étant de le faire avant le démarrage de la
première production chez le fournisseur.
Pour le cas particulier du BAT, la dernière échéance de validation se situe au
tout début du démarrage de la première production chez le fournisseur en
présence alors d’un représentant de L’Oréal.

La panoplie de défauts et la fourchette de teintes sont validées par L’Oréal

avant démarrage de production, ou, au plus tard avant la première livraison.
Elles peuvent être enrichies et donc révisées lors des productions
suivantes. Elles servent à classer, lors du contrôle d’aspect, les écarts esthétiques
ou de teintes rencontrés en défauts critique, majeur et mineur.

5. NIVEAU DE PROPRETE

Le niveau de propreté que le fournisseur doit respecter est précisé sur la fiche de
spécifications de l’article.

Il existe deux niveaux de propreté en fonction des sensibilités microbiennes des

formules :
- Niveau A : il s’applique aux articles susceptibles d’être en contact avec des
formules cosmétiques hautement sensibles à la contamination. Les articles
classés dans ce niveau doivent être propres au sens traditionnel du terme
(absence de poussières visibles) et :
 Véhiculer une concentration en micro-organismes inférieure à 5 UFC
(Unité Formant Colonie), sauf exigences particulières mentionnées
dans le Cahier des Charges concerné. On se référera à la méthode
QAC-MC-801 pour réaliser les contrôles associés,
 Etre livrés dans des emballages appropriés.

- Niveau B : il s’applique par défaut à tous les articles L’Oréal non classés en
niveau A et qui sont susceptibles d’être en contact avec les formules
cosmétiques. Les articles classés dans ce niveau doivent être propres au
sens traditionnel du terme : absence de poussières visibles ou autres
contaminants.

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 Quel que soit le niveau de propreté spécifié, les articles de
conditionnement doivent être protégés de la poussière, de l’humidité et de la
condensation. De plus, sur les zones sensibles de l’AC (au contact des formules
cosmétiques), les contacts manuels doivent être bannis.

6. DEFINITION DU ZERO DEFAUT

Les défauts type « Zéro Défaut » sont des défauts qui :

- entraînent une incohérence avec l’objectif Zéro Défaut Produits Finis que
s’impose L’Oréal :
o « Mélange de références », « absence totale du décor » pour les
articles portant les mentions légales (notamment la fonction du
produit, le FIL, les précautions d’emploi…).
o Absence d’un composant dans un AC (par ex. bouton poussoir, ou
essoreur dans une flaconnette mascara).
- génèrent des risques pour les usines :
o Danger pour les opérateurs,
o Endommagement des machines de conditionnement entraînant une
réparation ou remplacement de tout ou partie de la machine.
- rendent dangereuse l’utilisation des produits finis par les consommateurs :
o Altération de la formule,
o Risque de blessure.

La liste des « Zéro Défaut » est spécifique à chaque famille d’AC et donc
disponible dans chaque Cahier des Charges.

7. ENGAGEMENTS FOURNISSEUR CONCERNANT LE CAHIER DES CHARGES ET LES DOCUMENTS

ASSOCIES
(documents de référence : RPP 900 « Matériaux et Substances entrant dans la réalisation des
emballages » et RPP 009 « Déontologie d’agrément technique – utilisation des listes »)

Le fournisseur accepte le Cahier des Charges et les méthodes de contrôle

associées dès la première commande passée avec L’Oréal.

Dans tous les cas, le fournisseur s'engage à :

- respecter la confidentialité de l’ensemble de ces éléments

- respecter l’ensemble des réglementations en vigueur et exigences
L’Oréal relatives aux matériaux sensibles recensés dans le document
RPP900 « Matériaux et Substances entrant dans la réalisation des
emballages»,
- déclarer aux instances locales les substances entrant dans le cadre de la
réglementation Reach,

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Gestion Qualité et Méthodes Page 13 / 50
 - respecter, s'il y en a, les conditions spécifiques préconisées (emballage,
stockage, transport…).

Ensuite, le fournisseur s'engage à livrer pour chaque commande, des lots de

contrôle d’Articles de Conditionnement homogènes et conformes :

- aux spécifications concernées,

- aux Cahiers des Charges,
- aux méthodes de contrôle associées,
- aux plans associés
- aux normes de l’Agrément technique, dans le cas où l’article a
été préalablement soumis à une procédure d’agrément technique
(les instructions relatives à l’agrément technique sont disponibles
sur demande).

Le fournisseur s’engage par ailleurs à n’utiliser que les matériaux spécifiés par
L’Oréal en respectant les références commerciales si elles sont explicitement
spécifiées.

NB : En cas de livraison de l’article monté ACm à l’usine, le fournisseur de Rang 1

est responsable de la qualité globale de cet article vis-à-vis de L’Oréal, même si un
des composants est produit par un fournisseur de Rang 2.

LES CONTROLES QUALITE

Ce paragraphe a pour objectif de définir les contrôles qui doivent être

effectués sur tous les lots de contrôle d’AC livrés aux usines L’Oréal.

1. CONTROLE DES « ZERO DEFAUT »

Pour les « zéro défauts », L’Oréal ne peut se satisfaire d’un NQA. C’est
pourquoi L'Oréal demande à ses fournisseurs de mettre en place des systèmes
« Zéro Défaut » fiables pour les supprimer ou pour qu’ils ne puissent pas
apparaître.

Ces systèmes doivent obligatoirement comprendre les deux éléments

suivants :

- un dispositif (automatique ou manuel) fiable qui élimine

systématiquement le défaut concerné,
- une organisation du travail de la production venant compléter ce
dispositif.

QAC-NO-005C April 2010

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 2. LE CONTROLE STATISTIQUE

Le contrôle statistique est basé sur la méthode du contrôle par attributs en

conformité avec les normes internationales ISO 2859.
Le but du contrôle statistique réalisé par le fournisseur est de vérifier la
conformité des lots de contrôle avant livraison aux usines L’Oréal.

a- Notion de lot de contrôle

Le lot de contrôle est un ensemble d'articles de conditionnement de

caractéristiques et de qualité homogènes dans lequel l'échantillon à contrôler doit
être prélevé pour déterminer la conformité à la spécification et aux éléments
associés.

Il est de la responsabilité du fournisseur de définir clairement ses lots de

contrôle en fonction du processus de fabrication et en respectant les
caractéristiques (homogénéité, effectif…) définies dans la norme ISO 2859.

Le lot de contrôle peut, par exemple, être distinct du lot de fabrication (cf
§3.15 de la norme ISO 2859-1).

b- L’échantillonnage statistique

L'échantillonnage statistique consiste à prélever de façon aléatoire un

échantillon d'articles représentatif du lot de contrôle ; ce prélèvement doit être
effectué en respectant un plan d'échantillonnage défini conformément à la norme
ISO 2859.

c- Principes du contrôle statistique

Pour libérer ses lots de contrôle, le fournisseur doit :

- contrôler les caractéristiques de contrôle mentionnées dans la spécification,
selon le mode opératoire décrit dans les méthodes de contrôle et selon les plans
d’échantillonnage et fréquences définis dans le Cahier des Charges
(Systématique, Première Production/Change Control et Analyse),
- respecter les exigences L’Oréal en termes de niveau de contrôle,
- vérifier que tous ses résultats de contrôle sont conformes aux spécifications et
éléments associés,
- consigner ses résultats dans un bulletin de contrôle,
- transmettre ce bulletin de contrôle à l’usine L’Oréal (sauf pour les AC en
Certificat de Conformité, se reporter au paragraphe « Certificats de
conformité »).

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Gestion Qualité et Méthodes Page 15 / 50
 La norme ISO 2859-1 définit le contrôle normal et les règles de passage en
contrôle réduit ou renforcé.
Il est interdit d'utiliser le contrôle réduit pour contrôler les articles de
conditionnement destinés aux usines L’Oréal.

d- Alternative au contrôle statistique

Pour une référence d’AC donnée, le fournisseur peut prendre la responsabilité

d’arrêter le contrôle statistique selon la norme ISO 2859 avant expédition, sur une
ou plusieurs caractéristiques spécifiées, à condition d’avoir déployé chez lui :

• Soit le contrôle unitaire basé sur un dispositif automatique ou

manuelle qui contrôle systématiquement les caractéristiques en
question et qui élimine les AC non conformes selon l’organisation
appropriée,

• Soit la méthodologie de Maîtrise Statistique des Processus SPC.

Le fournisseur qui souhaite passer à cette alternative doit alors informer les usines
L’Oréal concernées en précisant les éléments suivants :
- caractéristiques et référence d’AC concernées,
- site de production,
- moyen de maîtrise des caractéristiques,
- date de mise en œuvre.

Au vu des éléments échangés et des résultats qualité du fournisseur, L’Oréal se

réserve le droit de ne pas accepter la suspension du contrôle statistique par le
fournisseur.

L’Oréal, de son côté, continue à prendre ses décisions sur la base des résultats
du contrôle statistique des lots de contrôle à réception.

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RESULTATS

1. RESULTATS DE CONTROLE FOURNISSEUR ET BULLETIN DE CONTROLE

Selon la norme ISO 2859, un article est non-conforme s’il présente un ou

plusieurs défauts. Quel que soit le nombre de défauts observés sur un article, on
ne retiendra que le plus grave.

Un lot de contrôle est non conforme :

- s’il contient des défauts appartenant à la catégorie des « Zéro Défaut »,
- s’il n’est pas homogène,
- si le nombre d’articles non conformes trouvé dans l’échantillon est
supérieur à la limite d’acceptation définie par le plan d’échantillonnage.
La décision d’acceptation ou de refus du lot de contrôle doit porter sur l’ensemble
du lot de contrôle dont est issu l’échantillon.

Tout lot de contrôle non conforme doit faire l’objet d’une remise en
conformité. En cas de tri, le fournisseur doit obligatoirement, pour libérer le lot
de contrôle, effectuer un nouveau contrôle statistique sur le lot de contrôle trié.

Bulletin de contrôle
Les résultats du contrôle statistique de chaque lot de contrôle doivent être
enregistrés par le fournisseur sur un bulletin de contrôle permettant d'assurer la
traçabilité du lot de contrôle.

Ce document devra comporter au minimum les éléments suivants :

- identification du lot de contrôle, date de fabrication et site de production,
- date de contrôle,
- effectif du lot de contrôle,
- effectif des échantillons contrôlés,
- résultats de chaque caractéristique contrôlée avec les NQA utilisés et le
nombre d’articles non conformes détectés,
- décision de contrôle pour chaque caractéristique,
- décision concernant l’acceptation du lot de contrôle.

Le fournisseur doit tenir à la disposition de l’usine L’Oréal les données

brutes pour chacune des caractéristiques quantitatives de contrôle qui le
nécessite.

Dans le cas particulier de l’application d’une méthode alternative au contrôle

statistique, le bulletin de contrôle doit mentionner, en face de chaque
caractéristique concernée, le moyen de maîtrise retenu : nature du dispositif de
contrôle unitaire ou SPC.
Dans le cas du SPC, les mesures effectuées en cours de production pour garantir la
conformité de la caractéristique à la spécification L’Oréal doivent être accessibles

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 17 / 50
sur demande. Le bulletin de contrôle doit alors préciser la décision de conformité
correspondant à cette caractéristique.

Lorsque la spécification autorise plusieurs références d’un même matériau,

il est nécessaire que le fournisseur indique celle qui a été utilisée pour produire le
lot de contrôle d’AC concerné.
Le bulletin de contrôle est à transmettre à l’usine L’Oréal lors de la livraison
(sauf pour les AC en Certificat de Conformité).
Chaque unité de livraison (palette, carton, conteneur, sac, …) doit porter
une identification permettant de la rattacher au lot de contrôle.

Dans certains cas particuliers, des certificats (ex. de décontamination)

pourront être exigés et devront alors être systématiquement joints à chaque
livraison.

2. RESULTATS DE CONTROLE USINE CLIENTE

Les lots de contrôle d’AC livrés par le fournisseur à l’usine cliente sont :
- soit contrôlés statistiquement à réception,
- soit contrôlés suite à une non-conformité détectée en cours de
conditionnement,
- soit réceptionnés en Certificat de Conformité.

Cas du Pre-Delivery Sample (PDS)

L’échantillonnage des AC destiné au contrôle à réception par une usine L’Oréal
peut parfois être effectué par le fournisseur après accord entre celui-ci et l’usine
cliente. L’échantillon constitue alors un « PDS » : Pre-Delivery Sample. Les règles
d’échantillonnage permettent au PDS d’être représentatif de la qualité du lot
fournisseur et font l’objet d’un accord écrit entre le fournisseur et l’usine cliente.
L’usine cliente s’assure du respect de cet accord.

a- Lots de contrôle non conformes

2.a-1 Détection et traitement du lot de contrôle non conforme

à réception : tout le lot de contrôle contrôlé est refusé.

en cours de conditionnement ou après blocage d’un lot de Produits Finis :

 Cas du « Zéro Défaut » : tout le lot de contrôle est refusé.
Le fournisseur est immédiatement averti afin de mettre en place
les actions correctives pour s’assurer de l’efficacité du système
« Zéro Défaut » et garantir à nouveau son système « Zéro
Défaut ».

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Gestion Qualité et Méthodes Page 18 / 50
  Autres cas : tout ou partie du lot fournisseur peut être refusé(e)
sur la base d’un contrôle statistique renforcé effectué par le
Service Qualité de l’usine cliente.

Les lots de contrôle refusés et non utilisés sont retournés au fournisseur, sauf dans
le cas d’un blocage de Produits Finis qui feront l’objet d’un traitement spécifique
(tri unitaire ou destruction).

2.a-2 Cas particulier de la dérogation

La dérogation comporte un caractère exceptionnel, limitée à une quantité. Elle

permet d’accepter exceptionnellement un lot de contrôle non-conforme. Cette
dérogation est communiquée par le Responsable Qualité de l’usine.

2.a-3 Plan d’action

Pour toute non-conformité, le fournisseur doit en rechercher les causes et mettre

en place les actions permettant de les corriger et de les éviter. Ces informations
sont à partager avec les usines L’Oréal.

b- Certificats de conformité

Le Certificat de Conformité (CC) est un statut qui reconnaît qu’un

fournisseur maîtrise la qualité pour une référence d'Article de Conditionnement
(audit du système qualité du fournisseur satisfaisant, lots de contrôle d’AC reçus
conformes à réception et conditionnés sans problème, bulletins de contrôle
complets et conformes…).

L’usine cliente informe alors le fournisseur ; sauf avis contraire de sa part, la

référence maîtrisée passe en Certificat de Conformité.

Pour cette référence, le fournisseur poursuit les contrôles des lots de

contrôle d’AC mais suspend l’envoi systématique des bulletins de contrôle à
l’usine cliente. Celle-ci ne réalise plus systématiquement de contrôle à réception.

Le fournisseur doit conserver les bulletins de contrôles des AC en Certificat

de Conformité et pouvoir les communiquer au service Qualité de l’usine sur
demande.

En cas de difficultés, l’usine cliente peut supprimer le statut de Certificat

de Conformité d’une ou plusieurs références.
Elle en informe alors le fournisseur et reprend le contrôle. Le fournisseur
doit alors reprendre l’envoi des bulletins de contrôle associés à ces références.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 19 / 50
MAITRISE DU CHANGEMENT

Avant toute modification de process susceptible d’impacter la qualité

spécifiée (ex : changement de moule, de matériaux, de site de production, mise
en œuvre de la sous-traitance, changement de sous-traitant …), le fournisseur
s’engage à en informer L’Oréal (Service Packaging et usine).

Suite à cette information :

- le Service Packaging définira les tests d’homologation qu’il conviendra de
réaliser pour valider la modification avant mise en production (ex : tests
compatibilité pour les changements matériaux qui seront jugés impactant),
- si besoin, le service packaging fera évoluer la spécification,
- après l’accord du Packaging L’Oréal, le fournisseur doit remettre en œuvre
les contrôles des caractéristiques spécifiées notamment celles ayant une
fréquence de contrôle 1ère production/change control. Les résultats de
mesure seront transmis à l’usine via le bulletin de contrôle concerné.

En cas de problème qualité ultérieur faisant suite à une modification du

process ou du matériau non déclarée, la responsabilité du fournisseur est engagée.

ACCES AUX DOCUMENTS DGO

Les versions en vigueur des Cahiers des Charges, Méthodes et documents Packaging
sont disponibles sur le site www.lorequal.com.

Les services Achats de L’Oréal sont en charge de transmettre au fournisseur le mot

de passe permettant l’accès à ce site.

Il est de la responsabilité du fournisseur de consulter au moins mensuellement le

site www.lorequal.com pour se tenir au courant des évolutions documentaires.
Pour cela, se rendre dans la rubrique « Dernières diffusions » qui se trouve sur le
menu de gauche et qui retrace les parutions des 45 derniers jours.
Un abonnement RSS est également proposé dans www.lorequal.com afin d’être
prévenu automatiquement des mises à jour.

Tout changement majeur du contenu du site www.lorequal.com fera l’objet d’une

communication spécifique.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 20 / 50
AUDITS

L’Oréal, en accord avec le fournisseur, peut effectuer ou commanditer un audit

qualité d’un ou plusieurs sites du fournisseur.

Ces audits sont de trois types :

- Audit fournisseur entrant

Audit lancé par les services Achats. Il a pour objectif d’évaluer le degré de
conformité du fournisseur aux exigences qualité de L’Oréal et son potentiel à s’y
conformer. Cet audit fait l’objet d’un rapport destiné aux services Achats, pour
suite à donner, après avis des départements Qualité et Sécurité, Hygiène &
Environnement de la DGO. Si besoin, les services Achats peuvent également suivre
et coordonner le plan d’action.

En cas d’achat d’un AC monté, L’Oréal peut être amené à auditer le fournisseur
de Rang 2.

- Audit Qualité
Il s’agit d’audit vérifiant l’application de la présente charte qualité réalisé par les
usines du Groupe, sur la base d’une méthodologie développée par le Département
Qualité de la DGO. Les rapports d’audit sont partagés au sein de L’Oréal. Si
nécessaire, cet audit fait l’objet d’un suivi par l’usine auditrice.

La méthodologie d’audit a pour but de vérifier l’application des Cahiers des

Charges, des méthodes de contrôles L’Oréal associées et de la norme ISO 2859 ou
la maîtrise du contrôle unitaire et du SPC dans le cas où le fournisseur les
applique. Ce dernier doit apporter la démonstration de sa capacité de livrer des AC
conformes à la spécification et aux éléments associés.

- Audit matériaux
Les services packaging réalisent régulièrement des audits d’analyse des articles de
conditionnement de façon à vérifier leur conformité aux matériaux et additifs
spécifiés et aux exigences de la RPP900 « Matériaux et Substances entrant dans la
réalisation des emballages ». Les fournisseurs sont encouragés à réaliser ces
mêmes audits sur leurs matériaux.
Le traitement des non-conformités qui seraient décelées lors de ces audits est de
la responsabilité du fournisseur.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 21 / 50
TABLEAU DE BORD QUALITE

Les usines L'Oréal évaluent la performance qualité des fournisseurs à l'aide

d'un Tableau de bord.

Ce Tableau de bord est basé sur le nombre de lot de contrôle usine cliente :

- Un lot de contrôle usine correspond à une réception d’une référence fournisseur.

- Si un lot fournisseur est livré, réceptionné et contrôlé en X fois, on enregistrera X
lots de contrôle usine cliente.
- Si plusieurs lots fournisseurs sont enregistrés dans une seule réception, on a un
seul lot de contrôle usine cliente.

L’Oréal utilise principalement trois ratios tous rapportés au nombre de lots de

contrôle reçus :

- Le taux de lots de contrôle refusés,

- Le taux de lots de contrôle acceptés par dérogation,
- Le taux de lots de contrôle non conformes qui est la somme des deux
précédents.

Ces mêmes ratios sont également calculés sur le cas particulier des AC en
lancement c’est-à-dire sur la première réception de toute nouvelle référence AC.

Chaque usine est en charge de la communication de ses indicateurs aux

fournisseurs.

Chaque usine L'Oréal est chargée de garantir la cohérence des données

communiquées au fournisseur avec les règles de calcul du Groupe.

Les Services Packaging évaluent les performances des fournisseurs dans le

cadre du développement de chaque nouvel article en mesurant le respect des
règles d’échantillonnage et les délais de réalisation des moules. Les résultats de
ces évaluations sont disponibles après chaque lancement auprès du service
packaging en charge de l’homologation et de la spécification de l’article
concerné.

Le taux de non-conformité aux audits RPP900 pré-cités et des premières réceptions

font également parties intégrantes de l’évaluation des fournisseurs.
(documents de référence : RPP 015 « Règles d’échantillonnage pour homologation selon Cahier des
Charges », RPP 016 « Indicateur de performance fournisseur packaging » et RPP 900 « Matériaux et
Substances entrant dans la réalisation des emballages »)

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 22 / 50
OBLIGATIONS CONTRACTUELLES

La présente charte ne fait pas obstacle à l’application de tout contrat spécifique

de fourniture d’Article de Conditionnement.

En cas de contradiction entre le contrat spécifique et la charte, le contrat

spécifique prévaudra sur la charte.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 23 / 50
GLOSSAIRE

Agrément technique : Ensemble de tests réalisés sur certaines familles

d’articles de conditionnement. Ces tests permettent
de vérifier que les articles proposés par les
fournisseurs de L’Oréal possèdent un niveau minimum
de qualité.

AC primaire : Article de Conditionnement au contact de la formule.

Bon à graver (BAG) : Elément de définition qualité associé à la

spécification, soumis par le fournisseur au Marketing et
au Développement Packaging pour accord sur le texte
et les éléments de décors (hors teinte) avant le
démarrage de la production.

Bon à tirer (BAT) : Elément de définition qualité associé à la spécification,

soumis par le fournisseur au Marketing et au
Développement Packaging pour accord sur les teintes
avant le démarrage de la production.

Cahier des Charges AC : Document définissant les conditions techniques de

contrôle auxquelles doivent satisfaire les articles
livrés par nos fournisseurs ainsi que les plans
d’échantillonnage fixant les conditions
d’acceptabilité des lots de contrôle et les
exigences du Groupe en matière de Qualité vis à vis
des fournisseurs.

Certificat de conformité (passage en) : Acte par lequel une usine officialise
la confiance qu’elle porte en la
maîtrise de la qualité d’un AC par un
fournisseur ou un sous-traitant.

Compatibilité : Homologation permettant de valider l’adéquation contenant

contenu.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 24 / 50
 Dérogation : Autorisation écrite, exceptionnelle et temporaire. La non-
conformité nécessite une action corrective immédiate sur le
process pour la prochaine livraison.

Fournisseur de Rang 1 : celui à qui L’Oréal passe le contrat d’achat de

l’Article de Conditionnement monté ACm. Il a la
maitrise totale de l’ensemble monté vis-à-vis de
L’Oréal.

Fournisseur de Rang 2 : celui qui fournit, au fournisseur de Rang 1, un

composant AC2 utilisé sur un AC monté ACm. Sont
exclus, les fournisseurs de Rang 2 qui fournissent
des matériaux, masterbatch, adjuvant, décor et les
sous-traitants du fournisseur de Rang 1.

Fourchette de teintes : Elément de définition qualité associé à la

spécification, qui fixe les variations de teinte
acceptables. Ces échantillons sont représentatifs des
écarts de fabrication du fournisseur et sont classés,
en accord entre L’Oréal et le fournisseur, en teinte
mini et maxi. Lors du contrôle, tout article hors
fourchette de teintes sera classé en défaut majeur.

Lot de contrôle : Ensemble des produits de caractéristiques et de qualité

homogène parmi lesquels un échantillon sera prélevé et
contrôlé pour déterminer la conformité aux critères
d’acceptation.

Panoplie de défauts : Echantillons qui présentent des écarts acceptables

d’ordre « esthétique » (à l’exclusion des écarts de
teintes) par rapport à l’échantillon témoin. Ces
échantillons sont représentatifs des écarts de
fabrication du fournisseur et sont classés en Critique,
Majeurs ou Mineurs.

PDS (Pre-Delivery Sample) : Echantillonnage représentatif du lot de contrôle

réalisé par le fournisseur selon un accord
formalisé entre le fournisseur et l’usine cliente.
Le PDS est envoyé à l’usine cliente pour contrôle
qualité. Si le PDS est accepté, l’usine cliente
accepte le lot de contrôle concerné dès
réception.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 25 / 50
 Spécification : Document listant les exigences qualité auxquelles les produits
finis, matériaux, articles de conditionnement ou vracs
doivent répondre et servant de référence à l’évaluation de la
qualité de conformité.

Standard : Un article standard est un produit développé tout ou partie par un

fournisseur, utilisant des moules et des outillages investis par le
fournisseur. Ce produit peut donc être commercialisé par
l’ensemble des concurrents de L’Oréal.

Zéro défaut : Classe de défaut pour lequel on ne tolère aucun produit

présentant ce défaut.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 26 / 50
 CONTENTS

INTRODUCTION ------------------------------------------------------------------------------ 28

QUALITY ORGANISATION OF L’OREAL --------------------------------------------------- 29

FROM PROJECT LAUNCH TO DELIVERY -------------------------------------------------- 31

1. GENERAL ROLLOUT --------------------------------------------------------------------------------------------- 31
2. SPECIFIC CASE OF STANDARD COMPONENTS -------------------------------------------------------------- 33
SPECIFICATIONS AND ASSOCIATED DOCUMENTS, CAHIERS DES CHARGES--------- 34
1. SPECIFICATIONS-------------------------------------------------------------------------------------------------- 34
2. DRAWING ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35
3. CLASSIFICATION OF VISUAL DEFECTS ------------------------------------------------------------------------ 35
4. PANOPLY OF DEFECTS AND SHADE RANGE ---------------------------------------------------------------- 35
5. LEVEL OF CLEANLINESS ---------------------------------------------------------------------------------------- 36
6. DEFINITION OF ZERO DEFECT -------------------------------------------------------------------------------- 37
7. SUPPLIER OBLIGATIONS CONCERNING THE CAHIER DES CHARGES AND ASSOCIATED
DOCUMENTS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 37

QUALITY CONTROLS ------------------------------------------------------------------------ 38

1. INSPECTION OF « ZERO DEFECT » ------------------------------------------------------------------------- 38
2. STATISTICAL INSPECTION -------------------------------------------------------------------------------------- 39
a- Notion of control testing lote ---------------------------------------------------------- 39
b- Statistical sampling ---------------------------------------------------------------------- 39
c- Principles of statistical inspection----------------------------------------------------- 39
d- Alternative to statistical inspection ------------------------------------------------- 40

RESULTS--------------------------------------------------------------------------------------- 41
1. RESULTS OF SUPPLIER INSPECTION AND CONTROL SHEET --------------------------------------------- 41
2. RESULTS OF CLIENT PLANT INSPECTION ------------------------------------------------------------------- 42
a- Non conforming control testing lots -------------------------------------------------- 42
b- Certificates of conformity ------------------------------------------------------------- 43

CONTROL OF CHANGE ---------------------------------------------------------------------- 44

ACCESS TO DGO DOCUMENTS ------------------------------------------------------------- 44

AUDITS ---------------------------------------------------------------------------------------- 45

QUALITY OPERATIONS REPORT ----------------------------------------------------------- 46

CONTRACTUAL OBLIGATIONS ------------------------------------------------------------- 47

GLOSSARY------------------------------------------------------------------------------------- 48

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Gestion Qualité et Méthodes Page 27 / 50
INTRODUCTION

The L’Oréal Group attaches a great deal of importance to the quality of its
products and consequently to the quality of their constituents.

The L’Oréal plants monitor the quality of these constituents in an identical way
globally, following the methods and organisation of the Quality System drawn up by
the Direction Générale des Opérations of the Group, and complying with the ISO
2859 standard.

The ISO 2859 standard defines the sampling rules and acceptance by statistical
control per attribute. Therefore, L’Oréal requires conformity to this standard from
its suppliers.

The rules used by the L’Oréal plants to assess the quality performance of the
suppliers are also standardised enabling the Direction Générale des Opérations to
consolidate the data.

The L’Oréal Group takes account of this performance when awarding its contracts.

The aim of this Quality Charter is to describe:

• the quality organisation of L’Oréal,
• the quality operations set up with each supplier of packaging components
(hereinafter referred to by the letters "PC"),
• the main obligations of the supplier towards L’Oréal.

Note: Words in bold italics are defined in the “glossary” section.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 28 / 50
THE QUALITY ORGANISATION OF L’OREAL

Within the Direction Générale des Opérations of L’Oréal (DGO):

the Qualité department determines the group’s quality policy and

monitors its correct application within the packaging design centers
and the group’s industrial sites. Within this department,
the Gestion Qualité et Méthodes department is in charge :
• of analyzing quality performance,
• of identifying areas for improvement,
• of ensuring assistance, expertise and presentation of cahiers des
charges and control methods.
the Assurance Qualité department is in charge :
• of defining the systems (industrial quality and design quality),
• of supervising and coordinating quality audits.

The Packaging department determines the group’s packaging policy

and provides the packaging design centers with innovations and
technical expertise.
In this department, the Centre d’Expertise Packaging is notably in
charge:
• of the evaluation and technical approval of certain standard
supplier solutions (packaging components, distribution system,
materials, additives, etc.). The rules governing approval relations
are described in document RPP009 “Technical approval
deontology – Use of approval lists”.
• of audits and value analysis projects on suppliers’ manufacturing
processes.
• within the context of quality incidents, of providing support to
the operational departments in terms of expertise and the
analysis of packaging components and materials.

Within the Direction des Opérations of the Operational Divisions:

The Operational Packaging departments design the packaging

components and issue specifications, while complying with the rules
stipulated by the two operational entities of the DGO stated above.

Development departments are in charge of coordinating launches as

well as the specification of non-technical elements (decoration).

L’Oréal plants are in charge of checking the quality of conformity

with the specification in accordance with the rules and methods
issued by the Qualité department.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 29 / 50
 The diagram below summarises the documents produced by the different
participants stated above.

Documents Documents
- Cahier des charges - Specifications
(QAC-CC-yy) - Materials Audit
- Methods Documents Documents
(QAC-MC-zz) General Procedures Issuer
- Incoming supplier audit ( RPP-xxx) Packaging - Operating Reports
- Quality Audit
Documents Issuer - Nonconformity report
- Audit d’agréments
DGO Packaging
Documents
- Engraving-ready Issuer
document Plants
Issuers - Print-ready document
- Shade range
Gestion Qualité et Méthodes - Panoply of defects

Assurance Qualité Issuer

Development

DGO DGO Direction des Opérations

Qualité Packaging Operational Division

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 30 / 50
FROM PROJECT LAUNCH TO DELIVERY

1. GENERAL ROLLOUT

WHO ? ACTIVITY AND OUTGOING ELEMENTS

START OF THE PROJECT

1 DESIGN OF THE PACKAGING COMPONENT (PC)

- Pre-specification of PC
Packaging
- Draft plan + Cahier des Charges + Control
Methods + Logistical data

2 SUPPLIER CONSULTATION
Purchasing
- Technical feasibility (quality – time period) &
proposals
- Price offer discount

3 CREATION OF TOOLS
Supplier - Control of packaging components
- Parts for approval

4 APPROVAL OF THE PC
- Decoration
Development
- Industrial Feasibility
Packaging
- Compliance with Cahier des Charges / Pre-
specification
- Compatibility with the primary PC
−

5 SPECIFICATION
- Specification sheet
Packaging - Associated elements : plan, print-ready document
Development
(BAT) and engraving-ready document (BAG) + first
panoply of defects ans first shade range

Supplier 6 PRODUCTION, CONTROL & DELIVERY

- Control report

Client plant
7 RECEIPT & INSPECTION

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 31 / 50
Comments step 1:
The pre-specification of a Packaging Component represents the quality
standard to be met. Pre-specification does not allow production.

Comments step 2:
From a quality point of view, the supplier is consulted on the basis of the
pre-specification, the L’Oréal Cahier des Charges and the control methods
specified.
The supplier must give a clear feed-back and express any concern regarding
the feasibility.

Comments step 3 :
The supplier must test its PC and provide the control testing results when
submitting pieces for approval.
The samples sent for approval of the component must be representative of
the supplier’s process.
L’Oréal has established rules defining good sampling practice for approval,
rules with which suppliers of packaging components must comply for all
samples submitted to L’Oréal’s packaging departments for the purpose of
approval as per the Cahier des Charges.
(reference document: RPP 015 “Sampling rules for homologation in accordance with Cahier des
Charges”)

Special case of assembled Packaging Components (PCa):

When L’Oréal specifies a PCa assembled unit, the supplier may be called
upon to work with a Level 2 supplier in order to produce this assembled
unit (PCa = PC1 + PC2).
The Level 1 supplier is in charge of:
- the production and logistics of the PCa assembled unit,
- the validation of the first pieces in accordance with its own methods
with the aim of ensuring that the quality of the components from the
Level 2 supplier allows the quality of the assembled unit PCa to be
guaranteed and that it integrates its industrial constraints.
In the case of the creation of a mold by the Level 2 supplier, L’Oreal/Level
1 Supplier/Level 2 Supplier project reviews are strongly recommended at
the key stages of the launch (launch of tooling, approval, specification).

Comments step 4 :
The process and the materials used during approval of the PC can no longer
be changed.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 32 / 50
Comments step 5 :
The specification of a Packaging Component is all of the elements which
define its quality. It must be accepted jointly by L’Oréal and the supplier,
and is mandatory for production. The use in production of a component
implies the supplier’s tacit agreement on the content of the corresponding
specification.

Comments step 6 :
The supplier must ensure that the transport conditions make it possible to
guarantee the specified quality up to receipt of the components by the
L’Oréal plant.

2. SPECIFIC CASE OF STANDARD COMPONENTS

By definition, if L’Oréal purchases the standard of a supplier, this implies

acceptance of the specification determined by the supplier.

Nevertheless, these standard articles will be specified in a specification

sheet in the L’Oréal format.

This means therefore :

- that the supplier complies with the Cahier des Charges of the technical
family in question, and particularly the sampling plans associated with specified
methods.
- that the content of the specification sheet will have been determined by
the supplier : the acceptance value thresholds (standards) must reflect what it is
capable of producing ; the content of the drawing must be the one from the
supplier.
As far as the dimensional inspection of the standard is concerned, it is the
specification that will indicate the functional values to be inspected, using the
characteristics listed in the Cahiers des Charges.

If the supplier has an alternative method to the one from Cahier des Charges,
it must forward it to the DGO Quality, Gestion Qualité & Méthodes department.
After assessment, it can include the Cahier des charges and then be specified.
Any dispute on the control methods between the supplier and L’Oréal will
forbid the use of the standard.

The usage rules and responsibilities within the framework of the use by
L’Oreal of a standard component are described in document RPP 011 “Good
Packaging Practices for supplier stock components”.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 33 / 50
SPECIFICATIONS AND ASSOCIATED DOCUMENTS, CAHIERS DES
CHARGES

1. SPECIFICATIONS

The specification of a PC consists of the specification sheet and the

associated elements.

The Specification Sheet, produced by the L’Oréal Packaging departments,

applies to a PC reference and indicates, in particular:
- the commercial references of the usable materials,
- the description of the type of decoration and its references,
- the references to the associated elements:
o the drawing,
o the print ready document (BAT),
o the representative sample,
o the panoply of defects,
o the shade range,
o and in certain cases, the engraving-ready document (BAG). If the
BAG is not referenced in the specification, it is perfectly identified
by the component code.
- the characteristics and control methods to be applied, among those from the
Packaging Component’s Cahier des Charges or possibly control methods
from other Cahiers des Charges,
- the nature of the characteristics (qualitative or quantitative),
- the values and tolerances to be complied with in coherence with the
minimum required quality level (acceptance thresholds) defined in the
cahiers des charges or control testing methods; the values from the
specification sheet may be more stringent than the acceptance thresholds
but in no case less stringent,
- the reference from the applicable L’Oréal document relating to sensitive
substances,
- the data relating to the palletization and transport conditions, etc.

Special case of assembled Packaging Components (PCa)

The Level 1 supplier is responsible for the transmission of the PC2 specification
to the Level 2 supplier, with its own constraints added. The PC2 specification,
combined with that of the PCa, must be validated by L’Oréal Packaging at the time
of its creation and whenever modified.
N.B.: these provisions essentially apply in the case of a PC2 resulting from a mold
and not to simple components such as joints, mirror, ballast, etc.,… whose
characteristics may be included directly and exhaustively in the PC1’s
specification.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 34 / 50
 2. DRAWING

The drawing is referenced in the specification with, in boxes, the values to be

inspected, which correspond to the functional values not covered by a functional
test. As far as all of the other functional values are concerned, even if conformity
control testing is not required, the supplier needs to guarantee conformity.

Special case of assembled Packaging Components (PCa)

When L'Oréal specifies a PCa assembled unit, the specification contains several
drawings:
- the drawings of the elements constituting the assembled unit. The supplier is
responsible for the dimensional conformity of these elements.
- the drawing of the assembled unit. In this drawing, the functional values are in
boxes and will need to be tested by means of conformity control testing.

3. CLASSIFICATION OF VISUAL DEFECTS

There are three classes of visual defect: critical, major and minor.

Critical defects are defects which:

 make the component or the finished product ususable,
 seriously disrupt the correct operation of the filling and packing lines,
 make the appearance of the component non-marketable,
 result in non compliance with the regulation.

Major defects are defects which:

 significantly diminish the commercial value of the component or finished
product,
 risk reducing the possibility of using the component.

And minor defects are defects which slightly reduce the commercial value of the
component or finished product: these are defects barely noticeable by the
consumer.

4. PANOPLY OF DEFECTS AND SHADE RANGE

The samples representing the manufacturer’s processing deviations constitute

the panoply of defects and the shade range and are classified, by agreement
between L’Oréal and the supplier, as critical, major or minor defects, taking
account of the definitions and classification examples for defects given in the
appearance inspection method.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 35 / 50
 The panoply of defects and the shade range must be:
- produced in a minimum of three copies (supplier, Quality department of the
L’Oréal plant, Packaging department)
- signed by L’Oréal Marketing (or by default, Développement, with the
agreement of Marketing) and the supplier
- clearly identified (dates, references, etc.) and the identifications must be
included in the component’s specification sheet.

Release deadline:
All elements associated with the specification sheet must be validated by
L’Oréal and the supplier, the objective being to do so before the launch of first
production on the supplier’s premises.
For the special case of the BAT, the final validation deadline is set at the very
start of the launch of first production on the supplier’s premises in the presence of
a L’Oréal representative.

The panoply of defects and the shade range are validated by L’Oréal before
the launch of production or, at the latest, before the first delivery.
They may be enriched and therefore revised during subsequent production
runs. During the visual inspection, they are used to classify aesthetic or shade
deviations encountered as critical, major and minor defects.

5. LEVEL OF CLEANLINESS

The level of cleanliness that the supplier must comply with is specified on the
component specifications sheet.

There are two levels of cleanliness depending on the microbial sensitivity of the
formulas :
- Level A : this applies to components likely to be in contact with cosmetic
formulas highly sensitive to contamination. Components classified as this
level must be clean in the traditional sense of the word (absence of visible
dust) and:
o carry a concentration of micro-organisms of less than 5 UFC (Unit
Forming Colony), unless specific requirements are given in the Cahier
des Charges concerned. Reference will be made to method QAC-MC-
801 for conducting the associated inspections,
o be delivered in appropriate packaging.

- Level B : this applies by default to all L’Oréal components not classed as

Level A and which are likely to be in contact with cosmetic formulas.
Components classified as this level must be clean in the traditional sense of
the word: absence of visible dust or other contaminants.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 36 / 50
 Irrespective of the level of cleanliness specified, packaging components
must be protected from dust, damp and condensation. Moreover, manual contact
with the sensitive areas of the PC (those in contact with cosmetic formulas) must
be prohibited.

6. DEFINITION OF ZERO DEFECT

“Zero Defect” defects are defects which:

- result in incoherence with the Finished Product Zero Defect objective
imposed by L’Oréal :
o “Mixing of references”, “total absence of decoration” for
components bearing the legal information (particularly the
product’s function, the FIL, the usage instructions, etc.).
o Absence of a component in a PC (e.g. spray button, or wiper in a
mascara bottle).
- cause risks for the plants :
o Danger for operators,
o Damage to filling and packing machines necessitating repair or
replacement of all or part of the machine.
- make the use of the finished products by consumers dangerous :
o Alteration of the formula,
o Risk of injury.

The list of “Zero Defects” is specific to each family of PC and therefore

available in each Cahier des Charges.

7. SUPPLIER OBLIGATIONS CONCERNING THE CAHIER DES CHARGES AND ASSOCIATED

DOCUMENTS
(reference documents: RPP 900 « Materials and substances in packaging » et RPP 009
« Technical approval deontology – Use of approval lists »)

The supplier accepts the Cahier des Charges and the associated control methods
from the first order awarded with L’Oréal.

In all cases, the supplier undertakes to :

- respect the confidentiality of all of these elements

- comply with all of the applicable regulations and L’Oréal requirements
relating to sensitive substances listed in document RPP900 “Materials
and substances in packaging”,
- declare substances covered by the Reach Regulation to the local
authorities,
- comply with, if applicable, specific recommended conditions (packing,
storage, transportation, etc).

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 37 / 50
Finally, the supplier undertakes to deliver for each order, packaging component
lots that are uniform and in conformance with:

- the appropriate specifications,

- the Cahiers des Charges,
- the associated control methods,
- the associated drawings,
- the Technical Approval standards, in the event that the
component has first been subject to a technical approval
procedure (the instructions relating to technical approval are
available on request).

The supplier also undertakes to use only the materials specified by L’Oréal by
adhering to the commercial references if they are explicitly specified.

NB: In the case of delivery of the assembled PCa component to the plant, the
Level 1 supplier is responsible for the overall quality of this component vis-à-vis
L’Oréal, even if one of the components is produced by a Level 2 supplier.

QUALITY CONTROLS

The aim of this section is to define the control testing to be carried out on all
PC control testing lots delivered to the L’Oréal plants.

1. INSPECTION OF « ZERO DEFECT »

For “zero defects”, L’Oréal cannot be satisfied with an AQL. This is why
L'Oréal requires its suppliers to implement reliable “Zero Defect” systems to
eliminate them or prevent them from appearing.

These systems must include the following two elements:

- a reliable system (automatic or manual) that systematically eliminates the

defect concerned,
- organisation of the production work supplementing this plan.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 38 / 50
 2. STATISTICAL INSPECTION

Statistical inspections are based on the method of inspection by attributes in

conformity with the ISO 2859 international standards.
The aim of the statistical inspection carried out by the supplier is to verify the
conformity of the control testing lots before delivery to the L’Oréal plants.

a- Notion of control testing lot

A control testing lot is a set of packaging components of homogenous

characteristics and quality from which the sample to be inspected must be taken in
order to determine conformity to the specification and to the associated
elements.

It is the responsability of the supplier to clearly define its control testing lots
according to the manufacturing processes and by complying with the
characteristics (homogeneity, size, etc.) set out in the ISO 2859 standard.

The control testing lot can, for example, be distinct from the processing
batch (cf §3.15 of the ISO 2859-1 standard).

b- Statistical sampling

Statistical sampling consists of sampling in a random way a sample of

components representative of the control testing lot ; this sample must comply
with a sampling plan set out in conformity with the ISO 2859 standard.

c- Principles of statistical inspection

In order to release its control testing lots, the supplier must:

- inspect the control testing characteristics indicated in the specification,
according to the method of operation described in the control methods and in
accordance with the sampling plans and frequencies defined in the Cahier des
Charges (Systematic, First Production/Change Control and Analysis),
- comply with the L’Oreal requirements in terms of control testing level,
- verify that all of its control testing results conform to the specifications and
associated elements,
- record its results in a control testing report,
- transmit this control testing report to the L’Oreal plant (except for PC in
Certificate of Conformity, refer to the “Certificates of conformity” section).

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Gestion Qualité et Méthodes Page 39 / 50
 The ISO 2859-1 standard defines the normal control testing and the rules for
moving to reduced or reinforced control testing.
It is prohibited to use the reduced control to inspect packaging components going
to L’Oréal plants.

d- Alternative to statistical inspection

For a given PC reference, the supplier may take the responsibility of stopping the
statistical inspection in accordance with the ISO 2859 standard before shipping, on
one or more specified characteristics, provided that it has deployed on its
premises:

• either unitary control testing based on an automatic or manual system

that systematically inspects the characteristics concerned and which
eliminates nonconforming PC in accordance with the appropriate
organization,

• or the methodology of Statistical Process Control (SPC).

Suppliers who wish to switch to this alternative must then inform the L’Oreal
plants concerned, specifying the following elements:
- PC characteristics and reference concerned,
- production site,
- means of control of the characteristics,
- date of implementation.

Depending on the elements exchanged and the quality results of the supplier,
L’Oreal reserves the right to not accept the suspension of statistical inspection by
the supplier.

L’Oreal, for its part, continues to make its decisions on the basis of the results
of the statistical inspection carried out upon the control testing lots on receipt.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 40 / 50
RESULTS

1. RESULTS OF SUPPLIER INSPECTION AND CONTROL SHEET

According to the ISO 2859 standard, a component is nonconforming if it

displays one or more defects. Irrespective of the number of defects observed on a
component, only the most serious will be counted.

A control testing lot is nonconforming:

- if it contains defects belonging to the “Zero Defect” category,
- if it is not homogenous,
- if the number of nonconforming components found in the sample is greater
than the acceptance value threshold defined by the sampling plan.
The decision to accept or reject the control testing lot must cover the whole
control testing lot from which the sample came.

All nonconforming control testing lots must be the subject of a return to

conformity. In the case of sorting, the supplier is required, before the control
testing lot can be released, to carry out a new statistical inspection on the sorted
control testing lot.

Control testing report

The results of the statistical inspection of each control testing lot must be
recorded by the supplier in a control testing report enabling the traceability of the
control testing lot to be ensured.

This document must at least include the following elements:

- identification of the control testing lot, date of manufacture and
production site,
- control testing date,
- size of the control testing lot,
- size of the samples inspected,
- results of each characteristic inspected with the AQL used and the number
of nonconforming components detected,
- control testing decision for each characteristic,
- decision concerning acceptance of the control testing lot.

The supplier must provide the L’Oreal plant with the raw data for each of
the quantitative control testing characteristics which requires it.

In the special case of the application of an alternative method to statistical

inspection, the control testing report must indicate, in front of each characteristic
concerned, the method of control chosen: nature of the unitary or SPC inspection
system.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 41 / 50
In the case of SPC, the measures taken during production to guarantee the
conformity of the characteristic to the L’Oreal specification must be accessible on
demand. The control testing report must then specify the conformity decision
corresponding to this characteristic.

When the specification authorizes multiple references for a single material,

it is necessary for the supplier to indicate the one which has been used to produce
the PC control testing lot concerned.
The control testing report is to be transmitted to the L’Oreal plant on
delivery (except for PC in Certificate of Conformity).
Each delivery unit (pallet, carton, container, bag, etc.) must bear
identification permitting it to be linked to the control testing lot.

In certain special cases, certificates (e.g. decontamination) may be required

and will need to be systematically attached to each delivery.

2. RESULTS OF CLIENT PLANT INSPECTION

PC control testing lots delivered by the supplier to the client plant are:
- either statistically inspected on receipt,
- or inspected following a nonconformity detected during filling and packing,
- or received in Certificate of Conformity.

Case of the Pre-Delivery Sample (PDS)

The sampling of PC destined for control testing on receipt by a L’Oreal plant can
sometimes be carried out by the supplier after agreement between the latter and
the client plant. The sample then constitutes a “PDS”: Pre-Delivery Sample. The
sampling rules allow the PDS to be representative of the quality of the supplier lot
and are the subject of a written agreement between the supplier and the client
plant. The client plant ensures that this agreement is complied with.

a- Non conforming control testing lots

2.a-1 Detection and treatment of a non conforming control testing lot

on receipt: the entirety of the inspected control testing lot is rejected.

during filling and packing or after blockage of a lot of Finished Products:

 Case of the “Zero Defect”: the entire control testing lot is
rejected.
The supplier is immediately notified in order to implement the
corrective actions to ensure the efficacy of the “Zero Defect”
system and to re-guarantee its “Zero Defect” system.

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Gestion Qualité et Méthodes Page 42 / 50
  Other cases: all or part of the supplier lot may be rejected on the
basis of a reinforced statistical inspection carried out by the client
plant’s Quality department.

Rejected and unused control testing lots are returned to the supplier, except in
the case of a blocking of Finished Products that will be the subject of specific
treatment (unitary sorting or destruction).

2.a-2 Special case of waivers

A waiver is of an exceptional nature and limited to a quantity. It makes it possible

to accept, on an exceptional basis, a nonconforming control testing lot. This
waiver is communicated by the plant’s Quality Manager.

2.a-3 Action plan

For any nonconformity, the supplier must look for the causes and implement the
actions required to correct and prevent them. This information is to be shared with
the L’Oreal plants.

b- Certificates of conformity

Certificate of Conformity (CC) is a status which recognizes that a supplier

controls the quality for a Packaging Component reference (audit of the supplier’s
quality system satisfactory, PC control testing lots received conforming on receipt
and filled and packed without problem, control testing reports complete and
conforming, etc.).

The client plant then informs the supplier; unless otherwise notified by it, the
controlled reference moves to Certificate of Conformity.

For this reference, the supplier continues the control testing of the PC
control testing lots but suspends the systematic sending of the control testing
reports to the client plant. The latter no longer systematically carries out control
testing on receipt.

The supplier must keep the control sheet of the PC in Certificate of

Conformity and be able to forward them to the Quality department of the plant
on request.

In case of issues, the client plant may withdraw the Certificate of

Conformity status of one or more references.
It then informs the supplier of this and resumes control testing. The supplier
then needs to resume sending the control testing reports associated with these
references.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 43 / 50
CONTROL OF CHANGE

Before any modification of a process likely to affect the specified quality

(e.g.: change of mold, materials or production site, implementation of
subcontracting, change of subcontractor, etc.), the supplier undertakes to inform
L’Oreal of this (Packaging department and plant).

Following this information :

- the Packaging department will determine the approval tests that need to be
carried out in order to validate the modification before use in production
(e.g.: compatibility tests for changes of materials adjudged to have an
impact),
- if necessary, the Packaging department will change the specification,
- after the agreement of L’Oreal Packaging, the supplier must re-implement
the control testing of the specified characteristics, most notably those with
a 1st production/change control inspection frequency. The measurement
results will be sent to the plant on the appropriate control sheet.

Should a quality problem occur following an undeclared modification of the

process or of the material, the supplier's responsibility shall be incurred.

ACCESS TO DGO DOCUMENTS

The current versions of the Cahiers des Charges, Methods and Packaging documents
are available on the website www.lorequal.com.

The L’Oreal Purchasing departments are in charge of sending the supplier the
password allowing access to this site.

It is the supplier’s responsibility to consult the www.lorequal.com website at least

once a month to keep up to date with changes to the documentation. To do so,
enter the “Latest publications” section on the left-hand menu, which displays the
publications from the previous 45 days.
An RSS feed is also offered at www.lorequal.com so that you can be automatically
notified of updates.

All major changes to the content of the www.lorequal.com site will be the subject
of specific notification.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 44 / 50
AUDITS

L’Oréal, in agreement with the supplier, can perform or order a quality audit of
one or several of the supplier sites.

These audits are of three types :

- Incoming supplier audit

Audit launched by the Purchasing departments. Its aim is to assess the extent of
the supplier’s conformity to L’Oreal's quality requirements and its potential to
conform to them. This audit is the subject of a report submitted to the Purchasing
departments so that follow-up can take place, after consultation with the Qualité
et Sécurité, Hygiène & Environnement departments of the DGO. If necessary, the
Purchasing departments may also follow up and coordinate the action plan.

In the case of the purchase of an assembled PC, L’Oreal may be called upon to
audit the Level 2 supplier.

- Quality Audit
This is an audit verifying the application of this quality charter conducted by the
group’s plants on the basis of a methodology developed by the DGO’s Qualité
department. The audit reports are shared within L’Oreal. If necessary, this audit is
the subject of follow-up by the auditing plant.

The aim of the audit methodology is to verify the application of the Cahiers des
Charges, of the associated L’Oreal control methods and of the ISO 2859 standard
or the command of unitary inspection and of the SPC in the event that the supplier
applies them. The supplier must demonstrate its capacity to deliver PC that
conform to the specification and to the associated elements.

- Materials Audit
The Packaging departments regularly conduct packaging component analysis audits
in order to check their conformity to the materials and additives specified and to
the requirements of document RPP900 “Materials and substances in packaging”.
Suppliers are encouraged to carry out these same audits on their materials.
The handling of any nonconformities detected during these audits is the
responsibility of the supplier.

QAC-NO-005C April 2010

Gestion Qualité et Méthodes Page 45 / 50
QUALITY OPERATIONS REPORT

The L’Oréal plants assess the quality performance of the suppliers using an
Operations Report.

This Operating Report is based on the number of client plant control testing lots:

- A plant control testing lot corresponds to a receipt of a supplier reference.

– If one supplier lot is delivered, received and inspected X times, X client plant
control testing lots are recorded.
- If multiple supplier lots are recorded in a single receipt, there is a single client
plant control testing lot.

L’Oréal mainly uses three ratios all related to the number of batches received:

- The rate of rejected control testing lots.

- The rate of control testing lots accepted by waiver.
- The rate of non-compliant control testing lots which is the sum of the
two preceding rates.

These same ratios are also calculated in the special case of PC in launch,
i.e. on the first receipt of any new PC reference.

Each plant is in charge of sending its indicators to the suppliers.

Each L’Oréal plant is responsible for guaranteeing the consistency of the

data sent to the supplier with the Group’s calculation rules.

The Packaging departments evaluate the performance of the suppliers as

part of the development of each new component by measuring observance of the
sampling rules and the mold completion deadlines. The results of these evaluations
are available after each launch from the Packaging department in charge of the
approval and specification of the component concerned.

The rates of nonconformity detected in the aforementioned RPP900 audits and at

the first receipts are also integral parts of supplier evaluation.
(reference documents: RPP 015 “Sampling rules for homologation in accordance with Cahier des
Charges”, RPP 016 “KPI Packaging supplier” and RPP 900 “Materials and Substances in Packaging”)

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CONTRACTUAL OBLIGATIONS

This charter does not impede the application of any specific contract for the
provision of a packaging component.

In the event of a contradiction between the specific contract and the charter, the
specific contract will prevail over the charter.

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GLOSSARY

Certificate of conformity (transition to): Document by means of which a

plant confirms the confidence that it has with
regard to controlling the quality of a PC by a
supplier or a sub-contractor.

Compatibility: Approval enabling validation of the suitability of the container

and content

Control testing lot: All of the products of characteristics and uniform quality
among which a sample will be taken and inspected to
determine conformity with the acceptance criteria.

Engraving-ready document (BAG): Element of quality definition associated

with the specification, submitted by the
supplier to marketing and packaging
development for approval of the text and
the decoration elements (excluding
colour) before the start of production.

Level 1 Supplier: the one to which L’Oréal awards the purchasing contract
for the assembled Packaging Component (PCa). It has total
control of the assembled unit vis-à-vis L’Oréal.

Level 2 Supplier: the one that supplies the Level 1 Supplier with a PC2
component used on an assembled PC (PCa). This excludes
Level 2 suppliers that supply materials, masterbatches,
additives or decorations and also subcontractors of the
Level 1 supplier.

Panoply of defects: Samples which present acceptable variations of an

“aesthetic” order (with the exception of colour
variations) in relation to the control sample. These
samples are representative of the manufacturing
variations of the supplier and are listed as Critical,
Major or Minor.

QAC-NO-005C April 2010

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 PC Cahier des Charges : Document defining the technical conditions of
control which the components delivered by our
suppliers must meet as well as the sampling plans
setting out the acceptability conditions of the
batches and the requirements of the Group with
regard to Quality in relation to the suppliers.

PDS (Pre-Delivery Sample): Sampling representative of the control testing lot

carried out by the supplier in accordance with a
formalized agreement between the supplier and
the client plant. The PDS is sent to the client
plant for quality control. If the PDS is accepted,
the client plant accepts the control testing lot
concerned upon receipt.

Primary PC: Packaging component in contact with the formula.

Print-ready document (BAT): Element of quality definition associated with

the specification, submitted by the supplier to marketing and
packaging development for approval of the colours before the
start of production.

Shade range: Element of quality definition associated with the specification,

which sets the acceptable colour changes. These samples are
representative of the supplier’s processing deviations and are
classified, by agreement between L’Oréal and the supplier, as
min. and max. shades. During control testing, all components
outside the shade range will be classified as a major defect.

Specification: Document listing the quality requirements which the finished

products, raw materials, packaging or loose components must
meet and used as reference for the quality of conformity
assessment.

Standard: A standard component is a product developed wholly or partly by a

supplier, using moulds and tools made by the supplier. This product
can therefore be marketed by L’Oréal competitors.

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 Technical approval: All of the tests performed on certain families of
packaging components. These tests check whether the
components put forward by the L’Oréal suppliers have
a minimum level of quality.

Waiver: Written, exceptional and temporary authorization. The

nonconformity requires immediate corrective action on the process
for the next delivery.

Zero defect: Class of defect for which no product displaying this defect is
tolerated.

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