Education à la Communication et la Relation Conduite de réunion -1-
CONDUITE DE RÉUNION
.1 Participer à une réunion
voir livre "La communication orale" p100 Les participants à une réunion
.2 Types de réunions
Selon les objectifs poursuivis, les réunions prennent des formes différentes. Nous nous limiterons à 4
objectifs courants de réunions.
.2.1. Réunions d'information
Il s'agit de réunions où une personne est chargée de transmettre une information à un groupe. Il faut
que les participants "en connaissent plus après qu'avant".
Exemples :
Elles peuvent être sans feed-back : transmission d'ordre, information simple, exposé de décision, cours
magistral, conférence, …. Elles peuvent avoir un feed-back : exposés suivis de discussions ou de débats.
.2.2. Réunions de stimulation
Il s'agit de réunions qui ont pour but de stimuler les idées, de recueillir des informations, de
rechercher des solutions, de réfléchir sur un problème, de débattre sur un sujet …
Ce type de réunion ne débouche pas nécessairement sur une décision. C'est une des plus difficile à
conduire car elle dépend principalement des qualités de l'animateur.
Exemples :
.2.3. Réunions de prise de décision
Il s'agit de réunions où le but est de prendre une décision sur un point précis. Pour être efficaces, ces
réunions doivent respecter certaines étapes et mettre en œuvre des procédures claires et comprises
de tous. Le rôle de l'animateur est de veiller à respecter ces procédures.
Exemples :
.2.4. Réunions d'évaluation
Il s'agit de réunions qui, suite à une activité, permettent aux participants de prendre du recul, de
s'arrêter en vue de réajuster la mise en œuvre à tous niveaux. Comme toute réunion d'évaluation doit
déboucher sur des décisions pour le futur (si c'était à refaire), il s'agit d'un type particulier de
réunion de décision. Toutefois, les réunions d'évaluation ont une dynamique propre et des aspects
d'animation importants à respecter.
Exemples :
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.3 Organisation matérielle
Pour être efficace, une réunion nécessite une préparation : de la convocation à la préparation
matérielle en passant par l'utilisation de supports et le rapport.
.3.1. Avant la réunion
Avertir les participants de la réunion
Il s'agit de la convocation : elle doit comporter au minimum :
le lieu de la réunion (éventuellement un plan d'accès)
l'heure
l'objet et les objectifs de la réunion
un ordre du jour
les documents nécessaires pour la préparer
ce qu'il faut apporter
Préparer l'endroit
La salle de réunion doit être de dimension adaptée au nombre de personnes, avec un bon éclairage et
une température agréable.
Selon le type de réunion, et le nombre de personnes présentes, il faut réfléchir à la disposition
adéquate des tables, chaises, tableau, … Il est important que l'animateur voit tous les participants et
que tous les participants le voient aussi.
voir livre "La communication orale" p106 La circulation de la parole et p121 La disposition des lieux
Préparer l'animation
Le timing : la durée de la réunion ne doit pas excéder 2 heures. Si la réunion doit prendre un temps plus
long, il sera nécessaire de prévoir des pauses pour éviter les pertes d'attention.
Les supports : seulement 20% des personnes sont à l'aise pour écouter et parler pendant des heures,
40 % ont besoin d'avoir un support visuel et 40 % ont besoin de manipuler et de sentir les choses.
C'est pourquoi, en préparant la réunion, il est essentiel de réfléchir aux différents supports à utiliser
pour que tous les participants se sentent dans le coup.
Quelques exemples de supports : documents, panneaux, projections diverses (clip vidéo, présentation
PowerPoint, …), exemples en nature, …
Les techniques d'animation : en tenant compte de l'objectif de la réunion, décider de la façon dont
l'animation va se faire :
qui va conduire l'animation du point
discussion
forum
brainstorming
petits groupes
Le suivi : préparer une réunion, c'est aussi penser à ce que l'on attend comme suivi de la réunion :
rapport, changements attendus, information, … de cela va dépendre la prise de note. Si un rapport est
nécessaire, décider qui le fera et avertir la personne.
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.3.2. Pendant la réunion
Début :
Commencer à l'heure ou après le quart d'heure académique : il faut inciter les participants
à arriver à l'heure.
Préciser l'objectif de la réunion :
o la procédure proposée
o les techniques employées
o le temps de travail
o le choix des rôles : animateur, secrétaire, …
Pendant la réunion :
Synthétiser régulièrement
Relancer le débat
Reformuler les différents avis
Inviter chacun à s'exprimer, solliciter les taiseux
Rester neutre, ne pas intervenir sur le fond de la réunion
Utiliser les supports et les techniques choisies
Veiller à respecter le timing annoncé
En fin de réunion :
Respecter l'horaire annoncé
Synthétiser
Rappeler les décisions (si réunion de prise de décision ou d'évaluation)
Rappeler le suivi
Prendre une date pour une prochaine réunion, si nécessaire
.3.3. Après la réunion
ranger le local
s'arranger avec le secrétaire sur le rapport : les échéances, l'envoi
veiller au suivi
