Manuel d’utilisation du programme de gestion des notes

des étudiants sous Excel

Charles Mbuyi Kalubi

1er juillet 2021

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Chapitre 1

Préambule

Le programme de gestion des points étudiants avec Excel (GPEE) a été conçu dans le but de
faciliter le travail fastidieux du bureau de jury dans le calcul des points, dans la communication
des résultats auprès des étudiants, dans l’élaboration d’un rapport de la session à transmettre
aux autorités académiques, en occurrence le Secrétaire Général Académique, dans l’élaboration
des procès-verbaux de délibération et des palmarès de la première et la deuxième session d’exa-
mens.

GPEE a été conçu en 2012 par monsieur Charles MBUYI KALUBI, Chef de travaux affecté
à l’Institut Supérieur Pédagogique de Mbanza-Ngungu au département de Mathématique. Il
a été utilisé par le département de Mathématique, puis par la section des sciences exactes. A
ce jour, il est utilisé par toutes les sections de l’ISP de Mbanza-ngungu et quelques instituts
supérieurs de la province du Kongo Central.

GPEE a été réalisé sous Excel 2010 et peut se déployer sur les versions supérieures à 2010 à
savoir Excel 2013 et Excel 2016. Les caractéristiques minimales de l’ordinateur requises sont :
SE Windows XP, Office 2010, Pentium (R) 4 CPU 2,70 GHz ; RAM 1,00 Go.

GPEE est destiné à gérer les notes des étudiants d’une promotion. Il ne peut être utilisé
pour plus d’une promotion. Ainsi, il faudra dupliquer le classeur en fonction de promotions.
Il ne peut être utilisé que pour une année académique. Pour une bonne gestion et une bonne
conservation, un dossier sera créé chaque année académique et transmis à la faculté ou section.
GPEE comprend deux classeurs différents ; un pour les étudiants finalistes et l’autre pour les
classes de recrutement et les classes montantes.

Le programme de gestion des points des étudiants peut être modifié pour répondre aux exi-
gences de chaque institut en matières de la gestion des notes sans s’écarter de la réglementation
en vigueur édictée par le ministère de l’Enseignement Supérieur et Universitaire.

Il est recommandé de copier le classeur de GPEE avant toute utilisation et de le placer

dans un dossier avant de le personnaliser. Si on dispose d’un classeur déjà utiliser, il faudra le
réinitialiser pour une nouvelle promotion. Cette réinitialisation se réalise de la manière suivante :
1. Changer l’année académique, les noms des étudiants ainsi que ceux qui composent le
bureau de jury.
2. Supprimer les notes saisies précédemment dans la feuille fiche de centralisation.
3. Supprimer les noms des étudiants ajournés et recopier les formules sur la fiche de cen-
tralisation des notes d’examens.

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4 CHAPITRE 1. PRÉAMBULE
Chapitre 2

Fonctionnement

2.1 Menu Accueil

GPEE comprend quatorze feuilles reliées par des liens hypertextes :
1. Listes des étudiants et des cours
2. Fiche de centralisation
3. Fiche des cotes de l’étudiant pour la mi-session
4. Rapports des examens du premier et du second semestre
5. Grille de délibération de la première session
6. Palmarès des résultats de la première session
7. Bulletin de l’étudiant
8. Liste des étudiants ajournés
9. Fiche de centralisation des notes des examens
10. Grille de la délibération de la deuxième session
11. Palmarès des résultats de la deuxième session
12. Rapport synthèse des examens de la deuxième session
13. Relevé des cotes
14. Fiche de centralisation des points
Pour accéder à une feuille, il faudra cliquer sur le lien de celle-ci. Chaque feuille possède des
liens pour retourner à l’Accueil ou passer à la feuille suivante.

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6 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

2.2 Listes des étudiants et des cours

La feuille liste des étudiants devra recevoir la liste des étudiants d’une classe pour une
année donnée et les intitulés des cours y compris les volumes horaires ainsi que les informations
en rapport avec le département. Saisir aussi les noms des membres du bureau de jury. Les
autres informations s’afficheront instantanément telles que le code de chaque intitulé et le
nombre d’étudiants de cette promotion. 1200 places sont prévues. Pour les promotions ayant
plus de 1200 étudiants. Il faudra ajouter des lignes. Ceci nécessitera un séminaire pour montrer
l’utilisation dudit programme afin d’éviter tout dysfonctionnement dans la suite. Les données
saisies sur cette feuille s’afficheront sur toutes les autres feuilles de ce programme.

Les données sur le président, le secrétaire et le membre du jury doivent être saisies sur la
plage ci-dessous :
2.3. FICHE DE CENTRALISATION 7

2.3 Fiche de centralisation

La fiche de centralisation est la plus importante car c’est sur cette feuille que le secrétaire
du jury saisit toutes les notes de chaque étudiant se rapportant aux différents intitulés. Ces
notes sont divisées en deux parties à savoir les travaux journaliers (travaux pratiques sur 5 plus
interrogations sur 5) et la note de l’examen sur 10.

Le total TJ et la Note finale se calculent automatiquement en appliquant l’arrondissement

suivant le principe de multiple de 5. En cas d’absence de la note d’examen, saisir « ND » pour
empêcher au programme d’effecteur la somme.

Sur cette feuille se trouve aussi un tableau sur les statistiques des réussites par rapport aux
cours qui se remplira automatiquement. Ce tableau est utilisé pour l’élaboration des rapports
des examens du premier semestre et de la première session.
8 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

2.4 Fiche des cotes de l’étudiant pour la mi-session

L’enseignement supérieur et universitaire prévoit la semestrialisation des enseignements. A
cet effet, les cours programmés au premier semestre doivent être examinés à la fin de ce semestre
et les résultats communiqués aux étudiants. Ce programme donne la possibilité de communiquer
à chaque étudiant ses notes du premier semestre. Le secrétaire du jury devra sélectionner les
intitulés des cours qui ont fait l’objet d’examens.

En sélectionnant le nom d’un étudiant, les résultats obtenus par celui-ci s’afficheront. L’im-
pression doit se faire sur demande.

2.5 Rapports des examens du premier semestre et de la

première session
Cette feuille affiche les rapports de la session du premier semestre et de la première session
d’examens. La partie contrôle des connaissances se remplit automatiquement. Les informations
sur les autres parties doivent être saisies. Concernant, le rapport de la session du premier
semestre, il faudra saisir les intitulés des cours examinés à la fin dudit semestre. Voici le rapport
des examens du premier semestre après avoir saisi les matières examinées. Il faudra saisir
l’intitulé exacte pour éviter l’erreur.
2.5. RAPPORTS DES EXAMENS DU PREMIER SEMESTRE ET DE LA PREMIÈRE SESSION9

Pour le rapport de la session, les intitulés des matières ne sont pas à saisir, il faudra sim-
plement masquer les lignes vides.
10 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

2.6 Grille de délibération de la première session

La grille de délibération s’établit au fur et à mesure que, les notes des étudiants sont saisies
dans la fiche de centralisation. La formule qui propose la décision du jury est conçue en tenant
compte des critères de délibération en vigueur à l’Enseignement Supérieur et Universitaire en
RD Congo. Lors de la séance de délibération, le secrétaire changera la note finale pour effec-
tuer une péréquation. Il devra ensuite modifier la note d’examen de ce cours dans la fiche de
centralisation afin de communiquer les résultats aux étudiants.

A la fin de la séance de délibération, les statistiques des résultats seront disponibles ainsi
les nombres étudiants par cours à reprendre à la deuxième session. La mention AA sera afficher
pour les étudiants n’ayant pas pris à la session ou à un examen.
2.7. PALMARÈS DES RÉSULTATS DE LA PREMIÈRE SESSION 11

2.7 Palmarès des résultats de la première session

La feuille palmarès présente les résultats des étudiants suivant les pourcentages, le sexe et la
mention. Juste après la séance de délibération, le tableau se remplit automatiquement en vue
de facilité le travail des services académiques dans l’élaboration des palmarès pour une session
donnée.

Le bouton Trier permettra de présenter les résultats selon les mentions obtenues.
Il est aussi possible d’obtenir les noms des étudiants suivants la mention en utilisant les
macros de cette feuille. Cliquer par exemple sur « Ajournés et les assimilés aux ajournés » pour
12 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

obtenir la liste ci-dessous.

2.8 Bulletin de l’étudiant

Le bulletin de l’étudiant, qui diffère de relevé de côtes, est imprimé pour l’étudiant suivant sa
demande. Ce document permettra à celui-ci d’entrer en contact avec ses notes obtenues durant
l’année et éventuellement introduire un recours si une erreur matérielle est constatée. Ici, il est
recommandé à tout enseignant de communiquer les résultats des interrogations et travaux pra-
tiques aux étudiants avant la session d’examen. Ce bulletin est rempli automatiquement avec les
notes de la feuille centralisation. Il suffit de sélectionner le nom d’un étudiant pour voir afficher
les notes sur son bulletin. La partie deuxième session est remplie automatiquement lorsqu’un
étudiant présente sa deuxième session. Ce modèle peut être modifié selon les recommandations
de chaque institution.
2.9. LISTE DES ÉTUDIANTS AJOURNÉS 13

Pour la deuxième session, les noms des étudiants doivent être placés sur la feuille liste des
ajournés.

2.9 Liste des étudiants ajournés

Le palmarès présente les étudiants suivant les mentions. Le secrétaire du jury sélectionnera
les noms des étudiants qui sont ajournés et assimilés aux ajournés, les collera sur les cases
réservées pour les noms.

2.10 Fiche de centralisation des notes des examens

Cette fiche sert à recevoir les notes d’examens réalisées à la deuxième session et reporte par
la même occasion les points des travaux journaliers obtenus par les étudiants et leurs notes
finales en cas de réussite. Pour réduire le travail de jury, le programme GPEE réinitialise à zéro
la note d’examen de la première session du cours auquel l’étudiant est ajourné.
14 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

Il est à noter que pour les cours fusionnés, le secrétaire du jury devra y porter une attention
particulière. Il devra ressaisir les notes d’examens qui ont été réinitialisées à zéro pour les
étudiants qui ont réussi dans l’ensemble malgré les échecs dans les composantes.

2.11 Grille de délibération de la deuxième session

Cette grille se présente de la même façon que celle de la première session. Elle est gérée de
manière identique. Ici les statistiques de la deuxième session et globales sont présentées. Les

notes de la deuxième session n’étant pas encore intégrées, les mentions AA apparaissent.
2.12. PALMARÈS DE LA DEUXIÈME SESSION 15

2.12 Palmarès de la deuxième session

Le palmarès de la deuxième se présente comme celui de la première session.

2.13 Rapport de la deuxième session

Comme pour le rapport de la première session, il faudra remplir les rubriques sur l’organi-
sation de la session.

2.14 Fiche de centralisation des points

La fiche de centralisation est une fiche de contrôle pour l’enseignant titulaire et le président
du jury. Ceux-ci doivent valider le travail du secrétaire afin de d’éviter les erreurs dues à la saisie.
16 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

La matière doit être sélectionnée pour que les notes obtenues par les étudiants s’affichent.

Les statistiques sont affichées au même moment en bas de la fiche.

2.15 Relevé des cotes

Après le travail du jury, le classeur sur la gestion des points des étudiants doit être transmis
à la faculté ou la section pour l’impression des relevés des côtes. Le principe reste celui utilisé
pour l’impression de bulletin.
2.16. GESTION DE CÔTES DE MÉMOIRE/TFC ET DE STAGE 17

2.16 Gestion de côtes de mémoire/TFC et de stage

Le classeur des classes terminales gère les notes de mémoire/TFC et celles de stage. Voici
la feuille qui intègre ces éléments sur le classeur des finalistes.
18 CHAPITRE 2. FONCTIONNEMENT

Le directeur et tous les lecteurs cotent sur 100 et la suite se calcule automatiquement. Pour
le stage, les notes des conseillers sont sur 20 ainsi que la lecture du rapport de stage.

Dans la grille de délibération, les pourcentages de la composante cours, mémoire/TFC et

stage suivant qu’il s’agit d’une université ( 70, 20 et 10), un institut supérieur pédagogique ou
d’un institut supérieur technique (50, 25 et 25) sont pris en compte par ce classeur sur la feuille
liste des étudiants. Il faudra activer le macro et cliquer sur l’option indiquée.

Le concepteur de GPEE est ouvert à toutes les remarques et suggestions pour l’amélioration
de son programme de gestion des points des étudiants sous Excel.
Fait à Mbanza-Ngungu, le 11/06/2021

Concepteur du programme

Charles MBUYI KALUBI