Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Avant-propos

L’Ecole Nationale de Commerce et de Gestion d’Agadir est un établissement créé en 1994.

Elle a pour vocation de former des futurs managers d’entreprises, dotés de compétences à la
fois stratégiques et opérationnelles.
Consciente de l’importance de l’ouverture sur le milieu professionnel, l’ENCG d’Agadir
considère les stages comme un outil primordial dans son dispositif pédagogique.
Cette initiative permet aux étudiants d’allier la pratique aux acquis théoriques. Car, à
travers les expériences professionnelles, chaque étudiant découvre les réalités multiples,
complexes et changeantes de l’environnement du monde de travail. Ceci favorise la
connaissance et le développement de ses compétences personnelles et professionnelles.
A travers ce rapport, nous allons essayer de vous présenter la synthèse de la mission
réalisée, au cours d’un stage de fin de formation, au sein de l’entreprise SisPay, filiale Nord
Afrique du groupe français EMGS, et leader dans le domaine du développement informatique.
Durant la période allant du 23 Janvier au 23 Avril 2013.
La mission a pour objectif d’instaurer un système de contrôle interne, via l’élaboration
d’un manuel de procédures. Et ce, selon une approche récente, qui est le CIFOP².

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Remerciement

Je souhaite adresser mes remerciements les plus sincères aux personnes qui m’ont apporté
leur aide et qui ont contribué à la réalisation de ce travail, ainsi qu’à la réussite de cette année
universitaire.
Je tiens à exprimer ma profonde gratitude à Monsieur Abdelhaq LAHFIDI, qui, en tant
qu’encadrant pédagogique, s’est toujours montré à l’écoute et très disponible tout au long de
la réalisation de ce projet, ainsi pour l’inspiration, l’aide et le temps qu’il a bien voulu me
consacrer.
Mes remerciements s’adressent également à Monsieur Karim ZAITOUNI, Directeur de
la Société SisPay, et mon encadrant professionnel, pour l’effort fourni, les conseils prodigués,
sa patience dont il a su faire preuve, et sa persévérance dans le suivi du projet.
Je remercie aussi Monsieur Abdallah HARIRI pour ses orientations et ses remarques
concernant le projet.
Sans oublier de remercier tout le personnel de la société SisPay pour leur accueil et leur
soutien.
Enfin, j’adresse mes remerciements à tout le corps professoral de l’Ecole Nationale de
Commerce et de Gestion d’Agadir, ainsi que toutes les personnes qui ont participé de près ou
de loin pour que ce projet se réalise.

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Table des matières

Avant-propos ………………………………..…………………………………….......1
Remerciement…………………..…..…………..…….…………………………….….2
Table des matières ……………………………..………..……………………..……...3
Liste des abréviations et symboles ………………..…….……………..…….…...…..7
Liste des figures…………………………………………………….…………..……...8
Introduction générale………………………….……..……………..………..……….9

Première partie : Cadre théorique du projet…………..…….……...………15

Introduction de la première partie……………………….………………………….16
Chapitre 1 : Concepts fondamentaux du contrôle interne.………………………….17

1- Définitions du contrôle interne…………………………..…….…..………...…17

2- Cadre référentiel du contrôle interne……………………….…..……………...20
a- La Loi Sarbanes Oxley……………………………….………….………….......20
b- La loi de la Sécurité Financière……………………..………………………...…22
c- Le cadre de référence : Le modèle COSO……………………….…………...…..24

3- Objectifs du contrôle interne…………………………………………..……….25

a- La maîtrise de l’entreprise……………………..…………….………………….25
b- La sauvegarde des actifs ……………………..……………..……………..........25
c- La conformité aux lois et règlements………………………………….................25
d- L’application des instructions de la Direction……………………….………....26
e- Le bon fonctionnement des processus internes …………………………..............26
f- La fiabilité des informations financières…………………………….…………...26
g- Amélioration des performances………………………………….……………...26

4- Le périmètre du contrôle interne………………………..………………….….26

5- Composantes du contrôle interne………………………..…………………….27

a- Environnement du contrôle…………………………….……….………...….....27
b- Evaluation des risques…………………..……………………….....…………..27
c- Activités du contrôle…………………..………………………….……............27
d- Information et communication…………………………….…………...…….....27
e- Pilotage………………………………..………………………...…..………...28

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6- Principes du contrôle interne…………………….……..…………………..….28

a- Le principe d'organisation……………….………………………………...........28
b- Le principe d'intégration………………..…………………...……………….....29
c- Le principe de permanence……………………….…..………….......................29
d- Le principe d'universalité…………………….………………………………....29
e- Le principe d’indépendance……………………………………….…………....29
f- Le principe d'information……………..….…………………………………......29
g- Le principe d'harmonie………………..…………..…………………………....30

7- Acteurs du contrôle interne………………………………….…………………30

a- Le Conseil d’Administration ou de Surveillance…………………………………30
b- La Direction Générale / le Directoire………………………..…………………..30
c- L’audit interne………………………………………..….…………………….30
d- Le personnel de la société……………………..…………….………………….30

8- Apports du contrôle interne………………………..…..………………………30

9- Limites du contrôle interne…………………….……..……………………......31

Chapitre 2 : Concepts fondamentaux du manuel de procédures……………..…...31

1- Généralités et définitions………………………………..…………………...…31
a- Procédure…………………………………………………..……....………….31
b- Processus……………………..……………………..……………….….........32
c- Manuel de procédures……………………………………………...…………..32

2- Objectifs du manuel de procédures…………………………….………..…….33

3- Approches d’élaboration du manuel de procédures….…………….……...…34
4- Méthodologie d’élaboration du manuel de procédures…………....................35
a- Cadrage………………………………..……………….…………..……….....35
b- Modélisation des processus …………………..……………………..................35
c- Analyse des processus…………………..……………………….….................36
d- Optimisation des processus……………………..……………………...………36
e- Rédaction d’une procédure……………………..……………………...……….36

5- Canevas type d'une procédure……………………………….…………...…..38

6- Conception du manuel de procédures……………..…………..……...………38
7- Supports de représentation…………………………..……………..…………39
a- Cartographie………………….……………..………………………………...39
b- Workflow………………….…………..……………………………………...40
c- Diagramme de flux……………………..………………..………….................40
d- Tableau des rôles et responsabilités………..……………………………………40
e- La cartouche ……………..…………………..………………………………..41

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8- Principes de base pour posséder de bonnes procédures………………………41

9- Modalités de mise à jour d’un manuel de procédures……….…….…………41
10- Utilité d’un manuel de procédures………………………………..…………....41
11- Indicateurs de mesure………………………………..………………….……...45
Chapitre 3 : Concepts fondamentaux de l’approche CIFOP²………………..……45
a- La vision « système du management » …………………………..........................45
b- Approche CIFOP² : une technique de systématisation des processus……………….45
c- L’apport de l’approche CIFOP²………………………………………………….46

Conclusion de la première partie………………………………..…………….……..47

Deuxième partie : Cadre pratique du projet………………..…….……..…….48

Introduction de la deuxième partie………………………………………….....………49
Chapitre 1 : Contexte du projet……………………………………………….………..50
1- Présentation du secteur d’activité………………………………….…………..50
2- Présentation de l’entreprise d’accueil…………………………….……………51
a- Groupe…………………………………………………………………………51
b- Mission………………………………………………………………………...51
c- Activités ……………………………………………………………………….52
d- Valeurs………………………………………………………………………………...52
e- Organigramme………………………………………………………………………...53

Chapitre 2 : Méthodologie du travail…………………………………………….…….54

1- Le cadrage…………………………………………………………………..……54
2- La modélisation…………………………………………………………..……...55
3- L’analyse des processus………………………………………………..………..56
4- L’optimisation des processus................................................................................57
5- La rédaction d’une procédure………………………………………....………..57
6- L’implémentation……………………………………………………...…….......57
7- L’élaboration de la version définitive…………………………………………..57
Chapitre3 : Le manuel de procédures de l’entreprise SisPay………………………...58
Section1 : La modélisation globale de SisPay………………………………………….58
1- Le découpage de SisPay par le CIFOP²……………………………………………58
2- La cartographie globale de SisPay…………………………………………………58
Section2: La modélisation du système Commercial…………………………………...60
1- Le découpage du système Commercial………………………………………....60
2- La cartographie du système Commercial……………………………………....60
3- Les Workflows des processus du système Commercial………………………..61
4- La description des procédures du système Commercial……………………....68

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5- Le tableau des responsabilités du système Commercial………………………78

6- Les modèles des documents du système Commercial…………………………82
7- La liste des indicateurs du système Commercial………………………………82
8- Les diagrammes de flux du système Commercial……………………………..84
Section3: La modélisation du système Financier…………………………………...…87
1- Le découpage du système Financier………………………………………...….87
2- La cartographie du système Financier……………………………………...….87
3- Les Workflows des processus du système Financier……………………...….89
4- La description des procédures du système Financier……………………...…98
5- Le tableau des responsabilités du système Financier……………………......117
6- Les modèles des documents du système Financier ……………………….....121
7- La liste des indicateurs du système Financier………………………………..121
8- Les diagrammes de flux du système Financier ……………………………...124
Section3: La modélisation du système Production…………………………………...131
1- Le découpage du système Production………………………………………....131
2- La cartographie du système Production……………………………………....131
3- Les Workflows des processus du système Production……………………....132
4- La description des procédures du système Production………………….......147
5- Le tableau des responsabilités du système Production…………………........172
6- Les modèles des documents du système Production………………………...180
7- La liste des indicateurs du système Production………………………..….....180
8- Les diagrammes de flux du système Production……………………..….......181
Chapitre4 : L’application des procédures…………………………………..……...…189
Section1 : L’implémentation……………………………………………………….…..189
1- Elaborer le Planning………………………………………………………..…..189
2- Intégrer le projet dans Project ‘Or……………………………………………189
3- Aviser les acteurs……………………………………………………………….189
4- Tenir la réunion……………………………………………………….………..189
5- Fiche d’évaluation des procédures………………………………….…………189
6- L’élaboration de la version définitive…………………………………………190
Section2: La version définitive………………………………………….……………..190
Section3: La convention naming…………………………………….………………...190
Conclusion de la deuxième partie…………………………………………………..…193
Conclusion générale……………………………………………………………..……194
Bibliographie et Webographie... ……………..……………………………...………195
Annexes…………………………………………………………………...…………..196

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Liste des abréviations et symboles

Abréviations
AO ou A/O : Appel d’Offre
VD : Vente Directe
R : Recommandation
DC : Direction Commerciale
DM : Delivery Manager
PQ ou P&Q : Production et Qualité
AM ou A&M : Administration et Marketing
EP : Equipe Projet
DSF : Dossier de spécification fonctionnel
BDD : Base De Données
BL : Bon de Livraison
BF : Bon de Formation
Symboles
: Action

: Point de contrôle/ décision

: Processus

: Date

: Document / livrable

: Ou

: Concertation

: Liaison entre éléments

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Liste des figures

Numéro de figure Libellé Numéro de page

Figure 1 Filiales du groupe EMGS 51
Figure 2 Organigramme de SisPay 53
Figure 3 Cartographie globale de l’entreprise SisPay 59
Figure 4 Cartographie du système Commercial 60
Figure 5 Cartographie du système Financier 88
Figure 6 Cartographie du système Production 131
Figure 7 Planning de l’implémentation 189
Figure 8 Fiche d’évaluation des procédures 190

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Introduction générale

En raison de son développement récent, le marché informatique au Maroc peut être

considéré comme un marché porteur. Car sa croissance annuelle au cours des 4 dernières
années est estimée à 20%. C’est un secteur très dynamique et en pleine évolution.
Face aux défis de l’internationalisation, d’une clientèle de plus en plus exigeante, et
d’une concurrence acharnée, les entreprises qui opèrent dans ce secteur se trouvent obligées
de revoir leurs structures, et d’optimiser leurs modes de gestion, afin d’améliorer leurs
positionnements par rapports aux concurrents.
C’est dans cette optique que la disposition d’un système de contrôle interne devient une
nécessité pour chaque entité.
Le contrôle interne est défini par la Direction, et mis en œuvre sous sa responsabilité. Et
pour être plus efficace, ce système doit être plus préventif que correctif. Il se compose d'un
ensemble de moyens mis en place dans une entreprise sous forme de mesures, de
procédures intégrées à son organisation, à travers un manuel de procédures adapté à son
environnement interne et externe.
Il parait ainsi crucial que chaque entreprise, quelque soit sa taille, son secteur d'activité
ou son mode de financement, soit en mesure de mettre en place un dispositif de contrôle
efficient, afin de s'assurer qu'il ne recèle aucune faiblesse significative.
Dans ce sens, le manuel de procédures assure la régularité des pratiques de l’entreprise, la
maîtrise des activités, la fiabilité des informations, et l’optimisation de l’utilisation des
ressources.
Et pour mieux cerner les systèmes de gestion, afin de concevoir et rédiger ce document,
la décomposition du contrôle interne se fait en plusieurs cycles selon la situation de
l’entreprise.
Il en découle que le manuel de procédures a pour essentielles finalités de :
 Capitaliser le savoir-faire au sein d’une organisation, et faciliter son transfert ;
 Favoriser la formation et le contrôle du personnel ;
 Poser les principes généraux du travail ;
 Définir les obligations de chaque acteur, et sa méthode de travail.
L’objet de ce rapport est l’instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration
d’un manuel de procédures. Et ce, selon une approche systémique de modélisation des
processus très récente, qui est l CIFOP².

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Au cours de ce travail, nous allons essayer de répondre à la problématique suivante :

 Le renforcement de la qualité d’une gestion moderne et performante d’une
entreprise, qui opère dans le secteur informatique, dépend en partie de
l’instauration d’un système de contrôle interne efficace et efficient. Et ce, via
l’élaboration d’un manuel de procédures.
A partir de cette problématique, on peut formuler quatre questions principales, à savoir :
 Dans quelle mesure un système de contrôle interne est indispensable pour une meilleure
gestion de l’entreprise ?
 Quelle approche de modélisation de processus à retenir pour élaborer un manuel de
procédures adapté à l’entreprise et à son contexte d’évolution ?
 Comment peut-on élaborer un manuel de procédures susceptible de garantir l’efficacité du
dispositif de contrôle interne ?
 Quels sont les indicateurs de mesures adéquats pour mieux évaluer la performance des
procédures relatives aux cycles Commercial, Financier et Production de l’entreprise ?

Choix de l’entreprise d’accueil

SisPay est une filiale Nord Afrique du groupe Français EMGS. Ce groupe dispose à son
actif de plusieurs années d’expertise dans des services à valeur ajoutée comme SAP,
Développement spécifique, Conseil et Consultance, Formations reconnues au niveau
Européen et distribution de hardware pour les grandes entreprises en France, en Angleterre et
au Moyen Orient.
Ainsi, le fait d’effectuer un stage de fin de formation au sein de SisPay constitue une
opportunité socioprofessionnelle en vue de:
 Découvrir le mode de gestion d’une entreprise représentative du secteur informatique ;
 Réaliser un projet professionnel mettant en application des acquis théoriques ;
 Développer nos compétences personnelles et acquérir une expérience professionnelle.

Choix du thème
Intérêt objectif

Le sujet de notre rapport de stage est inhérent à l’actualité que vit la filiale Nord Afrique
du groupe EMGS. Celle-ci, étant en pleine croissance (Diversification des produits,
introduction de nouvelles méthodes de production modulaire, évolution positive du chiffre
d’affaires et une vision d’intégration de nouveaux réseaux d’affaires) a besoin de restructurer
son mode de gestion. D’où apparait la nécessité de disposer d’un système de contrôle interne,
renforcé par un manuel de procédures et par des indicateurs pertinents d’évaluation de
performance.

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Le manuel de procédures sera mis en place sous la supervision de l’encadrant et selon les
consignes managerielles du Directeur de l’entreprise. Ce manuel vise quatre objectifs
principaux, à savoir :
 Garantir la conformité des pratiques à la réglementation ;
 Créer un référentiel commun de procédures ;
 Sensibiliser les acteurs aux avantages que l’on peut attendre de la réduction des risques
et des incertitudes engendrées par des usages routiniers ;
 Valoriser les savoir-faire existants ;
Intérêt personnel

Ce thème répond parfaitement à nos attentes et notre volonté d’aborder un sujet qui se
focalise sur la gestion.
Il nous permettra d’apprendre un métier qui nécessite un travail de terrain appuyé de
différentes connaissances théoriques acquises dans le domaine du management.
En réalité, ce sujet touche largement les entreprises et est considéré jusqu'à maintenant
comme un travail délicat mené généralement par les cabinets d’audit, le service d’audit
interne ou la Direction elle-même.
Notre stage s’assigne plusieurs objectifs, à savoir :
 Mettre en pratique les connaissances acquises en matière d’audit et de gestion ;
 Acquérir de nouvelles compétences relatives aux outils de conception, de modélisation
et de formalisation des procédures ;
 Développer l’esprit d’analyse et de synthèse ;
 Apprendre à rédiger un manuel de procédures avec un style facile et précis, pratique, et
adapté aux utilisateurs ;
 Apprendre à réaliser la mission demandée en respectant les délais alloués.

Méthodologie du travail
Le projet de l’instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration du manuel
de procédures se déroulera comme suit :
1. Etat des lieux
 La collecte des données grâce à des entretiens individuels effectués avec
les responsables ;
 La rédaction des flux de documents et d’informations ;
 L’élaboration des schémas représentant ces flux.

2. Choix des cycles à décrire selon CIFOP²

 Cycle Commercial (vente-client)
 Cycle Informations (informations-communication)

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 Cycle Financier (finance, administration et comptabilité)

 Cycle Opérations quotidiennes (maintenance, qualité…)
 Cycle Production (les processus de production)
 Cycle Potentiel humain (paie, recrutement, licenciement,…)

3. Elaboration des cartographies des cycles

4. Elaboration des Workflows adéquats pour chaque cycle
5. Rédaction des procédures de chaque cycle: selon la même structure logique

Chaque procédure doit contenir :

 Définitions, symboles et Acronymes

-La liste des abréviations, des symboles et des définitions des
termes utilisés dans l’élaboration de la procédure.

 Objet de la procédure ;

 Domaine d’application de la procédure ;

 Cible de la procédure ;

 Changement par rapport à l’existant ;

 Description détaillée de la procédure ;

 Documents utilisés
-Citer les différents documents en circulation concernant cette
procédure

 Tableau des responsabilités par intervenant ;

6. Détermination des indicateurs de mesure de performance des cycles

 Liste des indicateurs permettant d’évaluer la performance de chaque cycle.
7. Test de compréhension
 Application réelle de la procédure par le personnel de l’entreprise SisPay ;
 Détection des écarts éventuels entre la conception et l’application réelle
des procédures.
8. Mesure de performance
 Détecter les failles éventuelles de chaque procédure

9. Rapport préliminaire

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Etablir un rapport préliminaire qui résume l’évaluation de l’application de

la procédure, ses apports et ses failles. Et le transmettre à la direction SisPay.

10. Ajustements
Effectuer les ajustements nécessaires pour améliorer la procédure (au
niveau des flux d’informations, des documents en circulation…).

11. Décision de la Direction

Approbation de la procédure par le Directeur Général de l’entreprise
SisPay.
En cas de désapprobation, il faut procéder aux modifications nécessaires,
afin d’aboutir à une version valide.
12. Application effective
L’application effective et durable de la procédure approuvée par
l’ensemble des intervenants.

13. Mise à jour régulière

Durant le cycle de vie de la procédure, on peut procéder à sa mise à jour. Et
ce, pour plusieurs motifs tels que :
 Le changement de la législation en vigueur
L’entrée en vigueur d’une loi susceptible de modifier une ou plusieurs étapes
dans la procédure.
 La résolution d’une situation particulière dans un processus
Si un responsable se trouve face à une situation particulière, dont la résolution
n’est pas expliquée dans la procédure, il sera nécessaire d’ajouter ce processus
de résolution à la procédure existante.
 L’évolution de l’entreprise
Si l’entreprise décide d’élargir son domaine d’activité, de le diversifier, ou
même d’augmenter son effectif, il sera nécessaire d’apporter à la procédure les
modifications nécessaires.

Outils du travail
Sur un plan heuristique, notre travail se base sur différentes sources d’informations :
 Une recherche documentaire ;

 Un questionnaire administré aux différents acteurs, à savoir :

 Le Directeur de SisPay ;
 Le Directeur Commercial ;
 Le Delivery Manager ;
 Les chefs de projets ;
 La responsable Production et Qualité ;
 La responsable administration et Marketing ;

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 Le Designer

 Des entretiens individuels avec les dits responsables en cas de besoin ;

 Une analyse des documents internes :

 Le Company profil ;
 Les documents produits par les acteurs cités ci-dessus ;

 Une observation des activités quotidiennes exécutées par ces acteurs à l’aide
d’une grille d’observation ;

 Des consignes et des recommandations de la Direction.

Plan du travail
Notre rapport est composé de deux parties :
Dans la première partie, nous allons présenter le cadre théorique du :
 Contrôle interne ;
 Manuel de procédures ;
 Approche CIFOP².
Quant à la deuxième partie, elle sera consacrée à :
 La présentation de l’entreprise d’accueil ;
 Le manuel de procédures.

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Première partie

Cadre théorique du projet

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Introduction de la première partie

Chaque entreprise a pour objectif principal d’assurer l’atteinte des objectifs fixés, en
optimisant l’utilisation des ressources mises en disposition. Pour ce faire, elle doit
mettre en place un dispositif de Contrôle Interne lui permettant la bonne maîtrise de
ses activités et le respect des consignes à tous les niveaux de l’organisation.
En revanche, nombreux sont ceux qui n’accordent pas suffisamment d’importance au
Contrôle Interne, et à l’utilité du manuel de procédures comme outil primordiale pour une
gestion performante.
Il est nécessaire donc de traiter, au cours de cette partie, la notion du Contrôle Interne
dans son ensemble, en proposant différentes définitions, et en abordant les principes
régissant ce système ainsi que ses objectifs.
Il est également indispensable de traiter les concepts fondamentaux du manuel de
procédures.
Et enfin, nous allons aborder l’approche CIFOP², comme méthode de modélisation
des processus.

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Chapitre 1 : Concepts fondamentaux du contrôle interne

Dans la gestion de l’entreprise, le manuel de procédures est considéré comme un outil très
efficace, qui sert de référence pour le système du contrôle interne. De ce fait, il est nécessaire
de traiter, dans un premier lieu, la notion du contrôle interne, ainsi que tous les concepts qui y
sont liés.

1- Définitions du contrôle interne

 L’Ordre des Experts Comptables Américains (AICPA)1
La notion du contrôle interne a été introduite pour la première fois en 1949 par l’Ordre des
Experts Comptables Américains (AICPA). Cet institut définit le contrôle interne comme suit :
« Le contrôle interne est formé de plans d’organisation et de toutes les méthodes et procédures
adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour:
-Protéger ses actifs ;
-Contrôler l’exactitude des informations fournies par la comptabilité ;
-Accroître l’application des instructions de la direction ;
-Assurer l’application des instructions de la direction. »
Commentaire :

A partir de cette définition, nous pouvons conclure que le système de contrôle interne:
*Comprend le plan d’organisation, les méthodes et les procédures ;
*Ne se limite pas aux aspects comptables ou financiers. Au contraire, il touche l’organisation
de l’entreprise dans sa globalité.
C’est un système qui comprend deux types de sécurités :
 Les sécurités administratives: qui englobent le plan d’organisation, ainsi que les
procédures et documents liés au processus décisionnel.
 Les sécurités comptables: qui englobent le plan d’organisation et les procédures et
documents liés à la protection des actifs et la fiabilité des états financiers ».

 L’Ordre des Experts comptables Français2

Cet organisme définit le contrôle interne comme suit :
« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a
pour but:
-d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;

1
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2
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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-d’assurer l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des

performances ;
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de
l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci ».
Commentaire :

Selon cette définition :

*L’objectif ultime d’un système de contrôle interne est la maîtrise de l’entreprise. Cette
finalité peut être atteinte en maitrisant :
 Le volet comptable et financier
 Le volet organisationnel et décisionnel
*Le système du contrôle interne se compose des méthodes et procédures de toutes les activités
de l’entreprise.

 L’institut international de l’audit interne (IIA)1

D’après cet institut :
« Les objectifs principaux du système de contrôle interne sont d’assurer :
 La fiabilité et l’exhaustivité de l’information ;
 Le respect des politiques, plans, procédures, lois et règlements ;
 La sauvegarde des biens ;
 L’utilisation économique et efficace des ressources ;
 La réalisation des objectifs et des buts attribués à une activité ou programme ».
Commentaire :

Du point de vue de l’institut international des auditeurs, le système du contrôle interne a

plusieurs objectifs sur tous les niveaux de l’organisation de l’entreprise :
*La fiabilité des informations ;
*La conformité aux procédures et législations ;
*L’optimisation de l’utilisation des moyens disponibles ;
*L’atteinte de la finalité de chaque activité ;
*La sauvegarde du patrimoine ;
Cette définition est plus détaillée, car elle explique les buts de l’instauration d’un système
de contrôle interne dans son sens large.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Consultative Committee of Accountancy Bodies (Grande-Bretagne)1

« Le contrôle interne comprend l’ensemble des systèmes de contrôle, financiers et autres, mis
en place par la direction afin de :

 Pouvoir diriger les affaires de l’entreprise de façon ordonnée et efficace ;

 Assurer le respect des politiques de gestion ;
 Sauvegarder les actifs ;
 Garantir autant que possible l’exhaustivité des informations enregistrées ».
Commentaire :

D’après cette définition :

*La direction est l’organe responsable du système du contrôle interne. Et ce, pour aboutir à
une gestion efficace, fiable et structurée.

 L’Ordre des Experts Comptables Marocain2

L’Ordre Marocain des Experts Comptables Marocain définit le contrôle interne comme
suit :
« Le contrôle interne est constitué de l’ensemble des mesures de contrôle, comptable ou autre,
que la Direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la
protection du patrimoine de l’entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des
états financiers qui en découlent ».
Commentaire :

*Cette définition limite le champ d’application du contrôle interne. Car elle est axée sur les
objectifs comptables. Et ne considère pas les objectifs de performance de l’entreprise.
*C’est un système établi par la direction, et opère sous sa responsabilité.

 COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)3

Le référentiel COSO définit le contrôle interne comme suit :

« Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les
dirigeants et le personnel d'une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable
quant à la réalisation des objectifs suivants :
 La réalisation et l'optimisation des opérations ;
 La fiabilité des informations financières ;
 La conformité aux lois et règlements ».

1
[Link]
2
[Link]
3
[Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

19
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Commentaire :

*Selon le COSO, le contrôle interne est un processus, c'est-à-dire une série d’actions se
manifestant durant toute l’activité de l’entreprise.
*Ce processus ne concerne pas seulement l’élaboration d’un manuel de procédures, mais
également sa supervision par tous les niveaux hiérarchiques. En d’autres termes, il s’agit
d’une responsabilité commune entre tous les agents de l’entreprise.
*Le contrôle interne se base sur la culture d’objectifs. Il sert de support aidant l’entreprise à
s’assurer de l’efficacité de ces processus pour aboutir aux objectifs fixés.

Synthèse

Le contrôle interne a plusieurs définitions, selon le point de vue de chaque organisme.

Pour certains, c’est un système qui se limite aux activités de supervision des actions
répétitives ayant impact sur la comptabilité et la sauvegarde du patrimoine. En d’autres
termes, c’est une activité complémentaire aux autres activités de gestion (planification,
organisation, commandement,...).
Et pour d’autres, le contrôle interne s’élargit pour comporter l’ensemble des éléments qui
assurent la maîtrise de l’entreprise.
Dans la réalité des entreprises, le contrôle interne n’est plus une activité séparée, mais
plutôt une activité intégrée au processus de gestion. Avec comme objectif principale, la
performance de l’entité.

2- Cadre référentiel du contrôle interne

a- La Loi Sarbanes Oxley

 Contexte de la loi SOX1

Suite aux pratiques boursières frauduleuses, et aux attaques terroristes de Septembre 2001,
une crise de confiance majeure touche l’Amérique. De ce fait, la classe politique doit se
résoudre à agir en votant une loi.
La loi Sarbanes-Oxley stipule que les comptes des entreprises cotées aux Etats-Unis
doivent être certifiés auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC). Ainsi, elle a
pour objectif d’augmenter la responsabilité corporative et de mieux protéger les investisseurs
pour rétablir leur confiance dans le marché.

1
[Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

20
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Définition de la loi SOX1

Aux Etats-Unis, la loi Sarbanes Oxley a pour vocation de renforcer la responsabilité des
dirigeants d'entreprise en matière de Contrôle interne et d'information externe. Elle a
également revu les règles de fonctionnement et de supervision de la profession comptable.
 Champ d’application de la loi SOX2
La Loi Sarbanes-Oxley s’applique à :
 Toutes les entreprises américaines et étrangères cotées sur les marchés financiers
américains, et leurs filiales ;
 Leurs auditeurs (indépendamment de la nationalité).
Vu le nombre de multinationales cotées sur les marchés financiers américains, Le champ
d’application de cette loi dépasse les frontières des Etats-Unis, on parle d’extraterritorialité de
la loi.
Cette loi est entrée en vigueur en 2004 pour les sociétés américaines, et en 2005 pour les
sociétés étrangères.

 Objectifs et principes fondamentaux3

La loi SOX a pour finalité de restaurer la confiance en la fiabilité des informations
notamment comptables et financières communiquées par les entreprises. Et ce, pour une
meilleure protection des investisseurs.
Elle repose sur trois principes fondamentaux :
 L’exactitude et l’accessibilité de l’information financière ;
 La responsabilité civile et pénale de la direction de l’entreprise ;
 L’indépendance des auditeurs externes.
L’objectif est donc d’amener les entreprises concernées à identifier et gérer leur risques
afin de:
 Détecter de manière précoce les risques encourus par les actionnaires notamment à
travers une information plus complète ;
 Prévenir les comportements frauduleux des dirigeants via des obligations de
communication plus explicites, et des sanctions pénales encourues plus importantes.

 Le contrôle interne dans la loi SOX4

La loi Sarbanes-Oxley a été mise en place pour palier aux insuffisances en matière de
contrôle interne. Sur ce plan, cette loi contient divers articles concernant les nouvelles
responsabilités des dirigeants d’entrepris.

1
[Link]
2
L’entreprise marocaine soumise à la loi Sarbanes-Oxley, Talbi Mohamed As said, 2007
3
Cours de géopolitique du forum des étudiants de Sciences Po: [Link]/geopolitique/loi-sarbanes-oaxley-damato-
[Link]
4
Audit financier et contrôle interne : l’apport de la loi Sarbanes-Oxley, [Link], [Link], [Link] Groupe HEC.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

21
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Le rapport sur le contrôle interne

La section 404 implique qu’un rapport de gestion sur l’audit et l’efficacité du contrôle
interne doit être présenté par les auditeurs externes de l’organisation.
Dans son rapport, la direction est tenue :
 d’exposer ses responsabilités à l’égard du contrôle interne ;
 de décrire le cadre d’évaluation du contrôle interne ;
 d’énoncer ses conclusions quant à l’efficacité du contrôle interne ;
 de faire mention du rapport des vérificateurs.

 L’évaluation du contrôle interne par la direction

La direction est tenue d’indiquer dans son rapport si le contrôle interne à l’égard de
l’information financière de l’émetteur fonctionne efficacement.
Si la direction a détecté que le contrôle interne présente une lacune importante, elle ne
peut déclarer « l’efficacité » de son dispositif de contrôle interne et doit à ce titre fournir des
informations au sujet des lacunes importantes identifiées.
La loi Sarbanes-Oxley a des conséquences sur l'organisation de l'entreprise, grâce aux
nouvelles dispositions concernant le processus de collecte, d'analyse et de diffusion des
informations financières et leurs inscriptions dans les différents états financiers de l'entreprise.
Elle impose une évaluation des procédures du contrôle interne sous la responsabilité de la
Direction. Et ce, dans l’objectif de repérer les points faibles de chacune de ces procédures
qui permettent la collecte, l'analyse et la diffusion des informations financières obligatoires et
cela dans un délai fixe. Toutes ces faiblesses constatées doivent être évaluées, puis
communiquer les résultats à la Direction pour les étudier avant la publication des états
financiers annuels.

b- La loi de la Sécurité Financière

 Contexte de la LSF1
Dans le cadre de la réflexion menée sur la gouvernance d’entreprise, et en réaction à
l’adoption par les Etats Unis de la loi Sarbanes Oxley en 2002, la France a adopté la loi
n°2003-706 du 1er août 2003, dite "Loi de Sécurité Financière".
Elle vise à répondre à la crise de confiance qui a touché le secteur financier, et comporte
139 articles avec quatre titres : Modernisation des autorités de contrôle, sécurité des
épargnants et des assurés, modernisation du contrôle légal des comptes et transparence,
et dispositions relatives à l'Outre-mer.

1
[Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Définition de la LSF1
La loi de Sécurité financière a été adoptée afin d’améliorer la gouvernance d'entreprise en
France. Elle a renforcé le contrôle interne, a précisé les conflits d’intérêts et a augmenté la
responsabilité des dirigeants.
 Champ d’application de la LSF
Elle s'applique à toutes les sociétés anonymes ainsi qu'aux sociétés faisant appel à
l'épargne publique.

 Objectifs et principes fondamentaux2

Comme la loi américaine Sarbanes-Oxley, la LSF repose principalement sur :

 Une responsabilité accrue des dirigeants ;

 Un renforcement du contrôle interne ;
 Une réduction des sources de conflits d'intérêt.

 Le contrôle interne dans LSF3

 Rapport sur les procédures de contrôle interne

Selon la LSF, le président du conseil d’administration est responsable concernant la
rédaction et le contenu du rapport sur les procédures de contrôle interne mises en place dans
l’entreprise. Ce dernier atteste aux actionnaires et aux investisseurs que l'entreprise se donne
les moyens de garantir une communication financière transparente et fiable.
Le rapport contient trois parties:
- Partie 1 : Conditions de préparation et d’organisation des travaux du conseil.
- Partie 2 : les procédures de contrôle interne mises en place par la société.
- Partie 3 : les limitations apportées au pouvoir du Directeur Général dans le cas des
sociétés anonymes à conseil d’administration notamment lors de la dissociation entre les
fonctions de Président et de Directeur Général.
 Obligations concernant les commissaires aux comptes.
La loi de sécurité financière a contribué au renforcement de l’indépendance individuelle
des commissaires aux comptes. Elle a précisé les incompatibilités objectives et subjectives qui
les concernent et a prévu une rotation des commissaires aux comptes signataires au minimum
tous les six ans.
Cette loi a également eu pour objet de consolider la prévention des conflits d’intérêt en
interdisant aux commissaires aux comptes de transmettre aux personnes qui les ont chargées
toute information concernant la certification des comptes, ou aux autres personnes impliquées

1
[Link]
2
Loi de sécurité financière, contrôle interne et fiabilité des SI, Chronique de Philippe Touitou 2007
3
L'appréciation du contrôle interne selon le référentiel COSO par Aksouh Hani et Mehenni Samy Ismail 2008

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

23
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

dans le contrôle de l’entreprise, tout conseil ou toute autre prestation de services n’ayant pas
une relation avec les diligences liées à la mission de commissariat aux compte.

c- Le cadre de référence : Le modèle COSO1

 Contexte du modèle COSO

En 1985, suite à la révélation de fraudes dans les activités du reporting financier des
entreprises américaines, une commission nationale «Treadway Commission» a été mise en
place, afin de traiter ce problème. Cette commission a élaboré un ensemble de
recommandations susceptibles de prévenir et détecter ce type de fraude.
Un groupe d’associations et d’instituts spécialisés en comptabilité et en Audit Interne a
sponsorisé les travaux de la Treadway Commission, et ont constitué le « Committee of
Sponsoring Organisations» (COSO). Ces institutions sont:
 The Institute of Internal Auditors ;
 American Institute of Certified Public Accountants ;
 American Accounting Association ;
 Institute of Management Accountants ;
 Financial Executive Institute.

 Définition du modèle COSO

Le COSO est un cadre d'analyse de l'efficacité du contrôle interne défini par le Committee
Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Il vient en appui à la loi
Sarbanes-Oxley.

 Champ d’application du modèle COSO

Le COSO peut être utilisé avec liberté par toute entreprise désirant s’inspirer de ses
recommandations. Il n’est pas limité aux sociétés américaines.

 Objectifs et principes fondamentaux

Le COSO a pour objectif d’améliorer la qualité du reporting financier en mettant l’accent
sur la gouvernance d’entreprise, l’éthique et le contrôle interne.
 Le contrôle interne dans le modèle COSO
Le COSO est considéré comme un référentiel universel en matière de contrôle interne. Il
est venu combler le vide auquel se trouvait confrontée toute entreprise désireuse de mettre en
place un dispositif de contrôle interne, en définissant ses principes généraux, ses composantes
ainsi que la méthodologie à adopter pour son implémentation.
 Le Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) recommande son
utilisation pour la structuration ainsi que l’évaluation du dispositif de contrôle
interne ;

1
[Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

24
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Il est également recommandé par les autorités de marché américain et français, la

SEC et l’AMF, pour l’application des lois Sarbanes-Oxley et de Sécurité
Financière. (Son équivalent en France).

3- Objectifs du contrôle interne1

Le système du contrôle interne a pour finalité d’assurer la pérennité de l’entreprise via la
réalisation des buts poursuivis. Dans cette optique, le système du contrôle interne doit être
apprécié d’une façon dynamique.
Et d’après les définitions présentées ci-dessus, nous pouvons dégager les objectifs
principaux du contrôle interne :
 La maîtrise de l’entreprise;
 La sauvegarde des actifs;
 La conformité aux lois et règlements ;
 L’application des instructions de la Direction ;
 Le bon fonctionnement des processus internes ;
 La fiabilité des informations financières ;
 L’amélioration des performances.

a- La maîtrise de l’entreprise
Le système du contrôle interne garantie une meilleure connaissance de l’entreprise :
 Historique;
 Objectifs;
 Politiques stratégiques;
 Activités…etc.

b- La sauvegarde des actifs

Le système du contrôle interne doit viser la sécurité du patrimoine de l’entreprise. Il ne
s’agit pas seulement des actifs immobilisés et des stocks. Mais ca englobe également le savoir
faire, l’image de marque, le progrès technique, et les informations confidentielles.

c- La conformité aux lois et règlements

Vue la diversité des lois et législations en vigueur auxquelles l’entreprise est soumise
(droit des sociétés, droit commercial, environnement). Il faut que cette dernière dispose d’une
organisation lui permettant :
 Une connaissance des diverses règles imposées par l’environnement ;
 Une information régulière des modifications qui leur sont apportées ;
 Une transcription de ces règles dans les procédures internes ;
 Un partage d’informations avec les collaborateurs concernant les règles qui les
concernent.

1
Audit et contrôle interne : Aspects financiers, opérationnels et stratégiques, Lionel Collins et Gérard Valin 4ème édition 1992

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

25
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

d- L’application des instructions de la Direction

Les ordres et les orientations de la direction ont pour objectif de permettre aux
collaborateurs de savoir ce qui est attendu d’eux d’une manière précise et exacte, et de
connaitre le périmètre de leur liberté d’action.
Chaque collaborateur doit être informé des instructions qui le concernent, selon les
objectifs qui lui sont assignés, et les risques encourus.

e- Le bon fonctionnement des processus internes

Afin d’assurer un bon fonctionnement de ses processus, l’entreprise doit établir les normes
à respecter, et mettre en place les indicateurs de performances et de rentabilité.

f- La fiabilité des informations financières

La crédibilité des informations financière diffusées par l’entreprise reflète son image
auprès de ses partenaires. A ce niveau, le système du contrôle interne doit s’assurer que
chaque information financière communiquée à l’une des parties prenantes soit :
 Fiable : présente un degré d’exactitude suffisant et une image fidèle de l’objet qu’elle
représente ;
 Vérifiable : comporte les références susceptibles de la prouver ;
 Exhaustive : complète, qui intègre tous les éléments qui y sont relatifs ;
 Pertinente : exprimée sous forme appropriée au besoin du destinataire ;
 Disponible : accessible au bon moment et au bon endroit.
Pour garantir cette fiabilité, il est nécessaire de mettre en place des procédures de contrôle
interne susceptibles de saisir, d’une manière fidèle, toutes les opérations réalisées par
l’entreprise.

g- Amélioration des performances

Cet objectif peut être décliné en trois sous-objectifs :

 L’utilisation économique et efficace des ressources ;
 La promotion de l’efficience opérationnelle ;
 La prévention et la détection des fraudes et des erreurs.

4- Le périmètre du contrôle interne1

Chaque entreprise met en place un dispositif de contrôle interne adapté à son
environnement interne et externe :
S’il s’agit d’un groupe, la société mère veille à l’existence de systèmes de contrôle
interne au sein de ses filiales. Ces dispositifs doivent être adaptés aux relations société
mère/filiales.

1
Les dispositifs de gestion des risques et du contrôle interne, Autorité des Marchés Financiers, 2010

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

26
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

En cas d’une influence notable, les orientations en matière de contrôle interne sont
déterminées en fonction des objectifs de la société mère.
Ces objectifs doivent être déclinés et clairement communiquées aux collaborateurs afin
qu’ils comprennent et adhèrent à la politique de l’organisation en matière de contrôle.

5- Composantes du contrôle interne1

Selon le modèle COSO, le dispositif de contrôle interne comprend cinq composantes, il
s’agit de :

a- Environnement du contrôle
Ce volet englobe toutes les bases du cadre du contrôle interne. En d’autres termes, c’est
l'univers dans lequel tous les autres éléments existent. Il évalue le niveau de sensibilisation du
personnel au besoin du contrôle, et englobe plusieurs concepts tels que le ton, la connaissance,
l'attitude, le style et la compétence.
L'environnement du contrôle contient:
 La mission de l’entreprise ;
 Les valeurs de l’entreprise ;
 Le style de management ;
 Les règles d'éthique et d'intégrité ;
 Les compétences du personnel ;

b- Evaluation des risques

Toute entreprise est confrontée à une multitude de risques. À ce niveau, il s’agit
principalement des processus d'identification et d'analyse des risques par la direction en vue
d'atteindre ses objectifs.
Ce processus consiste en :
 La définition du niveau et du type de risque acceptables ;
 L’évaluation régulière du niveau de risque atteint ;
 La définition de la méthode du traitement des risques identifiés ;

c- Activités du contrôle
Elles incluent toutes les procédures mises en place par le système managérial, ayant pour
objectif de s’assurer que les tâches sont bien exécutées et à moindre coût. Il faut également
noter que ces activités sont réparties à tous les niveaux de l’entreprise.

d- Information et communication
Ce niveau traite le système d’information de l’entreprise. Il englobe les méthodes de
collecte, de traitement et de diffusion de l’information entre tous les niveaux hiérarchiques.
L’objectif principal est d’assurer les informations suffisantes, pertinentes et utiles à
l’exécution et le contrôle des activités de l’entreprise. Et ce, afin d’aboutir à un système de
1
[Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

27
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

communication efficace qui assure un échange d’informations à la fois ascendant, descendant

et horizontal.

e- Pilotage
Il s'agit des processus évaluant le fonctionnement du système du contrôle interne. Cette
évaluation peut être faite soit d’une manière permanente ou périodique.

6- Principes du contrôle interne1

Les principes à respecter pour la mise en place d’un système de contrôle interne sont les
suivants :

a- Le principe d'organisation

Pour un système de contrôle interne satisfaisant, l'organisation de l'entreprise doit

respecter certaines caractéristiques.
L'organisation doit être :
 Préalable ;
 adaptée et adaptable ;
 vérifiable ;
 formalisée ;
 comportant une séparation des fonctions.

Dans toute entreprise, il faut respecter la séparation des quatre fonctions fondamentales :
 La fonction de décision ;
 La fonction de détention ;
 La fonction d’enregistrement ;
 La fonction du contrôle.

Cette règle de séparation des tâches a pour objectif d'éviter le cumul de fonctions pour un
même agent lors de l’exercice d’une activité de l’entreprise.
Car ce cumul favorise les fraudes, les erreurs, les négligences et leur dissimulation.
Dans tous les cas, l'organisation doit être établie sous la responsabilité du chef
d'entreprise.
Cette responsabilité consiste en :
 La fixation des objectifs ;
 La définition des responsabilités des intervenants ;
 La détermination du choix et de l’étendue des moyens à mettre en œuvre.

1
Etude et évaluation du contrôle interne appliqué à la comptabilité, 2007

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

28
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

b- Le principe d'intégration
Il faut que les procédures permettent le fonctionnement d'un système d'autocontrôle mis
en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques
appropriés.
c- Le principe de permanence
La mise en place de l'organisation et du système de contrôle interne suppose la pérennité
de ces systèmes.
De ce fait, les procédures du contrôle interne doivent exister, et être respectées en
permanence.

d- Le principe d'universalité
Ce principe stipule que le système du contrôle interne concerne tous les éléments de
l’entreprise sans exception, à tout moment et en tout endroit. En d’autres termes, il ne faut pas
qu’il y ait un intervenant exclus du contrôle, ni un champ réservé ou une fonction ou un
département mis en dehors du contrôle interne.

e- Le principe d’indépendance
Ce principe indique que quelque soit les moyens et les méthodes employés par
l’entreprise, les objectifs doivent être atteints.

f- Le principe d'information
Selon ce principe, toute information liée aux circuits d’un système du contrôle interne doit
répondre aux critères suivants :
 la pertinence
Une information doit être adaptée à son objet, disponible dans les temps et les lieux
voulus, et accessible pour ses utilisateurs.
 L'utilité
Une information doit être utile pour son destinataire.
 L’objectivité
Une information ne doit pas être déformée suite à un préjugé ou une opinion personnelle.
 La communicabilité
Une information communicable, est celle dont le destinataire peut tirer clairement les
renseignements dont il a besoin. De ce fait, elle doit être explicite, détaillée, et significative.
 La vérifiabilité
Une information vérifiable, est celle que nous pouvons facilement retrouver la source.
C’est-à-dire qu’elle se doit de comporter les références qui permettent de la justifier.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

29
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

g- Le principe d'harmonie

Il s’agit de l'adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l'entreprise et de son

environnement. En ce sens, le contrôle interne doit s’adapter aux spécificités de l’entreprise.

7- Acteurs du contrôle interne1

Pour une organisation, le contrôle interne concerne toutes les parties prenantes : dès les
organes de gouvernance à l’ensemble des collaborateurs. Plusieurs définitions du contrôle
interne ont été élaborées, selon la vision de chaque acteur.

a- Le Conseil d’Administration ou de Surveillance

En matière du contrôle interne, le degré d’implication des Conseils d’Administration
en matière du contrôle interne varie d’une société à l’autre.
C’est la direction qui rend compte au conseil/comité d’audit des caractéristiques
importantes du système du contrôle interne.
Et selon le besoin, ce conseil peut faire usage de ses pouvoirs afin de procéder aux
opérations du contrôle et de vérification qu’il juge nécessaire.
En cas de l’existence du comité d’audit, il effectue une surveillance permanente du
système de contrôle interne. Et rédige des rapports d’audit interne destinés au chef de comité.

b- La Direction Générale / le Directoire

C’est l’organe chargé de définir, d’intégrer et de surveiller le dispositif de contrôle interne

adapté à l’activité de l’organisation. Ainsi, il repère les dysfonctionnements, les insuffisances
et les difficultés d’application, et veillent aux actions correctives nécessaires.

c- L’audit interne
Ce service est responsable de l’évaluation du fonctionnement du système de contrôle
interne et de son amélioration. Le responsable du service informe la direction des résultats de
la surveillance exercée.

d- Le personnel de la société
Chaque collaborateur doit être bien informé afin de faire fonctionner et surveiller le
système du contrôle interne selon les objectifs qui lui ont été assignés.

8- Apports du contrôle interne

 Efficacité et efficience de l’exploitation : le dispositif du contrôle interne permet de

clarifier les rôles et les responsabilités de la direction et du personnel d’une entreprise,
d’assurer une gestion de la croissance des affaires, de réduire les coûts grâce à une
efficience opérationnelle accrue et d’augmenter la performance opérationnelle ;
1
Le dispositif du contrôle interne, Résultat des travaux du groupe de place sous l’égide de l’AMF, 2007

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Fiabilité de l’information financière : Ce système facilite l’accès rapide aux

informations utile et pertinente et réduit les risques d’erreur et de non-conformité ;

 Conformité aux lois et aux règlements : Il permet de réduire les risques de litiges avec
les employés et les clients, contribue à la crédibilité dans le cadre des relations
contractuelles avec les fournisseurs, les clients et les organismes de réglementation.

9- Limites du contrôle interne

Le système du contrôle interne, malgré son efficacité, a toujours des limites qu’il faut
prendre en considération que :
 Il est incapable de fournir une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de
l’organisation ;

 L’erreur humaine limite son bon fonctionnement ;

 Les cas de complicité sont très difficiles à détecter. Ainsi, quelle que soit la qualité du
contrôle, la collusion peut lui faire perdre toute efficacité ;

 Les acteurs sont souvent mal informés des objectifs profonds de ce système ;

 Le personnel peut le considérer comme une charge de travail très lourde et non pas un
outil de performance ;

 Parfois le coût de la mise en place d’une procédure peut être supérieur au risque
encouru. Donc il faut toujours prendre en considération le rapport coût/efficacité.

 Les obstacles liés au comportements humains, tels que la résistance au changement

et l’aspect négatif que comporte le mot « contrôle » qui, pour certaines personnes,
implique un manque de confiance.

Chapitre 2 : Concepts fondamentaux du manuel de procédures

1- Généralités et définitions

a- Procédure1
« C’est un enchaînement de tâches élémentaires standardisées, déclenchées en amont par
l’expression d’un besoin quelconque, et limitées en aval par l’obtention d’un résultat
attendu».
Nous pouvons dire que chaque procédure se présente comme une suite d’opérations
effectuées dans une même séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant à

1
Rédiger les procédures de l’entreprise, Guide pratique d’Alain HENRY, 3ème édition 2005

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

un même sous-ensemble. Ainsi, les intervenants extérieurs ne sont pas parties prenantes dans
l’élaboration et l’application des procédures.
La procédure peut se schématiser de la manière suivante : mission, processus, procédure et
tâche :
 La mission est globale, correspond à la fonction d’une organisation, et nécessite un
nombre important d’intervenants ;
 Le processus est un enchainement logique de procédures consistant en la réalisation
d’actions complexes nécessitant l’intervention de plusieurs acteurs, éventuellement en
plusieurs endroits ;
 Les tâches sont les plus petits démembrements des procédures, elles sont réalisées par
un même acteur sans transmission de support.
En outre, le découpage de processus en procédures nécessite toujours un choix arbitraire
basé sur l’intuition et l’expérience.1
Une procédure doit contenir un nombre d’instructions décrivant :
 Les étapes de collecte, de traitement, de circulation et de classement des informations ;
 Les modalités d’enregistrement et d’évaluation ;
 Les méthodes des analyses, de synthèses, et de contrôle.
En général, la procédure est la manière spécifiée d’effectuer un processus. Sa rédaction
apporte beaucoup à l’entreprise dans son désir de passer de la culture orale à la culture de
l’écrite. Ses qualités sont les suivantes :
 Utile pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents
référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme ;
 Exacte dans son contenu et dans sa forme ;
 Complète en respectant la condition « nécessaire et suffisante » ;
 Compatible avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures,
consignes…) et les autres systèmes de management ;
 Claire et accessible aux intéressés ;
 Contrôlable dans sa mise en œuvre.

b- Processus2
« C’est un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments
d’entrée en des éléments de sortie ».

c- Manuel de procédures3
« Il s’agit d’un document global qui décrit l'organisation de l'entreprise, les méthodes de
saisie et de traitement des informations, les politiques et les supports. Il comprend notamment
les informations ayant trait :
 À l'organisation générale de l'entreprise ;

1
Note d’information sur l’élaboration et la mise à jour du manuel de procédures de Dr Lasseni Konaté, chevalier de l’ordre national, 2009
2
Réussir l’Audit des Processus de Mitonneau Henri, 2ème édition ,2006.
3
Contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise, Raouf, Y 2000.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 À l'organisation comptable de l'entreprise ;

 À la description des étapes de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des
informations;
 À l'organisation des travaux d'élaboration et présentation des états financiers ;
 À l'organisation de l’ensemble des activités de toute l’entreprise.
Nous pouvons conclure que le manuel de procédures peut se définir comme étant la
description formelle et ordonnée de l’ensemble des opérations effectuées au sein de
l’entreprise, et des circuits d’informations qui y sont liés. Il a pour objectif principal de rendre
crédible et cohérent le système d'informations. Et ce, en explicitant :
 Les tâches et leurs modalités d'exécution ;
 Les rôles et les responsabilités ;
 Le système de contrôle à chaque niveau.
De ce fait, le manuel de procédures constitue un outil de gestion primordial pour toute
organisation, qui veille à bien faire comprendre le cœur d'une activité ou d'un programme, et à
son application d’une manière à la fois efficace et efficiente.
Ce document permet aux utilisateurs d’exécuter leurs actions et d’assurer leurs
responsabilités. Et ce, dans les meilleures conditions de coût, de délais et de qualité.
Il explique, dans un langage simple :
 Qui fait quoi ?
 En relation avec qui ?
 Où ?
 Comment ?
 Pour quelle fin ?

 Pourquoi un manuel de procédures1

De nombreuses entreprises fonctionnent sans procédures écrites, se fiant plutôt aux
instructions éprouvées. Cette façon de faire mène souvent l’organisation à des incohérences
d’un processus à l’autre, et d’un intervenant à l’autre.
Rédiger les procédures avec simplicité et clarté exige du temps et un travail rigoureux.
Mais apporte plusieurs avantages à l’entreprise :
 Examiner objectivement l’efficacité des processus ;
 Assurer la cohérence au sein de l’organisation ;
 Faciliter la formation et la supervision des employés ;
 Suivre les lignes principales et les circuits d’informations.

2- Objectifs du manuel de procédures2

 Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrôle interne

1
Rédaction des procédures : cet exercice exige un peu de temps, mais les résultats en valent la peine, par Dan Dederer, 2003
2
L’élaboration et le suivi des manuels de procédures, Séminaire animé par: Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui
Mazars Consulting Systems 2001.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

33
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Le manuel de procédures doit tenir compte des Principes du contrôle interne :

 Une bonne organisation implique des responsabilités bien définies, des objectifs
déterminés, des moyens de contrôle efficaces et une séparation des fonctions de
décision, de détention des biens, d’enregistrement de l’information et de contrôle ;
 Les procédures prévoient les étapes successives de la circulation des produit/services,
des hommes, des documents et informations ;
 Elles doivent permettre un autocontrôle : le système, lui-même, signale toute
anomalie ;
 Le contrôle interne doit permettre d’obtenir une information fiable, claire, utile et
véritable ;

 Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l’entreprise

 Uniformiser et pérenniser les modes de fonctionnement ;

 Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette perte peut être due à plusieurs
raisons et notamment :
- Départs en retraite ;
- Licenciements ;
- Reconversion ;
- Absence momentanée de projets.

 Former le personnel : le manuel de procédures peut servir d’un guide pédagogique

dans le cadre d’un plan de formation ;

 Objectif 3 : Un moyen d’amélioration des performances

 Le manuel de procédures offre un cadre d’amélioration continu des méthodes de

travail :
- Optimisation en termes de coût et de temps ;
- Accélération et fiabilisation de l’information ;
- Perfectionnement des tâches.

 Objectif 4 : Un moyen de transparence de l’activité

 Le manuel de procédures permet de fournir aux partenaires externes (administrations,

actionnaires, marché financier, auditeurs et commissaires aux comptes) un moyen leur
permettant de :
- Se familiariser rapidement avec le système d’information de l’entreprise ;
- Avoir une visibilité suffisante sur la fiabilité du système et sa conformité aux
lois et règles en vigueur.
3- Approches d’élaboration du manuel de procédures
L’élaboration d’un manuel de procédures est un travail assez délicat, et nécessite une
démarche à suivre, bien structurée. Sa conception peut se faire selon deux approches :
 L’approche systémique

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

34
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Il s’agit de considérer l’entreprise comme un système.

-Définition : un système est une totalité organisée d'un ensemble d'éléments actifs, solidaires
et en relation d'interactions entre-elle.
-Méthode : Il faut procéder à l’identification des activités de l’entreprise et leur recoupement
en cycles et sous-cycles. Le cycle est une série de phénomènes ou de tâches qui se
renouvèlent périodiquement et dans le même ordre ; lorsqu'il est subdivisé on parle de sous-
cycle.
 L’approche fonctionnelle
Cette approche se base sur l'organigramme de l'entreprise et plus précisément les
fonctions.
-Définition : une fonction est un ensemble de responsabilités
-Méthode : Il faut définir pour chacune d'elle l'organisation du service et les attributions des
différents agents. Chaque fonction est ensuite décomposée en sous fonction qui sont elles
mêmes décomposées en procédures.

4- Méthodologie d’élaboration du manuel de procédures1

L’élaboration d’un manuel d’organisation et de procédures requiert le respect des règles
suivantes :
 Adoption d’une démarche progressive et itérative dans l’élaboration du manuel ;
 Choix du mode de présentation du manuel le plus approprié par rapport à la situation
de l’entreprise.

a- Le cadrage
Il s’agit de répondre aux questions ci-dessous :
 Doit-on travailler sur l’ensemble des processus ou cibler les zones sensibles
prioritairement à améliorer ?
 Quels objectifs sont prioritairement recherchés :
- Qualité ?
- Temps de réponse ?
- Productivité administrative ?
- Fiabilité du contrôle interne ?
- Coût ?
 Quel produit fini concevoir :
- Un outil de formation ?
- Un manuel central des règles de gestion ?

b- La modélisation des processus

Cette étape consiste en la modélisation de l’ensemble des activités de l’entreprise, et ce,
fondé sur une approche systémique.
1
L’élaboration et le suivi des manuels de procédures, Séminaire animé par: Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui
Mazars Consulting Systems 2001.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

35
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Grâce à cette approche, la réflexion est focalisée sur la chaîne des opérations initiées par
les faits générateurs.

c- L’analyse des processus

Les processus de l’entreprise doivent être analysés selon les critères suivants:
Critère 1 : Contrôle interne et efficacité
 Quelles sont les techniques de contrôle mises en place pour garantir que le
traitement des opérations soit réalisé dans des conditions optimales de :
- Sauvegarde et protection du patrimoine ?
- Fiabilité des informations ?
- Détection des sources d'inefficacité et d'inefficience ?
- Détection en temps opportuns des erreurs, omissions et autres anomalies ?
- Mesures des performances et maîtrise de la gestion ?
 Quel est le système actuel de délégation des pouvoirs ?
 Quel est le mode actuel de remontée des informations ?
 Y-a-il des lourdeurs, redondances ou superpositions des pouvoirs ?
 Quels sont les délais de décision par type ?
Critère 2 : Pilotage du processus
 Comment ont été établies les règles de gestion et les responsabilités pour la gestion
du processus ?
 En particulier, quelles sont les règles et les responsabilités de surveillance ?
 Quels sont les objectifs d’efficacité et de performances par processus ?

d- Optimisation des processus

Les caractéristiques communes fréquemment observées dans les processus optimisés sont
les suivantes :
 Le regroupement de plusieurs postes en un seul ;
 Les étapes du processus suivent un ordre naturel et logique;
 Les processus ont des versions multiples;
 Le travail est réalisé là où c’est le plus logique;
 Les vérifications et les contrôles sont réduits;

e- Rédaction d’une procédure

1-Evaluer la pertinence de rédiger ou non une procédure
Il faut analyser la pertinence de rédiger la procédure à partir de la probabilité d’une erreur
et de ses conséquences,
2-Etablir les points essentiels d’une procédure
 Règles de gestion ;
 Règles de contrôle interne ;
 Seuils de prise de décision.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

3-Bâtir le cheminement de la procédure sous forme de logigramme ou « flow-chart »

 Les points essentiels sont classés par ordre chronologique ;
 Identifier les étapes critiques dans la procédure ;
 Le cheminement des étapes prend la forme d’un réseau qui indique les liens et les
rétroactions entre les étapes.
4-Rédiger le projet de procédure
 Le logigramme ne se suffit pas toujours à lui-même ;
 Il faut à chaque étape, lorsque cela est nécessaire d’ajouter le complément
indispensable d’information dans l’espace réservé ;
 Il faut utiliser des mots simples dans des phrases courtes ;
 Le logigramme et la description narrative doivent rendre le sujet clair et être rassurants
pou ceux qui devront l’utiliser.
5-Chercher l’adhésion
 Une procédure sans client est une procédure inutile …
 Il faut donc obtenir l’adhésion de ceux qui sont concernés par la mise en œuvre de la
procédure,
 Si l’adhésion des utilisateurs n’est pas obtenue, il faut en comprendre les raisons et
voir si des aménagements sont possibles
6-Elaborer la version définitive
 Une fois les utilisateurs s’impliquent, il faut élaborer la procédure sous sa forme
définitive
7-Vérifier la lisibilité de la procédure
 C’est l’étape ultime pour s’assurer que la terminologie et le style utilisés pour rédiger
la procédure sont adaptés au niveau des utilisateurs.
8-Approuver la procédure
 Dans une approche participative, l’approbation de la procédure sera déléguée au
responsable devant mettre en œuvre la procédure.
 Dans une approche centralisée, l’approbation de la procédure relèvera du directeur
couvrant les services concernés,
 Dans les deux cas de figures : celui qui approuve la procédure doit s’assurer qu’elle
répond adéquatement aux besoins de son utilisateur.
En réalité, rédiger les procédures implique un raisonnement en termes de processus. Il
s'agit en effet d'adapter la norme à la réalité de l'entreprise et donc à écrire le "juste
nécessaire" correspondant au besoin de l'entreprise. Il n'existe pas d'inventaire exhaustif des
procédures à établir.
Pour rédiger les procédures, il faut maîtriser les points suivants :
 La documentation ;
 Les enregistrements ;
 L’audit interne ;

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Les produits non-conformes ;

 Les actions correctives ;
 Les actions préventives.
Il faut également :
 Ecrire ce qu'il faut faire (les procédures) ;
 Faire ce qui est écrit (l’audit qualité interne) ;
 Ecrire ce qui est fait (les enregistrements qualité) ;
 Améliorer l'existant (les actions correctives).

5- Canevas type d'une procédure

Une procédure comprend au minimum les paragraphes suivants :
 Objet : finalité de la procédure ;
 Domaine d'application : où, quand, sur quoi l'objet de la procédure s'applique ;
 Documents associés ;
 Définitions : les termes spécifiques utilisés dans la procédure ;
 Contenu : qui fait quoi et comment ;
 Annexes.
Les étapes à suivre pour rédiger et mettre en place les procédures :
 Déterminer l'étendue de la procédure ;
 Déterminer les acteurs intervenant dans la procédure ;
 Faire des entretiens à propos des tâches exécutées ;
 Elaborer les flux d’acheminement ;
 Soumettre les flux aux personnes concernées ;
 Faire les modifications nécessaires ;
 Rédiger la procédure ;
 Soumettre la procédure auprès des personnes concernées ;
 Faire les modifications si nécessaire ;
 Remettre la procédure auprès de la Direction pour approbation ;
 Tester la procédure ;
 Approbation de la Direction ;
 Implanter la procédure ;
 Mettre la procédure à jour en cas de besoin.

6- Conception du manuel de procédures

Les procédures doivent être regroupées à l’intérieur d’un même document : le manuel de
procédures. Chaque procédure a un rôle spécifique, et est également liée aux autres. Sans
oublier la procédure pilote qui veille à l’application de toutes les procédures.
Le manuel de procédure peut avoir une dimension variable selon le volume de l’activité
de l’entreprise.
Décomposition

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

La décomposition du manuel de procédures se fait par directions, par département ou par

services. Elle peut être également faite par fonction (commerciale, administratives) ou aussi
par type d’usage.
Plan type
Le manuel de procédures peut être décomposé en plusieurs partie et chaque partie peut
comporter à son tour trois sous parties : les généralités introductives, les fiches de procédures,
et enfin les annexes et tables complémentaires.
 Introduction générale du manuel
Cette partie englobe le sommaire et l’introduction générale du manuel, et permet de
rappeler les objectifs qui ont conduit à la mise en place de l’outil et explique la structure
générale.
Elle précise la logique d’application des procédures (les obligations, consignes importantes,
contrôles, mise à jour….).
Elle sert aussi à donner des indicateurs pratiques pour la consultation et la recherche
d’informations à l’intérieur du manuel.
 Les fiches de procédures
C’est la partie la plus volumineuse, qui regroupe toutes les fiches de procédures, qui
respectent la même structure logique: description synthétique de la procédure, diagramme de
flux et fiche descriptive des tâches. Selon les besoins, on peut éventuellement ajouter des
fiches techniques (règles et modes opératoires détaillés), des exemples de support
(bordereaux, tableaux types, …).
 Annexes et tables complémentaires
Cette partie fournit des documents annexes, tels que des tables de données ou des
illustrations complémentaires.
La procédure des procédures
Cette procédure spécifie comment procéder pour gérer tout le cycle de vie du manuel de
procédures, soit :
 Créer, modifier un document,
 Diffuser un document
 Gérer un document (le classer, le protéger, l'archiver etc.)
 Contrôler la validité d’un document au sein des circuits
Elle est donc importante pour qui veut savoir comment accéder et utiliser les supports de
travail au sein d'une entreprise qui dispose de ce type de recommandations.

7- Supports de représentation

a- Cartographie1

1
[Link]

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39
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Il s’agit d’une représentation graphique permettant de modéliser les processus que

l'entreprise met en œuvre pour assurer ses missions.
La maîtrise des processus constitue une réponse à de nombreuses contraintes comme :
 La réduction massive des coûts ;
 Le maintien de la motivation des hommes ;
 La maîtrise des risques et des aléas ;
 L'augmentation constante des exigences.
Une cartographie de processus bien définie permet une lecture synthétique de ce qui est
fait dans l'entreprise, en mettant l’accent sur les inputs et les outputs à mesurer.
Démarche de conception d'une cartographie des processus
Il faut identifier les différents types de processus mis en œuvre, et les décrire d’une
manière détaillée, afin d’en extraire les sous processus, procédures, tâches et opérations, sans
oublier les différents intervenants.
 Lister les activités par mission, résultats attendus et contraintes associées ;
 Ordonner les productions intermédiaires rattachées à ces activités ;
 Définir à partir de ces productions intermédiaires les processus de réalisation
nécessaire pour les fournir
 Définir les processus de soutien pour la mise en œuvre du processus de réalisation
identifié, et de management ;
 Dresser la cartographie en identifiant les principaux liens fonctionnels entre les
processus et le mode de fonctionnement global de l'entreprise.

b- Workflow1
Le Workflow est un support décrivant le circuit de validation, les tâches à répartir entre
les intervenants dans un processus, les délais et les modes de validation. Il fournit à chaque
acteur les informations nécessaires à l'exécution de ses tâches.

c- Diagramme de flux
Egalement appelé « Flowchart », il fournit une vue globale sur l’enchaînement d’une
procédure. Ce diagramme présente un aperçu global sur les principales étapes du déroulement
de la procédure. Nous pouvons y repérer les intervenants, l’événement déclencheur, les phases
principales, les documents en circulation et le résultat recherché.
Son avantage réside dans le fait qu’il indique rapidement les éléments clés, les flux
entrants et sortants, ainsi que les tâches primordiales. En simplifiant les opérations et les
cheminements, il facilite la compréhension des activités de l’entreprise. Cependant il ne
fournit pas les détails d’exécution.

d- Tableau des rôles et responsabilités

Il s’agit d’une description narrative, synthétique et chronologique des circuits et des tâches
à exécuter. Et ce, selon les intervenants.

1
[Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

40
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Ce texte doit être compréhensible par une personne qui n’a pas connaissance de la
procédure. En outre, il doit faciliter le repérage des acteurs concernés, la compréhension de
l’enchaînement des travaux entre les différents intervenants, en spécifiant ce qu’ils reçoivent
et ce qu’ils transmettent, compte tenu des points de contrôle.

e- La cartouche
Elle permet de préciser les éléments généraux:
 Nom et logo de l’entreprise ;
 Direction et service principalement concernés ;
 Code de classement des procédures ;
 Pagination ;
 Périodicité d’application ;
 Titre de la procédure ;
 Nom du rédacteur et dernière date de remise jour.

8- Les principes de base pour posséder de bonnes procédures

 Il faut que tout le personnel de l’entreprise s’implique dans la rédaction des procédures
sans exception. Soit en participant à leur élaboration ou en étant sollicité au stade du
projet (avant officialisation) ;
 Les procédures doivent être courtes et compréhensibles ;
 Elles doivent être connues et accessibles par les acteurs concernés ;
 La mise en œuvre et le contrôle d'une procédure dans un service est une responsabilité
du chef de service ;
 Seule la version mise à jour doit être disponible sur le lieu de travail.

9- Les modalités de mise à jour

Suite à l’évolution de la situation de l’entreprise, une mise à jour en cas de besoin est
nécessaire.
Toutefois, pour le manuel de procédures comptables, il faut conserver pendant dix ans
les descriptions remplacées par d’autres.
Quant au manuel de gestion, la loi ne fixe pas de délai de conservation, vu qu’il ne
présente pas de caractère obligatoire.
La mise à jour, s’avère nécessaire, dés qu’un changement important impacte le mode de
fonctionnement de l’entreprise, ou encore dés que l’un des utilisateurs du manuels de
procédures le demande, et en présence une justification claire.

10- Utilité d’un manuel de procédures

Pour l’entreprise, avoir un manuel de procédures est un investissement, bien que de
l’ordre immatériel. Le manuel de procédures est un document qui sert de médiatisation du
système d’information en direction de l'extérieur.
Sa rédaction permet de :

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

41
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Mieux définir l'organisation, les moyens et méthodes utilisées ;

 Lever les ambiguïtés ;
 Apporter la connaissance suffisante du système de management ;
 Donner la confiance dans la conformité aux règles et législation.
Un manuel de procédures a un apport à la fois pédagogique et organisationnel :
Un support organisationnel
Les apports d’un manuel de procédures au niveau organisationnel peuvent être résumés en
ce qui suit :

 Une transcription d’un savoir organisé

La mise par écrit des procédures vise à décrire les tâches effectuées par les différents
acteurs.
Elle sert à détailler les actions qu’ils réalisent ensemble, à expliquer les enchaînements des
opérations et leurs synchronisations.
L’objectif de la rédaction des procédures consiste à expliquer dans un langage directement
accessible, qui fait quoi, ou, quand, comment et pour quelle fin.
 Une mémoire de l’organisation
Les manuels de procédures servent à capitaliser les savoirs faire individuels et collectifs.
Ils facilitent le stockage et la mise en ordre. Ils forment une véritable mémoire de
l’organisation.
Parce qu’ils apportent une assurance de régularité dans le temps, les manuels de
procédures sont un facteur de fiabilité et de qualité pour les partenaires de l’entreprise.

 Une diffusion du savoir-faire

Les procédures dressent la liste des actions, qui à la suite d’un évènement donné,
permettant d’aboutir au résultat escompté.
Elles sont un moyen de divulguer sous forme de documents accessibles à tous, les
méthodes préconisées dans l’entreprise et de faire connaître les conséquences d’erreurs
éventuelles.
Elles servent à raconter le fonctionnement de l’organisation.
Un support pédagogique
 Un aide mémoire individuel
La première utilisation possible d’une fiche de procédures est celle d’un simple check
List. L’erreur et l’oubli sont des faiblesses bien humaines, elles surviennent le plus souvent à
l’improviste.
L’existence d’une documentation écrite permet à chacun de s’autocontrôler, sans crainte,
de se dévaloriser aux yeux de ses collègues. Il sert ainsi d’aide mémoire.

 Un outil de formation

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Théoriquement, la formation des agents relève de leurs supérieurs hiérarchiques.

Toutefois on sait que, sous la pression du quotidien, ces derniers n’accordent guère le temps à
cette tache.
Le manuel de procédure est un bon moyen pour répondre à cette difficulté. Il divulgue une
bonne partie des informations nécessaires.

 Un repère pour l’encadrement

Si les fiches de procédures répondent d’abord aux besoins des exécutants, elles
remplissent aussi une fonction moins connue : constituer une base d’information pour les
responsables hiérarchiques.
Disposant d’une vue générale sur les tâches accomplies sous leur ordre, ils en ignorent
souvent les détails pratiques.
Le manuel de procédures leurs donnent accès à des descriptifs dont ils n’auraient
autrement qu’une vision abstraite.
Ils peuvent ainsi prendre connaissance des tâches exécutées sous leurs responsabilités,
avoir une idée plus claire du fonctionnement de leur équipe et éviter certaines improvisations.
Un support structurant
 Un cadre commun entre des logiques distinctes
L’entreprise est un univers diversifié ou s’affrontent des actions et des logiques souvent
contradictoires.
On peut citer par exemple les litiges traditionnels qui opposent les gens du service
commercial à ceux du service financier.
Sans pouvoir dissiper totalement leurs dissensions, l’existence d’un cadre documentaire
unique fournit une base de communication ente eux.
Les procédures constituent donc un langage commun qui donne de la fluidité à
l’organisation.

 Un instrument de décentralisation
Les procédures structurent des responsabilités au sein de l’organisation, elles peuvent être
un facteur de décentralisation. Elles fixent les méthodes qui sont admises au sein de
l’entreprise.
Lorsque la soumission à des règles est bien acceptée par les intéressés, la description
rigoureuse et détaillée des taches constitue une garantie d’efficacité. Favorisant une prise de
champs de la part des supérieurs hiérarchiques, elle donne aux exécutants un sentiment d’une
meilleure autonomie.

 Une piste de l’auditeur

Le manuel de procédures constitue une référence et un outil au service du contrôle interne.
Un manuel décrivant l’organisation, les procédures et les responsabilités de chacun
devient un outil privilégié du contrôle interne.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

L’existence conjointe des procédures et de l’audit conditionne en partie le respect des

règles de l’organisation.
En gros l’audit est nécessaire au respect des procédures et les procédures sont utiles au
bon déroulement de l’audit.
Mutuellement indispensable, ils sont inséparables l’un de l’autre.

 Un code de conduite
Sur un plan collectif, le manuel de procédures est comparable au code de la route, il
définit les comportements, applicables par tous, pour des circonstances réelles, précisées à
l’avance.
La valeur de ce code est entretenue par l’existence des contrôles.
Pour être crédible, le manuel devrait être constamment mis à [Link] devrait s’adapter à
l’évolution des techniques. Simultanément, la démarche de formalisation devrait reposer sur
un engagement collectif.
Un élément du système de gestion
 Un ensemble documentaire
Les manuels de procédures visent à instaurer un stockage ordonné des consignes afin d’en
assurer la diffusion et l’[Link] s’agit en fait de compiler les procédures, d’organiser
leurs mises à jour successives et de garantir leur transmission systémique aux utilisateurs.
La notion de note de service est alors réservée aux instructions qui ont une durée de vie
limitée.
Les manuels de procédures apportent, par conséquent, une garantie de diffusion et
facilitent l’accessibilité des informations.
Ils constituent une base documentaire suivie de façon centralisée pour un usage
décentralisé.
Il est néanmoins à remarquer que la recherche de l’information paraît souvent longue et
fastidieuse aux utilisateurs du coup, ils ont tendance à préférer l’usage de leur mémoire, plus
rapide d’accès.

 Une mise à plat de l’existant

Elle constitue en effet un excellent point de départ pour une rationalisation de
l’organisation. Pour faire évoluer les méthodes de travail, il faut donc commencer par
maîtriser celles qui sont mis en place.
L’analyse des procédures écrites facilite la détection des failles et la constitution des
boucles de contrôles.
Une composante du système d’information :
Comme pour les logiciels, les procédures font partie du système d’information et de la
gestion de l’entreprise. Outre qu’ils facilitent l’amélioration des processus. Les manuels de

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

procédures constituent aussi une excellente base d’analyse pour les projets d’informatisation
puisqu’ils donnent un accès direct à la connaissance des processus de travail

11- Indicateurs de mesure1

Toutes les procédures relatives à un processus déterminé, doivent avoir les indicateurs
susceptibles de mesurer leur performance.
Un indicateur est une variable ayant pour objet de mesurer ou apprécier un état ou une
évolution. Ainsi il permet :
 D’évaluer une situation au départ ;
 De suivre la progression par rapport au changement.
Un bon indicateur est :
 Pertinent: l’effet qu’il mesure doit être important et sensible;
 Simple : dans la mise en œuvre et le suivi ;
 Fidèle : traduit correctement le phénomène observé;
 Juste : fournit une indication exacte du phénomène ;
 Précis: l’indicateur réagit par une variation cohérente avec celle du phénomène ;
 Stable : doit garder la même signification et la même pertinence d’une période à
l’autre ;
 Reconnu et accepté : doit être reconnu et accepté par ses utilisateurs, ses producteurs
et le service concerné.

Chapitre 3 : Concepts fondamentaux de l’approche CIFOP²2

a- La vision « système du management »
Il s’agit d’identifier, comprendre et gérer les processus corrélés, d’une entreprise, en tant
que système pour un objectif donné, et contribuer à son efficacité et efficience.

b- Approche CIFOP² : une technique de systématisation des processus

Toute entreprise doit avoir des processus de travail rodés qui marchent sans la présence
physique du chef. C’est-à-dire, un ensemble de procédures simples et compréhensibles.
Afin d’atteindre cet objectif, les procédures doivent être orientées vers le model CIFOP² :

 Système Commercial
Ce système englobe tous les aspects liés à l’activité commerciale, depuis la
prospection jusqu’à la conversion des prospects en clients effectifs.

 Système Information
1
[Link]
2
Les 10 erreurs graves communes chez 95% des entrepreneurs, les conseils pour transformer votre entreprise en une machine génératrice
de gains. Coach Saifeddine EL GHARBAOUI, 2011.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

45
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

A ce niveau, nous visons tout le processus de collecte, de traitement, de stockage,

de diffusion et de la sécurité de l’information.
 Système Financier
Ce système concerne les opérations qui touchent le volet financier de l’entreprise,
telles que les investissements, les placements, les emprunts, entre autres.

 Système Opérations quotidiennes

Ce système touche toutes les activités ordinaires de l’entreprise.

 Système Production
Il s’agit de modéliser les processus de production des biens et services, c’est-à-dire
la transformation des inputs en outputs en créant de la valeur.

 Système Potentiel humain

L’importance du CIFOP² c’est qu’il ne néglige pas le facteur humain, comme
force motrice dans le développement et la performance de l’entreprise.

c- L’apport de l’approche CIFOP²

L’approche CIFOP² est une démarche qui consiste en la modélisation des processus d’une
entreprise, sous l’angle systémique. Elle permet de :
 Assurer une gestion de l’organisation sans la présence physique des chefs ;
 Economiser en termes de temps et d’efforts fourni dans le travail ;
 Optimiser l’utilisation des ressources disponibles ;
 Repérer les tâches critiques ;
 Effectuer un contrôle permanent des activités réalisées par chaque intervenant.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Conclusion de la première partie

A partir des points traités dans cette première partie, on peut conclure que la mise en place
d’un système de contrôle interne renforcé par un manuel de procédures bien défini est une
condition sine qua non pour la bonne gestion de l’entreprise.
En outre, l’approche CIFOP² va nous permettre de décomposer l’entité en six systèmes
bien déterminé, afin de concevoir, et rédiger par la suite, les procédures nécessaires pour
chaque système.
En ce qui suit, nous allons aborder le projet dans son volet pratique, il s’agit de :
 Présenter l’entreprise d’accueil ;
 Présenter les travaux réalisés.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Deuxième partie

Cadre pratique du projet

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Introduction de la deuxième partie

L’élaboration du manuel des procédures est actuellement plus qu’une nécessité pour
l’entreprise SisPay. En effet de nouveaux postes ont été récemment créés, des changements
considérables s’opèrent dans son organisation, l’entreprise s’accroit. Ce document pourra
donc améliorer et faciliter la gestion, notamment, en contribuant à l’information du personnel.
Ces procédures pourront faciliter la communication entre les différents acteurs, et permettront
de sauvegarder et pérenniser le savoir-faire de l’entreprise
Notre tâche consiste donc en la modélisation des processus et la rédaction des procédures
suivis jusqu’alors par les employés, tout en y apportant les modifications jugées nécessaires
pour le bon respect des principes du contrôle interne.
Dans ce volet pratique de notre projet, nous allons commencer d’abord par la présentation
du contexte du projet. Puis, nous allons exposer la méthodologie du travail à suivre afin
d’atteindre nos objectifs. Et enfin, nous allons présenter les travaux réalisés pour concrétiser
notre projet.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Chapitre 1 : Contexte du projet

1- Présentation du secteur d’activité1
Le secteur informatique au Maroc a enregistré une croissance remarquable durant ces
dernières années. Le segment de l’Internet a enregistré une croissance de 75 % en 2011,
Quant au marché du mobile, il a enregistré une croissance de plus de 14%, selon l'Agence
Nationale de Réglementation des Télécoms (ANRT).
Les dernières statistiques de l’ANRT stipulent que le marché du mobile a enregistré une
croissance de plus de 14% avec un parc mobile qui totalise 36,5 millions d’abonnés, soit un
taux de pénétration supérieur à 113%.
En ce qui concerne le segment de l’Internet, son expansion est liée à la croissance de la
3G. En réalité, le parc global d’abonnés Internet au Maroc a dépassé le seuil de trois millions.
Cette tendance a des conséquences négatives sur le marché de la téléphonie fixe, qui a
diminué de 4,8% l'an dernier.
Un autre indicateur qui confirme la dynamique du marché est le commerce électronique.
Aujourd’hui plus de 200 sites marchands en ligne sont affiliés à la plate-forme de Maroc
Télécommerce.
D’après les informations communiquées par le Centre Monétique Interbancaire (CMI), le
e-commerce électronique a enregistré un chiffre d’affaires supérieur à 500 millions de DH en
2011, soit une croissance de 72% par rapport à 2010.
Les transactions par carte bancaire sont en pleine expansion. Le parc des cartes bancaires
compte plus de 6,7 millions de cartes, soit une croissance annuelle de plus de 10 % par
rapport à 2010.
A noter que l’année 2012 sera marquée par le lancement par Maroc Télécommerce d’une
nouvelle plate-forme de paiement Multi canal.
Enfin, l’année 2012 est une année de continuité dans la dynamique de croissance à deux
chiffres.
Consciente de la performance du secteur informatique, et son importance dans le
développement et la croissance de l’économie du pays, nous avons choisi d’effectuer notre
stage de fin d’études au sein d’une entreprise qui opère dans ce domaine.

1
Article : Maroc : le secteur des TI affiche une croissance spectaculaire Par Rachid Jankari pour Magharebia à Casablanca 2012-02-06

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

2- Présentation de l’entreprise d’accueil

a- Groupe
SisPay est la filiale monétique Nord Afrique du groupe français EMGS.

Figure 1 : Les filiales du groupe EMGS

Source : Company Profil de SisPay

Le groupe français EMGS est présent dans cinq pays, à savoir : le Royaume Uni, la
France, l’Arabie Saoudite, les Emirates Arabes Unies et le Maroc.

b- Mission
SisPay est une entreprise qui propose, aux banques et aux entreprises gérants les flux de
paiement électroniques, des compléments à leurs solutions, qui apporteront une valeur ajoutée
à la fois certaine et nécessaire pour l’amélioration de la qualité de leur service, leur part de
marché et permettront ainsi de faire évoluer leurs résultats.
La clé de réussite de SisPay se résume à son expertise pointue acquise dans un
environnement Européen et international, sa qualité d'écoute, d'analyse et de conseil qu’elle
met à disposition de ses clients pour leurs apporter la solution efficace et efficiente.
SisPay est un team d'experts internationaux de renommée certaine avec une expérience
acquise au sein de grandes entreprises internationales et certifié par les clients.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

c- Activités
Les activités de SisPay se déclinent en quatre principaux axes:
 Intégration de solutions
En intégrant des solutions SisCash avec l’environnement de paiement du client, ce
dernier pourra optimiser son système de paiement électronique.
 Développement spécifique

SisPay développe des solutions spécifiques, grâce à sa qualité d’écoute, qui s'intégreront
facilement dans les systèmes des clients, pour un rendement optimal.
 Conseil
SisPay accompagne ses clients non seulement dans la mise en place de nouveaux systèmes
et l’intégration de nouvelles solutions monétiques, mais également à travers une assistance à
la maîtrise d'ouvrage.
 Formation
Elle assure des formations en monétique, en Business Intelligence, SAP, Gestion de
portefeuille, gestion de programme, gestion de projet, compétences managerielles, leadership
et d'autres disciplines susceptibles d’aider les clients à franchir le cap de la compétitivité.

d- Valeurs
La culture de SisPay est axée autour de six valeurs :
Amour
Aimer ses clients, ses collaborateurs et son métier.
Partage
Partager c'est donner, de son temps de son savoir, de son énergie, le meilleur de soit même
pour le bien des autres.
Qualité
L'excellence est l’axe principal, la qualité et le moyen de la mesurer afin d’exceller sans
cesse.
Engagement
Le respect des promesses renforce l'honnêteté qui instaure un climat de confiance partagé.
Résultats
Le résultat est le seul moyen de mesurer la performance et la capacité à servir les clients,
et leur apporter ce qui a de plus efficient.
Autonomie
Etre autonome c’est s’affirmer, agir, créer ; c’est être bien dans sa peau. C’est aussi
s’adapter et interagir. Ce qui est important dans cette notion, c’est l’épanouissement.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

e- Organigramme

Figure 2 : organigramme de SisPay

Source : Nous-mêmes

Afin de mener à bien la réalisation de notre projet, il était nécessaire d’avoir un

organigramme décrivant les différents acteurs en fonction de leur hiérarchie, chose qui
n’existait pas dans le système de gestion de SisPay.
De ce fait, nous avons procéder à l’élaboration de l’organigramme ci-dessus afin de
donner un aperçu global sur les niveaux hiérarchiques de l’entreprise SisPay :
-La Production & Qualité, la Direction Commerciale, l’Administration & Marketing, le
Delivery Manager, la Direction des Ressources Humaines, le Designer et le Comptable sont
attachés directement à la Direction Générale.
-Pour le Delivery Manager, il a sous sa responsabilité divers acteurs assurant les missions
IT Project, Développement, Testing et Déploiement.
-Quant au responsable développement, il supervise les acteurs spécialisés dans les
activités Web, terminal & Mobile et Consulting.
-Pour le responsable Testing, il supervise à son tour les acteurs ayant comme mission
l’installation et la qualification des produits.
-En ce qui concerne le responsable déploiement, il surveille les acteurs exécutant les
activités liées au processing, au HelpDesk et à la maintenance.

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Chapitre 2 : Méthodologie du travail

1- Le cadrage
Cette étape est indispensable pour la prise de connaissance de l’entreprise et de son
fonctionnement. Elle permet de collecter les informations nécessaires à la compréhension de
l’environnement interne et externe de l’entité.
A ce stade, nous avons procéder à :
 Faire un état des lieux
 La collecte des données grâce à :
-Des questionnaires par système administrés aux responsables concernés
(Annexe1) ;
-Des entretiens individuels effectués durant la réalisation du projet (en cas de
besoin) avec les responsables concernés ;
Les responsables contactés sont les suivants :
- Direction SisPay ;
- Directeur Commercial ;
- Delivery Manager ;
- Chefs de projets ;
- Responsable Production et Qualité ;
- Responsable Administration et Marketing ;
- Designer.
 La rédaction des flux de documents et d’informations ;
 L’élaboration des schémas représentant ces flux
Le but étant de déterminer les activités de chaque acteur, et identifier les responsabilités
relatives à chaque système.
 Déterminer le champ d’application de ce manuel, c’est-à-dire les systèmes à
décrire
Ensuite, nous avons déterminé le champ d’application du manuel. Ce dernier sera
appliqué aux six systèmes de l’approche CIFOP², à savoir : le système commercial,
information, financier, opérations quotidiennes, production et potentiel humain.
Nous avons commencé par la description du système Commercial, du système Financier
et du système Production, vue leur importance et leur rôle majeur dans la performance de
l’entreprise. Notre manuel de ces trois systèmes sera une référence pour formaliser par la suite
les autres systèmes.
 Identifier les acteurs concernés par le dit manuel
Déterminer l’ensemble des acteurs cibles susceptibles d’utiliser ce manuel de
procédures.
De ce fait, il est nécessaire d’identifier les acteurs internes et externes qui interviennent
dans ces trois systèmes.
Les acteurs internes sont:
- Direction SisPay ;
- Directeur Commercial ;
- Delivery Manager ;
- Responsable Production et Qualité ;

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- Responsable Administration et Marketing ;

- Designer ;
- Equipe production
Les acteurs externes sont :
- Prospects ;
- Emetteurs des appels d’offres;
- Clients;
- Fournisseurs ;
- Cabinet comptable ;
- Transitaire ;
- Société de transport ;
- Coursier
 Définir les outils et les supports à utiliser
Identifier les outils de travail, ainsi que les supports à utiliser pour rendre le manuel de
procédures clair et compréhensible par ses utilisateurs.
Les supports que nous allons utilisés pour réaliser notre projet sont les suivants :
- Les cartographies ;
- Les Workflows ;
- Les descriptions narratives ;
- Les tableaux de responsabilités ;
- Les modèles de documents supports qui manquent avec le convention naming;
- Les diagrammes de flux.
Il faut traiter l’ensemble des systèmes. Mais comme première phase, nous allons
modéliser, à travers notre projet, les trois systèmes piliers de l’entreprise SisPay (Commercial,
Financier et Production). Puis, la Direction SisPay utilisera cette modélisation comme
référence pour formaliser les autres systèmes.
Les objectifs qui sont prioritairement recherchés :
- La qualité du travail réalisé par chaque acteur ;
- L’optimisation du temps consacré à chaque tâche ;
- La fiabilité du contrôle des activités de chaque intervenant ;
- La réduction de nombre d’erreurs et des dysfonctionnements dans la gestion de
l’entreprise ;
- L’évaluation de la performance de chaque système et de sa contribution dans la
croissance de l’entreprise.
Le produit fini à concevoir doit être à la fois :
- Un guide de formation des utilisateurs ;
- Un support pour la sauvegarde et la pérennisation du savoir-faire de
l’entreprise ;
- Un outil de gestion ;
- Un support pour un contrôle interne efficace.

2- La modélisation
Cette étape consiste en la modélisation de l’ensemble des activités de l’entreprise, et ce,
fondé sur une approche systémique.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Afin de modéliser l’ensemble des activités de l’entreprise SisPay, nous avons procéder à
ce qui suit :
 Elaborer une cartographie globale de l’entreprise
Cette cartographie présente les six systèmes évoqués par le CIFOP² et leurs interactions.
Ces systèmes sont les suivants :
- Le système Commercial ;
- Le système Information ;
- Le système Financier;
- Le système Opérations quotidiennes ;
- Le système Production ;
- Le système Potentiel humain.
 Pour chaque système modélisé sur la cartographie globale il faut :
- Elaborer une cartographie qui modélise les différents processus qui composent
ce système, les inputs et les outputs à mesurer ;
- Analyser chaque processus, et le représenter sous forme de Workflow (nous
avons utilisé Microsoft Visio comme outil de modélisation) ;
- Décomposer chaque processus en un ensemble de procédures simples et bien
définies ;
- Rédiger une description narrative des différentes procédures ;
- Elaborer un tableau de responsabilité, qui explique le rôle de chaque
intervenant, en fonction des procédures, et en précisant les supports utilisés ;
- Elaborer un diagramme de flux qui nous donne une vision globale du système ;
- Rédiger un model des documents supports qui manquent ;
 Etablir une liste des indicateurs permettant d’évaluer le système avec
pertinence
- Présenter dans un tableau, les indicateurs pertinents, leurs objectifs, ainsi que
leur méthode de calcul.

3- L’analyse des processus

Nous allons analyser les systèmes ainsi que leurs procédures compte tenu des critères
suivants :
L’efficacité du système du contrôle interne
 La modélisation des systèmes doit rendre optimal :
- La protection du patrimoine de l’entreprise ;
- La fiabilité du système du contrôle interne ;
- La détection des sources d'inefficacité et des dysfonctionnements ;
- La mesure des performances des systèmes.
 Eviter les lourdeurs, redondances ou superpositions des pouvoirs de chaque
acteur ;
 Déterminer les points de décisions et optimiser les délais.
Le pilotage du processus
 Déterminer les règles de gestion et les responsabilités de chaque acteur dans
l’exécution d’un processus ;
 Permettre une bonne maîtrise des processus ;

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4- L’optimisation des processus

En modélisant les systèmes et les processus, et en rédigeant les différentes procédures, il
est nécessaire d’optimiser ces éléments le plus possible. En essayant de :
 Regrouper plusieurs tâches en une seule ;
 Respecter un ordre logique et chronologique;
 Réduire les vérifications et les points de contrôle;

5- La rédaction d’une procédure

Avant d’élaborer une procédure, il faut analyser la pertinence de sa rédaction. Et ce, en
analysant le degré d’erreur et de dysfonctionnement susceptible de se réaliser en cas
d’absence d’une description narrative de la procédure.
Pour chaque procédure à rédiger, nous devons déterminer :
 Les tâches dans un ordre chronologique ;
 Les points de contrôle;
 Les points de prise de décision.

6- L’implémentation
Avant d’implémenter le manuel de procédures, il faut soumette ce document à la
validation de la Direction SisPay. Car c’est elle qui est responsable de l’approbation des
documents relatifs au projet. En cas de besoin, nous procédons aux modifications nécessaires,
jusqu’à l’obtention d’une version valide.
Un manuel de procédure sans client est un document inutile.
De ce fait, après l’approbation de la Direction SisPay, il faut obtenir l’adhésion de ceux
qui sont concernés par ce manuel. Pour atteindre cet objectif, il faut :
 Elaborer un plan d’implémentation-test du manuel de procédures
Il s’agit de faire un planning d’implémentation-test, qui comprend les étapes à suivre, et
les dates d’exécution.
 Exécuter le plan d’implémentation-test des procédures
A ce niveau, il faut suivre les étapes déjà définies dans le planning, en respectant les dates.
 Rédiger un rapport d’action
Pour rendre utile cette implémentation-test, il faut donner à chaque utilisateur un
document qui contient un tableau permettant de repérer les dysfonctionnements et les
anomalies détectés lors de l’exécution des procédures.
En se basant sur les tableaux remplis par les acteurs, on élabore un rapport
d’implémentation qui synthétise les résultats de l’implémentation-test, ainsi que les
modifications nécessaires.
 Soumettre le rapport à la Direction
Après avoir élaboré le rapport, il est nécessaire de le soumettre à la Direction SisPay, pour
avoir une validation des modifications à faire.

7- L’élaboration de la version définitive

 Procéder à la modification des procédures
L’auteur procède à la mise à jour des procédures, compte tenu des modifications
approuvées par la Direction SisPay.

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 Application effective des procédures

Suite à la mise à jour des procédures, on passe à leur application effective par les
utilisateurs.

Chapitre3 : Le manuel de procédures de l’entreprise SisPay

Section1 : La modélisation globale de SisPay
1- Le découpage de SisPay par le CIFOP²
L’application de l’approche CIFOP² sur l’organisation de l’entreprise, nous a permis de
ressortir les systèmes suivants :
A-Système Commercial : les activités liés au développement du portefeuille client, depuis
la prospection jusqu’à la conversion.
B-Système Information : les activités relatives au traitement et exploitation de
l’information.
C-Système Financier : Les activités qui concernent les achats, l’endettement, le
recouvrement, la trésorerie, la tenue de la comptabilité et la finance,….
D-Système Opérations quotidiennes : activités quotidiennes telles que la gestion de la
qualité, la formation, le service après vente, la maintenance,…
E-Système Production : le cœur du métier de l’entreprise. Il s’agit des étapes suivies pour
assurer la production des biens et services.
F-Système Potentiel humain : toute activité ayant une relation avec les ressources
humaines de l’entreprise, telle que le recrutement, la gestion de carrière, la rémunération, la
formation, le licenciement….

2- La cartographie globale de SisPay

Nous avons commencé par l’élaboration de la cartographie de l’entreprise SisPay. Et ce,
afin de présenter les six systèmes de l’approche CIFOP² et leurs interactions.
Cette cartographie permet de repérer les systèmes piliers de l’entreprise, à savoir :
-Le système Commercial ;
-Le système Financier ;
-Le système Production.
En outre, elle explique de manière claire les responsabilités du processus management, qui
sont :
-La définition des objectifs ;
-L’élaboration des stratégies ;
-La prise de décision ;
-Le pilotage des projets.
Elle permet également d’identifier tous les systèmes supports. A savoir :
-Le système Information ;
-Le système Potentiel humain ;
-Le système Opérations quotidiennes (gestion de qualité, …)
Cette cartographie peut se présenter comme suit

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Figure3 : Cartographie Globale de l’entreprise SisPay
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Section2: La modélisation du système Commercial

1- Le découpage du système Commercial
Nous avons commencé par l’élaboration de la cartographie globale, qui permet
d’identifier les missions du processus management dans le système commercial, il s’agit
principalement de :
-Définir les objectifs commerciaux ;
-Elaborer les stratégies commerciales ;
-Prendre les décisions de nature commerciale.
Elle donne également une vue claire sur les activités du système. Il s’agit de :
-Etablir un contact avec tout type de prospect ;
-Elaborer et présenter les offres, afin de pouvoir convertir ces prospects en des clients
effectifs ;
-Négocier les conditions de vente ;
-Conclure les contrats de vente.
Et permet de repérer les systèmes supports, qui sont le système Information, le système
Financier et le système Potentiel humain.

2- La cartographie du système Commercial

La cartographie du système commerciale de l’entreprise SisPay Peut être présentée
comme suit :

Figure 4 : Cartographie du système Commercial

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3- Les Workflows des processus du système Commercial

Vue que pour l’entreprise SisPay, il ya trois moyens de prospection :

 Les Appels d’offres ;
 Les recommandations d’affaires ;
 Les ventes directes.
Nous avons identifié deux processus commerciaux :
-Processus des appels d’offres :
Ce processus présente les étapes à suivre dès le lancement d’un Appel d’offre, jusqu’à la
conclusion du contrat avec l’émetteur, en passant par la réponse à l’appel d’offre.
-Processus des recommandations et ventes directes :
Ce processus décrit les étapes à suivre dès la prospection jusqu’à la conversion du
prospect en client effectif, en passant par la présentation des offres et la négociation des
conditions de vente. Ce processus s’applique pour les prospects provenant des
recommandations d’affaires ( en se basant sur les réseaux d’affaires structurés et non
structurés) et des opportunités de vente directes (en se basant sur les partenaires).
Après nous avons élaboré les Workflows des deux processus :
 Processus des recommandations et ventes directes

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 Processus des appels d’offres

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4- La description des procédures du système Commercial

Nous avons scindé chaque processus en procédures simples et claires :
- Les procédures du processus des appels d’offres sont :
 Contact de l’éditeur ;
 Présentation de l’offre ;
 Concrétisation
- Les procédures du processus des recommandations et ventes directes sont :
 Contact du prospect;
 Présentation de l’offre ;
 Négociation ;
 Concrétisation.
Ces procédures sont rédigées comme suit :
 Processus des recommandations et ventes directes

Système Commercial

Ventes directes &Recommandations Intitulé: Procédure du contact des prospects

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SC/VDR/CT
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Contact des prospects », relative au processus commercial des Ventes
Directes et Recommandations, décrit de manière détaillée les étapes à suivre par les
responsables, lors du premier contact avec un prospect.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lorsqu’il est nécessaire de
contacter un nouveau prospect provenant d’une Recommandation d’un réseau d’affaires, ou
d’une opportunité de Vente Directe.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing
-La Direction Commerciale
-Le Delivery Manager
-Le responsable Production et Qualité
-Le prospect
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans la sélection des prospects à convertir
-Une bonne organisation des efforts des intervenants dans cette procédure
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure

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Tâche Acteur
Suite à une recommandation ou une opportunité de vente directe, le -Administration
responsable Administration et Marketing établit le premier contact avec le & Marketing
1
prospect via un appel téléphonique. Si le prospect est injoignable, le
responsable réessaye plusieurs fois.
Durant le premier contact, le responsable Administration et Marketing -Administration
essaye de savoir le besoin général du prospect. Afin de déterminer s’il & Marketing
2
s’agit d’un besoin dont la réponse entre dans le cadre de l’activité de
l’entreprise ou non.
Après la détection du besoin gobal du prospect, le responsable détermine -Administration et
s’il s’agit d’un produit/service qui entre dans le périmètre de l’activité de Marketing
3
l’entreprise ou non. Si oui, il fixe un rendez-vous avec le prospect pour
une réunion. Le cas échéant, la procédure s’arrête à ce niveau.
Après la fixation du rendez-vous avec le prospect , le responsable -Administration et
Administration et Marketing envoie un courrier électronique à la Direction Marketing
4 Commerciale, le Delivery Manager et le responsable Production et
Qualité, afin de les informer sur les détails de la réunion et leur donner un
aperçu global sur le besoin du prospect.
Suite à la reception du courrier électronique, la Direction Commerciale -Direction
commence la préparation de la réunion. Elle élabore un document Commerciale
5
contenant des information sur l’entreprise, ses activités et ses
produits/services, afin de le présenter au prospect.
Après avoir reçu le courrier électronique, les deux responsables -Delivery
commencent la préparation pour la réunion avec le prospect. Leur rôle et Manager
6
de fournir un appui technique. -Production et
Qualité
Le responsable Administration et Marketing procède à l’organisation de la -Administration et
7
réunion ( la logistique). Marketing
Pour débuter la réunion, le Directeur Commercial assure une présentation -Direction
8 de l’entreprise SisPay et des ses activités, afin de donner au prospect, une Commerciale
idée sur l’entreprise.
Après la présentation, le prospect exprime son besoin d’une manière claire -Delivery
et détaillée. Et par la suite, le Delivery Manager et le responsable Manager
9
Production et Qualité procèdent au regrouppement de ces informations -Production et
dans une liste des besoins, qui sera transformée en cahier de charge. Qualité

Outils de la procédure

Outils Type
-Appel téléphonique

-Fiche de besoin global

-Fiche de rendez-vous

-Courrier électronique

-Company profil

-Liste des informations techniques à communiquer

-Liste des informations techniques à collecter

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-PV d’organisation de la réunion

-Liste des besoins

Système Commercial

Ventes directes &Recommandations Intitulé: Procédure de la présentation de l’offre

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SC/VDR/PO
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Présentation de l’offre », relative au processus commercial des Ventes
Directes et Recommandations, décrit les tâches qui sont à réaliser pour présenter l’offre
susceptible de répondre au besoin du prospect.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de l’élaboration et la
présentation d’une offre à un prospect provenant d’une Recommandation d’un réseau
d’affaires, ou d’une opportunité de Vente Directe.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing
-La Direction Commerciale
-Le Delivery Manager
-Le responsable Production et Qualité
-Le prospect
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne synergie des efforts des responsables quant à l’élaboration des offres
-Une grande efficacité dans la conviction des prospects
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure
Tâche Acteur
Après l’élaboration de la liste des besoins, le Delivery Manager procède
-Delivery
1 à l’élaboration du cahier de charges initial. Ensuite, il le présente à la
Manager
Direction Commerciale pour l’approbation.
La Direction Commerciale valide la cahier de charges initial. Le cas
- Direction
2 échéant, le Delivery Manager modifie le document, jusqu’à l’obtention
Commerciale
d’une version conforme aux exigences du Directeur commercial.
Après la validation du cahier de charges. Le Delivery Manager élabore
-Delivery
3 le planning initial qui doit être respecté pour élaborer les offres. Ce
Manager
planning doit être également validé par la Direction Commerciale.
La Direction Commerciale valide la planning initial. Le cas échéant, le
- Direction
4 Delivery Manager effectue les modifications précisées par le Directeur
Commerciale
Commercial.

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Suite à la validation du planning, le Delivery Manager commence

l’élaboration de l’offre technique. S’il s’agit d’un nouveau produit, ce
responsable procède à une analyse complète du produit. Si non, il -Delivery
5
élabore une offre d’adaptation, d’un produit existant, au besoin du Manager
prospect. Une fois terminée, cette offre sera soumise à la validation de la
Direction commeriale.
La Direction Commerciale valide l’offre technique. Le cas échéant, le
- Direction
6 Delivery Manager modifie le document selon les consignes du Directeur
Commerciale
Commercial.
Après la validation de l’offre technique, le Delivery Manager l’envoie à -Delivery
7
la Direction Commerciale. Manager
Après avoir reçu l’offre technique, le Directeur commercial élabore
- Direction
8 l’offre financière. Et regroupe les deux offres afin de les présenter au
Commerciale
prospect.
Le Directeur commercial avise le responsable Administration et - Direction
9 Marketing, afin de contacter le prospect et l’informer que les offres sont Commerciale
prêtes.
Le responsable Administration et Marketing contact le prospect via un
appel téléphonique, Si le prospect est injoignable, il réessaye plusieurs - Administration
10
fois. L’objectif est de prendre un redez-vous pour une réunion, durant et Marketing
laquelle les offres seront présentées.
Après avoir fixé un rendez-vous avec le prospect, le responsable
- Administration
11 Administration et Marketing informe la Direction Commerciale, via un
et Marketing
courrier électronique, des détails de la réunion.
- Direction
Suite à la réception du courrier électronique, le Directeur Commercial
10 Commerciale
prépare la présentation des deux offres.
Le responsable Administration et Marketing procède à l’organisation de - Administration
11
la réunion ( la logistique). et Marketing
Lors de la réunion, le Directeur Commercial assure une présentation de - Direction
12 l’offre technique et financière susceptible de répondre au besoin du Commerciale
prospect.
Après avoir assisté à la présentation, le prospect valide les offres. La cas
13 échéant, le Directeur Commercial et Le Delivery Manager procèdent aux -Prospect
modifications nécessaires selon les exigences du prospect.

Outils de la procédure

Outils Type
-Cahier de charges

-PV de validation du cahier de charges

-Planning

-PV de validation du planning

-Offre de nouveau produit

-Offre d’adaptation

-PV de validation de l’offre technique

-Courrier électronique (offre technique)

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

71
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Offre financière

-Courrier électronique (informer A&M)

-Appel téléphonique

-Fiche de rendez-vous

-Courrier électronique (aviser DC)

-Présentation des deux offres

-PV d’organisation de la réunion

-Présentation des deux offres

-PV de validation des offres par le prospect

Système Commercial

Ventes directes &Recommandations Intitulé: Procédure de la négociation

Approuvé par :
Rédigé par: Sara KNADEL Mars 2013 Réf: SC/VDR/N
Direction SisPay

Objet de la procédure
La procédure «Négociation », relative au processus commercial des Ventes Directes et
Recommandations, décrit les étapes à suivre lors de la négociation du prix d’une offre
présentée à un prospect.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, au moment de la négociation des
prix avec les prospects provenant d’une Recommandation d’un réseau d’affaires, ou d’une
opportunité de Vente Directe.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing
-La Direction Commerciale
-Le Delivery Manager
-Le responsable Production et Qualité
-Le prospect
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne organisation de l’étape de négociation
-Un contrôle permanent des réalisations des intervenants
Description de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

72
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Tâche Acteur
1 Après la validation de l’offre technique et financière, le Directeur -Direction
Commercial négocie le prix avec le prospect. Commerciale
Une fois l’accord entre les deux parties est atteint, le Diecteur
Commercial élabore le PV de négociation et la fiche de prix.

Outils de la procédure

Outils Type
-PV de négociation

-Fiche de prix

Système Commercial

Ventes directes & Recommandations Intitulé: Procédure de la concrétisation

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SC/VDR/CC
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Concrétisation », relative au processus commercial des Ventes Directes
et Recommandations, décrit les tâches que les responsables doivent effectuer afin de convertir
le prospect en client effectif.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la conversion du prospect
en client effectif.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing
-La Direction Commerciale
-Le Delivery Manager
-Le responsable Production et Qualité
-Le prospect
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne organisation des efforts des intervenants
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure

Tâche Acteur
Après l’achèvement de l’étape de la négociation, le Directeur -Direction
1
Commercial prépare le contrat à signer avec l prospect. Commerciale
-DC
2 Le Directeur Commercial signe le contrat avec le prospect.
-Prospect
Après la signature du contrat, le reponsable Administration et -Administration et
3
Marketing archive le contrat signé. Marketing

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

73
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Le responsable administration et Marketing élabore une facture -Administration et

4
d’acompte, et l’envoie au client. Marketing
Après l’envoi de la facture d’acompte, le responable Administration et -Administration et
5
Marketing relance le client jusqu’à versement de l’acompte. Marketing
Dès la réception de l’acompte, le responsable Administration et -Administration et
6
Marketing envoie un accusé de réception au client. Marketing
Le responsable Administration et Marketing informe la Direction -Administration et
7
Commerciale, via un courrier électronique, du versement de l’acompte. Marketing
Le Directeur Commercial transmet la commande au Delivery Manager -Direction
8
via un courrier électronique. Commerciale
9 A son tour, le Delivery Manager lance la production. -Delivery Manager

Outils de la procédure

Outils Type
-Contrat

-Facture d’acompte
-Courrier électronique (relance client)
-Appel téléphonique (relance client)
-Accusé de réception de l’acompte

- Courrier électronique (informer DC)

- Courrier électronique (transmettre la
commande
-PV de lancement de la Production

 Processus des recommandations et ventes directes

Système Commercial

Appels d’offres Intitulé: Procédure du contact de l’émetteur

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SC/AO/CT
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Contact de l’émetteur », relative au processus commercial des Appels
d’Offres, décrit les étapes à suivre lors du premier contact avec l’émetteur de l’appel d’offre.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lorsqu’il est nécessaire de
contacter un émetteur d’appel d’offre.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing
-La Direction Commerciale

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

74
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Le Delivery Manager

-Le responsable Production et Qualité
-L’émetteur de l’Appel d’offre
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans la sélection des Appels d’Offres auxquels l’entreprise va répondre
-Une meilleure visibilité des besoins de l’émetteur de l’Appel d’Offre
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure
Tâche Acteur
1 Après l’édition d’un Appel d’Offre, le responsable Administration et -Administration et
Marketing détermine s’il s’agit d’un besoin dont la réponse entre dans Marketing
le cadre de l’activité de l’entreprise. Si oui, il va collecter toutes les
informations qui y sont liées pour les transmettre aux responsables. Le
cas échéant, la procédure s’arrête à ce niveau.
2 Le responsable Administration et Marketing envoie aux responsables -Administration et
(Delivery Manager, Direction Commerciale, et Production et Qualité) Marketing
le document qui regroupe toutes les informations relatives à l’Appel
d’Offre.
3 Les responsables, après avoir reçu le document, assiste à l’Appel -DC -DM
d’Offre, afin d’avoir une idée claire sur le besoin de l’émetteur. -PQ
4 Suite à l’assistance à l’Appel d’Offre, le Delivery Manager élabore une -Delivery Manager
liste des besoins, qui sera transformée en cahier de charges.

Outils de la procédure

Outils Type
-Détails de l’Appel d’Offre
-Liste des besoins

Système Commercial

Appels d’offres Intitulé: Procédure présentation de l’offre

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SC/AO/PO
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Présentation de l’offre », relative au processus commercial des Appels
d’Offres, décrit d’une manière détaillée les tâches à réaliser pour répondre à l’Appel d’Offre.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de l’élaboration et de la
présentation de l’offre susceptible de répondre au besoin d’un émetteur.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

75
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-La Direction Commerciale

-Le Delivery Manager
-Le responsable Production et Qualité
-L’émetteur de l’Appel d’offre
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans l’élaboration des réponses aux Appels d’Offres
-Une meilleure organisation des efforts des intervenants
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure
Tâche Acteur
-Delivery
Suite à l’élaboration de la liste des besoins, le Delivery Manager, en
Manager
collaboration avec le responsable Production et Qualité, commencent à
1
élaborer le cahier de charges initial. Puis, le Delivery Manager le
- Production et
présente à la Direction Commerciale pour l’approbation.
Qualité
La Direction Commerciale valide le cahier de charges initial. Le cas - Direction
2
échéant, le Delivery Manager procède aux modifications nécessaires. Commerciale
Après la validation du cahier de charges. Le Delivery Manager, en -Delivery
collaboration avec le responsable Production et Qualité, passent à Manager
3 l'élaboration du planning initial, qui doit être respecté pour élaborer les
offres. Ce planning doit être également validé par la Direction - Production et
Commerciale. Qualité
La Direction Commerciale valide le planning initial. Le cas échéant, le
- Direction
4 Delivery Manager modifie le document, jusqu’à l’obtention d’une
Commerciale
version conforme aux exigences du Directeur commercial.
Après la validation du planning, le Delivery Manager commence
l’élaboration de l’offre technique. S’il s’agit d’un nouveau produit, ce
responsable procède à une analyse complète du produit. Si non, il -Delivery
5
élabore une offre d’adaptation d’un produit existant au besoin de Manager
l’é[Link] fois terminée, cette offre sera soumise à la validation de
la Direction commeriale.
La Direction Commerciale valide l’offre technique. Le cas échéant, le - Direction
6
Delivery Manager procède aux modifications nécessaires. Commerciale
Suite à la validation de l’offre technique, le Delivery Manager l’envoie -Delivery
7
à la Direction Commerciale. Manager
Après la réception de l’offre technique, le Directeur commercial élabore
- Direction
8 l’offre financière. Et regroupe les deux offres afin de répondre à l’Appel
Commerciale
d’Offre.
9 Le Directeur commercial répond à l’Appel d’Offre. - DC

Outils de la procédure

Outils Type
-Cahier de charges

-PV de validation du cahier de charges

-Planning

-PV de validation du planning

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

76
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Offre de nouveau produit

-Offre d’adaptation
-PV de validation de l’offre technique
-Courrier électronique (offre technique)
-Offre financière
-Offre technique et financière rendues

Système Commercial

Appels d’Offres Intitulé: Procédure de la concrétisation

Mars
Rédigé par: Sara KNADEL Approuvé par : Réf: SC/AO/CC
2013

Objet de la procédure
La procédure «Concrétisation », relative au processus commercial des Appels d’Offres,
décrit les tâches que les responsables doivent effectuer afin de convertir l’émetteur de l’Appel
d’Offre en client effectif.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la conversion des émetteurs
des Appels d’Offres en clients effectifs.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing
-La Direction Commerciale
-Le Delivery Manager
-Le responsable Production et Qualité
-Le prospect
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne organisation des efforts des responsables
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque responsable
Description de la procédure

Tâche Acteur
Si les offres sont rendues dans le délai exigé par l’émetteur, et ce dernier -Direction
1
sélectionne SisPay, le Directeur Commercial prépare le contrat à signer. Commerciale
Le Directeur Commercial signe le contrat avec l’émetteur de l’Appel -DC
2
d’Offre. -Emetteur d’AO
Après la signature du contrat, le reponsable Administration et Marketing -Administration et
3
archive le contrat signé. Marketing
Le responsable administration et Marketing élabore une facture -Administration et
4
d’acompte, et l’envoie au client. Marketing
Après l’envoi de la facture d’acompte, le responable Administration et -Administration et
5
Marketing relance le client jusqu’à versement de l’acompte. Marketing

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

77
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Dès la réception de l’acompte, le responsable Administration et -Administration et

6
Marketing envoie un accusé de réception au client. Marketing
Le responsable Administration et Marketing informe la Direction -Administration et
7
Commerciale, via un courrier électronique, du versement de l’acompte. Marketing
Le Directeut Commercial transmet la commande au Delivery Manager -Direction
8
via un courrier électronique. Commerciale
9 A son tour, le Delivery Manager lance la production. -DM

Outils de la procédure

Outils Type
-Contrat

-Facture d’acompte
-Courrier électronique (relance client)
-Appel téléphonique (relance client)
-Accusé de réception de l’acompte

- Courrier électronique (informer DC)

- Courrier électronique (transmettre la commande)

-PV de lancement de la Production

5- Le tableau des responsabilités du système Commercial

Les tableaux suivants présentent les responsabilités de chaque intervenant dans le système
commercial de l’entreprise SisPay :
 Responsable Administration et Marketing

Processus Procédure Tâche Outil

V Contacter le prospect Appel téléphonique

E
N Détecter son besoin global Fiche de besoin global
T Contact du
E prospect
Prendre un rendez-vous Fiche de rendez-vous
S
Aviser les responsables Courrier électronique
D
I Organiser la réunion PV d’organisation de la réunion
R
E Contacter le prospect Appel téléphonique
C
T Prendre rendez-vous Fiche de rendez-vous
E Présentation
S
de l’offre Aviser la Direction
/ Commerciale
Courier électronique
R
E
Organiser la réunion PV d’organisation de la réunion
C

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

78
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

O
Archiver contrat
M
M
A Facturer l’acompte Facture d’acompte
N Appel téléphonique
D Relancer le client
Courier électronique
A Concrétisation
T Envoyer l’accusé de
Accusé de réception
I réception d’acompte au client
O
N Informer le DC du versement
Courier électronique
S de l’acompte

Processus Procédure Tâche Outil

Collecte d’informations sur Détail de l’Appel d’Offre
A l’Appel d’Offre
P Contact de
l’émetteur Envoyer le document de
P
détail de l’Appel d’Offre aux Courrier électronique
E
responsables
L
S
Archiver contrat

Facturer l’acompte Facture d’acompte

D’ Appel téléphonique
O Relancer le client
Courier électronique
F Concrétisation
F Envoyer l’accusé de
Accusé de réception
R réception d’acompte au client
E
S Informer le DC du versement
Courier électronique
de l’acompte

 Direction Commerciale
Processus Procédure Tâche Outil
Préparer la présentation de
Company profil
SisPay et ses activités
V Contact du
E prospect Assister à la réunion
N
T Présenter SisPay et ses Company profil
E activités
S PV de validation du cahier de
Valider le cahier de charges
charges
D
I
Présentation Valider le planning PV de validation du planning
R
E de l’offre
PV de validation de l’offre
C Valider l’offre technique
technique
T
E Offre financière

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

79
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

S Elaborer l’offre financière

/
R Informer le responsable
Courrier électronique
E Administration et Marketing
C
O Préparer la présentation des
Présentation des deux offres
M deux offres
M
A Assister à la réunion
N
D Présenter les deux offres Présentation des deux offres
A PV de négociation
T Négociation Négocier le prix
Fiche de prix
I
O Préparer le contrat Contrat
N
S Concrétisation Signer le contrat Contrat signé
Transmettre la commande au
Delivery Manager Courier électronique

Processus Procédure Tâche Outil

Assister à l’Appel d’Offre
Contact de
l’émetteur Détecter le besoin Liste des besoins
A
P
P PV de validation du cahier de
Valider le cahier de charges
E charges
L
S Valider le planning PV de validation du planning
Présentation PV de validation de l’offre
D’ Valider l’offre technique
de l’offre technique
O
F
F Elaborer l’offre financière Offre financière
R Offre technique et financière
E Répondre à l’appel d’offre
rendue
S
Préparer le contrat Contrat

Concrétisation Signer le contrat Contrat signé

Transmettre la commande au
Delivery Manager Courier électronique

 Delivery Manager
Processus Procédure Tâche Outil
V Liste des informations
E techniques à Communiquer
N Préparer l’appui technique
T Contact du Liste des informations
E prospect techniques à collecter
S
Appuyer la présentation

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

80
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

D Détecter le besoin du
I Liste des besoins
prospect
R
E Elaborer le cahier de charges Cahier de charges initial
C Elaborer le planning Planning initial
T
E Offre technique initiale :
S Présentation Elaborer l’offre technique Offre de nouveau produit ou
/ de l’offre offre d’adaptation
R
E Envoyer l’offre technique
C validée à la Direction Courrier électronique
O Commerciale
M
M
A
N
D
A PV de lancement de la
Concrétisation Lancer la production
production
T
I
O
N
S

Processus Procédure Tâche Outil

Contact de Assister à l’Appel d’Offre
A l’émetteur Détecter le besoin Liste des besoins
P
P Elaborer le cahier de charges Cahier de charges initial
E Elaborer le planning Planning initial
L Offre technique initiale :
S Présentation Elaborer l’offre technique Offre de nouveau produit ou
D’
de l’offre offre d’adaptation
O Envoyer l’offre technique
F validée à la Direction Courrier électronique
F Commerciale
R
E PV de lancement de la
Concrétisation Lancer la production production
S

 Production et Qualité
Processus Procédure Tâche Outil
Liste des informations
techniques à Communiquer
Préparer l’appui technique
V Liste des informations
D Contact du
techniques à collecter
R prospect
Appuyer la présentation
Détecter le besoin du
Liste des besoins
prospect

Processus Procédure Tâche Outil

Contact de Assister à l’Appel d’Offre
A
O
l’émetteur Détecter le besoin Liste des besoins
Présentation Elaborer le cahier de charges Cahier de charges initial
de l’offre

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

81
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

6- Les modèles des documents du système Commercial

Les modèles des documents utilisés dans ce système et qui ne sont disponible dans
l’entreprise sont présentés en annexes (Annexe 1).

7- La liste des indicateurs du système Commercial

Les tableaux suivants présentent les indicateurs de mesure de la performance du système
commercial de l’entreprise SisPay :
I- Indicateurs clés du système commercial

Indicateur clé Méthode de calcul Objectif

Nombre de prospects Le total des prospects par mois Mesure l’évolution du nombre
par mois des prospects visés dans le
temps.
Taux de conversion Pour un mois Mesure la capacité de l’équipe
Nombre de nouveaux clients * 100 commerciale à convaincre les
Nombre de prospects prospects par les offres de
l’entreprise.
Le CA mensuel Le chiffre d’affaires mensuel global Mesure le volume d’activité
Global1 de l’entreprise.

II- Sous-indicateurs du CA

Indicateur Méthode de calcul Objectif

Renseigne sur l’évolution du
volume d’affaires générées
Chiffre d’affaires Le total du chiffre d’affaires facturé dans
par l'activité courante de
mensuel facturé le mois.
l'entreprise et d'en apprécier
la dimension.
Renseigne sur la solvabilité
Chiffre d’affaires Le total du chiffre d’affaires encaissé dans des clients de l’entreprise. Et
mensuel encaissé le mois. permet d’optimiser le délai
client.

Pour un mois :

Permet de comparer la
CA par projet CA CA % dans CA contribution de chaque projet
Projet
réalisé encaissé global réalisé
dans le chiffre d’affaire.
X (X/CA
global)*100

III- Autres indicateurs du système commercial

Indicateur Méthode de calcul Objectif

Renseigne sur l’évolution des
Coût mensuel de
dépenses engagées dans la
l’activité La totalité des frais engagés pour le
politique commerciale. Et
commerciale processus commercial dans un mois.
permet de les optimiser.
Taux mensuel de Renseigne sur l’évolution du
renouvellement des Pour un mois portefeuille clients de

1
Cet indicateur est détaillé dans le tableau qui suit « sous-indicateurs du CA »

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

82
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

clients Nombre de nouveaux clients * 100 l’entreprise.

Nombre total des clients
Pour un mois :

Nombre de Taux de
Technique
prospects conversion
Recommandati
Efficacité des
-ons Renseigne sur l’efficacité des
Techniques de
structurées techniques utilisées pour la
prospection
Recommandati prospection.
-ons non
structurées
Ventes directes
Appels d’offres
Pour chaque client :
Permet de mesurer combien
Panier moyen Chiffre d’affaires pour une période chaque client dépense en
périodique par Nombre de commandes durant la même moyenne pour l’entreprise.
client période
Renseigne sur la fréquence
Pour chaque client : d’achat des clients, et permet
Fréquence d’achat Le nombre de commandes réalisé dans une de classer les clients actifs et
période. passifs.
Renseigne sur le degré de
Taux de Nombre de clients satisfaits * 100
satisfaction des clients vis-à-
satisfaction Nombre total des clients
vis des offres de l’entreprise.

IV- Indicateurs du processus management du système commercial

Indicateur Méthode de calcul Objectif

Représente les prévisions de
Chiffre d’affaires l’évolution du volume
Le total du chiffre d’affaires prévu pour
prévu pour le d’affaires générées par
les trois mois à venir.
prochain trimestre l'activité courante de
l'entreprise.
Permet de mesurer l’efficacité
Taux de réalisation CA réalisé dans un trimestre *100
des prévisions liées au chiffre
du CA prévu CA prévu pour le même semestre
d’affaires.
Nombre de prospects Représente les prévisions de
Le total des prospects prévu pour les trois
prévus pour le l’évolution de l’activité de
mois à venir.
prochain trimestre prospection.
Taux de réalisation Pour un trimestre : Permet de mesurer l’efficacité
des prospections Nombre de prospections réalisé *100 des prévisions liées à la
prévues Nombre de prospections prévu prospection.
Nombre des prévisions
Taux de réalisation
réalisées pour un trimestre Mesure le degré de réalisation
globale des
Total des prévisions pour le même des prévisions trimestrielles.
prévisions
trimestre
Efficacité des Pour une période : Mesure le degré d’efficacité
stratégies Nombre de stratégies commerciales des stratégies commerciales.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

83
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

commerciales aboutissant à un résultat satisfaisant *100

Total des stratégies commerciales
élaborées
C’est un indicateur qualitatif qui permet Renseigne sur le degré de
Qualité de prise de d’avoir un aperçu global sur la qualité de rationalité des décisions
décision la prise de décision par le processus relatives au processus
management commercial.

8- Les diagrammes de flux

Nous avons élaboré le diagramme de flux pour avoir une vue globale sur la gestion de
chaque processus.
Ci-après, les diagrammes de flux des deux processus du système commercial :

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

84
 VUE GLOBALE DU PROCESSUS COMMERCIAL (VDR)

Contact du prospect Présentation de l’offre Négociation Concrétisation

Besoin du prospect identifié Offre technique et financière présentées Accord Prospect converti

Appui
technique

PV de PV de Contrat
Cahier de Cahier de Planning Offre technique Offre négociation et signé
Fiche de Fiche PV Présentation Liste des Planning Offre validation Facture Accusé de PV de lancement
d’organisation charge charge validé initiale technique fiche de prix
Besoin de de SisPay et besoins initial financière du prospect archivé d’acompte réception de la production
(logistique) ses activités initial validé validée
global RDV

Elaborer le Valider le Elaborer Elaborer Présenter Relancer le Envoyer

besoin dans le Fixer Préparer Elaborer Valider le Valider Elaborer
Tenir la cahier de cahier de le l’offre les offres Négocier le Conclure Facturer client jusqu’à l’accusé de Lancer la
périmètre de un la la liste des planning l’offre l’offre
notre activité RDV réunion
réunion
besoins
charge charge planning
initial
technique
technique financière
au contrat le contrat l’acompte réception du réception du production
initial initial initial initiale * prospect paiement paiement

Assister et Validation Signer le

Exprimer le exprimer du prospect contrat
besoin le besoin
global détaillé

Vue Interne
(*) Analyse du produit à proposer ( offre de nouveau produit) ou personnalisation d’un produit existant(offre d’adaptation)
Vue Client
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Section3: La modélisation du système Financier

1- Le découpage du système Financier
Nous avons élaboré la cartographie globale du système, qui permet de repérer les missions
du processus management dans le système financier, il s’agit principalement de :
-Définir les objectifs financiers ;
-Elaborer les stratégies financières;
-Etablir les budgets ;
-Contrôler et mesurer le rendement.
Elle donne également une vue claire sur les activités du système. Il s’agit de :
-Gérer les achats ;
-Gérer les dettes fournisseurs ;
-Gérer les créances clients;
-Gérer les flux de documents ;
-Gérer la caisse.
Quant aux systèmes supports, ils sont :
-Système Potentiel humain ;
-Système Information ;
-Système Commercial.
Nous avons identifié six processus dans le système financier :
-Processus des achats pour l’interne ;
-Processus des achats revendus ;
-Processus des dettes-fournisseurs ;
-Processus des créances-clients ;
-Processus de gestion des documents;
-Processus de gestion de la caisse;

2- La cartographie du système Financier

La cartographie du système commerciale de l’entreprise SisPay Peut être présenté comme
suit :

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

87
Figure 5 : Cartographie du système Financier
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

3- Les Workflows des processus du système Financier

Nous avons élaboré les Workflows des six processus :
 Processus des Achats pour l’interne

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

89
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

90
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Processus des Achats revendus

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

91
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

92
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Processus des Dettes-fournisseurs

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

93
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Processus des créances-clients

Créances clients
Administration
Client Production et Qualité
Facturation de la créance

et Marketing

Début

Livraison
de produit

Facturer le
reliquat

Facture du
reliquat reçue

(Re)lancer le
client

NON
Recevoir le
paiement
Règlement de la créance client

OUI
Accusé de
réception Envoyer un accusé de
reçu réception au client

Transmettre un copie
de la facture et le
règlement à l’A&M

Remettre le
chèque à la
banque

Gestion des
flux de
documents

Fin

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

94
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Processus de gestion des documents

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

95
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

96
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

 Processus de gestion de la caisse

Gestion de la caisse
Administration et
Direction SisPay
Marketing

Début
Alimentation de caisse

Ordre de virement
mensuel au nom du
responsable A&M

Recevoir le
virement

Retrait d’argent

Alimenter la caisse

Dépenses

Achat <300 Dépenses

dhs quotidiennes
Couverture des dépenses

Couvrir les
dépenses

Enregistrer les
dépenses sur odinateur

Gestion des
flux de
documents

Fin

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

97
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

4- La description des procédures du système Financier

Nous avons scindé chaque processus en procédures simples et claires :
- Les procédures du processus des achats pour l’interne sont :
 Expression du besoin ;
 Choix du fournisseur ;
 Commande ;
 Réception.
- Les procédures du processus des achats revendus sont :
 Expression du besoin ;
 Choix du fournisseur ;
 Commande ;
 Suivi ;
 Réception.
- Les procédures du processus des dettes-fournisseurs sont :
 Réception de la facture ;
 Règlement de la dette fournisseur.
- Les procédures du processus des créances-clients sont :
 Facturation de la créance ;
 Règlement de la créance client.
- Les procédures du processus de gestion des documents sont :
 Réception des documents ;
 Archivage des documents ;
 Exploitation des documents ;
 Diffusion des résultats ;
- Les procédures du processus de gestion de la caisse sont :
 Alimentation de caisse ;
 Couverture des dépenses.
Ces procédures sont rédigées comme suit :
 Processus des Achats pour l’interne

Système Financier

Achats pour l’interne Intitulé: Procédure d’expression du besoin

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AI/EB
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Expression du besoin », relative au processus d’achats destinés à
l’interne, décrit les étapes à suivre pour exprimer le besoin d’un service demandeur.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lorsqu’il est nécessaire de
contacter un éditeur d’appel d’offre.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

98
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Le responsable Administration et Marketing ;

-Le service demandeur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une meilleure visibilité des besoins internes ;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le service demandeur remplit le formulaire de demande interne et -Le Service
1 l’envoi à l’Administration et Marketing. Demandeur
Le responsable Administration et Marketing reçoit le formulaire de -Administration et
2 demande interne rempli. Marketing
Le responsable Administration et Marketing transmet le formulaire de - Administration et
3 demande interne rempli au Directeur de SisPay. Marketing

Outils de la procédure

Outils Type
-Formulaire de demande interne
-Formulaire de demande interne rempli

Système Financier

Achats pour l’interne Intitulé: Procédure de choix du fournisseur

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AI/CF
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Choix du fournisseur », relative au processus des achats destinés à
l’interne, décrit d’une manière détaillée les tâches à réaliser pour choisir le fournisseur
auprès duquel il faut commander.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lorsqu’il est nécessaire de
commander un bien/service destiné à un usage interne.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
-La Direction SisPay ;
-Le Delivery Manager ;
-Le service demandeur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans le choix des fournisseurs ;
-Une optimisation des coûts ;

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

99
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.

Description de la procédure
Tâche Acteur
La Direction de SisPay analyse le besoin du service demandeur, afin de
1 décider s’il est nécessaire de procéder à l’achat ou non.
-Direction SisPay
La Direction SisPay informe l’Administration et Marketing de sa
2 décision, via un courrier électronique.
-Direction SisPay
Si la décision est défavorable, le responsable Administration et - Administration
Marketing informe le service demandeur, et la procédure s’arrête à ce et Marketing
3 niveau.
Le cas échéant, il procède, en collaboration avec le service demandeur, à - Service
la consultation de différents fourniseurs. demandeur
Le responsable Administration et Marketing élabore une fiche des offres - Administration
4 et la transmet à la Direction et le Delivery Manager. et Marketing
La Direction SisPay, en collaboration avec le Delivery Manager
-Delivery
choisissent l’offre adéquate aux besoins de l’entreprise. Et ce, en se
5 basant sur la fiche de demande et la fiche des offres.
Manager
- Direction SisPay
Puis la Direction SisPay élabore la fiche de choix.
Après avoir choisi le fournisseur auprès duquel il faut commander, la
6 Direction SisPay avise le responsable Administration et Marketing.
- Direction SisPay

Outils de la procédure

Outils Type
-Courrier électronique (décision)

-Courriers électroniques (Consultation fournisseurs)

-Appels téléphoniques (Consultation fournisseurs)

-Courrier électronique (décision défavorable)

-Fiche des offres

-Fiche de choix

-Courrier électronique (informer du choix)

Système Financier

Achats pour l’interne Intitulé: Procédure de Commande

Approuvé par :
Rédigé par: Sara KNADEL Mars 2013 Réf: SF/AI/C
Direction SisPay

Objet de la procédure
La procédure «Commande », relative au processus des achats destinés à l’interne,
décrit les étapes à suivre lors de la commande d’un bien/service pour usage interne,
auprès d’un fournisseur choisi.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

100
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Domaine d’application de la procédure

Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, après le choix du fournisseur
auprès du quel il faut commander le bien/service pour répondre à un besoin interne.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-L’Administration et Marketing;
-Le Fournisseur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne gestion des commandes ;
-Une meilleure gestion de la relation fournisseur ;
-Un contrôle permanent des réalisations des intervenants.
Description de la procédure

Tâche Acteur
1 Le reponsable Administration et Marketing contacte le fournisseur via - Administration
courrier électronique ou appel téléphonique. et Marketing
2 Le responsable Administration et Marketing négocie avec le fournisseur - Administration
la date de livraion, le prix et les modalités de paiement. et Marketing
En cas d’accord, le responsable Administration et Marketing fait la - Administration
3 commande, et élabore un bon de commande signé qu’il va envoyer par et Marketing
la suite au fournisseur contacté.
Le cas échéant, on retourne à la procédure du choix de fournisseur.
4 Le responsable Administration et Marketing doit archiver une copie du -Direction
bon de commande envoyé au fournisseur. Commerciale

Outils de la procédure

Outils Type
-Courrier électronique (Contact du fournisseur)
-Appel téléphonique (Contact du fournisseur)
-Courrier électronique (négociation)
-Appel téléphonique (négociation)
-Courrier électronique (Commande)
-Appel téléphonique (Commande)
-Bon de Commande

-Copie du bon de commande à archiver

Système Financier

Achats pour l’interne Intitulé: Procédure de Réception

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AI/R
Direction SisPay 2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

101
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Objet de la procédure
La procédure «Réception », relative au processus d’achat pour l’interne, décrit les
tâches que les responsables doivent effectuer lors de la réception d’une commande.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la réception d’une
commande destinée à satisfaire un besoin interne.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
-Le service demandeur ;
-Le fournisseur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne organisation des efforts des responsables ;
-Une efficacité dans le contrôle de conformité ;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque responsable.
Description de la procédure
Tâche Acteur
1 L’Administration et Marketing reçoit la marchandise. - AM
L’Administration et Marketing avise le service demandeur de la - Administration
2 réception de la marchandise. et Marketing
Le service demandeur vérifie la conformité de la marchandise et établit -Service
3 l’état de marchandise. demandeur
Si la marchandise est conforme, le responsable Administration et
-Administration et
4 Marketing signe le bon de livraison, si non, il procède au retour de la
Marketing
marchandise.
Le responsable Administration et Marketing transmet la marchandise au -Administration et
5 service demandeur. Marketing

Outils de la procédure

Outils Type
-Courrier électronique (avis de réception)

-Etat de marchandise

 Processus des Achats revendus

Système Financier

Achats revendus Intitulé: Procédure d’expression du besoin

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AR/EB
Direction SisPay 2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

102
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Objet de la procédure
La procédure « Expression du besoin », relative au processus des achats revendus,
décrit de manière claire, le déclanchement du besoin d’achat, et l’acteur qui en est
responsable.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la réception d’une
commande de matériel de la part d’un client.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-La Direction Commerciale.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans le traitement des commandes clients ;
-Une maîtrise de l’état des stocks;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le Directeur Commercial reçoit une commande de la part d’un client -Direction
1 désirant un matériel donné. Commerciale
2 Etablir une fiche de besoin -DC
En se basant sur les exigences du client, le Directeur Commercial vérifie -Direction
le stock : Commerciale
3 -Si le matériel est disponible, il exécute le processus de livraison de
mtériel ;
-Si non, il passe à la procédure de choix du fournisseur.

Outils de la procédure

Outils Type
-Fiche de besoin client

-Fiche de l’Etat de stock

Système Financier

Achats revendus Intitulé: Procédure de choix du fournisseur

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AR/CF
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Choix du fournisseur », relative au processus d’achats revendus,
décrit les tâches qui sont à réaliser et les acteurs concernés, afin de choisir le
fournisseur adéquat à chaque situation.
Domaine d’application de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

103
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, à chaque fois qu’i est
nécessaire de contacter un fournisseur pour effectuer une commande de matériel
destiné à être vendu.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-La Direction Commerciale ;
-Le Delivery Manager.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Un choix optimal de fournisseur adéquat à la commande en question ;
-Une synergie des efforts des intervenants ;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
Si le matériel commandé n’est pas disponible en stock, la Direction
- Direction
1 Commercial, et compte tenu des exigences du clients, procède à la
Commerciale
consultation des offres de plusieurs fournisseurs.
Ensuite, la Direction Commerciale regroupe les informations collectées - Direction
2 dans une fiche des offres, pour pouvoir les analyser. Commerciale
La Direction Commerciale, en collaboration avec le Delivery Manager,
- DC
3 analysent les offres des fournisseurs consultés. En se basant sur la fiche
-DM
de besoin client et la fiche des offres.
La Direction comerciale et le Delivery manager choisissent l’offre la - DC
4 plus adéquate. -DM
5 La Direction Commerciale élabore la fiche de choix. -DC

Supports de la procédure

Outils Type
-Courriers électroniques (consultation des fournisseurs)
-Appels téléphoniques (consultation des fournisseurs)
-Fiche des offres
-Fiche de choix

Système Financier

Achats revendus Intitulé: Procédure de Commande

Approuvé par :
Rédigé par: Sara KNADEL Mars 2013 Réf: SF/AR/C
Direction SisPay

Objet de la procédure
La procédure «Commande », relative au processus des achats revendus, décrit les
étapes à suivre lors de la commande d’un matériel auprès d’un fournisseur choisi.
Domaine d’application de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

104
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, après le choix du fournisseur

auprès du quel il faut commander le matériel à revendre.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-La Direction Commerciale ;
-Le Fournisseur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne maîtrise des commandes ;
-Une meilleure gestion de la relation fournisseur ;
-Un contrôle permanent des réalisations des intervenants.
Description de la procédure

Tâche Acteur
Après le choix du fournisseur auprès duquel il faut commander, le -Direction
1 Directeur Commercial contacte le fournisseur via courrier électronique. Commerciale
Le Directeur Commercial négocie avec le fournisseur le prix, le délais -Direction
2 de livraison et les modalités de paiement. Commerciale
Suite à la négociation, si les deux parties sont d’accord, le Directeur -Direction
Commercial fait la commande, et envoie un bon de commande au Commerciale
3 fournisseur, qui, à son tour commence la livraison. Le cas échéant, on
retourne à la procédure de choix de fournisseur.
4 Enfin, le Directeur Commercial élabore la fiche de commande afin de la -Direction
transmettre à l’Administration et Marketing. Commerciale

Outils de la procédure

Outils Type
-Courrier électronique (contact fournisseur)

- Courrier électronique (négociation)

- Courrier électronique (commande)

-Bon de Commande

-Fiche de Commande

Système Financier

Achats revendus Intitulé: Procédure de suivi

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AR/S
Direction SisPay 2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

105
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Objet de la procédure
La procédure «Suivi », relative au processus d’achats revendus, décrit les tâches que
les responsables doivent effectuer afin d’assurer un suivi efficace des commandes de
matériel à revendre.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors du suivi des commandes
de matériel destiné à être vendu.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
-La Direction Commerciale ;
-La société de transport ;
-Le transitaire.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Un suivi efficace des commandes de matériel ;
-Une bonne gestion de la relation transitaires et transporteurs ;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure

Tâche Acteur
Le Directeur Commercial transmet la fiche de commande et une copie -Direction
1 du BC au responsable Administration et Marketing. Commerciale
Le responsable Administration et Marketing assure le suivi de la
commande à travers les courriers électroniques et les appels Administration et
2 télephoniques. Et élabore une fiche de suivi dans laquelle il explique Marketing
l’état de la commande dans une logique chronologique.
Le responsable Administration et Marketing rassemble toutes les
-Administration et
3 informations relatives à la commande dans un dossier, qu’il va
Marketing
transmettre au transitaire et au transporteur.
Le responsable Administration et Marketing avise la société de transport
-Administration et
4 et le transitaire, et leur transmet le dossier de la commande via des
Marketing
courriers électroniques.
La société de transport reçoit le dossier, et assure le transport du
-Société de
5 matériel. Le transporteur envoie à l’Administration et Marketing les
transport
factures et les pièces justificatives.
Le transitaire à son tour, reçoit le dossier, et assure le dédouanement et
6 le magasinage du matériel. Ensuite, il envoie à l’Administration et -Transitaire
Marketing les factures et les pièces justificatives.
Le responsable Administration et Marketing reçoit les factures et
-Administration
7 documents justificatifs et exécute la procédure de gestion des flux
et Marketing
de documents.

Outils de la procédure

Outils Type
-Courrier électronique (suivi de la commande)
-Appel téléphonique (suivi de la commande)
-Fiche de suivi

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

106
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Dossier de commande

-Courrier électronique (aviser le transporteur et le transitaire)

-Appel téléphonique (aviser le transporteur et le transitaire)

-Courriers électroniques (transmission du dossier de commande)

Système Financier

Achats revendus Intitulé: Procédure de Réception

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/AR/R
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Réception », relative au processus des achats revendus, décrit les
tâches que les responsables doivent effectuer afin d’assurer la réception du matériel
commandé.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la réception d’un
matériel commandé.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
-Le transitaire ;
-Le fournisseur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Un contrôle de conformité plus efficace ;
-Une bonne gestion des stocks ;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque responsable
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le responsable Administration et Marketing reçoit le matériel -Administration et
1 commandé, ainsi que la facture du fournisseur. Marketing
Le responsable Administration et Marketing vérifie la conformité du -Administration et
2 matériel. Et élabore une fiche de l’état du matériel. Marketing
Si le matériel est conforme, le responsable Administration et Marketing
-Administration et
3 signe le bon de livraison. Si non, il procède au retour du matériel au
Marketing
fournisseur.
En cas de besoin de changement d’emballage, le responsable
-Administration et
4 Administration et Marketing modifie l’emballage du matériel. Le cas
Marketing
échéant, il garde l’emballage du fournisseur.
L’ Administration et Marketing fait entrer le matériel en stock et procède -Administration et
5 à la mise à jour de l’état du stock. Marketing

Outils de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

107
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Outils Type
-Etat de matériel

-Etat de mise à jour des stocks

 Processus des Dettes-fournisseurs

Système Financier

Dettes fournisseurs Intitulé: Procédure de réception de la facture

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/DF/RF
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure Réception de la facture », relative au processus de la gestion des dettes
fournisseurs, décrit de manière claire les étapes à suivre lors de la réception d’une
facture concernant un fournisseur donné.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la réception d’une
facture.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-L’Administration et Marketing ;
-Le fournisseur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans la gestion des factures reçues;
-Une maîtrise du contrôle de conformité;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure

Tâche Acteur
1 Le responsable Administration et Marketing reçoit la facture. - AM
2 Le responsable Administration et Marketing vérifie les informations - Administration
figurant sur la facture. et Marketing
3 Si les informations sont correctes, le responsable Administration et - Administration
Marketing classe la facture. Si non, il réclame les erreurs auprès du et Marketing
fournisseur.
En cas d’erreur, le fournisseur doit corriger la facture et la renvoyer au
responsable Administration et Marketing. Ce dernier procède à un
nouveau contrôle de conformité.

Outils de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

108
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Outils Type
-Courrier électronique (Réclamation)
-Appel téléphonique (Réclamation)

Système Financier

Dettes fournisseurs Intitulé: Procédure de règlement de la dette fournisseur

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/DF/RDF
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Règlement de la facture », relative au processus de gestion des dettes
fournisseurs, décrit les tâches qui sont à réaliser et les acteurs concernés, afin de régler
une facture échue.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, à chaque fois qu’il est
nécessaire de régler une facture échue.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-La Direction SisPay ;
-L’Administration et Marketing ;
-Le fournisseur.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne maîtrise des factures échues;
-Une meilleure gestion de la relation fournisseur;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
A l’échéance :
-Si le montant de la facture échue est inférieur à 300dhs, le responsable
Administration et Marketing règle la facture en espèce et reçoit un - Administration
accusé de réception de la part du fournisseur. et Marketing
- Si le montant de la facture échue est supérieur à 300dhs, le responsable
1 Administration et Marketing avise la Direction SisPay. - Direction
Le Directeur prépare le chèque et le transmet au responsable SisPay.
Administration et Marketing. Ce dernier en fait une copie et transmet le
chèque et la copie au fournisseur, qui à son tour, doit signer et cacheter
la copie et la rendre au responsable Administration et Marketing.
Le responsable administration et Marketing archive soit l’accusé de
- Administration
2 réception (En cas de paiement en espèce) ou la copie signée et cahetée
et Marketing
du chèque(En cas de paiement par chèque).

Outils de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

109
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Outils Type
-Accusé de réception du paiement en espèce à archiver

-Courriers électroniques (Aviser la Direction SisPay)

-Chèque

-Copie du chèque

 Processus des Créances-clients

Système Financier

Créances clients Intitulé: Procédure de facturation de la créance

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/CC/FC
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Facturation de la transaction », relative au processus de la gestion
des créances clients, décrit de manière claire les étapes à suivre lors de la facturation
d’une opération de vente de biens/services.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la facturation d’une
transaction.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-La Production et Qualité ;
-Le client.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans la gestion de la facturation;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure

Tâche Acteur
1 Lors de la préparation de la livraison d’un produit, le responsable - Production et
Production et Qualité procède à la préparation de la facture du reliquat. Qualité
2 Le responsable Production et Qualité transmet la facture au client lors de - Production et
la livraison. Qualité

Outils de la procédure

Outils Type
-Facture du reliquat

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

110
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Système Financier

Créances clients Intitulé: Procédure de règlement de la créance client

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/CC/RCC
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Règlement des créances », relative au processus de gestion des
créances clients, décrit les tâches qui sont à réaliser et les acteurs concernés, afin
d’encaisser une créance échue.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de l’encaissement d’une
créance client.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-La Production et Qualité ;
-L’Administration et Marketing ;
-Le client.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne maîtrise des créances échues;
-Une meilleure gestion de la relation client;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le responsable Production et Qualité doit relancer le client jusqu’à - Production et
1 recouvrement de la créance. Qualité
Ensuite, le responsable Production et Qualité envoie un accusé de - Production et
2 réception au client. Qualité
Le responsable Production et Qualité transmet une copie de la facture et - Production et
3 le règlement à l’Administration et Marketing. Qualité
Le responsable Administration et Marketing remet le chèque en banque - Administration
4 et archive la copie de la facture. et Marketing

Outils de la procédure

Outils Type
-Courriers électroniques (Relancer le client)
-Appels téléphoniques (Relance client)
-Accusé de réception de paiement

-Copie de la facture du reliquat

 Processus de gestion des documents

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

111
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Système Financier

Gestion des documents comptables

Intitulé: Procédure de réception des documents
et administratifs

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/DCA/RD
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Réception des documents », relative au processus de gestion des
documents comptables et administratifs, décrit les étapes à suivre lors de la réception
d’un document de nature comptable ou administratif.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de la réception d’un
document comptable ou administratif.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne gestion des documents comptables et administratifs;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le responsable Administration et Marketing reçoit les documents - Administration et
1 comptables et administratifs. Marketing
Le responsable Administration et Marketing doit classer les documents -Administration et
2 comptables et administratifs reçus par nature, et selon un ordre Marketing
chronologique.
Le responsable Administration et Marketing élabore une liste des -Administration et
documents reçus et classés. Cette liste doit être mise à jour après la Marketing
3 réception et le classement de chaque documents comptable ou
administratif.

Outils de la procédure

Outils Type
-Liste des documents

Système Financier

Gestion des documents comptables

Intitulé: Procédure d’archivage des documents
et administratifs

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

112
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/DCA/AD
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Archivage des documents », relative au processus de gestion des
documents comptables et administratifs, décrit d’une manière détaillée les tâches à
réaliser pour archiver un document comptable ou administratif reçu et déjà classé.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de l’archivage des
documents comptables et administratifs.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
-Le cabinet comptable;
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une efficacité dans la gestion des archives;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le responsable Administration et Marketing doit scanner chaque - Administration
1 document comptable/administratif reçu et classé. et Marketing
Le responsable Administration et Marketing sauvegarde les copies - Administration
2 scannées sur ordinateur. et Marketing
Si le document doit être envoyé au cabinet comptable, le responsable
- Administration
3 Administration et Marketing envoie une copie scannée du document au
comptable. et Marketing
Puis, le responsable Administration et Marketing archive les documents - Administration
4 originaux. et Marketing

Outils de la procédure

Outils Type
-Base de données des documents scannés

-Courriers électroniques (envoie de copies scannés)

Système Financier

Gestion des documents comptables

Intitulé: Procédure d’exploitation des documents
et administratifs

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/DCA/ED
Direction SisPay 2013

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

113
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Objet de la procédure
La procédure «Exploitation des documents », relative au processus de gestion des
documents comptables et administratifs, décrit les étapes à suivre afin d’exploiter les
documents.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors de l’exploitation des
documents comptables et administratifs.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-L’Administration et Marketing;
-Le cabinet comptable.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une meilleure efficacité dans l’exploitation des documents ;
-Une meilleure gestion de la relation cabinet comptable ;
-Un contrôle permanent des réalisations des intervenants.
Description de la procédure

Tâche Acteur
Le cabinet comptable exploite les documents comptables et - Cabinet
1
administratifs reçus. comptable
Le cabinet comptable établit les déclarations sociales et fiscales. - Cabinet
2
comptable
3 Après avoir établi les déclarations sociales et fiscales, le cabinet - Cabinet
comptable avise l’Administration et Marketing. comptable
4 Le responsable Administration et Marketing procède au règlement de la - Administration
dette. et Marketing
Le Cabinet comptable règle les déclaration, et tient la comptabilité et la - Cabinet
5 finance. comptable
Le Cabinet comptable établit les Etats de synthèses et les transmet au - Cabinet
6 responsable Administration et Marketing comptable

Outils de la procédure

Outils Type

Système Financier

Gestion des documents comptables

Intitulé: Procédure de diffusion des résultats
et administratifs

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/DCA/DR
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

114
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

La procédure «Diffusion des résultats », relative au processus de gestion des

documents comptables et administratifs, décrit les tâches que les responsables doivent
effectuer afin de diffuser le résultat de l’exploitation de ces documents.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lors la diffusion des résultats
relatifs à l’exploitation des documents comptables et administratifs.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-Le responsable Administration et Marketing ;
-La Direction SisPay ;
-Le cabinet comptable.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne gestion des résultats d’exploitation des documents ;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque responsable.
Description de la procédure
Tâche Acteur
Le cabinet comptable envoie les états de synthèse au responsable - Cabinet
1 Administration et Marketing comptable
Après avoir reçu les états de synthèses, le responsable Administration et - Administration
2 Marketing archive une copie des états de synthèses reçus. et Marketing
Le responsable Administration et Marketing transmet les états de - Administration
3 synthèse reçus à la Direction SisPay. et Marketing

Outils de la procédure

Outils Type
-Etats de synthèse

-Copie des états de synthèse à archiver

 Processus de gestion de la caisse

Système Financier

Gestion de la caisse Intitulé: Procédure d’alimentation de caisse

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/GC/AC
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure « Alimentation de caisse », relative au processus de la gestion de
caisse, décrit de manière claire les étapes à suivre afin d’assurer l’alimentation de
caisse.
Domaine d’application de la procédure

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

115
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, à chaque fois qu’il est
nécessaire d’alimenter la caisse.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-L’Administration et Marketing;
-La Direction SisPay.
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une meilleure gestion de la caisse;
-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
La Direction SisPay émet un ordre de virement mensuel au nom du - Direction SisPay
1 responsable Administration et Marketing.
2 Le responsable Administration et Marketing reçoit le virement mensuel. - AM
Le responsable Administration et Marketing procède à un retrait de la - Administration
3 somme versée. et Marketing
4 Le responsable Administration et Marketing alimente la caisse. - AM

Outils de la procédure

Outils Type
-Ordre de virement

Système Financier

Gestion de la caisse Intitulé: Procédure de couverture des dépenses

Approuvé par : Mars

Rédigé par: Sara KNADEL Réf: SF/GC/CD
Direction SisPay 2013

Objet de la procédure
La procédure «Couverture des dépenses », relative au processus de gestion de la
caisse, décrit les tâches qui sont à réaliser et les acteurs concernés, afin d’assurer la
couverture des dépenses en espèce.
Domaine d’application de la procédure
Cette procédure s’applique, dans l’entreprise SisPay, lorsqu’il est nécessaire de
couvrir une dépense en espèce.
Cible de la procédure
La présente procédure concerne :
-L’Administration et Marketing ;
Changement par rapport à l’existant
Les apports de cette procédure peuvent se résumer comme suit :
-Une bonne gestion des dépenses à régler en espèce ;

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

116
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

-Une meilleure gestion de la caisse;

-Un contrôle permanent des réalisations de chaque intervenant.
Description de la procédure
Tâche Acteur
Pour les achats quotidiennes et les dettes fournisseur<300 dhs, le
- Administration
1 responsable Administration et Marketing règle les dépenses en espèce
et Marketing
(par caisse).
Ensuite, le responsable Administration et Marketing enregistre les - Administration
2 dépenses réglées dans une base de données sur ordinateur. et Marketing
Le responsable procède à la gestion des flux de documents (accusé de - Administration
3 réception du paiement, factures réglées,…..) et Marketing

Outils de la procédure

Outils Type
-Base de données des dépenses

5- Le tableau des responsabilités du système Financier

Les tableaux suivants présentent les responsabilités de chaque intervenant dans le système
financier de l’entreprise SisPay :
 Responsable Administration et Marketing

Processus Procédure Tâche Outil

Recevoir le formulaire de Formulaire de demande interne
Expression demande rempli
du besoin Transmettre le formulaire à la Formulaire de demande interne
DS rempli
Recevoir la décision de la DS Courrier électronique
Informer le demandeur de la
décision défavorable de la DS Courrier électronique
ou,
Choix du
A fournisseur
Consulter les fournisseurs en cas Appels téléphoniques/courriers
C de réponse favorable électroniques
H Faire une fiche des offres Fiche des offres
A
T Transmettre la fiche des offres à
S la Direction et le DM
Appels téléphoniques/courriers
Contacter le fournisseur choisi
P électroniques
O Négocier le délai de livraison, le Appels téléphoniques/courriers
U prix et les modalités de paiement électroniques
R
Commande Appels téléphoniques/courriers
Faire la commande
L’ électroniques
I
Remplir le bon de commande
N Bon de commande
T et l’envoyer au fournisseur

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

117
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

E Archiver le bon de commande

R Copie du bon de commande
signé
N
Recevoir la marchandise
E
Aviser le service demandeur Courrier électronique
Réception Signer le bon de livraison/retour
de marchandise
Transmettre la marchandise au
service demandeur

Processus Procédure Tâche Outil

Appels
Assurer le suivi téléphoniques/courriers
électroniques
Faire une fiche de suivi Fiche de suivi
A Faire un dossier de commande Dossier de commande
C
Appels
H Suivi Aviser le transporteur et le
téléphoniques/courriers
A transitaire
électroniques
T
S Transmettre le dossier de
Courrier électronique
commande
R Recevoir les factures et les
E pièces justificatives
V Gérer les flux de documents
E Recevoir la marchandise et les
N factures
D
Vérifier la conformité Etat de matériel
U
S Signer le bon de livraison/retour
Réception de marchandise
Changer l’emballage/garder
celui du fournisseur
Stocker la marchandise et mettre Etas de mise à jour des
à jour les stocks stocks

Processus Procédure Tâche Outil

D Recevoir la facture
E Réception de
Vérifier la facture
T la facture
T Réclamer/classer la facture Courrier électronique
E Payer en espèce
S <300
DHS Archiver l’accusé de Accusé de réception à
F réception archiver
O Règlement de Aviser la DS Courrier électronique
U
R la dette Recevoir le chèque Chèque
>300
N fournisseur DHS Faire une copie du
I Copie du chèque
chèque
S
S Transmettre le chèque et
E la copie au fournisseur

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

118
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

U
Archiver la copie signée
R Copie signée et cachetée
S et cachetée

Processus Procédure Tâche Outil

Remettre le chèque en banque
Règlement de
Exécuter la procédure de gestion
CREANCES la créance des flux de documents
CLIENTS client
Réclamer/classer la facture Courrier électronique

Processus Procédure Tâche Outil

G Recevoir les documents
E Réception des Classer les documents
S documents
T Elaborer la liste des documents Liste des documents
I Scanner les documents
O
Sauvegarder une copie scannée Base de données des
N
sur ordinateur documents scannés
Archivage des
D documents Envoyer une copie au comptable
Courrier électronique
E si nécessaire
S Archiver les documents
originaux
D
O Exploitation
Régler les dettes fiscales et
C des sociales
U documents
M Recevoir les états de synthèses Etats de synthèses
E Archiver une copie des états de
N Diffusion des
synthèses
Copie des états de synthèse
T résultats
S Transmettre les états de
synthèses à la DS

Processus Procédure Tâche Outil

Recevoir le virement
Alimentation
Faire un retrait d’argent
de caisse
Alimenter la caisse
GESTION Couvrir les dépenses
DE LA quotidiennes et les dettes
CAISSE fournisseurs < 300DHS
Couverture
des dépenses Enregistrer les dépenses sur Base de données des
ordinateur dépenses
Gérer les flux de documents

 Direction Commerciale

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

119
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Processus Procédure Tâche Outil

Recevoir la commande d’un
client
Expression du Elaborer la fiche de besoin Fiche de besoin
besoin Vérifier le stock
Si disponible : procédure Fiche de stock
livraison matériel
Appels
A téléphoniques/courriers
Consulter plusieurs fournisseurs
C électroniques
H
A Choix du Elaborer une fiche des offres Fiche des offres
T fournisseur Analyser les offres
S
Choisir un fournisseur
R Elaborer une fiche de choix Fiche des offres
E Contacter le fournisseur Courriers électroniques
V
E Négocier le délai de livraison, le
Courriers électroniques
N prix et les modalités de paiement
D En cas d’accord, faire la
U commande. Si non, retour à la Courriers électroniques
S Commande procédure de choix de
fournisseur.
Envoyer le bon de commande au
Bon de commande
fournisseur
Faire la fiche de commande Fiche de commande
Transmettre la fiche de
Suivi commande et une copie du BC à
l’A&M

 Delivery Manager

Processus Procédure Tâche Outil

ACHATS POUR Choix du
L’INTERNE
Choisir un fournisseur
fournisseur

Processus Procédure Tâche Outil

ACHATS Choix du Analyser les offres
REVENDUS fournisseur Choisir un fournisseur

 Production et Qualité

Processus Procédure Tâche Outil

Préparer la facture du reliquat Facture du reliquat
Facturation
de la créance Transmettre la facture du
Facture du reliquat
reliquat au client

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

120
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Appels
CREANCES Relancer le client jusqu’à téléphoniques/courriers
CLIENTS réception du paiement électroniques
Règlement de Fiche de suivi
la créance Envoyer un accusé de réception
client Accusé de réception
du paiement au client
Transmettre une copie de la
Copie de la facture
facture et le règlement à l’A&M

 Direction SisPay

Processus Procédure Tâche Outil

Analyser le besoin
Informer l’A&M de la décision
ACHATS Courrier électronique
Choix du prise
POUR
fournisseur Choisir un fournisseur
L’INTERNE
Faire une fiche de choix Fiche de choix
Aviser l’A&M du choix effectué Courrier électronique

Processus Procédure Tâche Outil

DETTES Règlement de Préparer le chèque Chèque
FOURNISS- la dette
EURS Transmettre le chèque à l’A&M
fournisseur

Processus Procédure Tâche Outil

GESTION Diffusion des
DES Recevoir les états de synthèses Etats de synthèses
DOCUMENTS résultats

Processus Procédure Tâche Outil

GESTION DE Donner un ordre de virement
LA CAISSE Alimentation
mensuel au nom du responsable Ordre de virement
de caisse A&M

6- Les modèles des outils du système Financier

Les modèles des documents utilisés dans ce système sont présentés en annexes
(Annexe 2).

7- La liste des indicateurs du système Financier

I- Tableau des indicateurs
A- Indicateurs financiers

Volet Indicateur Méthode de calcul Objectif

Rentabilité Résultat net x100 Renseigne sur la rentabilité
économique Total investissement mesurée par rapport aux actifs
immobilisés par l’entreprise
R
pour produire (efficacité du
E processus productif).

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

121
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

N Rentabilité Résultat net x100 Mesure la rentabilité par rapport

T financière Capitaux propres aux capitaux propres.
NB : en cas d’absence des dettes :
A Rentabilité économique=Rentabilité
B financière.
I Taux de Résultat net x100 Mesure la rentabilité de
L rentabilité net Chiffre d’affaires l’entreprise en fonction de son
I chiffre d’affaires
T Ratio de liquidité Actif circulant-stock x100 Indique la solvabilité à court
immédiate Passif circulant terme de l’entreprise sans
E
recours à la vente des stocks.
NB : Il doit être>1 pour que
l’entreprise soit solvable à CT
L Ratio de liquidité Actif circulant x100 Indique la solvabilité à court
I générale Passif circulant terme de l’entreprise.
Q NB : Il doit être>1 pour que
U l’entreprise soit solvable à CT
I
D Capitaux propre x100 Il permet de connaître la
I L’indépendance Passif capacité de l’entreprise à se
T
E
financière financer par ses propres moyens.
S Le Fond de FR = ressources stables – emplois stables Si le FR est supérieur à 0 : la
T Roulement structure est équilibrée. Car les
R ressources stables permettent de
U couvrir les besoins
C d’investissement à long terme.
T L’excédent dégagé assure le
U
financement du cycle
R
d’exploitation.
E
Le Besoin de BFR = actif circulant – passif circulant Si le BFR est supérieur à 0, le
F Fond de besoin de l’entreprise est
I Roulement supérieur aux ressources
N d’exploitation. Il faut donc le
A financer.
N La Trésorerie TN= FR-BFR Si la TN est supérieure à 0 :
C Nette l’entreprise dégage une
I
trésorerie excédentaire pouvant
E
être placée à CT. (situation
R
E
financière solide).

B- Autres indicateurs du système financier (relatifs à l’administration et achats)

Volet Indicateur Méthode de calcul Objectif

A Nombre mensuel Le nombre total des commandes Renseigne sur la fréquence
de commande effectuées dans un mois donné d’achat de l’entreprise.
C
Montant mensuel Le total des dépenses mensuelles en Renseigne sur l’évolution des
H des achats matière d’achat et approvisionnement dépenses de l’entreprise dans la
A politique d’achat, et lui permet
T d’optimiser ses coûts.
S Taus de remise Pour un mois : Renseigne sur l’efficacité des
/ moyen processus de choix des
Somme des taux de remises sur les fournisseurs et le poids de la
F commendes x100 négociation.
O Nombre de commande

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

122
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

U Taux mensuel de Pour un mois : Mesure le degré d’engagement

livraisons reçues Nombre de livraisons reçues en retard des fournisseurs choisis.
r
en retard x100
n Total des livraisons
I Taux mensuel Pour un mois : Mesure le degré de conformité
s des commandes Nombre de commandes reçues x100 des marchandises reçues.
s non conformes Total des commandes
e Dépenses par Montant des achats pour chaque Renseigne sur le volume des
fournisseur fournisseur commandes pour chaque
u fournisseur.
r Part mensuelle Pour un mois : Renseigne sur la part des achats
S des achats dans Total des achats x100 mensuel dans le CA réalisé. Et
le CA Total du CA permet d’optimiser les coûts.
Montant mensuel Le total des dettes-fournisseurs non Permet de savoir le volume des
des dettes- réglées dettes-fournisseurs en attente de
fournisseurs non règlement.
encore réglées
Nombre de jours Délai fournisseur Permet d’optimiser le délai
de crédit fournisseur.
Montant mensuel Montant total des factures en Renseigne sur le CA non encore
V des factures en attente de paiement encaissé.
E cours
N
Montant des Montant total des factures échues et non Renseigne sur le CA impayé.
T
E
factures réglées par le client
S impayées
/ Nombre de client Nombre de clients n’ayant pas réglé Renseigne sur le degré
C en litige leurs factures, et avec qui l’entreprise et d’engagement des clients de
L
en litige. l’entreprise. Et de repérer ceux
I
qui ne sont pas solvables.
E
N Nombre de jour Délai client Permet d’optimiser le délai
T de débit client.
Montant mensuel Montant total des dépenses réglées par la Renseigne sur les couts couverts
C des dépenses caisse par la caisse
A réglées en espèce
I Nombre de Nombre des dépenses réglées non
dépenses enregistrées pour un mois donné Renseigne sur l’efficacité dans
S
mensuelles la gestion de la caisse
S réglées par caisse
E et non
enregistrées
F Nombre de Dans un mois, Renseigne sur l’efficacité dans
L documents non Nombre de documents recherchés et non la gestion des flux de documents
U
X
repérés dans les trouvé dans les archives en interne.
archives
D
E
Nombre de Dans un mois, Renseigne sur l’efficacité dans
documents Nombre de documents sollicités et non la gestion des flux de documents
D sollicités par le envoyés au cabinet comptable en interne.
O cabinet
C comptables et
U
non envoyés

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

123
Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

M Nombre mensuel Dans un mois, Renseigne sur l’efficacité dans

E de réclamations Nombre de réclamations de la part du la gestion des flux de documents
N
T
du cabinet cabinet comptable entre l’entreprise et le cabinet
S comptable comptable.

II- Tableau de bord Financier (Processus management)

Système Indicateur Prévision Réalisation Ecart Variation Observations

(1) (2) (3) (4) (5) (6)
F
I
N
A
N
C
I
E
R

(1): Intitulé de l’indicateur

(2): La valeur de l’indicateur prévue dans les objectifs fixés à l’avance
(3) : La valeur réelle calculée de l’indicateur
(4) : La valeur réalisée x100
La valeur prévue
(5) : La valeur réalisée de l’indicateur (mois n) – La valeur réalisée de l’indicateur (mois n-1) x100
La valeur réalisée de l’indicateur (mois n-1)

(6) : Les observations et les recommandations nécessaires

8- Les diagrammes de flux du système Financier

Puis, nous avons élaboré le diagramme de flux pour avoir une vue globale sur la gestion
de ce système.
Ci-après, les diagrammes de flux des processus du système financier :

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

124
 VUE GLOBALE DU PROCESSUS FINANCIER DES ACHATS REVENDUS

Expression du besoin Choix du fournisseur Commande Suivi Réception

Besoin exprimé Fournisseur choisi Commande effectuée Suivi assuré Marchandise reçue

BC signé Dossier de commande Etat de mise

Fiche de Fiche des Fiche de Dossier de transmis au transporteur Etat du
Fiche de besoin Fiche de choix envoyé au BL signé à jour du
stock offres suivi commande et transitaire matériel
fournisseur stock

Assurer le Aviser le
Consulter Contacter le Négocier les Elaborer Elaborer le Recevoir le Vérifier la Vérifier Stocker
Recevoir une Vérifier les Analyser les Choisir un Faire la suivi de la transporteur Signer le
plusieurs fournisseur conditions la fiche de dossier de matériel et conformité l’emballage le
commande stocks (*) offres fournisseur commande commande et le BL
fournisseurs choisi d’achats (**) commande commande la facture (*****) (******) matériel
(***) transitaire

BC signé
reçu Dédouanement Transport
et magasinage assuré
assurés (****) (****)
(*) Si le matériel est disponible en stock, on procède à la livraison. Le cas échéant, il faut choisir le fournisseur auprès duquel il faut commander. Vue Interne
(**) En cas de désaccord, on retourne à la procédure du choix de fournisseur.
Vue fournisseur
(***)En se basant sur une copie du BC et la fiche de commande.
(****)Doivent livrer toute facture ou pièce justificative relative à la commande. Vue Transporteur
(*****)En cas de non-conformité du matériel, il faut procéder au retour du matériel. Vue transitaire
(*****)Soit changer l’emballage du matériel, ou garder celui du fournisseur.
 VUE GLOBALE DU PROCESSUS FINANCIER DES DETTES FOURNISSEURS

Réception de la facture Règlement de la dette fournisseur

Facture vérifiée et classée Dette fournisseur échue réglée

Espèce Chèques

Vérifier la Vérifier le
Archiver
Recevoir la Classer la montant de la Régler la
conformité l‘accusé de
facture facture facture échue facture
réception (***)
(*) (**)

Corriger les
erreurs et
renvoyer la
facture (*) Etablir un accusé
Recevoir le
de réception du
règlement
(*) : En cas de détection d’erreurs, il faut réclamer auprès du fournisseur. Ce dernier corrige et renvoie la facture. règelemnt
Vue Interne
(**) : Si le montant est inférieur à 300 dhs, le règlement est en espèce. Le cas échéant, la DS émet un chèque.
Vue fournisseur
(***) : Copie du chèque signée et cachetée par le fournisseur ou accusé de réception du paiement en espèce.
 VUE GLOBALE DU PROCESSUS FINANCIER DES CREANCES CLIENTS

Facturation de la créance Règlement de la créance client

Créance facturée Créance encaissée

Accusé de réception
préparé

Transmettre la Relancer le client Envoyer l’accusé Remettre le Archiver une

Facturer le
facture au client jusqu’à réception du de réception du chèque à la copie de la
reliquat (*) paiement paiement au client banque facture
(**)

Recevoir la
facture Payer la
créance

(*) : Lors de la préparation de la livraison. Vue Interne

(**) : Lors de l’exécution de la livraison au client. Vue client

 VUE GLOBALE DU PROCESSUS FINANCIER DE LA GESTION DES DOCUMENTS

Réception des documents Archivage des documents Exploitation des documents Diffusion des résultats

Documents reçus et classés Documents archivés Documents exploités Résultats diffusés

Base de Copie des états de

Liste des synthèse archivée
documents données

Elaborer une Sauvegarder

Classer les Scanner les Envoyer une Régler les Transmettre
une copie Archiver les Recevoir les Archiver une
Recevoir les liste des documents copie scannée au dettes les états de
documents scannée sur documents états de copie des états
documents documents reçus et comptable si fiscales et synthèse à la
(*) ordinateur originaux synthèse de synthèse
classés (**) classés nécessaire (***) sociales DS
(**)

Copie des Etablir les

Exploiter Tenir la Elaborer les
(*) Par nature et selon un ordre chronologique. documents reçue déclarations
les comptabilité et états de
sociales et
documents la finance synthèse
fiscales Vue Interne
(**) A mettre à jour après la réception de chaque document.

(***) Si non, on archive le document. Vue Cabinet comptable

 VUE GLOBALE DU PROCESSUS FINANCIER DE LA GESTION DE CAISSE

Alimentation de caisse Couverture des dépenses

Alimentation régulière de caisse assurée Dépenses réglées en espèce et enregistrées

Base de données des

Ordre de dépenses réglées en
virement espèce

Exécuter le
Régler les dépenses Enregistrer les
Emettre un ordre de Retirer Alimenter la processus de
et les dettes dépenses sur
virement mensuel (*) l’argent caisse gestion des
fournisseurs (**) ordinateur
documents

(*) : Un ordre de virement au nom du responsable Administration et Marketing Vue Interne

(**) : Les dépenses quotidiennes et les dettes fournisseurs inférieures à 300dhs.

Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Chapitre4 : L’application des procédures

Section1 : L’implémentation
1- Elaborer le Planning

Afin d’assurer une implémentation-test réussite, nous avons conçu le planning suivant :

Tâche Date
Intégrer les Workflows, les procédures et les tableaux de responsabilités
08/04/2013
dans Project ‘Or.
Aviser les acteurs par courrier électronique (avec avis e réunion le
08/04/2013
09/04/2013à 16 h)
Tenir une réunion avec les acteurs. L'objectif est de leur donner un aperçu
09/04/2013
global sur le changement que vont apporter les procédures.
Envoyer aux acteurs un tableau dans lequel ils peuvent mentionner tout
09/04/2013
blocage ou dysfonctionnement provoqué par l'une des procédures.
Début de l'exécution des procédures par les acteurs. 10/04/2013
Figure 7 : Planning de l’implémentation
Source : nous-mêmes
2- Intégrer le projet dans Project ‘Or
Project’ Or est un logiciel utilisé par l’entreprise SisPay comme un intranet. Il permet de
gérer la communication interne. De ce fait, nous avons intégré les documents relatifs au
manuel de procédures dans ce logiciel. Ce qui permettra aux différents acteurs d’accéder
facilement à toute information nécessaire, et de l’utiliser en toute confidentialité.

3- Aviser les acteurs

Nous avons avisé tous les acteurs concernés par ce manuel pour assister à une réunion.
L’objectif étant de leur expliquer le projet et ses apports.

4- Tenir la réunion
Les acteurs ont assisté à une réunion, durant laquelle nous avons essayé de leur donner un
aperçu global sur le projet, et les changements qu’il va apporter. Afin de les convaincre de
l’avantage de travailler selon un manuel formalisé et bien détaillé, et d’avoir leur adhésion et
leur implication dans l’exécution des procédures

5- Fiche d’évaluation des procédures

Cette fiche permettra à chaque acteur de mentionner les blocages et les
dysfonctionnements relatifs à chaque procédure.
Et suite à l’analyse de ces fiches remplies, nous pouvons extraire les modifications
nécessaires pour avoir une version améliorée et adaptée à l’usage quotidien des acteurs.

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

131
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Fiche d'évaluation des procédures

Nom du responsable:

Poste:

Date Système Processus Procédure Problème confronté

Figure 8 : Fiche d’évaluation des procédures

Source : nous-mêmes

6- L’élaboration de la version définitive

Il faut élaborer un rapport de l’implémentation-test, qui synthétise toutes les
dysfonctionnements et les blocages repérer par les acteurs. Et d’en extraire les modifications
nécessaires.
Ce rapport va être soumis à la Direction SisPay. Après l’approbation, l’auteur procède aux
modifications nécessaires, et obtient par la suite la version définitive des procédures. Cette
dernière sera prête à être appliquée par les utilisateurs.

Section2: La version définitive

Suite à l’analyse des résultats du test, nous avons vérifié avec la Direction les
modifications nécessaires afin d’aboutir à la version définitive, qui est présentée ci-dessus.
(Chapitre 3).
Ces changements concernaient généralement :
- L’ordre chronologique des tâches ;
- Les points de validation ;
- Les flux de documents.

Section3: La convention naming

Afin d’uniformiser les documents de notre manuel de procédures, nous avons élaboré une
convention naming, qui sera éditée à l’entête des documents présentés en annexes ou même
ceux qui existent déjà dans l’entreprise. De ce fait, cette convention naming sera intégrée dans
le système informatique de l’entreprise.
Elle se présente comme suit :

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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[Type de documente]-[Date]-[Référence]-[Nom du document]-[Version]-

[Emetteur]-[Récepteur]

Type document
Mentionner le type du document. Par exemple :
-Facture ;
-Devis ;
-Bon de commande ;
-Contrat ;
-Planning ;
-Cahier de charge ;
-Offre technique ;
-Offre financière……

Date
Préciser la date d’élaboration du document selon la forme suivante :
AAAA/MM/JJ.

Référence
Mentionner la référence complète du document.

Nom du document
Ecrire le nom complet du document.

Version
Indiquer la version du document.

Emetteur
Indiquer le nom de l’émetteur du document. Il peut être un responsable, ou
l’entreprise elle-même.

Récepteur
Indiquer le nom du récepteur du document. Il peut être une entreprise, un acteur
interne ou externe.
Exemples :
 Facture
[Facture]-[2013/04/04]-[023-04-13]-[Facture-intégration- solution X]-[V1.0]-[SisPay]-[Total]

 Devis
[Devis]-[2013/04/10]-[029-04-13]-[Devis- intégration- solution X]-[V1.0]-[SisPay]-[Total]

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 Bon de commande
[Bon de commande]-[2013/04/01]-[012-04-13]-[Achat-matériel]-[V1.0]-[SisPay]-[Kaprio]

 Contrat
[Contrat]-[2013/04/02]-[013-04-13]-[Contrat-consulting]-[V1.0]-[SisPay]-[HPS]

 Planning
[Planning]- [2013/04/09]-[020-04-13]-[Planning-projet X]-[V1.0]-[Production-Qualité]-[Delivery-
Manager]

 Cahier de charge
[Cahier de charge]-[2013/04/02]-[027-04-13]-[Cahier-de-charge-projet X]-[V1.0]-[Production-Qualité]-
[Delivery-Manager]

 Offre technique
[Offre technique]-[2013/04/03]-[018-04-13]-[Offre-technique-projet X]-[V1.0]-[Delivery-
Manager]-[Total]

 Offre financière
[Offre financière]-[2013/04/05]-[010-04-13]-[ Offre-financière-projet X]-[V1.0]-[Directeur-
Commercial]-[Total]

 Image
[Image]-[2013/04/03]-[018-04-13]-[Image-projet X]-[V1.0]-[Designer]-[Directeur-Commercial]

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Conclusion de la deuxième partie

L’élaboration d’un manuel de procédures est un travail assez délicat, qui nécessite une
bonne connaissance de l’entreprise, de son environnement interne et externe, ainsi qu’une
forte maîtrise de ses activités.
A travers notre projet de fin d’études, nous avons élaboré un manuel de procédures qui
formalise les processus des trois systèmes piliers de l’entreprise SisPay, à savoir : le système
commercial, financier et production. Ce manuel sera par la suite transposé, par la Direction,
sur les autres systèmes de la CIFOP².
Comme nous avons présenté dans cette deuxième partie, nous avons respecté un ensemble
d’étapes bien détaillées et bien définies afin d’élaborer un manuel de procédures simple et
clair pour les utilisateurs, et d’assurer son implémentation effective dans la gestion de
l’entreprise.

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Conclusion générale

La complexité et les difficultés, rencontrées dans le domaine de la gestion des entreprises,

imposent à chaque responsable de mieux comprendre son rôle dans la réalisation des objectifs
de son entité, ainsi que l’ensemble des activités qui doit exercer pour assurer ce rôle. Ces
tâches sont décrites dans un manuel de procédures qui permet de mettre en place un système
de contrôle interne efficace.
L’entreprise SisPay est une filiale créée en 2011 opérant dans le secteur informatique.
Cette entreprise est en pleine croissance, se trouve obligée de revoir son mode de gestion.
Consciente de l’importance de la disposition d’un manuel de gestion formalisant son
métier, et assurant un contrôle interne permanent, SisPay nous a confié la tâche de la
rédaction d’un manuel adapté à son domaine d’activité, et qui répond à trois objectifs
principaux :
-Etre un outil de gestion interne ;
-Etre un support pour mettre en œuvre un système de contrôle interne ;
-Etre un moyen de pérennisation du savoir faire.
Pour répondre à ce besoin, nous avons adopté une méthodologie reposant sur l’approche
systémique CIFOP². C’est une approche récente développée par le coach international
Sifeddine ELGHARBAOUI, qui consiste en le découpage de l’entreprise à six systèmes bien
définies et d’analyser leur interaction.
La recherche documentaire, les résultats des questionnaires ainsi que les interviews
réalisés nous ont permis d’avoir une idée claire et détaillée sur les activités de SisPay.
Et par la suite, nous avons rédigé un manuel de procédures spécifique à cette entreprise,
qui décrit ses trois systèmes piliers : le système commercial, financier et production.
Ce manuel sera transposé par la direction sur les autres systèmes de la CIFOP².

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Projet de fin d’études Instauration d’un système de contrôle interne via l’élaboration d’un manuel de procédures 2012/2013

Bibliographie
 L’entreprise marocaine soumise à la loi Sarbanes-Oxley, Talbi Mohamed As said, 2007 ;
 Cours de géopolitique du forum des étudiants de Sciences Po: [Link]
[Link]/géopolitique/[Link];
 Audit financier et contrôle interne : l’apport de la loi Sarbanes-Oxley, [Link], [Link],
[Link] Groupe HEC, 2003;
 Loi de sécurité financière, contrôle interne et fiabilité des SI, Chronique de Philippe Touitou
2007 ;
 L'appréciation du contrôle interne selon le référentiel COSO par Aksouh Hani et Mehenni
Samy Ismail 2008 ;
 Audit et contrôle interne : Aspects financiers, opérationnels et stratégiques. Auteurs : Lionel
Collins, Gérard Valin, 4ème édition 1992 ;
 Les dispositifs de gestion des risques et du contrôle interne, Autorité des Marchés Financiers,
2010 ;
 Etude et évaluation du contrôle interne appliqué à la comptabilité, 2007 ;
 Le dispositif du contrôle interne, Résultat des travaux du groupe de place sous l’égide de
l’AMF, 2007 ;
 Rédiger les procédures de l’entreprise, Guide pratique d’Alain HENRY, 3ème édition 2005 ;
 Note d’information sur l’élaboration et la mise à jour du manuel de procédures de Dr Lasseni
Konaté, chevalier de l’ordre national ;
 Réussir l’Audit des Processus de Mitonneau Henri, 2ème édition ;
 Contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise Raouf, Y., 2000 ;
 Rédaction des procédures : cet exercice exige un peu de temps, mais les résultats en valent la
peine, par Dan Dederer, 2003 ;
 L’élaboration et le suivi des manuels de procédures, Séminaire animé par : Monsieur Nabil
BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting System,2001 ;
 Les 10 erreurs graves communes chez 95% des entrepreneurs, les conseils pour transformer
votre entreprise en une machine génératrice de gains. Coach Saifeddine EL GHARBAOUI,
2011.

Webographie
 [Link]
 [Link]
 [Link]
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 [Link]
 [Link]
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 [Link]
 [Link]
 [Link]

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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Annexes

Réalisé par : Sara KNADEL Encadré par : [Link]

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