DEDICACE

A ma famille, en particulier à mon père DEGNI Bogui Boniface et à ma mère DEGNI née AKA
Bouzouma Denise qui ont toujours œuvré pour une éducation parfaite à mon égard.

Aux personnes dont mon amour dépasse tout entendement, mes frères et sœurs

Que ce travail soit l’accomplissement de vos vœux tant allégués, et le fruit de votre soutien
infaillible,

Merci d’être toujours là pour moi.

i
REMERCIEMENTS

Nous ne pouvons entamer ce travail sans toutefois remercier les collaborateurs du cabinet
Ingénierie Audit Consulting Group (IACG) aux côtés desquels nous avons beaucoup appris,
notamment notre maître de stage Monsieur ACHY MICHEL, chef du département audit et M.
KANGOU FRANÇOIS EXPEDIT associé gérant du cabinet.

Nous voudrions aussi témoigner de notre gratitude au corps enseignant du Master en Management
des Organisations (MMO) pour l’encadrement dont nous avons bénéficié depuis notre entrée au
sein de ladite filière. Nous remercions tout particulièrement :

- Dr. YOLI Bi Sani Martin, Directeur de la Filière MMO ;

- M. TIEMELE Darius, notre Directeur de mémoire ;
- Toute l’administration de l’Université Félix Houphouët Boigny chargée des filières
professionnelles. Nos remerciements vont également à l’endroit de nos amis et proches, à
l’AEMMO (association des étudiants de MMO) ainsi qu’à la grande famille MMO.

Nous avons enfin une pensée particulière à l’endroit de tous ceux qui de près ou de loin ont aidé
dans la réalisation de ce mémoire.

ii
SOMMAIRE

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................................. iv

LISTE DES TABLEAUX ............................................................................................................... v
AVANT- PROPOS ........................................................................................................................ vi
RESUME ....................................................................................................................................... vii
INTRODUCTION GENERALE ..................................................................................................... 1
PREMIERE PARTIE : Cadre théorique et méthodologique du manuel de procédures ................. 5
CHAPITRE 1 : Cadre théorique du contrôle interne et du manuel de procédures ......................... 6
SECTION I. Généralité sur le contrôle interne (CI) ....................................................................... 6
SECTION II. Généralité sur le Manuel de procédures ................................................................. 14
CHAPITRE 2 : Méthodologie de recherche ................................................................................. 22
SECTION I. Analyse du contrôle interne liés aux achats et à la trésorerie .................................. 22
SECTION II. Projet rapport revue du contrôle interne ................................................................. 28
DEUXIEME PARTIE : Cadre pratique : Manuel de procédures des cycles achat et trésorerie du
Centre Expert - SA ........................................................................................................................ 38
CHAPITRE 3 : Domaine du cycle achat-fournisseur ................................................................... 39
SECTION I. Objectifs et règles de gestion ................................................................................... 39
SECTION II. Description des procédures ..................................................................................... 44
CHAPITRE 4 : Gestion de la trésorerie ........................................................................................ 62
SECTION I. Objectifs et règles de gestion ................................................................................... 62
SECTION II. Description des procédures ..................................................................................... 63
CONCLUSION GENERALE ....................................................................................................... 78
BIBLIOGRAPHIE .......................................................................................................................viii
ANNEXES ...................................................................................................................................... x

iii
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

AEMMO Association des Etudiants du Master en Management des Organisations

BC Bon de Commande
BL Bon de Livraison
BR Bon de Réception
CA Conseil d'Administration
CI Contrôle Interne
CNCC Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes
CNI Carte Nationale d'Identité
COSO Committee of Sponsoring Organization of the treadway Commission
DA Demande d'Achat
DAAF Directeur des Affaires Administratives et Financières
DG Directeur Générale
DMT Directeur Médical et Technique
FRAP Feuille de Révélation et d'Analyse des Problèmes
IACG Ingénierie Audit Consulting Group
MMO Master de Management des Organisations
OD Ordre de Dépense
OHADA Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
OP Ordre de Paiement
OV Ordre de Virement
PCG Plan Comptable Général
PV Procès-Verbal
SA Société Anonyme
Système Comptable de l'Organisation pour l'Harmonisation en Afrique
SYSCOHADA
des Droits des Affaires

iv
LISTE DES TABLEAUX

TABLEAU 1 : Synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration d’un manuel de procédures
TABLEAU 2 : Démarche du contrôle interne

v
AVANT- PROPOS

Situé à Cocody, à l’Université Félix Houphouët Boigny au sein de la faculté des sciences
économique et de gestion, la MMO (Master en Management des Organisations) est une filière
professionnelle créée en 1998 avec pour mission de former des décideurs de demain. Elle a pour
vocation de former des talents à fort potentiel, capable d'appréhender dans un environnement
adéquat les grands enjeux sociaux et économiques de demain, maîtriser les nouveaux concepts
fondamentaux de la gestion. En effet, ce qui rend cette filière unique, c'est notamment sa
pluridisciplinarité et sa capacité à rester compétitive en proposant des enseignements qui
conjuguent performance et savoir-être.

Ainsi, elle a formé depuis sa création une multitude de cadres exerçant dans tous les secteurs de
gestion au niveau national et international.

La formation en MMO s’est soldée par un stage de fin de cycle sanctionné par un mémoire. C’est
dans ce cadre que nous avons intégré le cabinet Ingénierie Audit Consulting Group (IACG), plus
précisément dans le département Audit.

A travers nos missions d’audits, nous avons eu à auditer un centre de santé et d’analyse médicale.
A l’origine Société à Responsabilité Limité, le CENTRE EXPERT – SA est devenu une Société
Anonyme avec conseil d’administration.

Dans le souci de se munir d'un instrument susceptible de garantir la transparence et l'efficacité des
opérations le CENTRE EXPERT – SA à juger idéal de se doter d'un manuel de procédures de
gestion des achats-fournisseurs et de la trésorerie.

vi
RESUME

Le thème de notre mémoire s’inscrit dans le cadre d’une évaluation du contrôle interne dans une
Société Anonyme nommée CENTRE EXPERT – SA. Notre cadre d’étude se limite à une
évaluation de deux procédures du CENTRE EXPERT – SA qui sont : le cycle achat-fournisseur
et le cycle trésorerie. La problématique de cette étude était de savoir comment concilier un système
de contrôle interne efficace et des procédures adaptées pour les cycles Achat-fournisseur et
Trésorerie du CENTRE EXPERT – SA. Cette interrogation a permis de dégager certains objectifs
dont le principal est la mise en place d'un manuel de procédures devant servir de guide pour une
gestion rigoureuse, en se basant sur les principes fondamentaux du contrôle interne généralement
admis et les démarches de la mise en place d’un manuel de procédures.

Mots Clés :

1- Contrôle Interne
2- Evaluation du contrôle interne
3- Manuel de procédures
4- Cycles Achat-fournisseur
5- Cycle trésorerie

ABSTRACT

The theme of our brief is part of an assessment of internal control in a Public Limited Company
called CENTRE EXPERT – SA. Our study framework is limited to an evaluation of two EXPERT
CENTRE – SA procedures: the purchase-supplier cycle and the cash cycle. The problem with this
study was how to reconcile an effective internal control system with procedures adapted to the
Sourcing-Supplier and Treasury cycles of the EXPERT CENTRE – SA. This examination revealed
certain objectives, the main one being the establishment of a manual of procedures to be used as a
guide for rigorous management, based on the generally accepted fundamental principles of internal
control and the implementation of a manual.

Key Words:

1- Internal Control
2- Internal control assessment
3- Procedures Manual
4- Purchase-Supplier Cycles
5- Cash Cycle
vii
INTRODUCTION GENERALE

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, toute entreprise qui se veut être dynamique
et compétitive doit nécessairement se doter d'un système organisationnel. Ce système consiste à
mettre en place un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite de ces
opérations. Ce référentiel a pour objectif de doter l'entreprise d'un organigramme hiérarchique pour
savoir qui exerce son autorité sur qui ? Définir les postes pour savoir qui fait quoi ?

En effet, une entreprise qui ne dispose pas de ce système s'expose à plusieurs difficultés. D'ailleurs
la plupart des faillites des entreprises sont liées en grande partie à leur mauvaise organisation.

Au regard d'un tel constat, des actions à mener en amont semblent indispensables et la nécessité
de disposer d'un outil de gestion comme le manuel de procédures pour prévenir et détecter les
problèmes aussi bien pour l'entreprise que ses partenaires n’est plus à démontrer.

Par ailleurs, la mise en place du manuel de procédures est une obligation pour toutes les entreprises
de l'espace OHADA conformément à l'article 16 du référentiel juridique du système comptable
OHADA qui stipule que : « toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et
l'organisation comptable. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la
présentation des états successifs auxquels elle se rapporte ».

Le CENTRE EXPERT – SA société anonyme qui a pour activité la réalisation d’analyses

médicales, doit se doter d'un manuel de procédures en vue de rendre rigoureuse et efficace la
gestion de ses opérations dans le but d’assurer sa pérennité.

1-Problématique

La nécessité de se doter d'un manuel de procédures émane du souci de se munir dès le départ d'un
instrument susceptible de garantir la transparence et l'efficacité des opérations.

L’audit de gestion qui s’est déroulé au CENTRE EXPERT – SA a mis en exergue plusieurs
dysfonctionnements dans l’organisation et le fonctionnement de l’entité à savoir :

- L’inexistence de cadre général et règlementaire précisant les procédures de contrôle mises

en œuvre pour la gestion et le suivi des activités de l’entité ;

- L’inexistence de manuel de procédures pour les cycles courants de l’entité ;

- Le nombre important de cas de fraudes relevés sur ces dernières années.

1
L’importance de ces dysfonctionnements a emmené le cabinet IACG à recommander dans ses
travaux la mise en place d’un manuel de procédures.

En effet, la non référence à un tel instrument de base risque d'amener l'entreprise à une gestion
fragmentaire et déficiente.

L'absence d'un manuel de procédures dans le CENTRE EXPERT – SA pourrait s'expliquer

principalement par :

- Le caractère informel de l'organisation ;

- L'ignorance de l'utilité et de la pertinence des procédures formalisées par le Directeur

Général de l'entreprise ;

- Et l'inexistence de compétences en interne.

Cela n'est pas sans conséquence pour l'entreprise. Il s'agit notamment :

- Des malversations et fraudes ;

- De la non fiabilité de l'information ;

- De la non maîtrise des achats (des dépenses) et la non optimisation du recouvrement des
recettes ;

- De la non maîtrise de la gestion des achats et de la trésorerie ;

- De l'inexistence d'un référentiel pour les missions d'audit.

En termes de solutions, les pistes suivantes peuvent être explorées :

- L'externalisation de la gestion des achats et de la trésorerie ;

- La formation du personnel en charge des achats et de la trésorerie sur leur technique de

gestion ;

- L'élaboration d'un manuel de procédures pour la gestion des achats et de la trésorerie.

La dernière solution nous semble la plus adaptée pour répondre aux préoccupations des dirigeants.
L'élaboration du manuel de procédures permettra au CENTRE EXPERT – SA de disposer d'un
outil pour asseoir une gestion saine et transparente.

C'est pour cette raison que nous tenterons d'apporter une réponse à la question suivante : Comment
concilier un système de contrôle interne efficace et des procédures administratives et
comptables adaptées aux activités du CENTRE EXPERT – SA ?
2
L'analyse primaire de cette question, soulève différentes interrogations qui sont :

- Quelles anomalies pouvons-nous déceler au vu des normes qui gouvernent le contrôle

interne ?

- Quel peut être notre apport pour une gestion efficace de l'entreprise ?

- Comment les mettre en forme dans un manuel de procédures ?

Nous étudierons à travers les réponses à ces questions le thème : Mise en place d’un manuel de
procédures des cycles achat-fournisseur et trésorerie : Cas du CENTRE EXPERT – SA.

Les cycles achat-fournisseur et trésorerie sont souvent sources de détournements et de fraudes.

Pour cela, la nécessité d'élaborer un manuel de procédures lié à ces cycles n'est plus à démontrer.

2. Objectifs de l'étude

Cette question centrale, énoncée précédemment, appelle à connaître le fonctionnement de

l'entreprise en vue de déceler les anomalies qui doivent trouver des solutions. Pour formaliser notre
analyse, nous avons jugé nécessaire de disposer d'un objectif général suivi des objectifs
spécifiques.

2.1. Objectif général

Cette étude a pour but principal de mettre en place d'un manuel de procédures de gestion des achats
et de la trésorerie, destiné à favoriser une gestion saine des activités du CENTRE EXPERT – SA.

2.2. Objectifs spécifiques

De façon plus spécifique, les objectifs de ce travail se présentent comme suit :

- Décrire les procédures existantes ;

- Déceler et analyser les forces et les faiblesses ;

- Faire ressortir les risques liés à ces faiblesses ;

- Proposer et formaliser de nouvelles procédures.

Dans ce présent travail, nous allons nous limiter à la gestion du cycle trésorerie et à la gestion des
achats.

3
L'intérêt de cette étude pour le CENTRE EXPERT – SA est de lui permettre de disposer d'un
outil de gestion indispensable pour la maîtrise des risques liés aux cycles achat-fournisseur et
trésorerie.

Pour nous même : cette étude nous permettra de mettre en pratique nos connaissances théoriques
sur la gestion des achats et de la trésorerie, acquises lors de notre formation.

Pour le lecteur : Ce document sera pour le lecteur, en plus des travaux déjà réalisés sur ce thème
par nos prédécesseurs, une source d'information théorique et pratique sur la conception du manuel
de procédures.

Pour mener à bien notre étude, notre travail sera réparti en deux (2) parties, l’une dans laquelle
nous aborderons les aspects théoriques de notre thème, et l’autre qui sera consacré à la présentation
de notre cas d'étude au sein du CENTRE EXPERT – SA.

Dans la première partie qui comporte deux (2) chapitres, nous aborderons les généralités
concernant le Contrôle Interne et le manuel de procédures et la méthodologie utilisée pour décrire
et évaluer le dispositif de contrôle interne de gestion des achats et de la trésorerie.

Dans la seconde partie qui comporte également deux (2) chapitres, nous tenterons de proposer et
formaliser de nouvelles procédures relatives à la gestion de ces cycles.

4
PREMIERE PARTIE : Cadre théorique et méthodologique du
manuel de procédures

Le fonctionnement de toute entreprise nécessite une certaine efficacité et une certaine maîtrise des
risques de la part des dirigeants. Pour assurer cette maîtrise du fonctionnement de l’entreprise dans
tous ces aspects, il est nécessaire de faire le choix d’une structure, d’un plan d’organisation, de
mettre en place des procédures, avoir un personnel compétent et motivé puis, la volonté de
management des dirigeants. L’ensemble de ces éléments constitue le contrôle interne.

Toute entreprise doit donc mettre en place un dispositif de contrôle interne lui permettant la bonne
maîtrise de ses activités et le respect des consignes à tous les niveaux dans le but d'assurer, en
fonction de ses moyens, l'atteinte des objectifs qu'elle s'est fixés.

Parmi les outils du contrôle interne figure le manuel des procédures qui constitue pour l'entreprise
le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs ;
c’est le référentiel sur la base duquel sont réalisées les missions de vérification et de contrôle
interne, particulièrement en matière de conformité et de régularité.

Cependant, nombreux sont ceux qui n'accordent pas suffisamment d'importance au Contrôle
Interne au sein de l'entreprise ou qui ne connaissent pas sa définition exacte, en le réduisant à une
simple fonction alors que c'est tout un ensemble de dispositions.

Avant d'entamer le cadre conceptuel proprement dit du manuel, il est primordial de faire
comprendre les notions de contrôle interne et de manuel des procédures ainsi que leur rôle
stratégique dans la gestion d'une entreprise.

Dans cette partie, nous allons évoquer dans un premier chapitre le contrôle interne et le manuel de
procédures qui est un outil du contrôle interne ; et dans un deuxième chapitre, présenter la
méthodologie que nous avons adoptée dans le cadre de l'élaboration des procédures du CENTRE
EXPERT – SA et le rapport du contrôle interne mettant en exergue les points forts et les axes
d’amélioration.

5
CHAPITRE 1 : Cadre théorique du contrôle interne et du manuel
de procédures

Il s'agira au cours de ce chapitre de traiter, dans un premier temps, du contrôle interne dans son
ensemble, en proposant différentes définitions, et en abordant l’évaluation de celui-ci après avoir
cité ses objectifs et ses principes, et dans un deuxième temps du manuel de procédures en mettant
en exergue la démarche de son élaboration, après l’avoir défini et montré son importance au sein
d’une entité.

SECTION I. Généralité sur le contrôle interne (CI)

1. Définition du contrôle interne

De nombreuses définitions ont été données par des auteurs pour cerner le concept de contrôle
interne, mais nous nous limiterons à celles formulées par la Compagnie Nationale des
Commissaires aux Comptes (CNCC) en 1984, le Committee of Sponsoring Organization of the
Treadway Commission (COSO) en 1992 et l’acte uniforme portant sur le droit comptable
OHADA.

Il existe plusieurs définitions du contrôle interne notamment :

 Selon la CNCC, « le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle
comptable et autres que la Direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité
afin d’assurer :
- La protection du patrimoine ;
- La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en
résultent ;
- La conduite ordonnée et efficace des opérations de l’entreprise ;
- La conformité des décisions avec la politique de la Direction ».

 En 1992, le COSO retient que : « le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le
conseil d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir
une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs »

6
  Selon l'acte uniforme portant sur le droit comptable OHADA, le contrôle interne est
l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer
d'une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information ; d'autre
part l'application des instructions de la direction et de favoriser l'amélioration des
performances.

Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de
l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Cette définition met en évidence deux aspects
fondamentaux du contrôle interne :

- Les aspects comptables du contrôle interne ;

- Les aspects administratifs du contrôle interne.

Les aspects comptables regroupent toutes les procédures ou particularités qui dans l'organisation
de l'entreprise, favorisent l'établissement de comptes sincères et réguliers. L'influence de ces
procédures doit être sensible tout au long de l'exercice.

En premier lieu, elles doivent favoriser la qualité des travaux journaliers de comptabilisation et
garantir l'intangibilité des enregistrements comptables et de pièces justificatives.

Ensuite, elles doivent constituer un ensemble de contrôle qui joue un rôle normalement à la fin de
l'exercice ; il existe en effet un ensemble de procédures qui permet d'arrêter les comptes avec un
maximum de sécurité (l'inventaire des stocks par exemple).

On retrouve bien les objectifs comptables du contrôle interne dans la définition que nous avons
donné à savoir :

- Le contrôle interne garantit la qualité de l'information produite par l’entreprise, il s'agit

entre autres des documents financiers ;

- Le contrôle interne doit entraîner l'application des politiques et décisions de la direction ;

- Enfin, le contrôle interne permet la protection du patrimoine de l'entreprise, ce qui

contribue indirectement à assurer la régularité et la sincérité des comptes.

Mais les aspects comptables ne sont pas les seuls. Ils existent également des aspects opérationnels
ou administratifs.

Les aspects administratifs comprennent l'ensemble des procédures visant à promouvoir l'efficacité
de la gestion. Il regroupe selon Howard F. STELLER (1976 : 164) : « les contrôles qui ne sont pas
en relation directe avec la comptabilité ou les aspects financiers d'une entreprise.

7
A titre d'exemple, ces contrôles peuvent inclure l'établissement des standards de qualité, la mise
en place d'un programme de formation du personnel, les rapports relatifs à l'absentéisme et aux
accidents ayant causé des pertes de temps ».

La prise en considération des aspects administratifs enrichit la notion de contrôle interne, qui prend
un caractère beaucoup plus positif. Le contrôle interne n'a plus pour objectif unique la prévention
ou la détection d'irrégularité ; il doit améliorer l'organisation de l'entreprise. Il ne doit pas
seulement donner à la direction certaines garanties ; il doit aussi améliorer la rentabilité de
l'entreprise.

2. Objectifs du contrôle interne

Le Contrôle Interne est un dispositif de la société, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité. Il
comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d'actions adaptés aux
caractéristiques propres de chaque société.

Le dispositif vise plus particulièrement à assurer :

- La conformité aux lois et règlements ;

- L'application des instructions et des orientations fixées par la Direction Générale ou le

Directoire ;

- Le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux concourant à

la sauvegarde de ses actifs ;

- La fiabilité des informations financières.

Le Contrôle Interne ne se limite donc pas à un ensemble de procédures ni aux seuls processus
comptables et financiers. Il ne recouvre pas non plus toutes les initiatives prises par les organes
dirigeants ou le management comme par exemple : la définition de la stratégie de la société, la
détermination des objectifs, les décisions de gestion, le traitement des risques ou le suivi des
performances.

2.1. Conformité aux lois et règlements

Il s'agit des lois et règlements auxquels la société est soumise. Les lois et les règlements en vigueur
fixent des normes de comportement que la société intègre à ses objectifs de conformité.

8
Compte tenu du grand nombre de domaines existants (droit des sociétés, droit commercial,
environnement, social, etc.…), il est nécessaire que la société dispose d'une organisation lui
permettant de :

- Connaître les diverses règles qui lui sont applicables ;

- Être en mesure d'être informée en temps utile des modifications qui leur sont apportées
(veille juridique) ;

- Transcrire ces règles dans ses procédures internes ;

- Informer et former les collaborateurs sur celles des règles qui les concernent.

2.2. Application des instructions et des orientations fixées par la direction générale ou le
directoire

Les instructions et orientations de la Direction Générale ou du Directoire permettent aux

collaborateurs de comprendre ce qui est attendu d'eux et de connaître l'étendue de leur liberté
d'action.

Ces instructions et orientations doivent être communiquées aux collaborateurs concernés, en

fonction des objectifs assignés à chacun d'entre eux, afin de fournir des orientations sur la façon
dont les activités devraient être menées. Ces instructions et orientations doivent être établies en
fonction des objectifs poursuivis par la société et des risques encourus.

2.3. Bon fonctionnement des processus internes de la société notamment ceux concourant à
la sauvegarde des actifs

L'ensemble des processus opérationnels, industriels, commerciaux et financiers sont concernés.

Le bon fonctionnement des processus internes de la société notamment ceux concourant à la

sauvegarde des actifs exige que des normes ou principes aient été établis et que des indicateurs de
performance et de rentabilité aient été mis en place.

Par « actifs », il faut entendre non seulement les « actifs corporels » mais aussi les « actifs
incorporels » tels que le savoir-faire, l'image ou la réputation. Ces actifs peuvent disparaître à la
suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter d'une mauvaise décision de gestion ou
d'une faiblesse de Contrôle Interne. Les processus y afférents devraient faire l'objet d'une attention
toute particulière.

9
Il en va de même des processus qui sont relatifs à l'élaboration et au traitement de l'information
comptable et financière. Ces processus comprennent non seulement ceux qui traitent directement
de la production des états financiers mais aussi les processus opérationnels qui génèrent des
données comptables.

2.4. La fiabilité des informations financières

La fiabilité d'une information financière ne peut s'obtenir que grâce à la mise en place de
procédures de contrôle interne susceptibles de saisir fidèlement toutes les opérations que
l'organisation réalise.

La qualité de ce dispositif de contrôle interne peut-être recherchée au moyen :

- D'une séparation des tâches qui permet de bien distinguer les tâches d'enregistrement, les
tâches opérationnelles et les tâches de conservation ;
- D'une description des fonctions devant permettre d'identifier les origines des informations
produites, et leurs destinataires ;
- D'un système de Contrôle Interne comptable permettant de s'assurer que les opérations sont
effectuées conformément aux instructions générales et spécifiques, et qu'elles sont
comptabilisées de manière à produire une information financière conforme aux principes
comptables généralement admis ».1

3. Principes du contrôle interne

Il s'agit de principes qui ont été jugés importants à citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacité des
procédures qui y sont mises en place.

3.1. Le principe d'organisation et séparation des fonctions

Il stipule que le manuel de procédures décrit les opérations afin de permettre à chacun de savoir
ce qu'il doit faire, et à quel moment ce dernier doit le faire.

Ce principe soutient que l'organisation doit :

1
Résultats des travaux du groupe de Place établi sous l'égide de l'AMF - Le dispositif de Contrôle Interne : cadre de
référence « IFACI » Paris - Janvier 2007.
10
 - Être rationnelle, c'est-à-dire conçue antérieurement aux opérations rationnelles de
l'entreprise ;

- Être adopté et adaptable aux objectifs de l'entreprise ;

- Être vérifiable, concernant la conservation des structures, le respect des circuits mis en
place et l'absence de circuits parallèles ;

- Respecter la séparation des fonctions.

A cet effet, dans le cadre de l'évaluation du contrôle interne, l'on doit vérifier s'il existe :

 Un manuel de procédures administratives, financières et comptables adapté à l'entreprise,

 Un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les séparations convenables

des fonctions notamment :

 Les fonctions de décisions (ou opérationnelles) ;

 Les fonctions de détentions matérielles des valeurs et des biens ;

 Les fonctions de contrôle.

3.2. Le principe d'universalité

Ce principe stipule que le système pour être efficace ne doit pas exclure de personnes, ni tenir de
secteur en dehors du système. Il doit s'étendre à tous les membres de l'entreprise. Toutes les
fonctions de l'entreprise, qu'elles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises aux
règles de contrôle interne.

Il s'agit de voir :

 Si toutes les personnes se conforment aux procédures ;

 Si les procédures sont respectées en tout lieu et en tout temps.

3.3. Le principe d'indépendance

Ce principe exprime l'idée que les objectifs du contrôle interne (sauvegarde du patrimoine et
amélioration des performances) sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et
moyens de l'entreprise.

Il s'agit de vérifier que le paramétrage des systèmes automatisés de gestion n'élimine pas certains
contrôles. Par exemple :

11
  La suppression d'une écriture passée,

 Le défaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traitée en informatique.

3.4. Le principe d'informations et qualité du personnel

Ce principe stipule que l'information qui chemine dans les circuits du contrôle interne doit être :

 Pertinente, autrement dit adaptée à son objet et à son utilisation. Elle doit être disponible
et accessible dans les temps et lieux voulus,

 Objective, car elle ne doit en aucun cas être « déformée » dans un but particulier,

 Communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les

informations dont il a besoin à partir des informations reçues,

 Vérifiable, car il doit être possible d'en retrouver les sources grâce à des références
appropriées permettant de justifier l'information et de l'authentifier.

Il s'agit pour le contrôle interne de vérifier si :

 L'information répond à certains critères tels que : la pertinence, l'utilité, l'objectivité, la

communication et la vérifiabilité ;

 La qualité du personnel ne fragilise pas l'application des procédures donc l'information.

3.5. Le principe d'harmonie

Ce principe signifie que le système mis en place doit tenir compte des caractéristiques de
l'entreprise et de l'environnement.

Dans le contrôle interne, il s'agit de vérifier s'il y a harmonie entre la taille de l'entreprise, le volume
et le coût de conception puis d'application des procédures.

En ce qui concerne les petites entreprises, la maîtrise que le chef a de son entreprise devrait lui
permettre d'annuler les risques liés au cumul de fonctions dû à l'insuffisance du personnel.

3.6. Le principe d'auto - contrôle

Le principe d'auto - contrôle ou d'intégration stipule que les procédures mises en place doivent
permettre le fonctionnement d'un système d'auto - contrôle.

12
La distinction des fonctions de l'entreprise (décision, conservation du patrimoine, comptabilité,
contrôle) est fondamentale sur le plan du contrôle interne, car une séparation des tâches permet de
réaliser un auto - contrôle efficace.

4. Evaluation et limite du contrôle interne

4.1. Evaluation du contrôle interne

La phase d’évaluation du contrôle interne permet à l’auditeur d’évaluer les procédures et systèmes,
manuelles ou informatisés, utilisés par l’entreprise. Durant cette phase, l’auditeur approfondit sa
connaissance des risques inhérents à l’activité de l’entreprise, et statut définitivement sur les
risques de non contrôle, c’est à dire, sur la capacité des procédures en place à neutraliser les risques
d’erreurs possibles sur les états financiers audités. On peut distinguer plusieurs phases dans
l’évaluation du contrôle interne.

4.1.1. La description des systèmes et des procédures

L’auditeur prend connaissance du contrôle interne de l’entreprise en s’efforçant de saisir

l’ensemble des méthodes et des procédures qui ont trait à son organisation comptable.

4.1.2. La confirmation de la compréhension du système

L’auditeur s’assure qu’il a bien compris le système en vérifiant la description qu’il en a reçue : il
met en œuvre à cette fin des tests de conformités.

4.1.3. Evaluation préliminaire du contrôle interne

Il détermine à ce stade :

 Les points forts théoriques du contrôle interne ;

 Les points faibles du contrôle interne.

4.1.4. La confirmation de l’application des points forts du système

L’auditeur cherche à s’assurer que les points forts sont appliqués de manière permanente. Il met
en œuvre à cette fin, des tests de permanences.

13
4.2. Les limites du contrôle interne

Le contrôle interne embrasse tous les aspects de la vie d’entreprise. Mais malgré cela il ne peut
éliminer complètement tous les risques auxquels elle peut être exposée. En effet, dans la pratique
la mise en œuvre du contrôle interne se heurte :

 Aux obstacles liés aux comportements des dirigeants et aux problèmes humains ;
 A la méconnaissance de l’utilité du contrôle interne ;
 A l’existence de domaines confidentiels comme la paie
 A la réticence au changement
 A son cout ;
 Aux risques de collusion et à la survenance d’opérations habituelles.

Cependant, l’importance du contrôle interne au sein de l’entreprise demeure indéniable. Et c’est

d’ailleurs pourquoi il a conduit à l’instauration d’un manuel de procédures, par l’article 16 de
l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif à la comptabilité.

SECTION II. Généralité sur le Manuel de procédures

1. Définition du manuel de procédures

Le manuel de procédures est un document qui, sous la forme d’instructions claires et précises
contient l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise.

Il constitue pour elle, le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire
individuels et collectifs.2

C’est un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise. Le manuel des
procédures indique le circuit de traitement des opérations tout en spécifiant :

 La tâche à faire (quoi) ;

 Le niveau de responsabilité (qui) ;
 Les différentes étapes de traitement (quand) ;
 Les lieux de réalisation (où) ;
 Le mode d’exécution (comment).

2
SOW N’gary 2004, Audit interne et procédures, codex
14
2. Objectifs du manuel de procédures

L’objet principal du manuel consiste à expliquer dans un langage directement accessible, qui fait
quoi, ou, comment et à quelle fin ?

Les objectifs généraux du manuel de procédures restent dans le cadre de ceux du contrôle interne,
entre autres assurer la pérennité de l’entreprise.

Comme le contrôle interne, il permet :

 D’expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités ou
cycles de l’entreprise : techniques, comptables, financiers et administratifs ;
 D’assurer l’uniformité des modalités d’exécution en les formalisant. Ce qui exclut les
disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en absence de manuel, dépendent le
plus souvent du style, de l’expression personnelle déjà acquise, mais aussi de la culture des
opérationnels ;
 De sauvegarder les actifs de l’entreprise par des procédures de contrôle interne
performantes :
 De former le personnel ;
 De favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de l’entreprise pour le
personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps
considérable notamment lors des passations de service ou lors de la phase d’intérim pour
le commissariat aux comptes ou les audits externes (Henry & al 2001 : 10).

3. Fonctions du manuel des procédures

Les fonctions assignées au manuel de procédures sont énumérées comme suit :

3.1. Outil de gestion

Le manuel des procédures définit les modalités d’exécution des activités en codifiant les actes et
les tâches de chaque internant aux procédures. Il aide à la compréhension et l’interprétation des
procédures de contrôle concernant l’utilisation des fonds et des biens inscrits au patrimoine de
l’entreprise.

15
3.2. Outil de planification

Le manuel des procédures donne les nomes de planification de l’utilisation et de l’affectation des
biens mis à la disposition des services. Ces normes de planification sont exploitées dans
l’élaboration du budget et sa réparation en programme d’activités annuelles.

3.3. Outil de formation

Le manuel est un outil de formation, notamment pour les personnes nouvellement recrutées ou
promues tout comme les intérimaires, qui y trouvent les réponses aux questions qu’ils se posent et
peuvent facilement s’imprégner de leurs nouvelles responsabilités. Ce qui constitue un gain de
temps énorme dans la réalisation efficace des objectifs de l’entreprise et de la continuité dans
l’application des procédures.3

3.4. Outil de communication

Le manuel crée les conditions pour les différents intervenants d’agir en concert, suivant des normes
et des codes communs.

3.5. Outil d’information

Le manuel est un outil d’information sur la gestion car il permet aux directeurs et responsables de
services de mieux analyser les informations et les résultats qui leur sont soumis sous des formats
standardisés.

Sur le plan matériel, toutes les procédures doivent être regroupées à l’intérieur d’un même
ensemble : le manuel de procédures. Pour cela il doit être complet et cohérent.

4. Démarche de mise en place d’un manuel de procédures

4.1. Architecture du manuel

Le manuel de procédures est structuré en trois grandes parties : les généralités introductives, les
fiches de procédures proprement dites et enfin les annexes et tables complémentaires.

3
THAI Nguyen Hong : 1999 Le contrôle interne : mettre hors risques l'entreprise, Edition l'Harmattan. P164
16
4.1.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale

Selon HENRY (2001 : 55), « cette partie permet de rappeler les objectifs qui ont conduit à la mise
en place de l'outil et explique la structure générale ». Elle sert aussi à donner des indications
pratiques pour la consultation et la recherche d'information à l'intérieur du manuel. Elle peut
également reprendre divers point généraux, tels que l'organisation générale des services, le
contenu, le contrat éventuel d'assurance qualité.

4.1.2. La deuxième partie : les fiches des procédures proprement dites

Cette partie qui est la plus volumineuse, en est le corps central. Elle regroupe toutes les fiches de
procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement, on retrouve une même
structure logique : description synthétique de la procédure, diagramme de flux et fiches
descriptives des tâches (NGUYËN, 1999 : 310).

Chaque fiche de procédure peut se décomposer en une même séquence de partie.

Au premier niveau, on retrouve la présentation synthétique de la procédure. Cette présentation

fournit une vue générale, en rappelant sous forme succincte l'objectif de la procédure et ses
principales caractéristiques (le cas échéant, son point de départ, sa fréquence d'application, les
acteurs concernés, le volume d'activités correspondant), les services émetteurs (rédacteur,
vérificateur, validation), la liste des destinataires et l'historique des mises à jour.

Le second niveau correspond au descriptif proprement dit de la procédure. Il se présente

généralement sous la forme conjointe d'un diagramme de flux et `d'une fiche de tâches. C'est à ce
niveau que se retrouve l'essentiel des informations concernant la procédure : son déroulement
chronologique, les noms des intervenants (individus ou services), le contenu des tâches, les
consignes d'exécution et les indications de support utilisés.

Le troisième niveau sert à présenter de façon séparée la description détaillée des règles
techniques (règles de gestion, description des processus). On y trouve des explications
complémentaires sur l'exécution concrète des tâches, en descendant à un niveau de détail encore
plus approfondi (HENRY, 2001 : 56).

4.1.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires

Cette partie peut fournir des documents annexes tels que des tables de données ou des illustrations
complémentaires. Elle comprend surtout des listes de procédures. La structure de ces listes peut
obéir à diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon leur ordre de classement ou par ordre

17
alphabétique. Dans ce premier cas, une liste peut présenter des regroupements thématiques, par
objet ou par processus.

On attend par objet quelque chose qui existe physiquement pour l'entreprise, qui est important pour
son activité et qui est classable en individualités distinguables (par exemple : client, bon de
commande) (BERGER, 2007 : 71).

4.2. Processus d’élaboration du manuel de procédures

Quatre (4) étapes essentielles sont à distinguer dans l’élaboration du manuel de procédures : l’étape
de collecte des données, l’étape de traitement, l’étape de validation et de diffusion et enfin l’étape
de suivi et évaluation.

Les différentes phases du processus d’élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans
le tableau ci-dessous selon différents auteurs :

Tableau 1 : de synthèse des auteurs sur le processus d’élaboration d’un manuel de procédures
AUTEURS
PHASES ETAPES
HENRY BERGER NGUYEN
Collecte des Prise de connaissance de l’entreprise X
informations Interviews X X X
Evaluation des procédures existantes X X
Traitement des
informations Elaboration de la cartographie des
X X X
risques
Rédaction des procédures X X X
Validation et
Validation des procédures et du
diffusion des X X X
manuel
procédures
Diffusion du manuel X X X
Suivi et
Suivi et évaluation de la mise en
évaluation de la X X
œuvre et recommandations
mise en œuvre

Source : HENRY Alain (2001 : 78-94) ; BERGER Cédric (2007 : 70-72) ; THAI Nguyen Hong
(1999 : 310-311).

4.2.1. Collecte des données

La collecte d’information passe par une prise de connaissance de l’entreprise. Il s’agira d’identifier
les sources d’informations et les outils qui serviront à effectuer ce recueil d’informations. Cette

18
phase de collecte d’informations s’effectue généralement par l’examen des documents écrits
(l’organigramme, les fiches de poste etc…) qui existent déjà au sein de l’entreprise, par des
entretiens et des questionnaires menés avec les différents acteurs qui animent l’activité.

4.2.1.1. Prise de connaissance de l’entreprise

Les premiers contacts avec l’entreprise permettent de s’accorder sur un programme de travail.
Cette étape se résume simplement en des interviews réalisées auprès des différents acteurs.

L’auditeur commence d’abord par rappeler l’objectif de l’entretien et par expliquer le déroulement.

Les questions de l’interview portent généralement sur les acteurs, sur les supports, sur les faits et
sur les délais : Qui fait quoi ? Comment et à quels moments ?

4.2.1.2. Inventaire des procédures existantes

Cet inventaire consiste à collecter les procédures qui existent déjà au sein de l’entreprise et à les
classer par direction ou service ou encore par type d’action. Cet inventaire a consisté à demander
aux acteurs de nous décrire leurs activités par direction et à nous produire l’ensemble des
documents liés à l’activité.

4.2.2. Traitement des données

La phase de traitement des informations est importante dans la mesure où elle permet de déceler
les forces et faiblesses comprises dans les procédures ainsi que les risques afférents.

4.2.2.1. Analyse des données collectées

L’analyse des informations collectées permet de situer l’importance relative des tâches effectuées
par les agents. Ainsi, à travers des tests de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il
a bien saisi le contrôle interne.

4.2.2.2. Cartographie des risques

La cartographie des risques consiste à associer aux processus, les événements de risques qui
peuvent entraîner une perte en donnant pour chaque couple ainsi recensé une vision des impacts
possibles et le degré de maîtrise estimé.

19
4.2.2.2.1. Démarche d’élaboration de la cartographie des risques

Les étapes de la démarche de cartographie des risques sont les suivantes :

 Identification de chaque processus/fonction/activité devant faire l’objet d’une estimation ;

 Estimation de chaque risque pour chacune des fonctions / activités ;
 Appréciation globale de chaque risque dans chaque activité.

4.2.2.2.2. Objectifs de la cartographie des risques

La cartographie des risques permet d’atteindre trois objectifs à savoir :

 Inventorier, évaluer et classer les risques de l’organisation ;

 Informer les responsables afin que chacun soit en mesure d’y adapter le management de
ses activités ;
 Permettre à la direction générale, et avec assistance de l’auditeur interne, d’élaborer une
politique de risque qui va s’imposer à tous.

4.2.2.2.3. Matrice des risques

La matrice des risques est une simple présentation des risques et leurs causes dans un tableau, elle
met en évidence les risques et facilite la prise de décision pour leur prise en charge.

4.2.3. Validation et diffusion du manuel de procédures

Le manuel de procédures pour qu’il soit efficace, nécessite une validation de la part des dirigeants
mais aussi des opérationnels qui sont les premiers utilisateurs. Après cette validation, le manuel
fera l’objet d’une large diffusion au sein de l’entreprise afin de permettre à tout le personnel de
s’approprier l’outil.

4.2.3.1. Validation du manuel de procédures

Les procédures, avant leurs diffusions subissent plusieurs phases de vérifications et de contrôles.
On distingue principalement deux étapes de validations. Une première validation dite provisoire
qui vise à faire approuver les restitutions écrites par les acteurs concernés. C’est le lieu des
discussions qui permettent aux acteurs concernés et aux auditeurs de s’accorder sur le fond des
procédures. Une seconde validation dite définitive est du ressort du Directeur Général. Cette

20
dernière phase de validation sert à corriger certaines dérives, débattre des améliorations ou clarifier
les règles en vigueur.4

4.2.3.2. Diffusion du manuel de procédures

La direction générale en se servant des différents canaux de communication (le tableau

d’affichage, l’intranet …) doit assurer une large diffusion du manuel de procédures au sein de
l’entreprise.

4.2.4. Suivi et évaluation des procédures

Au regard des imperfections que peuvent comporter les procédures rédigées, leurs applications
doivent nécessairement faire l’objet d’un suivi minutieux. Le suivi de ces procédures consistera à
effectuer des tests de conformités afin de s’assurer de leurs applicabilités. C’est à l’issue de ces
tests que l’on lancera les mises à jour et les premières améliorations substantielles. La mise à jour
est importante car le manuel de procédures perd tout son sens dès lors que l’on laisse en circulation
des versions qui n’ont plus cours.

4
HENRY Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratique. 3ème édition,
Editions d’organisation, Paris, 184 P.

21
CHAPITRE 2 : Méthodologie de recherche

La rédaction des procédures par les organisations s'est largement développée conformément aux
exigences règlementaires (article 16 de l’acte uniforme portant sur l’Organisation et harmonisation
des comptabilités des entreprises).

Dès lors, la formalisation des procédures et des méthodes de travail a pris un essor considérable
avec des conséquences positives diverses telles que l'amélioration de la maîtrise des activités
formalisées et l'amélioration de la communication de l'entreprise.

Il s’agit dans ce chapitre de procéder à l’évaluation du système de contrôle interne du CENTRE

EXPERT – SA selon le modèle d’analyse et la démarche retenue.

Cette démarche nous permettra donc de faire ressortir les forces et les faiblesses du système, les
risques que cours le CENTRE EXPERT – SA et proposer des suggestions.

Cependant faire l’évaluation du système de contrôle interne nécessite au préalable de connaitre les
objectifs généraux du contrôle interne ainsi que le processus de gestion liés aux différents cycles

SECTION I. Analyse du contrôle interne liés aux achats et à la trésorerie

1. Objectifs généraux du contrôle interne liés aux achats et à la trésorerie

1.1. Objectifs généraux du contrôle interne liés aux achats

Selon SAMBE & al (2003 : 392), « les objectifs généraux du contrôle interne doivent permettre
de s’assurer que :

 Les séparations de fonction sont suffisantes ;

 Les commandes sont dûment autorisées et sont passées dans les meilleures conditions
possibles ;

 Les réceptions qui sont enregistrées sans délai sont conformes aux commandes notamment
en ce qui concerne la qualité, la quantité et les délais de livraison ;

 Les retours sur livraison ainsi que les avaries et manquants constatés font l'objet d'un suivi
particulier afin d'obtenir des avoirs relatifs à ces éléments ;

22
  Les vérifications nécessaires ont été effectuées et les imputations comptables correctement
faites sur les factures, elles-mêmes dûment approuvées ;

 L'enregistrement des factures est fait dans le respect des principes comptables ;

 Les factures sont contrôlées avant leur paiement, lequel est dûment autorisé ;

 Les factures ne sont pas réglées plus d’une fois ;

 Le principe de séparation des exercices est respecté ;

 Les dettes en monnaie étrangères sont correctement évaluées ».

1.2. Objectifs généraux du contrôle interne liés à la trésorerie

Selon COOPERS & al (1998 : 263), « les objectifs du contrôle interne de la trésorerie sont les
suivants :

 Établir les prévisions de trésorerie fiables, afin de maximiser les produits générés par les
placements à court terme et d'éviter les insuffisances de trésorerie ;

 S’assurer de la disponibilité des fonds nécessaire pour pallier les éventuelles insuffisances
de trésorerie ;

 Optimiser la rentabilité des placements temporaires ;

 Accélérer les encaissements ;

 Enregistrer avec précision toutes les créances encaissées ;

 Gérer le déroulement dans le temps des décaissements ;

 Minimiser les décaissements ;

 Procéder à des décaissements uniques lorsque les achats correspondants ont été autorisés ;

 Régler les fournisseurs, verser les dividendes, rembourser les emprunts, payer les impôts,
et effectuer tous les autres décaissements en temps voulu et s'assurer que les montants
payés sont corrects ;

 Enregistrer tous les montants décaissés avec précision ;

 Protéger les disponibilités et les documents comptables correspondants ».

Pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire de prendre un certain nombre de mesures qui
contribue à rendre plus efficace l'organisation en place.
23
2. Elaboration d’un modèle d’analyse

Le modèle d’analyse qui nous a permis de réaliser notre étude portant sur l’élaboration du manuel
de procédures est :

 La prise de connaissance de l’entreprise ;

 L’évaluation du contrôle interne

2.1. Prise de connaissance de l’entreprise

La prise de connaissance de l’entreprise constitue un préalable à la réalisation de nos travaux. Elle

nous a permis d’appréhender l’activité de l’entreprise et le contexte dans lequel elle évolue.

Nous avons identifié les domaines concernés par le manuel ainsi que les intervenants et les postes
et ensuite procéder aux interviews.

Nous avons fait un inventaire de l'existant, c'est-à-dire une prise de connaissance de ce qui est déjà
mis en place par le CENTRE EXPERT – SA en matière de contrôle interne de ses fonctions achat
et trésorerie. Ceci nous a permis de nous assurer que le CENTRE EXPERT – SA dispose bel et
bien d'une organisation interne bien structurée et de procédures tant pour les achats et la trésorerie
que pour les autres fonctions.

Le prochain paragraphe présente une synthèse des procédures de gestion des achats-fournisseurs
et de la trésorerie existante suite aux interviews.

2.2. Processus de gestion des achats et de la trésorerie

2.2.1. Processus de gestion des achats - fournisseurs

 Fonction « expression interne des besoins »

Elle est relative aux demandes formulées par les différents services pour la satisfaction de leurs
besoins en biens divers matières et fournitures. Cette expression est matérialisée généralement par
une demande d'achat ou une demande d'approvisionnement.

 Fonction « sélection des fournisseurs »

Cette fonction regroupe toutes les procédures de mise en concurrence (appel d'offre en général)
des fournisseurs. Cette fonction est généralement exercée conjointement par le service des achats

24
et la Direction Générale de la société. Elle implique même des organes de contrôle externe associés
à la procédure d'appel et à la sélection des fournisseurs. Pour obtenir l'assurance que les
approvisionnements sont effectués auprès des fournisseurs pratiquant les meilleures conditions de
prix, de qualité et de délai de livraison, et éventuellement de service après-vente, il est nécessaire
qu'une consultation régulière des fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit
tenue une banque de données relatives aux produits les plus importants et à leurs fournisseurs les
plus compétitifs

 Fonction « commande relance des fournisseurs »

Elle regroupe l'ensemble des opérations liées à l'émission des bons ou lettre de commande et celle
liées au suivi des commandes par des procédures de relance des fournisseurs. Elle est exercée par
principe par le service des achats.

 Fonction « réception des biens commandés »

Elle consiste à faire le rapprochement pour vérifier la conformité entre les quantités demandées et
les quantités livrées, ainsi que le contrôle de la qualité de ces marchandises.

 Fonction « appel d’offre »

L’appel d’offres, ouvert ou restreint, est la procédure par laquelle l’acheteur choisit l’offre
économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs
préalablement portés à la connaissance des candidats

 Fonction « comptabilisation »

Il permet de transcrire de façon comptable l'opération d'entrée dans le patrimoine de l'entreprise

des ressources d'exploitation et l'accumulation des charges diverses nécessitées par son
fonctionnement.

 Fonction « règlement »

Elle comprend toutes les tâches :

- De préparation des factures des fournisseurs admises au règlement ;

25
 - D’établissement des instruments de règlement (chèques, ordre de virement, pièces de
caisse)

- De la mise à la disposition du fournisseur de ces instruments de paiement ;

- De comptabilisation des règlements et de mise à jour des comptes individuels des

fournisseurs concernés.

2.2.2. Processus de gestion de la trésorerie

 Procédure d'encaissement

Elle regroupe toutes les opérations de recueil des fonds (recettes, règlement des clients, intérêts
créditeurs...) et de leur conservation dans les caisses et les banques. Cette procédure peut être
scindée en deux sous procédures à savoir les encaissements en espèces et les encaissements par
chèque.

 Procédure de décaissement

Elle reprend toutes les activités de règlement en espèces ou par banque. Elle peut être divisée en
deux sous procédures à savoir le décaissement en espèces et décaissement par chèque.

 Procédure comptable

Le cycle trésorerie comportant des risques importants en matière de détournements, il est

indispensable que les informations comptables relatives aux caisses et aux banques soient
disponibles dans des délais suffisamment rapprochés pour permettre les contrôles nécessaires.

2.3. Evaluation du contrôle interne

Après la description des taches par les opérationnels, nous avons effectués des tests afin de nous
assurer de la pertinence des propos recueillis.

2.3.1. Test de conformité

Une fois les procédures décrites, nous avons procédé à des tests de conformité pour nous assurer
de la conformité de ce qui a été décrit avec ce qui est effectivement réalisé par l’entreprise.

26
2.3.2. Evaluation préliminaire des procédures

Cette première évaluation a porté sur la conception du système mis en place. Elle nous a permis
de dégager les points forts et les points faibles à l’aide d’un questionnaire d’évaluation du contrôle
interne.

2.3.3. Test de permanence

Après avoir fait l’évaluation préliminaire du contrôle interne, nous devrons au travers d’un test de
permanence identifier :

- Les points forts qui sont effectivement exploités : points forts théoriques et pratiques
classés parmi les forces du système ;
- Les points forts mais qui restent théoriques : points forts non appliqués rangés parmi les
faiblesses du système.

2.3.4. Feuille de révélation et d’analyse des problèmes (FRAP)

La FRAP est remplie par l’auditeur à chaque fois qu’il rencontre un dysfonctionnement, une erreur,
une malversation, une insuffisance, à chaque fois qu’une observation révèle un problème, une
difficulté.

L’auditeur utilise ce moyen pour conduire son raisonnement. A la fin de son audit, il est alors en
possession d’une grande quantité de FRAP, relatives à tous les domaines explorés dans l’ordre
chronologique et logique du questionnaire d’évaluation du contrôle interne et d’importance plus
ou moins grande selon les conséquences du problème analysé.

La FRAP se présente comme suit :

- L’énoncé du problème résumant le dysfonctionnement ;

- Les faits qui montrent qu’il y a dysfonctionnement (des constats objectifs) ;
- Les risques qui en découlent ;
- Les recommandations pour solutionner les causes et le problème. (Voir annexe 1)

2.2.5. Evaluation définitive du contrôle interne

Il s’agit pour l’auditeur de rédiger le rapport sur le contrôle interne. Ce rapport présentera les
constats, les risques ainsi que les recommandations.

27
Ci-dessous, nous allons présenter un schéma récapitulatif de la démarche du contrôle interne.

Tableau 2 : schéma de la démarche du contrôle interne

Interviews des différents services concernés

1. Prise de connaissance de
par le domaine achat et trésorerie l’Entreprise

Confirmation de la réalité des procédures

décrites par nos interlocuteurs avec la pratique 2. Tests de conformité
au sein de l’entreprise

Points forts du Points faibles du 3. Evaluation préliminaire

système système

Tests pour s’assurer

que les points forts 4. Tests de permanence
sont bien utilisés

F
Points forts du Points faibles de R
système conception A 5. Evaluation définitive
P

Source : Nous-même

SECTION II. Projet rapport revue du contrôle interne

La formalisation des procédures nécessite au préalable d'identifier les risques liés à chaque
processus. L'analyse des risques des cycles achat-fournisseur et de trésorerie s'inscrit dans cette
démarche et permet de poser les bases pour une meilleure élaboration des procédures
opérationnelles d'achat et de trésorerie.

28
1. Présentation de la mission

1.1. Objectif de la mission

L’audit de gestion qui s’est déroulé au CENTRE EXPERT – SA a mis en exergue plusieurs
dysfonctionnements dans l’organisation et le fonctionnement de l’entité. L’importance de ces
dysfonctionnements a emmené le cabinet IACG à recommander dans ses travaux la mise en place
d’un manuel de procédures administratif, comptable et financier.

Le manuel de procédures est un document obligatoire prescrit par l’acte uniforme du

SYSCOHADA REVISE.

Le Code de commerce (art R 123-172) définit le manuel de procédures comme un document

décrivant les procédures et l’organisation comptables, et qui est établi par les entités dès lors que
ce document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des
contrôles. Pour le PCG (art 911-2), il s’agit d’une documentation décrivant les procédures et
l’organisation comptables qui est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du
système de traitement.

1.2. Rapport détaillé sur les procédures

Nos travaux ont consisté en une évaluation de l’organisation des cycles Achat-fournisseurs et
Trésorerie.

Notre examen a comporté les étapes suivantes :

- Un entretien de description avec les directeurs et responsables de services ;

- Une analyse visant à identifier les forces et les faiblesses du système actuel ;
- La mise en œuvre de tests pour s’assurer que les points forts identifiés sont réels et
s’appliquent de manière permanente.
Ces travaux sont présentés selon le plan ci-après :

- La présentation succincte des points forts, représentant des sécurités sur le plan de
l’organisation et des règles de contrôle interne ;

- La présentation des principaux axes d’amélioration.

29
1.2.1. Identification des points forts

Ces points forts sont détaillés par rapport aux objectifs de contrôle ci-après :

- Réalité et régularité des opérations du CENTRE EXPERT – SA,

- Exhaustivité dans la saisie et la comptabilisation des opérations,

- S’assurer que les opérations réalisées sont enregistrées dans la bonne période,
- S’assurer de la correcte évaluation des opérations,
- S’assurer que les séparations de fonction sont suffisantes.

1.2.1.1. Le cadrage budgétaire

Constat :

Nous avons constaté que le processus budgétaire du CENTRE EXPERT – SA est encadré par le
FPM au travers d’une lettre de cadrage budgétaire qui leur est transmise.

Force :

La lettre de cadrage est un document émis par la direction générale qui communique les principales
données chiffrées devant apparaître dans les propositions budgétaires formalisées. Elle oriente tous
les centres de responsabilité budgétaire dans l’élaboration de leurs budgets.
L’objectif de la lettre de cadrage est d’orienter le CENTRE EXPERT – SA dans l’élaboration de
son budget.

1.2.1.2. Existence d’une base de données fournisseurs

Constat :

Nous avons constaté l’existence d’un fichier fournisseur qui permet au CENTRE EXPERT – SA,
une certaine aisance dans la sélection des fournisseurs.

Force :

La mise en place d’un fichier fournisseurs améliore les relations entre le CENTRE EXPERT – SA
et les fournisseurs. Le fichier fournisseurs aide dans la gestion et le suivi des fournisseurs ; il
permet une sélection rapide des fournisseurs dans le cadre des commandes spécifiques.

30
1.2.2. Axes d’amélioration

Dans cette partie, nous présentons pour chaque cycle :

- Les axes d’amélioration relevés ;

- Leurs implications ;

- Les recommandations formulées.

1.2.2.1. Cycle trésorerie

a) Insuffisance dans les mesures de protection des chéquiers

Constat :

Les chéquiers en cours d’utilisation sont détenus par la trésorière. Ils ne sont pas rangés dans des
coffres forts mais dans le bureau dont l’accès ne bénéficie pas de mesure de sécurité suffisante.

Risque :

L’insuffisance de mesure de protection des titres de paiement fait courir un risque de perte ou de
vol.

Recommandation :

Il convient que les mesures de sécurité soient renforcées pour garantir la protection des actifs
liquides de l’établissement :

- La conservation des chéquiers non encore utilisés et ceux en cours d’utilisation dans un
coffre-fort ;
- La restriction de l’accès aux bureaux où sont conservés les chéquiers.

b) Absence de police d’assurance pour la couverture contre la perte ou le vol des sommes
conservées dans la caisse du CENTRE EXPERT – SA.

Constat :

La caisse du CENTRE EXPERT – SA n’est pas couverte par une police d’assurance.

31
 Risque :

L’absence de police d’assurance fait peser sur les actifs du CENTRE EXPERT – SA un risque de
perte sans possibilité de dédommagement en cas de sinistre ou de vol.

Recommandation :

Nous recommandons qu’une police d’assurance soit souscrite pour la protection des actifs liquides.

1.2.2.2. Cycle achat-fournisseur

a) Insuffisance dans la procédure de sélection des fournisseurs

Constat :

Il ressort de notre entretien avec le responsable du service achat qu’il existe une insuffisance dans
la procédure interne de sélection des fournisseurs. Cette insuffisance est matérialisée par le fait
que les documents de sélection des fournisseurs ne sont pas conservés par le responsable des achats
après délibération des personnes habilitées. Cette pratique empêche donc toute possibilité de
contrôle de la régularité des opérations de sélection des fournisseurs.

Risque :

Les attributions des marchés aux fournisseurs peuvent ne pas être réalisées dans les conditions de
transparence et selon les règles de bonne gestion.

Recommandation :

Nous préconisons le renforcement de la procédure de sélection des fournisseurs par la conservation

des documents de sélection par la personne habilitée. Cette conservation des documents facilite la
traçabilité des opérations.

b) Absence de politique d’appel d’offre

Constat :

Le CENTRE EXPERT – SA ne pratique pas l’appel d’offre dans le choix de ses fournisseurs.

32
 Risque :

L’absence de politique d’appel d’offre dans le choix des prestataires du CENTRE EXPERT – SA
peut favoriser les actes de collusion et de détournement de deniers.

Recommandation :

Nous recommandons pour une meilleure transparence dans la gestion du CENTRE EXPERT – SA
qu’une procédure d’appel d’offre soit inscrite dans le manuel de procédures administratives,
comptables et financières du CENTRE EXPERT – SA.

c) Absence de registre pour les factures et les avoirs.

Constat :

Notre entrevue avec le chef du service magasinier fait ressortir l’inexistence de registre pour le
suivi extracomptable des factures et des avoirs. Le logiciel SGH mis en place ne sert qu’au suivi
des achats du matériel médical.

Risque :

En cas de défaillance du système d’information, il y aura une perte de données. L’absence de

registre ne favorise pas la traçabilité des factures et expose le CENTRE EXPERT – SA à un suivi
non satisfaisant des factures par le service achat.

Recommandation :

Nous préconisons la tenue de documents extracomptables (registre) afin de conserver une trace
matérielle des factures et des avoirs.

d) Transmission des bons de commande.

Constat :

Le chef de service achat fait des commandes par SMS ou par appel téléphonique et pour certaines
commandes envoie des bons de commande par mail.

33
 Risque :

Cette situation fait courir un risque sur l’exploitation du CENTRE EXPERT – SA. Nous avons :

- Le risque de litige en cas de livraison non conforme. L’appel téléphonique ne matérialise

pas la commande ;
- Le risque de fraude dans la mesure où certaines commandes ne sont pas faites sur des
documents pré imprimés et pré numérotés ;
- D’effectuer des achats non autorisés ;
- D’effectuer des achats non budgétisés.

Recommandation :

Les bons de commandes pré imprimés et pré numérotés validés par les personnes habilitées doivent
être transmis obligatoirement aux fournisseurs dans toutes les transactions du CENTRE EXPERT-
SA.

e) Séparation des fonctions

Constat :

Le chef magasinier passe les commandes et assure en même temps les réceptions des articles. Il
y’a cumul de fonction.

Risque :

Risque de collusion entre « l’acheteur réceptionneur » et le fournisseur, en cas de commandes

utilisées directement sans transiter par les stocks.

Recommandation :

Spécialisation des fonctions d’acheteur et de réceptionneur.

f) Rapprochement journal achat / liste de réception

Constat :

Le journal d’achat n’est pas rapproché de la liste des réceptions, retour ou réclamations.

34
 Risque :

L’absence du rapprochement entre le journal d’achat et la liste de réception ou de retour entraine

les risques suivants :

- Une sous-évaluation des charges liées à la non comptabilisation de certaines factures ;

- Une surévaluation des dettes fournisseurs par la non comptabilisation de certaines factures
d’avoir.

Recommandation :

Le service achat et la comptabilité doivent instaurer une démarche qui consistera à rapprocher le
journal des achats de la liste de réception et de retour afin de s’assurer que toutes factures et tous
les avoirs à recevoir ont été provisionnés.

g) Comptabilisation du duplicata

Constats :

Absence de procédure dans la comptabilisation de duplicata.

Risque :

- Risque de double règlement d’un même achat ;

- Risque sur la régularité et la sincérité des états financiers dû à la comptabilisation et de la
facture principale et du duplicata.

Recommandation :

- Toute demande de duplicata doit être motivée par écrit au DAAF ;

- Toute comptabilisation de duplicata doit être autorisée par le DAAF.

IV. Elaboration du manuel de procédures

 Adaptation le cas échéant de ces procédures :

Sur la base des informations recueillies et des conclusions des analyses réalisées, il faudra :

35
 - Adapter le contenu du manuel pour tenir compte des spécificités de l’entité par rapport à
sa structure organisationnelle ;
- Adapter le contenu à la nature de l’activité de l’entité en tenant compte de toutes les
spécificités de cette activité.

 Rédaction du manuel de procédures :

Il s’agira de faire la mise en forme finale du manuel de procédures en incorporant des points tels
que les définitions, les règles de gestion.

36
CONCLUSION PARTIELLE

Cette partie nous a permis de faire une synthèse sur les concepts du contrôle interne et cela pour
une meilleure compréhension du lecteur.

Nous avons terminé par une évaluation du contrôle interne lié au cycle achat-fournisseurs et
trésorerie, indispensable pour la mise en place du manuel de procédures.

37
DEUXIEME PARTIE : Cadre pratique : Manuel de procédures des
cycles achat et trésorerie du Centre Expert -
SA

L’introduction au manuel de procédures comporte la présentation de l’entreprise (Voir annexe 2),

les fiches de postes pour les postes de responsabilité, ainsi que les agents administratifs principaux
(Voir annexe 3) et une brève présentation dudit manuel (Voir annexe 4).

Ce manuel de procédures formalise les procédures d’achat et de trésorerie qui régissent les
différentes fonctions du CENTRE EXPERT – SA.

Sur la base des informations recueillies et des conclusions des analyses réalisées, il faudra :

- Adapter le contenu du manuel pour tenir compte des spécificités de l’entité par rapport à
sa structure organisationnelle ;
- Adapter le contenu à la nature de l’activité de l’entité en tenant compte de toutes les
spécificités de cette activité.

Il a pour objectifs de :

- Fournir un cadre formel d'exécution des activités à caractère administratif, comptable ;

- Garantir la continuité des méthodes de travail, malgré les mutations et réorganisations du
personnel ;
- Définir les activités de tous les membres du CENTRE EXPERT – SA, Garantir un contrôle
interne fiable ;
- Accroître la productivité du personnel (par l'optimisation des volumes d'informations à
traiter, l'optimisation des circuits de traitement des informations et une automatisation
accrue des traitements manuels).

Il s’agira dans cette partie de faire la mise en forme finale du manuel de procédures en
incorporant des points tels que les définitions, les règles de gestion.

38
CHAPITRE 3 : Domaine du cycle achat-fournisseur

La conception du manuel relatif au cycle achat- fournisseurs s'appuie sur le cadre organique du
CENTRE EXPERT – SA. Pour chaque procédure identifiée, ce chapitre présentera :

o L’introduction précisant :

 Les objectifs visés ;

 Les règles de gestion qui gouvernent la procédure décrite ;

o La description détaillant les étapes de la procédure. Elle se présente sous forme de

tableau. Chaque étape sera décrite en précisant :

 Le nom de l’intervenant ;

 Les tâches exécutées par l’intervenant ainsi que les contrôles effectués ;

 La liste des documents utilisés comme support.

SECTION I. Objectifs et règles de gestion

Objectifs
L’objectif du cycle Achat-fournisseur est de satisfaire l’expression des besoins en provenance des
services demandeurs, choisir le fournisseur de fournitures, de biens ou de services, les
réceptionner, payer et comptabiliser adéquatement.
Ce cycle concerne l’ensemble des achats et attributions des marchés effectués par la Direction
Générale concernant notamment : les fournitures, les équipements, les prestations de services, et
les travaux.
Les procédures de ce module visent à une organisation optimale des opérations d'achats de
consommables médicaux et de fournitures en vue de :
- Mieux suivre les commandes de consommables médicaux et fournitures ;
- Éviter les ruptures de stocks de consommables médicaux et fournitures ;
- Suivre les avoirs liés aux avaries et aux retours sur commande ;
- Suivre les livraisons partielles ;
- Assurer l’exhaustivité des achats comptabilisés.

39
Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT – SA lors des achats doivent donner les
garanties suivantes :
- Toute dépense doit avoir été prévue au budget du CENTRE EXPERT – SA approuvé par le
Conseil d’Administration ;
- Toute dépense prévue doit pour être exécutée faire l’objet d’une procédure d’engagement
(commande, contrat, obligation légale ou sociale) ;
- La Direction Générale doit disposer de fournisseurs agréés suivant des critères définis inscrits
dans un fichier régulièrement actualisé.

Règles de gestion
ACH 01 Constitution de la base de données et procédure de sélection des fournisseurs
La bonne application des procédures fait appel aux règles de gestion suivantes :
- Le fournisseur ne doit pas être en redressement judiciaire (en fournissant le nom et prénom
du dirigeant) ;
- Être à jour dans ses déclarations fiscales ;
- Être à jour dans ses déclarations salariales.

ACH 02 Mise à jour de la base de données

La bonne application des procédures fait appel aux règles de gestion suivantes :
- Le fournisseur ne doit pas être en redressement judiciaire (en fournissant le nom et prénom
du dirigeant) ;
- Être à jour dans ses déclarations fiscales ;
- Être à jour dans ses déclarations salariales.

ACH 03 Expression des besoins

Les procédures d’achats en vigueur au sein du CENTRE EXPERT – SA, doivent donner les
garanties suivantes :
- La pertinence du besoin ;
- La matérialisation du besoin par une demande d’achat ;
- La régularité et la conformité de la demande d’achat ;
- La dépense est prévue au budget ;
- La disponibilité des crédits.

ACH 04 Commande directe

Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT-SA, relatives à la commande directe
doivent donner les garanties que :

40
 - La sélection du fournisseur est effectuée de manière objective et transparente ;
- Le fournisseur sélectionné est présent dans le fichier « Fournisseurs agréés » du CENTRE
EXPERT-SA ;
- Le choix du fournisseur est effectué conformément aux critères de qualité, prix, délai de
livraison, modalité de règlement ;
- Les commandes sont passées sur la base stricte des besoins (demande d’achat) ;
- Les dépenses sont prévues au budget ;
- Les dépenses sont effectuées dans le cadre des limites préfixées et qu'aucun dépassement
n'est possible sans autorisation.

ACH 05 Appel d’offre restreinte

Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT – SA, relatives à l’appel d’offres restreint
doivent donner les garanties suivantes :
- La sélection du fournisseur est effectuée de manière objective et transparente ;
- Le fournisseur sélectionné est présent dans le fichier « Fournisseurs agréés » du CENTRE
EXPERT – SA ;
- La confidentialité de l’identité des fournisseurs avant le dépouillement des offres ;
- Le dossier d’appel d’offres est exhaustif et validé. En effet, il doit comporter les éléments
suivants :
 Une copie de la lettre circulaire
 Un exemplaire du cahier de charge
 Le modèle de l’acte d’engagement
 Le modèle du bordereau des prix et du détail estimatif
 Le modèle de la déclaration sur l’honneur
 Le règlement de la consultation signé par le Directeur Général
comprenant les informations suivantes :
o La liste des pièces à fournir par les concurrents (dossier administratif et
technique) ;
o Les critères d’appréciation des capacités techniques, financières et
juridiques ;
o Les critères retenus pour l’évaluation des offres (choix et classement) ;
o Le nombre minimum ou maximum de lots pouvant être souscrits par un
même concurrent.

- La commission d’appréciation des offres est composée par :

 Un président nommé par le Directeur Général ;
41
  Le Directeur des Affaires Administratives et Financières ;
 Un représentant du service demandeur ;
 Le Directeur Médical et Technique ;
 Le Responsable Achat.
- Le choix du fournisseur est effectué conformément aux critères de qualité, prix, délai de
livraison ;
- Le Directeur Général du CENTRE EXPERT – SA donne son approbation pour le
fournisseur sélectionné.

ACH 06 Appel d’offre ouvert

Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT – SA, relatives à l’appel d’offres ouvert
doivent donner les garanties suivantes :
- La sélection du fournisseur est effectuée de manière objective et transparente ;
- Le fournisseur sélectionné est présent dans le fichier « Fournisseurs agréés » du CENTRE
EXPERT – SA ;
- Le dossier d’appel d’offre est exhaustif et validé ; En effet, il doit comporter les éléments
suivants :
 Une copie de la lettre circulaire ;
 Un exemplaire du cahier de charge ;
 Le modèle de l’acte d’engagement ;
 Le modèle du bordereau des prix et du détail estimatif ;
 Le modèle de la déclaration sur l’honneur ;
 Le règlement de la consultation signé par le Directeur
Général comprenant les informations suivantes :
o La liste des pièces à fournir par les concurrents (dossier administratif et
technique) ;
o Les critères d’appréciation des capacités techniques, financières et juridiques ;
o Les critères retenus pour l’évaluation des offres (choix et classement) ;
o Le nombre minimum ou maximum de lots pouvant être souscrits par un même
concurrent.

- La confidentialité de l’identité des fournisseurs avant le dépouillement des offres ;

- La commission d’appréciation des offres est composée par :
 Un président nommé par le Directeur Général ;
 Le Directeur des Affaires Administratives et Financières ;
42
  Un représentant du service demandeur ;
 Le Directeur Médical et Technique ;
 Le Responsable Achat.
- L’appel d’offre est publié sur le site du CENTRE EXPERT – SA et dans la presse. Des
entreprises étrangères pourraient présenter des offres, si elles le souhaitent ;
- Le choix du fournisseur est effectué conformément aux critères de qualité, prix, délai de
livraison ;
- Le Directeur Général du CENTRE EXPERT – SA donne son approbation pour le
fournisseur sélectionné.

ACH 07 Réception de la commande

Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT-SA, lors de la réception des biens
doivent donner les garanties que :
- La livraison correspond en tous points (délais, références des articles, qualité, quantités) aux
stipulations de la commande ou des termes de références ;
- Un bon de réception (BR) pré numéroté est systématiquement émis ;
- Les retours sur livraison ainsi que les avaries et manquants constatés font l’objet d’un suivi
particulier ;
- Les membres de la commission de réception comportent obligatoirement un représentant du
service demandeur.

ACH 08 Certification et comptabilisation

Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT-SA, lors de la certification des factures
doivent donner les garanties suivantes :
- Les factures sont rigoureusement identifiées et rapidement transmises aux agents
concernés pour leur contrôle ;
- Les pertes de factures et / ou les retards dans l'acheminement des factures sont facilement
détectables ;
- Les factures font l'objet d’un contrôle correct et dans les délais raisonnables ;
- La réalité des livraisons avant toute certification qui puisse permettre le règlement ;
- L’exactitude de la facture avant toute certification.

Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT-SA, lors de la comptabilisation des

factures doivent donner les garanties suivantes :
- Les factures fournisseurs font l'objet d'une comptabilisation et d'un classement correct et
dans les délais raisonnables ;

43
 - Les factures sont comptabilisées dans le bon compte ;
- Toutes les factures saisies portent la mention « SAISIE » ;
- Les dettes dues aux fournisseurs sont correctement reportées ;
Une procédure de cut-off existe.

ACH 09 Règlement
Les procédures en vigueur au sein du CENTRE EXPERT-SA, lors du règlement des factures
doivent donner les garanties suivantes :
- Seules les factures correspondantes à des livraisons effectives et échues font l’objet de
règlements ;
- Les risques de double règlement sont inexistants ;
- La mise en paiement est dûment autorisée.

SECTION II. Description des procédures

Sommaire du cycle

ACH 01 Constitution de la base de données et procédure de sélection des fournisseurs

ACH 02 Mise à jour de la base de données

ACH 03 Expression des besoins

ACH 04 Commande directe

ACH 05 Appel d’offre restreinte

ACH 06 Appel d’offre ouvert

ACH 07 Réception de la commande

ACH 08 Certification et comptabilisation

ACH 09 Règlement

44
I. ACH 01 - Constitution de la base de données et procédure de sélection des fournisseurs

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Conception d’un fichier EXCEL
Responsable Achat - Conçoit un fichier EXCEL adapté ; - Fichier EXCEL
- Sélectionne les dossiers fournisseurs en tenant compte
des critères de sélection.

Renseignement du fichier
Responsable Achat - Renseigne les fournisseurs sélectionnés dans le fichier - Fichier EXCEL
par catégorie.

Sélection du fournisseur dans le cas d’une

procédure d’unicité
Responsable Achat - Ouvre la base fournisseur ; - Fichier EXCEL
- Choisit l’unique fournisseur inscrit, capable de
réaliser la prestation ou la demande.

Sélection du fournisseur dans le cas d’une

procédure de commande direct
Comité de sélection - Sélectionne trois fournisseurs figurant dans la base de - Fichier EXCEL
données ;
- Choisit le fournisseur en fonction du rapport, qualité-
prix, délai de livraison, modalité de paiement.
Sélection du fournisseur dans le cas d’une
procédure restreinte (montant compris entre 5
millions et 10 millions)
Comité de sélection - Sélectionne au moins cinq fournisseurs figurant dans - Fichier EXCEL
la base de données ; - Dossiers des
- Choisit le fournisseur en fonction du rapport, qualité- soumissionnaires.
prix, délai de livraison, modalité de paiement.
Sélection du fournisseur dans le cas d’une
procédure à compétition ouverte d’un montant
supérieur à 10 millions
DAAF - Monte les dossiers d’appel d’offre. - Dossier d’appel
d’offre

Secrétaire de - Informe les soumissionnaires par voie de presse ; - Offre des

Direction soumissionnaires
- Réceptionne les offres des soumissionnaires ;
- Presse
- Transmet les offres au comité de sélection.
Comité de sélection - Réceptionne les offres des soumissionnaires ; - Offre des
soumissionnaires
- Choisit le fournisseur en fonction du rapport, prix,
qualité, délai de livraison, modalité de paiement.

45
II. ACH 02 - Mise à jour de la base de données

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Mise à jour des données existantes dans la
base de données fournisseurs

Responsable Achat - S’informe sur les différents fournisseurs ; - Presse

- Apporte des corrections sur les éléments renseignés
des fournisseurs dans la base de données.

Renseignement des nouveaux fournisseurs

dans la base de données fournisseurs

Comité de sélection - Sélectionne les dossiers fournisseurs en tenant -Dossiers

compte des critères de sélection. fournisseurs

Responsable Achat - Réceptionne les dossiers des nouveaux - Fichier EXCEL

fournisseurs ;
- Renseigne les fournisseurs sélectionnés dans le
fichier EXCEL par catégories.

III. ACH 03 - Expression des besoins

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Expression du besoin

Responsable Achat - Transmet tous les lundis à chaque chef de service son - Carnet de bon de
carnet de bon de sortie et son formulaire sortie
d’intervention technique. - Formulaire
d’intervention
technique

- Réceptionnent les carnets de bons de sortie et les - Carnet de bon de

Chefs de service formulaires d’interventions techniques ;
sortie
- Renseignent les carnets de bons de sortie et les
formulaires d’interventions techniques ; - Formulaire
- Visent les bons de sortie et les formulaires d’intervention
d’interventions techniques ; technique
- Retournent les carnets de bons de sortie et les
formulaires d’interventions techniques au
Responsable Achat.

46
Expression des besoin (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE INTERFACE

Etablissement de formulaire d’achat

- Transcrit sur un formulaire de demande d’achat, les - Carnet de bon de
Responsable Achat besoins exprimés initialement dans le carnet de bon sortie
de sortie ; - Formulaire de
- Vise les formulaires de demande d’achats ; demande d’achat pour
- Transmet le formulaire de demande d’achat pour fourniture
consommable médical au Directeur Médical
Technique ; - Formulaire de
demande d’achat pour
- Transmet le formulaire de demande d’achat pour
consommable médical
fournitures aux responsables de services.
- Réceptionnent les formulaires ; - Formulaire de
Directeur Médical - Visent les formulaires de demande d’achat ; demande d’achat pour
Technique/ - Retournent les formulaires au Responsable Achat. consommable médical
Responsables de - Formulaire de
service demande d’achat pour
fourniture
- Réceptionne les formulaires de demande d’achat - Formulaire de
Responsable Achat
pour consommable médical et fourniture ; demande d’achat pour
- Transmet les formulaires de demande d’achat pour fourniture et
consommable médical, pour fourniture et les consommable médical
formulaires d’interventions techniques à la - Formulaire
Secrétaire de Direction. d’intervention
technique
- Réceptionne les formulaires ; - Formulaire de
Secrétaire de demande d’achat pour
- Transmet les formulaires au DAAF.
Direction fourniture et
consommable médical
- Formulaire
d’intervention
technique
Approbation de la demande d'achat
- Réceptionne les formulaires ; - Formulaire de
- S’assure que les dépenses sont prévues au budget et demande d’achat pour
DAAF valide les formulaires ; fourniture et
- Retourne les formulaires à la Secrétaire de consommable médical
Direction. - Formulaire
d’intervention
technique

47
Expression des besoin (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE INTERFACE
- Réceptionne les formulaires ; - Formulaire de
Secrétaire de - Transmet les formulaires au DG. demande d’achat pour
Direction fourniture et
consommable médical
- Formulaire
d’intervention
technique
- Réceptionne les formulaires de demande d’achat ; - Formulaire de
DG
- S’assure que les dépenses sont prévues au budget et demande d’achat pour
valide les formulaires de demande d’achat ; fourniture et
- Retourne les formulaires à la Secrétaire de consommable médical
Direction. - Formulaire
d’intervention
technique
Approbation de la demande d'achat (suite)

DG - Réceptionne les formulaires de demande d’achat ; - Formulaire de

- S’assure que les dépenses sont prévues au budget et demande d’achat pour
valide les formulaires de demande d’achat ; fourniture et
- Retourne les formulaires à la Secrétaire de consommable médical
Direction. - Formulaire
d’intervention
technique

Secrétaire de - Réceptionne les formulaires ;

Direction - Transmet les formulaires validés au Responsable - Formulaires validés
Achat.

- Réceptionne les formulaires validés ; - Formulaires validés

Responsable Achat
- Entame la procédure de passation de commande.

48
IV. ACH 04 - Commande directe

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Validation de la pro forma
Responsable Achat - Réceptionne le formulaire de demande d’achat ; - Formulaire de
- Consulte le fichier « Fournisseurs agréés » ; demande d’achat
- Identifie les fournisseurs susceptibles de réaliser l’achat - Demande de
ou la prestation ;
cotation
- Transmet aux fournisseurs identifiés la demande de
cotation ; - Fichier
- Réceptionne les factures proforma des fournisseurs ; « fournisseurs
- Constitue la liasse de documents (demande d’achat, agréés »
factures proforma) ; - Facture proforma
- Transmet la liasse de documents au comité de sélection.
Comité de sélection - Réceptionne la liasse de documents ; - DA
- Vérifie la concordance des informations ; - Proforma
- Sélectionne l’offre la mieux disante répondant aux
spécifications techniques.
DG - Vise et appose la mention « bon pour engagement » sur - Proforma validée
la proforma du fournisseur le mieux disant ;
- Transmet la proforma validé à la Secrétaire de Direction.
Secrétaire de - Réceptionne la proforma validée ; - Proforma validée
Direction. - Transmet la proforma validée au Responsable achat.

Préparation du bon de commande

Responsable Achat - Réceptionne la proforma validée ; - Proforma validée
- Transcrit sur un bon de commande, les besoins exprimés - DA
initialement sur la demande d’achat ;
- Vise le bon de commande ; - BC
- Transmet le bon de commande au chef de service.
Chef de service - Réceptionne le bon de commande ; - Bon de commande
- Vise le bon de commande ;
- Retourne le bon de commande au Responsable Achat.
Responsable Achat - Réceptionne le bon de commande ; - Bon de commande
- Transmet le bon de commande à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne le bon de commande ; - Bon de commande
Direction - Transmet le bon de commande au DAAF.

49
Commande directe (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Approbation du bon de commande

DAAF - Réceptionne le bon de commande ; -Bon de commande

- Vise le bon de commande ; validé
- Retourne le bon de commande à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne le bon de commande visé ; -Bon de commande
Direction - Transmet le bon de commande au DG. validé

DG - Réceptionne le bon de commande ; -Bon de commande

- Vise le bon de commande ; validé
- Retourne le bon de commande validé à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne le bon de commande validé ; -Bon de commande
Direction - Transmet le bon de commande au Responsable Achat. validé

Responsable Achat - Réceptionne le bon de commande validé ; -Bon de commande

- Transmet le bon de commande au coursier pour remise au validé
fournisseur.

50
V. ACH 05 - Appel d’offre restreint

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Préparation du dossier de consultation

Responsable Achat - Elabore le dossier de consultation comprenant les éléments - Dossier d’appel
suivants : d’offres
Un avis de consultation restreinte ; il s’agit d’une lettre - Avis de
d’invitation adressée à des fournisseurs choisis dans le consultation
fichier, pour leur capacité à répondre à l’offre ; restreinte
Cahier des prescriptions techniques ou termes de - Cahier des
référence : ils décrivent de façon précise la nature et la prescriptions
consistance des biens et services demandés, ainsi que les techniques ou
conditions générales d’exécution, de règlement ou de termes de référence
garantie ; - Lettre de
Lettre de soumission : il s’agit d’une lettre d’engagement soumission
du soumissionnaire qui indique expressément le montant de - L’offre des
la soumission, les délais d’exécutions et la validité de soumissionnaires
l’offre ;
L’offre : elle peut être une simple facture pro forma.
- Choisit au minimum trois (03) fournisseurs dans le fichier
« Fournisseurs agréés » ;
- Transmet le dossier d’appel d’offres au comité de
sélection.

- Réceptionne le dossier d’appel d’offres ;

- Dossier d’appel
- Analyse la pertinence et la cohérence du dossier d’appel
d’offres validé
Comité de sélection d’offres ;
- Valide le dossier d’appel d’offres ;
- Transmet le dossier d’appel d’offres à la Secrétaire de
Direction.

Envoi des appels d’offres

Secrétaire de - Transmet le dossier d’appel d’offres aux fournisseurs - Dossier d’appel

Direction sélectionnés (soumissionnaires), par courrier d’offres validé
recommandé avec accusé de réception.
Réception des offres (réponses) des
soumissionnaires
Secrétaire de - Réceptionne les offres des soumissionnaires ;
Direction -Offres des
- Enregistre les offres dans le courrier arrivé ;
- Regroupe toutes les offres dans l'attente du jour fixé pour Soumissionnaires
le dépouillement ;
- Transmet les offres au comité de sélection.

51
Appel d’offre restreint (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Dépouillement des offres
Comité de sélection - Réceptionne les offres des soumissionnaires ; -Offre des
- Vérifie la validité des offres déposées, des pièces soumissionnaires
administratives et d’autres renseignements demandés aux
soumissionnaires ;
- Analyse la crédibilité des soumissionnaires, les offres -Rapport
techniques, puis les offres financières, sur la base des d’évaluation
critères et pondérations indiqués dans les termes de
référence et faire émarger sur chaque offre tous les
membres de la commission ;
- Dresse un Procès-Verbal en deux (2) exemplaires émargé - PV d’évaluation
par tous les membres de la commission à l’issue des
travaux d’évaluation qui sont sanctionnés par un
classement suivant les points obtenus ;
- Consigne les conclusions dans un rapport d’évaluation ;
- Transmet le rapport et le PV d’évaluation au DG.
DG -Rapport
- Réceptionne le rapport et le PV d’évaluation ;
- Valide l’offre choisie par le comité de sélection ; d’évaluation
- Transmet l’offre à la Secrétaire de Direction ; -PV d’évaluation
En cas de refus,
- Rédige un mémorandum motivé. -Offre validée

Secrétaire de - Offre validée

- Réceptionne l’offre validée par le comité de sélection ;
Direction
- Transmet l’offre validée au Responsable Achat.

Validation des offres par le DG du CENTRE

EXPERT
Responsable achat - Transmet la liasse (demande d’Achat, PV d’évaluation, -Demande achat
offres des fournisseurs sélectionnés) au Coursier. - PV
- Offres des
fournisseurs
Coursier - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
- Transmet la liasse au service courrier du CENTRE - PV
EXPERT. - Offres des
fournisseurs

52
Appel d’offre restreint (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE INTERFACE
Validation des offres par le DG du CENTRE
EXPERT – SA (suite)

Service courrier du - Réceptionne la liasse ; - Demande achat

CENTRE EXPERT Transmet la liasse au Secrétariat du DG. - PV
- Offres des
fournisseurs
Secrétariat du DG - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
- Transmet la liasse de documents au DG du CENTRE - PV
EXPERT. - Offres des
fournisseurs
DG du CENTRE - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
EXPERT - Prend connaissance ; - PV
- S’assure que le fournisseur retenu est le mieux disant ; - Offres des
- Approuve et valide la liasse de documents ; fournisseurs
- Transmet la liasse de documents à son Secrétariat.
En cas de refus,
- Rédige un mémorandum motivé.

Secrétariat du DG - Réceptionne la liasse de documents ; -Dossier d’appel

- Transmet la liasse de documents au service courrier. d’offres validé
- Offres des
fournisseurs
- PV
Service courrier - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
- Transmet la liasse au Responsable achat des filiales. - PV
- Offres des
fournisseurs

53
 VI. ACH 06 - Appel d’offre ouvert

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Préparation du dossier d’appel d’offres
DAAF - Prépare un projet de dossier d’appel d’offres comprenant : - Projet dossier
 Tous les renseignements dont un soumissionnaire d’appel d’offres
éventuel peut avoir besoin ;
 La description détaillée des fournitures recherchées ;
 Les termes et conditions de livraison ;
 L’avis d’appel d’Offres ;
 Les instructions à l’intention des soumissionnaires ;
 Le règlement de la consultation signé par le
Directeur Général ;
 Un modèle de soumission ;
 Le modèle de l’acte d’engagement ;
 Le modèle de la déclaration sur l’honneur ;
 Le cahier des clauses générales ;
 Le modèle du bordereau des prix et du détail
estimatif ;
 Les termes et conditions de paiement ;
 Détails des cautions et garanties à fournir ;
 Lieu, date, et heure limite d’envoi ou remise des
offres, les pénalités liées aux retards dans l’exécution
du marché.
- Transmet le projet de dossier d’appel d’offre au comité de
sélection.

- Réceptionne le projet de dossier d’appel d’offre ; - Dossier d’appel

- Analyse la pertinence et la cohérence du projet de dossier d’offres validé
d’appel d’offre ;
Comité de sélection
- Valide le projet de dossier d’appel d’offre ;
- Transmet le dossier d’appel d’offre validé à la Secrétaire de
Direction.

DAAF - Prépare l’avis d’annonce et le faire signer par le DG ; - Avis d’annonce

- Fixe le délai de soumission : 15 jours pour la procédure
- Dossier d’appel
d’urgence et entre 60 et 90 jours pour la procédure normale
; d’offre validé
- Oriente les fournisseurs pour une meilleure
compréhension des termes de référence ;
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de
Direction.

54
 Appel d’offre ouvert (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Publication et réception des offres

- Publie l’appel d’offres dans les journaux d’annonces privés -Offre des
Secrétaire de et publics ; soumissionnaires
Direction - Met en ligne l’annonce d’appel d’offre validé ;
- Réceptionne les offres (réponses) des soumissionnaires ; - Presse
- Enregistre les offres dans le registre « courriers arrivés » ; - Appel d’offres
- Regroupe toutes les offres dans l'attente du jour fixé pour le
dépouillement ; -Registre «courriers
- Transmet les offres au comité de sélection. arrivés »

Dépouillement des offres

- Réceptionne les offres ;

Comité de sélection - Evalue les offres des différents fournisseurs ;
- Offre des
- Sélectionne la meilleure offre ;
- Etablit un PV d’évaluation des offres ; soumissionnaires
- Etablit un rapport d’évaluation ; - Rapport
- Transmet le PV et le rapport d’évaluation à la Secrétaire de d’évaluation
Direction.
- PV d’évaluation
N.B : le dépouillement et l’évaluation des offres sont
des offres
effectués lors d’une séance publique en présence des
soumissionnaires ou de leurs représentants.

Secrétaire de - Réceptionne le PV et le rapport d’évaluation ; - Rapport

Direction - Transmet le PV et le rapport d’évaluation au Directeur d’évaluation
Général.
- PV d’évaluation
des offres

Validation de l’offre
DG - Réceptionne le rapport et le PV d’évaluation ; -Rapport
- Valide l’offre choisie par le comité de sélection ; d’évaluation
- Transmet l’offre choisie à la Secrétaire de Direction. - PV d’évaluation
En cas de refus,
- Rédige un mémorandum motivé. - Offre validée
-Mémorandum
Transmission de l’offre validée
Secrétaire de - Réceptionne l’offre choisie ; - Offre choisie
Direction - Transmet l’offre choisie au Responsable Achat.

55
 Appel d’offre ouvert (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Validation des offres par le DG du CENTRE
EXPERT – SA
Responsable achat - Transmet la liasse (demande d’Achat, PV d’évaluation, -Demande achat
offres des fournisseurs sélectionnés) au Coursier. - PV
- Offres des
fournisseurs
Coursier - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
- Transmet la liasse au service courrier du CENTRE - PV
EXPERT – SA.
- Offres des
fournisseurs
Service courrier du - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
CENTRE EXPERT - Transmet la liasse au Secrétariat du DG. - PV
– SA
- Offres des
fournisseurs
Secrétariat du DG - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
- Transmet la liasse de documents au DG du CENTRE - PV
EXPERT – SA. - Offres des
fournisseurs
DG du CENTRE - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
EXPERT – SA - Prend connaissance ; - PV
- S’assure que le fournisseur retenu est le mieux disant ; - Offres des
- Approuve et valide la liasse de documents ; fournisseurs
- Transmet la liasse de documents à son Secrétariat.
En cas de refus,
- Rédige un mémorandum motivé.
Secrétariat du DG - Réceptionne la liasse de documents ; -Dossier d’appel
- Transmet la liasse de documents au service courrier du d’offres validé
CENTRE EXPERT – SA. - Offres des
fournisseurs
- PV

56
 Appel d’offre ouvert (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Validation des offres par le DG du CENTRE
EXPERT – SA (suite)
Service courrier du - Réceptionne la liasse ; - Demande achat
CENTRE EXPERT - Transmet la liasse à la Secrétaire de Direction du CENTRE
EXPERT – SA. - PV
– SA
- Offres des
fournisseurs
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Demande achat
Direction - Transmet la liasse au Directeur Général.
- PV
- Offres des
fournisseurs

Directeur Général - Réceptionne la liasse de documents ; - Demande achat

- Prend connaissance de la décision du Directeur Général du
CENTRE EXPERT – SA ; - PV
- Transmet la liasse à la Secrétaire de Direction. - Offres des
fournisseurs

Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Demande achat

Direction - Transmet la liasse au Responsable Achat.
- PV
- Offres des
fournisseurs

57
 VII. ACH 07 - Réception des commandes

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Réception, contrôle et approbation les articles
Commission - Réceptionne les fournitures et biens sur la base du bon de - PV de réception
réception commande et du bon de livraison ; - Bon de livraison
- Procède au contrôle de conformité entre le bon de
commande et le bon de livraison (quantité, prix et - Bon de réception
qualité) ;
- Signe le bordereau de réception ;
- Etablit un procès-verbal de réception pour les travaux et
services et le bon de réception pré numéroté pour les
achats ;
- Fait signer les membres de la commission ;
- Transfère les articles au gestionnaire de stocks.
Stockage des articles

Gestionnaire de - Réceptionne les articles ;

- Range les articles en magasin ; - Bon d’entrée
stocks
- Etablit un bon d’entrée ; - Fiche de stock
- Met à jour la fiche de stock ; mise à jour
- Agrafe l’exemplaire du BL au BC et à la DA - Bon de livraison
correspondant ;
- Bon de
- Remet la liasse dans le dossier « Factures à recevoir » ;
commande
- Agrafe l’exemplaire du BL, le BC et la DA à la facture
accompagnant éventuellement la livraison ; - Demande d’achat
- Remet la liasse dans le « Dossier factures à payer » ;
- Transmettre le « Dossier factures à payer » au Comptable.

58
 VIII. ACH 08 - Certification et comptabilisation

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Certification et enregistrement de la facture

Chef Comptable - Réceptionne la liasse de documents (DA, BC, BL, - Bon de Livraison
facture) ;
- Bon de
- Décharge sur le registre de transmission interne ;
Commande
- Rapproche : facture, bon de commande, bon de livraison
et PV de réception pour vérifier la conformité (qualité/ - Demande
prix/ quantité) ; d’Achat
- Appose sur la facture la mention « OK » pour
matérialiser le contrôle ; - Facture
- Comptabilise la facture ; - Logiciel SAARI
- Saisit la facture dans le logiciel SAARI ;
- Appose le cachet « SAISIE » sur la facture ;
- Classer la facture + BL + BC + DA dans le dossier «
Factures à payer ».

Chef Comptable En cas d’erreur, - Facture

- Refuse la certification de la facture pour les raisons - Notification de
suivantes : rejet
 Litige relatif à la réception quantitative
 Litige relatif à la réception qualitative
 Litige relatif aux prix et conditions de règlement
 Erreur de facturation
- Etablit une notification de rejet en indiquant les motifs
du rejet et les références de la facture ;
- Transmet la notification à la Secrétaire de direction pour
envoi au fournisseur.

Envoi de la notification de rejet au fournisseur

Secrétaire de - Réceptionne la notification ; - Facture

Direction - Adresse au fournisseur la notification de rejet par mail ;
- Récupère et enregistre le numéro de facture sur le
registre de transmission ; - Notification de
- Fait une copie de la liasse pour les archives ; rejet
- Etablit la notification de rejet en deux copies ;
- Remet l’originale de la notification ainsi que la facture
au coursier pour remise au fournisseur ;
- Conserve la copie pour les archives.

59
 IX. ACH 09 – Règlement

INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE DOCUMENT ET

INTERFACE
Préparation et transmission du règlement
Service - Transmet l’ordre de dépense (OD) ainsi que les pièces - OD, Facture
comptabilité justificatives de règlements (Facture, BL, BC) à la - BL, BC
Trésorière.
Trésorière - Réceptionne la liasse de documents ; - OD, Facture
- Etablit un ordre de paiement (OP) ; - BL, BC, OP,
- Prépare le chèque ou l’ordre de virement (OV) ;
- Chèque/OV signé
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - OD, Facture
Direction. - Transmet la liasse de documents au DAAF. - BL, BC, OP
- Chèque/OV signé
Contrôle et Signature du règlement
DAAF - Réceptionne la liasse de documents ; - OD, Facture
- S’assure de la conformité des documents et de la correcte - BL, BC, OP
présentation du chèque ou de l’ordre de virement ;
- Chèque/OV signé
- Signe le chèque ou l’ordre de virement ;
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de Direction.
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - OD, Facture
Direction. - Transmet la liasse de documents au DG. - BL, BC, OP
- Chèque/OV signé
Contrôle et signature du règlement
DG - Réceptionne la liasse de documents ; - OD, Facture
- S’assure de la conformité des documents et de la correcte - BL, BC, OP
présentation du chèque ou de l’ordre de virement ; - Chèque/OV signé
- Signe le chèque ou l’ordre de virement ;
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de Direction.
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - OD, Facture
Direction. - Transmet la liasse de documents à la Trésorière. - BL, BC, OP
- Chèque/OV signé
Enregistrement du règlement
Trésorière - Enregistre le chèque ou l’ordre de virement dans le registre - Chèque/OV signé
des chèques émis ; - Registre des
- Fait une copie du chèque ou de l’ordre de virement ; chèques émis
- Appose le cachet de règlement sur les factures avec les
- OD, OP
mentions suivantes :
- Facture, BL
 La date de paiement
- BC
 La référence du moyen de paiement
- Transmet la liasse de documents au service comptabilité et le
chèque au coursier pour remise au fournisseur.

60
 Règlement (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Remise du chèque
Coursier - Réceptionne le chèque ; - Bordereau de
- Transmet le chèque au fournisseur contre : remise chèque
 Décharge des bordereaux de remise de chèque - Chèque
 Émargement du registre des chèques émis - Registre des
- Transmet le bordereau de remise de chèque et le registre des chèques émis
chèques émis à la Trésorière.

Comptabilisation du règlement
Comptable - Réceptionne la liasse de documents ; - Facture
- Agrafe une fiche d’imputation à la liasse de documents reçus - Chèque/OV signé
; - BC
- Impute le reçu de paiement à l’aide de la fiche d’imputation ;
- Comptabilise le règlement ; - BR
- Archive la liasse de documents dans un classeur « dédié aux - OD
règlements bancaires ». - OP

61
CHAPITRE 4 : Gestion de la trésorerie

Dans ce chapitre, nous présenterons les procédures du cycle trésorerie en indiquant les procédures
de gestion de la caisse, ensuite les procédures de gestion de la banque. Pour chaque procédure
identifiée, ce chapitre présentera également :

o L’introduction précisant :

 Les objectifs visés ;

 Les règles de gestion qui gouvernent la procédure décrite ;

o La description détaillant les étapes de la procédure. Elle se présente sous forme de

tableau. Chaque étape sera décrite en précisant :

 Le nom de l’intervenant ;

 Les tâches exécutées par l’intervenant ainsi que les contrôles effectués ;

 La liste des documents utilisés comme support.

SECTION I. Objectifs et règles de gestion

Objectifs
Les procédures visent à instaurer une organisation optimale de toutes les transactions liées à la
trésorerie.

Elles permettront de s’assurer que toutes les opérations d’encaissements et de décaissements sont
autorisées par la direction et qu’elles sont justifiées.

La procédure a pour objet d'assurer le bon fonctionnement de la caisse en garantissant la gestion

saine et rigoureuse.

La procédure doit donner l'assurance que :

- Les actifs de la caisse sont bien protégés ;

- Les risques de détournement par la création de dépenses fictives, création de documents de

paiement sont maîtrisés ;

62
 - Les opérations relatives à la trésorerie sont rapidement et correctement enregistrées par le
service comptable ;

- Le système de contrôle périodique des existants en caisse est mis en place.

Règles de gestion

 Caisse

La bonne application de cette procédure fait mention des règles ci-dessous :

- Toutes les recettes issues des prestations aux patients sont intégralement et rapidement
traitées et mises en sécurité. Les recettes d’une journée doivent faire l’objet d’un arrêté
de caisse et être virées en banque.

- Le montant maximal du fond de caisse après inventaire de caisse est de 500 000 F CFA.

- Toutes les dépenses d’un montant supérieur à 250 000 F CFA doivent obligatoirement
être réglées par chèque ou virement bancaire.

 Banque

La bonne application de cette procédure fait mention des règles ci-dessous :

- Les opérations sur les comptes bancaires doivent être autorisées par le DAAF et le DG
dont les pouvoirs ont été communiqués à la banque ;

- Tous les mouvements de trésorerie sont correctement comptabilisés conformément aux

règles du système comptable du SYSCOHADA révisé ;

- Les chéquiers en circulation sont conservés par la Trésorière qui établit les chèques,
tandis que les chéquiers en réserve sont sous la responsabilité du Directeur Général.

SECTION II. Description des procédures

Sommaire du cycle

TRE 01 Les opérations se rapportant à la caisse de recettes

- L’encaissement de recettes

- L’arrêté de caisse
63
 - L’approvisionnement de la caisse

TRE 02 Les opérations se rapportant à la caisse menues dépenses

- Le bon de sortie caisse

- Les règlements fournisseurs

TRE 03 Les opérations bancaires

- Les décaissements par la banque

- Les encaissements par la banque

I. TRE 01 - Les opérations se rapportant à la caisse de recettes

1. Encaissement de recettes

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Encaissement de recettes

Agent de caisse - Réceptionne les trois (3) exemplaires de - Facture en trois

factures du patient ; exemplaires
- Encaisse le paiement du patient ; - Reçu de paiement
en trois
- Edite le reçu de paiement en (03) exemplaires ;
exemplaires
- Remet un (01) exemplaire de la facture et du
reçu de paiement à la Trésorière ;
- Remet les deux (02) autres exemplaires de
factures et de reçu de paiement au patient.

64
2. Arrêté de caisse

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Arrêté de caisse
Agent de caisse En fin de journée,
- Edite le journal caisse des prestations en trois (03)
exemplaires ;
- Renseigne au stylo rouge devant chaque montant le - État journalier des
nom du service traiteur ; prestations
- Vise les trois (03) copies du journal caisse ; - Reçu de paiement
- Fait une copie de chaque reçu de paiement ; - Facture
- Conserve une copie du journal caisse et les copies
des reçus de paiement ;
- Remet les deux (2) autres copies du journal caisse
visés, les reçus de paiement, les factures et les
sommes reçues à la Trésorière.
Trésorière - Réceptionne les deux (2) copies du journal caisse - État journalier des
visés, les reçus de paiement, les factures et la prestations
recette de la journée ; - Reçu de paiement
- Conserve une copie du journal visé et les reçus de - Facture
paiement ; - Pièce de caisse
recette
- Renseigne et vise la pièce de caisse recette ;
- Transmet une copie du journal caisse visé et la
pièce de caisse recette au service comptabilité.
Agent de caisse - Procèdent à l’inventaire physique de la caisse ;
Trésorière - Renseignent une fiche d'arrêté de caisse et en font - Fiche d’arrêté de
copie ; caisse
En cas de concordance entre les soldes théoriques et - Copie de l’état des
physiques, ventes
- Fiches
- Signent conjointement la fiche d'arrêté de caisse ;
récapitulatives des
En cas de différence de soldes, recettes
- Recherchent ensemble les causes de l’écart ;
- Renseignent la colonne observation de la fiche
d’arrêté de caisse ;
- Préparent sur place un récapitulatif global des
recettes en (02) deux exemplaires ;
- Visent les fiches récapitulatives des recettes
conjointement.

65
Arrêté de caisse (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Arrêté de caisse (suite)
Trésorière - Remet une copie de la fiche récapitulative de - Fiches
recettes et l’encaissement global au DAAF pour récapitulatives des
contrôle ; recettes
- Transmet l’autre copie de la fiche récapitulative de
recettes et la copie de la fiche d’arrêté de caisse au
service comptabilité pour saisie et archivage ;
- Reverse les fonds au coffre-fort en attendant le
virement en banque.
Archivage des états récapitulatif des recettes
Trésorière - Archive l’état récapitulatif des recettes dans un - Fiches
classeur « recettes des prestations ». récapitulatives des
recettes

66
3. Approvisionnement de la caisse

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Autorisation d’approvisionnement

Trésorière Dès que la caisse atteint un seuil de 50 000 F CFA,

- Etablit un bon d’approvisionnement de la - Bon
caisse ; d’approvisionnement
- Transmet l’état d'approvisionnement, la fiche - Fiche arrêté de caisse
d'arrêté de caisse à la Secrétaire de Direction.

Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon

Direction - Transmet l’état d'approvisionnement, la fiche d’approvisionnement
d'arrêté de caisse au DAAF. - Fiche arrêté de caisse

DAAF - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon

- Renseigne le montant à approvisionner sur le d’approvisionnement
bon ; - Fiche arrêté de caisse
- Vise le bon d’approvisionnement ;
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire
de Direction.

Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon

Direction - Transmet l’état d'approvisionnement, la fiche d’approvisionnement
d'arrêté de caisse à la Trésorière. - Fiche arrêté de caisse

Validation du chèque
Trésorière - Réceptionne la liasse de documents ; - Fiche arrêté de caisse
- Prépare le chèque ; - Bon
- Transmet la liasse de documents (bon d’approvisionnement
d’approvisionnement, chèque) à la Secrétaire de - Chèque
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon
Direction - Transmet la liasse de documents (bon d’approvisionnement
d’approvisionnement, chèque) au DAAF. - Chèque
DAAF - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon
- Vise le chèque ; d’approvisionnement
- Transmet la liasse de documents (bon - Chèque
d’approvisionnement, chèque) à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon
Direction - Transmet la liasse de documents (bon d’approvisionnement
d’approvisionnement, chèque) au DG. - Chèque

67
Approvisionnement de la caisse (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Validation du chèque (suite)

DG - Réceptionne le bon d’approvisionnement et le - Bon

chèque ; d’approvisionnement
- Vise le chèque ; - Chèque
- Transmet le bon d’approvisionnement et le
chèque à la Secrétaire de Direction.

Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Bon

Direction d’approvisionnement
- Transmet la liasse de documents à la
Trésorière. - Chèque

Trésorière - Réceptionne la liasse de documents ;

- Transmet le chèque au Coursier pour le retrait - Chèque
des fonds ; - Fiche arrêté de caisse
- Récupère l’encaisse ; - Bon
- Rapproche l’encaisse de la remise de chèque ; d’approvisionnement
- Établit une pièce d’entrée de caisse et la fait - Remise de chèque
signer par le coursier ; - Pièce d’entrée de
- Enregistre l’entrée dans le brouillard de caisse ; caisse
- Archive une copie de la pièce d’entrée de - Brouillard de caisse
caisse, la copie et la remise de chèque ;
- Transfère une copie de la pièce d’entrée de
caisse et la remise de chèque au service
comptabilité.

68
 II. TRE 02 - Les opérations se rapportant à la caisse menues dépenses

1. Le bon de sortie de caisse

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Etablissement du bon de sortie de caisse

Responsable du - Établit un bon de sortie de caisse en deux (2) - Bon de caisse visé
service demandeur exemplaires ;
- Vise les bons de sortie de caisse ;
- Transmet les bons de caisse à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne les bons de caisse ; - Bon de caisse visé
Direction - Transmet les bons de caisse au DAAF.

Validation du bon de sortie de caisse

DAAF - Réceptionne les bons de caisse ; - Bon de caisse
- Apprécie l'opportunité de la dépense ; validé
En cas de rejet du bon de caisse,
- Transmet les deux (2) exemplaires du bon de caisse
au responsable du service demandeur en y indiquant
les motifs du rejet ;
Dans le cas contraire,
- Signe les deux (2) exemplaires du bon de caisse ;
- Transmet les bons de caisse à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne les bons de caisse ; - Bon de caisse
Direction. - Transmet les bons de caisse au DG. validé

DG - Réceptionne les bons de caisse ; - Bon de caisse

- Apprécie l'opportunité de la dépense ; validé
En cas de rejet du bon de caisse,
- Transmet les deux (2) exemplaires du bon de caisse
au responsable du service demandeur en y indiquant
les motifs du rejet ;
Dans le cas contraire,
- Signe les deux (2) exemplaires du bon de caisse ;
- Transmet les bons de caisse à la Secrétaire de
Direction.
Secrétaire de - Réceptionne les bons de caisse ; - Bon de caisse
Direction - Transmet les bons de caisse à la Trésorière. validé

69
 Le bon de sortie de caisse

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Remise des fonds au bénéficiaire
Trésorière - Réceptionne les bons de caisse ; - Bon de caisse
- Vérifie les signatures des bons de caisse ; validé
- Procède au décaissement ;
- Renseigne son cahier de caisse ; - cahier de caisse
- Rappelle au bénéficiaire que les justificatifs doivent
être fournis dans les 24 heures ;
- Archive un exemplaire du bon de caisse ;
- Transmet l’autre exemplaire au service comptabilité.

70
 2. Les règlements fournisseurs

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE

Préparation et transmission du règlement

Service comptabilité - OD
- Transmet l’ordre de dépense (OD) ainsi que les pièces
- Facture
justificatives de règlements (Facture, BL, BC) à la
Trésorière. - BL
- BC
Trésorière - OD
- Réceptionne la liasse de documents ;
- Facture
- Etablit un Ordre de Paiement (OP) ;
- Prépare la pièce de caisse dépenses ; - BL, - BC
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de - OP
Direction. - Pièce de caisse
dépenses
Secrétaire de - OD
Direction. - Réceptionne la liasse de documents ;
- Facture
- Transmet la liasse de documents au DAAF.
- BL, - BC
- OP
- Pièce de caisse
dépenses
Contrôle et Signature du règlement
DAAF - OD
- Réceptionne la liasse de documents ;
- Facture
- S’assure de la conformité des documents ;
- Signe la pièce de caisse dépenses ; - BL, - BC
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de - OP
Direction. - Pièce de caisse
dépenses
Secrétaire de - OD
Direction. - Réceptionne la liasse de documents ;
- Facture
- Transmet la liasse de documents au DG.
- BL, - BC
- OP
- Pièce de caisse
dépenses

71
 Les règlements fournisseurs (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Contrôle et signature du règlement (Suite)
DG - Réceptionne la liasse de documents ; - OD
- S’assure de la conformité des documents ; - Facture
- Signe la pièce de caisse dépense ; - BL
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de - BC
Direction. - OP
- Pièce de caisse
dépenses
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - OD
Direction - Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de - Facture
Direction. - BL
- BC
- OP
- Pièce de caisse
dépenses
Remise des fonds au fournisseur
- Réceptionne la liasse de documents ; - OD
- Remet les fonds et le feuillet bleu de la pièce de caisse - Facture
dépenses au fournisseur contre décharge de ce dernier - BL
sur la copie de sa CNI et la pièce de caisse dépenses ;
- Enregistre la sortie de fonds dans le cahier de caisse ; - BC
Trésorière
- Conserve le feuillet rose de la pièce de caisse ; - OP
- Achemine la liasse de documents (facture, ordre de - Pièce de caisse
dépense, ordre de paiement, BC, BL et le feuillet blanc dépenses
de la pièce de caisse dépenses) au service comptabilité.
- Copie CNI
Comptabilisation du règlement
Comptable - Réceptionne la liasse de documents ; - OD
- Agrafe une fiche d’imputation à la liasse de documents - Facture
reçus ; - BL
- Impute le reçu de paiement à l’aide de la fiche - BC
d’imputation ; - OP
- Comptabilise le règlement ; - Pièce de caisse
- Archive la liasse de documents dans le classeur caisse. dépenses
- Copie CNI

72
III. TRE 03 - Les opérations bancaires

1. Les décaissements par la banque

INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE DOCUMENT ET

INTERFACE
Contrôle et validation de l’état de règlement
Comptable A partir du dossier « factures à payer », - Etat des
Fournisseur - Etablit l'état des règlements à effectuer ; règlements
NB : Cet état peut être obtenu directement à partir de - Factures
l'échéancier tenu soit manuellement, soit fourni par le
logiciel SAARI - BC
- Transmet l’état des règlements ainsi que les pièces - BL
justificatives à la Secrétaire de Direction.

Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Etat des

Direction - Transmet l’état des règlements ainsi que les pièces règlements
justificatives au DAAF. - Factures
- BC
- BL

DAAF - Réceptionne la liasse de documents ; - Etat des

- Procède au contrôle des justificatifs du règlement règlements
(Bon de commande, bon de livraison ou de service - Factures
fait etc…) ;
- S’assure que le règlement est venu à maturité ; - BC
- S’assure que les factures sont dûment certifiées ; - BL
- S’assure que la situation de trésorerie permet le
règlement ;
- Transmet le dossier de règlement (l’état des
règlements à effectuer, la situation de trésorerie et
les factures à payer) à la Secrétaire de Direction.

Secrétaire de - Réceptionne le dossier de règlement ; - Etat des

Direction - Transmet le dossier de règlement (l’état des règlements
règlements à effectuer, la situation de trésorerie et - Factures
les factures à payer) au DG.
- BC
- BL

DG - Réceptionne la liasse de document ; - Etat des

- S’assure de la conformité des documents ; règlements
- Valide les factures à régler en les visant ; - Factures visées
- Retourne le dossier de règlement à la Secrétaire de
Direction. - BC, -BL

73
Les décaissements par la banque (suite)

INTERVENANTS DOCUMENT ET
DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Préparation de l’ordre de dépenses
Secrétaire de - Réceptionne le dossier de règlement ; - Etat des
Direction - Transmet le dossier de règlement au service règlements
comptabilité. - Factures visées
- BC
- BL
Préparation de l’ordre de dépenses
Service comptabilité - Réceptionne le dossier de règlement ; - Etat des
- Etablit un ordre de dépenses ; règlements
- Transmet le dossier de règlement et l’ordre de - Factures visées
dépenses à la Trésorière. - BC
- BL, OD

Etablissement de l’ordre de paiement

Trésorière - Réceptionne le dossier de règlement et l’OD ; - Etat des
- Prépare les titres de paiement correspondant règlements
(chèques, lettres de virement) ; - Factures visées
- Etablit l’ordre de paiement ; - BC
- Transmet la liasse de documents (dossier de - BL
règlement, l’OD, l’OP et le moyen de paiement) à la - OD
Secrétaire de Direction. - OP
Signature des titres de paiement
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Liasse de
Direction - Transmet la liasse de documents au DAAF. documents
DAAF - Réceptionne la liasse de documents ; - Etat des
- Vérifie que le titre de règlement a été bien renseigné
règlements
et est conforme au dossier de règlement ; - Factures visées
Si oui - BC
- BL
- Signe le titre de paiement ; - OD
- Transmet la liasse de documents à la Secrétaire de - OP
Direction.
Sinon
- Retourne le titre de paiement à la Trésorière pour
correction.
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Liasse de
Direction - Transmet la liasse de documents au DG. documents
DG - Réceptionne la liasse de documents ; - Etat des
- S’assure de la conformité des documents ; règlements
- Factures visées
- Signe le titre de paiement ; - BC, BL
- Retourne la liasse de documents à la Secrétaire de - OD, OP
Direction.

74
Les décaissements par la banque (suite)

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Remise du titre de paiement au bénéficiaire
Secrétaire de - Réceptionne la liasse de documents ; - Liasse de
Direction - Transmet la liasse de documents à la Trésorière. documents
Trésorière - Ordre de
- Réceptionne la liasse de documents ;
virement
- Copie du chèque
Chèque
- Copie de la CNI
- Réceptionne le chèque signé et la liasse de document ;
- Fait la copie du chèque signé ;
- Renseigne le registre des chèques ;
- Demande au fournisseur de passer récupérer le
chèque ;

Le fournisseur décharge sur la copie du chèque.

- Appose un cachet sur la copie de la pièce d’identité du

fournisseur ;

Le fournisseur renseigne les informations du cachet

figurant sur la copie de la pièce d’identité.

- Transmet la liasse de document, la copie du chèque et

de la pièce d’identité au service comptabilité.

Ordre de virement
- Remet l’ordre de virement au coursier pour dépôt à la
banque.

75
 2. Les encaissements par la banque

DOCUMENT ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE
INTERFACE
Réception des chèques

- Appelle le CENTRE EXPERT – SA et les assurances pour

savoir s’il y’a un chèque au nom du CENTRE EXPERT ;
Trésorière Si oui,
- Demande au coursier de se rendre chez le client pour
récupérer le chèque.
- Se rend chez le client et récupère le chèque ; - Chèque
Coursier - Remet le chèque à la Trésorière contre décharge dans le - Registre des
registre des chèques reçus. chèques reçus
- Réceptionne le chèque ; - Chèque
- Renseigne le registre des chèques reçus ; - Registre des
Trésorière chèques reçus
- Fait copie du chèque ;
Remet le chèque au coursier pour dépôt à la banque.

Dépôt des chèques

- Dépose le chèque à la banque ; - Chèque
Coursier - Récupère le bordereau de remise chèque ; - Bordereau de
- Remet le bordereau à la Trésorière. remise chèque

- Récupère le bordereau de remise chèque ; - Bordereau de

- Renseigne la pièce de caisse banque ; remise chèque
- Renseigne le cahier de chèque ; - Pièce de caisse
Trésorière banque
- Transmet la copie du chèque, le bordereau de remise de
chèque, l’état de paie des factures du CENTRE EXPERT - Cahier de chèque
– SA et des assurances au service comptabilité. - Copie du chèque
Comptabilisation des règlements
Service - Réceptionne la copie du chèque, le bordereau de remise - Copie du chèque
comptabilité chèque, l’état de paie des factures du CENTRE EXPERT - Bordereau de
– SA et des assurances ; remise chèque
- Impute le bordereau de remise à l’aide d’une fiche - Etat de paie
d’imputation ;
- Comptabilise le bordereau de remise chèque ;
- Range la copie du chèque et le bordereau de remise chèque
dans le classeur banque et l’état de paie des factures dans
un carton d’archive.

76
CONCLUSION PARTIELLE

Les achats et la trésorerie sont des domaines très sensibles au regard des conséquences énormes
que pourrait engendrer leur mauvaise gestion. Pour cela, ils doivent être gérés avec une attention
particulière. Dès lors, la gestion des risques qui leurs sont inhérents constituent des points
capitaux pour la réussite de leur bonne gestion. La gestion de ces risques nécessite un bon
dispositif de contrôle interne, notamment la mise en place de procédures visant à cadrer et
organiser les actions des dirigeants.

Ces procédures mises en place doivent être bien appliquées et respectées par tous les acteurs
concernés.

77
CONCLUSION GENERALE

Fort du caractère obligatoire que lui confère le SYSCOHA pour les entreprises, la rédaction du
manuel de procédures ne devrait pas avoir pour but principal la satisfaction de cette règle. Sa
rédaction doit plutôt répondre au souci de doter l’entreprise d’un outil efficace de gestion.

Le CENTRE EXPERT – SA, comme toute autre entreprise, a besoin de moyens pour atteindre
ses objectifs et assurer sa pérennité. Pour ce faire, plusieurs facteurs et acteurs sont à considérer.
Le préalable de ces facteurs est l’organisation de l’entreprise. C’est pourquoi le manuel de
procédures de l’entreprise répond à un double objectif : présenter de manière claire et simple le
fonctionnement interne du CENTRE EXPERT – SA et faciliter tout contrôle éventuel. Il est
conçu, sur la base des principaux cycles de l’entreprise (Achat, Vente, Immobilisations,
trésorerie, Paie – personnel), avec une description narrative de chaque procédure pour une
meilleure visualisation. Dans le cadre de notre étude nous nous sommes focalisés sur les cycles
achat-fournisseur et trésorerie.

Retenons au sortir de cette étude que la rédaction d’un manuel de procédures est un exercice
minutieux et méthodique qui requiert l’adhésion totale de tout le personnel de l’entreprise.

Ainsi, dans la première partie de nos travaux, nous avons développé le cadre théorique du
manuel de procédures sans omettre d’aborder le contrôle interne pour lequel il représente un
outil.

Cela nous a permis dans la deuxième partie de nos travaux, de mettre en pratique la
méthodologie en orientant notre cas pratique sur l’évaluation du contrôle interne. A la suite de
cette évaluation, nous avons relevé les forces et les faiblesses dues soit à l’insuffisance des
procédures de contrôle interne, soit à la non-application des procédures pour aboutir à la mise
en place d’un manuel de procédures de cycle achat-fournisseur et trésorerie du CENTRE
EXPERT – SA.

Cette étude avait pour objectif de montrer au dirigeant de l'entreprise l'importance d'un manuel
de procédures et son utilité pour atteindre son objectif de pérennité. A l'issue de ce travail, notre
constat est que si l'entreprise arrive à respecter ce manuel de procédures, les décisions de la
direction seront respectées et appliquées, les performances et l'efficacité opérationnelles seront
améliorées, les comptes annuels seront réguliers, sincères et donneront une image fidèle du
résultat des opérations, les actifs de l'entreprise seront sauvegardés. C’est pour cela que nous
recommandons :

78
- Du point de vue de la diffusion du manuel de procédures, l’utilisation de son outil intranet
comme moyen de communication afin de permettre une diffusion efficace du manuel de
procédures ;
- Du point de vue de la commission de gestion des procédures, la mise en place d’un comité
de gestion des procédures au sein du CENTRE EXPERT – SA qui sera chargé de :
 Veiller au respect des procédures par tous les acteurs ;
 Réviser les procédures ;
 Arbitrer les différences d’opinions entre les acteurs.

79
BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages
 AMF (Janvier 2007), Le dispositif de Contrôle Interne : cadre de référence, IFACI,
Paris, 70 pages
 BERGER Cédric & GUILLARD Serge (2000), La rédaction graphique des procédures
: démarche et technique de description des processus, Saint dénis La plaine : Association
Française de normalisation, Saint Dénis, 250 pages.
 Comité de Bale sur le contrôle bancaire (janvier 1998), Cadre d'évaluation des systèmes
de contrôle internes, Bâle, 32 pages
 COOPERS & LYBRAND (1998), la Nouvelle pratique du contrôle interne, éditions
d’organisations, Paris, 378 pages.
 DUFOUR Jean François & Al (octobre 2005), Cahier de la recherche : L'auto-
évaluation du contrôle interne, IFACI, Paris, 58 pages.
 HENRY Alain & MONKAM-DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de
l'entreprise : guide pratique, 3ème édition, Editions d'organisation, Paris, 192 pages.
 HMIOUI Aziz, ALLA Lhoussaine, BENTALHA Badr (2018), Proposition d’une
démarche structurée de l’audit interne du cycle de trésorerie, Université Sidi
Mohammed Ben Abdellah, Fès, Maroc, 27 pages.
 Manuel de procédures administratives, comptables et financières : cas POSTO.
 NGUYËN THAI Hong (1999), Le contrôle interne : mettre hors risques l'entreprise,
édition l'Harmattan, Paris, 325 pages.
 SAMBE Oumar & DIALLO Mamadou Ibra (2003), Le praticien comptable, Système
comptable OHADA, ECJ, Dakar, 1055 pages.
 SOW Ngary (2004), Codex : Audit interne et procédures, CESAG, Dakar, 101 pages.
 STELLER Howard F. (1976), Audit : principes et méthodes générales, Edition Publi-
union, Paris, 898 pages.

Webographie :
 https://vocationenseignant.fr/12-conseils-pour-bien-reussir-son-memoire-de-master/
Consulté le 03/06/2020

 http://www.ohada.com/actes-uniformes/693/696/chapitre-2-organisation-
comptable.html : Consulté le 05/06/2020

viii
 https://www.memoireonline.com/03/11/4296/m_Elaboration-dun-mauel-de-
procedure-des-cycles-tresorerie-et-achat-dECG4.html : Consulté le 05/06/2020

 http://controleintereneparleCOSO : Consulté le 06/06/2020

 https://www.institut-numerique.org/ii-les-fondamentaux-du-manuel-de-procedures-
51e903d47c88e : Consulté le 07/06/2020

 https://apprendrelaudit.com/controle-interne-comment-levaluer-part-1-x/: Consulté le
15/07/2020

 https://formation-comptabilite-audit.com/evaluation-du-controle-interne/: Consulté le
15/07/2020

 https://www.ufai-asso.org/?page_id=8 : Consulté le 19/07/2020

ix
 ANNEXES
Annexe 1 : Feuille de révélation et d’analyses de problèmes……...………………………XI
Annexe 2 : Présentation générale de l’Entreprise…….….….……..…. ….….….…..…..XIV
Annexe 3 : Fiches de poste …………………………………..……………………….…...XVI
Annexe 4 : Présentation du manuel de procédures………..……………………....XXXVIII

x
Annexe 1 : FEUILLE DE REVELATION ET D’ANALYSES DE PROBLEMES (FRAP)

Fiche n° 1
Processus : Gestion des Achats-fournisseurs

Constat :

 Insuffisance dans la procédure interne de sélection des fournisseurs. Cette insuffisance est
matérialisée par le fait que les documents de sélection des fournisseurs ne sont pas conservés par le
responsable des achats après délibération des personnes habilitées.

 Le CENTRE EXPERT – SA ne pratique pas l’appel d’offre dans le choix de ses fournisseurs.

 Inexistence de registre pour le suivi extracomptable des factures et des avoirs. Le logiciel SGH mis
en place ne sert qu’au suivi des achats du matériel médical.

 Le chef de service achat fait des commandes par SMS ou par appel téléphonique et pour certaines
commandes envoie des bons de commande par mail.

 Le journal d’achat n’est pas rapproché de la liste des réceptions, retour ou réclamations.

 Le chef magasinier passe les commandes et assure en même temps les réceptions des articles. Il y’a
cumul de fonction

 Absence de procédure dans la comptabilisation de duplicata.

Risque :

 Les attributions des marchés aux fournisseurs peuvent ne pas être réalisées dans les conditions de
transparence et selon les règles de bonne gestion.

 Favoriser les actes de collusion et de détournement de deniers.

 Perte de données en cas de défaillance du système d’information ;

 Pas de traçabilité des factures, exposant le CENTRE EXPERT – SA à un suivi non satisfaisant des
factures par le service achat.

 Cette situation fait courir un risque sur l’exploitation du CENTRE EXPERT. Nous avons :

- Le risque de litige en cas de livraison non conforme. L’appel téléphonique ne matérialise pas la
commande

xi
- Le risque de fraude dans la mesure où certaines commandes ne sont pas faites sur des documents pré
imprimés et pré numérotés.
- D’effectuer des achats non autorisés et/ou non budgétisé

 L’absence du rapprochement entre le journal d’achat et la liste de réception ou de retour entraine

les risques suivants :
- Une sous-évaluation des charges liées à la non comptabilisation de certaines factures ;
- Une surévaluation des dettes fournisseurs par la non comptabilisation de certaines factures d’avoir.

 Risque de collusion entre « l’acheteur réceptionneur » et le fournisseur, en cas de commandes

utilisées directement sans transiter par les stocks

 Risque de double règlement d’un même achat

 Risque sur la régularité et la sincérité des états financiers dû à la comptabilisation et de la facture
principale et du duplicata.

Recommandations :

 Nous préconisons le renforcement de la procédure de sélection des fournisseurs par la conservation

des documents de sélection par la personne habilitée. Cette conservation des documents facilite la
traçabilité des opérations.

 Nous recommandons pour une meilleure transparence dans la gestion du CENTRE EXPERT – SA
qu’une procédure d’appel d’offre soit inscrite dans le manuel de procédures administratives,
comptables et financières du CENTRE EXPERT.

 Nous préconisons la tenue de documents extracomptables (registre) afin de conserver une trace
matérielle des factures et des avoirs.

 Les bons de commandes pré imprimés et pré numérotés validés par les personnes habilitées doivent
être transmis obligatoirement aux fournisseurs dans toutes les transactions du CENTRE EXPERT.

 Le service achat et la comptabilité doivent instaurer une démarche qui consistera à rapprocher le
journal des achats de la liste de réception et de retour afin de s’assurer que toutes factures et tous
les avoirs à recevoir ont été provisionnés.

 Spécialisation des fonctions d’acheteur et de réceptionneur.

 Toute demande de duplicata doit être motivée par écrit au DAAF.

 Toute comptabilisation de duplicata doit être autorisée par le DAAF.

xii
 Fiche n° 2
Processus : Gestion de Trésorerie

Constat :

 Les chéquiers en cours d’utilisation sont détenus par la trésorière. Ils ne sont pas rangés dans des
coffres forts mais dans le bureau dont l’accès ne bénéficie pas de mesure de sécurité suffisante ;

 La caisse du CENTRE EXPERT – SA n’est pas couverte par une police d’assurance.

Risque :

 L’insuffisance de mesure de protection des titres de paiement fait courir un risque de perte ou de
vol ;

 L’absence de police d’assurance fait peser sur les actifs du CENTRE EXPERT – SA un risque de
perte sans possibilité de dédommagement en cas de sinistre ou de vol.

Recommandations :

 Il convient que les mesures de sécurité soient renforcées pour garantir la protection des actifs
liquides de l’établissement :
- La conservation des chéquiers non encore utilisés et ceux en cours d’utilisation dans un
coffre-fort ;
- La restriction de l’accès aux bureaux où sont conservés les chéquiers.

 Nous recommandons qu’une police d’assurance soit souscrite pour la protection des actifs liquides.

xiii
Annexe 2 : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE

1. Présentation du CENTRE EXPERT- SA

1.1. Historique

Le CENTRE EXPERT – SA est une société anonyme. Crée officiellement en 2000 par un
médecin biologiste. A cette époque ce centre était une Société à responsabilité limitée (Sarl).
De 2005-2009, le CENTRE EXPERT – SA qui était la propriété exclusive de ce brillant
spécialiste, avait comme activité essentielle la réalisation d'analyses médicale. Avant de céder
des parts de son capital.
La société à responsabilité limitée CENTRE EXPERT – SA, a été transformée en Société
Anonyme avec Conseil d’Administration dès son acquisition.

1.2. Les prestations

Il existe cinq (05) catégories de prestations au CENTRE EXPERT – SA :

o LA RADIOLOGIE

o L’ECHOGRAPHIE GENERALE

o LE LABORATOIRE DE BIOLOGIE ET D’ANALYSE MEDICALE

o L’ENDOSCOPIE DIGESTIVE
(La fibroscopie, la coloscopie, la rectoscopie, la recto sigmoïdoscopie)

o L’ELECTROCARDIOGRAMME (ECG)
(L’HOLTER tensionnel – L’HOLTER ECG)

2. Structure organisationnelle

xiv
 Organigramme du CENTRE EXPERT

Source : le CENTRE EXPERT – SA par le biais du chef comptable

xv
Annexe 3 : FICHES DE POSTES

Les fiches réalisées concernent les postes de responsabilité, ainsi que les agents administratifs
principaux.
Elles ne constituent pas des fiches de fonction. Elles récapitulent, pour chaque agent, les
différentes tâches identifiées dans la description des procédures.
Les tâches seront regroupées par domaine étudié.
Les postes décrits sont les suivants :
o Directeur Général
o Directeur des Affaires Administratives et Financières
o Chef Comptable
o Comptable
o Trésorier
o Secrétaire de Direction
o Responsable Achat
o Chef Magasinier

xvi
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Directeur Général …………………………………………………………...

Rattachement hiérarchique du poste :

Nom :
Conseil d’administration
Prénoms :

1. DESCRIPTION DU POSTE

Le Directeur Général (DG) est le garant de la mise en œuvre de la politique et du plan

de développement du CENTRE EXPERT-SA.

Mission Les missions de ce poste sont de :

- Contribuer à la définition et la mise en œuvre des différentes stratégies
- Coordonner la réalisation des activités d’analyse médicales
- Assurer le suivi de la gestion financière, administrative et du personnel
- Piloter les investissements
- Gérer les relations avec les partenaires et conduire les projets

a. Activités de management
Nature et
étendue des
- Participer directement aux décisions stratégiques
activités (taches) - Inculquer enthousiasme et détermination à ses collaborateurs
- Elaborer les rapports d’activités et autres comptes rendus pour le compte du
conseil d’administration
- Participer aux réunions du Conseil d’Administration du CENTRE EXPERT-
SA.

b. Activités techniques

Contribuer à la définition et la mise en œuvre des différentes stratégies

- Définir avec le conseil d’administration la politique générale, les objectifs ainsi

que les orientations
- Mettre en œuvre la stratégie et évaluer la performance des collaborateurs
- Valider les rapports d’activités manuels, de l’exécution des plans d’actions et
de l’exécution budget
- Participer à la réalisation des missions d’audit
- Superviser la préparation du budget, les rallonges et les modifications
budgétaires, la validation des budgets
- Conduire les mises à jour de procédures

xvii
Organiser et coordonner la réalisation des activités d’analyse médicale

- Définir et mettre en œuvre la politique de gestion de la qualité

- Veiller au respect des procédures et protocoles
- Valider le cas échéant certains résultats d’examens
- Gérer les relations avec les partenaires médicaux

Gestion Administrative et des ressources humaines

- Mettre en œuvre les différentes stratégies en vue d’améliorer les conditions de

travail ainsi que le climat social
- Valider le plan de recrutement
- Conduire le processus de recrutement des cadres
- Valider les avis de vacances et signer les contrats de travail
- Valider les sanctions disciplinaires du DAAF et des autres responsables
lorsqu’il est sollicité
- Signer les lettres de licenciement
- Valider les demandes d’autorisation d’absence du DAAF et des responsables
de services
- Valider le plan de formation
- Valider les états de paie périodique

Autres actes de gestion

 Gestion de trésorerie
- Valider en premier ressort le budget de trésorerie
- Valider en premier ressort les documents relatifs à la recherche de
financement
- Co-signer les ordres de virement et les chèques

 Gestion des immobilisations

- Valider les engagements des dépenses d’investissement d’immobilisations
- Autoriser les mouvements des immobilisations et des biens
- Valider le rapport d’inventaire
 Gestion de stocks
- Signer les bons de commande dont il a la compétence
- Valider les niveaux de stocks prévisionnels
- Définir la politique de protection de stocks
- Valider les rapports d’inventaire
- Valider le programme des achats en dernier ressort
- Présider la commission de sélection dans le cadre des appels d’offres
- Autoriser les sélections de gré à gré sous le contrôle du conseil
d’administration
- Valider les plans de demandes d’achat et les bons de commande

xviii
 - Participer à l’agrément et à la sélection des fournisseurs
- Convoquer les comités d’achat et de sélection des fournisseurs
- Avoir une maitrise parfaite de la gestion analyses médicales
- Avoir de bonnes connaissances managériales et gestion d’équipe
- Maitriser l’outil informatique (Power point, Word, Excel, application de la
messagerie interne, applications métiers, etc…)

- BAC + 4/5 Gestion, administration des affaires, Management des organisations

Niveau d’étude ou
- Diplôme supérieur professionnel ou universitaire
diplôme

- Analyse financière
- Comptabilité générale et analytique
- Conception de procédures
Connaissances - Principes budgétaires et indicateurs de gestion
- Gestion des approvisionnements

- Savoir appliquer la réglementation

- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word, Internet
Explorer, …)
Savoir-faire - Savoir utiliser des logiciels comptables
techniques - Savoir être rigoureux et méthodique
- Elaborer et suivre un budget
- Veiller au respect des dispositions légales et
réglementaires
- Avoir le sens du client et du service
- Faire preuve d'initiative
Savoir-faire - Faire preuve de réactivité
relationnel - Faire preuve de rigueur et d’organisation
(respect des délais, fiabilité...)

2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne
- Le conseil d’administration
- Les responsables de services
- L’ensemble du personnel
Le champ des
relations du poste En Externe
- Les Banques
- Les partenaires financiers
- Les Clients et fournisseurs
- Le Commissaire aux comptes
- Partenaires médicaux

xix
 - Atteinte des objectifs de chiffre d’affaires et de résultats de fin d’exercice
- Respect des seuils des indicateurs et des tableaux de bord de pilotage
- Satisfaction des clients et augmentation du taux de fréquentation du
Indicateurs de
laboratoire
performances
- Respect des délais de production des éléments financiers et Reporting au
conseil d’administration.

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité
- Orientations et objectifs - Annuel
- Résultats d’examens - Permanent
d’analyses médicales
- Budget
- Politique qualité - Annuel
- Plan de recrutement - Annuel
- En cas de procédure de sanctions disciplinaires
- Annuel
- Demande d’explication, lettre de
licenciement
- Plan de formation - Mensuel
- Etat de paie - Chaque mois
- Budget de plan de trésorerie
- Situation de trésorerie
- Bon de commande - Quotidienne
- Politique de gestion des stocks et des - En cas de passation de commande
achats
- Rapport d’activité
- Annuel
- Trimestre

xx
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Directeur des Affaires Administratives et …………………………………………………………...
Financières

Rattachement hiérarchique du poste : Nom :

Directeur Générale CENTRE EXPERT-SA Prénoms :

1. DESCRIPTION DU POSTE
Assurer la bonne gestion des affaires administratives et financières du
Mission CENTRE EXPERT-SA

a. Activités de management
Nature et étendue des activités - Participer directement aux décisions stratégiques
(taches) - Veiller au respect des procédures administratives
- Inculquer enthousiasme et détermination à ses collaborateurs
- Elaborer les rapports d’activités et autres comptes rendus pour
le compte de sa hiérarchie
- Participer aux réunions du Conseil d’Administration du
CENTRE EXPERT-SA

b. Activités techniques
Gestion Administrative

Finance

- Elaborer et assurer le suivi du budget de trésorerie

- Superviser la gestion optimale de la trésorerie de l'entreprise
- Superviser le traitement comptable des opérations de trésorerie
- Vérifier les facturations des agios et frais bancaires
- Valider les états de rapprochements bancaires
- Proposer et mettre en œuvre les stratégies de financement des
excédents de trésorerie
- Mener les actions pour une protection optimale des avoirs
- Etablir le rapport financier mensuel à soumettre à la Direction
Générale du CENTRE EXPERT-SA
Comptabilité

 Ventes
- Assurer le contrôle et la validation des opérations comptables
liées aux prestations
- Superviser et valider les analyses de comptes clients
- Superviser et valider des travaux de confirmation de soldes
effectués par le Comptable

xxi
  Achats
- Superviser et valider les analyses de comptes fournisseurs
- Superviser et valider les travaux de confirmation de soldes des
comptes fournisseurs
- Superviser l’établissement des chèques de règlements
fournisseurs
 Trésorerie
- Vérifier les imputations des opérations de trésorerie
- Vérifier les mouvements bancaires
- Valider les états de paiement des fournisseurs
- Valider les états de rapprochements bancaires
 Immobilisations
- Conduire le processus d’acquisition des immobilisations et des
biens
- Superviser la gestion des mouvements et des cessions des
immobilisations
- Coordonner l’inventaire des immobilisations et des biens
 Personnel et autres charges
- Superviser le traitement comptable des charges de personnel
- Produire les états de reporting et les états comptables dans les
délais prescrits
 Fiscalité
- Superviser l’établissement et le dépôt des déclarations fiscales
et sociales dans le respect des délais légaux
- Suivre l'évolution de la législation et des règlements dans les
domaines fiscaux et sociaux. Veiller à leur application
- Prévenir les risques fiscaux et sociaux

Niveau d’étude ou diplôme - BAC +5 minimum en CCA (Comptabilité Contrôle Audit)

- Compétence en comptabilité générale, analytique et publique

- Connaissance en droit, fiscalité, réglementation bancaire
- Connaissance des techniques de pilotage de la trésorerie
- Connaissance en matière de gestion des investissements et des
Connaissances
financements
- Pratique de l’anglais
- Elaborer et suivre un budget
- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel,
Word, Internet Explorer, …)
- Savoir utiliser des logiciels comptables
- Être capable de planifier et d'organiser
- Avoir une excellente capacité rédactionnelle
Savoir-faire techniques - Avoir de bonnes connaissances managériales
- Savoir être rigoureux et méthodique
- Elaborer et suivre un budget
- Veiller au respect des dispositions légales et
réglementaires

xxii
 - Faire preuve d'initiative
- Faire preuve de réactivité et de méthode
Savoir-faire relationnel - Sens de la négociation de rigueur et d’organisation
(respect des délais, fiabilité...)

2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne

- Le Directeur Général
- Les chefs de services et les Responsables

Le champ des relations du En Externe

poste - Les Banques
- Les partenaires financiers
- Les Clients et fournisseurs
- Le Commissaire aux comptes
- La Direction Générale des Impôts
- La CNPS
- Respect des délais de production des éléments financiers
(budgets, Reporting…)
- Fiabilité des données comptables, financières et de trésorerie
Indicateurs de performances - Minimisation des risques d’impayés et de tension de trésorerie
- Maitrise du niveau des frais financiers
- Maitrise et minimisation des risques fiscaux et sociaux

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité

- Budget de trésorerie - Annuel/Semestre/Trimestre

- Etat comptables - Mensuel
- Etat de rapprochements bancaires - Mensuel
- Bilan et états financiers - Trimestriel /Annuel
- Déclarations fiscales - Mensuel/ ou selon le calendrier fiscal de la
- Déclarations sociales DGI et de la CNPS
- Rapport financier - Chaque mois
- Rapport d’activité - Chaque Trimestre

xxiii
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Chef Comptable ……………………………………………………..

Rattachement hiérarchique du poste :

Directeur des Affaires Administratives et Nom :
Financières CENTRE EXPERT-SA Prénoms :

1. DESCRIPTION DU POSTE
Les missions de ce poste sont de :
Mission - Assurer la tenue de la comptabilité du CENTRE EXPERT-SA
- Veiller au respect des procédures comptables
- Produire des états comptables et financiers fiables
a. Activités de management
Nature et étendue des
activités (taches) - Participer directement aux décisions stratégiques de la Direction des
affaires Financières
- Veiller au respect des procédures administratives
- Inculquer enthousiasme et détermination à ses collaborateurs
- Elaborer les rapports d’activités et autres comptes rendus pour le compte
de sa hiérarchie

b. Activités techniques

 Gestion des achats

- La vérification des données de la liasse d’achats
- L’imputation comptable et la comptabilisation des factures
- L’archivage des factures
- L’édition des ordres de dépenses
- L’analyse de la situation des comptes sous la supervision du DAAF
- La régularisation des écritures relatives à l’analyse des comptes

 Gestion des prestations

- La vérification des données de la liasse de ventes et prestations
- L’imputation comptable
- La saisie des factures
- L’archivage des factures
- L’analyse de la situation des comptes sous la supervision du DAAF
- La régularisation des écritures relatives à l’analyse des comptes

 Gestion de la trésorerie
- La comptabilisation des encaissements et des décaissements du

xxiv
 CENTRE EXPERT-SA
- La comptabilisation des écarts éventuels des rapprochements
bancaires
- L’édition des brouillards de saisie au vu des pièces justificatives
- L’archivage des documents relatifs à la comptabilisation des
opérations de trésorerie

 Gestion des immobilisations

- Du traitement et de la mise à jour les fichiers liés aux immobilisations
- De la supervision des inventaires d’immobilisations
- De la tenue de la comptabilité des immobilisations de l’entreprise
Niveau d’étude ou - BAC + 4 en comptabilité ou diplôme équivalent
diplôme

- Avoir une bonne maitrise des techniques de gestion comptable

- Analyse financière
- Comptabilité générale et analytique
- Conception de procédures
Connaissances - Principes budgétaires et indicateurs de gestion
- Droit social
- Maîtriser l'outil informatique (Traitement de textes, Tableur,
Application de la Messagerie interne, Applications comptables)
- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word,
Internet Explorer, …)
- Savoir utiliser des logiciels comptables
- Être capable de planifier et d'organiser
Savoir-faire - Savoir être rigoureux et méthodique
techniques - Elaborer et suivre un budget
- Veiller au respect des dispositions légales et
réglementaires

- Faire preuve d'initiative

- Faire preuve de réactivité et de méthode
Savoir-faire - Sens de la négociation de rigueur et d’organisation
relationnel (respect des délais, fiabilité...)

2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne

- Le DAAF
- Responsable de services
Le champ des
relations du poste
En Externe

- Les Banques
- Les fournisseurs
xxv
 - Les partenaires financiers
- Le Centre des impôts
- La CNPS
- Le Commissaire aux comptes

- Respect des délais de production des éléments financiers (budgets,

Reporting…)
- Fiabilité des données comptables, financières et de trésorerie
- Minimisation des risques d’impayés et de tension de trésorerie
Indicateurs de - Maitrise du niveau des frais financiers
performances - Maitrise et minimisation des risques fiscaux et sociaux
- Respect des délais de production des informations et des supports
comptables
- Fiabilité et exactitude des données comptables

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité

- Liasse d’achats - Lors des achats de biens et services

- Fiche d’imputation comptable - Lors des saisies comptables

- Ordre de dépenses - Lors des décaissements
- Fiches d’analyses
- Liasse de vente et de prestations
- Lors de la consolidation des ventes en fin de
journée
- Etats de rapprochements bancaires - Chaque mois
- Fiches d’immobilisations - Chaque mois
- Etats comptables : balances, grands
livres, arrêtés de comptes.

xxvi
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Comptable …………………………………………………………..

Rattachement hiérarchique du poste :

Nom :
Chef Comptable
Prénoms :

1. DESCRIPTION DU POSTE
Assurer la tenue de la comptabilité, dans le respect des procédures
établies, en garantissant la régularité et la fiabilité des comptes
Mission

- Mettre en œuvre, effectuer le suivi des opérations comptables et

Nature et étendue des activités produire les documents comptables et légaux (bilans, comptes
(taches) de résultat, annexes, rapports de gestion...) pour diffusion
- Mettre en œuvre et effectuer le suivi de la facturation
- Mettre en œuvre et effectuer le suivi des dispositifs de gestion
des paiements et encaissements
- Effectuer les rapprochements bancaires
- Traiter les observations de la Trésorerie
- Etablir et vérifier les états de trésorerie (jour/semaine…)
- Contrôler la régularité et la sincérité des documents comptables
- Conseiller les responsables de la structure en matière financière
et comptable
- Participer à la production des rapports d’activités annuels et
d’analyse du stock (tableau de bord)
- Effectuer le suivi comptable des biens et le raccordement avec
l'inventaire
- Participer à la définition, la rédaction et l'actualisation des
procédures et des règles comptables, et de leurs conditions
d'application.

xxvii
 Niveau d’étude ou diplôme - BAC +2/3 minimum en comptabilité et gestion

- Analyse financière
- Comptabilité générale et analytique
Connaissances - Conception de procédures
- Principes budgétaires et indicateurs de gestion
- Droit social

- Savoir appliquer la réglementation

- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel,
Word, Internet Explorer, …)
Savoir-faire techniques - Savoir utiliser des logiciels comptables
- Savoir être rigoureux et méthodique
- Elaborer et suivre un budget
- Veiller au respect des dispositions légales et
réglementaires
- Avoir le sens du client et du service
- Faire preuve d'initiative
Savoir-faire relationnel - Faire preuve de réactivité
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
(respect des délais, fiabilité...)

2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne

Le champ des relations du - Les responsables de services

- DAAF
poste
En Externe
- Prestataires
- Fournisseurs
- Respect des niveaux des stocks minimum et maximum
- Bonne anticipation sur les cas de ruptures de stocks
Indicateurs de performances - Respect des cadences des commandes et des
approvisionnements
- Satisfaction des demandes d’approvisionnement
- Respect des mesures de protection des stocks

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité

- Fiche de bon de commande d’achat - Lors de l’expression des besoins

- Bon de commande - A chaque commande à lancer
- Fiche de stocks - A chaque mouvement de stocks à initier

- Demande de réquisition
- A chaque situation de stock à communiquer
- A la réalisation des inventaires
- Etat des inventaires des stocks.

xxviii
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Trésorier ……………………………………………………

Rattachement hiérarchique du poste : Nom :

Directeur des Affaires Administratives et
Prénoms :
Financières

1. DESCRIPTION DU POSTE
Les missions de ce poste sont de :

- Assurer la fluidité de la gestion administrative

Mission
- Assurer la supervision, la régularité du traitement comptable permettant
de produire les états financiers
- Veiller à la continuité des financements nécessaires à l’activité de
l’entité
- Superviser la définition et veiller à l’application des procédures
comptables et de gestion financière

Dans le cadre de sa mission, le titulaire est en charge :

- D’assister le DAAF dans la gestion quotidienne de la trésorerie

- D’assurer le suivi des aspects trésorerie liés aux prestations
- D’assurer la ventilation des pièces de ventes
- D’encaisser des règlements (chèques et espèces) des clients
- De faire les dépôts d’espèces à la banque
Nature et étendue des - De faire les remises des chèques à l’encaissement ;
activités (taches) - Des décaissements en espèces de montants liés aux besoins divers du
CENTRE EXPERT-SA
- D’émettre les chèques
- D’établir les ordres de virement bancaire
- D’élaborer les documents relatifs à l’arrêté de caisse
- De procéder au contrôle des avis bancaires
- D’assister le DAAF dans le traitement des aspects trésorerie de la paie
Niveau d’étude ou - BTS en comptabilité et gestion
diplôme - BAC +5 en finance / trésorerie

- Avoir une bonne maitrise des techniques de gestion de la trésorerie

- Maîtriser l'outil informatique (Traitement de textes, Tableur,
Connaissances
Application de la Messagerie interne, Applications comptables et de
trésorerie)

xxix
 - Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word,
Internet Explorer, …)
- Savoir utiliser des logiciels comptables
Savoir-faire - Être capable de planifier et d'organiser
techniques - Savoir être rigoureux et méthodique
- Maitrise du fonctionnement des opérations bancaires
- Veiller au respect des dispositions légales et
réglementaires
- Faire preuve d'initiative
- Bonne aisance relationnelle
Savoir-faire - Honnêteté, intégrité
relationnel - Faire preuve de réactivité et de méthode
- Sens de la négociation de rigueur et d’organisation
(respect des délais, fiabilité...)

2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne

- DAAF
- Caissière
- Service comptabilité
Le champ des
relations du poste
En Externe

- Les Banques
- Les partenaires financiers
- Les Clients et fournisseurs

- Respect des délais de production des éléments de trésorerie

Indicateurs de - Fiabilité des données de trésorerie
performances - Minimisation des risques d’impayés et de tension de trésorerie
- Maitrise du niveau des frais financiers

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité

- Justificatif de prestation - A chaque réalisation de prestations

- Pièces de trésorerie (encaissement et - A chaque encaissement et décaissement
décaissement - Etat de rapprochement bancaire
- Justificatif de versement espèces banque - Trimestriel /Annuel
- Document d’arrêté de caisse - A chaque arrêté de caisse selon la périodicité
- Chèques, ordre de virement définie
- Etat de règlement paie
- Rapport d’activité - Chaque mois
- Chaque Trimestre

xxx
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Secrétaire de Direction ……………………………………………………

Rattachement hiérarchique du poste : Nom :

Directeur des Affaires Administratives et Prénoms :
Financières

1. DESCRIPTION DU POSTE
- Assister le DAAF et le DG afin d’optimiser la gestion de leur activité
(gestion de planning, préparation de réunion, …)
Mission - Organiser et coordonner le traitement et la circulation de l’information,
des documents et des communications téléphoniques
- Organiser, gérer le secrétariat

- Accueil physique et téléphonique

- Réception, traitement et orientation des appels et messages
téléphoniques,
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents
(enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du chef d’établissement et des
directeurs adjoints
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas
électroniques et réservation des salles de réunion
Nature et étendue des
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions,
activités (taches)
procès-verbaux, arrêtés
- Prises de notes et rédaction de compte rendu
- Préparation et suivi de dossiers
- Reproduction des documents
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte
rendu, décisions
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
(photocopieuse, fax)

Niveau d’étude ou - BAC spécialisé en secrétariat complété, éventuellement, par un BTS

diplôme dans le domaine médical ou du secrétariat

- Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique

- Connaissance générale de la gestion et organisation des hôpitaux
Connaissances - Connaissances détaillées des lois et décrets des instances.
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, …)

xxxi
 - Bureautique
- Techniques de secrétariat
Savoir-faire techniques - Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Classement et archivage
- Communication/relations interprofessionnelles
- Avoir le sens du service
- Faire preuve d'initiative
- Faire preuve de réactivité
Savoir-faire relationnel - Bonne communication orale et écrite
- Qualité rédactionnelle
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
(respect des délais, fiabilité...)

2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne
- Les responsables de services
- DG
- DAAF
Le champ des relations du
En Externe
poste
- Prestataires
- Visiteurs
- Fournisseurs
- Clients
- Fiabilité des données comptables, financières et de trésorerie
- Minimisation des risques d’impayés et de tension de trésorerie
- Maitrise et minimisation des risques fiscaux et sociaux
Indicateurs de performances - Réglementer les délais de paiement fournisseur et client
- Fiabilité et exactitude des données comptables de la trésorerie

xxxii
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Responsable Achat …………………………………………………………...

Rattachement hiérarchique du poste :

Directeur des Affaires Administratives et Nom :
Financières Prénoms :

1. DESCRIPTION DU POSTE
Le Responsable des achats est en charge de la gestion optimale des
Mission approvisionnements.

- Préparer les demandes d’achat

- Etablir les bons de commande
Nature et étendue des - Lancer les commandes
activités (taches) - Collecter et analyser les besoins internes
- Gérer les réquisitions

- BAC+2/3/4/5 :
Niveau d’étude ou  Comptabilité et gestion, logistique
diplôme  Gestion commercial, marketing

- Analyse financière
Connaissances - Comptabilité générale et analytique
- Conception de procédures
- Principes budgétaires et indicateurs de gestion
- Gestion des approvisionnements

- Savoir appliquer la réglementation

- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word,
Internet Explorer, …)
Savoir-faire - Savoir utiliser des logiciels comptables
techniques - Savoir être rigoureux et méthodique
- Elaborer et suivre un budget
- Veiller au respect des dispositions légales et
réglementaires

- Avoir le sens du client et du service

Savoir-faire - Faire preuve d'initiative
relationnel - Faire preuve de réactivité
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
(respect des délais, fiabilité...)

xxxiii
 2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL
En Interne
- Les responsables de services
Le champ des relations du - DAAF
poste En Externe
- Prestataires
- Fournisseurs
- Respect des niveaux des stocks minimum et maximum
- Bonne anticipation sur les cas de ruptures de stocks
- Respect des cadences des commandes et des
Indicateurs de performances approvisionnements
- Satisfaction des demandes d’approvisionnement
- Respect des mesures de protection des stocks

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité
- Fiche de bon de commande d’achat - Lors de l’expression des besoins ;
- Bon de commande ; - A chaque commande à lancer ;
- Fiche de stocks ; - A chaque mouvement de stocks à initier ;
- A chaque situation de stock à communiquer ;
- Demande de réquisition ; - A la réalisation des inventaires.

- Etat des inventaires des stocks.

xxxiv
 Intitulé du poste : Date de la dernière révision
Chef magasinier …………………………………………………………...

Rattachement hiérarchique du poste :

Directeur des Affaires Administratives et Nom :
Financières Prénoms :

1. DESCRIPTION DU POSTE
Assurer l’organisation et la gestion des stocks de fournitures et de consommables
Mission médicaux du CENTRE EXPERT-SA

a. Activités de management
- Réceptionner, vérifier et enregistrer les commandes
- Décharger et ranger les produits
- Assurer le maintien en état des espaces de stockage (nettoyage, contrôle
Nature et étendue des de la lisibilité des codes emplacements)
activités (taches) - Préparer le renvoi des commandes
- Veiller au bon fonctionnement des machines et logiciels de stockage
- Suivre l’évolution des stocks
- Effectuer un inventaire des stocks en fin d’année

Niveau d’étude ou - BAC Professionnel logistique

diplôme - BAC +2 en gestion des approvisionnements/logistique

- Gestion des approvisionnements

Connaissances

- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word,

Internet Explorer, …)
- Savoir utiliser des logiciels comptables
Savoir-faire - Être capable de planifier et d'organiser
techniques - Avoir une grande endurance
- Posséder une grande qualité rédactionnelle
- Avoir le gout pour les chiffres, le calcul mental, la mesure de distance
- Faire preuve d'initiative
- Faire preuve de réactivité et de méthode
Savoir-faire - Sens de la négociation de rigueur et d’organisation
relationnel (respect des délais, fiabilité...)
- Être rigoureux méthodique et organisé

xxxv
2. CONTEXTE DE LA SITUATION DE TRAVAIL

En Interne

- Le DAAF
- Responsable Achats
Le champ des - Les chefs de services et les Responsables
relations du poste

En Externe

- Les fournisseurs

- Respect des niveaux des stocks minimum et maximum

- Bonne anticipation sur les cas de ruptures de stocks
Indicateurs de - Respect des cadences des commandes et des approvisionnements
performances - Satisfaction des demandes d’approvisionnement
- Respect des mesures de protection des stocks

3. DOCUMENTS DE TRAVAIL ATTENDUS

Désignation Périodicité
- Fiche de bon de commande d’achat - Lors de l’expression des besoins ;
- Bon de commande ; - A chaque commande à lancer ;
- Fiche de stocks ; - A chaque mouvement de stocks à initier ;
- A chaque situation de stock à communiquer ;
- Demande de réquisition ; - A la réalisation des inventaires.

- Etat des inventaires des stocks.

xxxvi
Annexe 4 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES

1. Périmètre couvert par le manuel

ACH Domaine Gestion des achats

ACH.01 Constitution de la base de données et procédure de sélection des
fournisseurs
ACH.02 Mise à jour de la base de données
ACH.03 Expression des besoins
ACH.04 Commande directe
ACH.05 Appel d’offre restreint
ACH.06 Appel d’offre ouvert
ACH.07 Réception de la commande
ACH.08 Certification et comptabilisation
ACH.09 Règlement
TRE Domaine Gestion de la trésorerie
TRE.01 Opérations se rapportant à la caisse de recettes
TRE.02 Opérations se rapportant à la caisse menues dépenses
TRE.03 Opérations bancaires

2. Formalisation des procédures

La conception du manuel s'appuie sur le cadre organique du CENTRE EXPERT – SA. Pour
chaque procédure identifiée, le manuel présentera :
o L’introduction précisant :
 Les objectifs visés ;
 Les règles de gestion qui gouvernent la procédure décrite ;
o La description détaillant les étapes de la procédure. Elle se présente sous forme de
tableau. Chaque étape sera décrite en précisant :
 Le nom de l’intervenant ;
 Les tâches exécutées par l’intervenant ainsi que les contrôles
effectués ;
 La liste des documents utilisés comme support.

xxxvii
3. Vie du manuel des procédures
Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution du cadre
structurel et des changements intervenants dans le processus de traitement des opérations au
sein du CENTRE EXPERT – SA.
La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu au CENTRE EXPERT – SA
qui est le témoin privilégié de l’impact de l’évolution de l’environnement sur ses méthodes de
travail.

xxxviii
TABLE DE MATIERE

DEDICACE ................................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS .................................................................................................................. ii
SOMMAIRE ............................................................................................................................. iii
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ............................................................................ iv
LISTE DES TABLEAUX .......................................................................................................... v
AVANT- PROPOS ................................................................................................................... vi
RESUME .................................................................................................................................. vii
INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : Cadre théorique et méthodologique du manuel de procédures ............ 5
CHAPITRE 1 : Cadre théorique du contrôle interne et du manuel de procédures .................... 6
SECTION I. Généralité sur le contrôle interne (CI) .................................................................. 6
1. Définition du contrôle interne............................................................................................. 6
2. Objectifs du contrôle interne .............................................................................................. 8
2.1. Conformité aux lois et règlements ................................................................................... 8
2.2. Application des instructions et des orientations fixées par la direction générale ou le
directoire ................................................................................................................................. 9
2.3. Bon fonctionnement des processus internes de la société notamment ceux concourant à
la sauvegarde des actifs .......................................................................................................... 9
2.4. La fiabilité des informations financières ....................................................................... 10
3. Principes du contrôle interne ............................................................................................ 10
3.1. Le principe d'organisation et séparation des fonctions .................................................. 10
3.2. Le principe d'universalité............................................................................................... 11
3.3. Le principe d'indépendance ........................................................................................... 11
3.4. Le principe d'informations et qualité du personnel ....................................................... 12
3.5. Le principe d'harmonie .................................................................................................. 12
3.6. Le principe d'auto - contrôle .......................................................................................... 12
4. Evaluation et limite du contrôle interne ........................................................................... 13
4.1. Evaluation du contrôle interne ....................................................................................... 13
4.1.1. La description des systèmes et des procédures ........................................................... 13
4.1.2. La confirmation de la compréhension du système ..................................................... 13
4.1.3. Evaluation préliminaire du contrôle interne ............................................................... 13
4.1.4. La confirmation de l’application des points forts du système .................................... 13
4.2. Les limites du contrôle interne ...................................................................................... 14
xxxix
SECTION II. Généralité sur le Manuel de procédures ............................................................ 14
1. Définition du manuel de procédures ................................................................................. 14
2. Objectifs du manuel de procédures .................................................................................. 15
3. Fonctions du manuel des procédures ................................................................................ 15
3.1. Outil de gestion .............................................................................................................. 15
3.2. Outil de planification ..................................................................................................... 16
3.3. Outil de formation ......................................................................................................... 16
3.4. Outil de communication ................................................................................................ 16
3.5. Outil d’information ........................................................................................................ 16
4. Démarche de mise en place d’un manuel de procédures .................................................. 16
4.1. Architecture du manuel ................................................................................................. 16
4.1.1. La première partie : sommaire et l’introduction générale .......................................... 17
4.1.2. La deuxième partie : les fiches des procédures proprement dites .............................. 17
4.1.3. La troisième partie : les annexes et tables complémentaires ...................................... 17
4.2. Processus d’élaboration du manuel de procédures ........................................................ 18
4.2.1. Collecte des données .................................................................................................. 18
4.2.1.1. Prise de connaissance de l’entreprise ...................................................................... 19
4.2.1.2. Inventaire des procédures existantes ....................................................................... 19
4.2.2. Traitement des données .............................................................................................. 19
4.2.2.1. Analyse des données collectées ............................................................................... 19
4.2.2.2. Cartographie des risques .......................................................................................... 19
4.2.2.2.1. Démarche d’élaboration de la cartographie des risques ....................................... 20
4.2.2.2.2. Objectifs de la cartographie des risques ............................................................... 20
4.2.2.2.3. Matrice des risques ............................................................................................... 20
4.2.3. Validation et diffusion du manuel de procédures ....................................................... 20
4.2.3.1. Validation du manuel de procédures ....................................................................... 20
4.2.3.2. Diffusion du manuel de procédures ......................................................................... 21
4.2.4. Suivi et évaluation des procédures ............................................................................. 21
CHAPITRE 2 : Méthodologie de recherche ............................................................................ 22
SECTION I. Analyse du contrôle interne liés aux achats et à la trésorerie ............................. 22
1. Objectifs généraux du contrôle interne liés aux achats et à la trésorerie .......................... 22
1.1. Objectifs généraux du contrôle interne liés aux achats ................................................. 22
1.2. Objectifs généraux du contrôle interne liés à la trésorerie ............................................ 23
2. Elaboration d’un modèle d’analyse .................................................................................. 24

xl
 2.1. Prise de connaissance de l’entreprise ............................................................................ 24
2.2. Processus de gestion des achats et de la trésorerie ........................................................ 24
2.2.1. Processus de gestion des achats - fournisseurs ........................................................... 24
2.2.2. Processus de gestion de la trésorerie .......................................................................... 26
2.3. Evaluation du contrôle interne ....................................................................................... 26
2.3.1. Test de conformité ...................................................................................................... 26
2.3.2. Evaluation préliminaire des procédures .................................................................... 27
2.3.3. Test de permanence .................................................................................................... 27
2.3.4. Feuille de révélation et d’analyse des problèmes (FRAP) ......................................... 27
2.2.5. Evaluation définitive du contrôle interne ................................................................... 27
SECTION II. Projet rapport revue du contrôle interne ............................................................ 28
1. Présentation de la mission ................................................................................................ 29
1.1. Objectif de la mission .................................................................................................... 29
1.2. Rapport détaillé sur les procédures ................................................................................ 29
1.2.1. Identification des points forts ..................................................................................... 30
1.2.1.1. Le cadrage budgétaire .............................................................................................. 30
1.2.1.2. Existence d’une base de données fournisseurs ........................................................ 30
1.2.2. Axes d’amélioration ................................................................................................... 31
1.2.2.1. Cycle trésorerie ........................................................................................................ 31
1.2.2.2. Cycle achat-fournisseur ........................................................................................... 32
IV. Elaboration du manuel de procédures ............................................................................ 35
CONCLUSION PARTIELLE .............................................................................................. 37
DEUXIEME PARTIE : Cadre pratique : Manuel de procédures des cycles achat et
trésorerie du Centre Expert - SA .............................................................................................. 38
CHAPITRE 3 : Domaine du cycle achat-fournisseur .............................................................. 39
SECTION I. Objectifs et règles de gestion .............................................................................. 39
SECTION II. Description des procédures ................................................................................ 44
I. ACH 01 - Constitution de la base de données et procédure de sélection des fournisseurs 45
II. ACH 02 - Mise à jour de la base de données ................................................................... 46
III. ACH 03 - Expression des besoins .................................................................................. 46
IV. ACH 04 - Commande directe ......................................................................................... 49
V. ACH 05 - Appel d’offre restreint..................................................................................... 51
VI. ACH 06 - Appel d’offre ouvert ...................................................................................... 54
VII. ACH 07 - Réception des commandes ........................................................................... 58
VIII. ACH 08 - Certification et comptabilisation ................................................................. 59
xli
 IX. ACH 09 – Règlement ..................................................................................................... 60
CHAPITRE 4 : Gestion de la trésorerie ................................................................................... 62
SECTION I. Objectifs et règles de gestion .............................................................................. 62
SECTION II. Description des procédures ................................................................................ 63
I. TRE 01 - Les opérations se rapportant à la caisse de recettes ........................................... 64
1. Encaissement de recettes .................................................................................................. 64
2. Arrêté de caisse ................................................................................................................. 65
3. Approvisionnement de la caisse ....................................................................................... 67
II. TRE 02 - Les opérations se rapportant à la caisse menues dépenses ............................... 69
1. Le bon de sortie de caisse ................................................................................................. 69
2. Les règlements fournisseurs ............................................................................................. 71
III. TRE 03 - Les opérations bancaires ................................................................................. 73
1. Les décaissements par la banque ...................................................................................... 73
2. Les encaissements par la banque ...................................................................................... 76
CONCLUSION PARTIELLE .............................................................................................. 77
CONCLUSION GENERALE .................................................................................................. 78
BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................. viii
ANNEXES ................................................................................................................................. x

xlii