Sur les généralités et la politique d'archivage
1. Quelle est l'importance de l'archivage dans la gestion globale des opérations
bancaires ?
2. Quelles sont les principales différences entre l'archivage physique et numérique dans
une banque ?
3. Comment la banque définit-elle sa politique d'archivage ?
4. Quels sont les documents les plus critiques à archiver dans le cadre bancaire ?
5. Comment les régulations et les normes influencent-elles les pratiques d'archivage ?
Sur l’archivage physique
6. Quels sont les avantages de l'archivage physique pour les opérations bancaires ?
7. Quels sont les principaux défis auxquels la banque fait face avec l'archivage
physique ?
8. Comment sont classées et stockées les archives physiques dans la banque ?
9. Quels sont les risques associés à la conservation des archives physiques (par exemple,
perte, vol, détérioration) ?
10. Y a-t-il une limite temporelle pour conserver les documents physiques ?
Sur l’archivage numérique
11. Quels sont les bénéfices principaux de l'archivage numérique dans une banque ?
12. Comment la banque gère-t-elle la migration des archives physiques vers un format
numérique ?
13. Quels outils ou logiciels sont utilisés pour gérer les archives numériques ?
14. Quelles mesures sont mises en place pour garantir la sécurité des archives
numériques ?
15. Comment les archives numériques facilitent-elles l'accès rapide aux informations pour
les employés ou les clients ?
Sur les stratégies d’intégration des deux systèmes
16. Existe-t-il une stratégie pour intégrer les systèmes d'archivage physique et
numérique ?
17. Quels critères déterminent si un document doit être archivé physiquement ou
numériquement ?
18. Comment la banque évalue-t-elle la performance des deux systèmes d'archivage ?
19. Quelles sont les principales difficultés rencontrées lors de la transition d’un système
d'archivage physique à un système numérique ?
20. Quelles solutions sont mises en place pour améliorer l'efficacité des deux types
d'archivage ?
Sur la gestion des risques et la sécurité
21. Comment la banque protège-t-elle les archives physiques contre les risques (incendie,
inondation, etc.) ?
22. Quelles mesures de sauvegarde sont prises pour protéger les archives numériques
contre les cyberattaques ?
23. Comment la banque gère-t-elle la redondance et les sauvegardes des archives
numériques pour éviter la perte de données ?
24. Quelles sont les réglementations en vigueur concernant la confidentialité et la sécurité
des archives bancaires ?
25. Comment la banque assure-t-elle la conformité des archives aux exigences légales et
aux audits ?
Sur l’évaluation et la gestion des performances
26. Comment évaluez-vous la performance des systèmes d'archivage actuels dans la
banque ?
27. Quels indicateurs sont utilisés pour mesurer l'efficacité des systèmes d'archivage
numérique et physique ?
28. Y a-t-il des plans pour améliorer ou moderniser les pratiques d'archivage dans les
prochaines années ?
29. Comment la banque forme-t-elle son personnel à l’utilisation et à la gestion des
archives numériques et physiques ?
30. Quels sont, selon vous, les enjeux futurs de l'archivage dans les banques, notamment
avec l’évolution technologique ?
Calendrier de stage
Module 1 : semaine
Date Mission Tâches à faire Expérience ou
Connaissance à
obtenir
1 Découverte du Maîtrise des Compréhension des
service méthodes de bases de l'archivage
classement physique et de la gestion
des documents documentaire
2 Classement physique - Classement des Maîtrise des
dossiers physiques méthodes de
selon les catégories classement physique
définies des documents
- Apprentissage des
techniques de
stockage
3 Gestion numérique - Digitalisation des Introduction aux
documents logiciels d'archivage
- Apprentissage des numérique
logiciels de gestion
d’archives
numériques
4 Tri et destruction - Sélection des Apprentissage des
documents à politiques de
conserver et ceux à conservation et
détruire destruction
- Procédure de
destruction des
archives périmées
5 Classement - Organisation et Maîtrise des bases de
numérique rangement des données et de la
archives numériques gestion numérique
- Mise à jour des
bases de données
6 Plan de gestion - Participation à la Développement de
création d'un plan de compétences en
gestion des archives gestion d'archives
- Suivi et
amélioration des
procédures
d’archivage
7 Audit des archives - Audit des archives Compréhension des
existantes audits d’archives et
- Identification des des processus de
améliorations contrôle
possibles
8 Synthèse et bilan - Rédaction d’un Rédaction d'un
rapport de stage rapport professionnel
- Restitution des et retour
observations et des d'expérience
apprentissages
Module 02 : Objectif
Semaines Mission Tâches à faire Expérience
1-2 Initiation à - Découverte des Familiarisation avec
l’archivage types d'archives l'environnement de
- Observation des travail et les
méthodes de techniques de base
stockage de l'archivage
3-4 Archivage physique - Classement des - Classement des
archives physiques archives physiques
- Tri des dossiers en - Tri des dossiers en
fonction de leur fonction de leur
importance importance
5-6 Archivage - Digitalisation des Utilisation des
numérique archives logiciels et gestion
- Apprentissage des des archives
outils informatiques numériques
7-8 Planification et audit - Participation à Application de
d'archivage l’audit des archives l'audit des archives
- Amélioration des et développement
procédures des compétences en
d’archivage gestion globale
Comment faire des archives
1. Collecte des documents
Identification des documents à archiver : Sélectionne les documents en fonction de
leur importance, de leur durée de vie, et des exigences légales ou réglementaires
(factures, contrats, dossiers clients, etc.).
Tri des documents : Sépare les documents essentiels des documents obsolètes ou
inutiles pour éviter l’encombrement.
2. Classement et indexation
Catégorisation des documents : Classe les documents par type (administratif,
financier, juridique), par service ou par projet.
Création d'un système de codification : Attribue un code à chaque document pour
permettre une identification et un suivi faciles. Les documents doivent être classés de
manière logique, soit par date, par numéro de référence, ou par sujet.
Indexation : Pour les archives numériques, crée des métadonnées (mots-clés,
descriptions) pour faciliter la recherche des documents. Pour les archives physiques,
un registre peut être utilisé pour noter où les documents sont stockés.
3. Archivage physique
Préparation des supports : Pour les archives physiques, utilise des boîtes, des
dossiers, et des étagères résistantes pour protéger les documents contre la poussière,
l'humidité, et les dégâts potentiels.
Stockage des documents : Range les documents dans des lieux sécurisés, organisés,
et accessibles, comme un local dédié aux archives. Il est important de s’assurer que
l’espace est protégé contre les incendies, l’humidité, et les intrusions.
Étiquetage et identification : Chaque boîte ou dossier doit être correctement étiqueté
pour faciliter l’accès.
4. Archivage numérique
Numérisation des documents : Utilise des scanners pour convertir les documents
physiques en fichiers numériques (PDF, TIFF, etc.).
Organisation des fichiers : Classe les documents numérisés dans des dossiers
électroniques avec des noms de fichiers explicites et un système de classement clair,
comme un fichier maître pour chaque catégorie (année, type de document, etc.).
Choix des logiciels : Utilise un logiciel de gestion électronique de documents (GED)
pour assurer une bonne organisation, traçabilité, et accès rapide aux archives.
Sécurisation des fichiers : Mets en place des mesures de sécurité pour protéger les
documents numériques contre les cyberattaques (mots de passe, cryptage, accès
restreint). Sauvegarde également les fichiers sur des serveurs sécurisés ou des supports
externes pour prévenir les pertes de données.
5. Stockage et conservation
Stockage physique : Garde les documents physiques dans un environnement adapté
(température contrôlée, protection contre les éléments extérieurs).
Stockage numérique : Héberge les archives numériques sur des serveurs fiables, avec
des sauvegardes régulières sur des disques durs externes ou des services cloud.
Plan de conservation : Détermine combien de temps chaque type de document doit
être conservé (selon les obligations légales ou les politiques de l'organisation). Élabore
un calendrier de conservation pour éliminer les documents périmés ou inutiles.
6. Accès et gestion des archives
Mise en place d’un système d’accès : Pour les archives physiques, désigne une
personne ou un service responsable de gérer l’accès aux documents. Pour les archives
numériques, mets en place un système d'autorisation pour garantir que seuls les
utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations sensibles.
Système de recherche et récupération : Assure-toi que les documents peuvent être
facilement retrouvés grâce à un système de recherche par mots-clés, par dates, ou par
catégories.
7. Destruction des documents périmés
Tri des documents à détruire : Établis des critères pour déterminer quels documents
peuvent être détruits (par exemple, après la fin de leur période de conservation légale).
Méthodes de destruction : Pour les archives physiques, utilise une déchiqueteuse ou
un service de destruction sécurisé. Pour les archives numériques, supprime
définitivement les fichiers en t’assurant qu’ils ne peuvent pas être récupérés.
Enregistrement de la destruction : Garde une trace des documents détruits, en notant
la date de destruction et le type de document, afin de maintenir une gestion rigoureuse.
8. Audit et mise à jour
Audit régulier : Effectue des audits périodiques des archives pour t’assurer que les
documents sont bien organisés, accessibles, et sécurisés. Vérifie également la
conformité aux exigences légales.
Mise à jour : Mets régulièrement à jour les archives pour intégrer de nouveaux
documents et éliminer ceux qui ne sont plus pertinents.
exepl
