Annexe

E
Modèles de profils
de poste et
de termes de
référence pour les
principales tâches

Guide pratique de S&E des projets

de suivi-évaluation
Pour une gestion orientée vers l'impact
 Table des matières de l’annexe E

E.1 Responsable de projet (Aspects liés au suivi-évaluation uniquement) 5

E.2 Coordonnateur du suivi-évaluation 6
E.3 Agent chargé du suivi-évaluation 10
E.4 Responsabilités en matière de suivi-évaluation du personnel du projet
(et des partenaires) en général 12
E.5 Responsabilités en matière de suivi-évaluation des acteurs à la base 15
E.6 Termes de référence du consultant en appui à la mise en place du système
de suivi-évaluation 16
E.7 Termes de référence du consultant en suivi-évaluation participatif 18
E.8 Termes de référence du consultant en gestion de l’information 20
E.9 Termes de référence du partenaire de mise en œuvre (composante
suivi-évaluation uniquement) 21
E.10 Termes de référence pour l’examen à mi-parcours 22

Cette annexe doit permettre:

• aux responsables de projet – de s'assurer que
les agents chargés du S&E ont les compé-
tences nécessaires pour concevoir et mettre
en œuvre le système de S&E, et de super-
viser les contributions et la performance du
personnel, des partenaires et des consul-
tants;
• aux agents chargés du S&E – de vérifier que
les compétences et l'appui proposés sont
suffisants pour l'efficacité du S&E;
• au personnel du FIDA et de l'institution coopé-
rante – d'intégrer les principes de S&E
orienté vers la réflexion critique dans les
profils de postes et termes de référence.

E-2
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

La présente annexe vise à guider ceux qui sont chargés d’établir les contrats, notamment les
responsables et le personnel du FIDA et des institutions coopérantes, à rédiger les profils de poste
en y incluant les attributions en matière de S&E fondées sur les notions de réflexion critique et de
participation exposées dans le Guide. On y trouvera trois profils de poste et deux fiches sur les
responsabilités externes correspondant aux fonctions de suivi-évaluation les plus courantes dans un
projet, et cinq modèles de termes de références (voir le tableau E-1). On y trouvera aussi des sugges-
tions concernant le rôle dans le suivi-évaluation des groupes de bénéficiaires et principaux acteurs
concernés par le projet. Chaque projet est différent sur le plan de la structure hiérarchique, des
calendriers d’engagement du personnel, des effectifs et lieux d’affectation. Les attributions peuvent
donc s’écarter du modèle et être confiées à d'autres personnes que celles suggérées ici. Élaborez vos
propres termes de références et profils de poste en fonction des exigences de votre projet (encadré
E-1), en vous inspirant des éléments de la présente annexe.

Pour les projets que l’on veut centrer davantage sur la participation, la réflexion critique et la capi-
talisation, il peut être utile de se poser les deux questions ci-après pour rédiger les termes de réfé-
rences ou profils de poste: 1) Quel est l’apport de cette personne aux processus de réflexion critique
et de capitalisation du projet? et 2) Quels sont les aspects du suivi-évaluation participatif à inclure
dans les termes de référence ou le profil de poste de cette personne?

Encadré E-1. Éléments à inclure dans l’élaboration des termes de références d’un poste ou d’une prestation

Généralités
✔ Description du projet (objectif général, objectif spécifique, réalisations)
✔ Contribution du poste ou de la prestation au projet
Objectif du poste ou de la prestation à mettre en œuvre
✔ Objectif principal, public(s) visé(s) et produits escomptés
✔ Décisions formelles issues de l’exercice des fonctions concernées et utilisation prévue de ses résultats
Portée et méthode
✔ Portée générale du travail
✔ Type d’analyse, approche et méthodes, particulièrement les approches participatives que l’on souhaite adopter
Questions à traiter
✔ Délimitation des thèmes en fonction de l’objectif du poste ou de la prestation
✔ Degré d’implication dans les questions transversales (égalité entre les sexes, pauvreté, renforcement des capacités)
Personnel
✔ Nombre de personnes nécessaires et temps alloué à chacune d’elles
✔ Qualifications professionnelles et expérience requises
Calendrier
✔ Dates de démarrage, bilan intermédiaire, fin
Acteurs et partenaires à associer
✔ Qui doit être associé: autorités, institutions, groupes, particuliers, organismes de financement, institution coopérante, comité de pilotage
✔ Comment associer ces personnes/groupes?
Rémunération
✔ Tarifs journaliers
✔ Dépenses prises en charge ou non
✔ Comment procéder aux facturations et paiements?
Documents
✔ Droits sur les résultats de la prestation et, par conséquent, niveau de diffusion des documents

E-3
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Tableau E-1. Liste des principaux termes de références et profils de poste

Profil de poste
1. Responsable de programme avec accent sur le S&E
2. Coordonnateur du S&E
3. Personnel de terrain S&E
Attributions susceptibles d’être mentionnées dans les lettres d’engagement ou contrats
4. Fonctions de S&E du personnel général du projet (et des partenaires de mise en œuvre)
5. Fonctions de S&E des groupes de bénéficiaires et acteurs concernés
Termes de références
6. Consultant pour l’organisation du système de S&E
7. Consultant pour l’intégration d’éléments participatifs au S&E
8. Consultant pour les aspects de la gestion de l’information
9. Partenaire de mise en œuvre pour la composante suivi-évaluation
10. Équipe de consultants pour l’examen à mi-parcours

E-4
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

E.1 Responsable de projet (Aspects liés au suivi-évaluation

uniquement)
Définition générale du poste (aspects liés au S&E)

Le responsable de projet coordonnera la gestion du projet et veillera à ce que celui-ci soit mis en
œuvre conformément aux conditions de l’accord de prêt et selon le rapport de préévaluation du
projet. Il (elle) doit notamment veiller à ce que les éléments prévus en matière de S&E soient mis
en œuvre selon un calendrier correspondant aux conceptions des acteurs et bénéficiaires
concernés. Il (elle) est également chargé(e) de faire en sorte que l’on dispose du personnel
approprié en nombre suffisant, avec le niveau nécessaire de moyens et d’autres types d’appui pour
obtenir un suivi-évaluation de qualité.

Relations au sein du dispositif institutionnel (liées au S&E)

Le responsable de projet sera responsable de l’avancement du projet et du système de S&E et devra

en rendre compte au comité de pilotage du projet, au personnel compétent de l’institution coopé-
rante et des organismes de financement, et aux services appropriés des ministères. Il/elle devra
rendre compte de ses actes devant le personnel (du projet et des partenaires) et devant les acteurs
et bénéficiaires en ce qui concerne l’avancement du projet, les problèmes et la stratégie.

Responsabilités et tâches (concernant le suivi-évaluation uniquement)

Tâches à accomplir au démarrage

• Mettre en place le dispositif de coordination du suivi-évaluation.

• Engager les principaux agents du S&E du projet et superviser leurs activités.

• Orienter la mise en place des systèmes de S&E administratifs, comptables et par composante.

• Coordonner la révision de la stratégie du projet avec les principaux acteurs concernés pour abou-
tir à ce que la stratégie et les besoins en information soient adaptés et bien compris de tous.

• Négocier l’approbation des modifications apportées à la stratégie et aux procédures du projet

avec les organismes de financement et les institutions coopérantes.

• Veiller à la mise en place de façon décentralisée et au bon fonctionnement d’un système de S&E
qui soit efficace et participatif.

Tâches de gestion courante

• Préparer le PTBA et réviser le système de S&E en sollicitant la contribution des différents acteurs
afin que ces éléments puissent résulter d’un véritable engagement de toutes les organisations
impliquées dans le projet. Présenter le PTBA et le plan de S&E aux organes d’approbation com-
pétents en temps voulu pour qu’ils puissent les examiner et les approuver.

• Pour chaque contrat de prestation de service, veiller à ce que les spécifications détaillées soient
établies à temps, de façon objective, équitable et transparente, y compris les fonctions de suivi-
évaluation et l’administration des conditions et rémunérations.

• Veiller à ce que les opérations du projet soient menées efficacement en supervisant et suivant sa
mise en œuvre. Faire en sorte que les mesures correctives éventuelles soient prises et appliquées
en temps voulu.

• Diriger et superviser les activités courantes du projet, selon le descriptif du projet et le PTBA, en
y apportant toutes les modifications requises pour obtenir une bonne performance.

• Mobiliser en temps voulu l’assistance technique nécessaire au suivi-évaluation, en délimitant

clairement les responsabilités en accord avec les principes de participation et d’équité du projet.

• Veiller au respect des obligations contractuelles, mettre en œuvre les contacts et toutes les
mesures nécessaires pour assurer l’accomplissement des résultats attendus du projet.
E-5
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Procéder à une évaluation régulière du personnel, lui en restituer les résultats et lui apporter les
appuis nécessaires pour qu’il puisse mieux s’acquitter de sa tâche.

Communication

• Nouer des relations de travail étroites avec tous les participants et acteurs concernés par le pro-
jet – y compris les bénéficiaires, les services de l’administration impliqués, le secteur privé et les
ONG – tous devant avoir une vision commune du projet et la volonté d’en atteindre les objec-
tifs.

• Établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les ministères et avec les autres groupes
d’acteurs concernés de niveau le plus élevé.

• Garantir un accès facile du public aux rapports et données du suivi-évaluation et veiller à leur
large diffusion.

• Présenter les rapports analytiques requis sur l’état d’avancement des travaux – avec les indica-
tions sur les activités prévues et les états financiers – en temps voulu et aux organes compétents,
avec l’aide du personnel du suivi-évaluation.

• Encourager le personnel à rendre compte honnêtement du travail sur le terrain, en mettant en

lumière les problèmes et les solutions possibles ainsi que les enseignements tirés de l’expérience.
Récompenser l’innovation dans la réflexion critique et la capitalisation.

• Planifier les principaux moments de réflexion – en particulier l’examen annuel des projets, et y
participer.

• Signer les accords avec les partenaires de mise en œuvre, définir les modalités de réalisation et de
suivi-évaluation. Veiller à ce que les activités de S&E participatif et de réflexion critique figurent
explicitement, dans des termes conformes à l’orientation du projet.

• Contrôler le budget et se prémunir contre l’utilisation à mauvais escient des fonds et des actifs
du projet.

• Faire tout ce qui est en son pouvoir pour engager les acteurs et bénéficiaires clés du projet à par-
ticiper aux principales évaluations externes de façon à ce que les impacts et problèmes perçus sur
le plan local soient bien appréhendés.

• Faire en sorte que toutes les études spécifiques nécessaires pour appréhender à temps et correc-
tement les nouvelles problématiques qui apparaissent en cours de projet soient réalisées. Veiller
à ce que les données recueillies soient partagées avec toutes les personnes intéressées à la prise de
décisions et au suivi de la mise en œuvre de ces décisions.

• Fournir un appui aux missions externes de manière à promouvoir un processus de réflexion cri-
tique et de capitalisation conjoint pour découvrir les moyens d’améliorer encore le projet et ren-
forcer son impact.

E.2 Coordonnateur du suivi-évaluation

Certains projets peuvent opter pour une coordination qui ne soit pas centralisée au niveau d’une
personne. Les responsabilités et tâches décrites ci-après devront alors être explicitement confiées à
d’autres acteurs et partenaires si l’on veut que la fonction suivi-évaluation du projet soit bien
remplie.

Définition générale du poste

Le coordonnateur du suivi-évaluation est chargé d’orienter la stratégie générale de S&E et la mise

en œuvre des activités correspondantes au sein du projet et au travers des partenaires, et aussi de
fournir en temps voulu aux acteurs concernés des informations pertinentes. Cela suppose des
communications étroites avec tous ceux qui participent à la conception et à la coordination du
S&E: agents chargés du suivi-évaluation du projet central et des partenaires; représentants du
E-6
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

comité de pilotage ou d’une unité analogue; représentants des groupes d’acteurs concernés; et avec
le responsable du projet, les consultants extérieurs et le personnel de terrain le cas échéant, ainsi
que les membres des missions externes intéressant le suivi-évaluation.

Les tâches essentielles du coordonnateur du S&E consistent à mettre sur pied le système de S&E et
à veiller à sa bonne mise en œuvre par les principaux acteurs, bénéficiaires et partenaires
concernés. Il s’en acquitte par l’élaboration conjointe d’un système de S&E commun reposant sur
les mécanismes et systèmes formels et informels en place chez les différents acteurs. Il faut en outre
aider les acteurs concernés à comprendre l’intérêt de mener leurs propres activités de suivi-évalua-
tion, à se doter des moyens appropriés pour le faire et à rattacher ces activités à une évaluation
générale de l’état d’avancement du projet et des mesures à prendre.

Relations au sein du dispositif institutionnel

Note: il n’est pas possible de décrire en détail les relations de type institutionnel dans ce modèle de
profil de poste étant donné que les structures des projets varient beaucoup. Il faut toutefois que le
profil de poste précise à qui le coordonnateur du S&E rend compte. Il devrait également indiquer
qui celui-ci doit consulter pour prendre une décision, y compris les consultations avec les parte-
naires et bénéficiaires concernés, lorsqu’il s’agit d’obtenir un consensus sur la méthodologie et sur
l’analyse des implications des données produites par le suivi-évaluation.

Responsabilités et tâches (entreprises avec d’autres personnes intervenant dans la conception et

la mise en œuvre du S&E)

Mise en place du système

• Contribuer à la révision de la matrice du cadre logique, particulièrement sur le plan de la hiérar-

chie des objectifs, des indicateurs et des mécanismes de suivi.

• Aider à établir le PTBA.

• Élaborer le cadre général du S&E du projet, par exemple les examens annuels du projet, les éva-
luations d’impact participatives, le suivi des processus, le suivi des opérations et les ateliers sur
les enseignements à tirer de l’expérience.

• Orienter le processus de définition et de formulation des principaux indicateurs concernant

chaque composante, pour relever et prendre en compte les progrès effectifs réalisés par rapport
au PTBA. Diriger également le processus de définition du contenu et des modes de présentation
de ces rapports d’activité.

• Orienter le processus de définition des questions relatives à la performance et des paramètres

essentiels pour suivre la performance du projet et la comparer aux résultats attendus. Élaborer le
modèle de ces rapports de performance.

• Préciser les informations essentielles nécessaires aux responsables du projet, au comité de pilota-
ge (ou organe similaire), aux organismes de financement et à l’institution coopérante.

• Fixer, avec les acteurs concernés, le cadre et les procédures d’évaluation des activités du projet.

• Examiner la qualité des données socioéconomiques disponibles dans la zone du projet, les
méthodes de collecte et leur adéquation pour fournir les statistiques de référence nécessaires pour
l’évaluation de l’impact.

• A partir de l’examen des données existantes sur la région, définir le contenu, les modalités et les
coûts d’une enquête de référence et d’une enquête d’évaluation des besoins.

• Examiner, avec les partenaires de mise en œuvre, leurs méthodes et systèmes de gestion en
vigueur et s’entendre avec eux sur les changements à apporter, l’appui et les moyens nécessaires.

• Indiquer les autres besoins en personnel de suivi-évaluation et orienter leur recrutement.

• Recruter, orienter et superviser les organisations engagées par contrat pour réaliser les enquêtes
et études spéciales nécessaires à l’évaluation des effets et impacts du projet.
E-7
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Veiller à ce que tous les contrats des prestataires de services comportent des clauses concernant
le suivi interne exigé d’eux, les systèmes de compte rendu et les sanctions applicables en cas de
défaillance.

• Établir un plan de renforcement des capacités en matière de S&E et de soutien informatique.

• Organiser et mettre en œuvre la formation des acteurs concernés, y compris les bénéficiaires, en
matière de S&E, notamment pour les aspects participatifs.

Mise en œuvre du S&E

• Sur la base du PTBA et en particulier des budgets du programme, concevoir le cadre général du
suivi des activités du projet, tant sur le plan des réalisations physiques que des processus.

• Guider le personnel et les partenaires de mise en œuvre dans la rédaction de leurs rapports
d’avancement. Analyser ensemble ces rapports en ce qui concerne les problèmes et mesures à
engager. Établir les rapports de synthèse destinés aux responsables du projet qui les soumettront
aux organes compétents, conformément aux formats et à la fréquence convenus.

• Examiner les rapports sur le suivi, les analyser quant à l’évaluation d’impact et trouver les causes
des blocages éventuels dans la mise en œuvre du projet.

• Collaborer avec le personnel et les partenaires de mise en œuvre au suivi qualitatif afin de four-
nir des informations pertinentes pour l’évaluation courante des activités, effets et impacts du
projet.

• Promouvoir la planification et le suivi participatifs par la formation et l’association des groupes

de bénéficiaires aux activités de suivi-évaluation.

• Déterminer s’il faut des études spécifiques du projet et en fixer le cadre.

• Faire en sorte que, dans l’ensemble, les arrangements en matière de suivi du projet soient
conformes à l’accord de prêt du projet et veiller en particulier à ce que les dispositions de l’ac-
cord soient respectées lors de la conception du suivi-évaluation du projet.

• Informer et collaborer avec les missions externes de supervision et d’évaluation des organismes
de financement et d’autres, en passant au crible et analysant les rapports de suivi et en faisant
part des connaissances personnelles de la situation sur le terrain.

• Organiser et donner une formation de mise à jour en suivi-évaluation au personnel du projet et

à celui des partenaires de mise en œuvre, aux organisations locales et aux bénéficiaires et acteurs
concernés.

• Prévoir les occasions périodiques pour tirer les enseignements de l’expérience et leurs implica-
tions pour les stades suivants du projet. Participer autant que possible à ces travaux.

Communication

• Mettre sous forme de rapports les constats effectués par le suivi-évaluation, selon les besoins, en
collaboration étroite avec le contrôleur financier, le personnel technique et les partenaires de
mise en œuvre.

• Faire des visites régulières sur le terrain pour soutenir la mise en œuvre du S&E et repérer les adap-
tations éventuelles à effectuer.

• Animer la diffusion régulière des conclusions tirées des travaux de S&E auprès du personnel du
projet, des partenaires de mise en œuvre et des bénéficiaires et acteurs concernés.

• En collaboration avec le comptable, donner au responsable du projet les informations de gestion

dont il/elle aurait besoin.

• Rendre compte régulièrement au comité de projet (ou à l’organe de décision équivalent), souli-
gner les sujets de préoccupation et préparer la documentation à examiner lors des réunions.

E-8
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Veiller à ce que les données du suivi soient examinées par l’instance compétente et en temps
voulu quant à leurs implications pour l’action future. Créer le cas échéant des forums de discus-
sion pour combler les lacunes éventuelles.

• Participer aux missions externes et faciliter l’accès des membres de l’équipe aux données du suivi-
évaluation et aux acteurs concernés.

Qualifications et expérience requises

Note: dans le profil de poste présenté ici à titre de modèle, il n’est pas possible de spécifier les quali-
fications exactes car elles dépendront de la structure de votre projet. De façon générale, les
candidats devraient avoir un diplôme dans une discipline apparentée au développement et/ou à la
gestion et avoir une expérience de recherche sur le terrain. Le poste de coordonnateur du suivi-
évaluation est parfois attribué à des statisticiens. Les compétences en statistique doivent certes être
exigées, mais elles ne suffisent pas à fournir l’ouverture et la maîtrise des aspects d’analyse et de
réflexion critique qui font qu’une candidature sera adaptée au poste.

Plusieurs années au moins d’expérience reconnue en matière:

• d’approche du cadre logique et autres approches de planification stratégique;

• de méthodes et approches de S&E (quantitatives, qualitatives et participatives);

• de planification et mise en œuvre des systèmes de S&E;

• de formation à la mise en place et au fonctionnement du S&E;

• d’animation d’ateliers d’analyse des données de S&E orientées vers la réflexion critique, pour des
publics composés d’acteurs diversifiés;

• d’analyse de l’information et rédaction de rapports.

Il/elle doit avoir:

• Une solide connaissance du développement rural, centrée sur les démarches participatives, la
cogestion et les questions d’égalité entre les sexes;

• Une bonne connaissance et un désir de promouvoir les processus de renforcement des organisa-
tions locales et des capacités locales d’autogestion;

• Le souci de se rendre régulièrement sur le terrain et de dialoguer avec les différents acteurs
concernés par le projet, notamment les bénéficiaires;

• Des connaissances en informatique;

• Des aptitudes à la direction et à la gestion du personnel et d’une équipe (y compris la médiation

et la résolution des conflits).

Souhaitable:

• Expérience de la conception de systèmes de S&E;

• Expérience du traitement des données, notamment par ordinateur.

E-9
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

E.3 Agent chargé du suivi-évaluation

Les dispositions concernant le personnel varieront selon le budget et la structure du projet. Le
principe général consiste à décentraliser la fonction de suivi-évaluation auprès des acteurs
concernés, en les encourageant et en les aidant à mettre en commun leurs compétences et leurs
points de vue pour procéder conjointement au S&E. Les rôles et tâches décrits ci-après devront
donc être répartis parmi les autres agents du projet ou les partenaires comme il convient à votre
cas. Les suggestions ci-après sont centrées sur trois agents types de suivi-évaluation que l’on trouve
souvent (mais pas toujours) dans les projets: spécialiste de l’appui au S&E, spécialiste du S&E au
niveau de la région/du district et spécialiste de la gestion des données.

Spécialiste de l’appui au suivi-évaluation

Définition générale du poste

Le spécialiste de l’appui au S&E est chargé du fonctionnement du système de S&E du projet au

niveau # (indiquer le niveau approprié à votre cas).

Relations au sein du dispositif institutionnel

Il/elle relève du coordonnateur du S&E. Tout comme les autres membres du personnel, il/elle doit
aussi rendre compte de ses actes envers les groupes de bénéficiaires et acteurs concernés.

Responsabilités et tâches

Aider le coordonnateur du S&E et tous ceux qui participent au S&E du projet, en particulier les
groupes d’acteurs et bénéficiaires, à:

• Revoir la hiérarchie des objectifs du projet et la matrice du cadre logique (activités, processus,
moyens, réalisations, résultats et impacts);

• Identifier les informations nécessaires aux responsables du projet, aux partenaires de mise en
œuvre et aux acteurs concernés, à l’institution coopérante et aux organismes de financement;

• Choisir et formuler les questions relatives à la performance, les principaux indicateurs et les
valeurs cibles pour chaque composante du projet et pour chacun des niveaux de la hiérarchie des
objectifs;

• S’entendre sur la façon d’enregistrer, de décrire et d’analyser les progrès réalisés par rapport au
PTBA et définir la présentation à donner à ces rapports d’activité;

• Examiner les données socioéconomiques de la zone du projet et déterminer si elles peuvent

constituer des données de référence satisfaisantes pour l’évaluation de l’impact et relever les
lacunes à combler;

• Définir le cadre d’une enquête de référence et son coût ainsi que celui d’une évaluation des
besoins (le cas échéant);

• Définir le schéma et les procédures du suivi opérationnel;

• Repérer la nécessité et concevoir les termes de référence des études d'évaluation spécifiques;

• Évaluer les systèmes de S&E et d’information de gestion des partenaires de mise en œuvre et iden-
tifier les appuis nécessaires;

• Assurer la collecte, la compilation et l’analyse des rapports réalisés par les partenaires de mise en
œuvre et rédiger des rapports de synthèse pour les responsables du projet qui les soumettront au
comité de pilotage, aux ministères concernés, à l’institution coopérante et au FIDA, selon le
modèle défini pour ces rapports;

E-10
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Étudier les rapports de suivi pour déterminer les impacts intermédiaires et rechercher les causes
des blocages éventuels dans la mise en œuvre;

• Collaborer avec les partenaires de mise en œuvre et les autres acteurs pour mener des débats
concrets où l’on analysera les données du S&E et l’on s’entendra sur les mesures correctives;

• Orienter et superviser les opérateurs sous-traitants dans la réalisation d’enquêtes ou études spé-
ciales nécessaires à l’évaluation des effets et impacts du projet;

• Dispenser les formations en matière de S&E et faciliter les processus d’élaboration et de mise en
œuvre du S&E auprès des partenaires de mise en œuvre et des autres acteurs concernés;

• Mettre en œuvre et aider les autres à mettre en œuvre le plan de suivi-évaluation, réviser et actua-
liser régulièrement les questions sur la performance, les indicateurs, les méthodes, les schémas et
les processus d’analyse.

Qualifications et expérience requises

• Diplôme dans la discipline pertinente

• Deux ans d’expérience au moins en évaluation et suivi participatifs, traitement ou analyse des
données et expérience du travail sur ordinateur, compétences en formation, animation et com-
munication, et expérience en matière de conception de dispositifs de suivi-évaluation

• Aptitude à organiser et former le personnel de bureau

• Pour l’évaluation communautaire et pour la formulation, l’évaluation et la mise en œuvre des

projets: bonne connaissance des problématiques locales, des questions prioritaires pour les com-
munautés, des contraintes et des réalités sociales et culturelles

Spécialiste du suivi-évaluation au niveau du district/de la région

Définition générale du poste

Le spécialiste en S&E au niveau du district/de la région est chargé de la collecte des données sur le
suivi et l’évaluation, des enquêtes et des travaux d’analyse réalisés à son niveau.

Relations au sein du dispositif institutionnel

Le spécialiste du suivi-évaluation au niveau du district/de la région doit pouvoir collaborer étroite-

ment avec le spécialiste de l’appui au S&E et le coordonnateur du S&E et leur rendre compte de son
travail (et en outre satisfaire à toutes les exigences du ministère auquel il/elle est attaché(e) s’il/elle
n’est pas engagé(e) directement par le projet). Comme tous les membres du personnel, il/elle doit
rendre compte de son action envers les groupes d’acteurs à la base.

Responsabilités et tâches

Il/elle est chargé(e) de la collecte des données, de la formation et de l’animation dans le district/la
région, de la programmation, de la définition des échantillons, de la qualité du personnel de
terrain et de la qualité de la mise en œuvre ainsi que de la présentation en temps voulu de toutes
les fiches, formulaires et rapports. Il/elle se chargera du contrôle ordinaire sur le terrain du travail
des enquêteurs et des autres membres du personnel de terrain travaillant au S&E, de superviser la
qualité sur le terrain et de veiller à ce que les données soient complètes et exactes. Plus que tout,
il/elle est chargé(e) de veiller à ce que les acteurs à la base soient associés dans toute la mesure
possible aux travaux de suivi-évaluation.

E-11
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Qualifications et expérience requises

• Expérience du diagnostic participatif, du suivi-évaluation, de la formation et de l’animation, du

traitement ou de l’analyse des données et de l’informatique

• Aptitude à organiser et former le personnel

• Bonne connaissance des problématiques locales, des priorités de la communauté, des relations
entre organisations, des contraintes et réalités sociales et culturelles et de l’état de l’environnement

Spécialiste(s) de la gestion des données

Définition générale du poste

Le spécialiste de la gestion des données est chargé d’assurer la collecte et l’enregistrement des
données de terrain, de veiller à la qualité des données saisies et d’aider à produire les premières
analyses statistiques.

Relations au sein du dispositif institutionnel

Le spécialiste de la gestion des données relève directement du spécialiste du suivi-évaluation ou,

dans un projet à structure décentralisée, du spécialiste en S&E au niveau du district/de la région.

Fonctions et tâches

Le spécialiste de la gestion des données est chargé de recueillir toutes les données auprès des sources
d’information primaire conformément au plan de suivi-évaluation, de les consolider et de les
analyser au bureau du suivi-évaluation. Il/elle travaillera avec les acteurs à la base pour réaliser les
enquêtes, conformément aux normes et procédures convenues. Il/elle assurera le contrôle ordinaire
de la qualité de son propre travail et de celui des autres. Ce poste comportera un gros travail de
retrait et saisie des données provenant des rapports provenant du terrain et un certain travail
d’analyse.

Qualifications et expérience requises

Éducation de niveau secondaire, bonnes connaissances en mathématiques et en langues (y compris

la connaissance ou la maîtrise des dialectes locaux), fiabilité, attention, honnêteté et sincérité dans le
travail, capacités à travailler sur le terrain dans des conditions souvent éprouvantes et dans un
certain isolement, et bonne connaissance de la situation locale.

E.4 Responsabilités en matière de suivi-évaluation

du personnel du projet (et des partenaires) en général
La plupart des attributions ou profils de poste des agents du projet ou des partenaires de mise en
œuvre ne comprennent pas les dispositions relatives au S&E. En stipulant un certain nombre de
fonctions liées au S&E, le projet incite tout le personnel à prendre part aux processus courants d’ob-
servation, de réalisation de relevés et d’analyse de l’avancement du projet.

Pour l’ensemble du personnel du projet

Qualifications générales et expérience requises

• Intérêt pour la formation, l’apprentissage sur le tas, l'échange d'expériences et la réflexion critique
contribuant au S&E du projet;

• Compréhension de la contribution du S&E à l’impact du projet;

• Désir d’améliorer ses compétences en S&E.

E-12
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Responsable(s) de projet

Ce qui suit s’applique aux différentes catégories de responsables de projet, comme les responsables
de composantes.

Responsabilités et tâches (liées au S&E)

• Aider à concevoir et mettre en œuvre les processus et procédures de planification participative.

• Superviser l’établissement des PTBA à l’échelon local et les réunir en un PTBA global.

• En liaison avec le spécialiste du suivi-évaluation et les autres responsables et conseillers, assurer

la concertation avec les acteurs à la base et les autres membres du personnel pour que l’informa-
tion sur la mise en œuvre du projet circule dans les deux sens.

• Déterminer, avec les organisations locales, l’appui et les ressources dont elles ont besoin pour se
renforcer au plan institutionnel, notamment pour le suivi-évaluation, et veiller à ce que cet appui
leur soit fourni.

• Faciliter la communication entre ceux qui assurent la mise en œuvre sur le terrain et les décideurs
quant au nombre et à la qualité des activités entreprises pour chacune des composantes du pro-
jet.

• Chercher activement à comprendre les problèmes et les impacts positifs/négatifs inattendus, en

discuter avec les acteurs à la base et les cadres du projet.

• Évaluer les rapports des agents de terrain pour en dégager les implications possibles sur le plan
de la mise en œuvre du projet et s’entendre avec les responsables au niveau adéquat sur les
mesures correctives à engager.

• Aider à la préparation technique et à l’évaluation socioéconomique des activités prévues ainsi

qu’à l’approbation des actions soumises par les groupes de la communauté à travers des conseils
locaux ou des ONG assurant le rôle d’opérateur. Veiller à ce que les normes de qualité soient res-
pectées et à ce que les plans soient accompagnés d’instructions claires sur la façon de procéder
en matière de suivi-évaluation.

Spécialiste genre/promotion de la femme

Responsabilités et tâches (liées au S&E)

• Appuyer la direction du projet et le personnel technique à inscrire les questions relatives à l’éga-
lité entre les sexes dans le système de suivi-évaluation du projet (questions relatives à la perfor-
mance, indicateurs, échantillonnage, méthodes, procédures, analyse des éléments de mise en
œuvre et d’impact différenciés selon le sexe).

• Se concerter, de façon continue et constructive, avec les acteurs à la base, les ministères, les auto-
rités locales, les entreprises susceptibles de se voir confier des prestations et les autres projets per-
tinents pour échanger des idées sur la prise en compte de la problématique hommes/femmes
dans le suivi-évaluation des activités, processus et impacts du projet.

• Collaborer étroitement avec les groupes féminins locaux pour découvrir comment ils mènent
leur propre S&E et comment on peut le relier au suivi-évaluation du projet de manière sûre et
appropriée. Rechercher les moyens additionnels et l’appui qui leur permettront d’y participer
activement.

• Aider à réaliser une planification participative attentive à la promotion de la femme et appuyer

sa mise en œuvre. Veiller à ce que la problématique hommes/femmes soit inscrite dans les plans
locaux.

• Aider tout le personnel de terrain et les responsables des composantes du projet à communi-
quer l’information provenant du terrain aux instances décisionnaires appropriées concernant

E-13
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

la participation des femmes à toutes les activités entreprises dans le cadre des (sous-)compo-
santes, des processus et des impacts et leur performance dans ces activités.

• Faire en sorte que la formation aux processus de suivi-évaluation et l’animation de ceux-ci com-
prennent la sensibilisation aux moyens d’obtenir une contribution égale des hommes et des
femmes.

• Assurer la diffusion de l’information issue des données de suivi-évaluation sur le degré de réali-
sation des objectifs liés à la promotion de la femme et sur l’impact différencié entre hommes et
femmes du projet.

Qualifications et expérience requises

Outre les exigences habituelles sur le plan des compétences en matière d’égalité entre les sexes et
en matière de gestion de projet:

• Expérience de l’analyse des dynamiques à l’intérieur des ménages et les impacts sur des groupes
variés par leur âge, leur ethnie et leur appartenance sociale;

• Expérience de l’intégration de la problématique de l’égalité entre les sexes aux processus de suivi-
évaluation, tant en ce qui concerne le type d’information recherché que la création d’espaces
pour discuter des questions relatives à la mise en œuvre des actions et à l’impact selon le sexe et
à l’adoption de mesures correctives.

Contrôleur des finances - Administrateur

Responsabilités et tâches (liées au S&E)

• En collaboration avec les administrations nationales et d’État compétentes, élaborer un système

de comptabilité informatisée capable de fournir rapidement des informations de gestion aux res-
ponsables du projet et au coordonnateur du S&E.

• Établir des systèmes de comptabilité interne pour les postes de dépenses du projet qui sont faites
directement et non par recours à la sous-traitance.

• Appuyer le (les) coordonnateur(s) du S&E et les spécialistes du S&E dans le suivi des dépenses.

• Établir les états financiers ordinaires à soumettre au responsable du projet et le cas échéant aux
organes de supervision externes comme les comités de pilotage, les conseils, etc.

• Aider, si besoin est, à établir les budgets pour le PTBA.

Spécialiste des composantes techniques

Responsabilités et tâches (liées au S&E)

• Superviser et coordonner l’action du personnel de terrain en liaison étroite avec les acteurs à la
base pour apprendre comment améliorer continuellement la mise en œuvre.

• Participer à l’élaboration, à la révision et à la mise à jour régulières d’un système d’information

afin qu’on puisse suivre les progrès réalisés dans la composante du projet, reconnaître les pro-
blèmes et évaluer avec précision son impact.

• Collaborer de près avec le spécialiste du suivi-évaluation, le spécialiste de l’égalité entre hommes

et femmes et le personnel de terrain pour s’assurer qu’un processus de S&E réaliste et utile soit
mis au point pour la composante sur la base des principes de participation et d’équité inscrits
dans le projet.

• Définir le soutien nécessaire à un bon suivi-évaluation de la composante et veiller à ce que ce

soutien soit apporté.

• Superviser le S&E des opérateurs sous-traitants dans le domaine de la composante.

E-14
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Spécialiste en communication

Responsabilité et tâches (liées au S&E)

• Élaborer une stratégie de communication pour le projet en évaluant les besoins en diffusion des
informations essentielles des principaux acteurs concernés par le projet, rechercher les médias, la
fréquence, l’audience et les contenus les plus appropriés.

• Faire en sorte que la communication soit effectuée au bon moment, qu’elle soit régulière et aisé-
ment accessible, par exemple sous forme de bulletins trimestriels, de programmes radio et de
tableaux d’affichage, qui puissent contenir des informations à jour sur le suivi-évaluation et
soient adaptés à leurs destinataires.

• Tenir le site Internet du projet, y compris l’information à jour sur le suivi-évaluation et les ensei-
gnements tirés de l’expérience.

• Répondre aux demandes d’information en tous genres émanant des acteurs concernés dans la
zone du projet, y compris les médias.

• Superviser la rédaction, l’impression et la diffusion de documents, en assurant notamment le

contact avec les auteurs, imprimeurs et graphistes.

• Aider à organiser pour les acteurs concernés des séminaires, ateliers et autres réunions sur les pro-
blèmes prioritaires du projet.

• Faire en sorte, avec le personnel technique et les responsables du projet, que l’information sur les
progrès, problèmes, impacts et enseignements tirés du projet soit conservée dans un endroit
approprié pour que l’utilisateur supposé y ait accès.

• Participer à l’occasion au travail des consultants engagés sur de courtes périodes, en leur facili-
tant l’accès aux informations dont ils ont besoin.

E.5 Responsabilités en matière de suivi-évaluation

des acteurs à la base
Le type de relation entre le projet et les acteurs à la base variera beaucoup selon les projets. Les
suggestions ci-après ne précisent pas ce qui est nécessaire pour le suivi des groupes de microcrédit
ou les activités locales de vulgarisation, par exemple. Ces questions devront être traitées plus en
détail dans tout accord passé entre le projet, les partenaires de mise en œuvre et les acteurs à la
base.

Portée générale de la relation

L’apport des groupes d’acteurs à la base au suivi-évaluation consiste essentiellement à donner un

avis précieux sur la pertinence, la qualité et l’impact des activités du projet. On veillera spéciale-
ment à obtenir la participation et l’avis des femmes, des personnes les plus démunies, et des
groupes sociaux ou ethniques marginalisés.

Responsabilités et tâches (liées au S&E)

• Participer activement aux travaux de conception du suivi-évaluation, notamment en identifiant

les besoins et capacités du groupe d’acteurs concernés en matière d’information.

• Négocier avec le personnel du projet et les partenaires de mise en œuvre pour déterminer ce que
le groupe suivra et de quel appui il a besoin à cet effet.

• Veiller à ce que les accords passés avec le groupe concernant son rôle dans le suivi-évaluation
soient respectés.

• S’attacher à représenter pleinement la diversité des opinions du groupe dans les réunions et
séances relatives au projet.
E-15
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Tenir régulièrement des réunions au niveau local pour mener la réflexion sur les activités du pro-
jet et recueillir des avis sur les activités futures de façon à pouvoir informer en retour les respon-
sables du projet.

• Veiller à ce que les informations sur les plans du projet soient examinées par le groupe et à ce
que les habitants fassent entendre leur voix lors de la prise de décisions.

• Dans tout ce qui précède, faire en sorte que la diversité du groupe soit respectée en ménageant
une place aux femmes, aux personnes les plus démunies et aux groupes sociaux ou ethniques
marginalisés afin qu’ils puissent apporter une contribution effective.

E.6 Termes de référence du consultant en appui à la mise

en place du système de suivi-évaluation
Description générale du poste

Le consultant en suivi-évaluation sera chargé de mettre en place le système de S&E du projet et

d’apporter un appui continu à sa mise en œuvre, conformément aux directives du FIDA en la
matière.

Relations au sein du dispositif institutionnel

Le consultant en suivi-évaluation relèvera du responsable du projet, la majorité des tâches étant

entreprises en collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, le personnel du projet et, en
particulier, le personnel du S&E et les groupes d’acteurs à la base pour permettre un processus de
réflexion critique et de capitalisation et l’association de tous à la prise de décisions, ainsi que pour
obtenir le maximum de transparence et de responsabilité. Le consultant en S&E travaillera de
concert avec le coordonnateur du S&E, s’il en existe un, mais il n’exercera pas de fonctions de
supervision sur le projet. De même que tous les membres du personnel, les consultants doivent
rendre compte de leur action devant les acteurs à la base concernés par le projet.

Responsabilités et tâches d’exécution

Première année

Note: les effectifs en personnel disponible (en nombre et qualité) au démarrage détermineront les
tâches qui seront attribuées au consultant parmi celles énumérées ci-dessous.

• Définir en détail les responsabilités du coordonnateur de l’unité suivi-évaluation et des spécia-

listes du S&E.

• Au départ, collaborer étroitement avec les responsables du projet, les partenaires de mise en
œuvre et les acteurs à la base, pour revoir la stratégie et le cadre logique du projet.

• Au départ, avec les principaux acteurs et bénéficiaires, utiliser la version remaniée du cadre
logique et du budget pour élaborer un modèle détaillé du système de S&E. Y inscrire les questions
relatives à la performance, les besoins en information, les indicateurs et les cibles connexes, les
méthodes, la procédure d’échantillonnage et les formats de rapports ainsi que les procédures à
suivre. S’assurer que ces dispositions viennent compléter et font la liaison avec les processus de
S&E en place chez les partenaires de mise en œuvre et les autres groupes d’acteurs concernés.

• Rédiger le cahier des charges pour lancer l’enquête de référence, y compris la définition des
méthodes, la sélection des échantillons et la formation du personnel si nécessaire. S’il coordon-
ne la mise en œuvre, superviser la saisie des données et faire l’analyse préliminaire des résultats
obtenus.

• Recommander la formation professionnelle appropriée en suivi-évaluation pour tout le person-

nel au cours des deux premières années et la dispenser là où cela est possible.

E-16
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Esquisser le système d’information de gestion, définir les comptes rendus que doivent présenter
les responsables chargés de la mise en œuvre des activités/composantes et arrêter la présentation
des rapports standard (trimestriels et annuels, par exemple).

• Installer le matériel et le logiciel de traitement des données du S&E et organiser la formation de

ceux qui travailleront sur ordinateur.

• Avec les principaux acteurs et bénéficiaires concernés, esquisser une démarche pratique pour
l’évaluation de l’impact qui complétera le suivi-évaluation des autres partenaires de mise en
œuvre. Elle aura au moins deux composantes: évaluation par les acteurs de l’impact du projet et
auto-évaluation par le personnel (projet et partenaires de mise en œuvre) de l’impact du projet.

• Identifier la nécessité d’études spécifiques à réaliser pour le S&E.

• Fixer la fréquence et les modalités de révision et d’amélioration du système de S&E et décider qui
en sera responsable.

• Déterminer les organismes des secteurs public et privé qui ont les moyens et l’expérience voulus
pour réaliser des études spécifiques de S&E.

• S’assurer que le système de S&E soit orienté vers la réflexion critique et centré sur les besoins des
décideurs pour la gestion de l’impact. S’entendre sur le moment où l’on discutera de l’analyse des
informations et avec qui.

Année(s) intermédiaire(s)

• Veiller à ce que les activités de S&E soient appropriées et tiennent compte de l’évolution du pro-
jet et des besoins et moyens des acteurs concernés.

• Cerner, avec ceux qui le mettent en œuvre, les problèmes du système de S&E et le modifier en
cas de besoin.

• Dispenser, si nécessaire, une formation de perfectionnement en S&E.

• Superviser la conception et la réalisation des études de terrain à mi-parcours.

• Déterminer si les constatations du S&E sont utilisées dans la prise de décisions et le renforcement
de l’impact du projet. Rechercher éventuellement ce qui peut être fait pour y parvenir.

• Examiner les résultats des enquêtes réalisées et aider à la préparation des rapports.

• Appuyer la réalisation de l’examen à mi-parcours.

• Veiller à ce que le personnel et les partenaires de mise en œuvre reçoivent un soutien suffisant
pour pouvoir remplir leurs fonctions de suivi-évaluation, à ce que les données soient recueillies
et analysées en temps voulu, et qu’elles soient utiles aux utilisateurs en bout de chaîne. En
consultation avec les utilisateurs, recommander les adaptations éventuelles.

Dernière année du projet

• Aider à coordonner et réaliser l’évaluation de fin de projet. Cela consiste notamment à faire avec
les principaux acteurs concernés une évaluation participative de l’impact, qui permettra de tirer
les enseignements pour une phase suivante éventuelle ou pour des projets similaires ailleurs.

Conditions de travail et calendrier des travaux

Note: il vous appartiendra de décider du nombre de mois que le consultant travaillera par an et de
l’année où vous aurez besoin de sa contribution. Préciser que le calendrier proprement dit des
missions d’assistance technique sera fixé lors de la contribution initiale et devrait être fondé sur les
besoins du projet. On pourrait le formuler ainsi: "Un total de # mois-personne, s’étendant sur une
période de six mois au départ, pour réaliser une enquête de référence et suivre l’élaboration du
système; ensuite un mois de contribution annuelle pendant toutes les années suivantes pour
apporter l’appui nécessaire à la mise en œuvre, au perfectionnement et à l’analyse du suivi-évalua-
tion; et une contribution finale de six mois pour l’étude d’évaluation de fin de projet".

E-17
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Note: préciser où le consultant sera basé. Par exemple, "le consultant sera basé au bureau de coordi-
nation du projet et se rendra aussi sur le terrain accompagné du personnel de suivi-évaluation si
nécessaire".

Qualifications et expérience requises

Il/elle doit avoir:

• Une connaissance solide en développement rural, avec attention particulière sur les processus
participatifs, la gestion participative et les questions d’égalité hommes-femmes;

• Une bonne connaissance et de l’intérêt pour les méthodes de renforcement des organisations et
des capacités locales en vue de l’autogestion;

• La motivation pour les missions sur le terrain et la collaboration avec les différents acteurs
concernés par le projet, en particulier les acteurs à la base;

• Des compétences en informatique;

• L’aptitude à diriger et à gérer une équipe et des individus (y compris la médiation et la résolution
des conflits).

Il/elle doit aussi posséder:

• Un diplôme dans une des disciplines concernées, comme l’économie agricole ou la gestion du
développement rural;

• Au moins huit années d’expérience professionnelle dans l’établissement et la mise en œuvre de

systèmes de suivi-évaluation dans des projets similaires;

• Une expérience validée de l'approche du cadre logique et d’autres approches de planification

stratégique, des méthodes et approches de S&E (quantitatives, qualitatives et participatives), de
la formation en matière d’établissement et de mise en œuvre du S&E, d’organisation de travaux
d’analyse des données du S&E orientées vers la réflexion et la capitalisation avec différents
acteurs, de l’analyse de l’information et de la rédaction de rapports.

E.7 Termes de référence du consultant en suivi-évaluation

participatif
Définition générale du poste

Ce consultant a pour rôle premier d’aider le groupe de bénéficiaires et le personnel du projet à

élaborer un système participatif de suivi-évaluation qui:

• Puisse être manié par les acteurs à la base et par le personnel de terrain;

• Examine les besoins en information des responsables du projet et de ceux qui le mettent en
œuvre;

• Produise des informations suffisamment fiables et utiles sur l’impact économique, socioculturel
et environnemental du projet;

• Produise pour les acteurs à la base des informations qui les aident à mieux maîtriser le projet;

• Puisse fonctionner à un coût minimum, en se substituant aux éléments les moins efficaces du
système de S&E en place;

• S’adapte bien au système de S&E du projet en place, s’appuyant sur l’expérience acquise et les
moyens existants, et incorporant les systèmes de S&E informels dont sont déjà dotés les groupes
d’acteurs concernés.

E-18
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Relations au sein du dispositif institutionnel

Le consultant en suivi-évaluation participatif relèvera du responsable du projet. La majorité des

activités seront entreprises en collaboration avec le personnel des partenaires de mise en œuvre –
en particulier ceux qui sont responsables du S&E – et avec les groupes d’acteurs à la base pour
engager un processus de réflexion critique, faire en sorte que tous soient associés aux décisions et
obtenir un maximum de transparence et de responsabilité. Le consultant en S&E doit travailler en
collaboration étroite avec le(s) coordonnateur(s) du S&E pour les questions de S&E participatif et
sans intervenir dans la supervision du projet. Tout le personnel du projet et les consultants doivent
rendre compte de leurs actions devant les acteurs à la base du projet.

Responsabilités et tâches

• Identifier les besoins du personnel, des partenaires de mise en œuvre et des acteurs à la base, en
ce qui concerne l’élaboration de formes plus participatives de suivi-évaluation.

• Travailler avec le personnel du projet et les partenaires de mise en œuvre pour rechercher ce qui
peut être changé et comment, et pour associer de plus près les bénéficiaires et autres groupes
concernés aux processus de réflexion et de capitalisation.

• Élaborer avec les acteurs concernés des indicateurs adaptés aux conditions locales et des
méthodes qui permettent d’évaluer l’impact et qui contribuent au renforcement institutionnel
de leurs organisations.

• Le cas échéant, préparer et former le personnel, les acteurs à la base et les partenaires de mise en
œuvre sur le travail de réflexion critique, le suivi participatif et/ou l’évaluation participative de
l'impact, y compris la formation à la méthodologie et le pilotage des méthodes, les techniques
de collecte des données, le traitement des données et l’analyse de l’information.

Responsabilités spécifiques concernant l’auto-évaluation des acteurs à la base

• Définir, en collaboration étroite avec les groupes d’acteurs à la base, l'objectif de l’auto-évalua-
tion, les besoins essentiels en information, les méthodes et modalités de la collecte et de l’ana-
lyse des données.

• Élaborer si nécessaire une stratégie de communication pour faire part à d’autres des résultats du
suivi-évaluation.

• Examiner avec le personnel la façon de greffer les résultats de l’auto-évaluation sur les évalua-
tions en cours et l’évolution dans l’organisation du projet.

• Étayer, avec le personnel du projet, les résultats et les principaux éléments de cette démarche par
des documents.

• Donner, si c’est souhaitable, une formation à ceux qui sont chargés d’orienter le processus d’au-
to-évaluation parmi les acteurs à la base, le personnel du projet et les partenaires de mise en
œuvre.

• Élaborer avec les acteurs à la base le matériel d’accompagnement approprié.

Qualifications et expérience requises

• Semblables à celles du point E.5, mais en outre au moins quatre années d’expérience de la pla-
nification participative et des procédés de suivi-évaluation.

• Compétences en communication et animation.

E-19
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

E.8 Termes de référence du consultant en gestion

de l’information
Définition générale du poste

La contribution essentielle de ce consultant sera d’élaborer les principaux instruments de la collecte

des données, de leur saisie et de leur gestion sous des formes qui soient réalisables localement, qui
permettent dans toute la mesure du possible le libre accès à l’information et qui soient suffisam-
ment souples pour qu’on puisse actualiser l’information au fur et à mesure des besoins.

Relations au sein du dispositif institutionnel

Le consultant relèvera du responsable du projet et remplira ses fonctions en collaboration avec les
partenaires de mise en œuvre compétents, le personnel du projet – en particulier avec ceux qui ont
des fonctions de S&E – et avec les groupes d’acteurs concernés pour permettre un processus de
réflexion critique, s’assurer que la prise de décision soit collective et obtenir le maximum de trans-
parence et de responsabilité. Il doit travailler en collaboration étroite avec le(s) coordonnateur(s) de
suivi-évaluation et n’interviendra pas dans la supervision du projet. Tous les membres du personnel
du projet et les consultants doivent rendre compte de leurs actions devant les acteurs et bénéfi-
ciaires du projet.

Responsabilités et tâches

• Fonder les recommandations concernant les systèmes de gestion de l’information et leur mise en
œuvre sur les systèmes ou les plans opérationnels de S&E existants. Il/elle examinera pour ce faire
la situation actuelle en ce qui concerne le suivi-évaluation du projet et les questions et indica-
teurs de performance, la hiérarchie des objectifs et les hypothèses et il/elle tiendra compte de
ceux qui utilisent cette information ou le feront.

• Revoir les besoins en information de tous les acteurs concernés qui doivent être pris en considé-
ration dans la base de données locale.

• Améliorer, si besoin est, les méthodes de collecte régulière de l’information et celles des études
spéciales répondant aux besoins du projet.

• Se mettre d’accord sur l’endroit où les données seront saisies, qui y aura accès et qui assurera
l’analyse statistique (où et quand).

• Définir les principaux produits automatisés que le système devrait fournir, en fonction des
besoins de l’organisme de financement et des ministères (et par rapport aux résultats, objectifs,
impact, enseignements tirés et mesures correctives requises/prises).

• Arrêter le choix du logiciel en fonction des caractéristiques de la base de données, de sa facilité

d’utilisation, des possibilités de mise à jour de la base de données et des moyens techniques dis-
ponibles sur le terrain.

• Formuler des recommandations et définir les termes de référence de spécialistes supplémentaires

de l’information pour la tenue à jour de la base de données.

• Accomplir # (nombre à déterminer avec le responsable du projet) missions au projet pour y exa-
miner la gestion de l’information et apporter les ajustements qui seraient nécessaires.

• S’il y a lieu, installer le matériel et le logiciel de traitement de l’information du suivi-évaluation

et organiser la formation des opérateurs de saisie.

Qualifications et expérience requises

• Spécialisation en informatique/traitement des données, avec au moins cinq années d’expérience

dans la mise en place et le fonctionnement de systèmes d’information de gestion au sein de pro-
jets de développement rural.

E-20
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

E.9 Termes de référence du partenaire de mise en œuvre

(composante suivi-évaluation uniquement)
Définition générale du poste

Les partenaires de mise en œuvre auront principalement pour rôle de veiller à ce que la compo-
sante ou activité de leur ressort fasse l’objet d’un suivi adéquat et en temps voulu, fondé sur la
participation active des groupes locaux et l’apport de mesures correctives en permanence pour en
améliorer l’impact.

Relations au sein du dispositif institutionnel

Le partenaire de mise en œuvre relèvera du responsable du projet et travaillera en collaboration

étroite avec le personnel technique et le personnel de S&E pour obtenir du suivi-évaluation un
meilleur impact. En ce qui concerne son travail, il devra rendre compte de son action aux acteurs à
la base avec lesquels il travaille.

Responsabilités et tâches (liées au S&E et centrées sur la composante dont le partenaire est
responsable)

• Organiser, en collaboration étroite avec le responsable du projet, un atelier de démarrage avec les
acteurs concernés, spécialement les bénéficiaires, au cours duquel on examinera la nature d’un
S&E participatif et orienté vers la réflexion critique.

• Élaborer le système de S&E avec le coordonnateur du suivi-évaluation/le responsable du projet

selon un processus qui laissera la place à une contribution critique des acteurs concernés (ou de
leurs représentants).

• S’informer sur les besoins et sur les processus de S&E en place auprès des acteurs concernés et les
intégrer aux besoins et processus de suivi-évaluation du projet pour former un seul système inté-
gré de S&E du projet.

• Collaborer de près avec les acteurs à la base et le personnel du S&E du projet pour engager et
orienter le processus de transfert du suivi-évaluation aux organisations locales en leur apportant
l’appui nécessaire au renforcement des capacités.

• Faciliter les échanges de connaissances et la diffusion de l’information entre les responsables de

la coordination du projet et les principaux acteurs concernés, et avec les autres projets les orga-
nismes de financement et les ministères.

• Remplir toutes les obligations contractuelles en termes de collecte de données sur le suivi-éva-
luation, d’analyse de celles-ci, de rédaction des rapports, de portée et qualité des processus parti-
cipatifs.

• Participer aux études spéciales d’évaluation, aux missions de supervision et aux évaluations
externes tel que convenu au début du projet.

E-21
 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

E.10 Termes de référence pour l’examen à mi-parcours

Portée générale

L’examen à mi-parcours appréciera les aspects opérationnels, tels que la gestion du projet et la réali-
sation des activités ainsi que le degré d’atteinte des objectifs. Il s’attachera aux mesures correctives
à apporter au projet pour en obtenir un impact. Il s’agira d’un examen décisif visant à évaluer s’il
convient de poursuivre le projet par une seconde phase.

Relations au sein du dispositif institutionnel

L’équipe chargée de l’examen à mi-parcours rendra compte de son travail à l’organisme de finance-
ment (et éventuellement à l’institution coopérante) et travaillera en collaboration étroite avec le
responsable du projet, les responsables des partenaires de mise en œuvre et les agents chargés du
S&E pour concevoir et réaliser cet examen. Le projet lui fournira la documentation de base essen-
tielle (rapport de préévaluation du projet, rapport et recommandations du Président, rapports des
missions de supervision, rapports d’activité, rapports de suivi-évaluation et études spéciales, rensei-
gnements généraux sur la zone du projet, etc.).

Responsabilités et tâches

• Se familiariser entièrement avec le projet avant le début des travaux (les objectifs, les réalisations,
les phases précédentes y compris leurs activités, les réalisations, les problèmes, le calendrier bud-
gétaire, le contexte, etc.).

• En consultation avec le responsable du projet, déterminer la meilleure façon de procéder à cet

examen, la façon d’y associer les partenaires de mise en œuvre, le personnel du projet et les
acteurs à la base, d’arrêter le calendrier des travaux sur le terrain et de la rédaction du rapport, et
la suite à donner aux conclusions.

• S’entendre avec les responsables du projet et les organismes de financement sur la méthodologie
de l’examen concernant: 1) le niveau de participation pour la gestion du processus, la collecte
des données, l’analyse des données, la formulation de conclusions/présentation de recomman-
dations et les réactions aux conclusions provisoires, et 2) la méthode à suivre (chronologie des
ateliers, séminaires, entretiens, questionnaires, techniques participatives, etc.).

• S’entendre sur l’objet de l’examen, par exemple la pertinence du projet par rapport aux priorités
et besoins locaux de développement, la clarté et le réalisme des objectifs du projet (y compris des
valeurs cibles), les perspectives de durabilité, la qualité et le bien-fondé de la stratégie du projet
(y compris la cohérence logique), la clarté des hypothèses et les risques, la qualité des relations
externes, le rapport coût-efficacité et la qualité des processus participatifs et de l’appui au ren-
forcement des organisations locales.

Note: les éléments ci-dessous figurent généralement dans les examens à mi-parcours mais varieront
selon les cas.

• Pour chaque composante, évaluer les réalisations physiques, l’efficience et le caractère approprié
des actions.

• Pour chaque composante, analyser les progrès financiers. Apprécier si l’emploi des fonds est à la
mesure des résultats matériels obtenus, évaluer l’efficacité et la ponctualité des achats et des
décaissements.

• Apprécier l’efficience de l’organisation et de la gestion du projet sur le plan de sa dimension et

de la composition, de son organisation, de la gestion du personnel, des qualifications du per-
sonnel local et des consultants, des rapports, de l’efficacité du système de suivi-évaluation (en
définissant des indicateurs de performance et en recueillant et analysant les données de suivi sur
l’avancement du projet) et de la suite donnée aux réactions des bénéficiaires aux interventions
du projet.

E-22
GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

• Apprécier la pertinence et l’efficacité de l’assistance technique et de la formation donnée aux

acteurs à la base et au personnel par rapport aux objectifs fixés, et la mesure dans laquelle ceux-
ci ont été assignés d’après l’évaluation des besoins et ont été examinés par la suite afin de déter-
miner leur impact.

• Apprécier la qualité de la coopération avec les institutions et l’efficacité des mécanismes de coor-
dination, par rapport à la composition et aux membres des comités de coordination, et la contri-
bution à la prise de décisions et à la résolution des problèmes en temps voulu. Les modifications
apportées à la conception du projet à cet égard seront évaluées de façon approfondies.

• Apprécier le degré de conformité avec l’accord de prêt.

• Déterminer quels facteurs et contraintes ont influencé la mise en œuvre du projet, notamment
aux plans technique, de gestion, d’organisation, institutionnel et de politique socioéconomique,
en plus des autres facteurs externes non prévus lors de la conception du projet.

• Apprécier les résultats et l’impact du projet en termes de développement, sur la base des effets
observés et prévisibles du projet pour les acteurs à la base, les institutions pertinentes et au-delà.
Il s’agit notamment des avantages perceptibles retirés par les bénéficiaires – y compris la diversi-
fication de leurs moyens de subsistance et le renforcement des capacités – en importance et en
étendue et en termes d’égalité entre hommes et femmes, de participation des acteurs à la base et
d’environnement.

• Apprécier les perspectives pour les acteurs locaux, bénéficiaires directs et indirects, institutions
hôtes, de prolonger ces impacts après la clôture du projet, compte tenu des hypothèses initiales,
des nouvelles hypothèses et des risques.

• Faire une évaluation d’ensemble du rapport coût-efficacité du projet.

• Rechercher les dispositions du projet à modifier/réorienter pour le rendre mieux à même

d’atteindre les groupes cibles. Cela inclut les propositions visant à modifier les objectifs et la stra-
tégie du projet, les activités, le budget et les moyens, la structure organisationnelle/institution-
nelle et le plan d’exécution.

• Apprécier la performance des organismes de financement et de supervision quant à la qualité de

la supervision, l’efficience de l’administration du prêt, l’aptitude à anticiper les problèmes et à
fournir un soutien à la mise en œuvre, la conformité des rapports, les recommandations et
l’efficacité des mesures qui les ont suivies. Repérer l’influence de ces facteurs sur la performance
du projet.

• Fournir un ensemble clair d’enseignements tirés de l’expérience, qui puissent être mis à profit
dans la suite du projet.

Qualifications et expérience requises

L’équipe chargée de l’examen à mi-parcours devrait comprendre des spécialistes de diverses disci-
plines et compétences méthodologiques (développement local, renforcement des capacités locales,
expérience de l’examen à mi-parcours, animation d’ateliers, recherche participative, compétence en
matière d’égalité entre hommes et femmes, etc.) et avoir connaissance de la région/du pays.

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 GUIDE PRATIQUE DE S &E DES PRO JETS ANNEXE E

Liste des fascicules du guide

Module 1. Présentation du guide Annexe A. Terminologie du suivi-évaluation

Module 2. Utiliser le suivi-évaluation pour une gestion orientée vers l’impact Annexe B. Exemple annoté de matrice du cadre logique
d’un projet (concerne le module 3)
Module 3. Lier la conception des projets, la programmation annuelle
et le suivi-évaluation Annexe C. Exemple annoté de matrice de suivi-évaluation
(concerne le module 5)
Module 4. Concevoir et mettre en place le système de suivi-évaluation
Annexe D. Méthodes et outils de suivi-évaluation
Module 5. Choisir ce qu’il faut suivre et évaluer
(concerne les modules 3, 6 et 8)
Module 6. Collecter, gérer et communiquer l’information
Annexe E. Modèles de profils de poste et de termes de
Module 7. Mobiliser les capacités nécessaires et assurer des conditions de référence pour les principales tâches de suivi-
fonctionnement optimales évaluation (concerne le module 7)
Module 8. Organiser la réflexion critique pour améliorer l’action

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