CONDUITE DE REUNION
• Le travail en équipes pluridisciplinaires se
développe actuellement compte tenu de
l’évolution des missions des équipes.
• Cette tendance renforce la complexité et la
responsabilité du rôle de l’animateur au sein
des réunions et des managers en général
Le travail en groupe
• relativise les perceptions initiales
• rend possible la confrontation de points de vue
différents et d’expériences complémentaires
• limite les possibilités d'erreurs
• développe l'émulation
• facilite la prise de décisions par l'apport d'une
plus grande masse d'informations.
• développe la capacité d'autocritique
• permet de comparer et de réviser des
jugements
• évite d'être autocentré ;
• nécessite une réflexion sur la cohérence de
ses idées et de son argumentation.
• facilite l'intégration dans l'institution
• permet aux individus de se connaître et de
travailler ensemble ;
• renforce l'application des décisions (un
engagement pris devant un groupe a plus de
chance d'être mis en oeuvre).
Il est important, pour un animateur, d’avoir
une vision précise du rôle que les membres du
groupe entendent lui faire jouer.
A contrario, il est indispensable qu’il ait une
représentation lucide de ce qu’il est en droit
d’espérer des participants (pris dans leur
individualité) et du groupe de travail (dans la
dynamique qui se crée à cette occasion).
Nous allons donc appréhender les trois entités
complémentaires mais parfois antagonistes,
d'une réunion de travail ainsi que les relations
qui les unissent :
ANIMATEUR
ANIMATEUR
PARTICIPANT GROUPE
L'animateur :
• il conduit et régule le groupe pour atteindre l'objectif fixé.
Le participant :
• il assiste à la réunion avec des motivations, une stratégie
personnelle et une relation au
groupe qui lui sont propres.
Le groupe :
• il n'est pas une somme d'individualités ; c'est une entité à part
entière. De sa façon de fonctionner, va résulter le bon ou le
mauvais déroulement de la séance.
L’ANIMATEUR
• L'animateur est l'âme du groupe. Ces deux mots ont
en effet la même racine latine : « anima » (souffle
de vie). L'animateur est donc le moteur du groupe. Il
est indispensable si on souhaite atteindre un objectif
précis dans un laps de temps raisonnable.
• L'existence de l'animateur se justifie, dans un
groupe de travail,par l'efficacité dans l'action que sa
présence génère.
Quel type d'animation privilégier dans une réunion de travail?
Deux types de postures opposées existent (avec toutes les situations
intermédiaires entre ces deux extrémités) :
Une animation centrée sur la logique de l'animateur
• L'animateur est responsable de la méthode de travail et du choix des
objectifs.
• Dans ce type d'animation, la responsabilité de la réussite ou de l'échec de la
réunion incombe à l'animateur. Il n'est pas neutre : il
donne non seulement sa position personnelle, mais il va éventuellement
peser (de façon consciente ou inconsciente) sur le
groupe pour le faire changer d'avis s'il n'est pas d'accord avec lui.
• Des réactions de rejet risquent d'apparaître
rapidement pour se libérer de ce carcan.
• Les formes d'opposition envers l'animateur
seront naturellement influencées par son
statut hiérarchique (de l'agression verbale au
mutisme prudent mais réprobateur, la gamme
des réactions est très large).
Une animation centrée sur la logique du groupe
• Dans une réunion de « pairs » (groupe centré sur une tâche à
accomplir) ou de personnes de même niveau hiérarchique, la
présence de l'animateur se justifie par l'efficacité dans l'action
qu'elle procure.
• Dans ce type d'animation, l'animateur accepte de ne pas s'impliquer
sur le fond ; il se concentre essentiellement
sur la régulation de la réunion (gestion de la prise de parole,
reformulation, relance des échanges, etc.).
• Il partage avec le groupe la responsabilité de la réussite ou
de l'échec de la réunion.
Le statut de l'animateur dans un groupe de travail
• L'animateur est, de fait, le leader institutionnalisé du groupe :
-il « gère » la réunion (il l'organise et l'anime) ;
- il fait appliquer la discipline (il donne ou coupe la parole).
• Cette position privilégiée dans le groupe peut entraîner deux grands
types de réactions opposées:
• une dépendance très forte des participants par rapport à l'animateur
(comportements d’attente ou infantiles dans le groupe),
• une agressivité non dissimulée envers l'animateur perçu comme un
adversaire (« il me coupe la parole, donc il est contre moi »).
Dans une animation de type semi-directif,
l'animateur est pris entre deux contraintes
contradictoires
• il doit être assez « interventionniste » pour
maintenir la discipline et accompagner le
groupe vers l'objectif ;
• il évite de trop intervenir dans les débats pour
laisser au groupe la possibilité de s’exprimer
Un animateur doit être :
- formé à l'animation des groupes,
- choisi sur la base du volontariat,
- suffisamment maître du sujet de la réunion pour ne pas freiner la
progression du groupe,
- disponible :
• si plusieurs réunions sont nécessaires, une continuité dans l'animation est
souhaitable.
• L'animateur peut être, dans certains cas, la "mémoire" du groupe si les
participants changent au fil des réunions ;
• la préparation de la réunion et la rédaction du compte rendu demandent
d'autre part une implication en temps certaine.
Un animateur ne peut remplir son contrat que si certaines «
règles du jeu » sont acceptées par tous les membres du
groupe, dès le début de la réunion.
Le rôle de l'animateur :
– il est responsable de l'organisation et du déroulement de la
réunion ;
– il fait respecter la discipline dans le groupe (gestion des
prises de parole) ;
– il canalise le groupe vers l'objectif fixé ;
– il assure (la plupart du temps) le compte rendu de la
réunion.
Le rôle des participants :
– ils acceptent les règles du jeu définies par
l'animateur ;
– ils partagent avec l'animateur la
responsabilité de l'échec ou de la réussite de
la réunion.
L'animateur canalise la progression du groupe
L'animateur facilite, pendant le déroulement de
la réunion, la participation et les interactions au
sein du groupe ; il dispose pour cela d'un certain
nombre de techniques qui lui permettent de faire
progresser le groupe vers l'objectif :
Les questions
Poser des questions permet à l'animateur de
relancer le groupe (lorsqu'il se tait) et/ou de
canaliser sa progression vers l'objectif (si le
groupe « s'égare », certaines questions
permettent de "recentrer" les débats).
Il existe deux grandes catégories de questions :
Les questions ouvertes :
• Elles permettent de connaître la position d'une personne sur un
sujet particulier
(ex. : Quels sont les problèmes que vous avez identifiés ?).
Ce type de questions présente l'avantage d’enclencher un
échange et de recueillir des informations ;
• elles facilitent d'autre part le "dégel" du groupe et la prise de
parole.
• L'animateur, en contrepartie, doit veiller à ce qu'un participant
ne monopolise pas la parole par ce biais.
Les questions fermées :
• Ce sont des questions dont les réponses doivent être sans
ambiguïté
(ex. : Souhaitez-vous participer à la prochaine réunion ?
Oui/Non).
• Des questions qui fournissent des choix possibles peuvent être
assimilées à des questions fermées (ex. : Préférez-vous le 6 ou
le 7 juin pour la prochaine réunion ?).
• Les questions fermées permettent de vérifier des hypothèses
de départ et de déterminer le contour exact d'un problème ;
• elles ne facilitent cependant pas la prise de la parole.
La reformulation
• La reformulation consiste à résumer en quelques
phrases l'intervention d'un participant.
• Ce résumé ne comporte pas de jugement de valeur, de
déformation ou d'interprétation.
• C'est un condensé qui renvoie à quelqu'un ce qu'il vient
d'exprimer. Si la reformulation est juste, la réponse est
affirmative ;
• dans le cas contraire, le « reformulé » a la possibilité de
préciser ou de développer sa pensée.
Une reformulation, pour être véritablement
pertinente, ne doit pas se limiter à ce qui est
dit mais doit tenir compte aussi :
• de ce qui est sous-entendu :
Il est parfois nécessaire de prendre des
paroles au deuxième ou au troisième degré
pour saisir le sens véritable d'une phrase
• de la communication non-verbale :
Une personne ne s'exprime pas seulement par
la parole ; les gestes, les mimiques, le regard
sont autant d'éléments qui nous permettent
de deviner les sentiments de ceux qui nous
entourent.
• La reformulation est pour l'animateur, une
technique efficace mais difficile à maîtriser.
La reformulation présente pour l'animateur une série d'avantages :
– Elle permet à l'animateur de vérifier s'il a bien compris le sens
d'une intervention ;
– Elle donne la possibilité à celui qui a été « reformulé » de préciser
sa pensée ;
– Elle facilite la prise de parole en limitant la crainte d'être jugé par
les autres (chacun se voit renvoyer ce qu'il vient de dire sans
jugement de valeur) ;
– Elle est un facteur de démocratie dans le groupe (elle nivelle les
interventions de chacun par l'intérêt égal porté à toutes les
prises de position) ;
– Elle "oblige" le groupe à écouter véritablement
les opinions de chacun (en créant une rupture
dans le débat, on empêche les participants de se
couper mutuellement la parole) ;
– Elle calme les débats (une personne qui vient de
s'exprimer violemment est obligée de se
concentrer sur ce que répète l'animateur et
tempère sa colère).
Les synthèses
• Pour permettre au groupe de visualiser sa progression
et de structurer sa réflexion, il est nécessaire que
l'animateur fasse régulièrement le point :
– Il récapitule les différents points de vue en notant les
reformulations sur un support visuel approprié (les
participants ont ainsi la possibilité de s'y référer pour
les approuver ou les contester) ;
• – Il regroupe / articule les points complémentaires
Le recours au vote
C'est un outil à manier avec précaution :
Quand la décision s'enlise, il est parfois utile de proposer un
vote ; cela permet de débloquer la situation et de progresser ;
Un vote divise le groupe en deux clans :
• les majoritaires et les minoritaires. Un problème de
démotivation risque alors d’apparaître au niveau des
minoritaires qui peuvent contester les conclusions de la réunion
et ne pas s’impliquer dans leur mise en oeuvre.
• La recherche du consensus est préférable au recours au vote ;
L'animateur régule les tensions interpersonnelles dans
le groupe
Une réunion est, par excellence, un lieu de
confrontation des différences (de personnalités,
d'expériences, de stratégies individuelles, etc.).
Des conflits peuvent naître de cette situation. La
régulation des tensions à l'intérieur d'un groupe
est beaucoup plus difficile à gérer que la progression de
la discussion ; elle demande de la part de l'animateur un
doigté certain pour éviter l'escalade
L'écoute
• La non-écoute : un obstacle majeur dans les
communications interpersonnelles
• La capacité d'écoute est, pour un participant,
une qualité qu'il convient de privilégier.
• Plus un membre du groupe sera impliqué
personnellement dans un point particulier de
la discussion, plus son écoute sera sélective
