Googleドキュメントの隠れた便利ワザ11個、「これ」もっと早く知りたかった！

契約書へのサインから、大規模なグループでの共同作業まで、Googleドキュメントで「できない」と思ったことは一度もありません。

ただ、学生であれ社会人であれ、皆さんがまだ知らないかもしれない、このワープロソフトの便利な小技があるんです。

まずは基本から！文章作成とメモ取りの効率アップ術

日々の業務は文章作成が中心。まずは、基本の「書く」作業を効率化するハックを紹介します。

1. 大文字・小文字を一瞬で切り替え

テキストを選択し、メニューの「表示形式」→「テキスト」→「大文字小文字」と進みます。

一番下にある「大文字/小文字」にカーソルを合わせると、「小文字」「大文字」「語頭を大文字」の3つのオプションが表示されます。

うっかり全部大文字で入力してしまった時や、見出しを整えたいときに、わざわざ書き直さずに済む。これは地味ながら非常に時間の節約になる裏技です。

2. 「書式なし貼り付け」をマスターする

Googleドキュメントで一つ不満を言うなら、これが標準機能ではないこと。文書に何かをコピーするとき、よそから持ってきたフォントや巨大な文字サイズまで反映されてほしくないものです。

そんなときは、「書式なし貼り付け」を選択しましょう。

これだけで、コピー＆ペーストのイライラが劇的に解消されます。

3. 議事録作成に最適。「音声入力」

「ツール」メニューから「音声入力」を選ぶと、メモ取りが格段に楽になります。マイクのアイコンをクリックすれば、PCのマイクが拾った音声がすべてテキストとして入力されていきます。

もちろん完璧ではありませんが、編集は可能です。

4. 文書を離れずに「辞書」を引く

文書内で辞書機能を使うには、「ツール」メニューから「辞書」を選びます。

辞書は画面のサイドバーに表示されるため、意味を調べるためにGoogle検索タブを開いて文書から離れる必要がありません。

そして何より便利なのが、パネル下部に表示される類義語。レポートや提案書を書いているとき、これを使えば語彙力をワンランクアップさせられます。

5. 「検索と置換」で一括編集

Macの場合Command ＋ Fで、おなじみの検索バーがウィンドウ右上に表示されます。このバーの三点リーダー（…）をクリックすると、「検索」だけでなく「置換」機能も使えます。

「すべて置換」で一括処理もできますし、一つひとつの該当箇所にジャンプして、置換するかどうかを個別に判断することも可能です。

6. 面倒な「目次」作成を自動化

長い文書や報告書を整理するなら、「挿入」メニューから目次を追加しましょう。

この機能を使うには下準備として、見出しにしたい部分をハイライトし、「表示形式」→「段落スタイル」で「見出し1」や「見出し2」といったスタイルを適用しておく必要があります。

少し手間ですが、これさえやっておけば、自動更新される素晴らしい目次が作れます。たとえば、2ページ目にあった情報が、後からテキストを挿入したことで3ページ目にずれたとしても、目次は自動でページ番号を更新してくれます。手動で直す必要はありません。