II.

  GENERAL GUIDELINES CONTINUED HELPFUL WEBSITES REFERENCED
4. Conferences
• Traveler may not claim a meal allowance if the 
Travel Authorization
[Link]
Pocket Guide
meals were included in the registration fee paid by 
the University; this applies even if the traveler 
decides not to eat the meals. In that case, the 
[Link]
Cash Advance Request
for
traveler must provide an explanation and receipt 
for the actual meal expense.
[Link]
[Link] Travel
• “Continental Breakfast” and “banquets” are  Travel Expense Statement
considered meals – at the conference. [Link]
• A reception is not considered a meal. [Link]
• Submit the conference agenda with the expense  Direct Deposit Form Helpful Information
report receipts. [Link] for Employees
5. Foreign Travel [Link]
• Itemized hotel receipts are required. Federal Per Diem
• Meal rates for foreign travel are based on the  [Link]
rates posted on the Department of State website –
Vehicle Cost Comparison
see International Per Diem Rates.
[Link]
• The Foreign incidental allowance must be 
deducted. Incidental expenses are reimbursed as  Renting a Vehicle
documented by receipts. [Link]
Note:  Claimed expenses must be converted to US  buy_rent_vehicle
dollars and exchange rate documented. You may  Mapquest
use a site such as Oanda’s Currency Converter. [Link]
6. Receipts Hotel/Motel Tax Exemption
Receipts are required for the following: [Link]
• Business calls/Internet use – include KSU business  ccountspayable/ap_form_hotel_motel_taxexempt_cer
purpose [Link]
• Checked/Excess baggage fees
• Registration fees – include documentation  International Per Diem Rates
(agenda and brochure) showing the date, location,  [Link]
menu_id=78
amount of registration fee, and meals provided.
• Ground transportation fares Currency Converter
• Parking charges [Link]
• Tolls KSU Travel Policy
• Passport/Visa fees – for official business Questions?
[Link]
• Laundry, Dry‐Cleaning and Pressing – after 7  es_procedures Send an e‐mail to:
consecutive days of travel and with itemized  travel@[Link]
receipt Board of Regents Travel Policy
[Link]
III. TRAVEL REGULATIONS m‐[Link]
KSU Travel Policy State Travel Regulations Kennesaw State University
Board of Regents Travel Policy [Link]
State Travel Regulations 39779022_138756283,[Link]
I.  TRAVEL PROCESSES AND FORMS II.  GENERAL GUIDELINES II.  GENERAL GUIDELINES CONTINUED
Processes and Forms 1. Daily Per Diem ‐ determined by departure and  2. Transportation
• Travel Authorization (TA) return times.  See  chart below: Use most economical means of travel (decision 
• Cash Advance Request (CA) must be based on comparison of airfare vs. driving 
• Travel Expense Statement (TES) personal vehicle vs. driving rental car) See Vehicle 
Breakfast  •Departure time prior to 6:30  Cost Comparison website
Time Frames for Form Submission Allowed a.m.
•  Advance Registrations (Submit AGS request)  Airfare
10‐30 days prior to registration deadline • A detailed itinerary and receipt are required –
•  Travel Authorizations:  including class of fare
•  Cash Advances: 15 days prior to trip start date • Justification required for flight changes
•Departure time prior to 
10:59 a.m. • Travelers fly coach class or cheaper and purchase 
Lunch  •For day trips, employee must 
non‐refundable tickets (refer to [Link] as a 
Travel Authorizations (TA) Allowed be away from campus more  resource for finding the least expensive airfare)
Complete prior to trip than 13 hours and further  • Receipts are required for all baggage fees
All overnight and out‐of‐state travel requires a  than 30 miles
Rental Cars – Enterprise for in‐state and National for 
Travel Authorization, which is an estimate of the 
out‐of‐state.
money needed for the trip. Requires Project  •Departure time prior to 5:30  • For assistance, see Renting a Vehicle web link
Manager Approval (if applicable), Business  Dinner  p.m. (applies to overnight  Please Note:
Manager (if applicable), and Department  Allowed travel only)
• Insurance is included in contracted rates
Approval. •Return time after 7:30 p.m. • Fill up the car prior to returning to the rental site 
Trip Information must include: to reduce cost. Turn in receipt for reimbursement.
• Purpose of trip Per Diem allowance rate is based on the Federal Per Diem 
• GPS is NOT a reimbursable expense
• Specific names of events to be attended. rate, EXCEPT while traveling within the State of Georgia.  
• Luxury vehicles are not allowed
The per diem rate is $28.00 per day except in Chatham, 
Cash Advances (CA) Clayton, Cobb, Coweta, DeKalb, Fayette, Fulton, Glynn,  Mileage
The procedure for acquiring and reconciling a  Gwinnett , and Richmond counties, where the per diem  • Claims for mileage must be supported by printout 
cash advance is fully described on the Cash  rate is $36.00.  The per meal breakdown is: from Mapquest Driving Directions.
Advance Request • Be sure to deduct the daily commute miles if 
Breakfast Breakfast 
$6.00 $7.00 leaving from or returning to residence rather than 
Expense Report Reimbursement campus. This does not apply to weekend or 
Expense reports (ER), for “out‐of‐pocket”  holiday travel dates.
expenses, should be submitted for payment  Lunch $7.00 Lunch $9.00 Note:  mileage incurred driving on campus 
processing within 10‐days of trip completion.  (including “off‐site” locations such as KSU Center 
Dinner $15.00 Dinner $20.00 or Town Point ) is not reimbursable.
Reimbursement will be processed within ten 
business days of the fully approved and 
3. Lodging
documented travel expense statements receipt  $28.00 Regular Rate ‐ GA $36.00 High Cost Rate ‐ GA
in Accounts Payable.  Reimbursement will be by  • Requires an itemized receipt
University check mailed to the employee’s home  To determine the per diem for destinations outside  • Lodging may only be reimbursed for single 
the State of Georgia, see Federal Per Diem website. occupancy rate
address or by direct deposit if the employee has 
• Justify phone calls and/or Internet use with 
completed the process for that payment  Please note that the “Incidental” portion of the per  business purpose
method.  See Direct Deposit Form for full  diem must not be included.  Incidental expenses are  Note:  Be sure to present Hotel/Motel Tax Form
instructions reimbursed as documented by receipts. for lodging within the State of Georgia.