Introduction to Project Management

Yoga Soemartono, ST, MM.

Apa itu PROYEK?

Proyek adalah urutan (sementara) aktivitas-

aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang
memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus
dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai
dengan anggaran dan sesuai dengan
spesifikasi.

Time Cost Quality

Apa itu MANAJEMEN PROYEK?
Proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi,
mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang
dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu
tertentu.

Project Management Related

Resource
Planning Scheduling Organizing
Management

Project Performance Contract

Software Tools
Design Control Management

Cost Control Risk Mgt Optimization Training

Project Life Cycle

Man Hours

Conceptualization Planning Execution Termination

Project Life Cycle

Conceptualization Termination

the development of the project is transferred to

initial goal and technical the customer, resources
specifications. reassigned, project is
closed out

Planning Execution

all detailed specifications, the actual “work” of the

schedules, schematics, project is performed
and plans are developed
Process GROUP

Project Initiation
 Selection of the best project given resource limits
 Recognizing the benefits of the project
 Preparation of the documents to sanction the project
 Assigning of the project manager

Project Planning
 Definition of the work requirements
 Definition of the quality and quantity of work
 Definition of the resources needed
 Scheduling the activities
 Evaluation of the various risks
Process GROUP
Project Execution
 Negotiating for the project team members
 Directing and managing the work
 Working with the team members to help them improve
Project Monitoring and Control
 Tracking progress
 Comparing actual outcome to predicted outcome
 Analyzing variances and impacts
 Making adjustments
Project Closure
 Verifying that all of the work has been accomplished
 Contractual closure of the contract
 Financial closure of the charge numbers
 Administrative closure of the paperwork
Project Management Knowledge Areas
• Project Integration Management
– Ensure that various elements of the project are properly coordinated
and integrated
– Processes: Project Plan Development, Project Plan Execution, Overall
Change Control

• Project Scope Management

– Ensure that the project includes all the work required, and only work
required, to complete the project successfully
– Processes: Initiation, Scope Planning, Scope Definition, Scope
Verification, Scope Change Control

• Project Time Management

– Ensure timely completion of the project
– Processes: Activity Definition, Activity Sequencing, Activity Duration
Estimating, Schedule Development, Schedule Control
Project Management Knowledge Areas
• Project Cost Management
– Ensure that the project is complete within the approved budget
– Processes: Resource Planning, Cost Estimating, Cost Budgeting, Cost
control

• Project Quality Management

– Ensure that the project will satisfy the requirements
– Processes: Quality Planning, Quality Assurance, Quality Control

• Project Communication Management

– Ensure timely and appropriate generation, collection, storage, and
ultimate disposition of project information
– Processes: Communications Planning, Information Distribution,
Performance Reporting, Administrative Closure
Project Management Knowledge Areas
• Project Risk Management
– Concerned with identifying, analyzing, and responding to project risk
– Maximizing the results of positive events
– Minimizing the consequences of negative events
– Processes: Risk Identification, Risk Quantification, Risk Response
Development, Risk Response Control
• Project Procurement Management
– Acquire goods and services from outside the performing organization
– Processes: Procurement Planning, Solicitation Planning, Solicitation,
Source Selection, Contract Administration, Contract Close-out
• Project Human Resources Management
– Make the most effective use of people involved with the project
– Processes: Organizational Planning, Staff Acquisition, Team
Development
Planning PROCESS
Core Processes

Scope Activity
Planning Activity Sequencing
Definition
Schedule
Development

Activity
Scope Duration
Definition Estimating
Resource Cost
Planning Budgeting

Cost Project
Estimating Plan

FACILITATING PROCESSES
Project Management FRAMEWORK

Successful project management means meeting all three goals (quality,

time, and cost) – and satisfying the project’s sponsor!
Project Time MANAGEMENT

Bar Chart

Critical
Simulation Path
Project Method
Scheduling
Methods

Precedenc Project
Evaluation
e Diagram Review
Method Technique
 Precedence Diagram Method

 Kegiatan dalam Precedence Diagram Method (PDM) digambarkan

oleh lambang segi empat karena letak kegiatan ada di bagian node
sehingga sering disebut juga Activity On Node (AON)
 Kelebihan PDM
 Tidak memerlukan kegiatan fiktif/dummy sehingga pembuatan jaringan
menjadi lebih sederhana
 Hubungan overlapping yang berbeda dapat dibuat tanpa menambah jumlah
kegiatan
 Kegiatan Tumpang Tindih (Overlapping)
 Aturan dasar CPM : suatu kegiatan baru boleh dimulai setelah pekerjaan
terdahulu diselesaikan
 Untuk kegiatan yang tumpang tindih serta berulang-ulang akan memerlukan
dummy yang banyak sekali, sehingga tidak praktis dan kompleks.
 Precedence Diagram Method - 2
Contoh : Proyek Pemasangan Pipa

Menggali Meletakan Menimbun

Tanah (Mt) Pipa (Mp) Kembali (Mk)
1 2 3 4

Kegiatan yang dipecah menjadi 40% dan 60%

Mt 40% Mt 60%
1 2 3

Mp 40% Mp 60%
4 5 8

Mk 40% Mk 60%
6 7 9
 Precedence Diagram Method - 3
Projek dengan PDM

Menggali Tanah Memasang Pipa Menimbun Kembali

(Mt) (Mp) (Mk)

(Mt 40% selesai) (Mp 40% selesai)

Denah yang lazim pada Node PDM

Nomor Urut

ES Nama Kegiatan Kurun Waktu EF

(D)
LS (Tanggal) (Tanggal) LF
 Precedence Diagram Method - 4
Konstrain, Lead, dan Lag
 Konstrain Selesai (Akhir) ke Mulai (Awal) – FS
 Hubungan antara mulainya suatu kegiatan dengan selesainya kegiatan
terdahulu
 Dirumuskan sebagai FS (i – j) = a, yang berarti kegiatan (j) dimulai pada hari
setelah kegiatan yang mendahuluinya (i) selesai
 Konstrain ini digambarkan sebagai berikut:

FS (i – j) = a
Kegiatan (i) Kegiatan (j)
 Precedence Diagram Method - 5
 Konstrain Mulai ke Mulai – SS
 Hubungan antara mulainya suatu kegiatan dengan mulainya kegiatan terdahulu
 Dirumuskan sebagai SS (i – j) = b, yang berarti kegiatan (j) dimulai pada hari
setelah b hari kegiatan terdahulu (i) dimulai
 Konstrain semacam ini terjadi bila sebelum kegiatan terdahulu selesai 100%,
maka kegiatan (j) boleh dimulai, atau kegiatan (j) boleh dimulai setelah bagian
tertentu dari kegiatan (i) selesai.
 Besarnya b tidak boleh melebihi angka kurun waktu kegiatan terdahulu, karena
menurut definisi b adalah sebagian dari kurun waktu kegiatan terdahulu
 Terjadi tumpang tindih kegiatan

Kegiatan (i)
SS (i – j) = b
Kegiatan (j)
 Precedence Diagram Method - 6
 Konstrain Selesai ke Selesai – FF
 Hubungan antara selsainya suatu kegiatan dengan selesainya kegiatan
terdahulu
 Dirumuskan sebagai FF (i – j) = c, yang berarti kegiatan (j) selesai setelah c hari
kegiatan terdahulu (i) selesai
 Konstrain semacam ini mencegah selesainya suatu kegiatan mencapai 100%,
sebelum kegiatan yang terdahulu telah sekian (= c) hari selesai.
 Besarnya c tidak boleh melebihi angka kurun waktu kegiatan kegiatan yang
bersangkutan

FF (i – j) = c
Kegiatan (i)

Kegiatan (j)
 Precedence Diagram Method - 7
 Konstrain Mulai ke Selesai – SF
 Hubungan antara selesainya suatu kegiatan dengan mulainya kegiatan
terdahulu
 Dirumuskan sebagai SF (i – j) = d, yang berarti kegiatan (j) selesai setelah d hari
kegiatan terdahulu (i) dimulai

Kegiatan (i)
SF (i – j) = d

Kegiatan (j)

Catatan :
b dan d disebut lead time
a dan c disebut lag time
 Precedence Diagram Method - 8
 Hitungan Maju
 Menghasilkan ES, EF, dan waktu penyelesaian proyek
 Diambil angka ES terbesar bila lebih dari satu kegiatan bergabung
 Waktu awal dianggap nol
 Waktu mulai paling awal dari kegiatan yang sedang ditinjau ES(j) adalah sama
dengan angka terbesar dari jumlah angka kegiatan terdahulu ES(i) atau EF(i)
ditambah konstrain yang bersangkutan
 Menghitung ES(j), pilih angka terbesar dari :
 ES(i) + SS(i-j)
 ES(i) + SF(i-j) – D(j)
 EF(i) + FS(i-j)
 EF(i) + FF(i-j) – D(j)
 Angka waktu selesai paling awal dari kegiatan yang sedang ditinjau EF(j) adalah
sama dengan waktu mulai paling awal kegiatan ES(j) ditambah kurun waktu
kegiatan yang bersangkutan D(j)  EF(j) = ES(j) + D(j)
 Precedence Diagram Method - 9
 Hitungan Mundur
 Menghasilkan LS, LF, dan waktu float
 Diambil angka LS terkecil bila lebih dari satu kegiatan bergabung
 Hitung LF(j) yaitu waktu selesai paling akhir dari kegiatan (j) yang sedang yang
merupakan angka terkecil dari jumlah kegiatan LS dan LF ditambah konstrain
yang bersangkutan
 Menghitung LF(j), pilih angka terkecil dari :
 LF(j) + FF(i-j)
 LS(j) + FS(i-j)
 LF(i) - SF(i-j) + D(i)
 LS(j) - SS(i-j) + D(j)
 Waktu mulai paling akhir dari kegiatan yang sedang ditinjau LS(i) adalah sama
dengan waktu selesai paling akhir kegiatan LF(i) dikurangi kurun waktu kegiatan
yang bersangkutan D(i)  LS(i) = LF(i) + D(i)
 Precedence Diagram Method - 10
Menghitung ES dan EF SS(i – j)

(i) (i)
ES Kegiatan D(i) EF FS(i – j) ES Kegiatan D(i) EF

- - - -

FF(i – j)

SF(i – j)

Menghitung LS dan LF
SS(i – j)

(i) (i)
- Kegiatan D(i) - FS(i – j) - Kegiatan D(i) -

LS LF LS LF

FF(i – j)

SF(i – j)
 Precedence Diagram Method - 11

No Nama Kegiatan Kurun Waktu (D) Konstrain

1 A 5 -
2 B 6 SS (1 – 2) = 3
3 C 6 FS (1 – 3) = 2
FF (2 – 3) = 2
4 D 7 SF (2 – 4) = 11
5 E 6 FS (2 – 5) = 1
SF (3 – 5) = 9
SS (4 – 5) = 4
6 F 8 SS (5 – 6) = 5
 Precedence Diagram Method - 12
SS (4 – 5) = 4

4
ES D 7 EF

LS LF

SS (1 – 2) = 3 SF (2 – 4) = 11 SS (5 – 6) = 6

1 2 5 6
ES A 5 EF ES B 6 EF FS (2 – 5) = 1 ES E 6 EF ES F 8 EF

LS LF LS LF LS LF LS LF

FF (2 – 3) = 2

FS (1 – 3) = 2 ES C 6 EF

LS LF

SF (3 – 5) = 9
 Precedence Diagram Method - 13
Perhitungan Maju
 Kegiatan A
 Dianggap mulai awal = 0
 ES(1) = 0
 EF(1) = ES(1) + D(A) = 0 + 5 = 5
 Kegiatan B
 ES(2) = ES(1) + SS(1-2) = 0 + 3 = 3
 EF(2) = ES(2) + D(B) = 3 + 6 = 9
 Kegiatan C
 ES(3) : Pilih angka terbesar dari
 EF(2) + FF(2-3) – D(C) = 9 + 2 – 6 = 5
 EF(1) + FS(1-3) = 5 + 2 = 7
 EF(3) = ES(3) + D(C) = 7 + 6 = 13
 Precedence Diagram Method - 14
 Kegiatan D
 ES(4) = ES(2) + SF(2-4) – D(D) = 3 + 11 - 7 = 7
 EF(4) = ES(4) + D(D) = 7 + 7 = 14
 Kegiatan E
 ES(5) : Pilih angka terbesar dari
 ES(4) + SS(4-5) = 7 + 4 = 11
 EF(2) + FS(2-5) = 9 + 1 = 10
 ES(3) + SF(3-5) – D(E) = 7 + 9 – 6 = 10
 EF(5) = ES(5) + D(E) = 11 + 6 = 17
 Kegiatan F
 ES(6) = ES(5) + SS(5-6) = 11 + 5 = 16
 EF(6) = ES(6) + D(F) = 16 + 8 = 24
 Precedence Diagram Method - 15
Perhitungan Mundur
 Dimulai dari kegiatan terakhir F
 LF(6) adalah sama dengan EF(6) = 24 (titik akhir proyek)
 Kegiatan E
 LF(5) = LS(6) – SS(5-6) + D(E) = 16 – 5 + 6 = 17
 LS(5) = LF(5) – D(E) = 17 – 6 = 11
 Kegiatan D
 LF(4) = LS(5) – SS(4-5) + D(D) = 11 – 4 + 7 = 14
 LS(4) = LF(4) – D(D) = 14 – 7 = 7
 Kegiatan C
 LF(3) = LF(5) – SF(3-5) + D(C) = 17 – 9 + 6 = 14
 LS(3) = LF(3) – D(C) = 14 – 6 = 8
 Precedence Diagram Method - 16
 Kegiatan B
 LF(2) : Pilih angka terkecil dari
 LF(3) – FF(2-3) = 14 – 2 = 12
 LS(5) – FS(2-5) = 11 – 1 = 10
 LF(4) – SF(2-4) + D(B) = 14 – 11 + 6 = 9
 LS(2) = LF(2) - D(B) = 9 – 6 = 3
 Kegiatan A
 LF(1) : Pilih angka terkecil dari
 LS(2) – SS(1-2) + D(A) = 3 – 3 + 5 = 5
 LS(3) – FS(1-3) = 8 – 2 = 6
 LS(1) = LF(1) - D(A) = 5 - 5 = 0
 Precedence Diagram Method - 17
SS (4 – 5) = 4

3
7 D 7 14

7 14

SS (1 – 2) = 3 SF (2 – 4) = 11 SS (5 – 6) = 6

1 2 5 6
0 A 5 5 3 B 6 9 FS (2 – 5) = 1 11 E 6 17 16 F 8 24

0 5 3 9 11 17 16 24

FF (2 – 3) = 2

FS (1 – 3) = 2 7 C 6 13

8 14

SF (3 – 5) = 9
Lintasan Kritis :
ASS(1-2)BSF(2-4)DSS(4-5)ESS(5-6)F