项管专栏丨项目范围蔓延之始末

项管专栏又上新啦，今天我们来聊一聊，项目范围蔓延究竟是什么，以及造成范围蔓延的原因和一些预防措施。

什么是范围蔓延？

如果你增加了项目工作，却没有改变项目的预算和时间，就遇到了范围蔓延问题。你通常发现不了它的发生，就像温水中的青蛙，一开始不易察觉出危险，等发现时已为时已晚，这就是范围蔓延的本质。它准确的定义是不受控制地扩展产品或项目范围， 却不调整时间、成本和资源。 

为什么这会是问题？

因为范围蔓延会引发一系列的不良结果——成本超支、项目失控、资源紧张、质量下降等，虽然项目有成败，但可惜，我们不需要失败的项目。 失败可以归咎于许多因素， 不容忽视的一点就是范围蔓延。

范围蔓延的原因：

• 项目期望模糊

没有明确项目期望和目标。客户为什么想要这么做，对项目的期望是什么，想要得到什么价值...在没有明确客户的期望和目标时，不要着急开始工作。你只知道客户想要在墙上钉一个钉子，却不知道他要用来干什么，有什么要求，如果你不知道钉钉子的目的，就无法知道钉子是否能牢固地挂上客户想要的东西。

• 范围定义模糊

没有明确定义范围要求。 主要是指产品、服务或最终结果描述得不够详细， 不能确定项目边界和验收标准。范围定义模糊为什么会发生，一方面是急于完成规划，以至于没有详细定义需要完成的工作。另一方面，没有充分了解客户的期望和要求，这就会导致你无法定义明确的项目范围。

• 缺乏变更控制

是什么给范围蔓延创造了机会？可能是负责范围定义的角色职责不清晰（谁去判断范围界限，谁去决策变更的施行）；也有可能是新增了需求，但是我们却没有对原先的布局做出改变，比如客户提出一个“功能优化”需求，但我们却没有去争取相应的资源、时间和成本，这就导致了已有的资源与期望达成的目标之间无法得到平衡。所以我们需要一个变更控制程序，来防止范围蔓延的发生。

几乎没有人喜欢范围蔓延，虽然无法完全避免，但是我们可以减轻它。

找到了范围蔓延的根本原因，我们就可以对症下药，找到预防它的最佳措施。

范围蔓延的预防措施：

- 变更管理是关键。虽然你可能已经明确了范围基准内的工作，但再好的计划也需要随机应变。客户可能会对原先商定好的内容有误解或者有纰漏，我们应该做好去应对它的准备。好的变更管理能应对一些问题，比如：如何审查范围变更请求、如何批准或拒绝变更请求、如何管理变更请求、如何传达决策...越是严格规范的变更管理程序就越能降低范围蔓延的可能性。

- 制定范围基准。为什么范围基准很重要，因为它能确保所有人就需要完成的工作达成共识。日后可以根据它来制定详细的进度安排、预算以及资源评估。如果你一开始就草草计划了事，刚开始是会节省时间，但是不用多久，计划不周就会出现糟糕的结果——无偿工作或范围蔓延。不要做事先没有商定好的工作，额外的工作要提前协商好，看看是要纳入当前的项目，还是另开项目。WBS（工作分解结构）和项目范围说明书都要详细说明，让相关方清楚了解，他们最终将获得什么。

- 明确期望和要求。你需要提出问题并明确要求，不要只阅读了合同或者工作说明书就开始工作。要追问细节，确定已经将大致要求和期望与最终可交付成果需要包含的内容联系起来。在项目进行的过程中，尽可能多的与用户做演示和交流，及早的发现项目范围的变化。对于项目团队来说，用尽量细节的可运行产品或者原型去与客户进行需求确认，有利于将变更的成本和对项目的影响降到最低。

- 坚定立场。在实际做项目时，你会遇到各式各样的客户，面对强势的客户向你施压，面对优柔寡断的客户在无法确定需求的情况下就让你开始工作，你会怎么做？作为项目经理，你要坚定立场。就好比你打电话给网络营业厅，客服为什么总不能满足你的要求？因为他们遵守制度。我们需要认可客户的要求，甚至需要与他们感同身受，但也要让他们参考既定的制度做事。另外，我们也需要帮助他们理解，让他们学会反思自己的要求，而不是遇到强势的客户就针锋相对，遇到优柔寡断的客户就一味地迁就。

虽然我们不能完全防止项目的范围蔓延，但是可以从早期的规划、战略和沟通中把范围蔓延的风险降到最低！