2.3 设计文字文档中的内容

在进行文字录入之前，需要先对页面进行最基础的排版设置，如页面大小、纸张方向、页边距、页面边框、背景、行号、主题等，文字录入之后要注意文字的方向是否需要调整，做好基础的设置，才能使文章逻辑清晰，一目了然。

1. 设置纸张方向和大小

WPS文字中纸张方向默认为纵向，纸张大小默认为A4，但在实际应用过程中，此页面设置并不适用于所有的文档，用户可以根据自己的需求对纸张方向和大小重新进行设置。

页面的方向决定了页面布局的样式，不同的页面方向使文档最终呈现的效果也会有所不同，如何将纸张方向由默认的纵向更改为横向呢？

打开一份空白文档，单击【页面布局】选项卡中【纸张方向】下拉按钮，在下拉菜单中，选择需要的纸张方向，如图2-82所示。

图2-82

页面的大小决定了页面所包含内容的多少，在排版过程中，用户既可以使用预设的纸张大小，也可以按照需求对页面进行自定义设置。

单击【纸张大小】下拉按钮，在下拉菜单中可以看到WPS文字已经预设了多种常用的纸张大小，用户可以根据需要进行选择。如果没有合适的纸张大小，可在下拉菜单中单击【其他页面大小】命令，如图2-83所示，在弹出的【页面设置】对话框中切换到【纸张】选项卡，选择【纸张大小】下拉列表中的【自定义大小】命令，如图2-84所示，然后进行手动设置。

 图2-83

 图2-84

2. 设置页边距

在文字文档中录入文字时，可以看到页面正文区域的上、下、左、右四个方向距离纸张边缘有一部分空白的地方，这部分空白距离就是页边距。恰当的页边距能够有效地减少纸张的浪费，也能够不影响后期的装订。

打开文档后，单击【页面布局】选项卡中【页边距】下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择合适的页边距类型，如图2-85所示。

 图2-85

如果预设的页边距不能满足需求，可单击下拉菜单中的【自定义页边距】命令。弹出的【页面设置】对话框，在对话框中单击【页边距】选项卡，在【页边距】一栏中设置合适的页边距，如图2-86所示。

 图2-86

对页边距进行自定义设置，还可以使用【页面布局】选项卡下【页边距】微调按钮进行设置，如图2-87所示。

 图2-87

3. 设置文档网格

为了便于排版，文字文档提供了设置文档网格的方式。文档网格指的是将文档分隔为多行多列的网格，这些“行网格”和“字符网格”限制了每页的行数和每行的字符数。

在打开的文档中，单击【页面布局】选项卡中【页面设置】对话框按钮，在弹出的对话框中单击【文档网格】选项卡，然后对网格进行对应的设置，如图2-88所示。

 图2-88

4. 设置文字方向

在编辑文字时，文字文档默认的文字方向为水平方向，但在特殊情况下，也需要对文字方向进行更改。

单击【页面布局】选项卡下的【文字方向】下拉按钮，在下拉菜单中选择适用于文档排版的样式，如图2-89所示。

 图2-89

5. 设置文档背景

文字文档的默认背景颜色为白色，为了增加文档的美观性同时缓解白色带来的视觉疲劳，可以更换文档背景。文档背景除了可以用颜色进行填充外，还可以使用一些特殊的填充方式，如渐变、纹理、图案、图片、稿纸样式等。

（1）以颜色作为填充

单击【页面布局】选项卡下的【背景】下拉按钮，下拉列表中提供了“主题颜色”“标准色”“渐变填充”“稻壳渐变色”等多种模式的多种颜色进行选择，如图2-90所示。

 图2-90

在所提供的颜色选项中没有合适的情况下，可单击【其他颜色填充】命令，在弹出的【颜色】对话框中单击【自定义】选项卡，设置RGB模式的颜色，如图2-91所示。

 图2-91

（2）以其他背景作为填充

单击【背景】下拉按钮中的【图片背景】命令，在弹出的【填充效果】对话框中有【渐变】【纹理】【图案】【图片】四种选项卡，可以根据需要对背景进行选择性设置，如图2-92所示。

 图2-92

（3）特殊的背景设置

单击【页面布局】选项卡中的【稿纸设置】按钮，在弹出的【稿纸设置】对话框中，勾选【使用稿纸方式】复选框，然后设置“规格”“网格”“颜色”，单击【确定】按钮即可，如图2-93所示。

 图2-93

6. 设置页面边框

页面边框是指设置在页面周围的边框。在文字文档中，用户既可以设置普通的线型页面边框，也可以设置样式繁多的艺术型页面边框，增加文章的表现力，让页面更具视觉冲击效果。

以给文字文档添加艺术型页面边框为例，具体操作方法如下：

单击【页面布局】选项卡下的【页面边框】按钮，弹出【边框和底纹】对话框，单击【页面边框】选项卡，在【艺术型】下拉列表中选择相关的图标样式，如图2-94所示，最后单击【确定】按钮，即可在文档中添加已设置好的边框。在对话框中同样可以对艺术型边框进行“宽度”的设置。

图2-94

7. 设置主题

WPS文字中的主题可以更改整个文档的总体布局，包含颜色、字体和效果。新建文字文档之后，自动套用默认的主题，如果对默认主题不满意，可以对其进行更换，也可对其中任意一种类型进行更换。

单击【页面布局】选项卡的【主题】下拉按钮，在下拉面板中选择预设好的主题样式，如果没有合适的选项，可单击【主题】按钮右侧的【颜色】【字体】【效果】按钮，进行单独的设置，如图2-95所示。

 图2-95

一份文字文档最重要的就是文字，为了提升文档的整体美观度，需要设置一套合适的字体格式。当录入文本之后，如发现默认的字体、字号等不符合要求，可通过以下操作进行更换。

1. 设置基础的文字格式

（1）更改字体、字形、字号、颜色等

单击【开始】选项卡下的【字体】对话框按钮，在弹出的对话框中，单击【字体】选项卡，在该选项卡中进行字体格式设置，如单击【中文字体】组合框，选择“黑体”；选择【字形】列表框中的“加粗”；选择【字号】列表框中的“四号”；单击【字体颜色】下拉按钮，把字体设置成“黑色”；单击【下划线线型】下拉按钮，选择“单实线”，最后在“预览”框中，可以看到对字体的设置效果，如图2-96所示，单击【确定】按钮完成设置。

 图2-96

设置文字格式还可在【开始】选项卡下的功能面板中直接进行设置，如图2-97所示。

 图2-97

（2）调整字符间距

字符间距是指文字与文字之间相互间隔的距离。设置适当的文字间距，不仅能防止阅读造成的眼疲劳，在一定程度上也可以增强文本的美观度。

员工小王在打印文件时，按照公司规定，需要将标题的字符间距调大，正文的字符间距调小，他该如何做呢？

打开需要设置的文字文档，选中标题文字，单击【开始】选项卡中的【字体】对话框按钮，单击【字符间距】选项卡，选择【间距】下拉框中【加宽】命令，如图2-98所示，正文字符间距设置方法同上。

 图2-98

2. 设置突出显示

在浏览文字文档时，有时需要将文档中某处文字或某段话进行突出显示，方便他人观看。

用户可选中要设置的文字，单击【开始】选项卡中的【突出显示】按钮即可给文字加上底纹颜色凸显文字内容。单击【突出显示】下拉按钮，在下拉面板中还可对底纹颜色进行更换，如图2-99所示。

 图2-99

3. 设置字体效果

在WPS文字中，用户可以给字体设置特殊的效果以满足需求，如添加删除线、对数字进行上下标等。

现在需要为文本“张三”添加删除线，具体的操作方法如下：

选中所要设置的文字，单击【开始】选项卡下的【字体】对话框按钮，在弹出的对话框中，勾选【效果】栏下方【删除线】复选框，如图2-100所示。

 图2-100

【效果】栏中还有对英文字母的相关设置，当在文档中录入的英文字母全部是小写的情况下，勾选【小型大写字母】复选框，英文字母会整体改成小型大写样式，勾选【全部大写字母】复选框，字体大小会进行改变。这两个选项为单选，用户可在预览中辨别二者的不同之处。

4. 设置文本效果

对于文字进行艺术字的效果设置，能够增加文字的表现力，使文字的冲击力更强。

单击【开始】选项卡下的【文字效果】下拉按钮，单击【更多设置】命令，在右侧弹出的任务窗格中对文字的属性进行设置，在【填充与轮廓】选项卡中，单击【文本填充】命令，可对字体的颜色进行修改，单击【文本轮廓】命令，可对文本轮廓的线形进行设置,如图2-101所示。

图2-101

单击【效果】选项卡，可以给文字增加“阴影”“倒影”“发光”等效果，使文字不再单纯的粘贴在页面上，表现力更加突出，如图2-102所示。

 图2-102

5. 拼音指南

在【开始】选项卡下的功能面板中还有一个特别的按钮【拼音指南】，单击下拉按钮，在下拉菜单中可以看到四个可供使用的功能：拼音指南、更改大小写、带圈字符、字符边框，如图2-103所示。

 图2-103

拼音指南：在文字上方添加该字的拼音。

为汉字添加拼音的具体操作方法如下：

单击【拼音指南】按钮，打开【拼音指南】对话框，单击【确定】按钮，如图2-104所示。返回文档中，即可看到为该文本添加了拼音效果。

 图2-104

更改大小写：选中需要设置的英文字母，对内容进行大写、小写等的更改。

带圈字符：当需要给某段话加序号时，可在此处添加带圈字符，也可通过【插入】选项卡下的【符号】按钮插入带圈字符。

字符边框：当需要给文章中某些内容或某个名字加边框表示特殊含义时，选中相应的内容，直接单击【字符边框】按钮，即可直接添加，不再需要打开【边框和底纹】对话框进行设置，简化操作步骤。

基于特殊的情况，有时需要对同一页面内容设置不同的版式，或者对同一篇文档不同页面设置不同的纸张方向、页眉页脚，此时就需要使用到分栏和分隔符。在操作过程中，可勾选“隐藏/显示段落标记”，将文章中格式标记全部显示出来，便于观察和操作。

1.分栏

当内容长度受限或排版有特殊要求时，可利用分栏功能将文档中的内容分成两部分或多部分进行展示，这样既能让内容不显得拥挤，也能使排版更加美观。分栏功能多用于杂志、期刊和报纸中。

（1）常规分栏

选中要设置分栏的段落，单击【页面布局】选项卡下的【分栏】下拉按钮，根据需要选择下拉菜单中的命令，如“两栏”，如图2-125所示。

 图2-125

（2）更多分栏

选中要设置分栏的段落，单击【分栏】下拉按钮，在下拉菜单中选择【更多分栏】命令，打开【分栏】对话框，在【预设】栏中选择相应样式，也可在【栏数】文本框中输入相应数值，根据需求对宽度和间距进行设置，勾选【分隔线】复选框显示分隔线，单击【确定】按钮，如图2-126所示。

图2-126

2.分隔符

（1）分页符

分页符用于标记一页终止并进入下一页。插入分页符后，鼠标光标之后的文字会自动在下一页显示。

将光标置于要分页的文字或段落后面，单击【页面布局】选项卡下【分隔符】下拉菜单中的【分页符】命令，也可按“Ctrl+Enter”快捷键，如图2-127所示。

 图2-127

（2）分栏符

分栏符常用于分栏文档中，可将分栏过的段落进行重排。插入分栏符后，分栏符之后的内容会自动移至下一栏。如果文档为一栏，则效果与分页符相同。

将光标定位于要显示在下一栏的文字前面，单击【页面布局】选项卡【分隔符】下拉菜单中的【分栏符】命令，如图2-128所示。

 图2-128

（3）换行符

换行符可实现从指定位置换行，换行后的文本段落仍然属于一个段落，并在换行位置显示换行标记。

（4）分节符

插入分节符以后，插入位置前后的文档会分成独立模块，纸张方向、页眉页脚等都可以单独进行设置。分节符可分为下一页分节符、连续分节符、偶数页分节符和奇数页分节符。

①下一页分节符和连续分节符

插入下一页分节符以后，鼠标光标之后的文字会自动显示在下一页，并且在插入点后显示下一页分节符标记；插入连续分节符以后，鼠标光标之后的文字会自动分节，并且在插入点后显示连续分节符标记。同一个页面可以显示多个连续分节符标记，但只能显示一个下一页分节符标记，如图2-129所示。

 图2-129

②偶数页分节符和奇数页分节符

偶数页分节符和奇数页分节符使用方法相同，下面以偶数页分节符为例进行说明。插入偶数页分节符后，鼠标光标之后的内容会转到下一个偶数页开始显示。此类分节符多用于文档进行双面排版，某些内容需要单面显示时。

在文档排版中，图文混排是最为常见的操作方式。合理的图文混排不仅可以美化文档，还能丰富文档的表现力。

1. 文字环绕

文字环绕是一种布局方式，更换环绕方式可以使文字和图片显示不同的效果。默认情况下，图片是以嵌入方式插入到文档中，位置固定且无法随意移动，文字只能与图片同行显示或在图片的上、下方显示，局限性很大。若想自由对图片进行排版，则需要对文字环绕方式进行设置。

文字环绕包含七种类型，分别是嵌入型、四周型环绕、紧密型环绕、衬于文字下方、浮于文字上方、上下型环绕和穿越型环绕。操作方法有三种：

方法一：选中要设置环绕方式的图片，单击【页面布局】选项卡中【文字环绕】下拉按钮，在下拉菜单中选择相应命令，如“四周型环绕”，如图2-130所示。

 图2-130

方法二：选中要设置环绕方式的图片，单击【图片工具】选项卡，在【环绕】下拉菜单中选择相应命令，如“紧密型环绕”，如图2-131所示。

 图2-131

方法三：选中要设置环绕方式的图片，单击图片右侧的浮动功能按钮中的【布局选项】按钮，在下拉面板中选择相应环绕方式，如“浮于文字上方”，如图2-132所示。

 图2-132

2. 对象的对齐与组合

当文档中有多个对象时，为了排版的美观，有时需要对对象设置统一的对齐方式或将多个对象组合起来。需要注意的是，给对象设置对齐或组合时，需先将环绕方式设置成除嵌入以外的其他环绕方式，否则无法设置对齐方式。

（1）对齐

设置对象对齐时需注意：对齐有两种参照方式，一种是默认的对齐方式，是以选中的对象为参照的，一种是相对于页面，是以当前页面的边界为参照的。是否选中相对于页对齐显示效果是不同的。默认对齐会以所选对象最左边、最右边、最上面和最下面的对象为参照进行对齐。而选中相对于页对齐，如相对于页左对齐，则所选对象会全部对齐到当前页面的左边；相对于页垂直居中，则所选对象会在当前页面中间进行对齐显示。

方法一：选中要设置对齐方式的多个对象，单击【页面布局】选项卡中【对齐】下拉按钮，在下拉菜单中选择相应对齐方式，如“相对于页左对齐”，如图2-133所示。

 图2-133

方法二：选中要设置对齐方式的多个对象，单击【绘图工具】选项卡中的【对齐】下拉按钮，在下拉菜单中选择相应对齐方式，如“右对齐”，如图2-134所示。

 图2-134

方法三：选中要设置对齐方式的多个对象，会显示浮动工具栏，选择相应对齐按钮，如“横向分布”，如图2-135所示。

 图2-135

（2）组合

当需要对多个对象进行统一调整时，为了方便快捷，可以将多个对象组合在一起进行整体调整，调整结束后取消组合，便可重新对单个对象进行设置。

选中要设置组合的多个对象，单击【绘图工具】选项卡中的【组合】下拉按钮，在下拉菜单中选择【组合】命令，如图2-136所示。

 图2-136