Как избежать подключения незваных гостей к конференциям Zoom

Мы гордимся тем, что миллионы людей по всему миру используют Zoom Meetings для коллективной работы и поддержания связи. Однако если не принимать меры предосторожности, конференции, которые призваны объединять людей, могут посетить незваные гости. 

Обычно проблемы возникают, когда информация о конференции становится общедоступной. Пользователь может поделиться ссылкой на приватную конференцию в социальных сетях, отправить кому-то информацию о своей виртуальной аудитории и т. п. Но когда эти данные оказываются в социальных сетях или на других общедоступных форумах, конференция становится полностью открытой, и любой пользователь может присоединиться к ней по ссылке. 

Ниже вы найдете несколько простых советов, которые помогут не допустить срывы конференций.

• Выбирайте подходящее решение Zoom для своих целей. Если вы планируете использовать Zoom для организации виртуальных мероприятий с участием незнакомых вам людей, то вместо Zoom Meetings сделайте выбор в пользу Zoom Webinars или Zoom Events — продуктов, предназначенных именно для цифровых мероприятий. 

• Старайтесь не использовать идентификатор персональной конференции (PMI). По сути, ваш PMI — это одна непрерывная конференция, и вы вряд ли будете рады вторжению незнакомцев в ваше личное виртуальное пространство после окончания запланированной конференции. 

• Управляйте демонстрацией экрана. Необходимо предотвращать ситуации, в которых случайные люди на публичном сеансе берут на себя управление экраном и демонстрируют нежелательное содержимое пользователям в группе. Вы можете ограничить такое поведение — перед конференцией и в ее ходе с помощью панели управления организатора — чтобы только вы могли демонстрировать содержимое экрана. При отключении демонстрации экрана настройка доски сообщений будет также отключена. 

Чтобы запретить участникам демонстрировать экран в ходе вызова, на панели элементов управления организатора в нижней части экрана нажмите стрелку рядом с параметром «Демонстрация экрана», а затем перейдите в меню «Расширенные параметры общего доступа». В разделе «Кто может осуществлять демонстрацию?» выберите «Только организатор» и закройте окно.  

Также можно отключить привилегии на демонстрацию с помощью значка «Безопасность» в окне или изменить параметр демонстрации по умолчанию в настройках Zoom.

• Разрешить вход только зарегистрированным пользователям. Если пользователь попытается присоединиться к конференции, не выполнив вход в учетную запись Zoom с помощью адреса электронной почты из приглашения, он получит следующее сообщение: «Эта конференция предназначена только для авторизованных участников». Это может быть полезно, если вы хотите управлять списком гостей и пригласить на конференцию только определенных участников, например, других учащихся вашей школы или коллег.
• Заблокировать конференцию. Всегда разумно держать входную дверь закрытой, даже когда вы находитесь дома. При блокировке уже начатой конференции Zoom к ней больше не смогут присоединяться другие участники, даже если у них есть идентификатор и пароль конференции. Просто нажмите на значок «Безопасность» в нижней части окна Zoom. Во всплывающем окне нажмите кнопку «Заблокировать конференцию».
• Включить код доступа конференции. Создайте случайный идентификатор конференции при планировании конференции и включите защиту входа паролем. Вы можете приватно поделиться этими сведениями с соответствующими участниками. 
• Удалить нежелательных участников или участников, демонстрирующих неподобающее поведение. Вы можете удалять пользователей из конференции с помощью значка «Безопасность» или меню «Участники». В меню «Участники» можно навести курсор на имя участника, и отобразятся несколько параметров, среди которых также будет «Удалить». Нажмите эту кнопку, чтобы удалить участника из конференции. После удаления участники больше не смогут присоединиться к конференции. Однако вы можете включить настройку Разрешить удаленным участникам повторное подключение. Это может быть полезно, если вы удалили не того пользователя.
• Отключить видео. Организатор может выключить видео участника. Эта функция позволит организатору блокировать нежелательные, отвлекающие или неподобающие жесты на видео.
• Выключить звук участников. Организатор может выключать и включать звук отдельных участников или всех сразу. Организатор может блокировать нежелательный, отвлекающий или неподобающий шум от остальных участников. Вы также можете включить функцию «Выключать звук при входе» в настройках, чтобы избежать гама в ходе больших конференций.
• Приостановить действия участника. Организаторы и соорганизаторы могут приостановить конференцию, чтобы удалить нежелательных участников, отправить на них жалобу и предотвратить дальнейшие срывы мероприятия. Нажмите значок «Безопасность» и выберите «Приостановить действия участника», чтобы временно остановить работу видеосвязи, аудиосвязи, чата в конференции, комментирования, демонстрации экрана и записи, а также завершить работу сессионных залов. Чтобы продолжить конференцию, нужно повторно включить отдельные функции.
• Выключить передачу файлов. Функция передачи файлов на конференции позволяет пользователям делиться файлами с помощью чата в режиме конференции. Выключите эту функцию, чтобы защитить чат от рассылки нежелательных изображений, GIF-анимаций, мемов и прочего содержимого.
• Выключить комментарии. Вы вместе с посетителями можете рисовать и помечать содержимое с помощью функции комментариев в ходе демонстрации экрана. Функцию комментариев можно отключить в настройках Zoom, чтобы не допустить рисование на экранах.
• Отключить личный чат. Zoom позволяет использовать чат в конференции, в котором участники могут отправлять сообщения всей группе или же друг другу в приватном режиме. Функционал чата можно ограничить, чтобы участники не могли общаться друг с другом в чате во время конференции, снизив тем самым количество отвлекающих факторов. Нажмите «Чат» в элементах управления конференции, а затем нажмите три точки в нижней части окна группового чата в конференции Zoom. Затем можно задать параметры, определяющие круг общения пользователей в вашей конференции. 
• Сообщить о пользователе. Организаторы теперь могут сообщать о пользователях группе доверия и безопасности Zoom, которая рассмотрит потенциальное ненадлежащее использование платформы и примет соответствующие меры. Найдите этот параметр под значком «Безопасность» или под зеленым значком со щитом в верхнем левом углу окна конференции, где можно прикрепить снимки экрана и прочую документацию при необходимости.

Зал ожидания — важная функция для обеспечения безопасности конференции Zoom. «Зал ожидания» полностью соответствует своему названию — это виртуальный пункт сбора гостей до начала конференции. Это похоже на вход в ночной клуб, у которого стоит охрана и внимательно проверяет всех посетителей.

Организаторы конференции могут настроить параметры зала ожидания для получения дополнительных возможностей управления. Вы также можете персонализировать текст сообщения, которое показывается участникам, попадающим в зал ожидания, чтобы они знали, что попали по адресу. В этом сообщении можно указать правила или инструкции вашего мероприятия, например определить целевую аудиторию.

Функция Зал ожидания — эффективный способ проверки потенциальных участников и отсеивания непрошеных гостей сеансов в Zoom. Если вы отключите в настройках функцию «Вход раньше организатора», до момента начала конференции гостей будет автоматически приветствовать зал ожидания.

Мы надеемся, что эти функции помогут вам организовывать безопасные и успешные Zoom Meetings. Безопасность — важнейшая ценность Zoom, которой мы руководствуемся при обновлении наших продуктов. Мы стремимся быть платформой, которой пользователи захотят доверить свои онлайн-взаимодействия, информацию и бизнес-процессы. 

Чтобы получить дополнительную информацию о конфиденциальности и безопасности Zoom, обратитесь в наш Trust Center.

Примечание редактора: в эту публикацию были внесены изменения по сравнению с версией от 20 марта 2020 года — добавлена самая актуальная информация по предотвращению срывов конференций.