Artikelstammdaten – Tutorial zu SAP Business One

In diesem Kapitel kümmern wir uns um die Artikelstammdaten. Selbstverständlich sind diese für ein ERP-System unabdingbar. Sie finden die Artikelstammdaten im SAP Business One unter dem Modul Lagerverwaltung unter Artikelstammdaten. Da es sich hier um die Datenkategorie der Stammdaten handelt, öffnet SAP Business One das Fenster standardmäßig immer im Suchen-Modus. Sie erkennen das an den gelb hinterlegten Eingabefeldern, und an der Schaltfläche Suchen unten links. Selbstverständlich können Sie mit der Tastenkombination Strg+A oder mit Klick auf das Hinzufügen-Icon aus der Toolbar in den Hinzufügen-Modus wechseln und wieder zurück mit Strg+F oder mit dem Fernglas-Icon aus der Toolbar. Die deutsche Demo-Datenbank kommt mit einigen Artikelstammdaten, die ich Ihnen zeigen möchte, hauptsächlich handelt es sich um IT-Hardware, da die OEC-Computers-Beispielfirma ein Systemhaus ist. Ich laden den ersten Artikel, den J.B. Multifunktionsdrucker 1420 und betrachte mit Ihnen zusammen einmal die Stammdatenmaske. Diese unterteilt sich in einen Kopfbereich im oberen Teil des Fensters, und in einen Detailbereich in der Mitte, in dem es viele Registerkarten gibt, wie allgemein Einkauf- und Verkaufsdaten, Bestandsdaten und so weiter. Und im unteren Bereich gibt es dann einen Fußbereich des Fensters, die zwei Schaltflächen, im Moment OK und Abbrechen. Die OK-Schaltfläche ist die sogenannte Aktion-Schaltfläche, wenn ich hier das aktualisiere, springt die auf Aktualisieren um. Sie sehen an der Aktion-Schaltfläche den kleinen orangenen Rand am linken Rand der Schaltfläche, das ist deswegen so, weil ich diese Taste auch mit einem Enter bedienen kann. Im Kopf des Fensters finden Sie verschiedene Daten, zu aller Erst die Artikelnummer, diese ist nebenbei bemerkt auch technisch gesehen die einzige Information, die Sie benötigen, um einen Artikelstammdatensatz hinzuzufügen. Selbstverständlich brauchen Sie für den täglichen Einsatz eines Artikels deutlich mehr Daten. Zum Beispiel die Artikelbeschreibung, die Sie direkt darunter eingeben können und einen fremdsprachigen Namen, auch hier ist es so, der fremdsprachige Name hat sich ein bisschen überholt, seitdem SAP Business One das Globus-Symbol in den Textfeldern eingeführt hat, mit dem Sie die Feldwerte direkt in eine Sprache Ihrer Wahl übersetzen können. In der Praxis wird dieser fremdsprachige Name häufig dafür verwendet, dass eine zweite Artikelbeschreibung oder eine weiterführende Artikelbeschreibung dort hineingeschrieben wird, oder wenn es sehr lange Artikelbeschreibungen gibt und da dieses Textfeld nicht ausreicht, dann im fremdsprachigen Namen die Beschreibung fortgesetzt wird. SAP hat aber mit der Version 10.0 die Anzahl der verfügbaren Zeichen in der Artikelbeschreibung und auch im fremdsprachigen Namen von 100 auf 200 Zeichen erhöht. Unter dem fremdsprachigen Namen haben Sie die Artikelart, dort gibt es drei feste Artikelarten, die Sie auch nicht ergänzen oder umbenennen können, diese sind Artikel, Arbeit und Reise, diese Unterscheidung der Artikelarten ist für den Service-Teil vom SAP Business One relevant. Dort können Sie nämlich Serviceverträge hinterlegen, bei denen eine bestimmte Artikelart, nämlich die Ersatzteile, heißt dann dort Reise und Arbeitszeiten inkludiert wären. Und wenn Sie dort beispielsweise sagen, dass in einem Servicevertrag die Reisezeiten inkludiert sind und nur die Artikel und Arbeitszeiten abgerechnet werden, dann müssen Sie hier die Artikelarten einstellen, damit SAP Business One nachher weiß, welche Artikel in Rechnung gestellt werden und welche nicht. Wenn Sie mit dem Service nicht arbeiten oder diese Unterscheidung nicht brauchen, lassen Sie für die Artikelstammdaten immer die Artikelart Artikel eingerichtet. Auf der Registerkarte Allgemein haben Sie weiterhin die Möglichkeit einen Hersteller anzugeben, die Herstellertabelle ist eine Tabelle in SAP Business One, die Sie selbst pflegen können. Hier können Sie die Namen der Hersteller vergeben und diese dann dem Artikelstamm hinzufügen. Neben auswertungsrelevanten Themen berücksichtigt die Preisfindung auch die Hersteller, Sie können in der Preisfindung später sagen, dass alle Artikel eines bestimmten Herstellers in einem von Ihnen angegebenen Monat 5% Rabatt oder ähnliches bekommen. Des Weiteren haben Sie noch Platz für einen zusätzlichen Identifikator, das ist reines Auswertungsthema, Sie können eine Versandart vergeben, beziehungsweise hier in die Versandartentabelle eigene Versandarten integrieren Manchmal wären noch hier Incoterms angegeben und Sie haben die Verwaltung der Serien- und Chargennummern, sofern dieser Artikel eins von beiden benötigt. Weiter unten haben wir dann die Kennzeichnung, ob ein Artikel aktiv oder inaktiv, oder in welchem Zeitraum er aktiv in welchem Zeitraum er inaktiv ist. Beachten Sie, nur ein aktiver Artikel kann angeboten, verkauf, eingekauft werden, also in Bewegungsdaten verwendet werden, ein inaktiver Artikel ist nur in den Artikelstammdaten auffindbar und natürlich in den Auswertungen. Damit haben Sie zunächst einmal einen kleinen Einblick in die Artikelstammdatenmaske erhalten, und wissen, wie Sie Artikel laden können und bearbeiten.