Technology Business Management – Kostenallokation

Mit Einführung von TBM, sind die Grundlagen eines transparenten und nachvollziehbaren Kostenflusses aus Sicht der IT geschaffen.

Nun geht es um die Zuordnung und Gewichtung der Kosten. Abhängig vom TBM Reifegrad, aber auch den gesetzten Zielen, kann man zwischen verschiedenen Allokationsstrategien unterscheiden:

• Assumption based – Verteilung der Kosten erfolgt nach Erfahrungswerten und Annahmen (fix)
• Mitarbeiter, Umsatz, Organisation…
• Attribute-based – Verteilung der Kosten erfolgt nach gewichteten Attributen (statisch)
• Anzahl der CPU, Speicherplatz, User, Service Level, …..
• Consumption-based – Verteilung der Kosten erfolgt nach tatsächlicher Nutzung (dynamisch)
• Anzahl Tickets, Logindauer, Transaktionen…

  Setzt man auf Annahmen und damit auf eine eher Konsens orientierte Verteilung der Kosten, dann ist dies meist noch mit traditionellen Mitteln möglich, dem Finanzsystem (Kostenstellen) und/oder Excel-Tabellen (Makros), da ja kaum Änderungen erfolgen.

 Vermehrt ist diese Herangehensweise aber nicht mehr zeitgemäß, da bei begrenzten Budgets trotzdem die Anforderungen an die IT weiter steigen. Um unter diesen Rahmenbedingungen nun die richtigen Investment-Entscheidungen treffen zu können, muss man ein klares, man könnte auch sagen „ehrliches“ Verständnis der damit verbundenen Kosten besitzen. Nur so kann man den tatsächlichen Aufwand und wirtschaftlichen Nutzen von Applikationen, Infrastruktur, Outsourcing, etc. erkennen und auch bewerten. Um diese Klarheit zu schaffen, ist eine realistische und nutzungsabhängige Verteilung der richtige Weg.

  Die Erfahrung zeigt, dass man zwar oft mit Annahmen beginnt, welche im Unternehmen schon bekannt und akzeptiert sind, aber dann schrittweise auf faktenbasierte Verteilungsschlüssel umstellt.

  In der Praxis wird man dann eine Mischung von Schlüsseln nutzen, welche die speziellen Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen am besten wiederspiegeln und damit letztendlich die Akzeptanz und den Erfolg einer TBM Implementierung mit bestimmen. Hier kann man auch auf die Empfehlungen des TBMcouncil (www.tbmcouncil.org) zurückgreifen oder einfach von den Erfahrungswerten vieler hunderter TBM Implementierungen und einer entsprechenden Community und Beratungsfirmen (z.B. Ellix, KPMG, IndiTango, ISG oder Deloitte) profitieren.