Wskazówki dla administratorów organizacji GSoC

Dziękujemy za to, że jesteś administratorem organizacji lub projektu open source w ramach Google Summer of Code. Twoje działania w tle są niezbędne do tego, aby wszyscy członkowie organizacji byli na bieżąco i wiedzieli, co się dzieje w ramach programu. Wprowadzamy zmiany co roku, więc ważne jest, aby przeczytać ten dokument, niezależnie od tego, czy po raz pierwszy czy po raz dziesiąty bierzecie udział w GSoC.

Wiele z tych informacji znajduje się w dokumentacji dotyczącej ról i odpowiedzialnych za nie osób, ale chcielibyśmy bardziej szczegółowo omówić ważne kwestie.

Jeśli nie czytałeś jeszcze przewodnika dla mentorów w programie GSoC, przeczytaj go teraz. Jest to krótki dokument, który zawiera ważne informacje o ważnych aspektach i etapach programu. Zanim zaakceptujesz mentorów w programie, sprawdź, czy przeczytali oni przewodnik dla mentorów oraz dokumenty dotyczące ról i obowiązków, aby wiedzieli, czego się spodziewać.

Jako administrator organizacji jesteś głównym łącznikiem między organizacją a Google. Organizacja może mieć od 2 do 5 administratorów, którzy powinni regularnie się kontaktować i ustalać swoje role (komunikacja, płatności, kontakt z mentorami i wnoszącymi swój wkład w GSoC, sprawdzanie, czy są wypełniane oceny, rozwiązywanie problemów interpersonalnych, odpowiadanie na ankietę podsumowującą, którą Google wyśle pod koniec programu itp.). Z punktu widzenia Google wszyscy administratorzy organizacji są sobie równi. Nie ma głównego administratora organizacji.

Musisz mieć co najmniej 2 administratorów organizacji. Jeśli jeden z nich opuści program, musisz mieć inną osobę, która będzie mieć dostęp do profilu organizacji.

Wszyscy mentorzy i współtwórcy powinni wiedzieć, kim są administratorzy organizacji i jak się z nimi skontaktować w razie problemów. W pierwszym komunikacie wysłanym do wszystkich nowych współtwórców i mentorów należy poinformować ich, jak skontaktować się z administratorami organizacji, jeśli chcą zmienić harmonogram projektu, mają problemy z mentorem lub innym współtwórcą albo potrzebują pomocy z innego powodu.

Określanie sukcesu

Jakie są cele Twojej organizacji na GSoC? Na koniec tegorocznej edycji GSoC, na podstawie jakich kryteriów Twoja organizacja oceni, czy program GSoC był dla niej udany?

Mamy nadzieję, że rozważysz to pytanie w każdym roku, w którym bierzesz udział w programie, ponieważ odpowiedzi prawdopodobnie będą się zmieniać z roku na rok. Różne organizacje mają różne potrzeby. Na przykład:

  • więcej nowych długoterminowych autorów.
  • więcej kodu napisanego
  • konkretne funkcje
  • możliwość towarzyszenia podekscytowanym uczniom.
  • zwiększenie świadomości projektu itp.

i wiele innych.

Poświęć trochę czasu na zastanowienie się, czego Twoja organizacja naprawdę oczekuje od GSoC. W przypadku organizacji, które już wcześniej uczestniczyły w tym programie, zastanów się, co mogłyby zrobić inaczej, jeśli nie osiągnęły wyznaczonych celów.

Terminy

GSoC odbywa się zgodnie z harmonogramem. Terminy są liczne i niezbędne. W tym roku mamy większą elastyczność w zakresie harmonogramu projektów, ale wszystkie terminy do rozpoczęcia kodowania na początku czerwca są takie same dla wszystkich.

Administratorzy organizacji są odpowiedzialni za czytanie wszystkich e-maili i śledzenie nadchodzących terminów, aby nie przegapić żadnego. Zachęcamy administratorów organizacji do oznaczania własnych kalendarzy, a także sprawdzania panelu GSoC, aby mieć pewność, że uwzględniają wszystkie oceny w połowie i na koniec dla każdego z współtwórców GSoC.

W 2024 r. rekordowa liczba mentorów nie zmieściła się w terminie oceny, co źle wpływa na organizację. Organizacje, które nie przeszły kilku ewaluacji, nie kwalifikują się do udziału w GSoC 2025 lub w tym roku będą miały mniej współtwórców. Niedotrzymanie terminów powoduje dodatkową pracę dla administratorów Google i niepotrzebny stres dla współtwórcy. Nie przegap terminów oceny.

Jeśli Twoja organizacja zezwala uczestnikom GSoC na realizację projektów dłuższych niż standardowe 12 tygodni (w przypadku średnich i dużych projektów) lub 8 tygodni w przypadku małych projektów, pamiętaj o różnych terminach oceny dla mentorów i uczestników GSoC. Mentorzy i uczestnicy GSoC otrzymają e-maile z przypomnieniem o terminach, ale jako administrator organizacji powinieneś mieć pełny obraz wszystkich projektów uczestników.

Administrator organizacji musi zadbać o to, aby mentorzy przeprowadzali oceny w odpowiednich terminach i w określonym czasie. Wiele organizacji wymaga, aby mentorzy przesyłali oceny 24–36 godzin przed faktycznym terminem, aby administrator organizacji miał czas skontaktować się z mentorem i przypomnieć mu o terminie, jeśli zbliża się on.

Jeśli mentor nie wywiąże się z terminu oceny, organizacja nie otrzyma stypendium, a mentor nie będzie mógł wziąć udziału w Mentor Summit. Jeśli organizacja ma co najmniej 2 niewykonane oceny mentora, nie zostanie zaproszona na tegoroczną konferencję GSoC Mentor Summit i może nie zostać zaakceptowana w przyszłości.

Dane

Jakie dane śledzi Twoja organizacja?

Organizacja powinna prowadzić statystyki dotyczące Twojego udziału w GSoC. Administratorzy organizacji mogą się zmieniać z roku na rok, a jeśli poprzedni administrator nie udostępni danych innym osobom w organizacji, mogą one zostać utracone na zawsze. Dlatego udostępniaj dane jak największej liczbie osób w organizacji.

Powinieneś śledzić co najmniej te dane:

  • Liczba współtwórców GSoC, którzy rozpoczęli udział w programie w Twojej organizacji
  • Liczba osób, które przyczyniły się do Twojego GSoC i ukończyły program
  • Liczba mentorów aktywnie prowadzących zajęcia dla uczestników GSoC

Musisz też ustalić, jak długo uczestnicy GSoC będą zaangażowani po zakończeniu tego wydarzenia. Czy większość uczestników programu Google Summer of Code opuszcza Twoją społeczność w ciągu miesiąca od zakończenia programu, czy zostaje na 6 miesięcy, czy wraca po roku lub 2 latach?) Możesz porozmawiać z osobami, które pozostają w organizacji, aby dowiedzieć się, co Twoja organizacja zrobiła (lub czego nie zrobiła), aby skłonić je do pozostania w społeczności.

Poprosimy też o wypełnienie krótkiej ankiety, którą wyślemy do wszystkich administratorów organizacji pod koniec GSoC, a potem po 6 i 12 miesiącach od zakończenia wydarzenia.

Te statystyki powinny pomóc Twojej organizacji sprawdzić, czy GSoC pomaga rozwijać społeczność i utrzymywać ją na odpowiednim poziomie. Zachęcamy do śledzenia innych danych, które mogą Cię zainteresować.

Te dane mogą pomóc Ci określić, w których miejscach warto wprowadzić pewne korekty. Jeśli nie ma żadnych użytkowników, którzy chętnie korzystają z Google Summer of Code, warto się zastanowić, dlaczego tak się dzieje. Czy możesz pomóc im znaleźć inny projekt w organizacji? Czy autor GSoC może łatwo znaleźć sposób na wniesienie swojego wkładu i uzyskanie tego samego poczucia spełnienia? Czy Twój projekt jest tak skomplikowany lub biurokratyczny, że odstrasza ludzi?

Przyczyn, dla których uczestnicy GSoC nie pozostają w programie, jest wiele. Czasami chodzi tylko o pieniądze, a czasami są zbyt zajęci innymi sprawami. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, dlaczego tak się dzieje, aby móc temu przeciwdziałać.

Sprawdzanie propozycji dla współtwórców GSoC

Wszystkie propozycje w ramach GSoC są oceniane poza aplikacją internetową GSoC. W zależności od wielkości organizacji możesz przeprowadzić weryfikację za pomocą prostego współdzielonego arkusza kalkulacyjnego. Niektóre organizacje wdrożyły bardziej złożone przepływy pracy.

Wiele organizacji zaczyna od wstępnego filtrowania:

  • spam (jeśli jest jasne, że ktoś w propozycji umieścił losowe treści lub przesłał ogólną propozycję);
  • Niespełnienie wymagań (jeśli Twoja organizacja wymagała od potencjalnego współtwórcy GSoC wykonania zadań związanych z PR lub innych zadań, a nie wykonał on tych zadań).
  • Wraz z rozwojem treści generowanych przez AI możesz otrzymywać propozycje o niskiej jakości. Zalecamy ich ignorowanie.

Gdy wyeliminujesz oczywiste propozycje, możesz skupić się na pozostałych, stosując kryteria oceny, aby odróżnić świetne propozycje od dobrych i od tych niskiej jakości.

Pamiętaj, że Twoja organizacja NIGDY nie powinna wybierać współtwórcy GSoC tylko na podstawie tego, co napisał w propozycji. Wiele osób potrafi napisać świetną propozycję, ale nie oznacza to, że mają umiejętności techniczne lub komunikacyjne niezbędne do udanego ukończenia projektu.

Zanim administratorzy organizacji zaczną oceniać propozycje, ZAWSZE rozmawiaj ze wszystkimi osobami, które chcesz wybrać do programu Google Summer of Code,

W przypadku każdej świetnej propozycji dla współtwórców GSoC potrzebujesz co najmniej 1 zaangażowanego mentora (lepiej 2). Nie ma nic gorszego niż przyjęcie świetnego projektu w ramach Google Summer of Code, a potem brak odpowiedniego mentora. Wszyscy mają wtedy nieprzyjemne wrażenia.

Prośba o sloty dla współtwórców GSoC i przypisywanie mentorów do projektów

Jedną z najważniejszych ról jest organizacja organizacji, aby wiedzieć, który mentor prowadzi mentoring w konkretnym projekcie. Pomoże Ci to określić, ile miejsc na projekty chcesz poprosić Google. Organizacja musi sklasyfikować propozycje według ich znaczenia dla organizacji.

Przykład: Twoja organizacja otrzymała 6 doskonałych propozycji, a mentorzy zadeklarowali się mentorowanie wszystkich 6 osob. Musisz określić priorytety projektów. Jeśli Twoja organizacja prosi o 6 miejsc na projekty, a Google przyznaje tylko 4 miejsca, użytkownicy z poziomów 1–4 zostaną automatycznie zaakceptowani jako współtwórcy GSoC. Nie możesz później zdecydować, że wolisz osobę, która była na 6. miejscu w rankingu.

Zmiana rozmiaru projektu

Rozmiary projektów wybrane przez Współtwórców w ich propozycji są brane pod uwagę, gdy Google decyduje, ile projektów przydzielić organizacji. Jeśli zauważysz, że rozmiar projektu jest inny niż ten, który miał być, poinformuj o tym współtwórcę na etapie zgłaszania projektu, aby mógł go poprawić.

Po ogłoszeniu zaakceptowanych projektów rozmiary projektów można tylko zmniejszać. Na przykład z dużego na średni lub ze średniego na mały. Aby zmienić rozmiar projektu, administratorzy organizacji muszą skontaktować się z administratorami Google, aby wprowadzili tę zmianę. Po nadaniu projektowi oceny nie możesz zwiększyć jego zakresu.

Zmiana ram czasowych projektu

Średnie i duże projekty mają domyślnie 12 tygodni. Małe projekty mają domyślnie wyznaczony czas trwania wynoszący 8 tygodni. Jeśli mentor i współautor zgadzają się na wydłużenie harmonogramu, muszą skontaktować się z administratorem organizacji, który podejmie ostateczną decyzję o wydłużeniu projektu.

Tylko administrator organizacji może edytować harmonogram projektu współtwórcy. Aby to zrobić, musi przejść do linku do tytułu projektu na swoim panelu i edytować harmonogram projektu, który znajduje się na dole strony. Jest lista rozwijana z projektami na 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 lub 22 tygodnie, które zostały już skonfigurowane (jest to nowość w 2025 r.). Wybrana opcja zmieni odpowiednio daty oceny w połowie i na koniec.

WAŻNE: wszystkie rozszerzenia MUSZĄ zostać wprowadzone do systemu przed rozpoczęciem ostatniego okresu przesyłania zgłoszeń przez uczestników Google Summer of Code. Administratorzy Google nie zmienią żadnych dat projektu, jeśli termin został przekroczony. System nie obsługuje późnych zmian.

Płatności organizacji

Jako administrator organizacji musisz określić, czy Twoja organizacja chce przyjąć stypendium dla organizacji na podstawie mentora w GSoC. Twoja organizacja może mieć inną osobę, która pełni funkcję skarbnika, księgowego lub ogólnie odpowiada za finanse. Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby procesy zostały ukończone przed wymaganym terminem, aby otrzymać środki.

Stypendia dla organizacji zostaną wypłacone po zakończeniu wszystkich projektów, w których uczestniczysz.

W przypadku organizacji, których mentor bierze udział w szczycie mentorskim GSoC 2025, płatność za ewentualne koszty podróży zostanie dokonana wkrótce po szczycie.

Konflikt

Administratorzy organizacji są odpowiedzialni za rozwiązywanie wszelkich poważnych konfliktów między uczestnikami w organizacji. Mogą to być konflikty między uczestnikami GSoC, mentorami lub między uczestnikami GSoC a mentorami. Czasami mentorzy, którzy udzielają wskazówek temu samemu uczestnikowi GSoC, nie zgadzają się co do tego, nad czym powinien on pracować, czy powinien zdać czy nie. Musisz to rozstrzygnąć. Dlatego musisz jasno określić, jak mentorzy i współtwórcy mogą kontaktować się z administratorami organizacji.

Czasami w swojej społeczności możesz napotkać problemy związane z kodeksem postępowania (od uczestników lub mentorów GSoC). To Twoja społeczność, więc znasz jej normy i oczekywania, a także wiesz, co jest już nękaniem lub innym nieakceptowalnym zachowaniem. Google oczekuje od wszystkich uczestników, że będą oni zachowywać się profesjonalnie i uprzejmie podczas trwania programu.

Kickoff

Wysyłanie e-maila powitalnego do zaakceptowanych mentorów

Zanim ogłosimy nazwiska osób, które będą uczestniczyć w GSoC, skontaktuj się z mentorami:

  • Będziesz mieć prawdopodobnie wielu mentorów, którzy są nowi w programie GSoC. Przypomnij im, aby przeczytali przewodnik dla mentorów oraz informacje o rolach i odpowiedzialniach oraz archiwum e-maili od mentorów i administratorów organizacji GSoC z bieżącego roku.
  • Upewnij się, że mentorzy wiedzą, że muszą przeprowadzić oceny 2 współtwórców GSoC w określonym terminie. Podkreśl znaczenie tych ocen dla uczestników GSoC i Twojej organizacji (jeśli nie przeprowadzisz oceny, stracisz stypendium organizacji, a Twój mentor nie będzie mógł wziąć udziału w Mentor Summit).
  • Organizacje, które nie przejdą co najmniej 2 oceny, nie zostaną zaproszone na tegoroczną konferencję Mentor Summit. Konsekwencje będą też miały w przyszłości w ramach programów GSoC.
  • Poinformuj mentorów o oczekiwaniach Twojej organizacji dotyczących komunikacji z przypisanym uczestnikiem programu Google Summer of Code (zdecydowanie zalecamy kontakt co najmniej 2 razy w tygodniu, a jeśli to możliwe, jedno z tych spotkań powinno być spotkaniem wirtualnym).
  • Poinformuj mentorów, że mogą się z Tobą skontaktować, jeśli mają problemy z innym mentorem lub jego uczestnikiem programu GSoC (np. zniknął, jest nieuprzejmy, nęka innych itp.). Zachęć ich, aby kontaktowali się z Tobą wcześnie, a nie czekali do ostatnich dni przed oceną.
  • Pamiętaj, aby przekazać mentorom dane kontaktowe administratora organizacji lub grupy administratorów organizacji, aby mogli skontaktować się z organizacją w sprawie swoich wątpliwości.
  • Poinformuj mentorów, że mogą się z Tobą skontaktować, jeśli nagle muszą zrezygnować z GSoC na co najmniej 2 dni z dowolnego powodu (choroba, nagły problem w pracy, problemy rodzinne itp.). Dzięki temu inny mentor (lub Ty) będzie mógł skontaktować się z współautorem GSoC.

Po ogłoszeniu autorów GSoC wyślij e-maila do autorów i mentorów GSoC, aby powitać ich w swojej społeczności i poinformować o:

  • Twój kodeks postępowania. Jeśli nie masz formalnego kodeksu, to nic nie szkodzi, ale warto określić, czego oczekuje się od wszystkich członków społeczności.
  • Jak, kiedy i dlaczego powinni kontaktować się z administratorem organizacji podczas programu (ich mentor zniknął, mentor zachowuje się nieodpowiednio, mentor nagle zmienił cały projekt, inny uczestnik GSoC zachowuje się nieodpowiednio itp.).
  • Wszelkie wymagania dotyczące standardów projektowych, sprawdzonych metod, licencjonowania itp. – mentorzy powinni omówić to bezpośrednio ze studentem, ale jeśli wspomnisz o tym, pomoże to podkreślić znaczenie tych kwestii.
  • W maju zorganizuj wirtualne spotkanie powitalne ze wszystkimi zaakceptowanymi w programie GSoC wolontariuszami i mentorami, aby przywitać wszystkich i pomóc im poczuć się częścią społeczności. Uczestnicy GSoC cenią to i co roku w swoich opiniach proszą o to, aby więcej organizacji miało możliwość korzystania z tego rozwiązania.
  • Otrzymaliśmy od wielu współtwórców GSoC opinie, że chcieliby dowiedzieć się więcej o celach organizacji open source, aby lepiej zrozumieć, do czego pasuje ich projekt.
  • Uczestnicy GSoC chcieli też wiedzieć, kto jeszcze w ich społeczności bierze udział w tym programie, aby mogli się wzajemnie wspierać. Kontakty osobiste to świetny sposób na utrzymanie zaangażowania uczestników po zakończeniu Google Summer of Code.
  • Jeśli masz byłych uczestników/studentów GSoC, którzy są teraz mentorami lub nadal są zaangażowani w Twoją społeczność, poproś ich o krótkie omówienie ich doświadczeń. Może to być pomocne dla nowych uczestników GSoC.

Regularnie komunikuj się z użytkownikami

Wielu administratorów organizacji wysyła do mentorów przypomnienia o terminach oceny. Niektórzy wymagają, aby mentorzy ukończyli ocenę co najmniej 24–48 godzin przed terminem Google. Jeśli mentor nie zdąży do tego czasu, administrator organizacji może ją ukończyć za niego (lub może to zrobić inny przypisany mentor).

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci zrozumieć Twoją rolę i obowiązki jako administratora organizacji GSoC2025.

Jeśli masz więcej pytań, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Jeśli uważasz, że społeczność może Ci pomóc w rozwiązaniu problemu lub że inni mogą być zainteresowani odpowiedzią, wyślij e-maila do grupy mentorów GSoC.

Dziękujemy, że jesteś administratorem organizacji GSoC.