Agradecemos por ser um administrador da organização do seu projeto/organização de código aberto no Google Summer of Code. Seus esforços nos bastidores são vitais para manter todos na sua organização informados e na mesma página durante o programa. Fazemos mudanças todos os anos. Por isso, é importante ler este documento, seja a primeira ou a décima vez que você participa do GSoC.
Muitas dessas informações são mencionadas no documento "Funções e responsabilidades", mas queremos dar mais detalhes sobre pontos importantes.
Se você ainda não leu o guia do mentor do GSoC, leia agora. É uma leitura rápida e aprofundada em aspectos e fases importantes do programa. Confira se todos os mentores leram o Guia do mentor e os documentos "Funções e responsabilidades" antes de aceitá-los no programa para que eles saibam o que esperar.
Como administrador da organização, você é o principal ponto de contato entre sua organização e o Google. As organizações podem ter entre 2 e 5 administradores, que precisam se comunicar regularmente e concordar sobre as funções (comunicação, pagamentos, verificação de mentores e colaboradores do GSoC, verificação de que as avaliações estão sendo concluídas, resolução de problemas interpessoais, resposta à pesquisa de encerramento que o Google envia no final do programa etc.). Do ponto de vista do Google, todos os administradores da organização são equivalentes, não há um administrador principal.
É necessário ter no mínimo dois administradores de organização. Se um deles sair do programa, outra pessoa precisa estar disponível para acessar o perfil da organização.
Todos os mentores e colaboradores precisam saber quem são os administradores da organização e como entrar em contato com eles em caso de problemas. Na primeira comunicação com todos os novos colaboradores e mentores, informe como entrar em contato com os administradores da organização se eles precisarem mudar a linha do tempo de um projeto, se tiverem problemas com o mentor ou outro colaborador ou se precisarem de qualquer outro tipo de suporte.
Definição de sucesso
Quais são as metas da sua organização para o GSoC? No final do GSoC deste ano, o que sua organização vai considerar para determinar se o programa foi bem-sucedido?
Essa é uma pergunta que você precisa considerar a cada ano que participa do programa, porque as respostas provavelmente variam de ano para ano. Organizações diferentes querem coisas diferentes. Exemplo:
- mais colaboradores de longo prazo
- mais código escrito
- recursos específicos criados
- oportunidade de orientar estudantes empolgados
- mais visibilidade para seu projeto etc.
e muito mais.
Reserve um tempo para pensar sobre o que sua organização realmente quer do GSoC e, para organizações que já participaram, se você não alcançou essas metas, o que poderia ter feito de forma diferente.
Prazos
O GSoC acontece de acordo com uma programação. Os prazos são numerosos e firmes. Embora haja mais flexibilidade em relação ao tempo real dos projetos deste ano, todos os prazos até o início da programação no início de junho são os mesmos para todos.
Os administradores da organização são responsáveis por ler todos os e-mails e acompanhar os prazos futuros para garantir que eles não sejam perdidos. Recomendamos que os administradores da organização marquem as agendas deles, além de conferir o painel do GSoC, para garantir que todas as avaliações intermediárias e finais de cada um dos colaboradores do GSoC sejam registradas.
Em 2024, tivemos um número recorde de mentores que perderam os prazos de avaliação, o que reflete mal na organização. As organizações que perderam várias avaliações não participam do GSoC 2025 ou vão receber menos colaboradores este ano. O não cumprimento de prazos cria trabalho extra para os administradores do Google e causa estresse desnecessário para o colaborador. Não perca os prazos de avaliação.
Se a sua organização permitir que os colaboradores do GSoC tenham projetos com mais de 12 semanas (para projetos médios e grandes) ou 8 semanas (para projetos pequenos), preste atenção aos vários prazos de avaliação para seus mentores e colaboradores do GSoC. Os mentores e colaboradores do GSoC vão receber lembretes por e-mail sobre os prazos, mas você, como administrador da organização, precisa ter uma visão geral de todos os projetos dos colaboradores.
É responsabilidade do administrador da organização garantir que os mentores façam as avaliações em tempo hábil e cumpram os prazos. Muitas organizações exigem que os mentores enviem as avaliações 24 a 36 horas antes do prazo real para que um administrador da organização tenha tempo de entrar em contato com o mentor para lembrá-lo do prazo, caso ele esteja chegando muito perto.
Quando um mentor perde um prazo de avaliação, a organização não recebe o auxílio e o mentor não pode participar do Mentor Summit. Se uma organização tiver duas ou mais avaliações de mentor perdidas, ela não será convidada para a GSoC Mentor Summit deste ano e corre o risco de não ser aceita na GSoC no futuro.
Métricas
Quais métricas sua organização está rastreando?
Sua organização precisa manter algumas métricas sobre sua participação no GSoC. Os administradores da organização podem mudar de um ano para o outro. Se o administrador anterior não compartilhar as métricas com outras pessoas na organização, elas podem ser perdidas para sempre. Portanto, compartilhe suas métricas com várias pessoas na organização.
É recomendável acompanhar pelo menos estas métricas:
- Número de colaboradores do GSoC que iniciaram o programa com sua organização
- Número de colaboradores do GSoC que passaram no programa
- Número de mentores que estão orientando ativamente os colaboradores do GSoC
Você também vai precisar descobrir seu próprio sistema para saber por quanto tempo os colaboradores do GSoC vão permanecer envolvidos após o fim do evento. A maioria dos colaboradores do GSoC deixam sua comunidade um mês após o fim do GSoC, ficam por seis meses, voltam depois de um ou dois anos?) Talvez seja uma boa ideia conversar com as pessoas que continuam na comunidade e entender melhor o que sua organização fez (ou não fez) que fez com que elas quisessem continuar fazendo parte dela.
Também vamos pedir as métricas acima em uma pesquisa rápida e obrigatória que será enviada a todos os administradores da organização no final do GSoC e depois nos marcos de seis meses e um ano após o GSoC.
Essas estatísticas ajudam sua organização a saber se o GSoC está ajudando sua comunidade a crescer e se tornar mais sustentável. Recomendamos que você acompanhe outras métricas que também podem ser interessantes.
Essas métricas podem ajudar a determinar onde você pode fazer alguns ajustes. Se nenhum colaborador do GSoC estiver por perto, por que não? Você pode ajudar a encontrar outro projeto na sua organização? É fácil para o colaborador do GSoC encontrar uma maneira de contribuir e ainda ter a mesma sensação de realização? Seu projeto é tão complicado ou burocrático que afasta as pessoas?
Há muitos motivos para os colaboradores do GSoC não ficarem por perto. Às vezes, eles apenas queriam o dinheiro ou estavam muito ocupados com outras coisas. No entanto, é importante saber o motivo para tentar combatê-lo.
Como analisar propostas de colaboradores do GSoC
Todas as classificações das propostas de colaboradores do GSoC acontecem fora do app da Web do GSoC. Dependendo do tamanho da sua organização, talvez você consiga fazer a análise com uma planilha compartilhada simples. Algumas organizações implementaram fluxos de trabalho mais complexos.
Muitas organizações começam com uma passagem de filtragem inicial:
- Spam (se estiver claro que alguém apenas jogou coisas aleatórias em uma proposta ou apenas enviou uma proposta genérica etc.)
- Não atendeu aos requisitos (se a sua organização exigiu que o possível colaborador do GSoC fizesse uma PR ou outra tarefa e ele não fez isso).
- Com o aumento do conteúdo gerado por IA, você pode receber mais propostas de baixa qualidade geradas por IA. Sugerimos que você os ignore.
Depois que as propostas óbvias forem descartadas, você poderá se concentrar no restante das propostas, aplicando uma rubrica ou escala de avaliação para separar as ótimas propostas das boas e das ruins.
Lembre-se de que sua organização NUNCA deve selecionar um colaborador do GSoC com base apenas no que ele escreveu na proposta. Muitas pessoas podem escrever ótimas propostas, mas isso não significa que elas têm as habilidades técnicas ou de comunicação necessárias para concluir o projeto.
SEMPRE converse com todos os colaboradores do GSoC que você pretende selecionar antes que os administradores da organização comecem a classificar as propostas.
Para cada proposta de colaborador do GSoC excelente, você precisa de pelo menos um mentor comprometido (dois é melhor!). Não há nada pior do que aceitar um ótimo projeto de colaborador do GSoC e não ter o mentor certo para ele. Isso se torna uma experiência ruim para todos.
Como solicitar vagas de colaborador do GSoC e atribuir mentores a projetos
Uma das suas funções mais importantes é organizar sua organização para saber qual mentor se comprometeu a orientar um projeto específico. Isso vai ajudar você a decidir quantos slots de projeto solicitar do Google. Sua organização precisa classificar as propostas com base na importância para ela.
Exemplo: sua organização recebeu seis propostas excelentes, e os mentores se comprometeram a orientar todas elas. Você precisa decidir a prioridade dos projetos. Se a organização pedir seis vagas de projeto e o Google conceder apenas quatro, os números de 1 a 4 serão automaticamente aceitos como colaboradores do GSoC. Não é possível decidir mais tarde que você prefere a pessoa que ficou em 6º lugar na sua classificação.
Como alterar o tamanho do projeto
Os tamanhos de projeto selecionados pelos colaboradores na proposta são considerados quando o Google decide quantos projetos alocar a uma organização. Se você notar que o tamanho do projeto é diferente do que você pretendia, informe ao colaborador durante a fase de proposta para que ele possa corrigir.
Depois que os projetos de colaboradores aceitos forem anunciados, os tamanhos dos projetos só poderão ser reduzidos. Por exemplo, de grande para médio ou de médio para pequeno. Ao mudar o tamanho de um projeto, os administradores da organização precisam entrar em contato com os administradores do Google para fazer a alteração. Não é possível decidir aumentar o escopo de um projeto depois de classificá-lo.
Como mudar o cronograma do projeto
Os projetos médios e grandes têm duração padrão de 12 semanas. Os projetos pequenos têm duração padrão de oito semanas. Se o mentor e o colaborador concordarem que gostariam de estender o cronograma, eles precisarão entrar em contato com o Administrador da organização, que tem a decisão final sobre a extensão de um projeto.
Somente um administrador da organização pode editar a programação de um projeto de colaborador. Para isso, acesse o link do título do projeto no painel e edite a programação encontrada na parte de baixo da página. Há uma lista suspensa com base em projetos de 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 ou 22 semanas que já foi configurado para você. Essa é uma novidade em 2025. Sua seleção vai alterar as datas de avaliação intermediária e final.
IMPORTANTE: todas as extensões precisam ser inseridas no sistema antes do início do período de envio final do colaborador do GSoC. Os administradores do Google não vão mudar as datas de projetos em que o período foi perdido. O sistema não aceita mudanças tardias.
Pagamentos da organização
Como administrador da organização, é sua responsabilidade determinar se ela quer aceitar o pagamento por mentoria de um colaborador do GSoC ou não. Sua organização pode ter outra pessoa que atua como tesoureiro, contador ou responsável financeiro geral. É sua responsabilidade garantir que eles concluam os processos até os prazos necessários para receber os fundos.
Os pagamentos serão feitos quando todos os projetos de colaborador forem concluídos.
Para organizações com um mentor participando da GSoC 2025 Mentor Summit, um pagamento será feito após o evento para os estipêndios de viagem aplicáveis.
Conflito
Os administradores da organização são responsáveis por resolver conflitos importantes entre os participantes da sua organização. Isso pode incluir conflitos entre colaboradores do GSoC, entre mentores ou entre colaboradores do GSoC e mentores. Às vezes, os mentores que orientam o mesmo colaborador do GSoC discordam sobre o que o colaborador do GSoC precisa trabalhar ou se ele precisa ser aprovado ou reprovado. Você precisa julgar isso. Por isso, deixe muito claro como mentores e colaboradores podem entrar em contato com os administradores da organização.
Ocasionalmente, você pode encontrar problemas de código de conduta na sua comunidade (de mentores ou colaboradores do GSoC). Essa é a sua comunidade, então você conhece as normas e sabe o que é esperado e o que ultrapassa os limites para se tornar assédio ou outro comportamento inaceitável. O Google espera que todos os participantes tenham uma conduta profissional e cortês durante o programa.
Reunião inicial
Enviar um e-mail de apresentação para os mentores aceitos
Antes do anúncio dos colaboradores do GSoC, comunique-se com os mentores:
- Provavelmente você terá muitos mentores novos no GSoC. Por isso, lembre-os de ler o guia do mentor e as funções e responsabilidades, além do arquivo de e-mails do mentor e do administrador da organização do GSoC deste ano.
- Os mentores precisam entender que precisam concluir as duas avaliações de colaborador da GSoC até os prazos necessários. Enfatize a importância dessas avaliações para os colaboradores do GSoC e sua organização. Você vai perder o pagamento da organização se uma avaliação for perdida e esse mentor não poderá participar do Mentor Summit.
- As organizações que perderem duas ou mais avaliações não serão convidadas para o Mentor Summit deste ano, e isso terá consequências em programas futuros do GSoC.
- Informe aos mentores quais são as expectativas da sua organização para se comunicar com o colaborador do GSoC atribuído. Recomendamos que você se comunique pelo menos duas vezes por semana. Se uma dessas comunicações puder ser uma reunião virtual, isso será ideal.
- Informe aos mentores que eles podem entrar em contato com você se tiverem problemas com outro mentor ou com o colaborador do GSoC (se ele desapareceu, está sendo rude, perseguindo outras pessoas etc.). Incentive-os a entrar em contato com antecedência sobre problemas e não esperar até os últimos dias antes de uma avaliação.
- Informe aos mentores as informações de contato do administrador ou do grupo de administradores da organização que sua organização criou para que eles entrem em contato com as dúvidas.
- Avise os mentores para entrar em contato com você se precisarem se afastar repentinamente do GSoC por mais de dois dias por qualquer motivo (doença, problema repentino no trabalho, questões familiares etc.). Assim, você pode ter certeza de que outro mentor (ou você) está verificando com o colaborador do GSoC.
Depois que os colaboradores do GSoC forem anunciados, envie um e-mail aos colaboradores e mentores do GSoC as boas-vindas à comunidade e informando sobre:
- Seu código de conduta. Se você não tiver um código formal, tudo bem, mas ainda é importante definir algumas expectativas sobre o que é esperado de todos os membros da comunidade.
- Como, quando e por que entrar em contato com um administrador da organização durante o programa (o mentor desapareceu, está agindo de forma inadequada, mudou repentinamente todo o projeto, outro colaborador do GSoC está se comportando de forma inadequada etc.)
- Qualquer requisito relacionado a padrões de projeto, práticas recomendadas, licenciamento etc. Os mentores também precisam discutir isso diretamente com o estudante, mas se você mencionar isso, ajudará a consolidar a importância.
- Realização de uma reunião introdutória virtual com todos os colaboradores e mentores aceitos do GSoC em maio para dar as boas-vindas a todos e ajudar a se sentirem mais parte da comunidade. Isso é algo que os colaboradores do GSoC apreciam e pedem todos os anos no feedback. Mais organizações precisam tentar isso.
- Recebemos feedback de muitos colaboradores do GSoC dizendo que eles gostariam de saber mais sobre as metas da organização de código aberto para entender melhor onde o projeto se encaixa.
- Os colaboradores do GSoC também queriam saber quem eram os outros colaboradores do GSoC na comunidade para que pudessem se ajudar. As conexões pessoais são uma ótima maneira de manter as pessoas envolvidas após o GSoC.
- Se você tiver ex-colaboradores/estudantes do GSoC que agora são mentores ou que continuaram envolvidos na comunidade, peça para eles falarem brevemente sobre a experiência também pode ser útil para os novos colaboradores do GSoC.
Comunique-se regularmente
Muitos administradores da organização enviam lembretes aos mentores sobre os prazos de avaliação e alguns exigem que eles concluam a avaliação pelo menos 24 a 48 horas antes do prazo do Google. Assim, se o mentor perder o prazo, o administrador da organização poderá concluí-lo ou pedir que outro mentor designado o faça.
Conclusão
Esperamos que essas dicas ajudem você a entender seu papel e suas responsabilidades como administrador de organização do GSoC 2025.
Entre em contato com a gente em [email protected] se tiver mais dúvidas ou envie um e-mail para a lista de grupos de mentores do GSoC se achar que a pergunta pode ser respondida pela comunidade ou se outras pessoas estiverem interessadas em saber a resposta.
Agradecemos por ser um administrador da organização do GSoC.