### 财务人员必备的EXCEL超全秘籍
#### 一、建立分类下拉列表填充项
在日常工作中，特别是在财务报表处理时，确保数据的准确性和一致性非常重要。Excel提供了一种实用的方法——利用“数据有效性”来创建分类下拉列表填充项。
**步骤详解：**
1. **准备数据**: 在一个新的工作表（如Sheet2）中，根据不同的类别（例如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）整理并输入相关的企业名称。
- 示例: “工业企业”名称输入到A列，“商业企业”名称输入到B列，“个体企业”名称输入到C列。
2. **命名列**: 选择包含特定类型企业名称的列，比如A列（“工业企业”），然后在名称框中输入该类别的名称（例如“工业企业”），按回车键确认。
- 同样地，将B、C等列分别命名为“商业企业”、“个体企业”。
3. **设置数据有效性**:
- 转到主要的工作表（如Sheet1），选择需要输入“企业类别”的列（假设是C列）。
- 执行“数据 → 有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。
- 在“设置”标签页中，从“允许”下拉列表中选择“序列”。
- 在“来源”字段中输入企业类别列表，各元素之间用英文逗号分隔（如“工业企业,商业企业,个体企业”）。
- 选择需要输入具体企业名称的列（如D列），再次打开“数据有效性”对话框，选择“序列”，并在“来源”字段中输入`=INDIRECT(C1)`，这将动态地从C1单元格指向的类别中获取企业名称列表。
4. **使用下拉列表**:
- 选择C列中的单元格，使用下拉菜单选择企业类别。
- 对应的D列单元格也会出现下拉列表，从中可以选择该类别下的具体企业名称。
**提示**: 如果打印报表时不希望显示“企业类别”列，可以通过选中该列，右键点击选择“隐藏”来隐藏这一列。
#### 二、建立“常用文档”新菜单
对于频繁使用的Excel文件，可以通过创建自定义菜单的方式快速访问这些文件，提高工作效率。
**步骤详解：**
1. **新建自定义菜单**:
- 在工具栏空白处右键点击，选择“自定义”。
- 在“自定义”对话框中，选择“命令”标签页。
- 从“类别”中选择“新菜单”，然后将“命令”下的“新菜单”拖到菜单栏。
- 按“更改所选内容”按钮，在弹出的菜单中输入新菜单的名字，如“常用文档”。
2. **添加文档列表**:
- 选择任何一项（如“插入”）下的任何命令（如“超链接”），将其拖到新创建的“常用文档”菜单中，并对其进行命名（如“工资表”）。
- 重复上述步骤，添加多个文档名称。
3. **关联文档**:
- 选择菜单中的某一项（如“工资表”），右键点击，选择“分配超链接 → 打开”。
- 在“分配超链接”对话框中定位到相应的工作簿文件夹，并选择该工作簿文档。
- 重复此步骤，将所有菜单项与其对应的工作簿文档进行关联。
4. **使用自定义菜单**:
- 需要打开某文档时，只需展开“常用文档”菜单并单击相应的选项即可。
**提示**: 尽管将“超链接”选项拖到自定义菜单中，但不影响“插入”菜单中的“超链接”功能和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
#### 三、让不同类型数据用不同颜色显示
在处理财务数据时，有时需要对特定范围内的数据进行视觉突出显示，以便快速识别关键信息。
**步骤详解：**
1. **设置条件格式**:
- 打开工作簿，选中需要格式化的数据列（如“工资总额”列）。
- 执行“格式 → 条件格式”命令。
- 在“条件格式”对话框中，设置第一个条件为“大于或等于2000”，并将字体颜色设置为红色。
- 使用“添加”按钮添加更多条件，如“大于或等于1500”（字体颜色为蓝色）和“小于1000”（字体颜色为棕色）。
2. **查看结果**:
- 设置完成后，可以看到工资总额数据按照设定的颜色规则显示出来。
#### 四、制作“专业符号”工具栏
在处理财务报表时，可能会遇到需要频繁输入特殊符号的情况，通过自定义工具栏可以简化这一过程。
**步骤详解：**
1. **录制宏**:
- 执行“工具 → 宏 → 录制新宏”命令，输入宏名（如“fuhao1”）并保存在“个人宏工作簿”中。
- 选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，输入特殊符号到某一单元格中。
- 单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。
- 重复以上步骤，录制其他特殊符号的宏。
2. **创建工具栏**:
- 打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签页中，点击“新建”按钮。
- 输入工具栏名称（如“专业符号”）。
- 从“类别”中选择“宏”，找到之前录制的宏，并将它们拖拽到新创建的工具栏上。
3. **使用自定义工具栏**:
- 创建完毕后，可以在工具栏中找到这些特殊符号的按钮，点击即可快速输入相应的符号。
以上就是本文介绍的四个Excel高级技巧，通过这些技巧的应用，可以显著提升财务人员在日常工作中的效率和准确性。
