十一、公司总机管理制度.doc

《公司总机管理制度》是企业内部通信管理的重要规范，它涉及到技术层面的通讯安全、效率以及成本控制。以下是对这份制度的详细解析： 1. **总机房管理**：总机房作为公司通信的核心区域，其安全性至关重要。规定禁止未经授权的人员进入，以确保通信设施的稳定运行和信息安全。 2. **话务员职责**：话务员是总机管理制度的执行者，他们的工作直接影响到公司的通信效率和形象。他们需快速准确地接转电话，保持专业礼貌的沟通，同时要做好工作记录和数据统计，保持机房清洁，严格执行交接班制度，并且对通信内容保密。 3. **长途电话审批**：长途电话的拨打需要经过审批流程，这既是为了避免不必要的通信成本，也是对公司资源的有效管理。员工需在指定地点填写登记卡并获得批准后，总机房才可处理长途电话请求。 4. **私人和外单位长途电话处理**：考虑到成本和通信安全，一般情况下不接私人或外单位长途电话。特殊情况需经过审批并缴纳押金，通话结束后结算费用，这确保了通信透明度和费用控制。 5. **机房行为规范**：为了保障设备安全和工作环境，机房内严禁吸烟、喧闹、闲聊，不允许携带易燃易爆物品，且禁止进行与工作无关的活动。 6. **设备维护与故障处理**：话务员需时刻关注设备状态，发现故障应及时报修，确保通信线路畅通。电话维修人员需定期进行设备维护保养，并记录在案。 7. **用户服务**：话务员定期访问用户，旨在提高服务质量，满足用户需求，提升公司形象。 8. **设备检查与维护**：电话维修人员的定期维护保养是保证设备正常运行的关键，而相关管理人员对通讯情况的检查则可以及时发现问题，确保通信系统的有效运行。 9. **监控与审计**：公司管理层应定期对总机的通讯情况进行检查，配合邮电局的数据，进行内部审计，以确保通信流程的合规性。 以上制度的实施，旨在建立一个高效、安全、有序的公司通信环境，同时控制通信成本，保护企业信息，提升服务质量。对于任何企业而言，良好的总机管理制度都是其运营不可或缺的一部分。