大数据时代高职院校档案管理模式探究.pdf

在大数据时代背景下，高职院校档案管理面临一系列新的机遇与挑战。以下为详细知识点解析： 1. 大数据时代背景下的档案管理模式特点： - 数量庞大：由于高校扩招，师生人数急剧增加，伴随的各类信息汇总，如学生信息、老师履历、校史发展等，导致数据量激增。 - 种类复杂：高职院校档案种类繁多，包括党政档案、行政管理档案、教学记录、科研报告、设备备案、出版刊物等，不同类别的档案存在信息不互通、结构差异性大等问题。 - 真实性与权威性：高职院校的档案记录着师生的重要信息，真实性和权威性至关重要。信息的真实性是外部接收单位对学生或老师进行准确判断的基础。 2. 面临的挑战： - 信息采集：大数据技术的发展要求档案管理扩大信息采集范围，采集过程需要数字化整理并进行云端备份，以保证档案全面性和信息的多元化。 - 档案保管：传统档案由于技术局限性，保管存在困难。大数据时代档案管理倾向于使用计算机硬盘和云端存储，但随之而来的是存储容量的爆炸式增长和保管的压力。 - 档案利用：传统档案利用率不高，查阅不便。大数据技术可以改善这一情况，但管理档案的复杂性和技术进步带来的校外用户需求，均对档案利用提出了挑战。 3. 优化策略： - 建立完善的档案体系： - 扩大档案信息采集范围：利用大数据技术，确保档案全面性，增加图像、视频等生动信息的采集。 - 制定专业的信息采集标准：建立健全信息化档案管理制度，提升各部门间配合协调性，提高档案管理工作效率。 - 建立大规模的资源体系： - 集成高职院校档案信息：通过信息化手段集成档案，方便快速检索和查阅，提升档案管理智能化水平。 4. 技术应用： - 云计算、云存储等技术的应用在高校档案管理中日渐突显，这些技术的运用为传统档案管理体制带来新的发展路径，并推进档案管理体制的信息化、智能化。 5. 跨部门协作与标准化建设： - 实现档案管理的高效运行，需高职院校内部各部门之间建立有效的协作机制，以及制定统一的档案管理标准。 6. 培训与教育： - 对档案管理人员进行大数据技术的培训和教育，提高他们对新兴技术的掌握能力，从而提升档案管理质量和效率。 大数据时代为高职院校档案管理带来了新的发展机遇，同时也对档案管理提出了更高的要求。高职院校需不断更新档案管理模式，以适应技术发展的新趋势。