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浅谈档案管理信息化建设的必要性

石伟

【摘要】本文首先概括和分析了目前存在于我国档案管理工作中的主要问题，然后阐述了对档

案管理进行信息化建设的重要作用，最后提出了推动档案管理信息化建设的有效措施。

【关键词】档案管理;信息化建设;必要性;有效措施

档案管理作为资源管理的重要构成部分，在社会和企业的资源管理中发挥着重要作用。同时，

随着社会经济和科学技术的迅速发展，传统的档案管理模式已经难以适应社会发展，因此，档

案管理信息化建设是十分必要的。推动档案管理的信息化建设能够有效提高档案管理工作的质

量和效率，让信息资源得到更好的开发和应用。

一、目前我国档案管理工作的主要问题

纸质版档案依然是我国管理档案的主要方式，因为纸质版档案在信息填写时填写的内容十分有

限，且整理起来非常不方便，此外，档案中所存储的信息更新得十分缓慢，这种传统的档案管

理方式已经难以适应现代社会的发展。同时，传统的档案管理方式不利于信息资源的共享，对

工作的效率有着消极作用，并且严重阻碍着我国档案管理建设工作的发展。

（一）企业的思想观念较为陈旧，对档案管理不够重视。虽然档案管理在社会和企业中发挥着

重要的作用，但是人们对档案管理的重要性依然缺乏认知，并且没有对档案管理工作加以重

视。目前看来，大部分企业忽视了档案管理建设，缺少一定的档案管理意识，思想观念较为陈

旧，没有真正认识到信息资源开发和应用的重要性。因此，现阶段的档案管理工作依然是一种

你查我找的效率极低的状态，而且，一些有利用价值的珍贵档案也未能发挥它应有的作用，造

成了信息资源浪费的问题。

（二）档案管理建设的资金投入不足。档案管理工作是一项相对较繁琐的工作，而且涉及的部

门也非常多，这就要求在档案管理中必须要投入大量的人力物力，并且需要配备相应的人员、

硬件以及软件设施。然而，在目前的档案管理工作中，投入的资金不足正阻碍着档案管理建设

的发展，这十分不利于信息资源的开发和应用。

（三）工作人员的专业素质不高。工作人员在档案管理工作中占有主导地位，对档案管理建设

的发展有十分重要的影响。一般来说，档案管理工作需要由专业素质和综合素质较高的专业人

才来进行，然而，在实际的档案管理工作中，大部分档案管理工作是有专业素质较低的非专业

工作人员开展的，他们并非是本专业出身，并且大多没有经过相关的专业档案管理技术培训，

只是凭借着自己的工作经验进行档案管理。此外，大部分工作人员没有及时更新档案管理方面

的知识，并且已经难以适应现在网络信息化的发展需求，因此，人才因素对档案管理建设的发

展产生了非常不利的影响。

（四）网络安全问题堪忧。近年来，科学技术和互联网的快速发展为档案的录入和查询提供了

强有力的支持，然而，随着网络信息化的发展，电脑黑客和电脑病毒也正威胁着档案的安全。

因此，考虑到档案管理的特殊性，必须要处理好它的保密性和开放性，在享受互联网带来便利

的同时，也要注重对档案信息的保密工作。

二、档案管理信息化建设的重要作用

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