¿Cómo puede encontrar soluciones de archivado de datos que ofrezcan políticas automatizadas de retención de datos?

Para encontrar soluções de arquivamento de dados com políticas automatizadas de retenção, é necessário entender suas necessidades específicas. Isso envolve considerar os tipos de dados que você trabalha, as regulamentações do setor e os prazos de retenção necessários. Ao definir seus requisitos, você pode priorizar recursos como agendamentos personalizáveis, automação de exclusão e segurança dos dados. Por exemplo, se você lida com informações financeiras, pode precisar reter registros por um período específico conforme exigido por lei. Ao entender suas necessidades, você pode encontrar a solução de arquivamento ideal que atenda às suas demandas regulatórias e operacionais.

Ensure compliance on your Archiving Solutions, ensure that the right metadata is captured and the retention schedule is automatically set on your ASS so that when the retention schedule is due it will automatically destructed and save the data with valid long term spam

Pesquise opções que atendam às necessidades específicas. Procure por sistemas que permitam flexibilidade na definição de políticas e automatizem o processo de arquivamento conforme essas diretrizes. Priorize soluções capazes de lidar com grande volume e variedade de dados, além de oferecer recursos de pesquisa robustos para recuperar informações quando necessário. Avalie a confiabilidade e o desempenho com base em avaliações de usuários e recomendações do setor. Escolher uma solução bem avaliada garantirá eficiência e segurança na gestão dos dados.

Avalie os recursos oferecidos por cada opção. Essas soluções devem ter fluxos de trabalho automatizados que acionem ações de arquivamento conforme regras predefinidas. Além disso, é fundamental que forneçam registros detalhados e relatórios para monitorar a conformidade com as políticas de retenção. Recursos de segurança, como criptografia e controle de acesso, são indispensáveis para proteger os dados arquivados contra acessos não autorizados. Ao considerar as opções disponíveis, é essencial buscar soluções que ofereçam esses recursos de forma abrangente e eficaz.

Para encontrar soluções recomendo testar diferentes opções disponíveis no mercado. Antes de se comprometer, explore versões de avaliação ou demonstrações oferecidas pelos fornecedores. Isso permite uma avaliação prática da compatibilidade da solução com sua infraestrutura e se ela atende às necessidades específicas de automação de políticas de retenção. Além disso, durante os testes, avalie a integração com seus dados reais e a facilidade de uso da plataforma. Essa abordagem prática ajudará a garantir uma escolha adequada e a identificar a solução mais alinhada às suas exigências.

Considere a escalabilidade. À medida que uma empresa cresce, seus dados aumentam, exigindo uma solução que possa expandir junto. Optar por uma plataforma escalável não só lida com o aumento do volume de dados, mas também se adapta a novos tipos de dados e mudanças regulatórias. Isso evita dores de cabeça futuras e custos de migração para sistemas diferentes. Além disso, é crucial buscar soluções que garantam segurança e conformidade regulatória, como a criptografia de dados e o cumprimento de normas. Essas medidas protegem a integridade e a confidencialidade dos dados, essenciais para a continuidade dos negócios.

Consideration should also bring made for when the retention schedules become obsolete and require a brand new replacement and what that could look like within the capabilities of the solution chosen.

Ensure the appropriate Acts and Information Standards are also considered for your organisation type, as some agencies may not fall under the Public Records Act 2023, be State or Federal, not-for-profit etc.