F-2

PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES 2011 CON INCLUSIN DEL PRESUPUESTO QUE DEMANDE SU EJECUCIN No cuenta con PIA aprobado 2011, nos hace de conocimiento que la Oficina de logstica ya envi su cuadro de necesidades de bienes y servicios de las diferentes reas con montos y fechas de ejecucin a la oficina de presupuesto pero que a la fecha no cuenta con respuesta alguna.

VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN EXISTENTE EN LA UNIDAD DE LOGSTICA, QUE Comentario (*) Dr. Martin Yactayo Cama Ing. Inocente Cesario Borda Chanca Srta. Milagros Arias Zapata Pedro Vera Cuzcano Yuli Yataco Lvano. Estas son las personas que integran el comit para la adquisiciones de todos los procesos -

TENGA RELACIN CON SU COMPETENCIA FUNCIONAL. Disposicin SI NO Ordenanzas Aprobatorias de: X Resolucin de Alcalda relacionada a la conformacin de los Comits de Adquisiciones

Instrumentos de Gestin: Manual de Organizacin y Funciones MOF de la Unidad Registro de Proveedores Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones Registro de distribucin y control de los bienes Libro de comit de adquisiciones. Manuales, Directivas y Reglamentos: Reglamento de donaciones Reglamento de alta y baja de bienes Directiva sobre viticos Reglamento de consolidacin o canje de deuda por bienes y/o servicios Otros documentos: Contratos Convenios X X X X X X X X X X X Informes de control emitidos por el OCI X Entre los convenios mas resaltantes son los de Caritas del Per y las Municipalidades de Lima y otras

F3 LTIMOS DOCUMENTOS EMITIDOS POR LA UNIDAD DE LOGSTICA

Documento Oficio Memorando Circular Informe Otros F-4

N 06 07 0 1219

Fecha 02/12/2010 16/12/2010 0 20/12/2010

Asunto y/o Referencia Devolucin de carta fianza Documentacin de movilidades a cargo 0 Pago del Ing. Chacon

RELACIN DE MOBILIARIOS, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA LOGISTICA. : N COD. INVENT 1 2 3 DENOMINACI N MONITOR 17 PLANA CPU TECLADO MOD DESCRIPCION MARCA N SERIE 009UXTC015 61 EST AD O B B ZCE0901016 42 BRBSBBKGB 0 B USUARIO OBSERV ACIONES

LG LG GENIUS

Milagros C. Arias Zapata

IMPRESORA ESCRITORIO DE

HP

MELAMINE 3 CUERPOS

BUFFER C/PARLANTE ARMARIO DE MADERA ARMARIO DE MADERA ARMARIO DE MADERA ARMARIO DE MADERA

CREATIV E

CNMF04000 16R02981X

10

11

ARMARIO DE MADERA ESTABILIZADOR SOLIDO ESCRITORIO DELTA POWER

12

13

CHICO DE MADERA

14 15 16 17

SILLA DE PLASTICO SILLA METAL SILLA MADERA TACHO DE PLASTICO ROUTER 1110704170 1239

B R R B

18

SECRETARIA:

N COD. INVENT 1 2 DENOMINACI N MONITOR 15 CPU MOD

DESCRIPCION MARCA SANSUN G N SERIE SC15H9LP60 7534X EST AD O B B 9JP1MP1U8 USUARIO OBSERV ACIONES

592 US

Luisa Bravo Ossco

TECLADO

S75W26647 0A0000

4 5 6

IMPRESORA PARLANTE TELEFONO MODULO DE

TH7AU530D R

B B

AL2002T021 1547

COMPUTO GRANDE

SILLA DE

METAL SILLA 9 GIRATORIO CHICO 10 ESTABILISADOR PCE B R

ALMACEN:

DESCRIPCION MONITOR 17 2 3 4 5 CPU TECLADO PARLANTES SILLA DE METAL MODULO DE 6 003195 COMPUTO GRANDE 7 8 CALCULADORA GATA DE 3 TN HYDRAU LIC JACK HYDRAU LIC JACK B R MODELO MARCA DELUXE CIPERTEL ALTRON 003UXJX5E0 84 C090B0501 1878K27011 41 B B B B R Marlon Hernn Marallano Daz

GATA DE 3 TN ENGRASADORA

10

DE ALTA PRESION ENGRASADORA

KAMASA

11

E ALTA PRESION

KAMASA

CRIC 12 GATA DE 1 TN LOSANG E 13 14 15 SISAYA SISAYA PALA B B R B

16 17

EXTINTOR PS EXTINTOR PS

R R

F5 ESTADO SITUACIONAL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CONTROL A CARGO DE LA UNIDAD DE LOGSTICA.

Documento rdenes de Compra rdenes de Servicio Pedido de Comprobante de Salida PECOSA Plizas de Entrada y Salida de Bienes Plan Anual de Adquisiciones 2010 y 2011 Inventario de bienes debidamente valorizados y actualizados Registro de proveedores y el Catlogo de Bienes Otros

Verificacin (*) 489-16 dic. Veneno para ratas 1647 - 20 dic. Estado de suelos Ultima pecosa N 3385 16 Dic. rea de Personal No tiene No tiene Se encuentra incompleto falta valorizacin No cuenta con registro de proveedores

* REGISTROS DE DOCUMENTOS INGRESADOS Y/O SALIDOS DE LA UNIDAD DE LOGSTICA

Registro Fecha de ltimo registro Foliacin en cada una de sus hojas o por documento entregado Cargo de documentos entregados con la firma como seal de conformidad de quienes lo decepcionaron.

Verificacin Informe 303 a CEM 17 dic. 2010 Si Si

* IMPLEMENTACIN Y ACTUALIZACIN DEL MARGES DE BIENES MUNICIPALES (REF. LEY N27972 LEY ORGNICA DE MUNICIPALIDADES ARTCULO 57). PRECISAR AL QUE CORRESPONDE SU LTIMO REGISTRO. No cuenta con marges

* COMISIONES INTERNAS DE TRABAJO, COMISIONES ESPECIALES U OTRAS EN LAS QUE PARTICIPE

EL JEFE DE LA UNIDAD DE LOGSTICA. Resolucin N 149-2010-MDI Fecha 05/05/2010 Denominacin de la Comisin Comit especial permanente Cargos y/o Funciones Integrante del comit

* EN RELACIN A LA DOCUMENTACIN EN PODER DE LA UNIDAD DE LOGSTICA CUYO

TITULAR ES CONFORME DE COMISIONES INTERNAS DE TRABAJO, COMISIONES ESPECIALES U OTRAS. Libro de Actas Libro de Actas Fecha de legalizacin o autorizacin ltimo folio utilizado Folios en Blanco Folios con correcciones Folios con Enmendaduras Actas no cerradas de Sesiones (indicar fechas) Actas con lneas en blanco Actas no suscritas por los integrantes de la respectiva Comisin

Verificacin (*) 28 Agosto 2007 libro 406-2007 57 58 al 400 Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno

* USO DE SELLOS

TIPO DE SELLO Recepcin

DESCRIPCIN Sello para recepcin de documentacin ingresada Logstica la la a

ESTAMPADO SELLO

OBSERVACIONES

Visto Bueno

Sello redondo para el visto bueno de documentaciones

Atendido

Sello de Atendido para los documentos que se den tramite

Post-Firma

Sello personal de nombres y apellidos del jefe de la Oficina.

F6 SITUACIN DE EXPEDIENTES EN TRMITE N FECHA NOMBRE DEL RECURRENTE ASUNTO COMENTARIOS / OBSERVACIONES El monto asignado a la orden es de 1000.00 nuevos soles El monto asignado a la orden es de 1000.00 nuevos soles

O/S 1034

25/08/2010

Luis Anicama Soto

Pago de defensa civil

O/S 1035

25/08/2010

Luis Anicama Soto

Pago de defensa civil

F7 REGISTRO Y ARCHIVO DE RDENES DE COMPRA

DETALLE AOS 2007

N EMITIDOS 217

FOLIOS

N ULTIMO 781

FECHA

ASUNTO

OBSERVACIONES

709

14/06/07

Adquisicin materiales de construccin

896 2008 987 2009 489 2010

4789 5218 2687

896 987 489

11/12/08 20/11/09 16/12/10 Veneno para ratas

No se encontraron archivadores se nos informo que producto del terremoto se extraviaron los archivadores, pero no existen denuncia policial Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas

F -8 REGISTRO Y ARCHIVO DE RDENES DE SERVICIOS

DETALLE AOS 2007

N s EMITIDOS 2964

FOLIOS

N ULTIMO 2964

FECHA

ASUNTO

OBSERVACIONES

9691

02/10/07

Custodia del Policlnico

Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas

2260 2008 3019 2009 1647 2010

10237 10903 5288

2260 3019 1647

26/09/08 30/12/09 20/12/10 Estado de Suelos

F-9 REGISTRO Y ARCHIVO PEDIDO COMPROBANTES DE SALIDA

DETALLE AOS

N s EMITIDOS

FOLIOS

N ULTIMO

FECHA

ASUNTO

OBSERVACIONES

2007

1138

2557

No se puede saber exactamente cul es el ultimo numero de comprobante por tener la documentacin desordenada en distintos archivadores Mejoramiento del Sist. De Agua Potable CP Cerro Alegre Gasolina 6 galones para moto MDI Gustavo Orellana Construccin de Club de Madres de Cerro Candela El responsable manifiesta que le falta foliar la informacin del mes Diciembre por que todava no haba cerrado el mes.

2008

189

383

12435

11/12/08

2009

1989

3505

02843

29/12/09

2010

1568

Falta foliar

4470

14/12/10

F 10 REGISTRO Y ARCHIVO DE TARJETAS DE CONTROL DE EXISTENCIA VALORIZADA (KARDEX) No cuenta con Kardex actualizado desde el ao 2007 a la fecha, pero si enva informe mensual valorizado. F 11 REGISTRO Y ARCHIVO DE SOLICITUDES DE COTIZACIONES No cuenta con ningn registro actualizado de cotizaciones. F -12 REGISTRO Y ARCHIVO DE PROCESOS DE SELECCIN

2007 DETALLE PROCESOS LICITACIN PBLICA CONCURSO PUBLICO ADJUDICACIN DIRECTA PUBLICA ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA EXONERACIN PROCESO 04 0 ninguna N s CONVOCADAS N s SUPENDIDAS N ULTIMA FECHA ASUNTO OBSERVACIONES

2008 DETALLE PROCESOS N s CONVOCADA S N s SUPENDIDA S N ULTIM A FECHA ASUNTO OBSERVACIONE S

LICITACIN PBLICA CONCURSO PBLICO ADJUDICACI

N DIRECTA PUBLICA ADJUDICACI N DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACI N DE MENOR CUANTA EXONERACIN PROCESO 06 0 06-08 12/09/0 8 Remodelacin de la Plaza de Armas del CP Cerro Alegre Pavimentaci n Calle Colon 26/02/0 8 Vaso de leche No cuenta con documentacin sustentadora del proceso. ninguna

31

31-08

01

01-08

ninguna

2009 DETALLE PROCESOS N s CONVOCADA S N s SUPENDIDA S N ULTIM A FECHA ASUNTO OBSERVACIONE S

LICITACIN PBLICA CONCURSO PBLICO ADJUDICACI N DIRECTA PUBLICA ADJUDICACI N DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACI N DE MENOR CUANTA EXONERACI N PROCESO 01 0 01-09 03/03/0 9 Vaso de leche Pavimentacin de las calles del AAHH Asuncin 8 Pavimentacin de la Av. Relmpago de en el CP San Benito Pavimentacione s la 1era y 2da cuadra de la Av. La Mar No cuenta con documentacin sustentadora del proceso ninguna

03

03-09

013

013-09

23/11/0 9

ninguna

05

05-09

ninguna

2010 DETALLE PROCESOS N s CONVOCADA S N s SUPENDIDA S N ULTIM A FECHA ASUNTO OBSERVACIONE S

LICITACIN PBLICA CONCURSO

PBLICO ADJUDICACI N DIRECTA PUBLICA ADJUDICACI N DIRECTA SELECTIVA Construccin del Pozo Tubular y tanque elevado en cerro Candela Asesora de materia de fiscalizacin tributaria y administrativ a

ADJUDICACI N DE MENOR CUANTA

03

03-10

12/05/1 0

EXONERACIN PROCESO

01

01-10

F 13 LIBROS DE ACTAS POR TIPO DE PROCESOS DE SELECCIN

DETALLE AOS 2007 2008

N s LIBROS 01

FOLIOS

N ULTIMO 58

FECHA

ASUNTO

OBSERVACIONES

400

28/08/07

el libro est registrado con N 406-2007 NO EXISTE NO EXISTE

2009 NO EXISTE 2010 F - 14 BIENES MUEBLES TEM CDIGO MODALIDAD DE ADQUISICIN DESCRIPCIN COSTO DE ADQUISICIN ESTADO SITUACIONAL UBICACIN

Se adjunta copia de inventario 2008 y un borrador del inventario 2010

F - 15 RELACIN DEL PERSONAL CONTRATADO BAJO LA MODALIDAD DE LOCACIN DE SERVICIOS NOMBRES Y APELLIDOS Cama Vicente Dora Isabel Castillo Torres Paola De la Cruz Hermoza Alexy Gutirrez Cabello Ingrid L. Luyo Rojas Mara Esther Reyes de la Cruz Antonia Adhemir Vicente FloresDelcy Roceli OBSERVACIONES.REA O FUNCIN Tesorera Asesora Legal Personal CEM Biblioteca Contabilidad Policlnico PROYECTO Cajera Secretaria Supervisor Tcnico Planillas Encargada Asistente Secretaria de VENCIMIENTO DE CONTRATO 01-04-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-05-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 IMPORTE DE LOS HONORARIOS 600.00 550.00 920.18 800.00 550.00 1141.05 688.86

* Observamos que la documentacin revisada por la comisin en muchas de ellas se encontraban

incompletas como son las rdenes de compra y servicio asimismo en algunos procesos dichos documentos son importantes porque sustentaran la razn y el gasto de los procesos y rdenes de servicios o compra.

* Tambin debemos de observar que el ambiente con el que cuenta el rea de logstica esta
compartido con la de almacn es decir que la oficina de almacn y todos sus bienes para la distribucin o en custodia se encuentran dentro de la oficina de logstica el cual no es ideal para una buena administracin y cuidado de los objetos, mas aun cuando no cuenta con la seguridad pertinente por no tener puerta de acceso, no tener separadores de ambientes, no cuenta con iluminacin, no cuenta con ductos o ventanas de ventilacin, el piso esta solo enlucido y los materiales se encuentran expuestos a la humedad, roedores y otras clases de deterioros que podran perjudicar as, los bienes donados y/o adquiridos en diferentes procesos o compras directas.

* El rea de logstica debera de contar con mobiliario suficiente y en buen estado en donde pueda
abastecer a todas los expediente y o materiales para el buen desempeo de las labores encomendadas.

* Debera de crearse el rea de Control Patrimonial perenne por las siguiente razones: solo se busca a
un encargado de control patrimonial cuando se realizan inventarios, esto perjudica por que los bienes que son de la institucin no se lleva un control estricto mucho menos se encuentran

debidamente codificados o etiquetados, hay muchos bienes que se encuentran en calidad de chatarra y obsoletos por deterioro, obsolescencia tcnica, mantenimiento o reparacin onerosa, perdida , robo o sustraccin, siniestro (fenmenos de la naturaleza), cualquiera de estas causales debera de darse de baja y as limpiar el marges de bienes de la institucin y poder adquirir nuevos bienes. Asimismo dicha rea podra sanear todos los bienes inmuebles y vehculos que no cuenten con la documentacin correspondiente.

En seal de conformidad, se recibe previa constatacin y verificacin, para su efecto firman las partes correspondientes al pie de la presente acta.

.. Jefe de La Sub Gerencia de Logstica y Control Patrimonial.

... Sr. Giovani Quispe Crdenas Miembro Del Comit de Transferencia.