CÓDIGO: 6548
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PROYECTO FECHA VERSIÓN: 02/05//2019
VERSIÓN: 1.0
Nombre del Cliente: SONDA DE COLOMBIA UNIDAD DATA CENTER Y CLOUD
Nombre del Proyecto: Modelo de operación y Servicio
Gerente de Proyecto: Karen Eliana Gonzalez Giraldo
Ubicación: SONDA 118 Fecha de reunión: 05/JUL/2019
Hora de inicio: 09:00 am Hora de finalización: 10:00 am
Fecha de inicio de Fecha de terminación
01/JUL/2019 27/FEB/2029
proyecto: de proyecto:
Asistentes:
Nombre ROL
Karen Eliana Gonzalez Giraldo Gerente de Proyecto
Carolina Guerrero Gerente Unidad
Carolina Peña Gestora de procesos
Fernando Llanos Gestor de procesos
Sergio Llanos Gestor de procesos
Agenda del día:
1. Resumen ejecutivo del Proyecto
1.1. Descripción:
Inicialmente el diagnóstico para el modelo de operación y servicio se realizará de
manera general para la unida de DCC en donde se realizara un primer análisis con
metodología PESI en donde se revise de manera más detallada cada una de las fortalezas
y necesidades que se presentan en la unidad validando de manera inicial cuales serían
los principales frentes a tratar.
Se tendrá disponible de manera oportuna el repositorio Share Point de office 365 para
llevar a cabo la estructuración de la primera fase de levantamiento de información.
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1.2. Objetivo:
Construir, implementar y consolidar el modelo de Operación y Modelo de Gestión del
Servicio basado en ISO20000 para las operaciones de Administración a cargo de la
Unidad de Datacenter & Cloud de SONDA, mediante la identificación de los servicios,
procesos y recursos que intervienen en la operación, y la definición de sus interacciones
y resultados esperados a la luz de la norma, las mejores prácticas y de las necesidades
de servicio de cada cliente.
2. Alcance del Proyecto
2.1. Descripción del alcance:
De acuerdo con las necesidades presentadas en la unidad de Data Center y Cloud de la
compañía Sonda de Colombia se procede a definir un modelo de operación y servicio
que diagnostique y estructure el estado actual de la operación basados en la norma ISO
20.000 identificando las fortalezas y debilidades relacionadas con la documentación que
hace parte de esta.
Este modelo estará compuesto por distintos documentos y matrices que definirán el
estado y la solución a lo diagnosticado.
2.2. Requerimientos
Plataforma de SharePoint de office 365 con el respectivo
2.3. Hitos/entregables
Hito Responsable
Acta Constitución del Proyecto SONDA Colombia
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MODELO DE OPERACIÓN Y SERVICIO DCC
SEGUIMIENTO,
MODELO DE MODELO DE
CONTROL Y
OPERACION SERVICIO
MEJORA
Marco Operacional Proceso Gestión de Proceso Gestión de Proceso Gestión de
Plan de Auditorías
Estándar Incidentes Peticiones Problemas
Guías de
Reportes de
Administración de Definición Definición Definición
Auditorías
Servicios
Marco Operacional
Capacitación Capacitación Capacitación Acciones de Mejora
por Cliente
Guías de
Administración por Implementación Implementación Implementación
Cliente
2.4. Criterios de Aceptación.
Entrega y estructuración de modelo de operación y servicio en herramienta Share Point.
3. Condiciones del Proyecto
3.1 Supuestos
Para lograr el éxito del Modelo de operación y servicio se debe contar con:
DCC debe garantizar la disponibilidad de los especialistas para el respectivo
levantamiento de información
DCC debe garantizar que la plataforma de Share Point cuente con los respectivos
Backups y disponibilidad 7 X 24.
3.2. Restricciones
El recurso humano asignado para el levantamiento de información.
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No incluye creación de aplicaciones
Todos los especialistas se encuentren disponibles
No se realizará administración de plataforma Share Point.
3.3. Riesgos preliminares
Riesgo Probabilidad Impacto Responsable
Incumplimiento en la entrega
de servidores en los tiempos Probable Alto SONDA
pactados
Indisponibilidad de los
Poco
especialistas para el Alto SONDA
Probable
levantamiento de información
4. Gobierno y Equipo de Proyecto
4.1. Esquema de trabajo
La entrega y documentación de la información será responsabilidad del Area de
Mejora Continua de la Unidad de DCC.
4.2. Esquema de comunicación
Las comunicaciones serán realizadas por los designados por las partes en este
caso el gerente Unidad de parte de SONDA (Carolina Guerrero) y el Gerente de
proyecto o líder del Area de Mejora continua de DCC (Karen Gonzalez) de la
siguiente manera:
Tipo de
Escenario Registro
comunicación
Reunión
Formatos y aprobaciones por parte de
(Presencial y/o Reunión de Seguimiento
la gerente de la unidad y División.
Virtual)
Correos
Seguimiento Correo electrónico
Electrónicos
Visualización de
Share Point Links de acceso
la información
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4.3. Procedimiento de atención soporte
Se debe dirigir directamente al área de mejora continua durante el periodo de
implementación, luego DCC pondrá a disposición especialistas que realicen la
respectiva administración.
4.4. Procedimiento de atención de quejas
Cualquier inconformidad pertinente al desarrollo del proyecto se debe escalar
en su orden:
1. Karen Gonzalez
2. Carolina Guerrero
3. Cesar Fradique
5. Mecanismos de Control de Cambios y Monitoreo
La gestión de monitoreo y la gestión de control de cambios se llevarán a cabo bajo
los lineamientos de los procesos de SONDA Colombia.
6. Cronograma
Actividad Responsable Fecha de Finalización
Generación de PESI Mejora Continua 10/JUL/2019
Primer diagnostico Mejora Continua 30/JUL/2019
Primera muestra en Share Point Mejora Continua 1/SEP/2019
7. Compromisos
Compromiso Responsable Fecha
Enviar acta de constitución Karen Gonzalez 07/JUL/2019
Envió de PESI Carolina Peña 15/JUL/2019
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8. Aprobación
Nombre Cargo Firma
Carolina Guerrero Gerente Unidad DCC
Gerente de proyecto
Karen Gonzalez
Mejora Continua
Carolina Peña Gestor de procesos
Fernando Llanos Gestor de procesos
Sergio Llanos Gestor de procesos
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