Manual

de
Office
Básico

Addai Guerrero Quiñones

Luz Vanessa Loya Peña
Martina Ivonne Siqueiros García
Eva Claudia Pérez Ortega
Evelyn Paulina Hinojos Cepeda
Marco Antonio Orozco Sánchez

25 de octubre de 2019
Contenido
Introducción .............................................................................................................................................. 4
Objetivo .......................................................................................................................................... 5
Objetivo General ............................................................................................................................... 5
Objetivos específicos ........................................................................................................................ 5
ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO DE CÓMPUTO ................................................................................. 6
Conociendo la computadora ........................................................................................................... 7
PROCESADOR DE TEXTOS (WORD) ................................................................................................... 8
WORD 2016................................................................................................................................... 9
Crear documento .............................................................................................................................. 9
Desplazamientos por un documento .............................................................................................. 10
Abrir ................................................................................................................................................. 11
Cerrar .............................................................................................................................................. 13
Guardar como ................................................................................................................................. 14
Cortar .............................................................................................................................................. 15
Copiar.............................................................................................................................................. 16
Pegar ............................................................................................................................................... 16
Formato de fuente ........................................................................................................................... 18
Espacio entre caracteres ................................................................................................................ 20
Cambiar mayúsculas por minúsculas ............................................................................................. 21
Formato de página .......................................................................................................................... 21
EXCEL .................................................................................................................................................... 24
Excel 2016 .................................................................................................................................... 25
Pantalla Inicial ................................................................................................................................. 25
La ventana de Excel ....................................................................................................................... 26
Menú Archivo .................................................................................................................................. 26
Las barras ....................................................................................................................................... 27
Cinta de opciones ........................................................................................................................... 28
Introducir texto y números en una celda......................................................................................... 30
Modificar datos ................................................................................................................................ 32
Formatos de celda .......................................................................................................................... 33
Alineación........................................................................................................................................ 35
Orientación ...................................................................................................................................... 35
Ajustar texto .................................................................................................................................... 36
Combinar y centrar ......................................................................................................................... 36
Copiar formato ................................................................................................................................ 37
Formato de valores numéricos ....................................................................................................... 38
Ventana formato de celdas ............................................................................................................. 40
Ajustar ancho de columnas y alto de filas ...................................................................................... 42

2
 Insertar y eliminar filas y columnas................................................................................................. 45
Insertar columnas ........................................................................................................................... 46
Insertar filas o columnas con el menú contextual........................................................................... 48
Insertar celdas en una hoja............................................................................................................. 49
Eliminar filas en una hoja ................................................................................................................ 51
Mover o copiar celdas y contenido de celdas................................................................................. 51
Obtener una vista previa de impresión de páginas de hoja de cálculo antes de imprimirlas ........ 54
Información más útil ........................................................................................................................ 55
Guardar documento ........................................................................................................................ 56
POWER POINT ...................................................................................................................................... 58
POWER POINT 2016 ..................................................................................................................... 59
Crear una presentación .................................................................................................................. 59
Agregar una diapositiva .................................................................................................................. 60
Agregar texto y darle formato ......................................................................................................... 60
Agregar diseño ................................................................................................................................ 61
Agregar transición .......................................................................................................................... 61
Agregar animación .......................................................................................................................... 62
Visualización de la presentación .................................................................................................. 63

3
Introducción

Microsoft dispone de un conjunto de herramientas llamado “Office” que se compone de

todo lo necesario para resolver cuantos problemas se presenten en los trabajos propios de
cualquier usuario bien a nivel de oficina o doméstico. A este conjunto de herramientas se le
suele llamar “paquete ofimático” porque a los trabajos de este tipo se les denomina “de
ofimática”. Este curso comprende los programas de Word, que es un procesador de textos
que te ayudará a dar un excelente formato a todos tus documentos, PowerPoint con el cual
elaborarás una presentación que te permita expresar tus ideas de forma efectiva y Excel que
te permitirá manejar tu información numérica de forma creativa por medio de la creación
de gráficas y más.

4
Objetivo

Objetivo General

Aprender las funciones básicas para escribir textos con Word, para manejar hojas de cálculo con
Excel y hacer presentaciones en Power Point

Objetivos específicos

• Conocer los menús y botones de la ventana de Word, Excel y Power Point.

• Conocer las operaciones más habituales para crear y gestionar documentos de Word y hojas
de cálculo de Excel, así como también presentaciones de diapositivas en Power Point.
• Conocer las herramientas básicas de Word, Excel y Power Point.
• Aprender a dar formato a documentos, hojas de cálculo y presentación de diapositivas.

5
ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

6
Conociendo la computadora

La computadora es una herramienta indispensable para cualquier trabajo u oficio, ya

que permite agilizar y automatizar procesos.

Dicha herramienta de trabajo consta de varios componentes:

7
PROCESADOR DE TEXTOS (WORD)

8
WORD 2016

Microsoft Word es una herramienta de procesamiento de texto para crear diferentes tipos de
documentos que se utilizan en los entornos laborales y escolares. Contiene un fondo de Office
personalizado que aparece encima de la cinta, acceso directo a la cuenta de OneDrive, una opción
para trabajar en modo lectura, un texto de pestaña que aparece azul cuando está activa, un fondo azul
para la barra de estado y muchas más características nuevas e interesantes. Cuando se inicia Word
por primera vez, muestra la pantalla reciente al abrirse. Esta pantalla permite crear un nuevo
documento en blanco o un documento a partir de una plantilla, y al salir de un documento y volver
más tarde, Word 2016 se reanuda donde lo dejó.

Crear documento

En el menú principal se selecciona la opción de nuevo y se elige el documento que se desea realizar,
lo más común es un documento en blanco.

9
Desplazamientos por un documento

Nuevo

Para crear un nuevo documento se elige entre las pestañas que aparecen en la parte principal
“Archivo”.

Posteriormente aparecerá una pantalla para seleccionar el formato del documento nuevo.

10
Al dar click en documento en blanco aparece una hoja en la cual se puede escribir un documento.

Abrir

Se selecciona la pestaña archivo

Se selecciona la opción abrir, nos muestra las opciones donde se puede ubicar el documento que se
desea abrir. En la opción de “Recientes” aparecen los documentos que han sido abierto últimamente.

11
En la opción en “Este PC” aparecen las carpetas en las cuales se puede ubicar el documento que se
quiere abrir.

En la opción “Agregar un sitio” aparece los documentos que se encuentran en OneDrive.

12
Si la opción para abrir un archivo es “Examinar” se puede buscar en la computadora.

Cerrar

En la esquina superior ubicada a la derecha de la pantalla se encuentra una “X” con la cual se puede
cerrar el documento.

Si el documento no ha sido guardado nos aparece el siguiente mensaje, si se selecciona “guardar”,

nos pedirá el nombre del documento para guardarlo. Si se selecciona el botón de “No guardar” el
documento se cerrará y no será posible abrirlo nuevamente. Si la opción a elegir es “Cancelar”
permite seguir trabajando en el documento.

13
Guardar como

Otra opción es ubicarnos en la pantalla principal y elegir la opción “Guardar como”.

Si se elige la opción de “Guardar como” nos aparecen donde se desea guardar el documento en
“Recientes”.

14
Otra opción de guardar como es “Este PC”, “Agregar un sitio” o bien “Examinar”.

Cortar

Una vez que tenemos algún texto en el documento para cortar se selecciona el texto con el mouse
dando click izquierdo y pasando el mouse sobre el texto que se quiere cortar, posteriormente se da un
clic al botón derecho del mouse y se selecciona la opción de cortar, lo cual eliminará esa parte del
texto de ese lugar.

15
Copiar

Una vez que tenemos algún texto en el documento para copiar se selecciona el texto con el mouse
dando click izquierdo y pasando el mouse sobre el texto que se quiere copiar, posteriormente se da
un clic al botón derecho del mouse y se selecciona la opción de cortar, lo cual eliminará esa parte del
texto de ese lugar.

Pegar

En la barra de herramientas se encuentra la pestaña de inicio la cual contiene la opción de pegar.

16
El texto o bien imagen que se ha copiado es hora de pegarla, se selecciona la opción de pegarla como
Mapa de bits, mapa de bits independiente del dispositivo, texto sin formato etc.…

17
Formato de fuente

Tipo de fuente
En la pestaña de inicio aparece un espacio dedicado a “Fuente” es el tipo de letra con la cual
se quiere escribir, tamaño, estilo y efecto

Una vez que se seleccionó el tipo de fuente, se selecciona el tamaño de la fuente (es decir el
tamaño de la letra)

18
Aparece la opción para dar click y desplegar las barras que contienen las opciones disponibles.

Primero se selecciona “Fuente”, el “estilo de la fuente” puede ser “Normal”, “Cursiva”, “Negrita” o
“Negrita Cursiva”.

El tamaño de la fuente es otra opción para seleccionar, dependiendo del texto que se esté escribiendo.

19
Otras opciones son “Color de la fuente”, el “Estilo del subrayado”.

Espacio entre caracteres

PASOS

1. Selección del texto deseado.

2. En la pestaña de inicio de clic en el selector Fuente.

3. Seleccione la pestaña de Avanzado

4. Dentro de la pestaña de Avanzado localice el apartado Espacio entre caracteres y

especifique los valores deseados.

20
Cambiar mayúsculas por minúsculas

1. Seleccione el texto deseado.

2. En la pestaña de inicio de clic en y elija la opción deseada

Formato de página

Modificar margen, orientación y tamaño de la página

1. Seleccione la pestaña Disposición y de clic en la imagen deseada.

2. Según la instrucción deseada elija alguna de las opciones.

21
3. En caso de no contar con la configuración deseada, de clic y defina
sus propios márgenes, al configurar los requerimientos deseados de clic en el botón de
Aceptar.

4. Para cambiar la orientación del documento, de clic en Orientación y seleccione la opción

deseada.

5. Guardar documento, con el teclado presione las teclas Ctrl + G. o de clic en la pestaña de
Archivo.

6. De clic en Guardar o Guardar como, elija una carpeta, escriba el nombre del documento
que desea guardar y de clic en Guardar

22
 7. Adjuntar documento por correo:
• Inicia sesión en el correo deseado
• Abra nuevo mensaje
• Indique a quien va dirigido el correo
• De clic en Adjuntar y seleccione la fuente del documento.

Seleccione el documento que desea adjuntar y de clic en Abrir.

23
EXCEL

24
Excel 2016

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo. Las hojas
de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables
de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel, y aunque
inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de
aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

Pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una ventana como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se
nos mostrará una hoja de cálculo.

La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

25
La ventana de Excel

Menú Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla se
desplega un menú desde donde se pueden ver las acciones a realizar sobre el documento, incluyendo
Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir.

Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si
hacemos clic en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda
la superficie de la ventana Excel. Para cerrar el menú Archivo y volver al documento pulsamos ESC
o hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.

26
Las barras

a) Barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos.

En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar, Maximizar y Cerrar.

b) Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer
o Rehacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones necesarios; para ello, se despliega la
opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con
forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos
anteriormente.

En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la
barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si
no se encuentra la opción en la lista se puede ir a Más comandos.

27
Cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos al menú.

Los menús principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En
ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero, además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: los
menús de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado una imagen, dispondremos del
menú Herramientas de imagen, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones
en las imágenes.

28
 c) La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

d) La barra de etiquetas de hojas

Contiene todas las hojas del libro y nos podemos desplazar entre ellas a través de las flechas
(pequeños triángulos) que están a la izquierda.

e) Las barras de desplazamiento

Existen dos, una vertical y otra horizontal. Permiten moverse dentro de toda el área de trabajo de la
hoja.

f) Barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de
tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

29
Introducir texto y números en una celda

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que se desea
introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como se puede observar en
la imagen siguiente:

Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los tres métodos que explicaremos
a continuación:

a) INTRO también llamado ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la

celda activa se pasa a la que se encuentra justo por debajo.

30
 b) TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

c) CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón en forma de “palomita” de la barra de fórmulas.

Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda, pero la celda activa
seguirá siendo la misma.

Si al haber introducido la información y antes de presionar ENTER se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
seguirá con el valor que tenía.

Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información sobre el
posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que dice y
aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Se tendrá que
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al
pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la
celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

31
Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde,
después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar

utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición.

No se puede utilizar la tecla flecha izquierda porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda, después

activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el cursor al final de esta; ahora es cuando podemos modificar la
información.

Después de teclear la modificación pulsaremos ENTER o haremos clic sobre el botón Introducir.

32
Si después de haber modificado la información y antes de presionar ENTER se cambia de opinión y
se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y
la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe
el nuevo valor directamente sobre ésta.

Formatos de celda

Excel nos permite no solo realizar operaciones matemáticas, sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma
con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de
forma rápida y eficiente.

Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos los gastos y las ganancias del año y resaltar en color
rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido
bien o mal.

A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2016 respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Cuando se habla de fuente, nos referimos a la letra (la tipografía) que representa los datos, podemos
cambiar la apariencia de la fuente (de la letra) en una hoja de cálculo: tamaño, estilo y color de los
datos en una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de
diálogo o la cinta de opciones. En cualquiera de las dos primero se deberá previamente seleccionar el
rango de celdas que en el que se desea modificar el aspecto:

a) Utilizando el grupo fuente de la cinta de opciones en el menú inicio:

33
En este grupo se encuentran las opciones más utilizadas para dar un formato a la fuente:

a) Fuente: Es el recuadro en el que se encuentra al nombre de la fuente Calibri que es la fuente

predeterminada. Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente
elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que en la impresora, y que
además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente, aunque no aparezca en la
lista de tamaños disponibles).

b) Tamaño: El tamaño predeterminado es el número 11. Dependiendo del tipo de fuente elegido,
se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.

También se puede utilizar los botones, que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic,

respectivamente.

c) Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con

cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva , Negrita , o una

combinación de ambas.

d) Subrayado: Permite subrayar los caracteres sobre los cuales se aplique este estilo.
e) Color: Por defecto el color activo es Automático (negro), pero haciendo clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir un color para la letra. El color se aplica tanto a la fuente como a la
celda.

34
Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de
cálculo, seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

b) En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar las
opciones de forma rápida.

Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior).

Si nos situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.

Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

Orientación

Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por
defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo: desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un
reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.

35
Ajustar texto

Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido.

Si activamos esta opción Ajustar texto, el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta. Para ello, incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias
filas dentro de la celda. En resumen: esta opción amplía la celda si el texto no cabe.

Combinar y centrar

Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. El botón Combinar y centrar unirá
todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y, a continuación, nos centrará los datos.
Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.

36
Copiar formato

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces es copiar el
formato.

La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato. Está situada en la categoría
Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.

3. Observarás que, al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el siguiente aspecto.

4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato.

Y ya está. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y
cada uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.

37
Formato de valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:

a) Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

b) Ir a la cinta de opciones y buscar el grupo Número en el menú de Inicio.
c) Desplegar el recuadro de tipos de formatos de Números.

Por configuración inicial los formatos de celdas son de tipo General.

d) Elegir el formato que se adapte a nuestra información

Cuando elegimos un formato, se visualiza un previo de cómo se verá en la celda. En la imagen

siguiente se ven los formatos para el número 12345.

38
Los tipos de formatos son los siguientes:

a) General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza

Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si
la cifra no coge por completo en la celda.
b) Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales.
También permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números
negativos.
c) Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales. Se
puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números
negativos.
d) Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
e) Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
f) Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.

39
 g) Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por
100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra
0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger
entre nueve formatos de fracción.
h) Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
número de decimales.
i) Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
j) Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número
de teléfono, etc.

Además de estos formatos, podemos elegir otros desde la cinta de opciones:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato
moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración
regional de Windows, posiblemente tendremos el símbolo $).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Ventana formato de celdas

Existe una ventana general para establecer formato de celdas, es una ventana común a diferentes
elementos que se abrirá según el elemento seleccionado, dentro de ella encontraremos los elementos
básicos de formato que se van a analizar:

40
Para acceder a esta ventana se utiliza la combinación de teclas ctrl + may + f.

O bien, en la esquina inferior derecha de los diferentes grupos del menú de inicio.

41
Ajustar ancho de columnas y alto de filas

Alto de fila

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado
en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de
esa fila es 15. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda
la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

Método 1:

• Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna,
se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.
• En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila

• Escribir la altura deseada. En este caso está 15 que es la altura que tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

42
En este primer método también podemos elegir la opción Autoajustar el alto de fila en vez de elegir
Alto de fila…

Método 2:

Consiste en utilizar el ratón. Para ello debemos:

• Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.

• Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme
movemos el ratón, la altura de la fila cambia. Al final, soltar el botón del ratón.

También podremos, desde esta posición, dar un doble clic rápidamente para autoajustar.

Ajustar el ancho de columna

En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la
anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

Método 1:

• El primer método consiste en buscar el menú.

43
 • Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.
• Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.
• Elegir la opción Ancho de columna...

• Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

En este primer método también podemos elegir la opción Autoajustar el ancho de columna en vez de
elegir Ancho de columna….

Método 2:

• Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna.
• El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

• Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

• Observa cómo conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
• Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

También podremos, desde esta posición, dar un doble clic rápidamente para autoajustar.

44
Insertar y eliminar filas y columnas

Insertar filas

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.
b) Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

c) Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como
fila seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirá habiendo
1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas.

Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto nos aparecerá el botón

para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

45
Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen desde
el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de
abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que desaparecerá al

seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar columnas

Excel también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

a) Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se
añaden a la izquierda de la seleccionada.
b) Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

c) Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

d) Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
e) En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos
situados como columna seleccionada.
f) Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a añadir.

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Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo
16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas.

Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen
algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón

para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que
la de la derecha o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botón.

También se puede insertar la columna haciendo clic directamente en el ícono, sin necesidad de
desplegarlo. En esta opción debemos tener seleccionada toda la columna.

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Insertar filas o columnas con el menú contextual

También podemos insertar columnas con el menú contextual. Para ello son necesarios los siguientes
pasos:

a) Seleccionar toda la columna desde la letra de la columna (es el nombre de la columna).

b) Sobre el área seleccionada presionar el clic derecho del mouse.
c) Elegir la opción insertar.
d) Si se desean insertar varias columnas, seleccionar igual número de columnas.
e) Recuerda que siempre inserta a la izquierda de la columna seleccionada.

De igual forma haremos con las filas

48
 a) Seleccionar toda la fila desde la letra de la fila (es el nombre de la fila).
b) Sobre el área seleccionada presionar el clic derecho del mouse.
c) Elegir la opción insertar.
d) Si se desean insertar varias filas, seleccionar igual número de filas.
e) Recuerda que siempre inserta arriba de la fila seleccionada.

También se puede insertar la fila haciendo clic directamente en el ícono, sin necesidad de desplegarlo.
En esta opción debemos tener seleccionada la fila.

Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un
conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

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Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.
b) De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas.

Si no quieres que sea así deberás:

a) Seleccionar la flecha del menú Insertar.

b) Elegir la opción Insertar celdas...
c) Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

d) Aparece el cuadro de diálogo Insertar celdas.

e) Elegir la opción deseada dependiendo de si queremos que las celdas seleccionadas se
desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.
f) Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.
g) Hacer clic sobre Aceptar.

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Eliminar filas en una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar las filas o columnas a eliminar.
b) Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
c) Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Otra forma es seleccionar toda la fila o columna que se desea eliminar y utilizar la combinación de
teclas ctrl -.

Mover o copiar celdas y contenido de celdas

Use cortar, copiar y pegar para mover o copiar el contenido de la celda. O bien, copie contenido
específico o atributos de las celdas. Por ejemplo, copie el valor resultante de una fórmula sin copiar
la fórmula ni copie solo la fórmula.

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores
resultantes, los formatos de celda y los comentarios.

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 Cortar una imagen o texto
Copiar selección

Copiar el formato de una imagen o texto

Pegado especial de una imagen o texto

Puede mover celdas en Excel arrastrándolas y soltándolas o usando los comandos cortar y pegar.

Mover las celdas arrastrándolas y soltándolas

1. Seleccione las celdas o el rango de celdas que quiera mover o copiar.
2. Apunte al borde de la selección.
3. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento puntero de movimiento, arrastre
la celda o el rango de celdas a otra ubicación.

Mover las celdas con cortar y pegar

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.
2. Seleccione inicio Cortar o presione Ctrl + X.
3. Seleccione la celda a la que quiera mover los datos.
4. Seleccione inicio Pegar o presione Ctrl + V.

Copie celdas en la hoja de cálculo con los comandos Copiar y Pegar.

1. Seleccione la celda o rango de celdas.

2. Seleccione Copiar o presione Ctrl + C.
3. Seleccione Pegar o presione Ctrl + V.

Cambiar el estilo de fuente y el tamaño de una hoja de cálculo

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas tengan un formato
coherente, puede usar un estilo de celda. Un estilo de celda es un conjunto definido de características
de formato, como fuentes y tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de
celda. Para evitar que cualquier usuario realice cambios en celdas específicas, también puede usar un
estilo de celda que bloquee las celdas.

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53
 Microsoft Office Excel tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. También
puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear su propio estilo de celda personalizado.

Obtener una vista previa de impresión de páginas de hoja de cálculo antes

de imprimirlas

Cuando seleccione una o más hojas y, después, haga clic en archivo > Imprimir, verá una vista
previa de cómo aparecerán los datos en la copia impresa.

1. Seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa.
2. Haga clic en archivo y, después, haga clic en Imprimir para mostrar la ventana vista previa y las
opciones de impresión.

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Método abreviado de teclado también puede presionar Ctrl + F2.

Notas:

• A menos que use una impresora de color, la vista previa aparecerá en blanco y negro, incluso
si hay color en la hoja(s).
• La página siguiente y la página anterior solo están disponibles cuando se selecciona más de
una hoja o cuando una hoja contiene más de una página de datos. Para ver varias hojas de
cálculo, haga clic en Todo el libro en Configuración.

Información más útil

Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, haga clic en las flechas para
página siguiente y página anterior en la parte inferior de la ventana vista previa de impresión, o
escriba el número de página.

Para salir de la vista previa de impresión y volver al libro, haga clic en cualquiera de las flechas
situadas en la esquina superior izquierda de la ventana vista previa de impresión.

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Para ver los márgenes de la página, haga clic en el botón Mostrar márgenes en la esquina inferior
derecha de la ventana vista previa de impresión.

Para cambiar los márgenes, arrastre los márgenes hasta el alto y el ancho que prefiera. También
puede cambiar los anchos de las columnas arrastrando los controladores hasta la parte superior o
inferior de la página de vista previa de impresión. Para obtener más información sobre los márgenes
de página, vea establecer márgenes de página antes de imprimir una hoja de cálculo.

Sugerencia: Para realizar cambios en la configuración de la página, como cambiar la orientación de

la página y el tamaño de página, seleccione las opciones adecuadas en archivo > Imprimir >
configuración.

Guardar documento
Paso 1:
Haz clic en el comando Guardar que estará en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Guardar

56
Paso 2:
Si es la primera vez que guardas ese archivo, se abrirá la opción Guardar como de la vista Backstage.
Allí debes elegir dónde quieres guardar el archivo. Si quieres guardar el archivo en el equipo en que
estás trabajando, debes seleccionar la opción Este PC.

Paso 3:
Después debes elegir la carpeta en donde quieres guardar el archivo y darle un nombre. Una vez
hayas terminado, haz clic en el botón Guardar.
Si le haces otros cambios al libro de cálculo, solo debes hacer clic en el comando Guardar, que está
en la Barra de herramientas de acceso rápido, y estos quedarán guardados inmediatamente.

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POWER POINT

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POWER POINT 2016

PowerPoint 2016 es un programa que puedes utilizar para realizar presentaciones en

las cuales puedes incluir animaciones, texto, imágenes, videos y mucho más. En esta
lección principalmente reconocerás cómo está compuesto tu espacio de trabajo.

Crear una presentación

1. Abrir PowerPoint
2. Seleccionar la opción:

a. Seleccionar donde dice

Presentación en blanco
b. Seleccionar la plantilla
deseada.

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Agregar una diapositiva
1. Seleccione la diapositiva que irá antes de la nueva.
2. Seleccione Inicio > Nueva diapositiva.
3. Seleccione Diseño y escriba lo que desee en la lista desplegable.

Agregar texto y darle formato

1. Coloque el cursor donde quiera y escriba.

2. Seleccione el texto y, luego, una opción en la pestaña Inicio. Fuente, Tamaño de fuente,
Negrita, Cursiva, Subrayado, etc.
3. Para crear listas numeradas o con viñetas, seleccione el texto y,
después, Numeración o Viñetas.

60
Agregar diseño

1. Coloque el cursor en el diseño a escoger.

2. Seleccione el diseño.
3. En la derecha de las pantallas se muestran las diapositivas para el tema seleccionada.

Agregar transición

1) Coloque el cursor en la transición a seleccionar.

a) Seleccione el efecto a aplicar.

b) Acceda a la vista previa para ver su transición.

61
Agregar animación

1) Coloque el cursor en el texto o elemento al cual se le va agregar la animación

a) Seleccione la animación a aplicar.

b) Seleccione las opciones de efectos.
c) Seleccione el intervalo.
d) Seleccione los desencadenadores.
e) Seleccione las opciones de texto.

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 Visualizacion de la presentación

1) Selecciona la opción para la visualización de la diapositiva seleccionada.

a) Seleccione la diapositiva.
Seleccione la forma de presentación de la diapositiva seleccionada

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