CONTENIDO PROYECTO – ENTREGA 2

ASIGNATURA – GERENCIA DE PROYECTOS II

Presentado Por:

Andrea Yate Cód. 1912010326

Ismael Jiménez García Cód. 1221960184
Helmin Yesid Niño Carrillo Cód. 1511021402
Adriana García Díaz Còd. 882148998
Juan Pablo Arana Flórez Cód. 1912010473

PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1.1 Roles y Responsabilidades

Rol: Gerente de Proyecto Nombre: Andrea Yate Autoridad: De posición jerárquica

Profesional con plena autonomía técnica y administrativa responsable de ejecutar las
actividades necesarias para el desarrollo y articulación de los componentes del proyecto.
Liderar y organizar el equipo de trabajo.
Responsabilidad:
- Cumplir las exigencias de alcance, tiempo y costos del proyecto.
- Preparar informes periódicos (internos y externos)
- Evaluar los riesgos y oportunidades del proyecto.
- Capacidad de liderazgo
- Comunicación asertiva
Competencias: - Delegar con eficacia
- Gestionar el cambio
- Medir del clima laboral, el progreso y el rendimiento
- Habilidades interpersonales
- Habilidades para resolver problemas
Habilidades
- Habilidades para organizar: la planificación, la fijación de objetivos y análisis
requeridas:
- Habilidades de confrontación: flexibilidad, creatividad, paciencia, persistencia
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación

Rol: Arquitecto de Software Nombre: Ismael Jiménez García Autoridad: Transfuncional

Profesional responsable de la gestión de los requisitos no funcionales, la definición de
Responsabilidad:
la Arquitectura de Software y recomendar la selección de la tecnología.
- Estructuras de datos y algoritmos
- Ingeniería del software.
Competencias: - Calidad de software
- Conocimiento en lenguajes de programación
- Arquitectura de software
- Habilidades de comunicación con personas no técnicas (ingeniería de negocio)
Habilidades
- Liderazgo
requeridas:
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación

Rol: Analista de requerimientos Nombre: Yesid Niño Carrillo Autoridad: Transfuncional

 Profesional encargado de asegurar la calidad del software y de las aplicaciones relacionadas, así
Responsabilidad: como también del modelamiento y análisis de procesos y el levantamiento, análisis y
especificación de requerimientos software.
- Identificación, análisis, razonamiento y resolución de problemas de Ingeniería del software.
- Modelaje de Sistemas y Gestión en Ingeniería, con capacidades de diseñar, programar y
Competencias:
mantener la construcción de sistemas informáticos.
- Planificar, organizar, dirigir, y gestionar con visión estratégica y efectividad.
- Facilidad para exponer a otros datos e ideas con soltura y claridad.
- Facilidad para comprender lo que dicen o escriben otros.
Habilidades
- Creatividad, facilidad para descubrir soluciones.
requeridas:
- Capacidad de atención y análisis de datos.
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación.

Rol: Desarrollador Nombre: Adriana García Díaz Autoridad: Transfuncional

Profesional responsable de ejecutar las actividades necesarias para realizar los desarrollos
Responsabilidad:
requeridos para el Sistema de Inteligencia de Negocio.
- Uso de tecnologías, aplicaciones y prácticas para la colección, integración, análisis, selección
y presentación de la información.
- Diseño y desarrollo de aplicaciones y técnicas de calidad de software.
Competencias: - Aplicación de estándares y certificaciones en programación, redes y bases de datos.
- Diseño de técnicas de Arquitectura de software.
- Integración de sistemas
- Orientación al cliente y orientación a resultados
- Creatividad
- Innovación
Habilidades - Iniciativa
requeridas: - Ética
- Comprender el código de terceros
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación

Rol: Analista de QA Nombre: Juan Pablo Arana Autoridad: Transfuncional

Profesional responsable de ejecutar las actividades necesarias para realizar el aseguramiento de
calidad del desarrollo del software y del producto final en el marco de este proyecto. (Monitoreo
Responsabilidad:
y Control de Calidad, Realización de inspecciones internas y externas, Seguimiento a las PQR y
control de cambios)
- Consultas de base de datos
- Prueba de software
Competencias:
- Pruebas funcionales, pruebas unitarias y pruebas de integración
- Ejecución de escenarios, tableros y casos de pruebas.
- Habilidad analítica
- Habilidad en la comunicación escrita
Habilidades - Manejo del tiempo
requeridas: - Pensamiento claro y analítico
- Capacidad de ajuste y adaptación a los cambios.
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación

Rol: DBA Nombre: Diana Torres Autoridad: Transfuncional

Profesional responsable de ejecutar las actividades necesarias para realizar el diseño,
Responsabilidad: implementación, pruebas, operación y mejoras continúas de las bases de datos usadas en los
desarrollos de software requeridos en el marco de este proyecto.
 - Instalar, configurar y gestionar bases de datos
- Definir el esquema del diccionario de datos
- Especificar restricciones de integridad para asegurar los datos
- Garantizar la alta disponibilidad de la base de datos
- Instalación y configuración de motores
- Back up y recovery
- Scripting en servidores UNIX, Linux y Windows
- Conocimientos del lenguaje SQL (DML y DDL)
Competencias:
- Bases de datos relacionales
- Bases de datos no-SQL
- Redes
- Normalización de bases de datos
- Evaluación de tecnologías que aporten al negocio
- Visión global que le permita tener en cuenta la totalidad del contexto de los sistemas y
Habilidades
servicios de la compañía, para poder tomar decisiones y resolver problemas integrales en
requeridas:
los cuales se vean involucrados los sistemas de bases de datos
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación

Rol: Diseñador gráfico Nombre: Gabriela Jiménez Autoridad: Responsable

Profesional encargado de las pizas gráficas del proyecto y visualizaciones de los tableros de
Responsabilidad:
control de la herramienta.
- Dominio de herramientas tecnológicas.
Competencias: - Responder a problemas de comunicación.
- Creatividad e innovación.
- Habilidad para crear y desarrollar respuestas a problemas de comunicación, incluyendo
Habilidades entendimiento de jerarquía, tipografía, estética, composición y construcción de imágenes
requeridas: significativas.
- Habilidades de trabajo en equipo: empatía y motivación

1.2 Organigrama
1.3 Plan de Gestión de los Recursos Humanos

Perfil Requerido Para Cada Integrante del Equipo a Partir de Estudios y Experiencia.

Gerente de Proyecto: Profesional en carreras afines, con especialización en

gerencia y experiencia de más de 7 años demostrables en liderazgo de equipos de
trabajo y gerenciando proyectos. Habilidades interpersonales, dimensionamiento de
equipos y recursos, orientación al logro y asertividad en la comunicación.

Arquitecto de Software: Profesional en ingeniería o carreras afines,

especialización y certificaciones vigentes. Experiencia mínima de 3 años
demostrables en arquitectura de software y proyectos. Orientación al logro, trabajo
en equipo, tolerancia a la frustración, habilidades interpersonales y asertividad en la
comunicación con cliente interno y externo.

Analista de requerimientos: Profesional en ingeniería o carreras afines,

especialización y/o certificaciones vigentes. Experiencia mínima de 3 años
demostrables en aseguramiento de calidad, procesos y levantamiento de
información según la necesidad del proyecto. Orientación al logro, trabajo en equipo,
tolerancia a la frustración, habilidades interpersonales y asertividad en la
comunicación con cliente interno y externo.

Desarrollador: Profesional en ingeniería o carreras afines, especialización y

certificaciones vigentes. Experiencia mínima de 5 años demostrables en Desarrollo
de Software y Procesos que incluyan BI en las compañías. Orientación al logro,
trabajo en equipo, tolerancia a la frustración, habilidades interpersonales y
asertividad en la comunicación con cliente interno y externo.

Analista de QA: Profesional en ingeniería o carreras afines, especialización o

certificaciones vigentes. Experiencia mínima de 3 años en gestión de proyectos,
analítica y aseguramiento de calidad. Adaptación al cambio, trabajo en equipo,
frustración a la tolerancia, orientación al logro, habilidades interpersonales y
asertividad en la comunicación con cliente interno y externo.

DBA: Profesional en ingeniería o carreras afines, especialización y certificaciones

vigentes. Experiencia mínima de 5 años demostrables en DBA, participación en
proyectos y procesos que incluyan BI en las compañías, diseño, implementación,
pruebas, operación y mejoras continúas en DB. Orientación al logro, trabajo en
equipo, tolerancia a la frustración, habilidades interpersonales y asertividad en la
comunicación con cliente interno y externo.

Diseñador gráfico: Profesional en diseño gráfico o carreras afines, especialización

y certificaciones vigentes. Experiencia mínima de 5 años demostrables en la
participación de proyectos como diseñador gráfico, cumpliendo con altos niveles de
exigencias de la compañía. Orientación al logro, trabajo en equipo, tolerancia a la
frustración, habilidades interpersonales y asertividad en la comunicación con cliente
interno y externo.
RACI Perfiles y Matriz
[KANTAR IBOPE]

Juan Pablo Arana

Claudia Sanchez
Ismael Jiménez

Adriana Garcia
Helmin Yesid
Niño Carrillo
Andrea Yate

Escudero
Sponsor

García
Roles

Diaz
Responsabilidades y Roles

Entregables Estatus Roles

Item Nombre
1 Documento de contexto Activo A A R R A R R
2 Historias de usuario Activo R
3 Reportes de perfilamiento de datos Activo R C
4 Reporte de evaluación de calidad Activo C R
5 Arquitectura de la solución Activo R I
6 Especificación de plataformas Activo R I
7 Diseño dimensional Activo A R I
8 Diseño físico Activo R
9 Diseño de ETL Activo A I
10 Tableros de indicadores Activo R R C
11 Plan de pruebas Activo R R
12 Informe de pruebas Activo R I I
13 Transferencia de conocimiento Activo I C I
14 Documentos de planeación del proyecto Activo A R
15 Documentos de seguimiento y control del Proyecto Activo A R C
16 Documentos de cierre del proyecto Activo A C

R Responsible Persona que se encarga de hacer la actividad o tarea.

A Accountable Es la persona que aprueba que la tarea realizada se haya ejecutado bien.
C Consulted Personas que se les puede preguntar por la tarea realizada y puede emitir un concepto.
I Informed Es la persona que designa e informa a los posibles interesados, sobre avances o la finalziación de la tarea.

1.4. PLAN PARA LA GESTIÓN DEL PERSONAL

PLAN PARA LA GESTIÓN DEL PERSONAL

Item Adquisición del Personal Nombre del Recurso Calendario de recursos Plan de liberación del personal Necesidades de capacitación Reconocimientos y recompensas
Cada rol dentro del proyecto, se
tendrá en cuenta su desempeño
Se debe hacer una
y asi mismo, se evaluara con el
validación de perfiles
responsable del area y con el
acordes a los valores de
1 Gerente de Proyecto Determinar y generar planes acompañamiento de RR.HH para
la compañía y
de capacitación con el area apoyar el creciiento profesional
necesidades del
de formación, para fortalecer dentro de la organización. Aparte
proyecto. Una vez
Contratación Inmediata Contrato Indefinido y actualizar las habilidades y de los beneficios de compañía, se
realizado este proceso
conocimientos de los tendran incentivos individuales y
inicial, se deben verificar
2 Arquitecto de Software colaboradores en el por trabajo en equipo que
que cumpla con todos los
3 Analista de Requerimientos proyecto. permitan tener un plus por el
requisitos profesionales,
4 Desarrollador cumplimiento de los proyectos
técnicos y de experiencia
5 Analista de QA asignados que generen un
para ocupar el cargo.
6 Diseñador gráfico margen de rentabilidad superior
7 DBA al esperado.

Plan de la gestión de las comunicaciones

2.1 Requisitos de comunicación de los stackeholders

Una de las mayores razones del éxito o fracaso de un proyecto, es la

comunicación, por eso para la realización del proyecto se fomentará una
comunicación efectiva con todas las partes interesadas, esta se logrará con:
 • Conocer a todas los grupos o personas que tienen algún interés en el
proyecto
• Entender la necesidad del proyecto
• Actuar en consecuencia
• Informes periódicos entre las partes interesadas
• Comunicación asertiva
• Utilización de los canales de comunicaciones como; reuniones semanales
de avance, Actas de reuniones, Correo electrónico, llamadas con
instrucciones y reforzadas formalmente por correo, presentaciones.
• Documentación del proyecto
• Informes de cambios en el proyecto
• Confidencialidad de tratamiento de datos
• Capacitación de la herramienta implementada

2.2 Roles en las comunicaciones del proyecto

Rol- Encargado Dirigido contenido Como lo entrega

Director de
proyecto Sponsor Informe de Avance Reunión con presentación
Director de reunión de
proyecto Equipo de proyecto seguimiento Reunión semanal

Documentación en Intranet -
Todas las partes Información notificación de disponibilidad por
Sponsor Interesadas confidencial correo electrónica - solo lectura

Informes técnicos
Equipo del detallados de cada
proyecto Director del proyecto actividad asignada Reunión semanal

Informe Mixto-
Soluciones
Alta Gerencia y directores implementadas y uso
Sponsor de Área del recurso Reunión mensual con informe
Reportes con
retroalimentación de
informes de avance –
Alta Gerencia y Sponsor y director de correcciones y/o
directores de Área proyecto sugerencias Reuniones y /o correo electrónico
 Informes de
Efectividad, requisitos
adicionales,
indicadores de
Director del Alta Gerencia, Directores cumplimiento, Reuniones mensuales y /o correo
proyecto de Área y Sponsor presupuesto electrónico

Planificación de apoyo
requerido,
Director del coordinación de Reuniones mensuales y /o correo
proyecto Áreas de Apoyo recursos electrónico

2.3 Proceso de Escalamiento.

En nuestro proyecto, por medio del cual se logrará una Implementación de Una
Solución de Inteligencia de Negocios a Partir de los Datos de los Sistemas de
Información de la Compañía Kantar Ibope Media. Los procesos de Gestión de las
comunicaciones proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la
información, necesarios para unas comunicaciones exitosas. A continuación,
definimos todas las especificaciones relativas a las comunicaciones, por medio de
las cuales la comunicación permitirá una relación ganar / ganar.

Cadena de mando para el escalamiento de incidentes que no puedan resolverse en

un nivel inferior y acciones a seguir. Como base para tener una comunicación
efectiva en el proyecto se implementará un software HP Service Manager, por medio
del cual se realizarán los escalamientos, los cuales ya tiene definidos los tiempos,
de acuerdo con el tema, se generan los informes de desempeño para cada rol a
tendente de incidentes. En esta vía se definen los siguientes niveles:

• Nivel 1: Incidentes menores, que permiten una atención inmediata. Estos

incidentes son atendidos por analistas de sistemas.
• Nivel 2: Incidentes Mayores, que requieren una atención a nivel de
especialistas y de acuerdo con el tema se direccionan y se definen los
tiempos máximos de atención.
• Nivel 3: Incidentes Críticos, que generan alerta miento a los Gerentes
involucrados y requieren de una mesa de trabajo critica, donde se cita a los
interesados y se definen las acciones a seguir de acuerdo con la emergencia.
Aquí se evalúa si el incidente pasa a ser clasificado como problema.

A continuación, se presenta el modelo para realizar los escalamientos:

Diagrama de Flujo Para los Escalamientos:

A continuación, la matriz de escalamientos:

 Matriz de Escalamientos de Incidentes
Tiempos de Respuesta
Jerarquía

Actor Atendente Escalado Acciones a seguir

Tiempo Resultado
Mesa de Servicio Agente No Recibir el servicio
5 Min Aceptar Servicio
Nivel 1 Analista de Sistemas No Atención y resolución
60 Min del tema Cierre del incidente
Nivel 1 Analista de Sistemas Si Escalar Nivel 215 Min Incidente escalado
Nivel 2 Mesa de Especialistas No Atención y resolución
24 Horas
del tema Cierre del incidente
Nivel 2 Mesa de Especialistas Si Escalar Nivel 324 Horas Incidente escalado
Nivel 3 Comité de Emergencias No Atención y resolución
36 Horas
del tema Cierre del incidente
Nivel 3 Comité de Emergencias Si Escalar Fabricantes
40 Horas Cierre del incidente

Jerarquías / Cadena de Mando

Actor Nivel de responsabilidad de Mando.
Analistas de Sistemas Perfil de atención básica. No requiere un nivel especializado
Mesa de Especialistas Grupo de Especialista de IT.
Comité de Emergencias Conformado por el especialista que atiende el ticket, el Coordinador y los gerentes de proyectos involucrados en las partes.

2.4 Directorio del equipo del proyecto y de los principales stackeholders

Directorio del Equipo del proyecto

Nivel
Nombre Cargo Correo Electrónico Celular
escalamiento
Claudia Sánchez Escudero Patrocinador [email protected] 3165136831 Nivel 3
Andrea Yate Gerente de Proyecto [email protected] 3165136832 Nivel 3
Ismael Jiménez García Arquitecto de Software [email protected] 3165136833 Nivel 2
Juan Pablo Arana Analista QA [email protected] 3165136834 Nivel 2
Helmin Yesid Niño Carrillo Analista de Requerimientos hniñ[email protected] 3165136835 Nivel 1
Gabriela Jiménez Diseñador Grafico csanchezç@KIT.com 3165136836 Nivel 3
Diana Torres DBA
Adriana García Diaz Desarrollador [email protected] 3165136837 Nivel 2

2.5 Reglas básicas de las reuniones:

Título Convocatoria de la reunión

El Gestor de Proyecto convocará a los diferentes miembros del proyecto para la

celebración de la reunión; para ello, se enviará vía mail a los interesados la
Descripción convocatoria en el que adjuntará los puntos a elaborar y la agenda de reunión
correspondiente, con el objetivo de que los miembros del proyecto puedan remitir al
Gestor de Proyecto las modificaciones que estimen oportunas.

Tareas 1. Enviar convocatoria de la reunión de seguimiento.

Responsable Gerente de Proyecto.

Productos 1. Convocatoria de la reunión.

 Título Reunión

En esta reunión se tratarán y discutirán los puntos relevantes relacionados con el

progreso del proyecto y se establecerán acuerdos acerca
del alcance, planificación, riesgos, etc.
Descripción Durante la reunión se validará el Informe correspondiente, revisando la planificación
actualizada, actividades realizadas, actividades a realizar, etc., y se comprobará que
todos los acuerdos especificados en actas de reuniones anteriores estén recogidos en el
Informe de Seguimiento del periodo actual.

1. Celebrar reunión.
2. Seguimiento del avance del proyecto
Tareas 3. Revisar planificación del proyecto.
4. Solucionar conflictos y tomar las medidas necesarias para solucionar los riesgos y
problemas identificados.

Responsable Convocados a la reunión.

Productos

Título Elaboración del Acta de Reunión y/o actualización del Informe.

El Jefe de Proyecto elaborará el Acta de Reunión celebrada y actualizará el Informe de

Seguimiento con los comentarios aportados en la reunión. El objetivo es poder
Descripción recoger todos los temas tratados, así como los temas pendientes y futuros pasos a
realizar en el proyecto.

1. Elaborar acta de reunión e incorporarla en el gestor documental.

Tareas 2. Actualizar el Informe de Seguimiento (si aplica) e incorporarlo en el gestor
documental.

Responsable Jefe de Proyecto.

1. Acta de Reunión incorporada en el gestor documental (estado: pendiente de

aprobar).
Productos
2. Informe de Seguimiento actualizado e incorporado en el gestor documental (estado:
pendiente de aprobar).

Título Envío del Acta de Reunión e Informe.

El Acta de Reunión y el Informe se deberán aprobar de forma explícita por parte de

Descripción todos los asistentes a la reunión. Para ello, el Gestor de Proyecto remitirá vía mail
ambos documentos.
 Tareas 1. Enviar el Acta de Reunión y/o el Informe.

Responsable Gerente de Proyecto.

1. Acta de Reunión enviada.

Productos
2. Informe enviado.

Título Revisión y validación del Acta de Reunión e Informe.

Los miembros del comité de seguimiento remitirán al Jefe de Proyecto las

Descripción modificaciones y comentarios que consideren necesarios incorporar al Acta de Reunión y
al Informe.

Tareas 1. Revisar y validar el Acta de Reunión.

Responsable Comité de Seguimiento

Productos 1. Comentarios y modificaciones al Acta de Reunión e Informe enviados.

Título Actualización del Informe y/o Acta de Reunión

El Jefe de Proyecto deberá actualizar el Informe y/o Acta de Reunión con los
Descripción comentarios aportados por los partícipes de la reunión. Una vez actualizados los
documentos, se deberán incorporar en el gestor documental.

1. Aprobar Acta de Reunión.

Tareas
2. Aprobar Informe.

Responsable Jefe de Proyecto

1. Actualización del estado del Acta de Reunión en el gestor documental (estado:

Productos aprobado).
2. Actualización del estado del Informe en el gestor documental (estado: aprobado).

Título Aprobación del Acta de Reunión e Informe.

El Gestor de Proyecto deberá aprobar el Acta de Reunión y el Informe; para ello, deberá
Descripción asegurar que el jefe de proyecto ha incluido los comentarios y modificaciones
solicitados. En caso contrario, solicitará su modificación al jefe de proyecto.
 1. Aprobar Acta de Reunión.
Tareas
2. Aprobar Informe.

Responsable Gestor de Proyectos

1. Actualización del estado del Acta de Reunión en el gestor documental (estado:

Productos aprobado).
2. Actualización del estado del Informe en el gestor documental (estado: aprobado).

2.6 Matriz de comunicaciones:

Canales de Metodología o Detalle de la

Formato Contenido Comunicador Receptor Frecuencia
comunicación tecnología información

Estado actual de una Personal del Director del

Semanal Alta
actividad. proyecto. proyecto

Documento Gerencia
Informes Word Digital, con Director del general –
copia impresa. Avances del proyecto Mensual Alta
proyecto directores de
área
Cada vez que
Avances de ejecución Director del Gerencia
el receptor lo Alta
del presupuesto proyecto general
solicite
Debate y
Sugerencias y
participación Equipo del Director del
Reuniones Cara a cara novedades frente a la Semanalmente Alta
de todos los proyecto proyecto
ejecución del proyecto
asistentes
Según
Pruebas preliminares Personal del Director del
cronograma del Alta
del proyecto proyecto. Proyecto
proyecto
Documento
Actas Word Conclusiones y
digital
responsabilidades Director del Equipo del
Semanalmente Alta
asignadas en cada proyecto proyecto
reunión
Cada vez que
Jefe de
Relación de materiales Proveedor se efectúen Medio
adquisiciones
Listas de compras
Word Impresas
verificación Según
Estructuras realizadas Contratista Ing. Residente cronograma de Medio
la obra
Utilizado para enviar
y/o recibir
información, dar
instrucciones Según
Correo Equipo del Personal del
OUTLOOK Digital primarias, así como necesidad de Media
electrónico proyecto proyecto
mecanismo de las partes
información masiva
para divulgar temas de
uso interno
Utilizado para la
capacitación e
instrucción del
personal interno del
PowerPoint/adobe
Presentaciones/ Doc. digital, proyecto, Director del Grupos de Según
acrobat documento Media
videos copia digital funcionamiento del proyecto interés necesidades
proyecto.
proyecto y así como
para la exposición de
temas frente a los
comitentes principales.
 Comunicar
información no
Líneas celulares y
relevante o de impacto Según
Vía telefónica o líneas fijas Verbal/ Personal del Personal del
sobre el proyecto, que necesidades de Bajo
video llamada utilizadas por el Informal proyecto proyecto
debe ser autorizada por las partes
proyecto
un canal de
comunicación formal.
Reuniones para definir
Según
aspectos técnicos en el
Video Director del Equipo del necesidades de
SKYPE Grabación desarrollo del proyecto, Alto
conferencias proyecto proyecto las partes
debe realizarse un acta
interesadas
de finalización

Plan de Gestión de Riesgos

3. Metodología: La metodología se basa en las técnicas de Mejora continua,

que realizan controles en cada fase del proyecto y como salida al control
levantan un documento que genera cambio y mitigue el riesgo. Para ello se
realizan reuniones en cada fase del proyecto con el fin de evaluar los riesgos
identificados y nuevos posibles riesgos.
Se cuenta con un software que permite que se reportes riesgos relativos al
proyecto, a los cuales se les debe realizar seguimiento, documentación y
cierre.

Roles y responsabilidades: Los roles y responsabilidades son los siguientes.

• Líder de Riesgos: Su responsabilidad es identificar los riegos del proyecto
y realizarles seguimiento y control por medio de reuniones, aplicando
técnicas de mejora continua. Reporta directo al gerente del proyecto.
• Analista de Riesgos: Ayuda en la administración de la documentación y
asiste en las reuniones de control de riesgos.

Preparación del presupuesto:

Se debe disponer de un 10% del presupuesto general del proyecto para el tema
de riesgos.
Periodicidad: Las actividades se deben realizar semanalmente, cuando llegue una
novedad de riesgo por el software o al final de cada fase del proyecto, por medio de
reuniones y actividades tendientes a mitigar los riesgos.

Categorías de riesgos:
Los riesgos en nuestro proyecto tienen las siguientes categorías:
- Riegos reputacional. Cuando se daña la imagen del proyecto o sus actores.
- Riesgo de datos. Cuando existe la posibilidad de pérdida de datos
productivos para el cliente.
- Riesgo de sobrecostos. Cuando no se terminan las actividades en el tiempo
planteado y requiere el ingreso de más recurso humano.
- Riesgo Legal. Cuando se visualiza un incumplimiento legal y este genera
sobrecostos por multas.
Definiciones de probabilidad e impacto:
Probabilidad de riesgo, se define como la posibilidad de que un riesgo se
materialice.
El impacto se define como la cantidad de daño y afectación que se generara si el
riesgo se presenta.
Definiciones, siglas y abreviaturas.
Recursos: Cuando un recurso para llevar adelante el Proyecto podría ser afectado.
Tiempo planificado: Cuando alguna actividad afectara el tiempo planeado para el
proyecto, aumentando el tiempo para finalizar este.
Requerimientos: Cuando algún requerimiento impide el desarrollo del proyecto, ya
sea por falta de especificación, mal entendimiento o alguna otra problemática que
impida el desarrollo.
Equipo de Trabajo: Cuando miembros del equipo de trabajo impiden el desarrollo
adecuado del Proyecto, ya sea por el ingreso de alguno o el funcionamiento no
adecuado de alguno entre otros.
Aceptación: Cuando el proceso de aceptación del proyecto se ve amenazado por
alguna actividad o elemento del proyecto.
Id.: Identificador de Riesgo

Descripción del Riesgo: Descripción resumida del riesgo.

Probabilidad (1 a 100): Grado de probabilidad de que el Riesgo finalmente se

produzca. Se mide en una escala de 1 a 100 (porcentual).

Nivel de Impacto: Grado de Impacto en el Proyecto en el caso de que el Riesgo

finalmente se produjera. Se mide en una escala de 1 a 5, siendo 1=leve hasta
5=catastrófico.

Probabilidad Ocurrencia: Valor numérico resultante del producto del Grado de

Probabilidad por el Grado de Impacto. Este producto dará la prioridad que tendrá la
gestión de este Riesgo y la implantación de sus medidas preventivas o correctoras.

Acciones Preventivas: Descripción de las Acciones o Medidas a Adoptar para

evitar (mitigar) la aparición final del Riesgo

Acciones Correctivas: Descripción de las Acciones o Medidas a Adoptar en el

caso en el que el Riesgo finalmente se haya producido.
El valor planeado (PV): Representa el costo del presupuesto para todas las tareas
que fueron planeadas empezar y terminar en el momento del análisis.

El valor ganado (EV): Representa la suma de todo el costo del presupuesto del
trabajo realizado en el momento del análisis.
El Costo Actual (AC): Es el costo real del trabajo realizado en el momento del
análisis.

Variación del Costo (CV): Es la diferencia entre los costos actuales de trabajo
realizados y el presupuesto del proyecto. CV = EV-AC

Variación del Cronograma (SV): Es la diferencia entre progreso logrado y el

cronograma del proyecto. SV = EV-PV

Índice de desempeño del costo (CPI): Es una medida del valor ganado de un
proyecto comparada a los costos reales incurridos. CPI= EV/AC

Índice de desempeño del cronograma (SPI): Es una medida de progreso real del
cronograma del proyecto. SPI= EV/PV

Los procesos de gestión de riesgos son:

• Planificar la gestión de riesgos.
• Identificar los riesgos.
• Análisis cualitativo del riesgo.
• Análisis cuantitativo de riesgos.
• Planificar la respuesta a los riesgos.
• Monitorear y controlar los riesgos.

Reuniones de planificación y análisis.

En estas reuniones se definen los planes a alto nivel para efectuar las actividades
de gestión de riesgos.

Se determinan elementos y actividades que influyen que influyen directamente en

el costo y en el tiempo del proyecto.

Se definen la forma de trabajo para la utilización de reservas.

Se definen también la forma de cómo medir la probabilidad y el impacto de los

riesgos así de igual forma se estandariza los documentos relacionados, por ejemplo
la matriz de probabilidad e impacto de los riesgos.

Matriz de probabilidad e impacto: Los riesgos se priorizan según sus posibles

implicaciones para lograr los objetivos del proyecto y Tolerancias revisadas de los
interesados.
Se define/ clasifica el impacto como:
Probabilidad.
3.1 Identificar los riesgos.
Se identifican todos los riesgos. Involucra al director del proyecto, los miembros del
equipo del proyecto, el equipo de gestión de riesgos (si está asignado), clientes,
expertos en la materia externos al equipo del proyecto, usuarios finales, otros
directores del proyecto, interesados y expertos en gestión de riesgos.

Inclusive se puede revisar literatura, investigación, y la interacción con personas

externas al proyecto.

Identificar los riesgos es un proceso iterativo debido a que se pueden descubrir

nuevos riegos o pueden evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su
ciclo de vida.

La Identificación de Riesgos determina qué riesgos pueden afectar al proyecto y

documenta sus características.

Técnicas y herramientas utilizadas en la identificación de riesgos.

Entre las técnicas más importantes podemos encontrar:

• Revisiones de la documentación. - Que es y qué no es parte de la

documentación?
• Técnicas de recopilación de información.- Tormenta de ideas, Técnica
Delphi.
• Análisis de las listas de control (checklist).- Se puede utilizar el RBS de la
empresa y/o la información de las lecciones aprendidas de proyectos
anteriores.
• Análisis de supuestos. - Definición de escenarios alternativos a través de la
pregunta: ¿Qué pasa si…?
• Técnicas de diagramación.- Diagramas de causa y efecto, diagramas de
flujo o de sistemas, diagramas de influencias.
• Análisis SWOT (o DAFO, debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades).- Identificación de oportunidades y amenazas para la
identificación de riesgos.
• Juicio de Expertos.- El gerente del proyecto debe identificar los expertos
que pueden ayudar a identificar y validar los expertos.

Registro de riesgos
Es donde la información de los riesgos es mantenida y actualizada.

Incluye:

• Lista de riesgos.
• Lista de potenciales respuestas.
 • Causas principales de los riesgos.
• Categorías de riesgo actualizadas.
Nuestro proyecto cuenta con un software que contiene toda esta información.
Formatos de informe: Algunos de los formatos para la gestión del riesgo son:

Acciones de Prevención y de Corrección.

ID RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS

Desviación excesiva de las horas de
Convocar una reunión para revisar
dedicación estimadas por parte de las Implementar el cambio a través del
R01 la
integrantes del proyecto control integrado de cambios
planificación.

Implementar medidas de control

Implementar el cambio a través del
R02 Requisitos poco claros y aseguramiento de calidad del
control integrado de cambios
producto

3.2 Control y seguimiento de Riesgos.

Id. Responsable Fecha de Estado Observaciones

Terminación
Responsable de
R01 Fin del Proyecto Iniciado
Riesgos
Gerente de
R02 Fin del Proyecto Iniciado
Proyecto
Gerente de
R03 Fin del Proyecto Iniciado
Proyecto
R04 Programador Fin del Proyecto Iniciado

Responsable: Persona o personas asignadas a la implantación de las acciones

preventivas y/o correctoras

Fecha Terminación: Fecha límite en la cual todas las acciones anteriormente

descritas deban haber sido ejecutadas por el responsable o responsables
asignados.

Estado: Estado Actual del Riesgo y de las Acciones Preventivas y/o Correctoras.

Observaciones: Descripción de las observaciones encontradas para este riesgo

(opcional).
Seguimiento:

• Check list de riesgos

• Reuniones Semanales y en cada fase del proyecto.
• Reporte de riesgos de todos los involucrados y seguimiento a los mismos.

3.3 MATRIZ IMPACTO – PROBALIDAD

MATRIZ IMPACTO - PROBABILIDAD

MATRIZ IMPACTO LEVE MENOR GRAVE MUY GRAVE CATASTROFICO

PROBABILIDAD 1 2 3 4 5
IMPROBABLE 1 R01 R08
POCO PROBABLE 2 R06
POSIBLE 3 R02 R04
PROBABLE 4 R07
MUY PROBABLE 5 R03 R05

R01: Estimación de tiempos mal definida para el Recurso Humano.

R02: Falla de Procedimientos y comunicación poco asertiva.
R03: Falla de Cálculos por error humano.
R04: Perdida de datos, por diseño de infraestructura.
R05: Perdida de Datos, por rotación de personal.
R06: Recurso Humano especialista, mal clasificado.
R07: Aplicación de sanciones legales por incumplimiento en fechas.
R08: Sobrecostos en Valor de Recurso Humano.
3.3 Matriz De Riesgos De Proyecto

MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO

NIVEL
DE
CONT
ID RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO AREA RESPONSABLE PROBALIDADNIVEL
DE OCURRENCIA
DE IMPACTO
ROL ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS
Estimación de tiempos mal definida para
R01
el Recurso Humano. Gerencia de Proyectos Improbable leve 3 Reuniones de Control a la planeaciòn Implemetar el control integrado de cambios.
Falla de Procedimientos y comunicación
R02
poco asertiva. Gerencia de Proyectos Probable menor 3 Reuniones de Control a la planeaciòn Implemetar el control integrado de cambios.
R03 Falla de Cálculos por error humano. Gerencia de Proyectos muy probableleve 3 Reuniones de Control a la planeaciòn Implemetar el control integrado de Calidad
Perdida de datos, por diseño de Implementar continuidad del negocio dentro
R04
infraestructura. Gerencia de Proyectos Posible Grave 3 de la planeaciòn Restaurar backups
Perdida de Datos, por rotación de
R05
personal. Gerencia de Proyectos Muy probableGrave 3 Controles y seguimientos a diccionario de datos Aseguramiento del recurso Humano.
Recurso Humano especialista , mal
R06
clasificado. Gerencia de Proyectos Poco Probable
Muy Grave 3 Controles en la seleccion del Recurso Humano Capacitaciòn.
Aplicación de sanciones legales por
R07
incumplimiento en fechas. Gerencia de Proyectos Probable Catastrofico 3 Control de tiempos y de planeaciòn Definir un presupuesto.
Sobrecostos en Valor de Recurso
R08
Humano. Gerencia de Proyectos Improbable Catastrofico 3 Control de tiempos y de planeaciòn Definir un presupuesto.

Nivel de control 3 corresponde al asistente del lider de gestion del riesgo.

3.5 Identificación de riesgos de alto Impacto

• R09: Cambios al alcance del proyecto.

• R10: Cambios al presupuesto del proyecto
• R11: Errores en la extracción de datos
• R12: Errores en la limpieza de datos
• R13: Errores en la transformación de datos
• R14: Errores en la integración de datos

3.6 Matriz de Impacto – probabilidad

MUY
MATRIZ IMPACTO LEVE MENOR GRAVE GRAVE CATASTROFICO
PROBABILIDAD 1 2 3 4 5
IMPROBABLE 1
POCO PROBABLE 2 R09
POSIBLE 3 R12 R10 R11 R14
PROBABLE 4 R13
MUY PROBABLE 5
 3.7 Matriz de riesgos alto impacto

RIESGOS ALTO IMPACTO

PLAZO DE
EVALUACION ¿URGENCIA RESPONSABLE DE
ID DESCRIPCION AREA NIVEL DE ACCIONES ACCIONES RESPUESTA IMPLEMENTACIÓN
PROBABILIDAD RIESGO Estrategia DE LA IMPLEMENTACION
RIESGO DE RIESGO RESPONSABLE IMPACTO PREVENTIVAS CORRECTIVAS (CONTROL) DE LA RESPUESTA
INHERENTE RESPUESTA? DEL PLAN DE RTA
(días hábiles)

*Ajustar
cronograma y
requisitos de
*Analizar Realizar
nuevo alcance
alcance, en las reunión
* Diligenciar
reuniones extraordinaria
control de
periódicas con las partes
Cambios en el cambios y
estipuladas interesadas y
R09 alcance del sponsor 2 2 alcances de 4 ACEPTAR 4 3 sponsor
* Feedback evaluar nuevos
proyecto proyecto.
con las partes alcances-
* Evaluar
interesadas autorizaciones
nuevos
del alcance del de nuevos
requisitos de
proyecto alcances
cambios en el
alcance del
proyecto
*Ajustar Curva
de costos
*revisar
Seguimiento *Ajustar proyecciones
periódico al presupuesto a * Reunión con
Cambios en el
R10 sponsor 3 3 presupuesto - los cambios 9 MITIGAR partes 3 5 sponsor
presupuesto
ejecutado vs *Modificaciones interesadas -
presupuestado presupuestales evaluar
reservas y
redefinir costos
de alcance
* Validación
en paralelo de
* Ejecutar
los análisis
Macros de
finales con la
comparación de
forma
las bases de *Test continuos
convencional y
datos evaluadas de
actual de
con la funcionamiento
análisis de
Errores en la herramienta BI de herramienta
Director del datos Director del
R11 extracción de 3 4 y con el método 12 EVITAR BI 5 2
proyecto establecida en Proyecto
datos convencional * Evaluar
la empresa
actual de la funcionalidad
* Revisión
empresa de entregables
periódico de
* Eliminar de proyecto
las bases de
información mal
datos
analizada y
utilizadas para
corregir
la herramienta
BI
 * Ejecutar
Macros de
* Validación comparación de
en paralelo de las bases de
los análisis datos evaluadas
finales con la con la
forma herramienta BI
*Test continuos
convencional y y con el método
de
actual de convencional
funcionamiento
análisis de actual de la
Errores en la de herramienta
Director del datos empresa Director del
R12 limpieza de 3 2 6 EVITAR BI 5 2
proyecto establecida en * Eliminar Proyecto
datos * Evaluar
la empresa información mal
funcionalidad
* Revisión analizada y
de entregables
periódico de corregir
de proyecto
las bases de *Revisar
datos Software de
utilizadas para herramienta BI,
la herramienta cambiar
BI variables de
análisis, realizar
test

* Ejecutar
Macros de
* Validación comparación de
en paralelo de las bases de
los análisis datos evaluadas
finales con la con la
forma herramienta BI
*Test continuos
convencional y y con el método
de
actual de convencional
funcionamiento
análisis de actual de la
Errores en la de herramienta
Director del datos empresa Director del
R13 transformación 4 4 16 EVITAR BI 5 2
proyecto establecida en * Eliminar Proyecto
de datos * Evaluar
la empresa información mal
funcionalidad
* Revisión analizada y
de entregables
periódico de corregir
de proyecto
las bases de *Revisar
datos Software de
utilizadas para herramienta BI,
la herramienta cambiar
BI variables de
análisis, realizar
test
* Validación
en paralelo de
* Ejecutar
los análisis
Macros de
finales con la
comparación de
forma
las bases de
convencional y
datos evaluadas
actual de
con la
análisis de
herramienta BI
datos *Test continuos
y con el método
establecida en de
convencional
la empresa funcionamiento
actual de la
Errores en la * Revisión de herramienta
Director del empresa Director del
R14 integración de 3 5 periódico de 15 EVITAR BI 5 2
proyecto * Eliminar Proyecto
datos las bases de * Evaluar
información mal
datos funcionalidad
analizada y
utilizadas para de entregables
corregir
la herramienta de proyecto
*Revisar
BI
Software de
* llevar
herramienta BI,
trazabilidad de
cambiar
información,
variables de
comparación
análisis, realizar
de datos
test
históricos y
continuos