COLEGIO MANUEL ELKIN PATARROYO
AREA: TECNOLOGIA E INFORMATICA
GRADO SEXTO
DOCENTE: DAYAN REINA QUINTERO
PROPOSITO: Reconocer conceptos básicos en Excel tales como Filas, Columnas, Celdas y
rango, de igual forma maneja apropiadamente formulas y funciones en una hoja de cálculo
como suma, resta, multiplicación y división entre otras aplicaciones para la solución de
problemas cotidianos.
COMPETENCIA: Realiza y aplica fórmulas matemáticas en diferentes ejercicios de aplicación
contable.
INDICADOR DE DESEMPEÑO: Maneja adecuadamente las distintas herramientas de la hoja de
cálculo del programa Microsoft Excel en el desarrollo de diferentes ejercicios matemáticos.
INSTRUCCIONES
En la siguiente guía se desarrollara cada uno de sus sesiones por dos horas de clase donde
cada uno de los estudiantes, seguirá atentamente la lectura del tema a tratar y de igual
forma de los ejemplos y ejercicios prácticos que se desarrollaran a lo largo del tema.
Cada clase se tendrá en cuenta los diferentes ejercicios prácticos que desarrolle poniendo en
práctica cada uno de los conocimientos y saberes adquiridos.
PRESENTACIÓN DE LA GUÍA
La presente Guía de Aprendizaje proporciona una información general de los conceptos
esenciales que te ayudarán a ser más productivo rápidamente. Las hojas de cálculo son,
junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general
y extendido. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden
contener: texto, valores numéricos, fechas y datos, horarios, fórmulas o funciones
matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de
otras celdas. Además, un programa como Excel contiene un gran número de utilidades para
introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.
COMENCEMOS.
UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN A
EXCEL
Sesión 1
Saludos a todos!!!
En esta sección de la guía podrás clarificar algunos conceptos básicos de Microsoft Office
Excel, y su funcionalidad para cualquier área de conocimiento. En cada una de las secciones
tendrás ejemplos explicativos y al final de la unidad un ejercicio para clarificar conceptos
previos y los nuevos adquiridos. DISFRUTALA!!
Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te resultará
familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar
en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma
sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula
se pueden introducir números, letras y gráficos.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
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nombra por letras, por ejemploGRADO
A, B, C, SEXTO
AA, AB, IV.
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Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con
ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más
remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y
columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un
bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los
rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan
a base de rangos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de
otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel
que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace
exactamente, pero es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué
ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que
volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir
un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones
fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un
préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe
del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.
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Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes
matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve,
Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de
los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se
puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.
EJERCICIO APLICATIVO
1. Abrir el programa Excel desarrollar en hoja 1
2. Desarrollar en la hoja 2
Ejercicio 3
Abra el programa EXCEL y desarrolle lo siguiente en la Hoja 3
Observe el Cuadro Alimentación Saludable y realice este ejercicio a partir de la Fila 1
Digite todos los títulos sin centrarlos
A partir de la fila Numero 4 digite los productos
A partir de la Columna B y C digite las cantidades de la Tienda 1 y Tienda2
2. Realice las siguientes Formulas a la tabla Alimentación Saludable :
En la Columna D: Suma: =B4+C4 En la Columna E: RESTA: =B4-C4
En la Columna E: MULTIPLICACION: =B4*C4
En la Columna G: DIVISION: =B4/C4 3.
3. Formatos:
Agrega Combinar y centrar en los TITULOS
Agrega Tamaño 16 a cada título , aplica negrita y color de relleno a las celdas como indica la tabla
de muestra
Agrega Bordes a los datos trabajados
4. Cambie el nombre de Hoja 1 y escriba Verduras
5. Guarda tu trabajo con el nombre tabla verduras y preséntalo
Sesión 2
DATOS
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error,
el cuadro de diálogo que aparece tendrá este aspecto:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí
o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no
tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta
sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como
hemos visto antes.
Tipos de datos.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las
celdas de una hoja de cálculo:
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número
negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número
negativo, lo cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5
equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá
en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no
se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente
a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen
alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los
años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin
embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99
1-12-99 2:30 PM
14:30
1/12/99 14:30 12/07/2031
TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera
celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Las Fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como
*,+,-,Sen,Cos,etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
Operadores aritméticos: se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / %
^
Operador tipo texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > =
<= >= <>
Operadores de referencia: indican que el valor producido en la celda referenciada
debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5.
Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se
resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras. Las operaciones entre paréntesis son
siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de
los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes
las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de
comparación y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es decir que son
COMPARACIÓN
Igualdad (=) Desigualdad (<>)
Menor que (<) Mayor que (>)
Menor o igual que (<=) Mayor o
igual que (>=)
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de
mayor a menor):
ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de
caracteres (&)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a
medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan
adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden
en que aparece, de izquierda a derecha.
El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+
C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
dentro de la fórmula.
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de
fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones
Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace
entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.
SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE REALIZA
OPERADOR
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIÓN
& UNIÓN / CONCATENAR
= Comparación IGUAL QUE
> Comparación MAYOR QUE
< Comparación MENOR QUE
>= Comparación MAYOR IGUAL QUE
<= Comparación MENOR IGUAL QUE
<> Comparación DISTINTO
En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en
cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden
crearse fórmulas verdaderamente complejas.
ACTIVIDAD FINAL UNIDAD 1
Ejercicio 1
1) En un nuevo libro de Excel, elaborar la siguiente planilla de datos:
2) Rellenar la columna Subtotal, la que se calcula: Cant * Precio. Unit.
3) Rellenar la columna I.V.A, la que se calcula:
Subtotal * 0.23 o Subtotal * 23% o Subtotal * 23 / 100.
4) Rellenar la columna Total, la que se calcula: Subtotal + I.V.A.
5) Rellenar la fila Total, para lo cual en la celda de la columna Subtotal, debe
mostrarse la suma de los Subtotales; en la celda de la columna I.V.A, debe
mostrarse la suma de los I.V.A; y en la celda de la columna Total, debe mostrarse
la suma de los Totales.
6) Guardar este libro con el nombre Artículos.
Ejercicio 2
En un nuevo libro de Excel, elaborar la siguiente planilla de datos:
1) Rellenar la columna Saldo, la que se calcula: Ingresos – Egresos.
2) Sin cerrar el libro actual, guardarlo con el nombre Sucursales.
3) Al final de la planilla (en la Columna E), ingresar el texto “Comisión” a modo de rótulo
y debajo de éste calcular para cada sucursal el 5% sobre el Saldo.
4) Calcular los totales de las columnas Ingresos, Egresos y Saldo.
5) Guardar los cambios realizados en este libro con el nombre Tercero.
