La importancia de un Proyecto
Las grandes decisiones no se toman sin antes no tener un previo estudio que nos
indique que, cuando, donde, como y sobre todo porque se deben llevar a cabo las
acciones que queremos realizar, este análisis no es otra cosa que el inicio de un
proyecto, ¿pero todos conocemos realmente la importancia del desarrollo de este?
Conozcamos primero la definición que Project Management Institute da para un
proyecto.
Proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o
servicio único. Temporario ya que tiene un comienzo y un fin definido y único ya
que el producto o servicio es diferente de alguna manera que lo distingue de otros
productos o servicios.
Las frases referidas a tiempo y unicidad del producto o servicio, nos llevan a
evaluar la importancia de desarrollar un proyecto, ya que buscamos que nuestro
producto o servicio se desarrolle o en un tiempo determinado y con exclusividad,
y me refiero a exclusividad ya que no tiene sentido desarrollar un proyecto que ya
se hizo o sobre el cual ya se conocen los resultados.
Es por ello que los proyectos nos permiten primeramente resolver problemas
identificados, los cuales de una u otra forma van a mejorar las condiciones de vida
del grupo en estudio, además de ello permiten acceder a diversas fuentes de
financiación las cuales basan sus decisiones en diseño de estrategias y flujo de
recursos que concluidos de la forma correcta van a permitir obtener resultados que
nos llevan a la recuperación del capital, en cuanto a gestión, los proyectos nos
permiten tener una adecuada forma de gestionar y organizar los recursos
invertidos en base a los resultados esperados, todo esto estableciendo una lógica
de ejecución.
Los puntos mencionados anteriormente reflejan la importancia general de todo
proyecto, pero cuando hablamos de proyectos de sistemas muy aparte de
considerar los puntos antes vistos tenemos que considerar los que llamamos las
“Cinco C”, las cuales son: Capacidad, Control, Comunicación, Costos y
Competitividad.
La capacidad está referida a la velocidad de procesamiento, volumen y
recuperación inmediata de la información, por lo que el Control, va a pedir
exactitud y mejora de la consistencia y va a trabajar con los niveles de seguridad,
la Comunicación nos hace referencia al flujo de información e integración de las
áreas, los Costos van a ser monitoreados observando la evolución y capacidad de
los mismo, mientras que la Competitividad está relacionada a clientes, acuerdos
con proveedores y desarrollo de productos nuevos.
Por todas estas razones, el desarrollo de un proyecto es primordial en toda
empresa, mucho más aún en estos tiempos donde el mercado competitivo es cada
vez es más amplio y agresivo, pero hay que tener en cuenta lo que realmente se
quiere ya que “El hecho que se pueda no quieres decir que se deba”.
Inicia cuidadosamente
Cuando inicies un proyecto hazlo lentamente. Define el proceso que vas a seguir para llevar
el proyecto desde el inicio hasta el final. Adopta un ciclo de vida del proyecto, de esta
forma puedes prever lo que tienes que hacer y en qué momento, para esta fase considera los
siguientes pasos:
Definir las metas del proyecto, línea de tiempo y horario
Determinar la cantidad de recursos necesarios
Especificar el alcance del proyecto y los entregables
Decidir si necesitas externalizar alguna actividad a un proveedor
Reclutar a tu equipo de proyecto y establecer una oficina de proyecto
Planea profundamente
Identifica todas las actividades necesarias para completar tu proyecto. Prioriza y calcula la
duración de las actividades. Crea el calendario detallado del proyecto, de esta forma puedes
conocer cuándo y cómo llevar a cabo cada actividad. Para realizarlo efectivamente
considera los siguientes puntos clave:
Identificar el número de recursos que necesitas.
Establece un presupuesto y un plan de gastos.
Haz una lista de entregables y establece el grado y calidad de los mismos.
Planifica la comunicación e informa a todos los interesados.
Decide cómo se enfrentarán los riesgos, los cambios y el resto de resultados.
Ejecuta rápidamente
El siguiente paso es ejecutar el plan de manera rápida y eficiente. Esta es la fase más larga
del proyecto, por esta razón necesitas trabajar de forma eficiente e inteligente para
completar esta fase a tiempo, toma en consideración los siguientes pasos.
Registra el tiempo utilizado por tu equipo de trabajo para completar las tareas.
Verifica frecuentemente el estado actual y compáralo con el progreso planificado.
Si empiezas a tener retrasos, toma acción o pide ayuda.
Resuelve rápido los riesgos, los problemas y los cambios.
Mantén a tu equipo motivado, reconociendo a cada integrante cuando tenga un buen
desempeño.
Cierra y aprende
Cuando hayas terminado todos tus entregables y el trámite de aceptación por parte del
patrocinador del proyecto o cliente, entonces es momento de cerrar el proyecto. Libera a tu
equipo de proyecto, contratistas, proveedores y el resto del equipo de proyecto. Finalmente
cierra la oficina de proyectos y archiva todos los documentos del proyecto.
No olvides tomarte el tiempo necesario para identificar las lecciones aprendidas, ya que
éstas buenas prácticas serán de mucho valor en el siguiente proyecto.
http://www2.ulpgc.es/hege/almacen/download/38/38188/tema_1_estrategias_de_gestion__l
a_direccion.pdf
Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por lo que se requiere
que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los objetivos específicos del
proyecto. Para que el proyecto tenga éxito es esencial que se realice un trabajo en equipo
eficiente. La manera en la que la gestión de proyectos dirigirá el trabajo depende de varios
factores, entre ellos: la escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto crezca), la
importancia y la complejidad de las tareas.
La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos
preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos pueden
expresarse en términos de: resultados (como la creación de una nueva sede
central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva
sede); beneficios (reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento de las
máquinas o instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento
corporativo en tres años).
