CURSO DE ACCESS

BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con

una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener tablas
donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico, consultas,
formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el control de
alumnos en un colegio o un directorio telefónico

La información contenida en una tablas tiene múltiples utilidades.

Campo

Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico de

información, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc.

Registro

Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un
campo es una parte de un registro.

En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las
columnas corresponden a los campos, que son una parte única de un registro. De
manera tal que la información contenida en una tabla "Directorio Telefónico", podría
tener la siguiente estructura:

Nombre del Usuario Numero Telefónico Dirección

Ramón Padilla San Salvador

555-6232

Julio Medina Soyapango

555-9878

Marvin Zelaya Apopa

999-9856

Denis Martínez Miralvalle

999-2564

CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS

Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos

relacionales. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se
divide la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como
elemento primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se
crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las
tablas como formularios, consultas, informes, entre otros.

Tablas

Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones

hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información
contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar
sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar
información.

Consultas

Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen
unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten,
realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en
la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de
ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la
cantidad de aprobados y reprobados.

Formularios

Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar,
introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e
interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access
recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha
creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente
por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce en la tabla
visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros.

Informes

Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los

datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar
impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes
que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados
totales o promedios o bien para generar catálogos.

Todos los elementos anteriores (y algunos mas) están organizados en Access en la

ventana Base de Datos como se muestra en la siguiente figura:

 
Autoevaluación.

Subraye la respuesta correcta.

1. Nombre del componente que corresponde a la columna de una tabla y que

contiene un elemento especifico de información, por ejemplo: nombre
apellidos, edad, sexo, etc.

A) Base de datos B) Registro C) Campo D) Ninguna

2. Parte de una tabla que esta compuesto por todos los campos y que
corresponde a las filas.

A) Registro B) Campo C) Tabla D) Ninguna

3. Potente sistema de administración de base de datos relacionales. Utiliza

documentos combinados donde se divide la información por parcelas de
objetos especializados

A) Microsoft Access B) Base de datos C) Registro D) Ninguna

4. En una base de datos constituye el elemento primario de información.

A) Macros B) Formularios C) Informes D) Ninguna

5. Se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas
determinadas condiciones especificadas por el usuario. Permiten, realizar
operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en
la tabla.

A) Consultas B) Access C) Tablas D) Ninguna

6. Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la

forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar
impresiones personalizadas así también como etiquetas.

A) Formularios B) Informes C) Registro D) Ninguna

  

CREAR UNA BASE DE DATOS

Al iniciar Microsoft Access 97 aparece automáticamente un cuadro de dialogo con

opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente.

Para crear una base de datos tenemos dos

opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos.

Cuadro de dialogo inicial de Access.

 Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de Datos en

Blanco)

Este método nos permite crear una base de datos en blanco y agregarle
posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.

Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos:

1. (a) Si tiene a la vista el cuadro de dialogo inicial de Access, haga clic en Base
de datos en blanco y después en aceptar.

 
 (b) Si no
tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulse en el botón Nueva base
de datos en el menú archivo, luego pulse en el icono Base de datos en
blanco.

Ficha General para crear una base de datos en blanco

1. Después de haber seleccionado la opción 1(a) ó 1(b) pulse en Aceptar

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y pulse en
Crear

En ese momento se creara la nueva base de datos y estará lista para que
usted agregue los elementos que necesite.

 Crear una Base de datos usando el Asistente para bases de datos

(Asistente para bases de datos)

Para crear una base de datos usando el Asistente seguiremos estos pasos:

1. (a) Después que aparece el Cuadro de diálogo inicial cuando iniciamos

Microsoft Access 97 seleccione la opción Asistente para bases de datos y
pulse aceptar.

(b) Si ya hay abierta una base de datos o si en ese momento no le aparece el

cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva base de datos en el menú
archivo.
 En la ficha Base de
Datos pulse dos veces en el icono correspondiente a la base de datos que
desee crear. Como se muestra en la siguiente figura.

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos en el cuadro de

dialogo Archivo nueva base de datos.
3. Pulse el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un
modelo de

Base de datos como punto de partida.

4. Después que aparece el cuadro de bienvenida del Asistente haga clic en el

botón Siguiente, aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas
propuestas y los campos dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que
le interesen dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen
activando o desactivando las correspondientes casillas de selección. Si activa
la casilla Si, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con
información de ejemplo que puede servirle de guía.
1. En la siguiente pagina puede elegir uno de los estilos predeterminados para la

presentación e introducción de datos. Elija el tipo apropiado y pulse en

Siguiente.

2. La siguiente pagina es donde se elige un tipo predeterminado para los

informes, elija el tipo que estime mas apropiado y pulse Siguiente.
 3. Escriba el título de la base de datos en la penúltima pagina del asistente,
pulse

Siguiente y después Terminar.

En ese momento el asistente pondrá en marcha su maquinaria para la

creación de la

base de datos con los parámetros especificados.

EJERCICIO DE APLICACIÓN.

A continuación crea una base de datos sin usar el Asistente y asigna el nombre de:
"Control de notas". Esta base de datos será utilizada en todo el desarrollo del manual
como un ejercicio de referencia.

CREACION DE TABLAS

Como ya se había visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en

concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla
independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, al tiempo que
reducirá el riesgo de errores de la entrada de datos. La organización de
filas(registros) y columnas(campos) queda siempre patente en Access.

 Crear una Tabla

1. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos
la
 nueva tabla, luego
debemos asegurarnos de tener activada la ventana Base de datos en la ficha
Tablas como se muestra en la siguiente figura:

2. Después de haber seleccionado la Ficha Tablas en la ventana Base de datos

pulsamos Nuevo

3. Posteriormente se mostrara el cuadro de dialogo Nueva Tabla. En Access 97

existen

cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía).

 Vista Hoja de datos

 Vista Diseño
 Asistente para tablas
 Importar Tabla

 Vincular tabla

Cuadro de dialogo Nueva

Tabla

 Crear una tabla usando "Vista hoja de datos"

Usando este procedimiento se crea una tabla automáticamente. Cuando se usa esta
opción Access nos presenta una hoja de datos en blanco pariendo de la introducción
de información directamente.

A continuación veamos cual seria el procedimiento a seguir:

1. Asegúrese de tener abierta la base de datos en la cual creará la tabla
2. Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo
Nueva Tabla pulse en la opción Vista hoja de datos, aparecerá una hoja de
datos en blanco con veinte columnas(campos) y treinta filas (registros). En
ese momento los campos tendrán nombres predeterminados como: Campo1,
Campo2, Campo3, etc.

Vista Hoja de datos

4. Cambie el nombre de cada campo o columna que va a utilizar de la siguiente

manera:

 Pulse dos veces en el nombre de la columna(campo)

 Escriba el nuevo nombre del campo
 Presione Enter / Intro

1. Cuando se utiliza este procedimiento aparecen de manera predeterminada

veinte campos(columnas), si desea agregar mas campos debe hacer lo
siguiente:

 Pulse en la columna situada a la derecha del lugar que desea insertar la

nueva columna.
 En el menú Insertar , elija Columna
 Luego, cambie el nombre del campo como se describe en el paso 4

1. Una ves que ha cambiado los nombres a los campos que va a utilizar, pulse
en la opción Guardar del menú Archivo, las columnas o campos a los que no
les haya cambiado el nombre se eliminaran al guardar la tabla y cerrar la
vista Hoja de datos.
2. Después de guardar la hoja de datos, Access le preguntará si desea crear una
clave principal, si no ha introducido datos que puedan utilizarse para
identificar de forma exclusiva cada registro de la tabla se recomienda elegir
Si, aunque esta opción se utiliza de manera mas frecuente en aquellos casos
que se fuera a utilizar relación de bases de datos.
  Crear una tabla usando "Vista diseño"

Al utilizar esta opción se especifican todos los detalles partiendo desde cero. Los
pasos a seguir son los siguientes:

1. Asegúrese de tener abierta la base de datos en la cual creará la nueva tabla.

Luego active la ventana Base de datos y pulse en el ficha Tablas.
2. Pulse en el botón Nuevo en la Ficha Tablas
3. Pulse en la opción Vista diseño en el cuadro de dialogo Nueva Tabla
4. El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la tabla. En este
momento, preocúpese solamente por establecer los nombres de los campos,
procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico, ya que ese es el
orden en el que quedarán en la tabla, porque si bien es cierto se puede
modificar el orden posteriormente, es bueno establecer un orden desde la
creación de la tabla.

5. Si lo desea puede establecer un campo de clave principal, antes de guardar la

tabla. Aunque Access le dará la oportunidad de hacerlo posteriormente.
6. Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla estará preparada.
Pulse en la opción Guardar en el menú Archivo, establezca un nombre y una
ubicación para la nueva tabla.

 Crear un tabla usando el "Asistente para tablas"

Para crear una tabla usando el Asistente siga estos pasos:

1. Asegúrese de abrir la base de datos en la que desea crear la tabla.

2. Active la ventana Base de datos, pulse en la ficha Tabas, y luego pulse en
el botón Nuevo.
3. Pulse en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo, para hacer aparecer el
cuadro de dialogo Nueva tabla
4. Pulse la opción Asistente para tablas y luego en Aceptar.
5. La primera pagina del asistente para tabla le muestra una lista de tablas de
ejemplo con sus respectivos campos. Usted podrá escoger los campos que
crea convenientes para su nueva tabla. Una vez seleccionados los campos que
utilizara, podrá modificar el nombre de los mismos.

6. En la siguiente ventana usted podrá establecer un nombre para la nueva

tabla. Si usted lo desea, Access puede crear una clave principal por usted.
Podrá activar o desactivar esta opción en la parte inferior del cuadro de
dialogo.
 7. En esta parte Access deberá especificar si la tabla tiene relaciones con otras
tablas o si desea modificar las relaciones que ya tiene. En algunos casos
especiales Access creara relaciones de manera automática.
8. En la ultima pagina del asistente podrá elegir entre Introducir datos
directamente a la tabla, Modificar el diseño de la tabla o Introducir
datos usando un formulario que crea el asistente. Selección la opción
adecuada, según sea el caso, y luego haga clic en el botón Terminar.

 Crear una tabla usando la opción "Importar tabla"

Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a
partir de una tabla ya creada en otro programa; siempre que esta tenga un formato
válido de tabla, es decir, el archivo a importar debe tener una estructura que sea
reconocida por Access como una tabla. Puede ser un archivo de tipo: texto, dBase
III, dBase IV, dBase V , Microsoft FoxPro, Microsoft Foxpro 3.0, Bases de datos de
ODBC, entre otros.

Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet para realizar la conversión a
una tabla de Microsoft Access.

Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes:

1. Asegúrese de abrir la base de datos en la que se creará la nueva base de

datos producto del archivo a importar
2. Pulse en la ficha Tablas y luego en el botón Nuevo.
3. Selecciones la opción Importar tabla.
4. En ese momento aparecerá la ventana Importar, en la que seleccionará el
archivo a importar, para lo cual, usted deberá saber el nombre y la ubicación
dicho archivo.
5. Debe tener en cuenta el tipo de archivo que va a importar, y especificarlo en
la opción Tipo de archivo, para que el archivo aparezca en la lista.
6. Haga clic en el archivo especificado y luego en Importar.
7. Después de realizar el paso anterior, aparecerá una ventana, indicando si el
archivo se importó correctamente o no. Si se importó sin ningún problema se
creará automáticamente una tabla, solo tiene que cerrar la ventana Importar
para visualizarla y empezar a trabajar con ella; si le muestra un mensaje
indicando que el archivo no se importó correctamente significa que el Motor
de base de datos Jet no pudo reconocer un formato valido de tabla y no
podrá importar el archivo.

EJERCICIO DE APLICACIÓN.

En la base de datos "Control de notas" que se creo anteriormente, crea una tabla
utilizando el método Vista diseño. Asigna el nombre de "Primer trimestre" a la
nueva tabla. Siempre en la vista diseño agrega los siguientes campos: Grado, Clave,
Apellidos, Nombre, Profesor, Asignatura, Act1, Act2, Act3, Prom70, Examen,
Prom30, NotaFinal, Conducta, Asistencia y Comentarios. En este momento solo
escribe los nombres de los campos que se mencionan. En la próxima actividad
estableceremos que tipo de campo que tendrá cada uno de ellos, así también como
algunas de sus propiedades.

El objetivo de esta actividad es crear una tabla por medio de la cual se lleve un
control de notas de alumnos. La tabla contendrá información general de los alumnos.
Atienda las indicaciones del instructor para saber las especificaciones de cada campo.

TRABAJAR CON CAMPOS

Una ves creada la tabla, es posible modificar la estructura; es decir, cambiar las
especificaciones de los campos que la componen. La mayoría de estas acciones se
llevaran a cabo en la Vista Diseño. En esta parte se establecerán parámetros o
características específicas para cada campo, algo muy importante para el adecuado
manejo de las tablas.

 Tipos de campos

A continuación se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas,
así también como características y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos.

TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN

En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones

de texto y números, así como números que no requieran cálculos,
como los números de teléfono o códigos postales. Este campo
Texto
puede soportar un máximo de 255 caracteres, aunque el tamaño
se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo que se
vera a continuación

Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como

Memo notas o descripciones. También puede llevar combinación de texto
y números. Puede soportar hasta 65535 caracteres.

Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser

utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto
Numérico operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el
tipo de campo Monetario), utilizaremos la propiedad Tamaño del
campo para definir el tipo numérico especificado

Sirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de

fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. Los formatos se
Fecha/Hora
establecerán en la propiedad Formato correspondiente a este tipo
de campo.
 Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores
monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo
Moneda
se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dígitos a la derecha.

Este tipo de campo almacena exclusivamente números

secuenciales (en incrementos de uno), o números aleatorios
Autonumerico
insertados automáticamente por Access cuando se agrega un
registro.

TIPO DE CAMPO DESCRIPCION

Son campos que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No,
Si / No
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado

En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo

creados en otros programas, como imágenes, sonidos u otros.
Objeto OLE
Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas
de cálculo de Microsoft Excel mediante el protocolo OLE.

Tipo de campo que sirve para almacenar hipervinculos. Un

Hipervinculo hipervinculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red
local, o una dirección URL para acceder a una pagina Web.

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una

Asistente para lista de valores mediante un cuadro combinado. Al introducir los
búsquedas datos de manera manual en una tabla, se inicia un asistente que
permite definirlo de manera automática.

AUTOEVALUACION

Para las siguientes afirmaciones, escriba en el paréntesis de la derecha, una

"V" si es verdadera o una "F" si es falsa.

1. En el campo de tipo Texto se puede almacenar texto o combinaciones ( )

de texto y números, así como números que no requieran cálculos,

 como los números de teléfono o códigos postales.

2. En el campo de tipo Memo se almacena texto de corta longitud, las( )

cantidades numéricas que se almacenan en este tipo de campo pueden

soportar operaciones matemáticas.

3. El tipo de campo Autonumérico nos sirve para almacenar valores( )

monetarios

4. En el campo de tipo Asistente para búsqueda podemos insertar( )

archivos creados en Microsoft Word o Microsoft Excel

5. Los valores predeterminados como: Si/No, Verdadero/Falso ó

Activado/Desactivado corresponden al tipo de campo Si/No

6. En el tipo de campo Fecha/Hora, podemos insertar cantidades ( )

monetarias

7. Las modificaciones que se hacen en el archivo original de un objeto( )

insertado en un campo de tipo Objeto OLE, no se reflejan en Access,

y de igual manera, los cambios que se realizan en el objeto incrustado

en Access no se guardan en el archivo original.

 Agregar un campo

1. Repita los pasos del 1 al 4 del procedimiento anterior, para abrir la tabla en
vista Diseño.
2. Haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el
campo y pulse en la opción Filas del menú Insertar. Para agregar el campo
al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco que este al final de la
lista de campos.
3. Haga clic en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo.
4. En la columna Tipo de datos seleccione el tipo de campo que establecerá
para el campo, o bien conserve el valor predeterminado (Texto)
5. En la columna Descripción puede introducir una breve descripción
opcionalmente.
6. Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la sección Propiedades
del campo.
  Trasladar un campo

1. Abra la tabla en vista Diseño

2. Seleccione el campo o los campos que desea trasladar.

 Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas de ese campo



Para
seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los
selectores de filas de esos campos.

1. Mantenga presionado el botón del Mouse en el selector de filas (Access

mostrara una barra horizontal fina justo por encima de la ultima fila
seleccionada) y arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del
lugar a donde desea mover los campos.

 Cambiar el nombre de un campo

1. Abra la tabla en la vista Diseño

2. Haga doble clic en el nombre del campo que desee cambiar
3. Escriba el nuevo nombre del campo
4. Pulse en la opción Guardar del menú Archivo.

 Eliminar un campo

1. Abra la tabla en la vista Diseño.

2. Seleccione el campo o los campos que desee eliminar usando el selector de
filas.
 3. Pulse en la opción Eliminar filas del menú Edición o en la barra de
herramientas.

EJERCICIO PRACTICO

Después de ver los procedimientos para realizar algunos de los cambios mas usuales
a una tabla después de creada, vamos a utilizar la tabla "Primer trimestre" para
utilizar alguna de estas aplicaciones

1. Inserte un nuevo campo FechaNac en la tabla. Este campo deberá estar

inmediatamente después del campo Nombre y contendrá la fecha de
nacimiento del alumno.
2. En el tipo de dato establezca Fecha/Hora.
3. En la sección Propiedades del campo, establezca la propiedad Formato en
Fecha corta
4. Luego mueva el campo Asignatura hacia la ubicación que ocupa el campo
Profesor
5. Cambie el nombre del campo Asignatura por Materia
6. Guarde los cambios realizados a la tabla y pase la vista a Hoja de datos
7. Adicione un mínimo de 15 registros

 Crear un índice

Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar
registros de forma mas rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se
utiliza un índice de un libro: para encontrar los datos, busca la posición de los
datos en el índice. Microsoft Access permite crear índices basados en un
campo único o en campos múltiples. La diferencia principal entre estos dos
casos radica principalmente en que los índices de campo único no permiten
entradas duplicadas en el campo indexado; mientras que los índices de
campos múltiples permiten distinguir entre los registros en los que el primer
campo seleccionado puede tener el mismo valor.

 ¿ Como definir un índice ?

Un índice se define estableciendo en Si(Sin duplicados) la propiedad

Indexado de un campo. Esto se puede hacer en el momento que se
esta creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista
Diseño.

Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervinculo u Objeto

OLE no pueden indexarse.

Al establecer un campo como clave principal, se designa a ese campo

como índice (de campo único).
 Crear un índice de campo único

Para crear un índice de campo único, seguiremos estos pasos:

1. Abra la tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior, seleccione el campo en el que desee crear un índice
haciendo clic en el nombre de dicho campo.
3. En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad Indexado
y seleccione en la opción Si(Con duplicados) o Si(Sin duplicados).
Seleccione Si (sin duplicados) si desea asegurarse que no existan dos
registros con los mismos datos en este campo.

 Crear un índice de campo múltiple

Cuando piense que va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones

frecuentes en base a dos o mas campos a la vez, puede crear un
índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele ordenar
los registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombres, tiene
sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos.

Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft

Access, ordena primero el primer campo definido para el índice. De
manera tal que podemos ordenar una tabla en orden ascendente o
descendente por mas de un campo.

El procedimiento a seguir para crear un índice de campo múltiple es el

siguiente:

1. Abra la tabla en la vista Diseño

2. Pulse en el botón
Indices de la barra de herramientas, o seleccione la opción Índices del
menú Ver para acceder a la ventana Índices, como se muestra en la siguiente
figura:
3. Según la figura anterior, en la primera fila en blanco de la columna Nombre
del índice, escriba el nombre para el índice, el nombre que asigne al índice
es arbitrario, lo puede nombrar según el nombre de uno de los campos, o
utilizar algún otro nombre que estime conveniente.
 4. En la columna
Nombre del campo, pulse en la flecha que le aparecerá a la derecha y
seleccione el campo para el primer índice.
5. El orden predeterminado para el índice es Ascendente, sin embargo puede
seleccionar la opción Descendente en la columna Orden para ordenar los
datos del campo correspondiente en orden descendente
6. En la siguiente fila de la columna del campo, seleccione el segundo campo
que va a formar parte del índice. En ese momento debe dejar en blanco la
columna Nombre del índice, puesto que el segundo campo seleccionado
corresponde al mismo índice. Repita este paso hasta haber seleccionado todos
los campos que desea incluir en este índice. Puede utilizar un máximo de diez
campos.

AUTOEVALUACION

1. Defina que es un índice

_______________________________________________________
_________________

2. Escriba la diferencia que hay entre un índice de campo único y un índice

de campo múltiple

_______________________________________________________
_________________

_______________________________________________________
_________________

_______________________________________________________
_________________

3. En que momento resulta conveniente usar un índice de campo múltiple.

____________________________________________________________
____________
____________________________________________________________
____________

____________________________________________________________
____________

CONSULTAS

 Consultas

Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse
para diferentes tareas. Entre las mas habituales están las de examinar,
modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos.

Una característica muy importante, es que las consultas pueden utilizarse

también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e
informes. De esta manera, las tablas conservan su función principal de
almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas
virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Esto se da, ya que cuando
se crea una consulta, prácticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla
virtual como se mencionaba); solo que esta tabla virtual no mostrará toda la
información de la tabla original, si no que presentará solo los datos que
cumplan con la condición o criterios establecidos; y he ahí el hecho de que
pueda considerarse como una Consulta.

El tipo de consulta mas común es la consulta de selección. Una consulta de

selección recupera datos de una tabla usando los criterios de selección
especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos,
que puede utilizarce incluso para actualizar los datos de las tablas originales.

Microsoft Access permite crear facilmente consultas para ejecutar de forma

independiente o en las que desea basar en formularios e informes.

Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo básico

automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas

Criterios:

Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los
registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de
ver todos los proveedores que utiliza su compañía, puede ver solamente los
proveedores de Japón. Para ello, especifique criterios que limiten los
resultados a los registros cuyo campo País contenga el valor "Japón".

Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño, escriba

una expresión en la celda Criterios de ese campo. La expresión del ejemplo
anterior será "Japón". No obstante, puede utilizar otro tipo de expresiones,
como una que muestre los registros para los cuales las ventas sean mayor
que 10000. Para lo cual seria: >10000

Para establecer criterios a una consulta deberá abrirla en la vista diseño.

 Crear consultas

 Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente.

El asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan

datos de los campos especificados en una o mas tablas o consultas. No
obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros
recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para deberá
recurrir a diseñar la consulta desde el principio utilizando la vista
Diseño.

Para crear una consulta sencilla usando el asistente seguiremos los

siguientes pasos:

1. Abra la base de datos en la que creará la nueva consulta

2. Active la ventana
Base de datos y seleccione la ficha Consultas

3. Pulse en el
botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva Consulta

 
4. En el cuadro
de dialogo Nueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas, y
después en Aceptar. Esto hará aparecer la primera pagina del Asistente.

5. En la lista desplegable Tablas/Consultas, elija el nombre de la tabla o

consulta(asumiendo que ya exista una), en la que desea basar la nueva
consulta. A continuación seleccione los campos que va a incluir en la consulta
en la sección Campos disponibles. Utilice los botones agregar un campo o
agregar todos los campos, si así lo desea.

6. Seleccione una tabla adicional, si desea incluir campos de otra tabla e inserte
los campos que desee de la misma manera.
7. En el siguiente paso, deberá establecer un nombre para la nueva Consulta.
Además, podrá elegir Abrir la consulta para ver la información, o
Modificar el diseño de la consulta.
8. Después de elegir una de las dos opciones anteriores, haga clic en Terminar

 Crear una consulta sin usar el Asistente (vista Diseño)

1. Abra la base de datos en la que desee crear la nueva consulta.

2. Active la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consulta y luego en el
botón Nuevo.
3. Access mostrara la vista Diseño para
una consulta e inmediatamente se activara el cuadro de dialogo Mostrar
tabla.
4. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla debe seleccionar las tablas o consultas
que desee incluir. Para hacer esto, solo debe hacer clic en cada tabla o
consulta que desee insertar y luego hacer clic en el botón Agregar.
5. Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que creara su nueva
consulta, pulse en el botón Cerrar.
6. Ahora debe agregar los campos que utilizara en su nueva consulta; solo tiene
que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta las
columnas de las cuadriculas de diseño en la parte inferior colocándolo en la
parte correspondiente a Campo

7. Después que ha pegado los campos que va a utilizar en la nueva consulta,

deberá establecer el orden que tendrá cada campo: ascendente o
descendente o si no desea ordenarlo.
8. Inmediatamente debajo de la casilla Orden esta la casilla de verificación
Mostrar. Ahí podrá Activar o desactivar la casilla si desea mostrar o no el
campo.
 9. El siguiente paso consiste en establecer los criterios, los que definirán los
datos que se mostrarán. Mediante la opción Criterios podrá depurar la
información que se mostrara en la consulta.
10. Para guardar la consulta, haga clic en la opción Guardar del menú Archivo,
establezca un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.

11. Para ver el resultado de la consulta, pulse en el icono Vista de la

barra de herramientas.

AUTOEVALUACION

1. Defina que es una consulta

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2. Defina que es un criterio

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3. Defina con sus propias pallabas porque una tabla puede considerarse
una tabla virtual.

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EJERCICIO PRACTICO
En el siguiente ejercicio se crearan consultas a partir de la tabla "Primer trimestre"
con ayuda del instructor.

1. Crear una consulta sin usar el Asistente. Dicha consulta deberá tener criterios
que permita presentar aquellos registros de los alumnos que sean de séptimo
grado
2. Crear una consulta sin usar el Asistente que permita visualizar los registros de
los alumnos de la materia de Matemática
3. Crear una consulta que muestre los registros de los alumnos que han
reprobado con una nota menor que 6 la Nota Final

FORMULARIOS

Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes
fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños
personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. La mayoría de
la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque
en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no
pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. Tal es el caso de
elementos gráficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo
para hacer mas estético el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la
empresa, líneas, etc.

El vinculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos

gráficos denominados controles. El tipo mas común de control es el cuadro de texto

 Creación de Formularios

A la hora de crear un Formulario, como es habitual en Access, existen

básicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de
automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso; o bien crearlo
desde el principio, manualmente, debiendo recurrir a la ventana diseño.

Para el caso de los Formularios, resulta mejor usar el Asistente, ya que realiza
automáticamente todo el trabajo básico, ahorrándonos una buena cantidad de
tiempo. Cuando se utiliza el asistente, Access solicita al usuario toda la
información necesaria y crea un diseño basado en dicha información. Aun
teniendo experiencia en la creación de formularios, resulta mas practico
utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño para
hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño
básico creado.

 Crear un formulario usando el asistente

Crear un formulario usando el asistente es la forma mas simple y

eficaz de crear un formulario, a continuación veamos cuales son los
pasos para crearlo:
 1. Abra la base de datos en la que va a crear el formulario.
2. Active la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios y luego
pulse en el botón Nuevo.
3. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario haga clic en la opción Asistente
para formularios.

PERSONALIZAR EL FORMULARIO

Para personalizar el formulario debe abrirlo en la vista Diseño. Access mostrara la

Ventana Diseño para formularios donde podrá personalizarla introduciendo, quitando
o modificando elementos.

En general, la tarea del diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:

 Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las

fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar colores o
efectos especiales.
 Alinear los controles con las reglas
 Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del
formulario

El numero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los

controles específicos de un formulario es realmente impresionante. En este apartado
nos ocuparemos de describir algunos procedimientos generales para utilizar las
opciones mas sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del menú
Formato o la barra de herramientas.

A continuación se describen los pasos para realizar ciertos cambios a los controles de
un formulario.

 Para cambiar el aspecto de un cuadro de texto:

1. Haga clic en el control que desee modificar para seleccionarlo

2. Luego puede modificar el aspecto del control seleccionando en la barra de
herramientas las diferentes opciones referidas a la fuente(formato, tamaño,
etc. ). Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas de igual
manera que se hace en Microsoft Word o Microsoft Excel(alinear texto, letra
cursiva, negrita, etc.)

 Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:

1.
 Para dar formato al formulario
completo pulse en el selector de formulario

2. Seleccione la opción Autoformato del menú Formato para acceder al cuadro

de dialogo Autoformato

3. Haga clic en uno de los formatos predefinidos para seleccionarlo

4. Haga clic en el botón Aceptar.

 Para agregar un campo al formulario:

1. Para que Access le muestre la lista de campos disponibles, haga clic en la

opción Lista de campos del menú Ver.
2. Haga clic en el nombre del campo a insertar y arrástrelo directamente al
formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo

EJERCICIO PRACTICO
Hasta esta etapa ya podemos crear tablas y consultas. El siguiente paso es a
creación de formularios. Los formularios pueden ser creados a partir de una tabla o
una consulta.

Desarrolle el ejercicio que se describe a continuación con ayuda del instructor.

1. Desarrolle un formulario usando como origen de datos la tabla "Primer

trimestre"
2. Desarrolle un formulario usando como origen de datos la consulta que
muestra los alumnos de séptimo grado.
3. Utilice la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar la
presentación de los controles y darle formato al formulario
4. Alinear los controles en diferentes ubicaciones en el área Detalle

INFORMES

Si bien es cierto, los Formularios solucionan en gran medida el problema de

presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen un
método eficaz para realizar la impresión en papel. Esto es precisamente lo que se
consigue con los informes.

Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato especifico.

Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que
aparecen en el mismo, lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha
de presentarse la información en pantalla o en las paginas impresas.

Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o

imágenes.

La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta. El

resto de la información es estática y se almacena como parte del diseño del informe.

Al igual que en los formularios, el vinculo entre un informe y su origen de datos se

crea mediante controles.

 Crear un informe

Al igual que en los formularios, el Asistente acelera en gran medida el proceso

de creación, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico,
ahorrándonos mucho tiempo.

1. Abra la base de datos en la que desea agregar el informe

2. Una vez activada la ventana Base de datos, pulse en la ficha Informes y
luego

en el botón Nuevo.
  

3. Haga clic en la opción Asistente para informes.

4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los
que desea basar su informe.
5. Haga clic en el botón Aceptar para hacer aparecer la primera pagina del
Asistente.
6. Al igual que en los formularios, selecciones los campos que desea incluir en su
informe. Utilice los botones agregar (4 ) o agregar todos (8 ) , para
determinar cuales son los campos que han de pasar a la lista Campos
seleccionados.
7. En la siguiente pagina del asistente podrá elegir un nivel de agrupamiento,
que funciona como un encabezado para el informe.

 
8. En el siguiente paso, debe
asignar una ordenacion para el informe. Puede elegir entre una ordenación
ascendente o descendente y lo puede hacer hasta por cuatro campos.

9. A continuación debe
especificar el tipo básico de diseño (En columnas, Tabular, o Justificado).
10. Establecer orientación (Vertical u Horizontal)

11. Seleccionar el estilo de

presentación, en una lista de estilos predefinidos. Utilice la ventana de la
izquierda para hacerse una idea de a que corresponde cada una de las
opciones.
12. En la ultima pagina del asistente puede asignar el nombre que desea asignar
al Informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del
informe, o bien abrirlo en la vista diseño para modificar la estructura creada
por el asistente. Elija la opción apropiada y haga clic en Aceptar.
  Establecer márgenes, orientación de pagina y otras opciones de
configuración de pagina.

1. Abra el informe en cualquiera de sus vistas.

2. Haga clic en la opción Configurar pagina en el menú archivo, para acceder
al cuadro de dialogo Configurar pagina.

3. Pulse en las fichas que se indican a

continuación para configurar las opciones apropiadas.

 Márgenes. En esta ficha se establecen los márgenes y se especifica imprimir

solo datos
 Pagina. Aquí se configura la orientación, tamaño de papel y la impresora
 Columnas. Se establece el numero, tamaño y diseño de columnas.

1. Pulse en Aceptar para establecer los cambios realizados.

Access guarda las opciones de configuración establecidas junto con el informe, de

modo que solo necesitara establecerlas una vez para cada informe.

 Imprimir un informe

Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que

compruebe los márgenes, la orientación de la pagina y otras opciones de
configuración de la pagina.

Cuando desee imprimir un informe, siga los siguientes pasos:

1. Abra el informe que desea imprimir en la Vista Diseño, Vista Preliminar o

Vista previa del diseño.
2. Elija Imprimir en el menú
archivo. Se mostrara el cuadro de dialogo Imprimir.
3. Establezca las opciones apropiadas.

 Especifique el impresor correcto

 En el apartado Intervalo de impresión, especifique todas las paginas o el
intervalo de paginas que desea imprimir.
 En el apartado Copias, especifique el numero de copias y si desea que se
intercalen o clasifiquen por documentos completos

1. Pulse en el botón Aceptar.

EJERCICIO PRACTICO

En el ejercicio siguiente debe crear un informe tomando como origen de datos

la consulta que muestra los alumnos reprobados. Tome en cuenta las
siguientes especificaciones:

 En el informe solo debe incluir los campos Clave, Apellidos, Nombre, Materia y
NotaFinal
 El orden que tendrán los registros será: Apellidos, Nombre, NotaFinal
 Establezca la orientación del informe en vertical.
 Defina el estilo en Corporativ