CÉDULAS SUMARIAS
Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria
interna o como contador publico, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos
que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la
extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las
asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc.
así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de
registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se
conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de
trabajo.
Cedula de Auditoria: Documento que constituyen la base y la evidencia para el dictamen
o el informe final, en el que se consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta,
rubro, área u operación sujeto a su examen.
Clasificación:
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
1. Tradicionales
También denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy
común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:
Cedulas sumarias. Son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras
homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
Cedulas analíticas. En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman
una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos
homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo,
clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una
por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
2. Eventuales
No obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son
asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo,
cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de
salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos
pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.
Para el balance general y el estado de resultados, los índices a usar serán:
Las cédulas sumarias relativas a las cuentas del activo se marcarán con letras simples y las
del pasivo con letras dobles", siguiendo en ambos casos, el orden alfabético, así por
ejemplo: La cédula sumaria relativa al grupo de cuentas que comprenda el efectivo incluido
en "Banco" y "Caja Chica" en el Balance General, serán marcadas con las letras "A" y "B"
respectivamente, y a la sumaria relativa al grupo de cuentas "Reserva para Cuentas por
Cobrar Incobrables" se le asignara el índice "AA".
Las cédulas de análisis o verificación de las cuentas individuales, que se incluyen en los
diferentes grupos de cuentas del Balance, se marcan a su vez, con número consecutivo que
siga a la letra clave. Por lo que, en lo que se refiere a las cuentas de pérdidas y ganancias,
las cédulas que respaldan la verificación de las partidas individuales, se numeran
progresivamente con una letra clave, generalmente: "Z" o "Y" o "X" que se escoja como
prefijo con el número progresivo, o bien utilizar las siglas "PG".
La hoja de trabajo y las cédulas que detallan los asientos de ajustes y reclasificaciones que,
en su caso formule el auditor (cuando proceda y sea oportuno hacer estos) deben archivarse
en el grupo de papeles relativos a la hoja de trabajo bajo un índice convencional y un
número consecutivo. Preferiblemente, las letras asignadas deben ser dos y para evitar
confusiones, se debe basar en abreviaturas, tales como "BC" (de balanza de comprobación)
o "HT" (de hoja de trabajo) o "AR" (de asiento de reclasificación).
Tanto la hoja de trabajo como la cédula de asientos de ajustes y reclasificaciones deben
archivarse en primer término en el expediente de los papeles de trabajo relativos al archivo
especial.
