Tipos de manuales
Uriel Gaspar Martínez
9201
Gastronomía
Clasificación de Manuales Administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones
empresarias:
A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
A- Manual de organización:
El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma
ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo,
atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y
funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un
instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan
entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define
concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades
administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma integral y
condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institución,
cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e
identificarse con la misma.
Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden
clasificar en:
Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización
en su totalidad.
Manual Específico de Organización: comprende las funciones y responsabilidades
de una unidad administrativa en especial, de acuerdo con la división administrativa
que se posea en la Organización.
B- Manual de políticas:
El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por
una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites
dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los
resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo
primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede incluir las políticas
generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma.
Un manual de políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de
una institución.
Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en:
Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como
elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece
cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad
funcional.
Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una
unidad administrativa en particular.
C- Manual de procedimientos y normas:
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica,
sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de
acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución
eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para
qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a
especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de
unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que
deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de
desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la
circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades
organizativas que la requieran.
Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones
operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir
para la consecución de bienes o servicios determinados. Además, contienen
ilustraciones a base de formularios, flujogramas y diagramas, cuyo objetivo es
recurrir a la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla
más fácilmente comprensible.
En el manual de procedimientos se específica:
Quién debe hacer una actividad;
Qué debe hacerse en esa actividad;
Cómo debe hacerse la actividad;
Dónde debe hacerse; y
Cuando debe hacerse la actividad.
D- Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de
actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación
de los empleados que cumplen iguales funciones.
E- Manual del empleado:
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se
incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y
que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y
programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.
F- Manual de propósitos múltiples:
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos
casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no
justifique su confección y mantenimiento.
