QUÉ ES PROCESO ADMINISTRATIVO?
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las
actividades de planeación, organización, Integración, dirección y control,
desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos,
técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización
para hacerla efectiva, para sus stakeholders (público de interés para una
empresa) y la sociedad.
Concepto
En primer lugar cabe preguntar ¿qué es proceso?
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)
Y ¿qué se entiende por administración?
Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano
coordinado. (Fernández, p.3)
Entendido esto, se tiene entonces que:
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones
para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y
sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan
debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho
más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede
decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de
acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso
administrativo. (Hurtado, p.47)
Fases
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra
dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la
estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y
organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social
que se ha estructurado y comprende las actividades de Integración dirección y
control.
Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los
fenómenos futuros y el control de los recursos en forma sistemática y
ordenada.
Es imprescindible que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso
administrativo se aplique de forma efectiva y simple, y en línea con los
objetivos de la empresa u organización. Para mantener la eficiencia del sistema
y cumplir con los objetivos definidos, todo proceso administrativo debe evitar
caer en redundancias de información.
ETAPAS
Mecánica:
Por lo cual podemos decir que es la fase donde realiza la estructura principal
de la misma empresa
Planeación
Organizacional
Dinámica:
Por lo cual podemos definir que es la fase donde se realiza ejecución
con eficiencia y eficacia de la misma empresa.
Integración.
Dirección.
Control.
FASES
PLANEACION:
Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos y acciones,
y con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica,
más que una mera suposición. Los planes dan a la organización sus objetivos y
fijan el mejor procedimiento para obtenerlos. El primer paso en la planeación es
la selección de las metas de la organización.
Consiste en seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias
para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es de la
elección de cursos de acción futuros a partir de diversas alternativas. Existen
varios tipos de planes, los cuales van desde los propósitos y objetivos
generales, hasta las acciones más detalladas por emprender.
ORGANIZACIÓN:
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre
los miembros de una organización en una forma tal que pueda logra los
objetivos de la organización de manera eficiente. Los administradores deben
adecuar la estructura de la organización con sus objetivos y recursos, un
proceso que se denomina DISEÑO ORGANIZACIONAL.
Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una
estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar
en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe
garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de
las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para
realizar estas tareas.
INTEGRACIÓN:
Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos
aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que
la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz
funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos, y buscando su
mejor desarrollo. Aunque la INTEGRACIÓN comprende cosas y personas
lógicamente es más importante lo de las personas y, sobre todo, la de los
elementos administrativos o de mando.
Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional.
Esto se realiza mediante de la identificación de los requerimientos de fuerza de
trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección,
contratación, ascenso, evaluación, planeación de carrera, compensación y
capacitación o desarrollo, tanto de candidatos como de empleados
en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.
DIRECCIÓN:
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un
organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo
más eficaz los planes señalados.
Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que
ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
CONTROL:
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
actuales y pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha
obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular
nuevos planes. El administrador debe cerciorarse de que las acciones de los
miembros de la organización la lleven a la obtención de sus metas.
Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del
desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto
a las normas y la contribución de la corrección de estas. En pocas palabra el
control facilita el cumplimiento de los planes; Las actividades del control suelen
relacionarse con la medición de los logros.
ELEMENTOS
1. PLANEACION.
PROPÓSITOS O MISIONES:
Se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una
parte de esta.
OBJETIVOS O METAS:
Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una
actividad de una u otra índole
ESTRATEGIAS:
Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y
la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios
para su cumplimiento.
POLÍTICAS:
Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan
el pensamiento en la toma de decisiones.
PROCEDIMIENTOS:
Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de
actividades futuras.
REGLAS:
Se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a discrecionalidad
de cada persona.
PROGRAMAS:
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para
llevar a cabo un curso de acción dado.
PRESUPUESTOS:
Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.
2. ORGANIZACIÓN:
FUNCIONES:
La identificación y la clasificación de las actividades requeridas.
La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos.
La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la
autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo y, La estipulación
de coordinación horizontal ( en un mismo o similar nivel organizacional) y
vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento) en la
estructura organizacional. JERARQUIAS:
Fijar la autoridad y la responsabilidad correspondiente a cada nivel existe
dentro de una organización. PUESTOS: Las obligaciones y requisitos que
tienen en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por
una persona.
3. INTEGRACIÓN:
Selección, es proceso para elegir entre varios candidatos, dentro o fuera de la
organización a la persona más indicada para ocupar un puesto en ese mismo
momento o en el futuro.
Introducción, la mejor manera para lograr que los nuevos elementos se
articulen lo más optima y rápidamente que sea posible al organismo social.
Desarrollo, es un método sistemático integrado y planeado que se realiza a
través de la capacitación, el adiestramiento y la formación del personal para
elevar la eficacia de grupos de personas y de la organización o de una unidad
organizacional importante.
4. DIRECCIÓN:
Autoridad y mando, es el principio del que deriva toda la Administración y, por
lo mismo, su elemento principal, que es la dirección o liderazgo arte o proceso
de influir en las personas.
Comunicación, es la transferencia de información de un emisor a un receptor,
el cual debe estar en condiciones de comprenderla.
Delegación, es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad
de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta.
Supervisión, es revisar si las cosas se están haciendo tal y como se habían
planeado y ordenado.
5. CONTROL:
Establecimiento de normas, es sencillamente criterio de desempeño, son los
puntos seleccionados de un programa de planeación para que los
administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas.
Medición del desempeño, debe realizarse idealmente con fundamento en la
previsión a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran
y evitarse mediante las acciones apropiadas. Corrección de las variaciones
respecto de normas y planes, es el punto de control puede concebirse como
parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las
demás funciones administrativas.
